Рейтинг: 4.0/5.0 (1874 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Координату реквизита как для пишущей машины, так и для персонального компьютера можно задавать от границы левого поля тремя способами (представлено в виде дроби 1(5)/12,7, где 1 - положение табулятора, 5 - количество печатных знаков и 12,7 - линейный размер (в мм). Правда, в случае компьютерного набора указывать месторасположение реквизита количеством печатных знаков возможно только при использовании моноширинного шрифта. В этом случае на отрезке 12,7мм помещается 5 символов с шириной 2, 54 мм. Предпочтительнее при наборе текста на компьютере задавать координату реквизита линейным размером, например 2(10)/25,4, где 25,4 - линейный размер (в мм) от границы левого поля, который получен путем умножения номера позиции табуляции (2) на стандартную линейную величину позиции табуляции (12,7 мм).
Межстрочный интервал. В MSWord межстрочный интервал измеряется в строках: одна строка (1 ст) равна 12 пт или 0,677 дюйма. Межстрочный интервал устанавливается автоматически в зависимости от размера шрифта. В большинстве случаев в качестве межстрочного интервала устанавливается величина, равная 120 % от размера шрифта. Например, если установленный шрифт 10 пт, то межстрочный интервал автоматически будет равен 12 пт.В случае необходимости можно изменить межстрочный интервал. Обычно устанавливается интервал, равный 1 строке. Изменение интервала на полуторный приводит к тому, что и к строке будет прибавлена еще половина интервала. Можно установить двойной интервал. MSWord предоставляет возможность увеличить интервал на кратное число строк. Кроме того, можно задавать минимальное и точное значение интервала. Для этих целей предназначен раскрывающийся список Междустрочный в окне диалога “Абзац”.
Установка межстрочного интервала в документах имеет большое значение. Чем компактней расположены строки и абзацы на листе, тем лучше с точки зрения экономии. Однако чрезмерное уплотнение текста может привести к тому, что текст не будет удобочитаем, не говоря об эстетических моментах.
Для определения величины междустрочного интервала при оформлении текста документов на компьютере следует пользоваться стандартными требованиями машинописи. В соответствии с ними необходимо придерживаться межстрочных интервалов, представленных на рис. 1.2.
Важно помнить, что величина межстрочного интервала (1; 1,5; 2) устанавливаемая на пишущей машине, предполагает размещение на листе формата А4: 1) 58-61 строка - при 1 межстрочном интервале; 2) 38-41 - при 1,5 межстрочных интервалах; 3) 29-31 - при 2 межстрочных интервалах.
Когда же, в отличие от шрифта пишущей машины (12 пт), текст набирают на компьютере шрифтом 13, 14 и даже 15 пт и устанавливают межстрочный интервал 1; 1,5; 2, то он не будет соответствовать интервалу пишущей машины (1; 1,5; 2), так как не выдерживается вышеуказанное количество строк на формате А4. Для достижения соответствия следует на компьютере устанавливать межстрочный интервал на величину 0,5 интервала меньше. Например, 1,5 межстрочных интервала на пишущей машине будут соответствовать примерно 1 межстрочному интервалу на компьютере (зависит от размера шрифта и других параметров).
Таблица 1.3 Величина межстрочного интервала при оформлении текстов документовРис. 1.2. Величина межстрочного интервала при оформлении реквизитов
* ПМ - пишущая машина, ПК - персональный компьютер.
2.ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВОформление реквизитов необходимо проводить в соответствии с требованиями СТБ 6.38-2004.
Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещают на бланках документов государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь.
Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках следует располагать в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, помещают (по усмотрению организации) на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.
Организация негосударственной формы собственности помещает эмблему на верхнем поле бланка.
Код организации (код ОКОГУ по [9] для министерств и других органов
Похожие материалы Информация о работе
В практической деятельности выписка из приказа (как и из любого документа) готовится, если документ имеет большой объем, а требуемая информация занимает только небольшую его часть, либо из соображений конфиденциальности. Во всех других случаях проще просто сделать копию необходимого документа. Выписку из приказа по основной деятельности обычно оформляют по следующему образцу: полностью воспроизводят реквизиты бланка приказа, [. ]
В организации нередко возникает необходимость сделать копию документа или выписку из него. Чтобы они имели юридическую силу, требуется знать, как правильно заверить копию документа. Давайте рассмотрим, как оформляется отметка о заверении копии согласно существующим требованиям делопроизводства к реквизитам документов. Ниже текста на свободном месте последнего (или единственного) листа документа указывают следующие сведения: местонахождение подлинника документа [. ]
Правила оформления приказов по основной деятельности смотрите в предыдущей статье. Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов. Согласование приказа Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз. Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, [. ]
Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно. Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства. С конкретными примерами можно ознакомиться в разделе «Образцы приказов». Этот ресурс совсем молодой, так что коллекция образцов со временем непременно будет пополняться. Для оформления решения нормативно-распорядительного характера [. ]
Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем. Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке. При [. ]
Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства. Бланк письма Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид [. ]
срок обучения 2 года
Правила оформления реквизитов документов. Реквизиты: адрес, дата, индекс, виза, заголовок, подписьЧтобы правильно составлять документы, необходимо знать правила оформления реквизитов, которые мы рассмотрим здесь.
Реквизит "адрес " - местонахождение учреждения, организации или лица, которому направляется документ. Элементами реквизита "адрес" согласно почтовым правилам Министерства связи являются: почтовый индекс, область, край, город (село, деревня), улица, дом (корпус), квартира, комната или офис.
При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: обл. г. пос. с. р-н, ул. и т.д.
Адресат - учреждение или организация, которым направлен документ. Месторасположение адресата на документе в правом верхнем углу в ограничительных отметках на бланке. Правила оформления реквизита "адресат":
1. Печатается с четвертого положения табулятора через один межстрочный интервал с полутора - двумя интервалами между составными частями реквизита.
2. Каждая составная часть реквизита "адресат" (элемент) должна начинаться с новой строки, в конце смысловых строк реквизита знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки препинания сохраняются. Элементы реквизита "адресат":
наименование организации; наименование структурного подразделения; должность; фамилия и инициалы должностного лица, которому направлен документ; почтовый адрес.
Предлагаем конкретные варианты оформления реквизита "адресат". Если документ направляется в структурное подразделение организации, то название организации и структурного подразделения пишется в именительном падеже, фамилия должностного лица - в дательном:
Если документ направляется в несколько однородных организаций, то адресат указывают обобщенно:
Если документ адресуется руководителю организации, то наименование организации включается в состав должности адресата:
Если документ адресован частному лицу, то адрес, где проживает это лицо, печатается вначале, а затем указываются фамилия и инициалы:
Реквизит "дата " - обязательный реквизит документов, составная часть его поискового признака. Датой документа является: или дата его подписания, или дата принятия, или дата утверждения, или дата составления, или дата события (для протоколов).
Правила оформления реквизита "дата":
В текстах документов допускается использовать словесно - цифровой способ оформления: 10 мая 2008 года, 10 мая 2008 г.
Индекс - это цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, указывает место его составления и хранения. Индекс проставляется на одной строке с датой документа или в регистрационном штампе при поступлении документа. Для внутренних документов индексом является их порядковый номер в пределах календарного года. Элементы индекса для исходящих документов:
Например: 04 - 02/105, где
04 - индекс структурного подразделения; 02 - номер по номенклатуре дел; 105 - порядковый регистрационный номер документа.
На приложениях индексы не ставятся.
Реквизит "виза " используется для внутреннего согласования документа и ознакомления с ним. Элементы реквизита "виза":
Виза располагается ниже реквизита "подпись". Отказываться от визирования, делать какие-либо исправления не допускается. Если имеются замечания или дополнения к проекту, то они излагаются на отдельном листе, а виза оформляется следующим образом:
Виза ознакомления - подтверждение факта ознакомления с документом работника предприятия. Оформляется следующим образом:
Реквизит "заголовок " сущностное, смысловое выражение содержания текста документа, данное в краткой форме в самом его начале. Правила оформления реквизита "заголовок":
Об информационном обеспечении
Реквизит "подпись " содержит наименование должности лица, подписывающего документ, личную подпись и её расшифровку. Правила оформления реквизита "подпись":
Пример оформления реквизита "подпись":
Если документ подписывают несколько должностных лиц, то подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Если документ подписывают несколько равнозначных должностных лиц, то их подписи располагаются на одном уровне. Например:
Реквизит "подпись" отделяется от текста 2-4-мя интервалами.
Реквизит "резолюция " содержит конкретные указания руководителя предприятия или организации со сроками их исполнения и ответственного за исполнение должностного лица. Резолюцию накладывают, а не пишут. Это есть официально употребляемый термин, характеризующий её сущность, заключающуюся в отношении должности и документа. Элементы "резолюции":
Правила оформления реквизита "резолюция":
Пример оформления резолюции:
Реквизит "гриф утверждения " необходим для утверждения организационных документов. Элементы реквизита "гриф утверждения":
Правила оформления реквизита "гриф утверждения":
Пример оформления реквизита "гриф утверждения":
Реквизит "гриф согласования " означает, что проект документа согласован со всеми заинтересованными должностными лицами или с нормативным документом. Реквизит "гриф согласования" состоит:
Пример оформления реквизита "гриф согласования":
Согласование может производиться коллегиальным органом. В этом случае гриф согласования оформляется следующим образом:
В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:
Документы, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документа - состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используются два стандартных формата бланков документов A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.
01 - ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В соответствии с положением «О Государственном гербе Российской федерации» воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным:
02 - ГЕРБ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами и т.д.) субъектов Федерации.
Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города и района и регламентируется нормативными актами городов и районов Российской Федерации.
03 - ЭМБЛЕМА или ТОВАРНЫЙ ЗНАК ОРГАНИЗАЦИИ
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров». Изображение эмблемы помещают на бланках организации в соответствии с учредительными документами (уставом, положением). Эмблему не воспроизводят, если на бланке помещен Государственный Герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
04 - КОД ОРГАНИЗАЦИИ
Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации документа и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.
05 - ОСНОВНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР (ОГРН) ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА
Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06 - ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА/КОД ПРИЧИНЫ ПОСТАНОВКИ НА УЧЕТ (ИНН/КПП)
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07 - КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА
Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в Унифицированные системы документации (УСД).
08 - НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование организации является собирательным обозначением автора документа и должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и располагается ниже наименования на русском языке или справа от него.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения, должностного лица указывают в том случае, если они являются авторами документа и располагают ниже реквизита «Наименование организации».
Если документ подготавливается двумя или более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций располагаются в соответствии с рангом. Если организации одного ранга, их наименования располагают на одном уровне, в противном случае наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.
09 - СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ
Справочные данные об организации включают: почтовый адрес номера телефонов, код по ОКПО, код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, счетов в банке адрес электронной почты и др.).
10 - НАМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением организации) и должно соответствовать видам документов предусмотренным ОКУД. В бланке письма наименование вида документа не указывается.
11 - ДАТА ДОКУМЕНТА
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - это дата заседания, для акта - это дата события. Если автором документа являются две или более организаций, то датой является наиболее поздняя дата подписания. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, например: 6 июля 2006 года, а в остальных случаях - цифровой способ, например: 06.07.2006. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается оформление даты в иной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2006.07.06. Место проставления даты зависит от бланка и вида документа.
12 - РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА
Регистрационный номер документа - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и документы, поступающие от других организаций и частных лиц. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Для внутренних документов, таких как приказы, распоряжения и т.п. регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер документа, составленного двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
13 - ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка используется только в таких видах документов, которые являются ответами на запрос, например: письма, справки, докладные записки и др. Сведения в реквизит переносят с поступившего документа.
14 - МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ или ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.
Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большом числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывается наименование организации, затем почтовый адрес, например:
Ярославский строительный техникум
ул. Чайковского, д. 7
Должностная инструкция главного специалиста.
К тексту документа, составленного на бланке формата А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журналы, карточки и др.
19 - ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ
Реквизит «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения. В соответствии с ГОСТом отметку о контроле за исполнением обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
20 - ТЕКСТ ДОКУМЕНТА
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например; приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения).
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д. то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
21 - ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ
Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:
Приложение: на 5 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.
23 - ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА
«Гриф согласования документа» - реквизит, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:
Если согласование осуществляется письмом, решением, актом и др. Гриф согласования оформляют следующим образом:
24 - ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА
Согласование документа оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания, например:
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа, а также на копии отправляемого документа (письмо).
На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.
26 - ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
27 - ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ
Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:
28 - ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, например:
29 - ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуту). Этот реквизит проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.
30 - ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ КОПИИ ДОКУМЕНТА
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Схемы расположения реквизитов документов
Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
28 Сентября 2016
Если налоговые платежи перечисляются в бюджет с опозданием (то есть с нарушением установленных сроков), то помимо самих налогов необходимо дополнительно уплатить еще и пени. Расчет пеней является, пожалуй, одной из самых рутинных задач, которую приходится решать бухгалтеру. Впрочем, для ее успешного выполнения ему нужно учесть ряд нюансов.
Торговое предприятие (применяющее УСНО) планирует принять участие в региональной выставке-ярмарке «Школьный базар». Должно ли оно оборудовать торговое место ККТ либо торговлю можно осуществлять без применения кассового аппарата (выдавать покупателям по их требованию квитанции)?
Спор между компанией и налоговиками начался после того, как у ООО была проведена камеральная налоговая проверка уточненной налоговой декларации общества по НДС за II квартал 2014 года, после которой инспекторы выписали штрафы на сумму 7,8 млн руб. (ст. 122 НК РФ). ООО обратилось в арбитражный суд с требованием признать это решение налоговиков недействительным в связи с наличием смягчающих обстоятельств, а именно тяжелого финансового положения ООО.
27 Сентября 2016
Законодатели обратили внимание на то, что в Российской Федерации остается значительной суммарная задолженность по заработной плате. Например, по данным Крымстата на 20.07.2016 такая задолженность по предприятиям Республики Крым составила 116,3 млн руб. С целью повышения защищенности работников от недобросовестных работодателей в части оплаты труда принят Федеральный закон от 03.07.2016 № 272‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам повышения ответственности работодателей за нарушения законодательства в части, касающейся оплаты труда».
В условиях кризиса индексация заработной платы порой становится непосильной ношей для работодателей. Тем не менее индексация зарплаты в связи с инфляцией является обязанностью работодателя, а не его правом. В этом единодушны и Роструд, и Конституционный Суд РФ.
СеминарыБланки ОРД и требования, предъявляемые к их оформлению, изготовлению и хранению
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.
Документирование осуществляется на естественном языке(рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании ВТ - на машинном языке.
В действующем ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» установлен перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации (ОРД):
Государственный герб Российской Федерации;
герб субъекта Российской Федерации;
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
код формы документа;
справочные данные об организации ;
наименование вида документа ;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
отметка о поступлении документа в организацию ;
идентификатор электронной копии документа.
Помимо установленных стандартом реквизитов при оформлении документов используются и другие устойчивые отметки, официально реквизитами не являющиеся, но близкие по значению: «Подлежит возврату», «Экземпляр №», «Секретно», «Конфиденциально» и др.
Реквизиты документа не равноценны: одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы, другие носят чисто служебный характер и необходимы для организации работы с документом, третьи выполняют учетную функцию и т.д. Часть реквизитов документа является реквизитами бланка, часть реквизитов используется при составлении и оформлении документа, есть реквизиты, оформляемые на стадии исполнения документа.
Для конкретного вида документа существует определенный набор реквизитов, т.е. весь перечень реквизитов при подготовке одного вида документа не применяется. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе, поскольку они обеспечивают юридическую силу документу:
08 наименование организации;
10 наименование вида документа;
11 дата документа;
12 регистрационный номер документа;
16 гриф утверждения документа (если документ подлежит утверждению);
20 текст документа;
25 оттиск печати.
Применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнителя с документом. Нельзя забывать и о том, что именно наличие единого комплекса реквизитов и единых правил их оформления позволяет более эффективно применять компьютерную технику для изготовления и обработки документов.
Следует отметить, что ГОСТ Р 6.30-2003 не разграничивает реквизиты традиционных бумажных документов и электронных документов. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники должны включать: код и наименование организации создателя документа; местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дата подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).
Формуляр-образец организационно-распорядительных документов (ОРД) представляет собой графическую модель или схему построения документа, устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов, как показано на рис. 15, 16, 17. Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации.
Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста (1-19). Заголовочная часть, в свою очередь, делится на левую и правую половины.
Основная часть содержит информацию по сути документа (20).
Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста (21-30).
Схема оформления большинства ОРД достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.
Отличия в большей части касаются структуры и формы изложения текста документа.
Рис. 15. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4углового бланка
Рис. 16. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
Рис. 17. Формуляр-образец документа
Необходимость повторения в каждом документе определенной части информации позволяет не только определить порядок расположения реквизитов на документе, но и заранее нанести повторяющиеся части на листы бумаги, предназначенные для создания документов. Большая часть документов оформляется на бланках организации.
Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом ,отведенным для переменной информации.
Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на компьютере. Основные требования к бланкам определены ГОСТ Р 6.30-2003, который устанавливает виды бланков, состав информации и порядок ее расположения. В зависимости от расположения реквизитов различают два варианта бланков: продольный и угловой.
Продольный бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля (рис. 18, 19).
Угловой бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа в верхней левой части листа (см. рис. 18) и применяется для исходящих документов, имеющих в правом верхнем углу реквизиты «адресат» или «гриф утверждения»: письма, инструкции, правила. По подсчетам специалистов, угловое расположение экономит до 20% площади листа.
На бланках многострочные реквизиты могут располагаться:
центрованным способом, когда начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов (см. рис. 18, 19, 20).
Флаговым способом, когда каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.
Для предприятия ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует использовать три вида бланков:
бланк конкретного вида документа, кроме письма;
Общий бланк используют для составления любых видов документов, кроме писем. Такой бланк (рис. 18) в зависимости от учредительных документов предприятия включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 12, 14.
Рис. 18. Общий бланк таможни
Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации». Изображение герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля бланка. Изображение герба рекомендуется делать диаметром не более 20 мм.
В таможенных органах бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности.
Гербовые бланки документов таможенного органа подлежат учету, который ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале. На бланках типографским способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров.
Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.
Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя таможенного органа. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, которое оформляется актом и доводится до сведения руководителя таможенного органа.
Реквизит 02 «Герб субъекта Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
Бланк конкретного вида документа (приказа, распоряжения) в зависимости от учредительных документов предприятия (рис. 19) включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 11, 12, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 18, 19.
Рис. 19. Бланк приказа
Бланк письма в зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20 (см. рис. 20).
Рис. 20. Бланк письма таможни
Реквизит 04 «Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО включает 8 знаков. В документах, подготовленных на общем бланке или на бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием вида документа, в бланках писем - под реквизитом «Справочные данные об организации» (см. рис. 20), в унифицированных формах документов - вверху справа, в кодовой зоне. Код организации используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и является элементом идентификации документа.
Реквизиты 05 «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» и 06 «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми органами, осуществляющими государственную регистрацию юридических лиц.
Реквизит 07 «Код формы документа» проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). В документах, оформленных на общем бланке или на бланке конкретного вида документа, код формы документа проставляется под наименованием вида документа справа, в письмах - в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов - вверху справа, в кодовой зоне. Код формы документа используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи в целях сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.
Реквизит 08 «Наименование организации» (автора документа) должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и помещают его ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Требования к бланкам конкретизируются в распорядительных документах предприятия, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Применение бланков документов обязательно при направлении документов в сторонние организации.
Бланки предприятия хранятся в памяти компьютера и выводятся на печать при создании конкретного документа. При повышенных требованиях к защите документов от подделок бланки целесообразно заказывать в типографии, так как в этом случае используются специальные технологии изготовления бланков.
Для изготовления бланков документов используется два основных формата бумаги: А4 и А5 (допускается также использование бумаги формата А3).
На стандартном листе бумаги формата А4 оформляются внутренние документы предприятия (акты, протоколы, докладные, служебные записки и т.п.) и документы, создаваемые от имени двух и более организаций.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля (в мм) не менее:
20 - верхнее поле; 20 - нижнее поле;
20 - левое поле; 10 - правое поле.
При создании документов на компьютере рекомендуется:
использовать шрифт Times New Roman размер 13, 14 пт для текста, 16 пт полужирный для наименования вида документа, а для оформления табличных материалов 10 - 12 пт;
максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков;
многострочные реквизиты («Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования») печатать через 1 междустрочный интервал;
отделять реквизиты документа друг от друга 2-3 междустрочными интервалами;
наименование вида документа, а так же слова: СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ печатать прописными буквами;
слова: Примечание, Приложение, Основание печатать строчными буквами, кроме начальной буквы;
текст документа печатать через 1 - 2 междустрочных интервала;
в тексте документа устанавливать отступ первой строки - 1,25 см;
текст документа выравнивать по ширине с автоматической расстановкой переносов;
при изготовлении документов на двух и более страницах, вторую и последующие страницы нумеровать. Номер страницы проставлять арабскими цифрами посередине верхнего поля листа без слова «страница» или сокращения «стр.».
Для документов временного срока хранения (менее 5 лет) допускается использование оборотной стороны листа.
