Категория: Бланки/Образцы
Новое за 30 сентября 2016
Договоры по тегам
Советы работнику офиса
Плохие привычки, которые способны стать хорошими
Почему вы не любите свою работу?
С проблемой накопления большого количества документов в архиве сталкивалась каждая более-менее крупная организация. Первичные и окончательные бухгалтерские документы, различные договоры и внутренняя документация со временем превращаются в достаточно объёмную папку, затем коробку, а после и шкаф дел. Поэтому буквально на третий четвёртый год существования компании возникает вопрос о выделении ненужных документов для дальнейшего списания и уничтожения. Но как правильно рассортировать имеющиеся бумаги? Кто имеет право принимать решение об уничтожении? Как, с законодательной точки зрения, правильно оформить этот процесс и где взять образец? Об этом данный материал.
Почему важно составлять акт об уничтоженииВне зависимости от того, планируется изъятие из архива бухгалтерских или организационных бумаг, очень важно вовремя составить акт об уничтожении документов. Это связано с тем, что в случае выездной проверки или обычного запроса от налоговой, к примеру, у компании может не оказаться ни самого документа, ни подтверждения его утилизации. В таком случае сотрудники госоргана сочтут, что информация есть в наличии, но просто-напросто удерживается. А это недопустимо по закону и может привести к конфликтам или возбуждению административного разбирательства.
Также составление акта об уничтожении гарантирует законность и корректность списания. Ведь для этого необходимо собрать новую или созвать уже существующую экспертную комиссию, состоящую из сотрудников различных отделов и руководства. Она подробнейшим образом разберёт ситуацию с каждой отдельно взятой бумагой и точно определит её ценность для текущих дел фирмы. Затем документация будет пересортирована, и устаревшие бумаги изъяты из архива.
Общие условия храненияЗаконодательство требует, чтобы вся документация предприятия сохранялась в течение определённого срока для возможности восстановления данных и проверки деятельности за прошлые периоды. В связи с этим самостоятельная и неправомерная утилизация бумажных или электронных документов может преследоваться по Уголовному кодексу.
Необходимые сроки хранения разнятся в зависимости от типа и принадлежности дела. Так, например, документы, регулирующие ведение бухгалтерского учёта на предприятии (правила и образец заполнения), должны сохраняться в архиве как минимум 5 лет с момента последнего использования. «Первичка» же хранится немного меньше – 4 года. Существуют некоторые подвиды, которые хранятся и более длительный срок, а также бессрочно сохраняемые бумаги, такие как учредительные документы.
Ответственность за сохранность документов организации несёт генеральный директор, подпись которого проставляется на акте. Поэтому во время отбора документации на списание важно руководствоваться тем утверждением, что уничтожение тех или иных документов – это право, а не обязанность сотрудников и юридического лица в целом. Некоторые важные экземпляры и образцы стоит сохранить, и, в то же время никто не может запретить вам уничтожить отлежавший свой срок хранения документ (например, историю взаиморасчётов с контрагентом за прошлые периода). При смене руководства компании организуется комплексная передача дел и всей имеющейся документации.
Как составляется актИзначально стоит заметить, что в ходе работы экспертная комиссия может столкнуться с различными наименованиями акта:
Смысл от этого не меняется, и содержание остаётся прежним. Также важно учесть, что руководитель перед началом процесса обязан издать соответствующий приказ, на основании которого и составляется акт. Форма – стандартная. Образец приведён на изображении ниже:
Что же касается второго документа, то его типовая форма достаточно проста: в шапке слева указывается наименование организации, справа — «УТВЕРЖДАЮ, Генеральный директор» и персональные данные руководящего лица. Ниже указывается дата утверждения. Затем (под реквизитами организации) название акта. Основанием является внутренний приказ руководства (записываем дату и номер). Затем перечисляются входящие в экспертную комиссию лица и присутствовавшие наблюдатели.
В теле документа указывается второе основание (официальный Перечень управленческих документов и сроков хранения, его дата (от 2000 или 2010 года), кем утверждён). Упоминается, что документы более не представляют никакой исторической ценности и полностью утратили практическое значение.
Сразу под данным текстом размещаем таблицу из 7-8 колонок для регистрации документов:
Пункт «И того» с указанием общего количества единиц для списания и периода выборки документации (например, 2001-2005 год). Информация о председателе и членах комиссии. Ниже указываем количество дел, общий вес документации, название организации, куда она была передана на переработку, а также номер и дату накладной, по которой проходил обмен. В последней строчке ещё раз указывается Ф.И.О председателя ЭК, дата и подпись. Аналогично ниже для составителя, заносящего документ в дело.
Это и есть полная инструкция по заполнению акта. Для составления собственного примите во внимание данный образец:
?
Полезное видео по теме:
Скачать документ с пустым бланком акта о выделении документов к уничтожению можно по этой ссылке .
Рекомендуем к прочтению
Каждый документ имеет свой срок хранения, который определен законодательством РФ. Некоторые документы хранятся год, а какие-то и по 75 лет. Документы, срок по которым подошел к концу, следует подвергнуть уничтожению.
Процедуру уничтожения документов следует правильно оформить документально. Руководитель должен приказом назначить комиссию, которая проведет отбор необходимых документов, которые подлежат уничтожению.
Комиссия, в свою очередь, должна проверить всю документацию организации и определить, по каким документам срок хранения истек. Результаты проверки заносятся в акт об уничтожении документов, который подписывается каждым членом комиссии и утверждается руководителем. Только после этого следует приступать непосредственно к изъятию не нужной документации и ее уничтожению.
Скачать образец акта можно по ссылке внизу статьи.
Не допускается уничтожать документацию, срок хранения которой еще не истек, нельзя уничтожать и выбрасывать бумаги даже в том случае, если они уже не нужны. Лицо, ответственное за хранение документации, несет административную ответственность за нарушение установленных сроков.
Скачать образцы других актов:
Образец оформленияБланк должен определять состав экспертной комиссии, которой будет заниматься выявлением документации, подлежащей уничтожению. Необходимо определить, кто является председателем комиссии, ее секретарем. Вся эта информация должна быть включена в акт.
Еще один обязательный реквизиты акта — это документ, на основании которого проводится проверка документации (приказ руководителя). Приказ должен быть обязательно, без распоряжения директора комиссия действовать не будет.
В ходе проверки документов выявляются те из них, по которым закончился срок хранения, которые не имеют научно-исторической ценности, утратившие свое практическое значение.
Перечень документов может быть оформлен в виде таблицы, в которой для каждого наименования может быть указан год его подготовки, его индивидуальные номера и другая необходимая информация.
Отобранные бумаги подлежат передаче в специализированную организацию, занимающуюся переработкой подобного сырья. Руководитель утверждает составленный и подписанный членами экспертной комиссии бланка акта.
Скачать пример оформления данного бланка можно по ссылке ниже.
Акт об уничтожении документов образец — скачать .
Делопроизводство предприятия подразумевает огромный объем работы с бумагами. Правовые листы учреждения создаются, редактируются и подвергаются уничтожению, в случае необходимости. Чтобы истребить тот или иной документ, предприятием создается специальная комиссия, во главе которой стоит руководитель. Он утверждает акт об уничтожении документов подписью, расшифровкой и печатью. Рассмотрим основные этапы и существенные элементы сопроводительного листа на уничтожение документов. По специальной прямой ссылке можно бесплатно скачать образец.
Списание бумажных дел производится определенными этапами. Каждый член коллегиального органа должен поставить собственную визу в конце бумаге об уничтожении документации. В ходе проведения уничтожения документов любой участник может вносить замечания и предложения по определенным пунктам. Письменное выражение собственного мнения будет хорошим дополнением к локальному листу. Маленькие объемы материалов подвергаются упрощенному уничтожению с помощью измельчителя (шредера) или путем сжигания. Важные документы подлежат истреблению с помощью регламента рассматриваемых действий.
Обязательные пункты акта об уничтожении документовДругие новости по теме:
Каждый документ должен храниться определенный промежуток времени, сроки хранения устанавливаются российским законодательством и архивным делом. Документы, по которым этот срок хранения, можно уничтожить.
Процедура уничтожения документов вовсе не такая простая, как кажется на первый взгляд, нельзя просто взять документ, порвать его и выбросить в мусорное ведро. Данная процедура должна быть задокументирована, причем для этого формируется экспертная комиссия, издается приказ о назначении ее состава.
Далее комиссия проводит инвентаризацию всех документов, выявляется те из них, которые уже можно не хранить. Срок хранения отсчитывается от даты, указанной на бланке. Результаты, полученные комиссией, следует отразить в документах — обязательным является акт об уничтожении документации. Это документ, который показывает, какую именно документацию следует уничтожить. После того, как акт будет утвержден директором организации, документацию можно передавать в специализированные учреждения по переработке вторичного сырья. При этом также составляет передаточный акт или накладная.
На нашем сайте вы можете скачать образец оформления акта об уничтожении документов, ссылка для бесплатного скачивания расположена внизу текста.
Другие образцы актов, которые могут быть вам интересны:
В бланк акта об уничтожении следует включить сведения следующего характера;
Руководитель организации обязательно должен быть ознакомлен с актом, отметка об утверждении акта ставится в верхней части бланка. Только утвержденный акт может служить основанием для фактического уничтожения документации.
Пример оформления можно скачать ниже.
Скачать образец акта об уничтожении документов и дел — ссылка .
Различного вида документы и личные дела уничтожаются из архива после составления соответствующего акта, который создается после проведения экспертизы оценки ценностей уничтожаемого. Отбор документации производится предельно тщательно, потому как, к примеру, категорически запрещено избавляться от бумаг, срок действия и хранения которых еще не подошел к концу.
Акт об уничтожении документов должен быть утвержден руководителями организации, которые занесены в соответствующие документы. Кроме того, акт обязательно оговаривается с членами экспертной комиссии данного предприятия. Если оно входит в состав какого-либо архива – государственного, ведомственного или муниципального, то акт необходимо согласовать и с ним.
Образец акта об уничтожении документов можно скачать внизу статьи.
В конце бланка должна присутствовать отметка о подтверждении описей дел по личному составу предприятия. Обязательно к акту на уничтожение прилагается акт о том, что уничтожение документов произведено, где указывается конечное количество бумаг и их вес. Без наличия этого документа акт об уничтожении становится не действительным, по причине отсутствия его подтверждения.
Возможно вам будут интересны следующие образцы актов:
При правильном соблюдении правил по оформлению акта, в нем должны быть указаны номера уничтожаемых статей, а так же нормативных актов, к которым эти статьи относятся. После составления списка вышеуказанных, эксперты определяют сроки хранения документации. В них должны указываться года, за которые выбраны документы. Количество бумаг должно быть описано предельно точно, так как все погрешности при первой же проверке станут очевидны.
Нельзя уничтожать документы с действующим сроком хранения. При неправильном указании числа документов, действия, происходящие с ними можно признать незаконными. Для организации, которой принадлежат уничтожаемые бумаги, это может обернуться серьезными проблемами. За нарушение закона в данном случае предусмотрено административное и уголовное привлечение к ответственности.
Также важным моментом является тот факт, что наименования позиций часто не соответствует названиям документов, которые применяются к ним исходя из статьи перечня бумаг. Это объясняется большим количеством видов документов, которые перечень типовых охватить не может. Решение о том, что и куда следует отнести, определяет архивариус, проводящий данную процедуру. Конечное число позиций показывает, насколько тщательно был произведен отбор. Как правило, их большое количество говорит о наиболее профессиональном проведении процедуры.
Акт об уничтожении документов и дел образец скачать — word .
Каждый документ имеет свой срок хранения, в течение этого периода его нельзя уничтожать, а следует хранить надлежащим образом. Документ может быть запрошен контролирующими органами. Архивное законодательство устанавливает срок хранения для каждого вида бланка.
Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» указывает, на протяжении какого периода документация должна храниться в неизменном виде. По окончании этого срока его можно уничтожить. Процедура уничтожения документов также должна быть оформлена правильно.
Прежде всего, руководитель формирует экспертную комиссию, в задачи которой входит проверка документации компании и отбор тех, срок хранения по которым истек. Результаты этой процедуры сводятся в акт об уничтожении документов. Бланк акта подписывается всеми членами комиссии, после чего дается руководителю на утверждение. С момента утверждения документация может быть передана на уничтожение.
Экспертной комиссии в своей работе следует быть предельно аккуратными, внимательно сверять срок хранения каждого типа документа с законодательными актами и приказами. Важно отобрать только те бланки, которые уже можно не хранить.
Акт об уничтожении документов может быть оформлен в свободной форме, строгих правил, применяемых к его заполнение законодательством не установлено. В качестве примера предлагаем скачать образец акта в конце статьи.
Возможно, вам будут полезны следующие образцы актов:
Экспертной комиссии в бланк акта об уничтожении документов следует включить следующие сведения:
Документ по накладной или передаточному акту передаются на уничтожение специализированной организации, этим занимающейся — контора по заготовке и переработки вторичного сырья.
Скачать образец акта об уничтожении документов — ссылка .
Уничтожение документов должно регулярно проводиться каждым предприятием. Именно поэтому в каждой организации будет полезно завести образец акта об уничтожении документов, чтобы он всегда находился перед глазами в качестве примера при оформлении результата проделанной работы. В предыдущей публикации мы привели пошаговые действия, которые необходимо будет для этого выполнить. Далее вы сможете найти образец акта, доступный для скачивания в формате doc.
Что еще необходимо знать для правильного составления акта.
Сроки хранения дел из нашего примера основываются на рекомендациях типового перечня документов 2000 года, и в настоящее время данный перечень прекратил свое действие в связи с появлением нового в конце 2010 года. Однако для определения сроков хранения документов, которые были сформированы до выхода нового перечня, используется информация из старого перечня. То есть, мы имеем в виду документы, которые были заведены с 2000 по 2010 годы включительно.
Новый типовой перечень представляет собой основание для работы с документацией, которая была заведена начиная с 2011 года, также он используется для того чтобы провести составление номенклатуры дел. актов на уничтожение документов и т.п.).
Предлагаем вашему вниманию пример акта на уничтожение документа:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению.
На основании "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения", утвержденного 06.10.2000 руководителем Федеральной архивной службы России, отобраны к уничтожению как не имеющие фактической ценности и утратившие практическое значение документы ООО "Водяной".
Заголовок дела или групповой заголовок документов