Рейтинг: 4.2/5.0 (1754 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Вы пробовали найти в Интернете примеры подписи в электронных письмах? Они достаточно разнообразны, не так ли? Пользовались ли вы предложенными вариантами?
Сейчас электронная почта превратилась в одно из основных средств и делового, и неофициального общения. Поэтому вопрос, как правильно оформить подпись в имейл-письме, становится как никогда актуальным.
Многие неискушенные пользователи почтовых сервисов, когда оканчивают сообщение, теряются: как именно подписаться и стоит ли это делать вообще. Ведь по адресу и так видно, от кого пришло сообщение. Быть может, достаточно набрать текст и отправить его, по английскому обычаю «не прощаясь»?
Однако не стоит торопиться. Ведь уже достаточно давно сложились общепринятые правила этикета в Сети. Чтобы дистанционное общение с адресатами электронных писем было продуктивным и проходило на позитивной волне, лучше их соблюдать.
Когда подпись в электронном письме отсутствует, оно выглядит неполным, неоконченным. Удаленный собеседник может обидеться, почувствовав, что вы проявили неуважение к его персоне. Даже просто написать свое имя в конце письма часто бывает недостаточно.
Ежедневно миллионы личных и официальных сообщений рассылаются по адресам. Каждое имейл-письмо отправляется с конкретной целью: сообщить адресату важную информацию, договориться о телефонном звонке или встрече, продать товар, услугу, иногда просто познакомиться.
В зависимости от того, насколько четко оформлена подпись, она может помогать или мешать в достижении поставленной цели.
Маркетологам и специалистам по рекламе хорошо известно: то, что написано в конце текста, автоматически «цепляет», привлекает и удерживает внимание сильнее, чем содержание «середины» сообщения.
Недаром в крупных компаниях обычно разрабатывают единый регламент и пример подписи к электронному письму. Ведь дизайн такого «автографа» становится частью фирменного стиля компании и ее корпоративной культуры. Подпись в электронном письме создает компании позитивный имидж перед партнерами по бизнесу. Ее соответствие стандартам – показатель того, сколько внимания руководство предприятия уделяет важным деталям и тонкостям.
Если вы ищете примеры подписи в электронных письмах, то, скорее всего, не принадлежите к числу сотрудников крупных корпораций. Однако вам или вашему бизнесу также важно демонстрировать свои положительные качества: открытость, дружелюбие, надежность.
В официальном электронном письме «автограф», как правило, имеет такой вид:
ФИО автора письма,
Как выглядит правильная подпись в электронном письме? Примеры представлены ниже.
1). С надеждой на будущее взаимовыгодное сотрудничество,
Сергеев Иван Иванович,
Начальник отдела продаж
Тел. (847) 789-89-89 доб. 78-78
2). В ожидании Вашего скорого визита,
Ведущий стилист салона Bellena.
Адрес: 400111, г. Кузнецовск, ул. Тулайкова, д. 4
Группа «ВКонтакте»: «Прически» (ссылка).
3). С наилучшими пожеланиями,
Ваш персональный бизнес-консультант
Приглашаю Вас на бесплатную видеоконференцию
«Управление личными и корпоративными финансами»
25 июля 2016 г. 15-00 (ссылка).
Мои электронные книги:
«Жизнь и кошелек» (ссылка)
«Дамы с приданым» (ссылка)
«Финансовый гений» (ссылка).
Приведем образец электронного письма с подписью:
«Владимир Иванович, добрый день.
Благодарю Вас за Ваше письмо от 20 июня 2016 г.
К сожалению, не имею возможности сегодня связаться с Вами по телефону, так как нахожусь в другом городе.
Будьте добры, сообщите, пожалуйста, будет ли Вам удобно встретиться со мной в офисе ООО «Компания Н» завтра в 11-00?
С надеждой на понимание,
Отдела по работе с клиентами
Рассмотрим отдельные элементы подписи в электронном письме.
Формула вежливостиВ деловом письме вовсе не обязательно употреблять канцелярское «с уважением», которое уже набило оскомину. А если письмо не слишком приятного содержания, это может и вовсе вызывать раздражение. Намного мягче и искреннее смотрятся в электронных письмах такие завершающие фразы:
1. Добрые напутствия:
— «удачного дня»;
— «хорошего вечера»;
— «всего доброго»;
— «всего хорошего»;
— «крупных продаж и благодарных клиентов»;
— «успехов Вам».
2. Фразы «из учебников по английскому языку»:
— «искренне Ваш(а)»;
— «с наилучшими пожеланиями».
3. Ситуативные формулы вежливости, соответствующие теме и содержанию письма: «Заранее благодарю за содействие», «С надеждой на понимание», «В ожидании скорого ответа от Вас».
Что касается ваших личных данных, важно определиться, стоит ли указывать отчество. Сотрудники крупных корпораций и государственных органов пишут свое ФИО полностью в обязательном порядке. В частном предпринимательстве и интернет-бизнесе авторы электронных сообщений чаще обращаются друг к другу просто по имени.
Партнеры по переписке будут называть вас именно так, как вы представитесь сами. Называя только имя, автор сообщения позволяет обращаться к себе без отчества.
Как правильно указать должностьВ крупных корпорациях и государственных органах должности указываются в электронных письмах полностью. Из-за сложной структуры таких компаний «автографы» получаются очень длинными и «перегруженными».
Примеры подписи в электронных письмах правительственных органов, концернов, банков:
1) Самойлов Виктор Георгиевич,
Заместитель старшего начальника
Сектора обслуживания розничных клиентов
Отдела продаж ключевых продуктов
Департамента тяжелого производства
Южного филиала АО «Северная компания».
Тел. (8457) 789-78-78. Доб. 12-00.
2) Куркина Анна Васильевна,
Заместитель начальника отдела выездных проверок
Межрайонной Федеральной налоговой службы № 189
По Ивановскому району Ивановской области.
Тел. (8457) 789-78-78. Доб. 12-00.
Однако даже такие подписи можно сделать более компактными и менее «высокомерными», деликатно используя аббревиатуры:
1) Самойлов Виктор Георгиевич,
Зам. старшего начальника
Сектора ОРК ОПГП
Южного филиала АО «Северная компания».
Тел. (8457) 789-78-78. Доб. 12-00.
2) Куркина Анна Васильевна,
Зам. начальника отдела выездных проверок
По Ивановскому району Ивановской области.
Тел. (8457) 789-78-78. Доб. 12-00.
«Сокращенные» подписи не вызывают раздражения и смотрятся более «приветливо».
Должности сотрудников малых предприятий обычно указываются в сообщениях полностью.
Примеры подписи в электронных письмах частных компаний:
1) С уважением к Вам,
Васильев Сергей Иванович,
Генеральный директор ООО «Принтер».
Ведущий косметолог салона «Диваж».
Какие контактные сведения приводить в подписи?В корреспонденции крупных компаний указываются в обязательном порядке номер телефона и адрес электронной почты сотрудника. Реже указываются почтовый адрес компании, адрес сайта.
Подпись может выглядеть при этом так:
С наилучшими пожеланиями,
Колоброд Вадим Сергеевич,
Сектора космического строительства
АО «Предприятие ИКС».
Тел. 999-00-456 (доб. 17-17), 999-00-457 (доб. 17-17).
Этих контактных сведений обычно бывает достаточно для того, чтобы получатель письма мог быстро связаться с его автором.
Частному предпринимателю часто бывает жизненно необходимо указать в электронном сообщении как можно больше контактных сведений. Ведь от доступности автора письма часто зависит, сколько новых клиентов и заказов у него появится.
Всю необходимую контактную информацию включают, как правило, в подпись.
После имени и названия должности указывают: номер телефона, факса, адрес электронной почты, Skype. Некоторые предприниматели также сообщают, в каких службах моментальных сообщений (Viber, WhatsApp) они зарегистрированы.
Но в подпись можно включить не только способ связи с вами, но и активные ссылки, ведущие на:
Информацию о бонусах и акциях фирмы также можно включить в подпись в электронном письме. Примеры:
1) Иванцова Надежда,
Ваш личный бьюти-стилист.
Группа «ВКонтакте»: «Станем красивее»
2) Сергеева Ольга,
Проекты, которыми горжусь:
Этот блог делала я.рф.
Приглашаю на бесплатный видеосеминар
«Классный сайт: какой он».
12 августа 2016 г. 22-00: ссылка.
Нужна ли подпись в личных посланияхС развитием социальных сетей дружеские имейл-письма стали редкостью. И все же бывают ситуации, когда диалоги о личном ведутся по электронной почте. Кому-то удобнее таким образом общаться с родителями, живущими в другом городе, кому-то – с любимым человеком, «встреченным» на сайте знакомств.
Подпись в электронном письме личного характера на первый взгляд необязательна. Достаточно написать в конце текста свое имя.
И все-таки письмо, завершенное элегантным «автографом», становится более интересным и может сообщить много нового об авторе.
В подписи, как и в тексте сообщения, уместно сообщить о таких чувствах и мыслях, о которых трудно и непривычно говорить вслух. «Автограф» выражает настроение автора письма, его отношение к жизни, стиль общения. Недаром наши прадеды часто прибегали к эпистолярному жанру, чтобы признаваться в любви.
Какие подписи «приняты» в электронных сообщениях личного характера?Подпись в личном электронном письме часто играет роль постскриптума. В ней можно признаться, что вы любите кофе и ненавидите зефир. Также, если вы часто переписываетесь с друзьями по E-mail, уместно будет включить в «автограф» важное напоминание.
— Продаю детскую коляску-трансформер всего за 3 тыс. руб.
— Собираю детские вещи б/у для передачи в Дом малютки.
Эффектно смотрится оригинальная подпись в электронном письме. Примеры:
— Всего доброго. Администрация.
— Целую. Пух.
— Обнимаю, целую. Выпиваю и закусываю.
Сделать личную подпись интереснее поможет также включенная в нее необычная фраза: личный девиз, любимая пословица или понравившийся статус для соцсетей. Примеры:
— «У нас в семье двое Саш. Поэтому зовите меня Александр Первый».
— «Мне не нужно пить 50 г для смелости. Наливайте сразу литр, и я пойду на подвиги».
— «В отношениях с любимым мужчинами для меня важно, чтобы было одинаковое отношение к религии. Они должны признавать, что я богиня…»
— «Хороша собой, стильная, решительная, образованная… Ладно, поговорим теперь о Вас».
На языке ШекспираЕсли вы планируете обмениваться электронной корреспонденцией с иностранцами, обратите внимание: согласно правилам составления деловой корреспонденции на английском языке, все контакты для связи указываются в шапке письма. Подпись состоит из трех элементов: формула вежливости, фамилия и имя, должность.
Первый элемент, как правило, включает одно из следующих типовых выражений:
— Always — всегда, навеки, вечно;
— Best wishes – наилучшие пожелания;
— Your friend – ваш друг (товарищ);
— Much love (All my love) – с любовью;
— Yours always – вечно Ваш;
— Yours faithfully – искренне Ваш (если неизвестно имя получателя письма);
— Yours sincerely – искренне Ваш (если автор письма знаком лично с адресатом послания).
Как выглядит подпись в электронном письме? Примеры на английском представлены ниже.
1) Yours Sincerely,
2) Yours faithfully,
Обращая внимание на такие детали, как правильное оформление подписи, вы будете производить благоприятное впечатление на партнеров по общению. И в бизнесе, и в личных отношениях, тщательно обдумывая содержание и оформление писем, вы демонстрируете знакомым и незнакомым людям заботу о них, внимание к их потребностям.
Поделиться в соц. сетях
Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала достижения НТП: электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь. И если, мы в большей степени имеем представление о правилах деловой переписки, телефонного разговора, то о том, как вести себя в сети Интернет, мало кто имеет представление. А ведь, и здесь существуют определенные правила этикета, которые регламентируются «Сетикетом» (Netiquette).
Главное правило «Сетикета», такое же как и в любом другом этикете: ведите себя так, чтобы вас было легко понять, не создавайте проблемы другим и не мешайте нормальному диалогу, даже если он ведется посредством электронной почты. Всегда ведите себя так, чтобы не обидеть человека, с которым вы ведете переписку по Интернету.
В своей статье «50 практических правил Бизнес-сетикета (Сетевого Этикета)» Чак Мартин, Президент американской консалтинговой компании «The Digital Estate Group», пишет:«Сетикет (сетевой этикет) означает совокупность правил поведения и обхождения, принятых при использовании компьютерных сетей. Соблюдение этих правил особенно важны по причине электронности среды невозможно разделить положение бизнеса и клиента. "Правила бизнес-сетикета" появились как руководство для установления и поддержки здоровых и счастливых взаимоотношений между коммерческой деятельностью и ее клиентами».
В данном разделе мы не будем рассматривать правила поведения на форумах, блогах и чатах, а лишь расскажем как вести деловую переписку посредством электронной почты, чтобы сделать общение с партнерами, коллегами и друзьями более удобным и эффективным.
Стиль общенияПри переписке через электронную почту можно опускать обращения и приветствия и сразу переходить к делу. Но, если вы хотите, чтобы ваше электронное письмо носило более официальных характер, автор рекомендует использует следующую формулу обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя отчество адреса». И только после этого следует переходить к цели вашего обращения.
При всей неформальности общения необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил при составлении электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта - быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.
Необходимо использовать пропуски (пустые строки) или многоточие для отделения одной мысли от другой, так как в электронном письме они, как правило, играют роль абзаца.
Оформление электронного письмаВо многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почти и ссылку на сайт компании). Кроме того, в этом стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов, не относящихся к деловой сфере.
В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:
1. «Шапка» в корпоративном стиле.
3. Содержание, цель обращения
5. Личная подпись с указанием контактов.
6.Ссылка на сайт компании.
7. Логотип, если это необходимо.
При оформления электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля:
При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится e – mail адрес получателя. Иногда есть необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса можно ввести через запятые. Обязательно заполните поле «Тема», иначе ваше письмо может быть удаленно, как спам. Здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения.
В некоторых почтовых программах можно указать степень важности сообщения. Это просто необходимо, если адресат получает ежедневно большое количество писем. С пометкой «Важное» письмо получает приоритет при проверке почты. Но злоупотреблять этой функцией не стоит. Важное постепенно потеряет это качество.
Размер электронного письмаПравилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.
Готовя пересылку большого вложения, превышающую 200-500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.
Адресная книгаПри традиционной переписке приходилось либо хранить конверты с адресами, либо записывать их. Помнить электронные адреса всех ваших друзей и партнеров тоже не возможно, да и не нужно. Для этого в любой почтовой программе есть функция «Адресная книга», в которой можно хранить e - mail своих корреспондентов и другую контактную информацию. При использовании этой функции отправить электронное письмо намного проще «бумажного», достаточно выделить нужное имя в адресной книге и нажать кнопку «отправить почту».
Когда электронное письмо придет от респондента, занесенного в вашу «Адресную книгу», вы всегда будете знать от кого именно получили электронное сообщение, так как зафиксированный контакт отразиться в поле «От» (« From»).
Ответ на электронное сообщениеДля ответа на полученное письмо достаточно нажать на кнопку «Ответить»(«Reply») в почтовой программе. При этом появляется форма для нового сообщения, в которой в поле «Кому» («To») автоматически уже вписан адрес получателя, а в поле «Тема»: будет приведена тема первоначального письма с пометкой «Re:» в начале строки. По этой пометке ваш адресат поймет, что вы прислали ему ответ на письмо по конкретной теме. Таким образом, получатель сможет легко восстановить в памяти смысл переписки.
Если вы пишете друзьям и хотите, чтобы ваше письмо соответствовало правилам Сетикета, то отредактируйте текст первоначального сообщения, оставив только те строки, которые важны для понимания вашего ответа (цитаты). После обычных приветствий и вступительных слов напечатайте под каждой такой цитатой ваш ответ на данное предложение или вопрос.
Если же это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.
Цитирование – приведение в сообщении фрагментов исходного текста (в данном случае, письма) с целью восстановления сути содержания. Обратите внимание: в большинстве почтовых программ цитируемый фрагмент выделяется знаком "больше" (>).
Смайлики ( Smileys )При обычном общении на собеседников не только и не столько воздействуют слова, сколько голос, интонации, мимика, жесты. В этом минус общения через электронную почту – она лишает возможности обмениваться эмоциями. Но всё же удалось частично преодолеть этот недостаток. В настоящее время в виртуальном общении, в том числе и через электронную почту, широко используются так называемые "смайлики" (графическое изображение ваших чувств) – рожицы, составленные из точек, запятых, дефисов и других символов. Они способны хоть как-то эмоционально окрашивать тексты. Использование смайликов делает переписку более живой – автор передает не только свои мысли, но и чувства. Вот наиболее распространенные смайлики:
Есть очень много смайликов для обозначения как эмоций, так и состояний человека или его внешности. Классические смайлы:
Иногда символ носа «-» не печатают для простоты набора. Например, печатают просто :) или :(. В последнее время часто двоеточие заменяется знаком равно, например, =) вместо :). «Нос» обычно в таких случаях не ставится. Также в чатах часто встречается употребление только открывающих или закрывающих скобок. Например, )))) или (((((. Количество знаков при этом соответствует уровню радости или огорчения.
Но не стоит увлекаться смайлами при составление делового письма, в противном случае вы можете приобрести репутацию не серьезного человека.
Электронная подписьЭлектронная подпись – это специально созданный файл ( signature ), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно.
Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ
Основные правила составления электронной подписи:
Итак, вы отправили электронное письмо и очень волнуетесь, дошло ли оно до адресата. И в следующий раз ради собственного спокойствия вы уже отправляете письмо с уведомлением о получении. Но по правилам Сетикета такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте, позвонить адресату и уточнить дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам»
По правилам Сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы ваш корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение: вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.
Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.
Имейте ввиду, что если вы, не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней – это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения вам нужно обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.
Помните, что в деловом мире следует всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные. Иначе вам могут посчитать безответственным и легкомысленным человек, что конечно не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.
Фрагмент книги «Международный этикет. Особенности делового этикета разных стран». Книга готовиться к выходу ИД «Феникс», Ростов-Дон в 2008 году.
Netiquette – (англ.Net - сеть + Etiquette - этикет) - нравственные правила поведения в компьютерных сетях. Правила поведения в Сети, рассчитанные на то, чтобы не осложнять жизнь другим. Прим.Автора
Сма?йлик, смайл (англ. smiley) - это идеограмма, изображающая эмоцию. Состоит из различных символов, в том числе и служебных. Распространение смайлик получил в Интернете и SMS. Ещё в 1969 году Владимир Набоков в одном из своих интервью упоминал о том, что сто?ит создать специальный знак пунктуации для графического отображения эмоций. Однако только в 1982 году Скотт Фалман первым в мире предложил смайлик в том виде, в котором он используется сейчас. Прим.Автора.
Спам (англ. spam) — сообщения, массово рассылаемые людям, не дававшим согласие на их получение. Нежелательная реклама. Прим.Автора.
Википедия – Свободная энциклопедия, http://ru.wikipedia.org
ICQ — название клиентской программы для сети обмена мгновенными сообщениями по протоколу OSCAR, разработанной компанией Mirabilis. Аббревиатура «ICQ» созвучна английской фразе «I seek you» (я ищу тебя), в русском компьютерном сленге ICQ называют «аськой» или «асей». Прим.Автора
Образец написания электронного письма
Сетикет - Этикет электронной почты или правила написания электронного письмаСпециально для Клерк.Ру
Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала достижения НТП: электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь. И если, мы в большей степени имеем представление о правилах деловой переписки, телефонного разговора, то о том, как вести себя в сети Интернет, мало кто имеет представление. А ведь, и здесь существуют определенные правила этикета, которые регламентируются Сетикетом (Netiquette ).
Главное правило Сетикета, такое же как и в любом другом этикете: ведите себя так, чтобы вас было легко понять, не создавайте проблемы другим и не мешайте нормальному диалогу, даже если он ведется посредством электронной почты. Всегда ведите себя так, чтобы не обидеть человека, с которым вы ведете переписку по Интернету.
В своей статье 50 практических правил Бизнес-сетикета (Сетевого Этикета) Чак Мартин, Президент американской консалтинговой компании The Digital Estate Group, пишет:Сетикет (сетевой этикет) означает совокупность правил поведения и обхождения, принятых при использовании компьютерных сетей. Соблюдение этих правил особенно важны по причине электронности среды невозможно разделить положение бизнеса и клиента. Правила бизнес-сетикета появились как руководство для установления и поддержки здоровых и счастливых взаимоотношений между коммерческой деятельностью и ее клиентами.
В данном разделе мы не будем рассматривать правила поведения на форумах, блогах и чатах, а лишь расскажем как вести деловую переписку посредством электронной почты, чтобы сделать общение с партнерами, коллегами и друзьями более удобным и эффективным.
При переписке через электронную почту можно опускать обращения и приветствия и сразу переходить к делу. Но, если вы хотите, чтобы ваше электронное письмо носило более официальных характер, автор рекомендует использует следующую формулу обращения: Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя отчество адреса. И только после этого следует переходить к цели вашего обращения.
При всей неформальности общения необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил при составлении электронных писем - соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта - быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.
Необходимо использовать пропуски (пустые строки) или многоточие для отделения одной мысли от другой, так как в электронном письме они, как правило, играют роль абзаца.
Оформление электронного письма.
Во многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почты и ссылку на сайт компании). Кроме того, в этом стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов, не относящихся к деловой сфере.
В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:
1. Шапка в корпоративном стиле.
3. Содержание, цель обращения
5. Личная подпись с указанием контактов.
6.Ссылка на сайт компании.
7. Логотип, если это необходимо.
При оформления электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля:
При отправке электронных сообщений в поле Кому вводится e - mail адрес получателя. Иногда есть необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса можно ввести через запятые. Обязательно заполните поле Тема, иначе ваше письмо может быть удаленно, как спам. Здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения.
В некоторых почтовых программах можно указать степень важности сообщения. Это просто необходимо, если адресат получает ежедневно большое количество писем. С пометкой Важное письмо получает приоритет при проверке почты. Но злоупотреблять этой функцией не стоит. Важное постепенно потеряет это качество.
Размер электронного письма .
Правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.
Готовя пересылку большого вложения, превышающую 200-500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.
При традиционной переписке приходилось либо хранить конверты с адресами, либо записывать их. Помнить электронные адреса всех ваших друзей и партнеров тоже не возможно, да и не нужно. Для этого в любой почтовой программе есть функция Адресная книга, в которой можно хранить e - mail своих корреспондентов и другую контактную информацию. При использовании этой функции отправить электронное письмо намного проще бумажного, достаточно выделить нужное имя в адресной книге и нажать кнопку отправить почту.
Когда электронное письмо придет от респондента, занесенного в вашу Адресную книгу, вы всегда будете знать от кого именно получили электронное сообщение, так как зафиксированный контакт отразиться в поле От ( From).
Ответ на электронное сообщение .
Для ответа на полученное письмо достаточно нажать на кнопку Ответить(Reply) в почтовой программе. При этом появляется форма для нового сообщения, в которой в поле Кому (To) автоматически уже вписан адрес получателя, а в поле Тема: будет приведена тема первоначального письма с пометкой Re: в начале строки. По этой пометке ваш адресат поймет, что вы прислали ему ответ на письмо по конкретной теме. Таким образом, получатель сможет легко восстановить в памяти смысл переписки.
Если вы пишете друзьям и хотите, чтобы ваше письмо соответствовало правилам Сетикета, то отредактируйте текст первоначального сообщения, оставив только те строки, которые важны для понимания вашего ответа (цитаты). После обычных приветствий и вступительных слов напечатайте под каждой такой цитатой ваш ответ на данное предложение или вопрос.
Если же это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.
Цитирование - приведение в сообщении фрагментов исходного текста (в данном случае, письма) с целью восстановления сути содержания. Обратите внимание: в большинстве почтовых программ цитируемый фрагмент выделяется знаком больше (>).
При обычном общении на собеседников не только и не столько воздействуют слова, сколько голос, интонации, мимика, жесты. В этом минус общения через электронную почту - она лишает возможности обмениваться эмоциями. Но всё же удалось частично преодолеть этот недостаток. В настоящее время в виртуальном общении, в том числе и через электронную почту, широко используются так называемые смайлики (графическое изображение ваших чувств) - рожицы, составленные из точек, запятых, дефисов и других символов. Они способны хоть как-то эмоционально окрашивать тексты. Использование смайликов делает переписку более живой - автор передает не только свои мысли, но и чувства. Вот наиболее распространенные смайлики:
Есть очень много смайликов для обозначения как эмоций, так и состояний человека или его внешности. Классические смайлы:
Иногда символ носа - не печатают для простоты набора. Например, печатают просто :) или :(. В последнее время часто двоеточие заменяется знаком равно, например, =) вместо :). Нос обычно в таких случаях не ставится. Также в чатах часто встречается употребление только открывающих или закрывающих скобок. Например, )))) или (((((. Количество знаков при этом соответствует уровню радости или огорчения.
Но не стоит увлекаться смайлами при составление делового письма, в противном случае вы можете приобрести репутацию несерьезного человека.
Электронная подпись - это специально созданный файл ( signature ), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно.
Всегда используйте подпись - она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ
Основные правила составления электронной подписи:
Особенности Сетикета при отправке и получении электронных писем.
Итак, вы отправили электронное письмо и очень волнуетесь, дошло ли оно до адресата. И в следующий раз ради собственного спокойствия вы уже отправляете письмо с уведомлением о получении. Но по правилам Сетикета такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте, позвонить адресату и уточнить дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам
По правилам Сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы ваш корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение: вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.
Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.
Имейте ввиду, что если вы, не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней - это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения вам нужно обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.
Помните, что в деловом мире следует всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные. Иначе вам могут посчитать безответственным и легкомысленным человек, что конечно не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.
Фрагмент книги Международный этикет. Особенности делового этикета разных стран. Книга готовиться к выходу ИД Феникс, Ростов-Дон в 2008 году.
Netiquette - (англ.Net - сеть + Etiquette - этикет) - нравственные правила поведения в компьютерных сетях. Правила поведения в Сети, рассчитанные на то, чтобы не осложнять жизнь другим. Прим.Автора
Сма йлик, смайл (англ. smiley) - это идеограмма, изображающая эмоцию. Состоит из различных символов, в том числе и служебных. Распространение смайлик получил в Интернете и SMS. Ещё в 1969 году Владимир Набоков в одном из своих интервью упоминал о том, что сто ит создать специальный знак пунктуации для графического отображения эмоций. Однако только в 1982 году Скотт Фалман первым в мире предложил смайлик в том виде, в котором он используется сейчас. Прим.Автора.
Спам (англ. spam) - сообщения, массово рассылаемые людям, не дававшим согласие на их получение. Нежелательная реклама. Прим.Автора.
Википедия - Свободная энциклопедия, http://ru.wikipedia.org
ICQ - название клиентской программы для сети обмена мгновенными сообщениями по протоколу OSCAR, разработанной компанией Mirabilis. Аббревиатура ICQ созвучна английской фразе I seek you (я ищу тебя), в русском компьютерном сленге ICQ называют аськой или асей. Прим.Автора
Мнение авторов материалов может не совпадать с мнением редакции.
Написание неформального e-mailДаже в неформальном письме следует оставаться вежливым и стараться сделать письмо понятным и хорошо его структурировать.
Рекомендуемый порядок основных пунктов такой:
2. благодарность или другое упоминание предыдущего контакта
3. наиболее важный пункт письма или проблема
4. другие важные пункты
5. менее важные пункты
6. выражение надежды на будущий контакт
7. завершение (пожелания и подпись)
Thanks for sending the agenda for our meeting.
I&rsquom afraid I may not be able to make the 8:00 start. The train connections can be very difficult at that time of day.
Would it be possible to start at 9:00? It means we would finish at 17:00 instead of 16:00. Please let me know if that&rsquos a problem for you.
Ypu asked me to send the feasibility report and I am attaching it here. Please note that this is not yet in the final draft and there may be some mistakes.
I&rsquom looking forward very much to seeing you next week.
Best regards, Jacqui
Стандартное электронное письмо на английском языке состоит из самого письма и заголовка.
Заголовок английского эректронного письма может иметь следующие поля:
From: - имя и адрес отправителя.
Sender: - отправитель письма пишет от чужого имени. Письмо от чьего-то имени отправлено другой персоной (например, секретаршей от имени начальника).
To: - имя и адрес получателя. Имя и адрес может быть написано несколько раз (если письмо адресовано нескольким получателям)
cc: - содержит имена и адреса получателей письма, к которым направляется копия этого письма.
bcc: - содержит имена и адреса получателей письма, чьи адреса не следует показывать другим получателям. Каждый из получателей письма не будет видеть в этом поле других получателей из поля bcc.
Reply-To: - имя и адрес, куда следует адресовать ответы на это письмо.
In-Reply-To: указывает на письмо. для которого это письмо является ответом. С помощью этого поля выстраиваются цепочки переписки.
Subject: - тема письма.
Date: - дата написания письма.
Ниже приведен образец email на английском языке.
Образец письма на английском языке(для электронной почты)
Subject: Springtime catalog
Date: Sun 03/11/12 02:03 PM
Dear John Smith
Please send me the following items from your Springtime
500 Newton 20/22 #AC45 $250 (0.50) $250.50
600 White Heaven 16/18 #WN09 $300 (0.50) $300.50
I am enclosing my check made payable to you in the amount
Этикет электронной почты или правила написания электронного письмаСегодня все знают, что такое e-mail. факс, и мобильный телефон. Эти средства коммуникации открыты для широкого пользования. Поэтому почта, которую получают компании и сотрудники, часто, содержит всеразличные шутки, личные записки и спамы. Но не забывай, что твоя почта - это показатель твоего профессионализма. Никто же не рисует смешные рожицы на официальных документах, так зачем это делать тебе? Если в компании не принято звонить начальнику напрямую, то не стоит и отсылать ему письма по электронной почте .
Если при отправлении e-mail обратный адрес высвечивается автоматически, то от факса такого чуда не жди. Обычно у компаний есть стандартные бланки для писем, где указана контактная информация. Если же нет, то укажи координаты сам.
Адреса и личные имена"Личное имя" ("Отправитель") - это необязательный параметр, который поддерживают большинство мейлеров. Он присоединяется к Вашему электронному адресу просто как текстовый комментарий.
