приказ на создание должностных инструкций

Другие статьи

Приказ о создании должностных инструкций

Приказ о создании должностных инструкций

Это доходы, которые учитываются при расчте налога на усн, но напрямую не связаны с осуществлением деятельности, т. Упрощнная система налогообложения усн в году. Уплата ндс при усн.

Приказ о создании должностных инструкций

Штраф за нулевую декларацию, которая не была подана вовремя, составляет неуплаченной суммы налога, но не менее рублей. Чтобы сменить объект налогообложения, необходимо подать заявление в инспекцию. Форма заявления, которая утверждалась приказом фнс россии от апреля г. Учет основных средств при усн должны вести все организации.

Уважаемые форумчане, перед созданием тем, пользуйтесь, пожалуйста, поиском. Может кто поделится примером приказа на утверждение должностных инструкций. Создании комиссии по расследованию несчастного случая на работе приказ о привлечении сотрудников по оказанию информационных услуг примеры должностных. Приказ об утверждении должностных инструкций. Приказ о создании рабочей группы. Положение о рабочей группе по введению фгос. Приказ распоряжение о том, что к такому-то сроку руководителями подразделений должны быть представлены на утверждение должностные инструкции в. Нужен ли приказ о введении должностной инструкции в организации. Создание финансово устойчивой учетной политики организации. Создание и введение в действие. Организация разработки, согласования и утверждения должностных инструкций осуществляется посредством издания приказа о. Для введения новой должностной инструкции директором издается приказ. Утверждение локального нормативного акта находится в ведении начальника отдела кадров или другого ответственного лица. Приказ распоряжение о внесении изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию работника, с которым работник знакомиться под роспись. Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию. Приказ n __ о внесении изменений в должностную инструкцию готовить приказы и распоряжения по созданию, управлению и совершенствованию системы менеджмента качества. Приказ: должностные инструкции.

Усн процентов в данном случае объектом налогообложения являются доходы;. Уплата налога по усн в - году. Уведомление об изменении объекта налогообложения. То есть для ип и ооо, зарегистрированных в городе санкт-петербурге, ставка налога по усн доходы минус расходы устанавливалась в размере.

Как эффективно организовать процесс создания должностных инструкций в компании

Как эффективно организовать процесс создания должностных инструкций в компании

директор по персоналу издательства«Просвещение»,
президент Петербургского кадрового клуба «Кочубей»

Практика любого специалиста по персоналу насыщена задачами, связанными с созданием, реконструкцией и разного рода переделками должностных инструкций. Казалось бы, задачи понятные и несложные.
Но каждый HR-менеджер, любого ранга и статуса, хорошо знает, сколько проблем связано с этим, на первый взгляд, простым делом.
В этой статье я хочу поделиться практическим опытом по организации в компании процессов, связанных с разработкой должностных инструкций. Масштаб «операции» в данном случае не важен. Предлагаемая технология годится как для организации процесса введения должностных инструкций в масштабах всей компании, так и в рамках одного структурного подразделения, как для разработки должностных инструкций «с нуля», так и для их редактирования. Она разработана на основе опыта работы в российских компаниях.
Не уверена, что данная технология приемлема для консультационных компаний, разрабатывающих должностные инструкции под заказ. И едва ли она нужна структурированным компаниям, где существует четкая централизованная система разработки различного рода процедур «сверху» с последующим спусканием в нижестоящие структуры готовых разработок. Скорее эта технология предназначена для работы в обычных российских компаниях, которые хотят навести порядок в своем «рабочем доме» собственными силами.
Но лично мне эта технология уже не раз позволяла «опроцедурить» компанию на предмет обзаведения должностными инструкциями. Поскольку при ее выработке пришлось столкнуться с различными проблемами и препятствиями, считаю нужным предупредить о них своих коллег и рассказать, как они преодолевались на практике.
Еще раз повторюсь, что в этой статье не рассматривается вопрос о том, какой должна быть должностная инструкция по содержанию? Этот материал посвящен организации процесса разработки должностных инструкций.

Инициатива введения и разработки должностных инструкций

Посылом к процессу создания должностных инструкций может быть как жесткое решение руководства: «Обеспечить наличие», так и, собственно, осознание самой службой персонала и ее руководителем необходимости разработки должностных инструкций. Еще один повод для начала работы над инструкциями — понимание того, что применяемые инструкции морально устарели и требуют пересмотра.
Для того, чтобы описать технологию разработки должностных инструкций, возьмем действующую компанию с укомплектованным штатом. Есть работники, усердно выполняющие свои ежедневные задачи, есть руководители подразделений, есть служба персонала и есть грозное указание генерального директора. Нет должностных инструкций или по сроку давности они настолько устарели и потеряли свою актуальность, что проще написать новые, чем переделывать старые.
Итак, задача по разработке должностных инструкций поставлена и ее надо решать.
В основу «технологии» организации процесса легли несколько выводов, к которым я пришла в результате обширной практики разработки инструкций.

