Категория: Инструкции
С 6 мая 2015 года программные продукты из линейки « 1С:Документооборот 8 » комплектуются новой редакцией 2.0. Обновленная конфигурация поддерживает современный интерфейс «Такси», имеет существенно расширенный функционал и значительно улучшенный пользовательский интерфейс.
В процессе усовершенствования конфигурации «Документооборота» специалисты компании «1С» переработали более 1000 форм и оптимизировали логику работы системы в целом. Изменения коснулись всех подсистем. Современный интерфейс «Такси» позволяет контролировать и вести документооборот и делопроизводство максимально эффективно благодаря его эргономичности (рабочее пространство увеличилось, шрифт стал крупнее, навигация улучшилась, поиск стал более удобным, оптимизирован набор кнопок и виджетов и т. д).
Мнение специалиста:
«Документооборот» наконец перешагнул рубеж второй редакции. И это по-настоящему большой скачок вперёд. Система следует современным тенденциям как в области пользовательского интерфейса (переход к «простоте» и «мобильности»), так и в области систем электронного документооборота, что, я надеюсь, будет по достоинству оценено нашими клиентами. Новая редакция «Документооборота» — это больше чем СЭД в классическом понимании. Благодаря ней компании получают возможность автоматизировать «смежные» области: управление проектами, корпоративную почту, организацию внутренних мероприятий и коммуникаций«.
Виктор Ерохин, руководитель проектов, Первый БИТ офис «Спортивная»
Работа с документами
Возможность отбора по папкам и категориям, создана отдельная команда для просмотра помеченных на удаление документов, настроено отображение шаблонов, которые были использованы последними, и т. д.
Процессы и задачи
Новые шаблоны, списки, критерии отбора, области просмотра и т. д.
В программе представлено 30 заданий (версия - февраль 2016 г.) по следующим разделам:
1. Заполнение сведений организации:
- Создание пользователей в системе.
- Заполнение общих настроек.
- Настройка учетной записи для обработки уведомлений пользователей.
- Заполнение структуры предприятия.
2. Работа с нормативно-справочной информацией
- Настройка нумераторов документов.
- Создание видов документов (внутренних, входящих, исходящих).
- Настройка связей документов по видам.
- Заполнение разделов номенклатуры дел по структуре предприятия.
- Создание заголовков дел.
- Создание папок файлов.
- Настройка прав доступа к папкам файлов.
- Создание и редактирование файла. Версионирование.
- Загрузка шаблонов автозаполняемых файлов с диска.
- Настройка автозаполнения файлов.
5. Подготовка к работе с документами
- Создание папок внутренних документов.
- Настройка прав доступа.
- Ввод информации о корреспонденте.
- Создание шаблонов автозаполнения документов.
6. Работа с документами и бизнес-процессами
- Создание и регистрация внутреннего документа.
- Создание дополнительных реквизитов.
- Регистрация входящего документа.
- Работа с исходящим документом.
- Создание и настройка связей документов.
- Запуск и обработка задач процессов: ознакомление, согласование, утверждение, исполнение.
- Использование внутренней переписки в рамках бизнес-процесса.
7. Автозапуск бизнес-процессов
- Настройка автозапуска бизнес-процесса по виду документа.
- Обработка задач процесса Рассмотрение для регистрации документа.
- Регистрация факта выдачи оригиналов документов. Возврат документов.
9. Работа с архивом. Уничтожение дел
- Регистрация внутреннего документа прошлых лет.
- Оформление и передача дела в архив.
- Уничтожение дела согласно срокам хранения номенклатуры дел.
Программа сертифицирована фирмой 1С и может быть использована как для самостоятельного изучения возможностей 1С:Документооборот 8 ПРОФ, так и для организации учебного процесса на предприятиях, в центрах профессиональной переподготовки, ЦСО, АУЦ и т.д.
Обучающая программа не предоставляет прав на использование 1С:Документооборот 8.
Инструкция по установке программы на Ваш компьютер1. Установите программу 1С Документооборот 2.0 на Ваш компьютер:
- скачайте и установите шаблон конфигурации 1С Документооборот ПРОФ 2.0.13.5
(потребуются имя пользователя и пароль для получения обновлений 1С);
- откройте 1С Предприятие 8 (список информационных баз);
- создайте пустую базу "Документооборот учебная" на основе шаблона.
2. Установить обучающую программу:
- скачайте файл установки программы, нажав кнопку:
(в случае необходимости подтвердите/разрешите возможность скачивания файла)
- запустите скачанный файл setup.exe
(в случае предупреждения об опасности разрешите запуск файла);
- следуйте указаниям программы установки.
Важно! Для работы программы требуется подключение к сети Интернет.
3. Запустите обучающую программу и выберите информационную базу
- запустите программу обучения через ярлык "Обучение v8edu.ru" на рабочем столе;
- в списке информационных баз выберите "Документооборот учебная";
- запустите "1С:Предприятие", выберите пользователя и нажмите "ОК".
Программный продукт "1С:Документооборот 8", разработанный на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.2", является преемником программного продукта "1С:Архив 3 ", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.
"1С:Документооборот 8" позволяет:
"1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.
"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например:
В марте 2012 выпущена новая редакция 1.2 программы "1С:Документооборот 8", в которой реализовано самое большое количество усовершенствований за все время развития продукта. Среди них:
Все более актуальными становятся задачи автоматизации документооборота государственных учреждений – в связи с активным развитием электронного правительства, сервисов по оказанию государственных услуг в электронном виде, расширением межведомственного электронного взаимодействия. На выставке фирма "1С" впервые представила "1С:Документооборот государственного учреждения 8" ? новое специализированное решение для автоматизации учета и обмена документами, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины в государственных учреждениях. Решение соответствует основным делопроизводственным стандартам, ГОСТам и нормативным актам, в том числе Приказу Минкомсвязи от 02.09.2011 №221 "Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения" и обеспечивает поддержку межведомственного электронного документооборота (МЭДО ), возможность подключения к системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ ).
2014: 1С:Документооборот 8 - 1.3.2.427 февраля 2014 года компания 1С сделала доступным для загрузки конфигурацию новой версии ПО - 1С:Документооборот 8 1.3.2.4.
В отличие от демонстрационной версии 1.3.2.3, эта конфигурация хотя и предназначена для работы с платформой 8.3, но действующая - можно обновлять рабочую базу, не рискуя данными.
В новой версии исправлена масса ошибок (подробности на сайте вендора), внесены изменения в работу с файлами, процессами и задачами, проектами.
Фирма "1С" выпустила в мае 2015 года новую версию системы "1С:Документооборот 8". Версия 2.0 содержит множество новых инструментов для повышения эффективности управления документами, процессами и проектами. Улучшенный интерфейс, гибкость настроек, расширенный функционал системы сделают работу пользователей более удобной, динамичной и оперативной.
"1С:Документооборот" – современная ECM-система (Enterprise Content Management), которая автоматизирует полный цикл обработки документов, управление процессами и проектами. В ней ежедневно работает более 200 000 пользователей, в том числе сотрудники таких крупных предприятий как "Башкирэнерго " (3000 пользователей), "Газпром нефть " (2000 пользователей), "ТМС групп " (1500 пользователей), "МРСК Сибири " (1300 пользователей) и др.
Организации, внедряющие "1С:Документооборот", в первую очередь, стремятся сократить сроки принятия управленческих решений и снизить риск утери важных документов. Им нужны инструменты для эффективной совместной работы пользователей, быстрого формирования и согласования документов, планирования и контроля работы сотрудников. Для того, чтобы решение этих задач было максимально удобным и оперативным фирма "1С" выпустила принципиально новую версию 2.0 "1С:Документооборот 8".
В числе основных новшеств:
Редакция 2.0 "1С:Документооборот" разработана на новейшей версии 8.3 платформы "1С:Предприятие" и задействует все заложенные в ней возможности. В частности, пользователь может выбирать и комбинировать между собой любые наиболее удобные и выгодные для него способы работы в системе. Например, можно установить программу в офисе и работать с ней в локальном режиме, можно подключаться к своей офисной базе из дома через сервис "1С:Линк", а можно перейти в "облачный" режим работы, развернув систему на удаленных серверах. В локальной версии на компьютере и через браузер система будет выглядеть и работать совершенно одинаково. Приложения для работы с "1С:Документооборот" на планшете или мобильном телефоне доступны на AppStore и Google Play.
При этом новый "1С:Документоборот 8" обеспечивает всю функциональность предыдущей версии, включая:
Редакция 2.0 предоставляется пользователям "1С:Документооборот 8", имеющим действующий договор информационно-технологического сопровождения 1С:ИТС. Для того чтобы воспользоваться преимуществами новой версии достаточно просто обновить систему. При этом все накопленные в предыдущей версии данные сохраняются.
Это незавершённая статья.
Вы можете помочь проекту, дополнив и улучшив ее. Попробуйте. Просто нажмите на ссылку "Править" вверху статьи.
У вас в компании установлен «1С:Документооборот». Вы уже освоили основные функции, умеете отправлять письма, прикреплять файлы, создавать новые папки во входящих, но до продвинутого уровня вам еще далеко. В этой статье вы найдете рекомендации по эффективной работе в программе «1С:Документооборот 8».
Комментарии к письмамК каждому письму можно добавить комментарий, который поможет обработать быстро вспомнить содержимое письма. Сделать это можно в поле Комментарий в карточке письма (см. рис. 1).
Рис. 1. Добавление комментария к письму
Автообновление списка писемМожно сделать так, чтобы список писем автоматически обновлялся раз в 2-3 минуты. Для этого в контекстном меню списка писем есть команда Автообновление. Помимо этого список писем можно обновить в любой момент вручную клавишей F5.
Печать письмаДля печати письма вместе с шапкой (Тема, Дата, Адресаты ) используйте команду Напечатать или сочетание клавиш Alt-P.
Горячие клавишиИспользование горячих клавиш заметно повысит эффективность работы (таб. 1):
Подписи и шаблоны текстовДля сокращения времени обработки почты удобно использовать шаблоны текстов. Это может быть подпись или часто используемый текст письма. Шаблоны текстов вставляются вручную при помощи команды Вставить - Шаблон текста в карточке исходящего письма.
Подписи могут вставляться автоматически при создании нового или ответного письма. Настроить подписи можно также через меню Все действия - Настройка почты - Письмо - группа полей Подписи (рис. 2):
В текст подписи можно вставить шаблоны для автоподстановки даты (рис. 3):
По умолчанию на рабочем столе «1С:Документооборота» отображается список задач, избранное, занятые файлы и прочее. Если вы не используете эти возможности, а только работаете с почтой, то настройте рабочий стол так, чтобы он содержал только список писем.
Для этого кликните правой кнопкой мыши в область разделов. Откроется контекстное меню, в котором выберите команду Настройка рабочего стола. Откроется форма настройки рабочего стола, в которой:
Рабочий стол после этих манипуляция будет выглядеть как на рисунке 4. Таким образом, сразу при запуске программы вы будете попадать в список писем и не отвлекаться ни на что другое.
Можно скрыть панель навигации и уменьшить высоту панели действий. И тогда рабочий стол будет выглядеть как на рисунке 5.
Те, кому нужно еще больше места, могут выбрать минималистичный вариант (панель действий скрыта, высота панели разделов уменьшена) – см. рис. 6.
По умолчанию письма отсортированы по Дате – сверху показаны самые новые. Чтобы отсортировать письма по другой колонке, кликните по заголовку этой колонки (например, на заголовке колонки Флаг ).
Можно отсортировать письма сразу по нескольким колонкам, например, сначала по колонке Флаг. затем по колонке Дата. Для этого кликните по колонке Флаг и затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, кликните по колонке Дата.
Быстрое чтение писемДля ускорения работы настройте область чтения писем внизу или справа:
Для настройки области чтения предусмотрена команда командой Все действия - Отображение области чтения в списке писем. Область чтения писем внизу изображена на рис. 7. Область чтения писем справа – на рис. 8.
Если область чтения включена, то можно не тратить время на открытие карточки входящего письма, а читать письма прямо из списка.
Кроме того, можно настроить почту так, что по двойному клику на входящее письмо будет создаваться ответное (см. Настройка почты - Список писем - Действие при выборе входящего письма). Это позволит еще больше сэкономить время при разборе большого количества писем.
Правила для автоматического разбора почты«1С:Документооборот» позволяет настроить правила для автоматического разбора входящей или исходящей почты. К примеру, программа может сама:
Настройка правил выполняется по команде Все действия - Правила обработки писем. Обычно настраивают такие правила:
Последнюю настройку можно сделать с помощью следующего алгоритма:
В результате получится правило (см. рис. 9).
В «1С:Документообороте 8» есть возможность автосохранения писем в информационной базе или на диске. Незавершенные исходящие письма удобно сохранять в информационной базе для дальнейшего редактирования. Это можно в любой момент сделать вручную с помощью клавиш Ctrl + S или настроить Все действия - Настройка почты - Письмо - Сохранять неотправленные письма каждые. Оптимальный интервал – не менее двух минут.
Автосохранение писем на диск включено по умолчанию. При этом программа каждую минуту сохраняет версию письма во временном каталоге на диске. Если «1С:Документооборот 8» завершил свою работу аварийно, то при запуске программы вы увидите список несохраненных писем.
Это настраивается флажком Автоматически сохранять версии неотправленного письма (на диске). Сделать это можно следующим образом:
Есть несколько способов, с помощью которых можно найти нужное письмо:
Быстрый поиск расположен под списком папок. Просто введите необходимый текст и нажмите Enter (см. рис. 10).
Кроме того, быстрый поиск может искать и по тексту (содержимому) писем (поле «Текст»). Примечание. для поиска можно указать только одно слово, поиск работает без учета морфологии.
Папки поиска – это удобный инструмент для отбора писем по разным критериям. К примеру, можно отобрать:
Папки поиска достаточно один раз настроить. После этого они отображаются в списке писем как обычные папки почты. Для этого переключите список писем в режим Поиск и настройте (см. рис. 11).
В программе есть шесть цветных флажков. Каждому письму можно присвоить один из них. Один из флажков можно выбрать как основной (по умолчанию это красный). Именно он будет устанавливаться при двойном клике в поле флажка в списке писем (см. рис. 12).
Другие флажки можно установить в карточке письма (см. рис. 13).
Для удобства вы можете создать списки рассылки. Список рассылки – это группа в разделе Мои контакты в адресной книге. Заполнить такие группы можно по-разному.
Способ 1. Выбрав адресата в списке, используйте команду Добавить в Мои контакты( см. рис. 14).
Способ 2. Создайте исходящее письмо один раз и добавьте всех адресатов в ту или иную группу контактов. Для этого:
Группы контактов могут быть как личными, так и общими. Общий доступ настраивается в карточке группы (рис. 16).
Если вам нужно отправить письмо большому списку адресатов, используйте команду Добавить получателей списком в контекстном меню списка получателей в карточке письма (рис. 17).
Например, у вас есть список адресатов в текстовом формате: в письме, блокноте, файле .doc. и т.п. которым нужно отправить рассылку. Ваши действия:
6. Все электронные адреса из текстового списка стали получателями письма. Остается только нажать кнопку Отправить (рис. 19).
Вставить изображения непосредственно в текст письма пока нельзя. Но можно добавить его как присоединенный файл. Это делается очень просто:
Действуя таким образом, удобно присоединять к письму снимки экранов, картинки с сайтов и тому подобное.
Как отправить письмо со скрытыми копиямиАлгоритм действий для отправки письма со скрытыми копиями следующий (см. рис. 21):
При этом хотя бы один адресат должен быть с типом Кому .
Для этого выведите в список писем колонку Способ адресации. Это делается через меню Все действия - Настройка - Изменить форму (см. рис. 22).
В этой колонке выводится три значка:
С помощью этих значков можно быстро отделять письма, направленные вам, от адресатов-копий и скрытых копий.
Как отправить письмо всем сотрудникамЕсли вы хотите отправить письмо всем сотрудникам организации, то создайте письмо, где в таблице получателей нажмите кнопку выбора (троеточие). После этого откроется адресная книга, в которой можно выбрать необходимую группу (см. рис. 23).
1. Используйте стратегию "Мой входящий ящик пуст".
2. Письма, которые не требуют ответа, помечайте особенным образом. Например, приписывайте в теме текст "Для информации".
3. Правильно используйте Кому и Копии:
4. Аккуратно используйте опцию Ответить всем – не отправляйте письма всем участникам переписки, если в этом нет реальной необходимости.
5. В письма можно вставлять ссылки. Это могут быть ссылки на сайты в интернете, навигационные ссылки на документы и файлы самого «1С:Документооборота», внешние навигационные ссылки на данные других информационных систем. Например, можно вставит в письмо внешнюю ссылку на ошибку из базы задач и тогда к ней (к ошибке) можно будет перейти одним кликом из письма в «1С:Документообороте». Ссылки вставляются как тексты просто через буфер обмена.
Как загрузить письма и контакты из MS OutlookОткройте список писем в «1С:Документообороте» и выполните команду Загрузить письма из Microsoft Outlook в меню Все действия. Откроется помощник загрузки писем, следуйте его инструкциям (см. рис. 24).
Важно: загружаются только письма, помеченные в MS Outlook как Непрочитанные .
После нажатия на кнопку Загрузить MS Outlook может запросить у вас разрешение на выполнения этой операции. Обычно оно выглядит как на рисунке 25. Нужно дать разрешение, например, минут на десять.
Откройте адресную книгу в «1С:Документообороте». Это можно сделать двумя способами (рис. 26 и рис. 27).
В адресной книге выберите режим Личные адресаты и в нем выполните команду контекстного меню (по правой кнопке мыши) Загрузить из Microsoft Outlook (рис. 28).
Далее начнется загрузка адресатов. Вероятнее всего Microsoft Outlook опять попросит разрешения на доступ. Разрешите доступ на 5-10 минут.
Выбор кодировки писем и файловИногда письма и приложенные к ним текстовые файлы приходят в непонятной кодировке. Если письмо не читается, то в карточке используйте команду Все действия - Изменить кодировку и выберите подходящую кодировку письма. Если текстовый файл не читается, то попробуйте преобразовать его в кодировку DOS как показано на рис. 29.
Если и это не помогает то выполните команду меню Все действия - Изменить кодировку и выберите подходящую кодировку из предложенного списка. Как правило, письма приходят в кодировке UTF-8, windows-1251, IBM866, KOI8 (см. рис. 30). Но могут быть и другие случаи.
Иногда вам могут приходить письма, к которым приложен файл winmail.dat. Этот файл создает Microsoft Outlook при отправке писем. В нем содержатся присоединенные к письму файлы и прочая информация. Наличие вложенного файла winmail.dat говорит о том, что пользователь отправил вам письмо, используя TNEF-формат (Transport Neutral Encapsulation Format), содержащий инструкции сложного форматирования текста, специальные средства Outlook, а также вложения. Как правило, этот метод отправки писем используют клиенты Outlook (из пакета Microsoft Office) и программное обеспечение Microsoft Exchange Client. Для просмотра содержимого этого файла установите программу .
Чтобы исключить отправку писем в TNEF-формате, достаточно в настройках почтового клиента отключить использование RTF-формата при отправке корреспонденции, выбрав в качестве альтернативы HTML или обычный текст. Для более сложных случаев компания Microsoft предлагает пользователям свою справку (см. http://support.microsoft.com/kb/138053 или http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;ru;290809) для предотвращения отправки файла winmail.dat пользователям.
Подключение и настройка почтыДля работы с «1С:Почтой» во внутреннем «1С:Документообороте» сделайте следующее:
Зайдите в «1С:Документооборот»:
Имя пользователя строится по принципу ФамилияИО. например "ИвановИП". Пароль - без пароля, рекомендуется сразу поменять (Настройка и администрирование - Изменить пароль ).