Руководства, Инструкции, Бланки

к каким документам относится должностная инструкция

Рейтинг: 5.0/5.0 (1391 проголосовавших)

Категория: Инструкции

Описание

К какому виду документов относится должностная инструкция

К какому виду документов относится должностная инструкция

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2009, N 11. КАК СОСТАВИТЬ, СОГЛАСОВАТЬ И УТВЕРДИТЬ ДОЛЖНОСТНУЮ ИНСТРУКЦИЮ. В статье разъясняется, к каким видам документов относятся должностные инструкции, кем они утверждаются

Как правильно составить должностную инструкцию, какие стандарты применяются к ее составлению и в каком порядке составляется должностная инструкция? Стремительно увеличение количества различных компаний, занимающихся самыми разными видами деятельности, требует увеличения и профессиональных руководителей, которые способны не только на бумаге, но и на деле руководить фирмой так, чтобы ее работа была четкой, слаженной и приносила доход.
Но когда речь заходит о том, как правильно управлять компанией - многие затрудняются дать четкий ответ о том, что же такое управление предприятием, и часто связывают этот аспект деятельности с подсчетом доходов и расходов фирмы за определенный период. На самом деле бухгалтерия - бухгалтерией, но для того, чтобы экономистам было что считать - фирма должна работать на высокий результат.
А результат будет только тогда, когда определенный человек или группа лиц будут разрабатывать план работы, ставить перед коллективом определенные задачи и следить за их выполнением. А чтобы объективно оценивать работу предприятия, существует международный стандарт качества ISO 9000 - это совокупность принятых во всем мире стандартов и требований, которые предъявляются предприятию и направлены на создание системы управления качеством предоставляемых товаров или услуг.
Этот стандарт в первую очередь направлен на улучшение системы управления компанией, и как следствие - повышение ее конкурентоспособности, как на внутреннем, так и на внешнем рынке. Эти стандарты едины во всем мире. Новая редакция этих требований сейчас находится в разработке. Она получила название Total Quality Management (TQM). Стандарты, которые войдут в эту редакцию, будут касаться абсолютно всех направлений деятельности предприятия, включая внешние и внутренние связи, организацию рабочего процесса, и ряд других требований, применимых к созданию эффективной модели управления.
Во время сертификации в соответствии со стандартами ISO 9000 каждая фирма должна описать свою деятельность как совокупность различных процессов, которые протекают внутри фирмы и за ее пределами, и касаются заключения договоров и следок, экономической активности, взаимодействия с партнерами, клиентами и конкурентами, и т.д. Такой описание носит название формализации и является главным требованием стандартизации ISO 9000. но перед тем, как взяться за формализацию, стоит разобраться, кто из сотрудников компании отвечает за определенные процессы в соответствии с занимаемой должностью. Среди стандартов ISO 9000 имеется документ «Management Responsibility», что означает «Ответственность менеджеров», который и предусматривает четкое разграничение функций персонала и распределение зон ответственности.

Процесс разработки должностных инструкций можно представить в виде Но поскольку должностные инструкции являются документами Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №299 относится к организационно-распорядительным

Чтобы разработать систему качества, которая позволит значительно увеличить эффективность работы предприятия, четкое и скрупулезное документирование просто необходимо. Такая на первый взгляд формальная и довольно скучная работа позволяет выявить те факторы, которые снижают успешность фирмы и тормозят ее развитие. Например, в ходе формализации может проясниться тот факт, что за сферу продаж контролирует десятка два человек, а вот вопросами экономии ресурсов, на которые приходится довольно большая доля расходов компании, не занимается никто.
Управлять компанией - значит ставить цели, связанные с работой предприятия, и добиваться того, чтобы в четко определенный срок эти цели были достигнуты. Для этого цели работы нужно заранее четко формулировать, а так же фиксировать очередность их достижения и предусматривать возможные результаты. Так же неплохо фиксировать и процесс достижения цели - например, четкий план мероприятий, которые нужно провести или ряд новшеств, которые нужно внедрить. При необходимости - расписать и структуру этих мероприятий, пошаговый план их проведения, чтобы потом контролировать выполнение на каждом этапе. Относиться к этому нужно серьезно, потому что понимание того, что для успешной работы нужно «что-нибудь когда-нибудь сделать» никогда не станет залогом стабильности и успеха.
Успешность компании определяется тем, насколько она выполняет свое предназначение, конкурирует на рынке с другими подобными компаниями и обеспечивает себе как минимум стабильный доход. У успешной компании должны быть цели и планы и на ближайшее будущее, и на перспективу. То есть, решая вопрос, как увеличить доход в течение ближайшего квартала и как снизить затраты в текущем году, руководство должно думать и о том, к чему компания должна стремиться через 3, 5 или 10 лет - ведь основа дальнейшего успеха закладывается уже сегодня.
Структура фирмы - это пирамида, каждый кирпичик которой несет на себе определенную нагрузку, то есть, отвечает за те или иные процессы и за достижение определенных целей. При этом важно, чтобы не только руководство, но и каждый сотрудник, включая самое младшее звено, понимал, что от качества его работы зависит успех предприятия, а значит - наличие рабочего места и перспектива повышения зарплаты и карьерного роста для него самого. Для того, чтобы компания достигала поставленных целей, необходимо выработать у сотрудников так называемое производственное поведение, то есть, выполнение определенного вида работ, связанных с их специализацией.

это например распоряжение, а накладная, расписка и письмо-сообщение к каким видам относится. По назначению - организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная

Для того, чтобы каждый сотрудник осознавал свою ответственность и свой вклад в успешность компании, на предприятии должны иметься письменные документы, подтверждающие список производственных функций каждого работника. Если такой документ имеется - руководство вправе требовать от подчиненного выполнения зафиксированного объема работ в надлежащем качестве. В случае возникновения разного рода сложных ситуаций, будь то нарушение производственной дисциплины или судебные разбирательства, на основании такого документа можно четко определить, кто за что должен был отвечать и кто виноват в случившемся.
Такой документ называется должностной инструкцией, и предусматривает четкое разграничение обязанностей сотрудников на любом предприятии. В нем фиксируется, какие виды работ должен выполнять каждый сотрудник, в каком случае нести ответственность. Это - не просто формальность. Такой документ предусматривает разграничение сфер деятельности и является подтверждением того, что каждый сотрудник должен работать только за себя, и имеет полное право не выполнять совершенно бесплатно в сверхурочное время работу коллеги-лентяя.
И пусть эти должностные инструкции годами пылятся в папке на полочке - рано или поздно они сыграют важную роль в развитии компании.
Должностная инструкция - пожалуй, один-единственный документ, который сохранился на предприятиях со времен соцализма и по-прежнему востребован в условиях рыночной экономики. Он относится к группе организационно-правовых документов, регулирующих деятельность всех сотрудников компании.
Должностная инструкция - это документ, который закрепляет за сотрудниками перечень действий, который они должны выполнять, а так же фиксирует уровень ответственности сотрудника перед компанией. Согласно должностной инструкции, в момент принятия на работу на сотрудника возлагается выполнение поставленных задач, которые соответствуют его специальности. За качественное выполнение задач сотрудник и получает свою заработную плату.
К сожалению, на многих предприятиях сегодня этот документ считают пережитком прошлого, обычной канцелярской формальностью. Зачастую такой подход приводит к тому, что на деле очень сложно определить, кто какую работу выполняет и несет за это ответственность. Например, секретарю поручаются обязанности бухгалтера, с которыми тот не справляется. Но в случае недостачи или потери документов сложно установить, кто виновен и должен понести наказание.
Перед тем, как приниматься за составление должностной инструкции, необходимо разобраться в том, откуда она появилась, из чего состоит и что нужно учитывать при ее составлении. Появление этого документа связывают с именами Тейлора и Файоля - теоретиков науки о качественном управлении начала прошлого века. То есть, можно с уверенностью говорить о том, что возраст должностной инструкции составляет около ста лет. В середине ХХ столетия С. Фарм предложил выделять три фактора, с которыми сталкивается в процессе работы любой сотрудник - это вещи или предметы, информация и другие люди. Если подробно расписать виды этого взаимодействия, то получится замечательная основа должностной инструкции, которую можно использовать так же и для улучшения производственного процесса в компании.
Как правило, должностная инструкция состоит из таких разделов:
1. Название должности, которую занимает в компании определенный сотрудник. Здесь содержится информация о том, кому подчиняется и кем руководит работник, кого может замещать и кто может заместить его в случае длительного отсутствия на рабочем месте.
2. Производственные функции, которые сотрудник выполняет на предприятии - это список работ, которыми занимается человек, и процессов, в которых он принимает участие.
3. Функциональные обязанности. В этом разделе указываются конкретные действия, которые уполномочен выполнять работник на предприятии, а так же степень его участия в этих действиях. Например, если на работника возлагается функция управления качеством предоставляемых фирмой товаров и услуг, то в его обязанности входит разработка и внедрение систем качества, контроль результата работы и подготовка отчета о выполнении проекта повышения качества, управление работой подчиненных ему подразделений, отделов и отдельных сотрудников, слежение за выполнением ими своих обязанностей, и многое другое.
4. Средства. В этом разделе описывается оборудование, которое необходимо и которым имеет право или обязан пользоваться сотрудник при выполнении своей работы. Часто этому разделу уделяют недостаточное внимание. Поэтому возникают ситуации, когда сотрудники нерационально тратят свое рабочее время по причине того, что оборудования на всех не хватает, и приходится пользоваться им по очереди. В результате - простои и задержка развития компании, и как результат - снижение производительности и качества работы.
5. Права. Этот раздел посвящен опи

Если в должностной инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то этот документ является чисто К дополнительным разделам относится и разд. "Порядок пересмотра должностной инструкции".

"Кадровик". В статье разъясняется, к каким видам документов относятся должностные инструкции, кем они утверждаются, согласовываются, где фиксируется подпись об ознакомлении.

Меню

Другие статьи

Должностные инструкции

2.2 ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ

Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет.

Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифи­цированную форму и установленную структуру текста:

• Взаимоотношения (Связи по должности)

"Общие положения" в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщённые сведения о должности, подчинённость и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назна­чения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия.

Чаще всего от работника службы делопроизводства, секретаря-ре­ферента и секретаря требуется сегодня наличие высшего или среднего специального образования, умение работать на компьютере, определён­ный стаж работы, а для секретаря-референта - знание иностранного язы­ка. Подчиняются работники службы делопроизводства руководителю службы, но секретари-референты (секретари) имеют двойное подчине­ние - они подчиняются непосредственно руководителю (организации, структурного подразделения) и по вопросам организации делопроизвод­ства - начальнику службы делопроизводства.

Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень (или выдержки) основных законодательно-нормативных, нор­мативно-методических, организационных, распорядительных докумен­тов которыми работник руководствуется в своей деятельности. В обоб­щённом виде эти акты указаны в рассмотренном выше Положении о службе делопроизводства.

Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положе­ние о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Следующий раздел – «функции». В нём указывают основные направ­ления деятельности, а в разделе "Должностные обязанности" уже пере­числяют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - "Функции и должнос­тные обязанности" (или "Основные задачи и обязанности"). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого разде­ла многие формулировки можно взять из тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих.

Но хотелось бы сразу подчеркнуть, что к сожалению при утвержде­нии тарифно-квалификационных характеристик не были учтены не толь­ко изменившиеся профессиональные требования к работникам службы делопроизводства (наличие высшего или среднего специального обра­зования), но и место, которое занимает сегодня эта служба в системе управления, престижность и востребованность этой специальности. По­этому раздел Требования к квалификации по разрядам оплаты труда и сами разряды по Единой тарифной сетке, к которой отнесены работники службы делопроизводства, на сегодня устарели и абсолютно не соот­ветствуют сложившейся практике работы учреждений.

Из квалификационных характеристик можно использовать раздел Должностные обязанности.

Так, в квалификационной характеристике зав. канцелярией неболь­шой организации его должностные обязанности сводятся к следую­щему:

- обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправ­ляемой корреспонденции, её доставку по назначению;

- осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;

- организует работу по регистрации, учёту, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текуще­го делопроизводства, в т.ч. приказов и распоряжений руковод­ства;

- организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение;

- разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в орга­низации и организует их внедрение;

- принимает меры по обеспечению работников необходимыми инст­руктивными и справочными материалами, а также инвентарём, обо­рудованием, средствами механизации и автоматизации управлен­ческого труда;

- осуществляет методическое руководство делопроизводством в организации, контроль за правильным формированием, хранени­ем и своевременной сдачей дел в архив;

- обеспечивает печатание и размножение служебных документов;

- участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание;

- организует оформление командировочных документов, регистра­цию работников, прибывающих в командировку в организацию.

Квалификационные характеристики секретаря, секретаря-машинист­ки и секретаря-стенографистки, приведённые в сборнике тарифно-ква­лификационных характеристик, фактически аналогичны. Добавлены лишь обязанности машинописного оформления документов у секретаря-ма­шинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характе­ристик.

Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:

- выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руко­водителя организации или её подразделений;

- получает для руководителя сведения от работников подразделе­ний, вызывает их по его поручениям;

- организует телефонные переговоры руководителя;

- принимает и передаёт телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения;

- осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, опо­вещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведёт и оформляет протоколы;

- следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлеж­ностями, средствами организационной техники, создаёт условия, способствующие эффективной работе руководителя;

- передаёт и принимает информацию по приёмо-переговорным уст­ройствам;

- печатает по указанию руководителя различные материалы;

- ведёт делопроизводство, принимает поступающую на имя руко­водителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передаёт пос­ле её рассмотрения руководителем в подразделения или конк­ретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поруче­ний руководителя, взятых на контроль;

- принимает документы на подпись руководителю;

- организует приём посетителей, содействует оперативности выпол­нения просьб и предложений работников;

- формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив.

Как видим, приведённые характеристики достаточно подробно пере­числяют должностные обязанности и помогут при написании разделов конкретной должностной инструкции.

Безусловно, обязанности секретарей руководителей различных уров­ней будут отличаться как по содержанию работы, так и по объёму. На­пример, у секретаря руководителя учреждения значительно больше обязанностей по организации приёма посетителей, а секретарь руково­дителя структурного подразделения может вести учёт рабочего времени сотрудников отдела, у него большой объём работ по перепечатке доку­ментов, формированию дел и т.д.

В обязанности ответственного за ведение делопроизводства в струк­турном подразделении обычно включают:

- приём поступивших в отдел документов и передача их руководи­телю на рассмотрение;

- заполнение регистрационно-контрольной карточки (РКК) при де­централизованной системе регистрации;

- внесение резолюции руководителя, сведений о движении доку­мента, его исполнении (как при централизованной, так и при де­централизованной системе регистрации);

- передача документа исполнителю;

- сроковый контроль за исполнением документов и поручений руко­водителя;

- сообщение инспектору по контролю (в бюро контроля) об испол­нении документов в отделе и снятии их с контроля);

- проверка правильности оформления документов, представляемых на визу или подпись руководителю отдела и для отправки;

- приём от исполнителя и передача документов для машинописно­го оформления;

- передача документов на отправку или (при децентрализованной системе делопроизводства) - их отправка, включая факс и элек­тронную почту;

- участие в составлении номенклатуры дел подразделения;

- формирование дел в подразделениях в соответствии с номенкла­турой дел;

- подготовка и сдача дел структурного подразделения в архив. В обязанности машинисток (операторов ПЭВМ) входит:

- выполнение машинописных работ с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на ПЭВМ или пишущих машинках различ­ных систем;

- печатание под диктовку;

- распечатка записей с диктофонов и магнитофонов;

- уход за используемой техникой, контроль за её состоянием. В крупных организациях, где перепечатка и окончательное оформ­ление документов ведётся централизованно в машбюро, в обязанности заведующего бюро печати, осуществляющего руководство работой опе­раторов ПЭВМ (машинисток) можно внести:

- приём документов на печать и распределение их между операто­рами ПЭВМ (машинистками);

- учёт выполненных работ;

- контроль за сроками выполнения работ;

- контроль за качеством выполнения работ;

- учёт и обеспечение сохранности бланков документов, находящихся в бюро;

- обеспечение сохранности принимаемых документов и фонограмм;

- оборудование рабочих мест операторов ПЭВМ (машинисток);

- обеспечение работников бумагой и другими необходимыми мате­риалами;

- контроль за состоянием ПЭВМ, принтеров, диктофонов, пишущих

машин, организация их своевременного ремонта. В свободное время заведующий бюро также занимается машино­писными работами.

В должностной инструкции инспектора по контролю как функция за­писывается контроль за исполнением документов, поставленных на кон­троль, а в должностных обязанностях указывают:

- постановка документа на контроль (с помощью ПЭВМ или тради­ционной сроковой картотеки);

- получение от структурных подразделений или от исполнителей данных о ходе исполнения документа;

- проставление в контрольно-регистрационной карточке отметок о ходе исполнения документов(его передаче, промежуточных эта­пах исполнения и т.д.);

- проставление отметки об окончательном исполнении документа и снятие документа с контроля;

- информирование руководства о ходе исполнения документов;

- составление сводок о исполнении документов и т.д. Если в составе службы делопроизводства выделяется работник по обработке поступающих и отправляемых документов, ему в должност­ной инструкции в разделе "Функции и обязанности" можно указать:

При обработке входящих документов:

- проверка правильности адресования документов и целостности упа­ковки;

- вскрытие пакетов и проверка правильности вложений;

- проверка читаемости полученных по факсу сообщений и сообще­ние отправителю о необходимости повторной передачи;

- проставление отметки о получении документа;

- сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;

- передача регистрируемых документов на регистрацию;

- передача нерегистрируемых документов в структурные подразде­ления;

- общий учёт количества входящих документов.

При обработке отправляемых документов:

- проверка правильности оформления отправляемых документов и их комплектности;

- проставление адреса на конверте, вложение документов в кон­верт;

- маркирование почтовых отправлений;

- составление описей на заказную почту;

- отправка факсов и сообщений электронной почты;

- общий учёт количества отправляемых из организации документов и т.д.

В должностные обязанности-курьера обычно записывают:

- доставку корреспонденции с почты и доставку на почту в установ­ленное время;

- доставка документов по городу;

- доставка документов в структурные подразделения;

- запись рассылаемых и получаемых документов в рассыльной кни­ге и т.д.

Приведённые примеры, конечно, далеко не исчерпывают всех долж­ностных обязанностей работников службы делопроизводства. Отдель­ному работнику может быть поручена регистрация документов - и это найдёт отражение в его должностной инструкции. Другому—копировально-множительные работы. Свои специфические обязанности имеет заве­дующий архивом или ответственный за архивное хранение.

Все функции, записанные в Положении о службе делопроизводства, должны быть включены в должностные инструкции работников службы. При этом должно быть ясно, кто какой работой занимается и за что отве­чает.

В том и состоит особенность должностной инструкции на конкретного работника, что она перечисляет именно его функции и должностные обя­занности. Поэтому набор функций и должностных обязанностей всегда индивидуален, хотя и может составляться на базе типовых должност­ных инструкций.

Чем детальнее в разделе "Функции и должностные обязанности" бу­дет указано не только что. но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же ука­зывается и взаимозаменяемость.

Раздел "Права" очень важен для работника. В нём закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Например, для секретаря или работника, ведущего предварительный просмотр документов, записывается право предвари­тельного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя руководителя.

Для секретаря руководителя - право при организации приёма опре­деления приоритетности приёма посетителя; "фильтрации" телефонных звонков; контроля за правильностью оформления документов до пред­ставления их на подпись руководителя.

Для работников, в обязанности которых входит отправка документов - контроль за правильностью оформления документов, предназначен­ных к отправке и возвращение их на дооформление.

Очень важны права доступа к информации и запроса информации и документов для руководителя.

Для машинистки надо записать право возврата документов с нечита­емыми фрагментами текста или неразборчивой правкой, а для заведую­щего архивом - право не принимать дела, оформленные с нарушением правил.

Раздел должностной инструкции "Ответственность" может быть напи­сан обобщённо типа "работник несёт ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией", или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие требованиям ГОСТа Р 6.30-97; за несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.

Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Работая над этим разделом, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со ст. 15 Кодекса об админист­ративных правонарушениях "Должностные лица подлежат администра­тивной ответственности за административные правонарушения, связан­ные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка. и других правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обя­занности". За нарушения трудовой дисциплины применяются дисципли­нарные взыскания (ст. 135 КЗОТ). В случае материальной ответственно­сти за ущерб, причинённый организации, в соответствии со ст. 121 КЗОТ работник несёт материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость.

Раздел "Взаимоотношения" (связи по должности) также очень важен для организации работы. Обычно в нём обобщённо записывают, что ра­ботник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов. Но значительно легче работать, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудника­ми данный работник взаимодействует. Этот раздел целесообразно пред­ставить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передаёт документы, в какие сроки.

В последнее время во многих должностных инструкциях появился раздел Оценка работы. Основные критерии: своевременность выполне­ния работы и её качество.

Можно дополнить должностную инструкцию и другими разделами, например, организация рабочего места, распорядок рабочего дня и т.д.

Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке её пересмотра. Он может быть записан так: "До замены новой" или "Инструкция подле­жит пересмотру в случае изменения функций работника". Возможно ука­зание заранее установленного срока замены, например, раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного рас­писания и перераспределение обязанностей, внедрение новых техноло­гий, меняющих характер работы и т.д.

Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка и ут­верждается руководителем.

Рекомендации по каждому разделу должностной инструкции

Рекомендации по каждому разделу должностной инструкции 1. Общие положения


В данном разделе указываются:
1.1 Категория должности:
Определяется согласно ф асету 10 Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, а также по квалификационному справочнику руководитель, специалисты, другие служащие (технические исполнители).

1.2 Квалификационные требования:
Положения разрабатываются на основании разделов "требования к квалификации" Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, а также Тарифно-квалификационных характеристик по должностям работников отдельных отраслей.

1.3 Порядок назначения на должность и освобождения от должности:
Определяется в соответствии с принятым на предприятии порядком замещения должностей, Правилами внутреннего трудового распорядка, иными документами Как правило, назначение на должность и освобождение от должности осуществляется приказом руководителя предприятия Если у предприятия имеются обособленные структурные подразделения (филиалы, представительства, пр.),то полномочиями по назначению на должности и освобождению от должностей наделяются руководители таких подразделений При разработке данного пункта или группы пунктов следует указать и порядокпредставления к назначению на должность и освобождения от должности (по представлению какого лица производится назначение, с каким должностным лицом согласовывается назначение и т д).

1.4 Перечень основополагающих организационно-правовых документов, которыми должен руководствоваться работник:
В этот перечень, как правило включаются - Устав (Положение) предприятия, - Положение о персонале предприятия, - Положение о структурном подразделении, в состав которого входит должностное лицо, - настоящая должностная инструкция, (1) другие документы

1.5 Перечень нормативных правовых документов, которые должен знать работник:
Разрабатывается на основе раздела "должен знать" квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов идругих служащих.

1.6 Подчинение работника:
Называется вышестоящее должностное лицо, которому подчиняется работник Здесь может быть подробно расписано, чьи указания работник выполняет безусловно (т.е. своего непосредственного руководителя), а также чьи указания он выполняет дополнительно (при определенных условиях).

Раздел “Общие положения” может содержать только п. 1.2, 1.3, 1.6, но в то же время конкретно определять область деятельности работника. Например, в должностной инструкции специалиста по кадрам это работы по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.

Область деятельности может быть определена и как основная цель работы. Например, основной целью деятельности инспектора по кадрам является учет личного состава предприятия, его подразделений, а также обеспечение своевременного исполнения приказов, распоряжений и указаний по кадровым вопросам.

Зачастую в группу общих (основных) положений включаются условия предоставления отпуска, условия оплаты труда и премирования, др. что является ничем иным как дублированием трудового договора (контракта). Однако у такой формы есть свое преимущество. В свой экземпляр трудового договора работник заглядывает очень редко (как правило, при возникновении конфликтов), а вот своим экземпляром должностной инструкции он руководствуется в повседневной работе. Это дает работнику “психологическую гарантию”, что оклад у него такой-то, премия такая-то, и соответственно, качественное выполнение своих должностных обязанностей будет вознаграждено.

В раздел “Общие положения” могут включаться другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности. Так, наряду с условиями замещения работника в случае его временного отсутствия, можно указать какое должностное лицо в случае временного отсутствия такового замещает данный работник. Например: “Инспектор по кадрам замещает заместителя начальника отдела кадров на время отсутствия последнего”.

2. Функции


В этом разделе определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций, например, регистрация документов может слагаться из таких работ — заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т. д. <*>

<*> Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. / Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33.

При разработке данного раздела используют положение о структурном подразделении, в состав которого входит работник, а именно, определяется направление, за которое отвечает данный работник. Обратите внимание на первое предложение раздела “Должностные обязанности” квалификационных характеристик. Оно, как правило, определяет основное направление деятельности служащего. Например, в квалификационной характеристике менеджера по персоналу первым является положение об “Организации работы с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия, учреждения, организации и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников”. По сути, это и есть основное направление деятельности менеджера по персоналу.

В данном разделе можно и не ограничиваться основной функцией, а привести перечень функций. Несомненно, функции являются своего рода группами обязанностей, что, на первый взгляд, кажется дублированием. Это не совсем так. Дело в том, что при перечислении должностных обязанностей можно что-нибудь упустить. Например, в должностной инструкции инженера по подготовке кадров в числе обязанностей не указано представление руководству отчетов, сводок и другой документации по подготовке кадров. В то же время согласно должностной инструкции функцией этого специалиста является подготовка документации по подготовке кадров. При уклонении инженера по подготовке кадров от представления отчетов на заседания руководства предприятия на том основании, что это не является его должностной обязанностью, следует обратить внимание на его функции.

Кстати, чаще всего определение в должностной инструкции функций работника как раз и является “подстраховкой” на случай неполного перечня должностных обязанностей.

Вместо раздельного указания функций и должностных обязанностей в должностной инструкции можно использовать формулировку “функциональные обязанности”.

3. Должностные обязанности


В качестве основы для разработки данного раздела берутся квалификационные характеристики, а именно их раздел “должностные обязанности”. Их положения “увязываются” с основными задачами и функциями структурного подразделения, в состав которого входит работник.

В этом разделе могут быть указаны и обязанности, возлагаемые на работника в соответствии со сложившимся в структурном подразделении распределением обязанностей, выполняемых подразделением по решению руководства предприятия.

Возможно распределение обязанностей, содержащихся в одной квалификационной характеристике, между несколькими исполнителями. При сокращении численности персонала, увеличении объема выполняемых работ и иных условиях обязанности, предусмотренные квалификационной характеристикой по одной должности, могут быть дополнены обязанностями, предусмотренными квалификационными характеристиками по другим должностям, родственным по содержанию работ. При этом работы должны быть равными по сложности, и для их выполнения не должно требоваться другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.

При подготовке в должностной инструкции раздела “Должностные обязанности” самым важным является исключение дублирования одних и тех же обязанностей. Для этого используются различные приемы. Одним из них является следующий способ. Составляется таблица по нижеприведенному образцу. В графе 1 указываются обязанности или работы, а в графах под номерами 2—4, которые соответствуют разным должностям, проставляются знаки “Х”. Это означает, что данный специалист выполняет определенную обязанность. Наличие в строке нескольких знаков “Х” означает, что выполнение одной и той же обязанности возложено на нескольких работников.

Итак, согласно таблице, мероприятия по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины (строка 8) разрабатываются и инспектором по кадрам, и специалистом по кадрам. Исходя из этого, в должностных инструкциях этих работников можно либо закрепить совместные работы, либо разделить их (например, один организует разработку, второй — принимает участие в разработке).

Приведенный способ помогает не только при первоначальной разработке должностных инструкций. Так, в должностные инструкции время от времени вносятся изменения, и зачастую именно они являются причиной дублирования обязанностей. Посредством данного способа можно проанализировать измененные и дополненные инструкции и устранить в них имеющиеся недостатки, а соответственно рационально распределить обязанности.

Кстати, о Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих можно сказать, что в нем дублирование обязанностей по родственным должностям практически отсутствует.

Одним из самых трудоемких способов формирования перечня должностных обязанностей является составление карт должностных (функциональных) обязанностей. Чаще всего используют следующую форму:

При подготовке раздела “Должностные обязанности” могут быть использованы и иные способы. Как показывает опыт, очень эффективным является использование должностных инструкций-методик, т. е. в которых должностные обязанности расписаны буквально “по шагам”. Такие инструкции помогают вновь принятым на работу быстрее освоиться с принципами работы предприятия, а молодым работникам — тщательно исполнять свои должностные обязанности, о которых они знают только в теории.

4. Взаимоотношения (служебные связи)


Наличие в должностной инструкции данного раздела не является обязательным, все зависит от кадровой политики предприятия. Как правило, служебные связи детально “расписываются” в положениях о подразделениях, и в должностной инструкции достаточно сделать отсылку на соответствующее положение. Например, “специалист по кадрам по вопросам своей деятельности взаимодействует с должностными лицами других подразделений в порядке, установленном положением об отделе кадров”.

При указании служебных связей в должностной инструкции следует быть очень аккуратным. Особенно это касается должностных инструкций специалистов и других служащих. Рассмотрим такой пример. Инспектору по кадрам необходимо получить бланки, бумагу и иные канцелярские принадлежности. По общей схеме взаимодействия подразделений отдел кадров обращается в хозяйственный отдел с соответствующей заявкой. Но это на уровне подразделений и их руководства. А может ли специалист сам обратиться в начальнику хозяйственного отдела? Нужно ли для этого согласование с начальником отдела кадров?

Одно дело хозяйственный отдел, другое дело, например, финансовый отдел. Может ли специалист отдела кадров по запросу специалиста финансового отдела предоставить определенную информацию без согласования с руководителями этих подразделений?

Формулировки служебных связей в должностной инструкции должны быть предельно четкими и не вызывать таких вопросов.

Как правило, взаимоотношения расписываются по форме: “получает информацию и документацию — предоставляет информацию и документацию”, или “получение — предоставление”, или “входные связи — выходные связи” и т. д.

Допускается изображать служебные связи таблицами. Например:


Если раздел разрабатывается в виде таблицы, можно предусмотреть более сложную, но зато очень эффективную форму, которая наряду с перечисленными сведениями может содержать сроки, отведенные на выполнение работ по служебным связям, порядок согласования определенных действий со своим руководством (если это специалисты или другие служащие). Наряду с такими формами взаимодействия, как получение и предоставление (передача) информации и документации можно указать и выполнение совместных работ (разработка планов, отчетов и пр.).

Если в должностной инструкции вместо перечня должностных обязанностей используется карта должностных (функциональных) обязанностей, служебные связи (взаимоотношения) не расписываются.

Сложные схемы взаимоотношений (служебных связей) можно оформлять в виде отдельных приложений.

5. Права


В должностной инструкции указываются две группы прав: функциональные и трудовые.

К первой группе относятся следующие:

В этой таблице представлены основные функциональные права. Буквой “Р” отмечены те права, которыми наделяется руководство предприятия (руководитель предприятия, его заместители, руководители структурных подразделений). Права, которыми могут наделяться специалисты и другие служащие, отмечены буквой “С”.

Определение в должностной инструкции функциональных прав, особенно распорядительного характера, требует внимательного отношения. Дело в том, что право предоставляется для того, чтобы работник по своему усмотрению мог им воспользоваться — на то оно и право, чтобы свободно им распоряжаться.

Возьмем, например, сферу деятельности начальника отдела контроля качества. При установлении несоответствия качества изготовленной продукции должна быть прекращена или приостановлена отгрузка продукции. Приостановление или прекращение отгрузки — это право или обязанность начальника отдела контроля качества? Если данное действие вводится в должностную инструкцию в числе функциональных прав, то по логике начальник отдела может как воспользоваться своим правом, так и не воспользоваться. Если же ввести это действие в должностную обязанность, то при приостановлении отгрузки продукции начальник производственного цеха может возразить, что начальник отдела контроля качества “не имеет права”. Зачастую именно так и происходит. Поэтому-то чаще всего в должностные инструкции распорядительные действия в отношении других лиц включаются в группу прав. Однако при этом забывается защитный пункт: “Несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, а также за неиспользование или неполное использование своих функциональных прав”.

Ко второй группе (трудовым правам) относятся права, предусмотренные действующим трудовым законодательством. Чтобы избежать дублирования положений трудовых договоров, в должностную инструкцию можно включить следующие права:


6. Ответственность


Если основой для разработки предыдущих разделов должностной инструкции является законодательство Российской Федерации, то для составления данного раздела необходимо использовать навыки управляющего персоналом.

В варианте 2 образца должностной инструкции мы исходили из того, что применение формулировок “привлекается к ответственности”, “несет ответственность”, “в пределах (размерах), установленных (предусмотренных) уголовным, гражданским … законодательством” заставляет осознать подписывающего, что относиться к своим обязанностям следует более внимательно. Это достаточно резкий прием, вызывающий не только настороженность у работника, но и определенную напряженность. Конечно, привлечь к уголовной, гражданской и административной ответственности могут только специально уполномоченные органы — суд и, соответственно, ряд правоохранительных структур. Но инициатором привлечения к ответственности за хищения, причинение ущерба предприятию выступает руководство предприятия. Самостоятельно привлечь служащего можно только к материальной и дисциплинарной ответственности, и только в пределах трудового законодательства. Должностные инструкции разрабатываются на служащих, большая часть которых должна иметь высшее образование. Поэтому у большинства руководителей структурных подразделений и специалистов указанные выше формулировки в должностных инструкциях, составленных по варианту 2 образца, не вызывают вопросов. Если же вопросы задавались — кадровая служба давала соответствующие разъяснения.

Меньше вопросов, а впоследствии более легкомысленное отношение у подписывающих вызывают формулировки “за несвоевременное и некачественное исполнение обязанностей служащий привлекается к ответственности” или “несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией”.

Раздел “Ответственность” может быть и расширительным. Например:

Несет ответственность за:

1. Несоблюдение настоящей инструкции.

2. Ненадлежащее выполнение своих обязанностей.

3. Необеспечение сохранности принятых на ответственное хранение программных и технических средств.

4. Необеспечение сохранности принимаемой и достоверности передаваемой информации.

5. Несанкционированный доступ к информации, не предназначенной для опубликования.

В должностных инструкциях в раздел “Ответственность” иногда включаются следующие формулировки:

Специалист отвечает за:

1. Правильное ведение документации.

2. Своевременное предоставление информации.

Такой пункт следует включать в раздел “Должностные обязанности”. В разделе “Ответственность” нужно указывать, какие неблагоприятные последствия для работника повлечет неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей. Так, в должностной инструкции инженера по охране труда можно указать следующее: “За нарушение требований законодательных и иных нормативных актов об охране труда привлекается к административной, дисциплинарной и, в соответствующих случаях, к материальной и уголовной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации”.

Можно использовать и такую формулировку ответственности: “В зависимости от характера нарушений, совершенных в процессе исполнения своих обязанностей и последствий таких нарушений, работник может быть привлечен к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности в установленном порядке”.

В инструкции должностного лица торгового предприятия можно не только указать меру ответственности за наиболее характерные правонарушения в процессе его деятельности, но и сделать ссылку на нормативный правовой акт, устанавливающий такую ответственность: Закон РФ “О защите прав потребителей”, Закон РФ “О сертификации продукции и услуг” и другие.

Если работник является материально-ответственным лицом, то должностная инструкция наряду с договором о материальной ответственности может определять, каким образом этот работник несет в соответствии с законодательством РФ материальную ответственность за ущерб, причиненный предприятию.

В том случае, если в должностной инструкции определяется ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, следует предусмотреть и критерии оценки, которые позволяют оценить степень выполнения работником своих обязанностей и использования своих прав.

7. Поощрения

Этот раздел включается в должностные инструкции на предприятиях, специалисты по персоналу которых считают, что указание в должностной инструкции форм поощрения является дополнительным стимулом для качественного исполнения работником своих должностных обязанностей.

Здесь указывается, при каких условиях применяются меры материального и морального поощрения, перечисляются их виды. Если в должностную инструкцию вводится данный раздел, то следует включить либо отдельным разделом должностной инструкции, либо пунктами раздела “Поощрения” оценку работы (деятельности), т. е. указать критерии.

В числе таковых можно назвать:

— авторитет в коллективе;

— отзывы о качестве работ вышестоящих лиц;

— сроки исполнения должностных обязанностей;

— показатели эффективности работы должностного лица и т. д.

Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, указанных в должностной инструкции. Так, о качестве работы инспектора по кадрам свидетельствуют:

1. Соблюдение трудовой дисциплины работниками предприятия.

2. Своевременность оформления кадровой документации.

3. Отсутствие замечаний к ведению кадровой документации, в том числе от сторонних организаций (по справкам, выданным работникам; по документам, оформленным для назначения пенсий и пр.).

Раздел, в котором указываются критерии оценки исполнения должностных обязанностей работником, может называться “Оценка деятельности” или “Оценка работы”.

Разработка должностных инструкций является функцией отдела организации и оплаты труда или лаборатории (бюро) по организации труда и управления производством. При отсутствии таких подразделений на предприятии эта функция закрепляется за отделом кадров или отдельными специалистами. Так, согласно квалификационным характеристикам должностей руководителей, специалистов и служащих организация работ по составлению должностных инструкций определяется как обязанность инженера по организации управления производством. Разработка инструкций может поручаться специалистам по персоналу и другим работникам.

Схема создания этого документа может быть и другой. Например, подготовка проектов должностных инструкций может поручаться руководителям структурных подразделений, к штату которых относятся определенные должности. Специалисты по персоналу производят корректировку текста и передают для согласования в кадровые подразделения, юридический отдел и пр. Затем должностная инструкция представляется на утверждение руководителя предприятия или иного должностного лица, в компетенции которого закреплено утверждение должностных инструкций.

Для единообразного порядка оформления должностных инструкций на предприятии целесообразно утвердить схему разработки, согласования и утверждения должностных инструкций.