Вопреки распространенному мнению, я считаю, что специалист по человеческим ресурсам не должен брать на себя и службу персонала весь труд по разработке должностных инструкций. Почему? По ряду соображений.
Самое простое из них заключается в том, что наиглавнейшая составная часть должностной инструкции — это должностные обязанности. Должностные обязанности — это основа для постановки задачи. Задачу работнику ставит его непосредственный руководитель. Следовательно, ему и «карты в руки» — ему и составлять должностную инструкцию.
Еще один момент: должностные инструкции, «выстраданные» самим руководителем подразделения, как правило, более функциональны и более приближены к реальной действительности. Да и сам процесс их разработки помогает руководителю провести, своего рода, ревизию в своем хозяйстве, четко осознать слабые места в распределении функций.
Если же всю работу по разработке должностных инструкций возложить на службу персонала, то, безусловно, кадровики умеют и могут разработать должностную инструкцию на любую должность в компании. Но стоит ли этим титаническим объемом работы нагружать только их? И столь ли функциональны будут красивые инструкции, разработанные кадровиками и преподнесенные руководителям подразделений как презент? Ведь не секрет, что любая инструкция, заботливо «спущенная в недра» подразделений, читается по диагонали. А вот труд, созданный собственноручно, помнится почти наизусть.

Проверенный на практике и отчасти противоречащий первому выводу: руководители высшего звена не будут погружаться в увлекательный процесс по составлению должностных инструкций и найдут массу объективных причин, чтобы этого не делать. И это правильно. Задачка не их уровня.
Но и это можно организовать, обеспечив руководителей высшего звена неким полуфабрикатом инструкций, который им достаточно будет лишь внимательно вычитать, внести свои редакционные правки и утвердить.

Связан с тем, что никакие грозные декларативные указания типа «обеспечить, составить, разработать» к такому-то сроку, не поспособствуют развитию бурной деятельности среди руководителей подразделений и не сподвигнут их к старту увлекательного процесса. В худшем случае, под разными «благовидными» предлогами, эта задача будет игнорироваться или откладываться. В лучшем — будет создан ворох формальных, «мертвых», напрочь оторванных от действительности, должностных инструкций (с высокой долей вероятности — честно списанных с чужих инструкций).
Есть еще один философский вывод. Сам по себе процесс разработки должностных инструкций полезен для любого руководителя. Он помогает проанализировать функции работников подразделения, структуру распределения обязанностей, обнаружить слабые места, в том числе — лишние операции или нерациональное распределение обязанностей. Очевидными становятся и перекосы в распределении объема работ среди работников, обнаруживаются «пробои» во взаимодействии. Процесс разработки должностной инструкции носит некий обучающий характер и, в особо тяжелых случаях (давайте не будем лукавить, в российских компаниях такие случаи сплошь и рядом) — понять руководителю подразделения более четко и конкретно предназначение каждой должности. Возможно, просто так сложилось, но мне доводилось трудиться в компаниях, где проблем с четким пониманием изложенного выше было предостаточно. Поэтому, у меня есть основания полагать, что мои коллеги сталкиваются с аналогичными явлениями в своей практике также достаточно часто.

Этапы процесса разработки должностных инструкций

В чем же состоит задача службы персонала и как организовать процесс, дабы получить в итоге документы приемлемого качества? С моей точки зрения, роль службы персонала в этом деле — организационная и консультационно-методическая. Иными словами, задача HR-специалистов: организовать и скоординировать процесс, обеспечить методическую его поддержку и консультационную помощь. Обратите внимание: не разработать инструкции самим, а именно организовать процесс по их разработке, не просто проконсультировать, а обеспечить методическую поддержку.
Весь процесс разработки должностных инструкций силами руководителей подразделений, организованный службой персонала, можно разбить на несколько этапов:
1. Подготовительный (проводится полностью службой персонала).
1.1. Разработка шаблона (корпоративного стандарта) должностной инструкции.
1.2. Определение регламента процесса разработки должностных инструкций.
1.3. Разработка конструктора должностных инструкций.
2. Консультационно-методический (проводится совместно с будущими составителями должностных инструкций).
2.1. Обеспечение составителей методическим материалом — «конструктором» должностных инструкций.
2.2. Проведение первичных консультаций составителей. Согласование с составителями сроков промежуточных консультаций и предоставления ими промежуточных вариантов должностных инструкций.
2.3. Проработка промежуточных вариантов должностных инструкций.
3. Завершающий (проводится службой персонала).
3.1. Окончательная приемка разработанных должностных инструкций.
3.2. Сбор согласовательных виз и утверждение должностных инструкций у генерального директора.
Рассмотрим составляющие каждого этапа процесса по разработке должностных инструкций более детально.

Первый этап: подготовительный

Задача данного этапа — подготовить старт процесса разработки должностных инструкций и начать процесс.
1. Разработка шаблона. Данная процедура состоит из определения содержания и формата должностных инструкций. Выполнение работ на этом этапе целиком и полностью возлагается на службу персонала.
Прежде, чем громогласно возвещать о начале процесса разработки инструкций, служба персонала должна определиться с тем, что в должностную инструкцию будет входить, и как она будет выглядеть.
Сегодня вопрос содержания и формы отдан на откуп самим компаниям и не регламентируется на государственном уровне. Тем не менее, поборникам государственных стандартов можно порекомендовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст). В этом документе определяются требования к содержанию, оформлению и расположению реквизитов в должностных инструкциях. Можно, взяв его за основу, заложить в содержание и формат должностной инструкции потребности и специфику компании. В любом случае, необходимо разработать свой корпоративный стандарт должностной инструкции.
Такой стандарт должен включать:

разделы должностной инструкции и их описание;

стиль оформления должностной инструкции и расположение реквизитов.

Без чего практически бессмысленно приступать к разработке должностных инструкций? Как минимум — без утвержденной организационной структуры компании. В крайнем случае, если нет утвержденной оргструктуры, можно обойтись штатным расписанием. В противном случае — процесс разработки инструкций «насмерть» увязнет в неопределенностях. В идеале, для процесса разработки должностных инструкций нужны четко отлаженные и описанные бизнес-процессы. Но, это было бы слишком хорошо и просто. Как правило, в среднестатистической российской компании в наличии лишь штатное расписание и, возможно еще графически отрисованная организационная структура. Тем не менее, даже при таком скромном наборе, можно разработать стандарт (шаблон) должностной инструкции.
2. Определение регламента процесса разработки должностных инструкций. Данный этап фактически является стартом по разработке должностных инструкций. Разобравшись с формой и содержанием должностной инструкции, следует определить регламент проведения работ пошагово. Попросту говоря, необходимо с учетом порядка ведения в компании делопроизводства и принятой процедуры распорядительных действий, составить четкий план действий: от издания приказа (распоряжения) по разработке должностных инструкций и графика мероприятий, до порядка сдачи разработанных должностных инструкций на утверждение генеральному директору.
3. Разработка «конструктора» должностных инструкций. Далее, собственно, следует ядро «технологии» процедуры по разработке должностных инструкций — составление «конструктора» должностных инструкций.
Давайте представим себе ситуацию. Генеральный директор компании издает приказ (распоряжение) о том, что к такому-то сроку руководителями подразделений должны быть представлены на утверждение должностные инструкции в определенном формате. Первая реакция любого руководителя подразделения — почти однозначно негативная. Потому как перед ним ясно встает перспектива написания внушительного объема пакета документов по утвержденному образцу. В лучшем случае руководитель переадресует задание либо секретарю (если таковой есть в его распоряжении), либо непосредственно самим подчиненным — пусть «кропают» должностные инструкции на себя сами, либо попытается всячески оттянуть творческий процесс.
Как вариант, от руководителя подразделения может последовать поручение кому-либо из подчиненных о поиске подходящих инструкций в электронном виде (например, в Интернете). После быстренькой и незначительной подработки они будут представлены генеральному директору.
Ситуация может развиваться по другому сценарию, когда руководитель подразделения бросается к генеральному директору отстаивать идею, что написание должностных инструкций — удел службы персонала.
Таким образом все возвращается к исходной позиции: «Вам нужны должностные инструкции, вы и пишите».
Но, нужны-то они не только генеральному директору и службе персонала.
Есть ли вариант, при котором объем работы будет равномерно распределен на всех заинтересованных в должностных инструкциях лиц, при котором инструкции будут не просто красивым документом, а понятным, рабочим инструментом как для кадровиков, так и для руководителей, при котором они будут четко и понятно определять каждому работнику его обязанности, права, ответственность, предъявляемые требования и место в организационной структуре компании? На мой взгляд, есть.
Для того, чтобы сделать процесс разработки должностных инструкций в компании эффективным, был «составлен» своего рода «конструктор» должностных инструкций. Пример такого «конструктора», разработанного для нашей компании, приводится в разделе «БУМАГИ» — стр. 70. Назвали его «Методическая разработка по составлению должностных инструкций». По сути, эта методичка включает в себя разработанный шаблон должностной инструкции, сопровождаемый комментариями, разъяснениями, насыщенный стандартными формулировками, маленькими «меню» и пояснениями к действиям. Для того, чтобы составить по этой методичке должностную инструкцию, достаточно взять саму методичку, и, внимательно читая комментарии и разъяснения, следуя им, заполнить шаблон спецификой конкретной должности. Естественно, по ходу «пьесы» должны убираться все комментарии, которые уже прочитаны и поняты. Так появляется «на свет божий» промежуточная версия должностной инструкции. Другими словами, составитель, следуя методическим указаниям, просто «заливает» в шаблон свою информацию.
В разделе «БУМАГИ» представлена последняя версия «конструктора» — усложненная — она предусматривает возможность составления должностных инструкций на три категории должностей — руководителя, специалиста и технического исполнителя. В методичку включен общий шаблон (единый, независимо от категорий) и по ходу разъяснений, в каждом из разделов, входящих в стандартную должностную инструкцию, даются вставки из шаблона должностной инструкции по каждой категории. То есть, составитель должностной инструкции имеет возможность выбрать из «меню» тот шаблон, который соответствует категории должности, на которую составляется инструкция.
На первый взгляд, выглядит несколько громоздко, но в процессе работы очень быстро становится очевидным удобство пользования таким усложненным «конструктором».

1. Обеспечение составителей методическим материалом — «конструктором» должностных инструкций. На этом этапе производится раздача или рассылка материалов по электронной почте. Составители обеспечиваются «конструктором» и информацией о сроке проведения первичной консультации с работниками службы персонала (по заранее утвержденному графику). За каждым консультантом из числа работников службы персонала закрепляется несколько подразделений.
2. Проведение первичных консультаций составителей, согласование с составителями сроков промежуточных консультаций и предоставления ими промежуточных вариантов должностных инструкций. По заранее разработанному графику проходят консультационные встречи. На встрече даются разъяснения по использованию «конструктора» и ответы на вопросы, которые возникли у составителей должностных инструкций после получения ими материалов. Иными словами — снимаются все возникшие вопросы. С составителями согласовываются дата предоставления ими промежуточных вариантов должностных инструкций и, в случае необходимости, дата промежуточных консультаций.
3. Проработка промежуточных вариантов должностных инструкций. Консультант анализирует представленные варианты должностных инструкций, то есть проводит своего рода проверочную работу. Делает, в случае необходимости, замечания и отдает составителю на доработку. Как правило, на этом этапе, если составитель внимательно следовал указаниям методички, замечания мелкие и незначительные. Соответственно, особых усилий на их устранение от составителя не требуется.