Всегда заполняйте это поле (если Ваша почтовая система позволяет это сделать): имя отправителя вкупе с электронным адресом позволяют идентифицировать Вас лучше, чем только лишь по одному адресу. Используйте оригинальное, реальное и логичное имя: так, фразы "Угадай-ка!", "Кое-кто" или подобные, используемые как Ваше имя, раздражают получателей и препятствуют быстрой идентификации Вас и Вашего сообщения в целом. Если Ваш мейлер поддерживает использование имени получателя в поле "Кому" Ваших исходящих сообщений, не пренебрегайте заполнением его. Это зачастую помогает Постмастеру найти адресата сообщения, даже если его почтовый адрес окажется неверным или недействительным в данный момент.
Пример:Электронный адрес "" содержит значительнее менее информации, чем если бы соответствующее поле было заполнено как "Petr Ivanov " или " (Petr Ivanov)".
ТемаВсегда включайте поле "Тема" в Ваше сообщение. Практически все мейлеры отображают эту строку при просмотре почтового ящика, и часто оно является тем самым ключом, по которому происходит поиск, сортировка или иные действия с электронным письмом. Делайте поле темы значимой. Для примера, посылка сообщения в конференцию, посвященную обсуждению почтовой программы The Bat! (Bat Talk) с темой "The Bat!" является практически таким же бесполезным действием, как и посылка сообщения с незаполненным полем темы вообще. В случае если Вы отвечаете на чье-либо сообщение, но при этом изменяется основная мысль диалога, изменяйте соответственно и тему а еще лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма. Тема письма - это красная нить смысла всего сообщения, поэтому изменение предмета обсуждения без изменения темы этого письма может привести к путанице и затруднениям.
Размер сообщения, его содержание и форматПытайтесь сопоставлять размер Вашего сообщения содержанию и целям данной переписки. Если, скажем, Вы просто посылаете быстрый запрос, сделайте его кратким и емким. Старайтесь всегда придерживаться темы письма насколько это возможно. Если Вам необходимо расширить круг обсуждаемых вопросов либо перейти к другим темам, чаще всего в этом случае лучше послать сообщение новым письмом, с новой темой, что позволит Вашим получателям рассматривать разные темы в отдельности. Не пишите весь текст своего сообщения в верхнем регистре (заглавными буквами) несколько слов, выделенных таким способом, лучше подчеркнут важность этого места. Предпочитайте разбивать Ваш текст на логически раздельные параграфы и использовать несколько коротких предложений вместо чересчур длинных. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Электронная почта - это средство связи в чистом виде плохо сформулированные и неграмотные сообщения плохо читаемы и являются потенциально непонятными. Тот факт, что электронная почта - быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Все самые вопиющие нарушения языковых правил, что я видел в жизни вообще, встречались именно в электронной переписке. Если Ваши слова достаточно важны для того, чтобы быть написанными, тогда они также действительно важны, чтобы быть написанными правильно! Избегайте публичного "флейма", т.е. сообщений, отсылаемых в состоянии гнева, аффекта и плохого настроения. Сообщения, отсылаемые в моменты, когда Вы себя плохо контролируете и находитесь в дурном расположении духа, в основном лишь усугубляют ситуацию и заставляют Вас же жалеть о них впоследствии. Хорошенько подумайте и примите твердое решение, что это действительно необходимо, прежде чем вступить во флеймовую переписку. (Просто организуйте себе чашечку кофе - удивительно, насколько Вы можете "остыть" за столь короткое время! Ведь чашка хорошего кофе - это прекрасное успокаивающее). Если Ваша почтовая программа поддерживает красочное оформление стиля письма (жирный шрифт, курсив и т.д.), убедитесь в том, что Ваш адресат имеет мейлер, который также поддерживает это. В настоящий момент* большинство почтовых программ не отображают ничего, кроме простого текстового сообщения, однако это будет со временем меняться. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих кредитных карточек в тексте электронных писем. Помните, что электронная почта при пересылке может быть перехвачена недобросовестными людьми, для которых валидные номера кредитных карт есть практически ни что иное, как Ваши деньги, которыми они могут воспользоваться в корыстных целях.
ОтветыЦитируйте в своем письме оригинальное сообщение в объеме, достаточном для того, чтобы можно было правильно восстановить контекст данного ответа. Помните, что электронная почта не является таким же моментальным способом передачи мыслей, как, к примеру, телефон. Поэтому получатель иногда рискует не смочь восстановить смысл Вашего письма (если он забыл начало). Особенно это актуально, если он получает много писем каждый день. Включение нужных кусков исходного письма в Ваше сообщение поможет получателю легко понять, о чем идет речь. При этом цитируйте только действительно нужные фразы исходного письма, минимально необходимые для поддержания смысла. Наиболее раздражающая вещь, которую Вы можете встретить в электронной переписке - это цитирование Вашего же 5-страничного письма, возвращенного с припиской "Я тоже!". Возвращайте адресату в виде цитирования по возможности меньший объем оригинального письма, который уже дает возможность вспомнить контекст. Используйте специальные символы выделения цитируемого текста от нового. Использование стандартного символа ">" делает сообщения легко воспринимаемым. Однако при желании Вы можете также использовать и иные символы, понятные Вашим адресатам при использовании их логично и последовательно. Тщательно следите за тем, кому адресовано Ваше письмо, т.к. могут возникнуть неприятные для Вас ситуации при случайной отсылке личного сообщения в мейл-лист конференцию) (т.е. нескольким получателям сразу) и обычно это не нравится также и членам мейл-листа (конференции). Спросите себя лишний раз о том, правильно ли адресован Ваш ответ: имеется в виду, что послать сообщение, состоящее только из слов "Я согласен", лучше напрямую автору оригинального письма ("директом"), а не через мейл-лист (конференцию) или сервер рассылки, даже если Вы получили письмо от него именно таким образом.
Подписи"Подпись" - это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений (обычно содержит Вашу контактную информацию). Многие мейлеры умеют вставлять подпись в Ваши сообщения автоматически. Подписи - это прекрасная идея, к сожалению, порою превращаемая в абсурд золотая середина между этими вещами - ключ к созданию верной подписи.
Всегда используйте подпись (если имеется такая возможность): она однозначно идентифицирует Вас. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса). Во многих почтовых системах, особенно там, где почта проходит несколько шлюзов (при этом могут теряться иные Ваши идентификаторы, а как-то: поля "Отправитель", "Тема" и т.д.), Ваша подпись может стать единственным признаком, которое сможет поведать получателю, кто Вы. Делайте подпись краткой: четыре-семь строк - максимальная рекомендуемая длина подписи. Ненужные длинные подписи занимают место и могут раздражать. Некоторые мейлеры предоставляют возможность добавлять произвольные строки к Вашей подписи. Это хорошо и прекрасно, и при правильной реализации может повысить колорит и неповторимость Вашего письма. Вы можете принять во внимание следующие основные рекомендации при создании случайных вставок (девизов): Делайте их краткими. Отрывок из книги Э. Канта "Критика чистого разума" в 5000 слов, использованный Вами как добавка к подписи, вряд ли принесет Вам много друзей :-) Понятие "оскорбление" трактуется весьма широко: избегайте цитат, которые могут обидеть людей на основании их религиозных верований, национальности, политики, сексуальности и т.д. Пытайтесь избегать сленговых или местных цитат, т.к. они могут быть бессмысленными для получателей в других городах, странах или людей другой культуры. Случайные фразы лучше всего смотрятся в том случае, если они забавны. Полемические взрывы в политике или подобные темы могут заинтересовать кого-то, но не всех, кроме того, "что русскому хорошо, немцу - смерть".
ВежливостьЭлектронная почта - это связь с другими людьми, и для этого немного вежливости никогда не повредит.
Если Вы просите что-либо, не забывайте говорить "пожалуйста". Аналогично, если некто делает что-нибудь для Вас, никогда не бойтесь сказать "спасибо". Это может звучать слишком избито, и даже оскорбительно, однако это действительно удивительно, как много людей, весьма вежливых в повседневной жизни, как бы утрачивают свои хорошие манеры в электронной переписке. Не ожидайте немедленного ответа. Тот, что Вы не получили ответ от кого-то на свое письмо в течение десяти минут, вовсе не означает, что он или она игнорирует Вас, и это не есть что-либо ненормальное. Всегда помните, что не существует такой вещи, как безопасная почтовая система. Неразумно посылать очень личную или важную информацию электронной почтой, если Вы не используете кодирование сообщений с помощью надежных систем шифрования. Запомните, что всегда есть вероятность того, что Ваше приватное сообщение тем или иным путем может попасть "не к тем людям". При посылке какого-либо важного запроса, на который Вы ожидаете ответ, убедитесь в том, что Вы направили достаточно информации для того, чтобы сделать ответ возможным. Например, посылая сообщение "Мой мейлер The Bat!" почему-то не работает" его авторам RIT Research Labs, Вы действительно даете им слишком мало информации для того, чтобы помочь Вам :-) аналогично, бесполезно посылать им напоминание вроде "Ну, как насчет моего предложения по улучшению структуры работы почтовой базы, которое я заслал пару месяцев назад?". Запрашивая техническую поддержку, включите описание проблемы и версии программы, которую Вы используете если необходимо, укажите номер контракта, заказа, далее Ваше имя и название организации, а также любые другие детали, которые, по Вашему мнению, могут помочь в обработке Вашего запроса и т.п.
Написание электронного письма на английскомЧтобы не пропустить новые полезные материалы, подпишитесь на обновления сайта
Век бумажных писем и почты, к сожалению, уходит безвозвратно. Как же раньше все было красиво и романтично. Влюбленные писали короткие послания и прикрепляли их к лапке почтового голубя, который потом пролетал огромные расстояния при любой погоде, чтобы доставить письмо. У деловых писем и писем государственной важности были свои интересные особенности, красивые твердые печати, которые помогали хранить важные сведения в секрете. И как ни грустно, но сегодня мы, жители 21 века пользуемся в большинстве случаев электронным письмом, потому что у него множество неоспоримых преимуществ.
Для начала несколько советов, о том, как научиться писать электронное письмо грамотно:
Давайте сравним два письма:
Name / Title Business / Organization
City, State Zip Code
Письмо другу, неформальная форма:
