Руководства, Инструкции, Бланки

протокол совещаний образец

Рейтинг: 4.1/5.0 (471 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Протокол совещаний образец

Протокол. Образец протокола. Форма и бланк протокола

Протокол – это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании, совещании.

Составление протокола

Протокол обычно составляется секретарем или другим назначенным лицом непосредственно на заседании.

Форма протокола содержит следующие реквизиты:
  • полное наименование организации;
  • название документа (ПРОТОКОЛ);
  • номер протокола;
  • дата заседания;
  • место заседания;
  • заголовок к тексту документа;
  • текст протокола;
  • подписи.

Основная часть текста протокола собрания разбита на несколько составляющих. В каждом разделе могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Данные слова пишутся прописными буквами с нового абзаца.

Виды протоколов

Протоколы могут быть двух видов: краткие и полные. Краткий протокол содержит в себе фамилии докладчиков, темы докладов. Полный протокол содержит записи всех докладов.

Скачать протокол

протокол совещаний образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Кадровый портал КАДРОВИК

    Программа профессиональной переподготовки «Управление персоналом (Профессиональный стандарт)»
    Очно-дистанционный курс профессиональной переподготовки Национального союза кадровиков и Московского технологического университета (МИРЭА) в соответствии с требованиями профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом». Диплом государственного образца государственного университета о прохождении профессиональной переподготовки и удостоверение Национального союза кадровиков.

    Сообщение об ошибке 404:
    Страница не найдена по адресу http://www.kadrovik.ru Извините, но запрошенной вами страницы, http://www.kadrovik.ru, не существует на сайте " кадровый портал КАДРОВИК.РУ "

    Общие ошибки:
    Наиболее часто встречающиеся ошибки при работе с сайтом кадровый портал КАДРОВИК.РУ:
    • Url заканчивается на .htm - все страницы на сайте "кадровый портал КАДРОВИК.РУ" заканчиваются на .php
    • Вы использовали СИМВОЛЫ ВЕРХНЕГО РЕГИСТРА - все имена на сайте используют нижний регистр

    10 наиболее читаемых статей

    Попробуйте перейти главную страницу: Вы может попробовать перейти на главную странизу сайта: кадровый портал КАДРОВИК.РУ И продолжить свой поиск оттуда.

    © ВКК-Национальный союз кадровиков 2002-2016
    Секретариат НСК тел. (495) 937 49 55
    129164, Москва, а/я 23
    e-mail: nsk@kadrovik.ru
    При полном или частичном копировании материалов гиперссылка на страницу первоисточника обязательна.

    веб-дизайн | оптимизация | продвижение

    Время формирования страницы: 1475013111.0927 сек.

    Протокол заседания трудового коллектива

    Протокол заседания трудового коллектива

    Протокол заседания трудового коллектива - это это из видов организационно-распорядительных документов, отражающий информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях. Содержат постановляющую часть, используется для документирования постоянных заседаний.

    Протокол заседания трудового коллектива обязательно должен включать в себя: наименование учреждения (организации предприятия), вид документа (протокол), места для проставления индекса документа, даты, места составления протокола (географический пункт), заголовка к тексту. Таким образом, заголовок имеет вид:

    Общество с ограниченной ответственностью “________________”
    П Р О Т О К О Л
    заседания трудового коллектива
    07.02.2011 ________________________________________________ № 1
    Москва

    Также в вводной части протокола после заголовка указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания, наименование должности можно не указывать.

    Далее с новой строки печатают слово “Присутствовали:” и перечисляют в алфавитном порядке фамилии и инициалы постоянных участников заседания, членов комиссии и других сотрудников данной организации (структурного подразделения) без указания должностей. Если на заседании присутствуют должностные лица из сторонних организаций, в протоколе с новой строки печатают слово “Приглашенные:”, а также фамилии, инициалы и должности с указанием организации приглашенных на заседание.

    При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество.

    Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем или специально выбранным или назначенным лицом, выполняющим его функции, вручную или с использованием диктофона. Секретарь заседания должен использовать документы, возникшие в ходе его подготовки, – повестку дня, списки участников, тексты докладов или выступлений, проекты решений.

    Датой протокола является дата заседания! Если заседание трудового коллектива продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания, например: 21–24.09.2000 или 21–24 сентября 2000 г. Номером (регистрационным индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

    Следующим абзацем указывается перечень вопросов, подлежащих обсуждению. Он начинается словами “Повестка дня”. Повестка дня содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, и фиксирует последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

    Повестка дня заседания трудового коллектива, как правило, составляется заранее и должна включать в себя оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Правильно составленная повестка дня позволяет грамотно спланировать проведение совещания, добиться наибольшей эффективности от этого вида деятельности. Включение в повестку дня нескольких крупных вопросов (или большого количества мелких) приводит к затягиванию совещания, потерям времени его участников, снижению качества принимаемых решений. Исходя из этого не рекомендуется включать в повестку дня пункт “Разное”, обсуждение которого может требовать значительного времени.

    Основная часть протокола заседания состоит из нескольких разделов, каждый из которых относится к соответствующему пункту повестки дня. Каждый раздел состоит из трех частей: “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ” ( или “РЕШИЛИ”), в каждой из этих частей выделяют запись речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже. Вопросы к докладчику или выступающим вносятся в протокол в порядке их поступления, каждый вопрос печатается с красной строки. Фамилии при этом допускается не указывать.

    Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова “ПОСТАНОВИЛИ” ( или “РЕШИЛИ”). Решение принимается коллегиально, что зачастую предполагает голосование участников. Однако в управленческой практике результаты голосования в протоколах обычно не отражают. Если же такая необходимость возникает, то результаты голосования указываются отдельно по каждому пункту решения. Например, “Единогласно” или “За – 14, против – 1, воздержались – 3”.

    Протокол оформляет секретарь заседания, перепечатывая текст, редактируя его и согласовывая с председателем совещания или руководителем структурного подразделения. Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей – председателя и секретаря.

    Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается секретарем в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел. Однако нередко возникают случаи, когда работнику необходимо представить в другую организацию (или структурное подразделение) принятое решение. В таком случае оформляется выписка из протокола.

    Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Заголовок имеет вид:

    Общество с ограниченной ответственностью “_______________ ”
    В Ы П И С К А И З П Р О Т О К О Л А
    заседания трудового коллектива
    07.02.2011 ________________________________________________ № 1
    Москва

    Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова “Верно”, указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

    Подготовка к совещанию и оформление протокола

    Подготовка к совещанию и оформление протокола

    8 октября 2012, просмотров: 17816, Раздел: Бизнес-статьи

    Подготовка к совещанию.
    После проведения заседания необходимо составить протокол. Он считается основным документом, потому что он фиксирует сам факт заседания, какое на нем было принято решение и срок его выполнения. Данный документ в дальнейшем служит основанием для издания постановления или решения.

    Собрание, как правило, проводиться в любом составе. В него могут входить не только члены коллегиального органа, но и руководители департамента или специалисты определенных структур подразделения. Чем тщательнее пройдет подготовка собрания, тем меньше времени уйдет на подготовку к совещанию и тем больше эффективных решений будет принято.

    В ходе заседания составляются некоторые документы, которые впоследствии служат приложением к протоколу.

    Первым из этого ряда документов считается повестка дня. Она, как правило, составляется секретарем. Затем она рассылается всем участникам процесса заседания и приглашенным на него лицам. В ней необходимо указать число и последовательность вопросов, которые подлежат обсуждению, дату и время заседания, фамилию докладчика или если их много, то нужно перечислить каждого из них и место проведения заседания. Форма данной повестки может быть разной. На первом примере показан образец более официальной повестки, а на второй подходит для оперативных заседаний.

    Пример первый оформления протокола, касательно повестки дня.


    Так же в состав документов входит и проект по решению каждого из вопросов, которые были включены в данную повестку. Готовят эти проекты сами докладчики.
    В ходе подготовки к собранию также готовиться явочный лист или лист регистрации участников, его пример показан в примере под номером тринадцать. Его необходимо составляет, когда участников собрания больше пятнадцати.

    Типовые правила оформления протокола.

    Порядок оформления протокола определен ГОСТом. В данном ГОСТе указаны правила оформления протокола, а именно его заголовок и заключительная часть, а также требования, предъявленные к тексту этого документа.

    В нем указывается полное название предприятия, протокол, ставится его номер и дата, а так де место, где он был составлен и заголовок текста.

    Если предприятие имеет официальное сокращенное наименование, то его можно указать строкой ниже в скобках. Это показано на примере три.

    Если предприятие имеет вышестоящую организацию, то ее название должно быть указано выше названия организации. Это показано на примере пять.
    Пример 3


    Датой протокола считается день проведения самого заседания. Если заседание длилось не один день, то в протоколе следует указать дату его начала и конца. Это показано на примере шесть.

    Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания – 16 января.

    В этой ситуации датой протокола будет «13 – 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 – 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».

    Номером протокола считается порядковый номер самого заседания.

    Заголовок к тексту указывает вид коллегиальной деятельности. Это показано на примере семь.


    Реквизиты заголовка можно расположить продольно. Это показано на примере восемь. Или угловым способом. Это показано на примере девять.


    В примере двадцать один показано правильное оформление протокола при полном варианте его оформлении.


    Пример двадцать два показывает краткое оформление протокола.


    Оформление выписки из протокола

    Выписка из протокола-точная копия части текста самого протокола. Она подписывается секретарем. Ее пример заполнения указан в примере двадцать четыре.

    Протокол совещаний образцы - образцы нормативных документов

    Протокол заседания или собрания его содержание и образец


    Решили; отражают принятое решение по обсуждаемому вопросцу. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 3-х рабочих дней опосля заседания. В таком случае секретарь, к примеру, правления акционерного общества. Ежели на заседании были лица из остальных организаций. И указывается перечень приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и заглавие организации. Это могут быть краткие записи, стенограмма либо диктофонные записи. Содержит сведения не лишь о обсуждавшихся вопросцах, позиции, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, но и довольно подробные записи, все высказанные представления, замечания, принятых решениях и фамилиях выступавших, прозвучавшие вопросцы и высказывания. Таковым образом, заголовочная часть протокола оформляется постоянно идиентично. Протокол оформляется секретарем на базе записей, которые он вел на заседании. В этом случае выписка служит инвентарем доведения до исполнителей принятых решений. В начале текста с новейшей строчки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. В алфавитном порядке перечисляют фамилии, присутствовавших на заседании, инициалы должностных лиц. Но текст протокола может быть изложен в различных формах: короткой либо полной. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, по которому готовится выписка, и текст, вопросец повестки дня, отражавший обсуждение вопросца и принятое решение. Протокол оформляется на общем бланке. Каждый вопросец повестки дня нумеруется арабской цифрой, его определяют с внедрением предлогов, в согласовании с последовательностью вопросцев в повестке дня оформляется текст основной части протокола, он должен содержать столько разделов, о подведении итогов учебного года, либо, например: о утверждении учебных программ, сколько пт включено в повестку дня. Допускается заместо записи выступления опосля фамилии указать запись выступления прилагается, выступили, текст доклада прилагается; в части. Номером индексом протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года либо срока возможностей коллегиального органа. Решили; которые печатаются от левого поля строчными знаками. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений. Протокол оформляет секретарь заседания. С новейшей строчки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и опосля тире, текст выступления либо вопросец ежели в ходе выступления он был задан докладчику. Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Ежели совещание длилось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Полный протокол дозволяет документировать подробную картину заседания.

    Протокол совещаний образцы

    Протокол совещаний образцы

    Группа: Пользователь
    Сообщений: 13
    Регистрация: 20.03.2014
    Пользователь №: 14538
    Спасибо сказали: 3 раз(а)

    Все протоколы эк регистрируются в одном массиве с присвоением порядковых номеров в пределах календарного года, независимо от рассматриваемых вопросцев документов. Согласно правилам акт о выделении к уничтожению документов утверждается управляющим организации, предварительно согласовывается экспертной комиссией. Датой протокола указывается словесно - цифровым методом постоянно является дата заседания, даже ежели оформление документа проводилось позже. А ежели мы указываем поначалу должность, а опосля.

    21.05.2015, 23:28
    автор: pasha592

    Послав же в адресок поставщика официальное письмо - жалобу, вы действуете в рамках заключенного контракта. Цифрус веб магазин - отзывы. Решить трудности с поставщиком в договорном порядке намного выгоднее всем участникам сторон.

    Протокол совещания

    Протокол совещания

    Ведение протокола – неотъемлемая часть любого совещания, конференции, заседания, ученого совета и других мероприятий.Очень важно составлять протокол правильно, ведь именно этот вид документа отражает суть совещания и может служить подтверждением или опровержением некоторых моментов этого мероприятия. В делопроизводстве одинаково важны как протоколы крупных совещаний между разными компаниями, так и внутренних планерок.

    01.09.2013 вступил в силу федеральный закон от 07 мая 2013 года №100-ФЗ «О внесении изменений в подразделы 4 и 5 раздела I части первой и статью 1153 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации». Одно из изменений – требования к оформлению протоколов собраний теперь содержатся в Гражданском кодексе .

    Разделы протокола

    ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВУЮЩИЙ – должностное лицо, которое ведет собрание, совещание и пр.

    СЕКРЕТАРЬ – присутствующий на собрании и ведущий протокол этого собрания человек. Не обязательно это секретарь по должности, вести протокол может любой сотрудник любого отдела.

    ПРИСУТСТВОВАЛИ – перечисление всех присутствовавших на собрании с указанием их должностей. Список присутствующих оформляется в соответствии с занимаемыми должностями, от самой высокой к самой низкой. В случаекогда среди присутствующих есть несколько человек с равнозначными должностями, тогда их очередность в списке определяется алфавитным порядком. Другой вариант расположения присутствующих – в алфавитном порядке фамилий, независимо от занимаемой должности.

    Если на совещании присутствует более 15 человек, то они оформляются отдельным списком, который прикладывается к протоколу:

    ПРИСУТСТВОВАЛИ: 45 человек (список прилагается).

    ПОВЕСТКА ДНЯ – в этом разделе последовательно отражаются все вопросы, которые планируется разобрать на совещании. В кратких протоколах и протоколах оперативных совещаний повестки дня может и не быть.

    СЛУШАЛИ – здесь указывается имя докладчика и тема или, при необходимости, краткое содержание его выступления.

    СЛУШАЛИ: Иванова П.И. с докладом о развитии нового приоритетного направления.

    ВЫСТУПИЛИ – пофамильное перечисление всех, кто комментировал доклад.

    РЕШИЛИ – здесь пишем, к каким решениям пришли в ходе совещания и указываем согласованные на совещании сроки реализации решений. Зачастую «решения» носят характер заданий и имеют все составляющие для этого: фамилию исполнителя, содержание задачи, срок исполнения. Например:

    Иванову И.И. – в срок до 20.12.2014 составить план повышения квалификации сотрудников отдела закупок на 2015 год.

    Кроме того, решением протокола можно утвердить или согласовать проект документа:

    Утвердить Правила пользования корпоративной электронной почтой ООО «Весна» и ввести их в действие с 03.08.2015.

    Согласовать Номенклатуру дел ООО «Весна».

    Реже в протоколах встречаются следующие разделы:

    ЗАСЛУШАЛИ – один из присутствующих зачитывает всем какой-то документ или часть документа.

    ЗАСЛУШАЛИ Письмо Минфина от 22.07.2015 №4545-п

    ПРИВЕТСТВЕННОЕ СЛОВО – как правило, приветственная речь произносится председателем собрания на крупных конференциях и форумах. На обычных совещаниях обходятся без цветистых приветствий.

    ПРИГЛАШЕННЫЕ – это эксперты в какой-либо области, которых пригласили для того, чтобы они высказали свое компетентное мнение по вопросам совещания. В принятии решений приглашенные лица участия не принимают.

    ОСОБОЕ МНЕНИЕ – это мнение одного из участников совещания, которое расходится с принятым решением. Участник вправе потребовать, чтобы его особое мнение было зафиксировано в протоколе. Оно оформляется на отдельном листе и является неотъемлемой частью протокола.

    Если по оному из вопросов возникла дискуссия. то она записывается и оформляется так:

    СЛУШАЛИ: И.А. Парамонова о необходимости внедрения в группе компаний единой системы электронного документооборота.

    ВОПРОС: Т.А. Михайлова. Является ли внедрение единой СЭД экономически целесообразным на данном этапе развития группы компаний?

    Ответ: Внедрение СЭД не только является экономически целесообразным, но и поможет оптимизировать расходы на административную деятельность группы компаний.

    Голосование фиксируется следующим образом:

    В голосовании приняли участие 10 человек. «За» – 8 человек, «Против» – 1 человек, воздержался – 1 человек.

    Оформление протокола

    Протокол оформляется на бланке организации для документов. на этом бланке присутствуют следующие реквизиты:

    • наименование организации;
    • наименование структурного подразделения (если совещание проходит в отделе или дирекции);
    • место составления документа (можно не указывать, если населенный пункт, в котором работает организация, входит в ее название: «Тольяттинский молочный завод»);
    • наименование документа – ПРОТОКОЛ;
    • заголовок к тексту – в этом случае название совещания или наименование коллегиального органа:

    заседания экспертной комиссии

    • регистрационный номер документа;
    • дата документа (это дата совещания);
    • текст документа – его содержание мы разобрали выше;
    • подпись – подписывают протокол председательствующий и секретарь.

    Готовый протокол рассылается всем участникам совещания. Если документ содержит задания – ставится на контроль.

    Внутренние протоколы, как правило, составляются в краткой форме. Цель здесь – зафиксировать поручения директора, а не ход совещания или мнения его участников. Совсем другое дело, когда на совещание собираются представители нескольких организаций. Какими бы ни были хорошими отношения с ними сегодня, никогда не известно, что ждет нас завтра. Может быть, протокол именно этого совещания станет ключевым документом, который докажет вашу правоту в возможном споре. Поэтому на совместных совещаниях протоколы ведутся со всей строгостью.

    Похожие статьи 8 Responses

    Добрый день, подскажите пожалуйста. Я устроилась на работу делопроизводителем (в ед числе), оганизация небольшая и в мою задачу будет входить организовать делопроизводство с нуля. Порекомендуйте пожалуйста с чего мне нужно начать, можно ли в электронном виде создать единый журнал регистрации для вход исход и внут или лучше оформить отдельные журналы для разных видов документов (приказы, доверенности и т.д.) очень поможете

    Здравствуйте, Виктория!
    Вы можете создать электронные журналы регистрации, при этом отдельный журнал для каждого вида документов: входящих, исходящих, внутренних и т.д. Начинать лучше с учета входящих/исходящих и отслеживания исполнения документов, которые директор отправляет исполнителям. Удачи!

    Подскажите, пожалуйста, как хранятся протоколы собраний и нужно ли вести журнал учета протоколов? Заранее спасибо

    Здравствуйте, Анна!
    Протоколы собраний хранятся отдельно от других документов. По поводу сроков хранения — см. ст. 18 Перечня Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Сроки хранения протоколов и наименования дел варьируются в зависимости от вида собрания.
    Что касается журнала, то существует правило: все документы должны быть зарегистрированы. Поэтому учет вести надо. В какой форме — это решать уже вам.

    Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, какой срок хранения у журнала регистрации протоколов совещаний с директором и статья по Типовому перечню?У нас ООО. Заранее спасибо.

    Здравствуйте, Марина!
    Перечень не содержит такого дела, вы можете назначить срок хранения сами. Необходимый минимум — 5 лет. Срок можно утвердить на заседании ЭК.

    Добрый день,
    Просим сообщить как оформляется комментарии к протоколу, т.е когда отправляли проект протокола, получили комментарии от другой организаций.

    Добрый день!
    Можете оформить комментарии к протоколу обычным информационным письмом.

    Добавить комментарий

    Как оформить протокол заседания организации

    Как оформить протокол заседания организации

    В современной практике управления составление протоколов заседаний необходимо, чтобы документировать работу совещаний под руководством управленцев разных рангов. Протоколы также используются, чтобы отражать работу собраний, конференций и семинаров. Образец и все необходимые правила оформления протокола заседания – далее в нашей статье.

    В этой статье вы прочитаете:

    • Почему важен протокол заседания организации
    • Какая форма протокола заседания наиболее предпочтительна
    • Какие нюансы предполагает протокол заседания совета директоров
    • Какой бланк протокола заседания необходимо использовать
    • Как происходит оформление протоколов заседаний
    • Где найти образец заполнения протоколов заседания
    • Где рекомендуется хранение протоколов заседаний
    Для чего нужен протокол заседания

    Протокол по итогам коллегиального управленческого действия необходим, чтобы документально оформить прошедшее обсуждение вопросов и принятые решения.

    Оформление протокола заседания в отечественном делопроизводстве практикуется с начала 18-го столетия. Тогда впервые начали обсуждать вопрос перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол представляет собой:

    – информационный документ (с документацией хода обсуждения);

    – распорядительный документ (с фиксацией решения, принятого по результатам обсуждения).

    Составление протоколов в современной практике управления предусмотрено, чтобы документировать деятельность совещаний под руководством управленцев разных рангов. Протоколы также используются, чтобы отражать работу собраний, конференций и семинаров.

    Решение о необходимости оформления протокола принимается на совещаниях руководителем, который их назначает. Если во время совещания будет обсуждаться информирование сотрудников по определенной проблеме о разъяснении ранее принятого решения, то может оформление протокола заседания необязательно. Однако оформление протокола может потребоваться и на оперативном совещании. В таком случае фиксируются данные о составе присутствующих, предложения либо высказанные мнения.

    Как добиться выполнения принятых на заседании договоренностей

    Александр Шувалов, генеральный директор компании «Туле-центр», Москва

    Даже при правильной организации заседания . соблюдая установленный регламент, повестку и конструктивные убеждения, не всегда обеспечивается необходимый результат – компании не удается осуществить кардинальные изменения, будто совещания и не было вовсе. Подобная проблема вызвана вовсе не ленью сотрудников. Необходимо помнить о серьезной проблеме отсутствия фиксации договоренности на совещании.

    Так по итогас поручения и решения после совещания просто повисают в воздухе. Многие готовы возражать, утверждая – мы фиксируем всю информацию в ежедневниках. Но очень распространены ситуации, когда работник что-то «забыл», не зафиксировал либо перепутал. Человек после заседания забывает об обсуждаемой на встрече информации.

    Поэтому оформление протокола совещания для меня уже давно стало привычным и обязательным правилом. Для этого секретарь прошел соответствующий курс. Храним в своем архиве протоколы по всем заседаниям.

    После проведенного заседания нужно напомнить всем сотрудникам о поручениях – электронным письмом или записями в CRM-системе и других программах, используемых в компании.

    Нужно ли вести протокол заседания на специальном бланке

    В литературе по делопроизводству встречается утверждение, по которому оформление протоколов заседаний производится на общем бланке. Однако общий бланк для оформления протоколов и других документов применяется не всеми компаниями. В первую очередь, он используется органами государственной власти и органами местного самоуправления. Ведь согласно нормативным правовым актам – данные органы должны использовать бланки с изображением герба (Государственного, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования), выполненные типографским способом. У других организаций есть право самостоятельного выбора способа изготовления бланков для протокола совещания.

    Если компания не работает с типографскими бланками протоколов заседания, то выбор делается в пользу компьютерных шаблонов бланков – более удобной оказывается работа с конкретными видами шаблонов бланков – письмами, распоряжениями, приказами, служебными записками, протоколами, прочими видами документов.

    В данном случае общий бланк не требуется. Для разработки шаблонов бланков следует учитывать положения стандарта 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (раздел 4 «Требования к бланкам документов»).

    Как оформить протокол заседания

    1) Заголовочная часть протокола. В ней размещают следующие реквизиты:

    – полное наименование организации;

    – вид документа (ПРОТОКОЛ);

    – номер и дату;

    – место составления протокола;

    – заголовок к тексту.

    Наименование организации должно указываться вместе с организационно-правовой формой. Оно должно соответствовать официальному наименованию организации (указанному в положении организации либо уставе). Необходимо также указать организационно-правовую форму полностью, а не в виде аббревиатуры.

    • Тренинги по продажам: что необходимо знать перед началом

    При наличии в компании официально зарегистрированного сокращенного наименования, возможно его указание строкой ниже полного наименования – в скобках. При наличии у компании вышестоящей организации, наименование последней указывается выше названия организации, составляющей документ (рекомендуется в сокращенном виде).

    Открытое акционерное общество
    Агентство «Распространение, обработка, сбор печати»
    (ОАО Агентство «Роспечать»)

    Закрытое акционерное общество «Новые технологии»

    Дата протокола – день проведения заседания. Если длительность заседания составила несколько дней, то указываются в дате протокола даты с начала до окончания совещания (а не ограничиваясь лишь датой подписания протокола), который может быть оформлен и через несколько дней после самого совещания).

    Протоколы нумеруют в пределах календарного года, поэтому номер (индекс) протокола представлен порядковым номером заседания. Он присваивается отдельно по каждой группе протоколов, составляющих в компании – отдельно нумеруются протоколы заседаний дирекции, протоколы общих собраний акционеров, протоколы собраний трудового коллектива и протоколы заседаний технического совета.

    Место составления – его указание важно в случаях, если заседание проводится в другом населенном пункте, а не в месте расположения компании.есто составления указывается с учетом административно-территориального деления, допускаются лишь общепринятые сокращения.

    Заголовок к тексту содержится в протоколе указание вида коллегиальной деятельности (собрание, совещание, заседание и пр.) и наименования коллегиального органа в родительском падеже. К примеру, заседания собрания трудового коллектива или совещания начальников структурных подразделений.

    Размещаться реквизиты заголовочной части могут угловым либо продольным способом. Право выбора подходящего варианта сохраняется за компанией.

    2) Вводная часть текста. После заголовка вводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Необходимо учитывать – председатель в протоколе является должностным лицом, которое проводит совещание, по штатному расписанию его должность не указывается в тексте.

    Секретарь отвечает за организацию совещания, документирование его деятельности, составляя и оформляя протокол. Не обязательно, чтобы секретарь совещания являлся секретарем по занимаемой должности. Ведь данная должностная обязанность для сотрудника может быть дополнительной. Если она выполняется постоянно, необходимо регулировать её должностной инструкцией. Данная работа поручается работнику руководителем, если выполняется как разовое поручение.

    Председатель – Панков Ю.П.

    Секретарь – Егорова Д.Л.

    Присутствовали: Беспалов А.Д. Корнеев Н.Р. Луньков Е.Н. Маринина Е.М. Устинов А.К.

    Приглашенные: исполнительный директор ОАО «СМУ № 15» Шувалов Т.Б. финансовый директор ОАО «СМУ № 14» Османова М.Т.

    После слова «Присутствовали» с новой строки пишем в алфавитном порядке инициалы и фамилии должностных лиц компании, принимающих участие в заседании. Если приглашены для участия в заседании должностные лица организации, необходимо их перечисление в разделе «Приглашенные» в алфавитном порядке (фамилия и инициалы) без указания должности. При участии в рамках заседания представителей других организаций, необходимо также указывать должности и названия компаний.

    Печатается перечень присутствующих участников совещания и приглашенных лиц через один межстрочный интервал. Затем оставляется пустая строка и через один межстрочный интервал печатается повестка дня. Принято печатать основную часть текста через 1.5 межстрочных интервала.

    • Договор на оказание услуг: образец, типичные ошибки

    Составление перечня участников относится к обязанностям секретаря. Список формируется заранее по указанию руководителя. Данный список в день проведения мероприятия корректируется в зависимости от фактического наличия должностных лиц.

    Если производится оформление протокола заседания расширенного (при участии более 15 человек) либо постоянно действующего коллегиального органа, фамилии участников не перечисляются, а указывается цифра их общего количества. Определяется это количество по данным регистрации – в данном случае список регистрации входит в число приложений к протоколу. Протоколом заседания в таком случае отражаются следующие данные:

    Присутствовали: 19 человек (список прилагается).

    Во вводной части протокола указывается повестка дня. Содержание повестки дня определяется руководителем, назначающим совещание, который будет заниматься и его проведением. Если данный документ рассылался перед совещанием, то информация из него должна переноситься и в протокол.

    • Оборотные активы предприятия: понятие, управление и анализ

    В повестке дня содержатся вопросы, которые будут обсуждаться на мероприятии, закрепляя фамилии выступающих и последовательность обсуждения данных вопросов.

    В протоколе по каждому пункту должны приводиться инициалы и фамилия докладчика.

    1) Об утверждении правил информационной безопасности.
    Доклад начальника информационного отдела Дорониной Ю. Р.

    2) О внесении изменений в штатное расписание.
    Выступление заместителя генерального директора Сергеева И. Н.

    3) Основная часть текста

    Содержание протокола заседания оформляется на основе записей, которые ведутся секретарем вручную либо с помощью диктофона. Составление текста основной части производится в соответствии с последовательностью вопросов по повестке дня.

    Протоколы заседания компании, в зависимости от формы изложения текста, могут быть полными и краткими. Формы протокола различаются между собой лишь по полноте освещения хода заседания. Данные формы не предполагают различия по оформлению:

    Краткий протокол – данным документом фиксируются:

    – вопросы, которые обсуждались на заседании;

    – фамилии выступавших (докладчиков);

    – принятые решения;

    Обычно ведется данный протокол для следующих случаев:

    – когда стенографируется заседание либо записывается на диктофон;

    – при оперативном заседании, важное значение отводится фиксации решения без детализации хода обсуждения.

    Краткий протокол заседания организации не позволяет определить ход обсуждения вопроса, высказанные замечания, мнения, процесс выработки распорядительной части – управленческого решения.

    Полный протокол предназначен для документирования подробной картины происходящего, включая содержание докладов и выступлений участников заседания, всех высказанных мнений, озвученных вопросов, замечаний, реплик и позиций.

    Следовательно, полный протокол предполагает наличие трех частей по каждому обсуждаемому вопросу – «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). А в кратком только две: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

    В основной части текста содержится количество разделов, соответствующее числу пунктов, включенных в повестку дня. Разделы нумеруются в соответствии с ней. Каждый раздел содержит 3 части для полного протокола – «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Краткий протокол содержит 2 части. Печатают данные слова от левого поля прописными буквами.

    В тексте протокола после слова «СЛУШАЛИ» предстоит указать фамилии и инициативы основного докладчика в родительном падеже, с изложением через тире записи его речи. Как правило, изложение приводится от 3-го лица единственного числа в прошедшем времени. Если подготовлен письменный доклад со сдачей секретарю, можно обозначать протоколом лишь тему доклада, с припиской «текст доклада прилагается». Рассмотрим пример:

    Петрова В. Ю. – о результатах выполнения плана работы отдела продаж на 4 квартал 2015 г. Отметил, что план выполнен на 100%.

    Петрова В. Ю. – текст доклада прилагается.

    После слова «ВЫСТУПИЛИ» в протоколе предстоит указать фамилии и инициалы участников обсуждения. Каждая фамилия и инициалы в тексте протокола печатаются с новой строки в именительном падеже.

    Записи выступления указываются после фамилии через тире с изложением от третьего лица единственного числа. Приводятся в данной части и вопросы, которые были озвучены во время доклада либо после его окончания, с указанием ответов на них.

    Если на совещании отсутствуют обсуждения либо вопросы, опускается часть «ВЫСТУПИЛИ», данный фрагмент состоит лишь из 2 частей «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Возможно это также для полного протокола при рассмотрении некоторых вопросов на повестке дня.

    За словом «ПОСТАНОВИЛИ» (либо «РЕШИЛИ») указывается текст постановляющей части соответствующего пункта повестки дня. При принятии по одному вопросу нескольких решений, предстоит пронумеровать их арабскими цифрами. Первой цифрой будет показываться номер пункта, второй цифрой – номер принятого решения.

    В частности, если принимаются по первому пункту 3 решения, указываться они будут как 1.1, 1.2 и 1.3.

    Если принято по 2-му вопросу лишь одно решение, будет указываться не 2, а 2.1.

    1.1. Подготовить программу повышения квалификации продавцов силами штатных специалистов Общества на 2 квартал 2009 г. к 03.03.2009. Ответственный – начальник кадровой службы Ушаков Л.Б.

    1.1. Начальнику кадровой службы Ушакову Л.Б. подготовить программу повышения квалификации продавцов силами штатных специалистов Общества на 2 квартал 2009 г. Срок – 03.03.2009.

    По обычной практике оформления протокола заседания не предполагается фиксация результатов голосования. Хотя, если голосование проводилось, необходимо его отразить в пункте постановляющей части. Протоколы общих собраний предполагают множество специфики – в том числе при отражении данных голосования по решениям, с фиксацией данных решений в протоколе счетной комиссии, также протоколом общего собрания акционеров. Рассмотрим пример:

    1.1. Утвердить кандидатуру Федорова А.Е. на должность финансового директора Общества.

    Результаты голосования: «ЗА» – 11 голосов; «ПРОТИВ» – нет; «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» – 3 голоса. Решение принято 11 голосами.

    1.1. Утвердить кандидатуру Федорова А.Е. на должность финансового директора Общества.

    Результаты голосования: «ЗА» – 14 голосов; «ПРОТИВ» – нет; «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» – нет. Решение принято единогласно.

    1.1. Утвердить годовой отчет, бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках за 2014 год; План развития и перечень наиболее важных задач на 2015 год.

    Результаты голосования: «ЗА» – 78 голосов (97,5% от общего числа голосов, участвующих в собрании); «ПРОТИВ» – нет; «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» – 2 голоса (2,5% от общего числа голосов, участвующих в собрании). Решение принято 78 голосами. Протокол № 2 счетной комиссии прилагается.

    Имеет ли протокол заседания юридическую силу

    Составление протоколов производится на основе стенографических, рукописных либо аудиозаписей, ведущихся на заседании. Секретарь после заседания перепечатывает записи, оформляя их согласно изложенным требованиям, и представляя на редактирование председателю совещания. Протокол, с учетом данного правила, подписывается и получает силу официального документа.

    Юридическая сила протокола – его достоверность, официальность, бесспорность – зависят от правил оформления. Стандартное определение предполагает: «юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления». Если указанные правила оформления соблюдаются, то протокол заседания организации наделяется юридической силой, когда будет подписан 2 лицами – председателем и секретарем.

    Протокол заседания организации представляет собой внутренний документ, поэтому, как правило, на нем не указывается печать.

    Если составляется протокол заседания организации на несколько страниц, необходимо пронумеровать вторую и последующие страницы. Проставляются номера страниц арабскими цифрами без указания слова «страница» (стр.), не используя кавычки, дефисы и прочие знаки.

    Каков срок подготовки протокола

    Общее правило предполагает – срок подготовки протокола заседания не должен быть более пяти дней. Назначаться конкретная дата готовности протокола заседания может руководителем, который вел совещание, либо председатель постоянно действующего коллегиального органа. Устанавливаться срок оформления протокола может в регламенте работы коллегиального органа.

    Однако для некоторых разновидностей устанавливаются четкие сроки согласно определенным документам.

    Решения, которые были приняты в рамках совещания, должны доводиться работникам или рассылкой или копиями всего протокола, или как выписки постановляющей части. Ознакомление работников в небольших компаниях порой ведется под роспись, составив к протоколу лист для ознакомления.

    Также практикуется подготовка, основанная на принятых решениях других распорядительных документов – к примеру, приказа руководителя компании либо решения коллегиального органа.

    Для согласования протокола заседания использую iPad

    Илья Алябушев. директор по продуктам компании «АйДесайд», бизнес-консультант в сфере формирования распределенных команд менеджеров, аналитиков и разработчиков, Москва

    При согласовании протокола заседания с партнерами работаю с использованием iPad. Использую при комментировании каждого пункта документа приложения PDF Converter и PDF Expert. С помощью первого смог конвертировать по почте документ в PFD-формат, второе очень удобно для составления комментариев. Партнеры, конечно, были удивлены комментариями в файле PDF – пришлось читать предложения в одной программе, а вносить правки в документ уже в другой.

    Как оформить выписку из протокола заседания

    Распространенная практика документирования заседания – составление выписок из протокола. Выписка из протокола является точной копией части текста подлинного протокола, который относится к вопросу повестки дня, в отношении которого составляется выписка. Воспроизводятся при этом все реквизиты бланка, вводная часть текста, вопрос повестки дня, по которому выписка готовится, и текст, который обсуждает его обсуждение и решение.

    Подписывается выписка из протокола лишь секретарем, он же занимается составлением заверительной надписи. В ней содержится слово «Верно», с указанием должности лица, которое выписку заверяет, его личной подписи, фамилии, даты и инициалов. Если выдается выписка из протокола, чтобы представить в другую организацию, необходимо заверить печатью.

    Где и как хранить протоколы заседания

    Хранение протоколов заседания осуществляется в зависимости от формы делопроизводства, принятой в конкретной компании. При централизованном ведении делопроизводства, то хранение протоколов заседания возможно у секретаря, в службе делопроизводства. Место хранения в рамках децентрализованного делопроизводства определяется по структуре компании – обычно используются секретариаты должностных лиц, проводящих совещания.

    Протоколы формируются в дела согласно номенклатуре дел, однако в любом случае необходимо их формирование в раздельных делах – в зависимости от названия коллегиального органа либо вида проводимого совещания.

    Проводятся совещания дирекции генеральным директором. В структуре компании создан экспертный совет с генеральным директором во главе. Протоколы совещаний и экспертного совета необходимо формировать в 2 разных дела.

    Для протоколов разных видов характерен постоянный срок хранения. В их числе протоколы коллегиального исполнительного органа, контрольных, ревизионных органов, экспертных, научных, методических советов, совещаний у руководителей организации, общих собраний акционеров, пайщиков.

    Информация об авторе и компании

    Александр Шувалов. генеральный директор компании «Туле-центр», Москва. В 1993 году окончил Московский государственный институт международных отношений. Карьеру начал в Великобритании в компании Boeing. Получил степень МВА в Кембриджском университете. В 1998 году, вернувшись в Россию, в качестве антикризисного менеджера возглавил Саратовский жировой комбинат. С 1999-го – глава группы компаний AnhelGmbH. С 2008-го – руководитель направления национальных продаж текстильного холдинга «Новотекс». В 2009–2010 годах – исполнительный директор инвестиционного фонда LloydsBankingGroup (Лондон).

    Илья Алябушев. директор по продуктам компании «АйДесайд», бизнес-консультант в сфере формирования распределенных команд менеджеров, аналитиков и разработчиков, Москва. Окончил Южно-Уральский государственный университет. До прихода в компанию «АйДесайд» курировал развитие проектов в холдинге «Астра – системные технологии», участвовал в создании комплексных систем мониторинга безопасности в городах. Получил сертификат международной ассоциации ScrumAlliance.

    Вложенные файлы