На данном этапе проводятся последняя проверка окончательных вариантов должностных инструкций и сбор всех необходимых виз, и пакет должностных инструкций подготавливается на утверждение генеральному директору. Эту работу проводит каждый консультант по должностным инструкциям тех подразделений, которые за ним закреплены.

Преимущества описанной технологии по разработке должностных инструкций

Подведем общий итог по преимуществам предложенной технологии.
Как уже говорилось, инструкции, «выстраданные» непосредственно руководителями подразделений, получаются более живыми и работоспособными.
Кроме того, объем работы, распределенный между участниками процесса, не ложится непосильным грузом на одну службу. Планируемый подход к разработке должностных инструкций позволяет решать задачу по разработке должностных инструкций в штатном режиме, без аврала.
Еще одно преимущество заключается в том, что должностные инструкции, над которыми последовательно работают несколько «голов», в итоге максимально очищаются от субъективности.
«Конструктор» должностных инструкций позволяет отказаться от необходимости «выдумывания», а дает возможность «сборки» инструкции.
Наконец, должностные инструкции получаются максимально унифицированными, в выдержанном общем стиле.

Конечно, сам процесс на практике выглядит не совсем так оптимистично и просто. Естественно, он сопровождается определенными трудностями и сложностями. Учитывая свой опыт, расскажу о некоторых проблемах.
На руководителей высшего звена промежуточный вариант должностных инструкций составляется службой персонала. Затем, этот «полуфабрикат» предоставляется непосредственно руководителям высшего звена на редактирование. Руководители высшего звена вносят правки, и уже в таком виде должностные инструкции представляются генеральному директору. Если все прочие должностные инструкции, тщательно проработанные совместными усилиями, генеральный директор может смело утверждать, что называется «не глядя», то должностные инструкции руководителей высшего звена (то есть, своих непосредственных подчиненных) он изучает внимательным образом и вносит необходимые замечания, которые служба персонала соответствующим образом прорабатывает.
Составляя должностную инструкцию, руководитель подразделения мысленно держит в голове образ конкретного работника и пытается по факту его описать. Поэтому, во время консультаций постоянно приходится отрывать его от этого образа и вести речь о должности.
Разбивка должностей на категории должна быть проведена до начала разработки должностных инструкций и доведена до сведения руководителей подразделений. В идеале эта информация должна содержаться в утвержденной оргструктуре. Если разделения на категории нет, то придется отвечать на многочисленные вопросы, например: «к какой категории относится заместитель руководителя?», «водитель — это специалист или технический исполнитель?» и пр.
При первой консультации необходимо обратить внимание составителей на ключевые различия в правах и ответственности разных категорий должностей. Практика показывает, что к разделам «Права» и «Ответственность» составители часто относятся формально, уделяя основное внимание должностным обязанностям и взаимодействию.
Рекомендую особое внимание составителей обращать на формулировку должностных обязанностей. Зачастую обязанности пытаются записать либо в излишне конкретной форме, буквально описывая каждое телодвижение работника либо в очень обобщенной форме, обходясь общими фразами типа: «устанавливает связи с представителями других компаний».
Что это за «связи», с какими «представителями», каких «других компаний»? Должностная инструкция должна отвечать на вопросы, а не ставить их.

Также по этой теме:

Потєхін В.С. Потєхіна Є.А. Діловодство 5.1.Порядок подготовки приказов, распоряжений, указаний

Классификация приказов и требования к их подготовке изложены выше (см. п. 2.1.2). На предприятиях, где издание приказов осуществляется часто, целесообразно изготовить специальный шаблон приказов.

5.1.1.Создание шаблона приказа
Изготовление шаблона можно осуществить либо на основе общего бланка (см. п. 4.1.4), либо на основе бланка писем (см. п. 4.1.5). Остановимся на втором варианте, поскольку в этот шаблон на предшествующих этапах были включены "заготовки"-автотексты почти для всех реквизитов, требуемых для бланка приказов. Исключение составляют реквизит 08 (наименование вида документа) и 12 (место составления или издания). Для создания бланка приказа:

Создайте новый шаблон. следуя п. 1) подраздела 4.2.1.1.
Внесите в шаблон реквизит наименование вида документа. С этой целью:

Выделите во второй строке левого столбца технологической таблицы (Рисунок 20) реквизиты 04 (код организации) и 07 (справочные данные об организации).
Наберите слово ПРИКАЗ и выделите его.
Щелкните на пиктограммах Выровнять по центру и Полужирный.
Установите требуемый размер шрифта (14–16 пунктов).

Введите в шаблон реквизит место издания. Для цього:

Выделите в четвертой строке левого столбца технологической таблицы (Рисунок 24) реквизит 11 (ссылку на регистрационный № и дату).
Выполните команду: Таблица/Объединить ячейки и нажмите клавишу Del.
Наберите текст: г. Черноморск и выделите его.
Щелкните на пиктограммах Выровнять по центру и Полужирный.

Отредактируй шаблон как указано ниже (Рисунок 55).
Сохраните изменения в шаблоне под прежним именем Приказ угловой.dot. следуя методике п. 8 подраздела 4.1.5.

Рисунок 55 Внешний вид шаблона приказа

5.1.2.Подготовка приказа по основной деятельности
Для подготовки приказа по основной деятельности:

Создайте документ на основе шаблона Приказ угловой.dot:

Выполните команду: Файл/Создать.
В открывшемся окне диалога Создание документа перейдите на закладку ОРД.
Дважды щелкните мышью на пиктограмме Приказ угловой.dot.

Введите заголовок к тексту приказа. Для этого установите маркер в пятой строке левого столбца технологической таблицы и наберите текст, например, о командировании специалистов в Индию .
Подготовьтесь к вводу реквизита 19 (текст). Для цього:

Установите маркер ввода ниже заголовка приказа вне технологической таблицы.
Обеспечьте требуемый интервал между заголовком приказа и реквизитом текст, пропустив одну пустую строку (путем двукратного нажатия клавиши Enter ).
Настройте шрифты. задав размер 14 пт и выбрав шрифт Times New Roman (см. п. 3 подраздела 4.1.4.2).
Установите межстрочный интервал. равный 1,5 (см. п. 4 там же).

Наберите констатирующую часть реквизита 19, следуя требованиям подраздела 2.1.2 и используя аналогичные приказы Вашей организации. Пример оформления приведен ниже (Рисунок 56).

Рисунок 56 Пример оформленного констатирующей части приказа по основной деятельности

Пропустите две пустые строки, обеспечив тем самым требуемый межстрочный интервал.
Наберите распорядительную часть приказа, начинающуюся словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается в отдельной строке прописными буквами от нулевого положения табулятора (или по центру строки) и отделяется от последующего текста двумя междустрочными интервалами (двойное нажатие клавиши Enter ). После слова "ПРИКАЗЫВАЮ" ставится двоеточие.

Каждый пункт распорядительной части начинайте с указания исполнителя (его должности или фамилии), затем указывайте предписываемые действия и сроки их исполнения. Предписываемые действия выражаются глаголами в неопределенной форме (выполнить, осуществить, возложить и т.д.). Текст приказа, при необходимости, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждый пункт приказа печатается от первого положения табулятора. При необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляют распорядительные документы, которые настоящим приказом отменяются, изменяются или дополняются. Более подробно требования к реквизиту текст изложены выше (см. п. 2.1.2).

Пропустите 2 пустых строки.
Введите реквизит подпись. используя одноименный элемент автотекста 12 ) и применяя методику, которая изложена в п. 7 подраздела 4.2.1.2. Пример оформления подписной части приказа представлен ниже (Рисунок 57).
Сохраните документ, а затем распечатайте его.

Рисунок 57 Пример оформления подписной части приказа
Приказ приобретает юридическую силу только после подписания его руководителем предприятия. С приказом, подписанным руководителем предприятия, должны быть ознакомлены все упомянутые в приказе лица, они должны также расписаться на одном из экземпляров. В некоторых случаях приказы доводятся до сведения всех сотрудников и вывешиваются для ознакомления с их содержанием.

5.1.3.Особенности подготовки распоряжений и указаний

По текущим вопросам производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия, главные специалисты, руководители структурных подразделений (в рамках своей компетенции) могут издавать распоряжения и указания. Они оформляются, так же как и приказы, с указанием соответствующего названия вида документа на основе шаблона приказов. Распорядительная часть приказа в этих документах начинается словами "ОБЯЗЫВАЮ", "РЕКОМЕНДУЮ", "ПРЕДЛАГАЮ".

Если в подразделении или на предприятии издается большое количество распоряжений и указаний, для каждого вида документов следует подготовить отдельный шаблон, как это было сделано для приказов.

5.2.Изготовление типовых элементов должностной инструкции
Должностная инструкция содержит правила, регулирующие некоторые стороны деятельности и отношения между предприятием и должностными лицами. Должностную инструкцию разрабатывает непосредственный руководитель работника, деятельность которого она регламентирует. В некоторых случаях ее может разрабатывать сам исполнитель. Утверждает должностную инструкцию руководитель предприятия, подписывает — руководитель структурного подразделения. На предприятиях без структурного деления инструкцию подписывает только руководитель предприятия. Изготовление должностной инструкции целесообразно разбить на несколько этапов:

Создание заголовочной части.
Определение структуры содержательной части.
Ввод текста должностной инструкции.
Изготовление оформляющей части.
Форматирование инструкции.

5.2.1.Создание заголовочной части должностной инструкции
Порядок оформления должностной инструкции следующий:

Создайте новый документ на основе шаблона Приказ угловой.dot (действуйте по аналогии с п. 1 подраздела 5.1.2).
Выделите название документа « ПРИКАЗ » и введите название « ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ».
Введите гриф утверждения (реквизит 15), воспользовавшись средствами автотекста и действуя по аналогии с п. 7. подраздела 4.2.1.2.
Введите заголовок (реквизит 17). В заголовке должностной инструкции указывается должность работника в дательном падеже.

Пример заголовочной части документа, представлен ниже (Рисунок 58).

Рисунок 58 Заголовочная часть должностной инструкции

5.2.2.Определение структуры содержательной части
Содержательная часть — реквизит 19 (текст) должностной инструкции печатается через 3-4 межстрочных интервала после заголовка документа. Текст делится на разделы. Как правило, должностная инструкция содержит следующие разделы:

Общие положения,
Функции,
Обязанности,
Права,
Ответственность,
Связи и взаимоотношения по должности,
Оценка деятельности.

Рисунок 59 Структура должностной
инструкции секретарю-референту
Ниже (Рисунок 59) приведена структура должностной инструкции секретарю-референту.

5.2.3.Ввод текста должностной инструкции

Отступив 3-4 межстрочных интервала от заголовка документа, можно приступить к вводу текста инструкции.

Как правило, каждый раздел должностной инструкции представляет собой некоторый перечень функций, задач, обязанностей и т.д. Каждый пункт перечня следует печатать строчными буквами с новой строки от нулевого положения табулятора. Форматирование перечня лучше выполнять после ввода всего текста должностной инструкции.

Рассмотрим краткое содержание разделов должностной инструкции на примере должностной инструкции секретарю-референту.

В разделе 1 указываются: название должности, порядок (условия) приема, перемещения, увольнения должностного лица, подчиненность, квалификационные требования к работнику (должен знать, должен уметь), а также перечисляются документы, которыми руководствуется должностное лицо в своей работе.

В разделе 2 перечисляются основные функции должностного лица. Например, для секретаря-референта это:

выполнение машинописных, графических, множительных работ;
стенографирование (диктофонная запись) бесед, совещаний, выступлений и т.д.;
ведение учета рабочего времени сотрудников;
ведение учета командировочных удостоверений и т.д.

В разделе 3 подробно перечисляются обязанности, которые выполняет должностное лицо для реализации функций, указанных в разделе 2. Например, по функции "Учат рабочего времени" секретарь-референт обязан:

хранить журнал явки работников;
ежедневно заполнять табель явки на работу;
первого и пятнадцатого числа каждого месяца передавать табель в бухгалтерию и т.д.

В разделе 4 указываются права, которыми наделяется должностное лицо для выполнения своих обязанностей.

В разделе 5 говорится об ответственности, которую несет должностное лицо в случае невыполнения, несвоевременного, неполного выполнения обязанностей или неправильного использования прав.

В разделе 6 перечисляются информационные и другие связи, которые обязано поддерживать должностное лицо с другими подразделениями и работниками. Например, секретарь-референт составляет и передает до 1 числа каждого месяца отчет о почтово-телеграфных расходах или готовит и предоставляет руководителю предприятия справку о неисполненных документах.

В разделе 7 устанавливаются критерии оценки деятельности работника: инициативность, безошибочность, оперативность и т.д.

Каждый раздел должностной инструкции может содержать подразделы, пункты, подпункты и т.д.

5.2.4.Особенности изготовления оформляющей части

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и визируется юристом предприятия (если таковой имеется). Трафаретная часть подписи руководителя структурного подразделения и юриста может быть оформлена так, как это показано ниже (Рисунок 60).

Рисунок 60 Оформляющая часть должностной инструкции

5.2.5.Форматирование должностной инструкции

После ввода текста инструкции можно приступить к ее оформлению. Конечно, это можно было сделать и в процессе ввода текста, однако выполнять форматирование значительно легче, имея перед глазами полностью набранный текст.

В Word реализованы два принципиально отличных способа форматирования — прямое форматирование и стилевое форматирование.

Выбор способа форматирования зависит от поставленной задачи. Прямое форматирование достаточно практично, если, например, необходимо выделить слово жирным шрифтом или выровнять абзац. Это удобный способ оформления небольших документов разового использования. При сложном форматировании больших документов лучше пользоваться стилями.

5.2.5.1.Стилевое форматирование

Стилем называется группа параметров форматирования, обозначенная уникальным именем. Стиль абзаца или символа — это набор параметров, назначенных абзацу или символу с помощью команд меню Формат (вид и размер шрифта, отступы, выравнивание, поля и т.д.), которые используются как одно целое. Пользователь может применять весь набор выбранных форматов к выделенному фрагменту документа или ко всему документу.

В Word существует набор стандартных стилей форматирования, которые можно использовать при форматировании большинства документов, циркулирующих в сфере управления. В поле списка Стиль диалогового окна Стиль меню Формат можно просмотреть список стилей, доступных для активного документа.

5.2.5.2.Форматирования основного текста

Оформление должностной инструкции следует начинать с форматирования основного текста. В Word для форматирования основного текста документов имеются два стандартных стиля — Основной текст и Основной текст с отступом. в которых для текста документа установлен одинарный межстрочный интервал. Печатать основной текст документов через один межстрочный интервал допустимо только на страницах формата А5. Оба стандартных стиля можно сохранить без изменений и использовать при форматировании основного текста на бланках формата А5.

Однако преобладающая часть документов оформляется на бланках формата А4, поэтому для форматирования основного текста на листах такого формата целесообразно создать новый стиль. Новый стиль рекомендуется сохранить в шаблоне Normal.dot. чтобы в дальнейшем он был доступен для всех документов, создаваемых в Word. Для создания нового стиля следует выбрать и присвоить ему уникальное имя. Это можно выполнить в диалоговом окне Стиль меню Формат. Рассмотрим 2 примера.

5.2.5.2.1.Создание нового стиля форматирования абзацев основного текста с отступом

Вызовите команду Стиль меню Формат.
щелкните на кнопке Создать.

На экране откроется диалоговое окно Создание стиль (Рисунок 61), в котором необходимо установить параметры нового стиля форматирования основного текста.

В поле Имя введите имя создаваемого стиля — Текст документа с отступом.

Имя может содержать любую комбинацию символов (но не более 253), кроме обратной косой черты, точки с запятой и фигурных скобок.

В поле списка Основан на стиле установите имя стиля, на котором основан создаваемый стиль — Основной текст.
Чтобы внести создаваемый стиль в шаблон, подключенный к активному документу, и использовать его при создании новых документов, включите опцию Добавить в шаблон.
В поле списка Стиль определите вид создаваемого стиля — Абзаца.
Рисунок 61 Создание нового стиля
затем в поле Стиль следующего абзаца выберите имя создаваемого стиля — Текст документа с отступом.
щелкните на кнопке Формат.

Список, открывающийся при нажатии кнопки Формат. позволяет выбрать объект форматирования ( Шрифт. Абзац. Табуляция. Граница. Язык. Рамка. или Нумерация ). Открывающееся после щелчка на соответствующей строке списка диалоговое окно не отличается от окна одноименной команда меню Формат.

Выберите в списке значение Абзац.

На экране откроется раздел Отступы и интервалы диалогового окна Абзац. которое не отличается от окна команды Абзац меню Формат. В этом разделе необходимо установить новый межстрочный интервал и требуемый отступ первой строки абзацев основного текста.

Сначала в поле списка Междустрочный выберите значение Полуторный.
а затем, установив в поле Первая строка значение Отступ. введите в поле На значение отступа первой строки — 1,25 см, которое соответствует первому положению табулятора.
Закройте все диалоговые окна, последовательно нажимая кнопки ОК.

Созданный стиль будет добавлен в таблицу стилей после нажатия кнопки Применить в диалоговом окне Стиль. После закрытия диалоговых окон имя созданного стиля абзаца Текст документа с отступом появится в поле списка Стиль пиктографического меню Форматирование. Созданный стиль будет доступен для форматирования любых документов. Теперь вы можете создать новый стиль форматирования абзацев основного текста без отступов.
5.2.5.2.2.Создание нового стиля форматирования абзацев основного текста без отступов

Для этого необходимо повторить все описанные выше действия, кроме установки значения Отступ в поле списка Первая строка раздела Отступы и интервалы диалогового окна Абзац. В этом поле следует установить значение (нет). Новому стилю можно назначить имя текст документа.

Созданные стили будут доступны во всех документах Word. и их можно будет применять для форматирования основного текста любых документов.

5.2.5.2.3.Порядок применения созданных стилей
После того как будет создан необходимый стиль, можно приступать к форматированию основного текста документа. Для цього:

выделите основной текст документа,
в поле списка Стиль пиктографического меню Форматирование щелкните на строке Текст документа с отступом.

5.2.5.3.Форматирование разделов инструкции

Форматирование разделов инструкции предполагает применение встроенных стилей и их нумерацию.

5.2.5.3.1.Применение встроенных стилей
Для форматирования заголовков в Word имеется некоторое количество стандартных стилей форматирования (их число зависит от версии Word ): Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д. Чтобы отформатировать заголовки разделов должностной инструкции:

установите курсор в строку первого заголовка — Общие положения,
откройте поле списка Стиль пиктографического меню Форматирование.
щелкните, например, на строке Заголовок 1.

Форматирование заголовка первого раздела должностной инструкции изменится. Точно так же выполните форматирование всех заголовков разделов и подразделов.
5.2.5.3.2.Нумерация заголовков
Для нумерации заголовков:

Перейдите в режим структуры документа, выбрав в меню Вид команду Структура или нажав соответствующую кнопку пиктографического меню (обычно она размещается в левом нижнем углу экрана).

На экране появится панель инструментов Структура и отобразится структура документа — перечень всех разделов и подразделов должностной инструкции секретарю-референту, отформатированных стандартными стилями Word (Рисунок 62).

Рисунок 62 Заголовки должностной инструкции

Отметим, что в нашем случае на рисунке в пиктографическом меню Структура активными являются кнопки

( Показать заголовок 1 ) и

( Отобразить форматирование ).

Установите курсор в строку первого заголовка — Общие положения.
Выберите команду Список меню Формат.
В открывшемся диалоговом окне выберите вкладку Нумерованный и нужный формат, дважды щелкнув на нем.
Повторите перечисленные операции последовательно для всех заголовков

Результат представлен ниже (Рисунок 63).

Рисунок 63 Нумерация заголовков должностной инструкции

Заметим, что в версии WinWord 6.0 для нумерации заголовков можно воспользоваться командой Нумерация заголовков меню Формат.

5.2.5.4.Форматирование подразделов инструкции

Все подразделы должностной инструкции будут выглядеть более привлекательно, если их оформить в виде маркированного списка (списка-бюллетеня). При этом возможно либо прямое форматирование на основе имеющихся стилей, либо использование стилей, созданных вновь.

5.2.5.4.1.Прямое форматирование маркированного списка
Для преобразования многострочного текста в маркированный список можно воспользоваться прямым форматированием. Для цього:

Выберите команду Список меню Формат.

В открывшемся диалоговом окне, которое содержит три вкладки — Маркированный. Нумерованный. Многоуровневый — можно выбрать тип списка.

Щелкните на вкладке Маркированный (Рисунок 64).

Word предлагает на выбор семь различных, предварительно определенных типов маркированного списка, каждый из которых содержит свой символ перечисления. При оформлении маркированных списков в управленческих документах в качестве символа перечисления, как правило, используется звездочка (*) или штрих (-). Используя более выразительные символы перечисления, список можно сделать более наглядным. Для выбора иных маркеров:

Щелкните на кнопке Изменить. чтобы изменить символ перечисления (Рисунок 65).
Щелкните на кнопке Маркер.

Рисунок 64 Встроенные типы маркированного списка
В открывшемся диалоговом окне Символ можно выбрать нужный символ перечисления из набора доступных символов. Список будет выглядеть гораздо лучше, если в качестве символа перечисления использовать длинное тире. Для цього:

В поле списка Шрифт выберите значение (обычный текст),
выполните двойной щелчок на символе длинного тире,
с помощью кнопки ОК закройте все диалоговые окна.

Точно так же оформите все перечни должностной инструкции.
5.2.5.4.2.

Рисунок 65 Диалоговое окно Изменение
маркированного списка
Создание нового стиля маркированного списка

Чтобы обеспечить согласованное форматирование всех документов, лучше не использовать команд прямого форматирования. Необходимо либо создать новые стили, как это было сделано для общего текста документа, либо модифицировать стандартные, имеющиеся в Word. При модификации стандартного стиля следует учитывать то, что модифицировать можно только те стили, которые не будут использоваться в дальнейшем. В противном случае лучше создать новый стиль форматирования.

Заметим, что при модификации стандартного стиля следует изменять только те параметры, которые оказывают нужное влияние на внешний вид списка. Для освоения технологии модификации стилей решим две задачи: (1) изменим форматирование абзаца маркированного списка и (2) заменим символ перечисления.
Для решения первой задачи (замены символ перечисления):

Вызовите команду Стиль меню Формат.

в поле списка Стили выберите элемент Маркированный список.

Щелкните на кнопке Изменить

и в отрывшемся диалоговом окне Изменение стиля выполните щелчок на кнопке Формат.

В поле Описание открывшегося диалогового окна перечисляются параметры выбранного стиля:

Рисунок 66 Диалоговое окно Изменение стиля
Сначала в развернувшемся списке выберите значение Абзац.

в поле Междустрочный вкладки Отступы и интервалы выберите значение Полуторный.

а в поле списка Первая строка — значение нет.

Возвратитесь в диалоговое окно Изменение стиля. щелкнув на кнопке ОК.

Включите опцию Добавить в шаблон.

Измененный стиль будет добавлен в шаблон, подключенный к активному документу, и в дальнейшем будет доступен для всех новых документов, базирующихся на этом шаблоне. Для решения второй задачи.

щелкните на кнопке Формат.

в списке выберите значение Нумерация. На экране откроется диалоговое окно Список .Word предложит семь типов символов маркированного списка, установленных по умолчанию. Если ни один из них не подходит,

щелкните на кнопке Изменить. Открывшееся диалоговое окно Изменение маркированного списка позволяет выбрать новый символ, который будет использоваться в качестве символа перечисления, выполнить его форматирование и обозначить положение символа по отношению к тексту. Положение задается относительно полей и текста.

Щелкните на кнопке Маркер. В открывшемся диалоговом окне Символ можно выбрать необходимый символ перечисления из набора доступных символов, однако, следует знать меру. Как правило, в документах, циркулирующих в сфере управления, в качестве символа перечисления используется длинное тире (Рисунок 67).

В поле списка Шрифт выберите значение Обычный текст.

выполните двойной щелчок на символе длинного тире,

с помощью кнопки ОК закройте все диалоговые окна.

Постоянно следите за изображением в поле Образец и анализируйте, все ли правильно отформатировано. Поле предварительно просмотра Образец диалогового окна Изменение маркированного списка позволяет увидеть результат всех сделанных установок до внесения соответствующих изменений в документ.

Рисунок 67 Вставка нового символа перечисления
Так как опция Добавить в шаблон включена, то модифицированный стиль будет добавлен в шаблон, подключенный к активному документу.
5.2.5.4.3.Применение нового стиля
После модификации стиля преобразование всех используемых перечней должностной инструкции в маркированные списки не составит труда:

Выделите текст, который необходимо оформить как маркированный список,

и в поле списка Стиль пиктографического меню Форматирование щелкните на стиле Маркированный список.

Точно так же оформите все перечни, которые имеются в должностной инструкции.
Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения или руководителем предприятия, в зависимости от должности работника, которого она касается. Должность и расшифровка подписи руководителя оформляются так же, как в приказе.

В завершение распечатайте должностную инструкцию (команда Печать меню Файл ).
Контрольные вопросы

На основе какого шаблона целесообразно изготавливать шаблон приказа?

Каким способом можно ускорить изготовление реквизита текст, если какие-либо его части повторяются от приказа к приказу?

Если Вы подготовили шаблон приказа на основе шаблона письма, то каким образом быстрее всего оформить реквизит приложение к приказу?

Что рекомендуется предпринимать, если расшифровка подписи (фамилия) имеет длину большую, чем 4 см?

Какой шаблон целесообразно применять при изготовлении должностных инструкций?

Какие средства рекомендуется применять при разработке структуры большеобъемных документов, например, должностных инструкций?

В чем преимущества стилевого форматирования документов?

Что делать, если встроенные стили форматирования отличаются от требований ГОСТ Р 6.30-97?

Література

Д.В.Васильев. Делопроизводство на компьютере. Практические рекомендации. – М. "Приор", 1997.

Куперштейн В. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. – СПб. БХВ – Санкт-Петербург, 1999. – 256 с.

М.В.Стенюков, О.А.Кузнецова. Составление документов на компьютере. Практичний посібник. – М. "Приор", 1996.

Шафмайстер У. Пасько В. Word 6.0 для Windows в бюро. – Торгово-издательское бюро BHV, – Киев, 1995, – 378 с.

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы