Рейтинг: 4.9/5.0 (1806 проголосовавших)Категория: Инструкции
Результаты исследований на основе мнения участников тренинга "Решение сложных ситуаций в проектах", который проводился в УЦ 1С с 2009 по 2013 годы. Так, в отчет вошли данные корпоративных версий тренинга для партнеров 1С.
Исходные данные для проведения исследования Исследовательская базаВ качестве базы исследования использованы результаты вопроса участников тренинга «Решение сложных ситуаций». Тренинг проходит с 2009 года. Он ориентирован на партнеров фирмы 1С. Его задача помочь руководителям проекта найти выход в проблемных проектах по внедрению 1С.
Выводы собиралась в течение 4 лет – с 2009 по 2013. За это время в тренингах участвовало более 300 человек.
Разделение участников тренингов по функциональным обязанностям выглядело усредненно так:
(Здесь даны усредненные цифры, поскольку на каждом тренинге распределение участников незначительно менялось)
Большая часть участников тренингов были руководителями проектов по внедрению 1С, в том числе выполняли функции менеджера по продажам.
Порядка 20% были программистами и аналитиками, но периодически выполняли функции руководителей проектов.
Метод оценкиВыявление проблем, из-за которых проект по внедрению 1С может провалиться, проводилось путем опроса и перекрестных проверок качества ответов.
В начале каждого тренинга участники формулировали запрос на тренинг, что бы они хотели в итоге получить. Чаще всего о проблемах никто не говорил, и основной запрос был на тему послушать, услышать что-то новое, узнать, как решать сложные ситуации в проектах.
Затем следовал обмен опытом, где участники в группах выступали с докладом из области управления проекта, где делились своим реальным опытом. Это позволяло снять большинство теоретически вопросов «про послушать».
После завершения обмена опытом возникал логичный вопрос. Если все знают, как управлять проектами – писать качественное ТЗ, давать оценки, закладывать ному риска, договариваться и решать конфликты, то тогда в чем тогда возникают сложности в проектах.
После этого участники рассказывали конкретные ситуации из своей практики, которые они бы хотели разобрать на тренинге. На каждом тренинге формировался свой список из 10-15 ситуаций, над которыми мы работали все оставшееся время.
Примерно 80% сложных ситуаций относились к проектной стадии, т.е. когда уже выполнялись проектные работы, оставшиеся 20% относились к допроектной стадии – предпроектное обследование, продажа проекта, переговоры с сотрудниками потенциального клиента.
Почти 100% описанных участниками ситуаций относились у области «управление людьми в проекте» - переговоры, мотивация своей команды и команды заказчика, решение конфликтных ситуаций. Как правило, о технических проблемах связанных с программным или аппаратным обеспечением, участники почти никогда не говорили. Но в случаях, когда речь шла именно о технической стороне в итоге проблема чаще всего сводилась к двум вопросам:
Фактически речь, так или иначе, шла о переговорах, т.е. области «управление людьми в проекте».
Три самые большие проблемы в проектах по внедрению 1С
Этот пункт абсолютный рекордсмен по числу собранных ситуаций – 50% случаев. В него входят все ситуации, когда с людьми из проектной команды заказчика не удается найти общий язык. Причем, это ситуации, в которых исполнитель пытается понять ситуацию, детально в ней разобраться, предложить компромисс, но, тем не менее, это сделать не удается.
В эту проблему входят такие ситуации, как:
Эти проблемы возникают в силу неверного определения интересов сотрудников заказчика проекта.
Влияние на проект очень высокое. Эта группа проблемных ситуаций способна растянуть календарный срок проекта в 2-3 раза, что приводит к кассовым разрывам компании поставщика и создает риск неуспешного закрытия проекта. Примерно 50-70% случаев сдвига платежей по проекту связаны с неквалифицированной отработкой ожиданий сотрудников заказчика.
Противодействие этой группе сложных ситуаций заключается в обязательной проработке интересов сотрудников заказчиков проекта. Экономически это не занимает дополнительного времени, но требует обучения и тренировки руководителя проекта навыку диагностики интересов. Ориентировочный срок формирования стабильного навыка диагностики интересов людей - два месяца.
Помочь в постановке навыка может тренинг по продажам или переговорам с условием обязательного внедрения навыка на практике. Примером такого инструмента является продукт «Мастер управления».
Отсутствие интереса сотрудников заказчика в проектеТехнически эта ситуация является разновидностью ситуации «не попадание в интерес заказчика», но в целом это отдельная группа ситуаций, в которых сотрудники включенные в проект не проявляют к нему никакого интереса и не исполняют по нему свои обязательства.
Ситуация возникает вследствие противоречия интересам сотрудников и неисполнения процессов формирования проектной группы. Иначе говоря, принудительно включили людей в состав рабочей группы проекта, а им это не нужно и даже мешает их работе.
В эту проблем входит ситуации:
Эта группа проблем возникает из-за неверного определения интересов участников проекта и отсутствия мероприятий по вовлечению сотрудников заказчика в проект.
Решения по предотвращению появления подобных проблем в проекте - как и в предыдущем пункте «не попадание в интересы заказчика».
Дополнительным инструментом является проведение командообразующих мероприятий в проекте, в ходе которых будет между командой исполнителя и заказчика будет установлен личный контакт. Это позволит выяснить личные интересы команды заказчика и вовлечь их в проект. Это решение значительно ускоряет динамику проекта. Но его внедрение целесообразно в крупных проектов (от 10 млн. руб.), бюджет которых позволяет потратить средства на подобное мероприятие.
Новые требования в ходе проектаЭта проблема связана с появлением новых требований, в ходе выполнения работ по проекту, когда между заказчиком и исполнителем не возникает понимания на тему изменения границ, сроков и бюджета проекта.
В эту проблему входят ситуации:
Проблемы возникают по трем причинам:
Решением данной группы проблемных ситуаций являются:
Несмотря на высокую техническую составляющую ИТ решений, основанные проблемы в проектах по автоматизации возникают из-за недостаточной квалификации руководителей в области управления людьми и экспертизы в бизнесе заказчика.
Этому способствует отсутствие менеджерской подготовки ИТ руководителей. Чаще всего в ИТ руководят бывшие «технари», которые руководят по наитию.
В свою очередь потребность в обучении ИТ руководителей также отсутствует, поскольку основной проблемой ИТ рынка является дефицит квалифицированных специалистов. Поэтому заказчик, которому повезло найти квалифицированную команду, часто закрывает глаза на остальные проблемы в проекте.
1.1. Сопровождение и контроль автоматизированных учетных процессов по отражению фактов хозяйственной жизни организации-Заказчика. Обеспечение непрерывной системы контроля учетного процесса. Разработка, тестирование и внедрение автоматизированных процессов. Формирование предложений для разработки автоматизированных учетных процессов, выбор средств автоматизации для внедрения в организации с минимизацией затрат времени и ресурсов на их освоение, настройку, внедрение, сопровождение и контроль.
2. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ2.1. Подчиняется непосредственно начальнику отдела внедрения, сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов, заместителю начальника отдела автоматизированных учетных процессов.
2.2. Сотрудники отдела внедрения, сопровождения и контроля, находящиеся в подчинении: старший специалист по сопровождению и контролю автоматизированных учетных процессов.
2.3. Выполняет указания генерального директора и руководителя управления по внедрению и сопровождению корпоративных систем ООО «Бизнес Инновации Консалтинг». если они не противоречат указаниям непосредственного начальника. При получении указаний от генерального директора или руководителя управления сотрудник обязательно уведомляет начальника отдела о принятии в работу и об исполнении таких указаний.
2.4. Во время отсутствия право выполнения должностных обязанностей по данной инструкции передается лицу, назначенному генеральным директором Приказом об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника по предоставлению начальника отдела внедрения, сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.
2.5. Назначается на должность, переводится на другую должность, освобождается от должности приказом генерального директора организации на основании соответствующих документов: Заявление о приеме на работу. Заявление о переводе. Заявление об увольнении .
2.6. Режим работы ведущего специалиста по внедрению и сопровождению автоматизированных учетных процессов определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка. установленного в организации.
3. ТРЕБОВАНИЯ К ДОЛЖНОСТИ3.1. Требования к квалификации:
- высшее профессиональное (экономическое), квалификация: бухгалтер, экономист, образование и стаж работы в должности бухгалтера от 3 лет;
- курсы повышения квалификации по программе 1С: Бухгалтерия;
- курсы повышения квалификации в области автоматизации бизнес-процессов, ИТ технологиям.
Инструмент разработчика «1С:Библиотека стандартных подсистем 8.2» (БСП) предоставляет набор универсальных функциональных подсистем и технологию для разработки прикладных решений на платформе «1С:Предприятие 8.2». С помощью БСП можно быстро создавать новые конфигурации с уже готовой базовой функциональностью, а также включать готовые функциональные блоки в существующие конфигурации. Использование БСП при разработке прикладных решений позволит также достичь большей стандартизации конфигураций, что уменьшит время на изучение и внедрение прикладных решений за счет их унификации по набору используемых стандартных подсистем.
Подсистемы, поставляемые в составе БСП, охватывают такие области, как администрирование информационной базы, администрирование пользователей системы, настройка доступа к данным информационной базы, ведение различной нормативно-справочной информации (адресный классификатор, курсы валют, календарные графики и пр.). БСП предоставляет базовые пользовательские и программные интерфейсы для работы с задачами и бизнес-процессами, прикрепляемыми файлами и электронными цифровыми подписями, контактной информацией, дополнительными реквизитами и сведениями, почтовыми сообщениями и пр. Они могут быть использованы в разрабатываемой конфигурации как все вместе, так и по отдельности.
Вместе с подсистемами БСП предлагает и отдельные методики разработки прикладных решений. В распоряжении разработчика имеются готовые разделы для включения в состав пользовательской документации к прикладному решению на базе БСП.
Для задачи первоначального внедрения и последующих обновлений версий БСП в прикладных решениях имеется специальный инструмент – помощник внедрения. В его функции входит поддержка принятия решений по внедрению БСП в конфигурацию, а также автоматический контроль фактического результата внедрения БСП. Поскольку принятие решений по внедрению БСП и контроль их выполнения не требуют «погружения» в технические детали реализации, то проектирование, реализация и контроль могут выполняться разными специалистами и в разные моменты времени.
АстроСофт является сертифицированным партнером фирмы «1С» и предлагает свои услуги по внедрению программных продуктов 1С:
Мы имеем большой практический опыт и владеем отлаженной методологией выполнения всего комплекса работ: от предпроектного обследования до внедрения и сопровождения системы. АстроСофт сертифицирован на соответствие международному стандарту качества ISO 9001:2008. Внедрение 1С с помощью наших специалистов позволит вам существенно сократить время на развертывание и освоение системы, избежать ошибок при работе.
Как мы работаем
Крупным компаниям и компаниям с нестандартными задачами и бизнес-процессами, требующими изменения и настройки типовых конфигураций программных продуктов, мы предлагаем проектное внедрение.
Проектное внедрение программ 1С позволяет создать автоматизированную систему, максимально соответствующую специфике схемы учета и особенностям бизнес-процессов конкретного предприятия.
Технология внедрения проектов
Работа по проектному внедрению «1С:ERP», «1C:Управление производственным предприятием» (1С:УПП), «1С:Документооборот» начинается с обсуждения задач и предпроектного обследования. После предпроектного обследования заказчик получает аналитический отчет и коммерческое предложение со стоимостью проекта и ожидаемым результатом по каждому этапу.
Проектное внедрение программ 1С мы выполняем поэтапно, с заключением договоров и оформлением полной проектной документации. Работы ведем на основе отработанной технологии и методологии ведения проектов.
В результате нашей работы вы получаете индивидуальную конфигурацию системы «1С:Предприятие», полностью соответствующую требованиям вашего бизнеса, выполненную в запланированный срок и с высоким качеством.
АО ЛОЭСК
АО «Янтарьэенрго»
АО МРСК Урала
ОАО «Завод РЕКОНД»
ООО ДАКО
Пеноплекс
ЗАО "Дизель-Инструмент"
ЗАО "ЗАВОД "ИНТЕГРАЛ"
АО "НПК "Уралвагонзавод" им. Ф.Э.Дзержинского
АО "Ленводоканалпроект".
Более подробно с кейсами и отзывами по внедрению программных продуктов 1С можно ознакомиться на сайте 1С или в разделе "Наши клиенты" на нашем сайте.
Более подробную информацию о внедрении программ 1С можно получить у менеджеров АстроСофт по телефону (812) 494-9090
Внедрение «1С:ERP Управление предприятием 2»«1С:ERP Управление предприятием 2» – решение «1С» нового поколения для создания комплексных информационных систем для управления деятельностью многопрофильных предприятий. «1С:ERP Управление предприятием 2» разработано с учетом лучших мировых и отечественных практик автоматизации крупного и среднего бизнеса.
Технологические преимущества «1С:ERP Управление предприятием 2»
Внедрение «1С:ERP Управление предприятием 2» позволяет автоматизировать следующие бизнес-процессы:
Как мы работаем
АстроСофт обладает статусом «1С:Центр ERP», который подтверждает наличие компетенций по ERP-решениям 1С и опыта успешных внедрений решений для управления предприятием.
Фирма «1С» рекомендует обращаться за внедрением ERP-решений 1С, в первую очередь, к партнерам со статусом «1С:Центр ERP» для обеспечения качественных услуг по консалтингу и внедрению.
АстроСофт входит в тройку компаний Санкт-Петербурга в рейтинге "Центров компетенции по ERP-решениям" фирмы "1С", что подтверждает наши компетенции и опыт внедрений.
Этапы внедрения «1С:ERP Управление предприятием 2»
Дальнейшее сопровождение разработанной информационной системы проводится по согласованию с Заказчиком в рамках отдельно заключаемого соглашения.
Более подробную информацию о внедрении программ 1С можно получить у менеджеров АстроСофт по телефону (812) 494-9090
Внедрение «1С:Документооборот»«1С:Документооборот» – уникальная система, позволяющая автоматизировать процессы предприятия и управлять совместной работой сотрудников. «1С:Документооборот» не имеет отраслевой специфики и успешно настраивается под различные сферы деятельности. Система используется в коммерческих и бюджетных организациях, в крупных холдингах с разветвленной структурой и небольших компаниях.
Внедрение «1С:Документооборот 8» позволяет решить следующие задачи:
Компания АстроСофт является Центром компетенции по документообороту. Этот статус присваивается фирмой «1С» партнерам, имеющим полный набор компетенций, необходимых для качественного внедрения и сопровождения программного продукта «1С:Документооборот», и опыт оказания консалтинговых услуг по постановке документооборота в организации с последующей автоматизации документооборота на платформе 1С.
Этапы внедрения «1С:Документооборот 8»
Этап 1. Обследование и анализ требований к информационно системеДальнейшее сопровождение разработанной информационной системы проводится по согласованию с Заказчиком в рамках отдельно заключаемого соглашения.
Более подробную информацию о внедрении программ 1С можно получить у менеджеров АстроСофт по телефону (812) 494-9090
Услуги по внедрению корпоративных информационных систем (КИС) на базе программных продуктов 1С является нашим ведущим направлением деятельности.
Внедрение корпоративных информационных систем на базе 1С дает отличную возможность принимать быстрые, четкие, взвешенные и обоснованные управленческие решения на всех уровнях.
Результаты внедрения - это улучшения в работе, простота и легкость выполнения рутинных задач, повышение производительности труда, дополнительные возможности аналитических отчетов.
Примеры решаемых нашими проектными командами задач вы найдете в разделе Решение корпоративных задач .
Выбор исполнителя - команды по внедрению корпоративной информационной системы - всегда является ответственным и крайне важным вопросом для компании заказчика. Понимая всю серьезность (значимость) этого выбора, в разделе Внедренные проекты мы опубликовали наш опыт по внедрению КИС на основе 1С, а также отзывы клиентов о нашей работе.
Мы готовы ответить на любые вопросы по внедрению корпоративной информационной системы на вашем предприятии в индивидуальном порядке.
Обращайтесь к нам по телефону +7(812) 325-40-45.
Санкт-Петербург, Заневский пр. д.30, корп. 2
+7 (812) 325-40-45
Внедрение системы электронного документооборота призвано повысить оперативность и качество работы с документами в организации, сократить трудозатраты и издержки на управление, усилить контроль исполнения документов и заданий и создать условия для окончательного перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному. Основные причины автоматизации просты: во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее иногда информационные потоки не менее важны, чем материальные; во-вторых, потеря информации или ее попадание в чужие руки могут обойтись организации весьма дорого. В данной статье автор поделится опытом внедрения СЭД «1С: Документооборот» на примере организации ОАО «Спецремонт».
Первые шаги на пути к автоматизацииВ отделе делопроизводства любой организации все действия сотрудников должны быть регламентированы локальными нормативными документами. В качестве таких документов могут выступать:
Положение о документообороте, Инструкция по делопроизводству, Положение об отделе, должностные инструкции на каждого сотрудника отдела, номенклатура дел, различные регламенты и инструкции, в зависимости от вида деятельности того или иного предприятия.
В ОАО «Спецремонт» долгое время документооборот не был регламентирован. Из-за этого возникало множество проблем, поэтому первоочередной задачей было разработать и внедрить все вышеперечисленные локальные нормативные акты.
Вторым важным шагом на пути к упорядочению работы с документами стало обучение сотрудников отдела делопроизводства основным процессам традиционного и электронного документооборота сначала в теории, а в процессе внедрения – практическим нюансам работы с системой.
Затем все делопроизводственные процессы в нашей организации были приведены в соответствие с утвержденными локальными нормативными документами.
Цели и задачи внедрения СЭД в ОАО «Спецремонт»Руководством нашей организации был выделен ряд проблем и нарушений в работе с документами.
Документы часто терялись на всех стадиях работы с ними, что приводило к неприятным последствиями не только для сотрудников отдела делопроизводства, но и для компании в целом.
Были случаи утери важных документов с контрольными сроками исполнения из вышестоящих организаций (ОАО «Оборонсервис» и Министерства обороны Российской Федерации).
Из-за потерь документов затрачивалось дополнительное время на их повторное создание, согласование, утверждение, подписание (исходящие документы), на запросы адресатам для повторной отправки документов (входящих) в нашу организацию.
Накапливались документы, назначение и источник создания которых были непонятны.
Например, огромное количество копий документов, письма с истекшими сроками хранения, письма от граждан и организаций без подписи и адреса, рекламные материалы, печатные издания.
Отсутствовал контроль исполнения документов и мониторинг местонахождения документов.
Скапливалось значительное количество ненужных копий документов у сотрудников различных подразделений.
Отсутствовала отчетность по документопотокам и статистическая отчетность для анализа движения документов и оптимизации бизнес-процессов.
Для устранения перечисленных проблем необходимо было решить следующие задачи:
Под этим понимается доведение конкретного задания в электронном виде до руководителей и исполнителей, возможность оперативного доступа исполнителей в пределах их компетенции к информации о подлежащих к исполнению документах, возможность оперативного доступа руководителей к информации о ходе рассмотрения документов и исполнения поручений.
Данные задачи можно было решить путем внедрения СЭД.
Мне как начальнику отдела делопроизводства руководством компании была поставлена задача по представлению на рассмотрение для выбора нескольких вариантов СЭД. В результате изучения рынка СЭД нашим подразделением было выбрано три программы: «PAYDOX», «DoсsVision», «1С:Документооборот». Для итогового выбора СЭД было организовано совещание генерального директора с руководителями структурных подразделений, на котором шла речь о возможностях данных программ и их стоимости. Руководством была выбрана программа «1С:Документооборот», во-первых, по причине ее наименьшей стоимости, а во-вторых, в организации уже было некоторое количество лицензий на «1С», поэтому оставалось купить недостающие, что послужило дополнительным способом экономии средств компании.
Этапы внедрения СЭД в ОАО «Спецремонт»Весь процесс внедрения было решено разделить на три этапа.
1. Предварительные работы по внедрению СЭД.
На этом этапе нам было необходимо получить информацию о количестве документов в организации, о движении документопотоков на основании аудита, проведенного в ОАО «Спецремонт» отделом делопроизводства, обозначить задачи по внедрению СЭД и сформировать требования к ней, подготовить сотрудников к работе в СЭД (создать и утвердить план их обучения, обеспечить учебную информационную базу), обсудить и утвердить план дальнейших работ, определить границы второго этапа.
На данные работы было решено выделить три рабочих дня в связи со срочностью внедрения проекта.
2. Автоматизация работы с входящей и внутренней документацией.
На этом этапе было разработано и согласовано техническое задание по внедрению СЭД, проведено обучение пользователей работе с входящими документами в демо-версии, разработана инструкция для пользователей по работе с входящими документами, проведена опытная эксплуатация системы по работе с входящими документами, внесены корректировки в работу системы с документацией, устранены ошибки, возникшие в настройках системы в процессе опытной эксплуатации.
На данный этап было выделено 14 рабочих дней.
3. Автоматизация работы с исходящей документацией.
На указанном этапе проходило создание и утверждение бизнес-процессов по согласованию исходящих документов, ознакомление сотрудников с инструкцией по работе с исходящими документами, был проведен анализ бизнес-процессов в подразделениях, составлен план обучения работе с исходящими документами, проведено обучение сотрудников согласно графику обучения, работа пользователей в демо-версии, согласовано предоставление прав пользователям.
На внедрение данного этапа было выделено 19 рабочих дней.
Далее рассмотрим каждый этап подробно.
1 этап. Предварительные работы по внедрению СЭДВнедрение любой СЭД требует обязательной предварительной подготовки к автоматизации.
Прежде всего, был назначен сотрудник, ответственныйза внедрение СЭД, создана рабочая группа по внедрению, определены сроки обучения сотрудников работе в СЭД. Все эти действия нашли отражение в приказе генерального директора «О внедрении системы электронного документооборота «1С:Документооборот»» (см. Приложение 1). Затем был проведен аудит делопроизводственных процессов организации, на основе чего были выделены основные требования к СЭД, определены участники процессов работы с документами, выявлены виды документов, используемые в организации, обозначены схемы движения документопотоков. Также был сформирован список пользовательских групп, наделенных функциональными обязанностями (правами) при работе с СЭД, определены маршруты согласования исходящих документов по департаментам согласно штатному расписанию.
Уже на первом этапе были выявлены и основные проблемы внедрения СЭД в ОАО «Спецремонт», а именно:
В конце первого этапа было организовано совещание с руководством для заслушивания отчета, обсуждения планов дальнейших работ и определения границ второго этапа.
2 этап. Автоматизация работы с входящей и внутренней документацией Автоматизация работы с входящими документами (письма)На втором этапе было разработано и согласовано техническое задание (ТЗ) на внедрение СЭД с учетом всех требований. На основе планов и графиков было проведено обучение сотрудников работе с входящими документами в СЭД (групповые и индивидуальные занятия).
Были разработаны инструкции для пользователей: Инструкция по работе с входящими документами для руководителей и Инструкция по работе с входящими документами для сотрудников.
На основании нормативных документов, регламентирующих деятельность, была определена и согласована следующая схема движения входящего документа. на схеме Контроль исполнения – исполнение с мал!
Рассмотрим данную схему подробнее:
Рис. 1. Задача на исполнение в системе «1С:Документооборот»
Исполнитель проводит необходимую работу по исполнению документа в установленном порядке, после чего фиксирует исполнение задачи в СЭД.
Далее была проведена опытная эксплуатация системы, для чего всем сотрудникам была подключена демо-версия программы. В процессе опытной эксплуатации возникли некоторые ошибки в настройках системы, а именно: в форме списка на доработку справочника Корреспонденты и в форме управления Резолюциями .
Совместно с сотрудниками ИТ-отдела они были устранены.
Автоматизация работы с внутренними документами (протокол)Схема движения внутреннего документа (на примере протокола) включает в себя следующие этапы:
Списки присутствующих и приглашенных сотрудников заполняются из адресной книги (в СЭД), при этом есть возможность внесения в документ лиц, не состоящих в штате ОАО «Спецремонт».
Для регистрации протокола делопроизводитель должен выполнить следующий перечень действий:
После всех вышеописанных действий документу автоматически присваивается дата и регистрационный номер. Но автоматическое присвоение этих данных происходит только после того, как делопроизводитель выполнит весь необходимый перечень действий и заполнит все реквизиты карточки.
Автоматизация работы с внутренними документами (служебная записка)
В ОАО «Спецремонт» служебные записки создаются по шаблону «Служебная записка» в СЭД. Делопроизводитель создает карточку служебной записки и заполняет все необходимые реквизиты. Для регистрации служебной записки делопроизводитель выполняет следующие действия:
Контроль исполнения поручений обязателен для укрепления исполнительской дисциплины. В ОАО «Спецремонт» все входящие письма, требующие ответа, согласно Положению о документообороте должны быть поставлены на контроль.
Контроль исполнения поручений мы разделили по видам документов, находящихся на контроле (в нашем случае – это все документы, требующие ответа). На основании Положения о документообороте в ОАО «Спецремонт была установлена следующая классификация документов по видам:
Для каждого вида документа на основании Положения о документообороте был определен свой срок исполнения (рис. 2, 3).
Рис. 2. Пример задачи на исполнение поручения
В нашем случае определился огромный объем документов, подлежащих контролю, поэтому перед нами встала задача структурировать информацию во избежание потерь документов. Для этого в СЭД была создана система отчетности по разным параметрам. Все документы мы поделили на виды и для каждого вида документов настроили свой отчет (на основании наших требований к СЭД).
Отчеты в СЭД, в свою очередь, подразделяются на виды в зависимости от запроса:
Рис. 4. Сводка по видам и количеству процессов
Рис. 5. Сводка по видам документов в процентном соотношении
Также в СЭД существует и система отчетности по неисполненным поручениям.
По завершении второго этапа было организовано совещание с руководством для отчета по работам данного этапа, обсуждения планов дальнейших работ и определения границ третьего этапа.
3 этап. Автоматизация работы с исходящей документациейНа данном этапе, так же как на предыдущих, была согласована и утверждена схема движения исходящего документа :
До начала работы с исходящей документацией была произведена настройка бизнес-процессов обработки исходящего письма с учетом условий маршрутизации для исходящих документов (схемы движения и согласования документов по подразделениям), т.е. должны быть соблюдены все требования по созданию, согласованию и утверждению документа.
Для этого были созданы соответствующие инструкции: Инструкция по работе с исходящими документами для руководителей и «Инструкция по работе с исходящими документами для сотрудников.
На этом же этапе было организовано ознакомление сотрудников с данными инструкциями, проведено их обучение (групповое и индивидуальное) работе в СЭД с исходящими документами.
Исходя из собственного опыта, автор рекомендует оформлять подробный реестр индивидуального обучения, где каждый сотрудник должен поставить свою подпись, что он прошел обучение и отработал все процессы. У нас были случаи, когда сотрудники из-за нежелания обучаться работе в СЭД заявляли, что они ничего не поняли, либо им плохо объясняли, либо их не обучали вовсе.
Теперь рассмотрим подробнее процессы автоматизации работы с исходящей документацией.
Создание. Сотрудник ОАО «Спецремонт» (Инициатор) создает по шаблону в СЭД Исходящий документ Письмо. заполняет необходимые реквизиты карточки путем выбора из справочника Корреспонденты. При отсутствии получателя в справочнике Корреспонденты. у Инициатора есть возможность ввода в справочник нового корреспондента.
Согласование. При сохранении документа СЭД предлагает запустить процесс обработки исходящего письма. Перед стартом процесса в карточке согласования Инициатор должен уточнить перечень необходимых согласующих лиц, при этом СЭД автоматически устанавливает непосредственного руководителя Инициатора в качестве первого согласующего лица в соответствии с организационной структурой (рис. 6). При согласовании исходящих писем в нашем случае было выбрано последовательное согласование.
Рис. 6. Пример карточки задачи на согласование
После согласования документа всеми согласующими лицами СЭД автоматически формирует схему процесса ознакомления Инициатора с результатом согласования.
Утверждение/подписание – ответственное за утверждение документа лицо (делопроизводитель), получив в СЭД задачу Утвердить. распечатывает из карточки документа согласованный документ и лист согласования по нему, затем передает документ на подпись руководителю.
Регистрация/отправка – после возвращения документа с подписью руководителя делопроизводитель закрывает в СЭД процесс Утверждение. СЭД формирует задачу Ознакомиться с результатом Утверждения Инициатору документа.
При положительном завершении процесса утверждения делопроизводитель, получив задачу Зарегистрировать. осуществляет процедуру регистрации документа с прикреплением отсканированного файла подписанного документа, производит отправку исходящего документа контрагенту, при этом в карточке документа ставится отметка об отправке документа и указывается способ доставки.
Предоставление прав пользователям по работе в СЭДДля назначения прав пользователям был составлен и утвержден Список пользовательских групп. наделенных функциональными обязанностями (правами) по работе в СЭД, состоящий из шести групп:
Каждая пользовательская группа была наделена правами в зависимости от действий, которые возлагаются на сотрудника данной группы, и от вида документа, с которым он может работать.
На завершающем этапе было проведено внедрение рабочей базы, назначение ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях. Для начала работы всех сотрудников в СЭД был издан приказ генерального директора «О начале работы в системе электронного документооборота «1С:Документооборот» и назначенииответственных за ведение делопроизводства в подразделениях» (Приложение 2).
Эффект от внедрения«1С:Документооборот» и перспектива развития СЭД в организацииСЭД в ОАО «Спецремонт» была внедрена успешно в кратчайшие сроки (за 2 месяца) и с минимальными затратами. Работает система уже на протяжении года. Сотрудники со временем убедились в целесообразности работы в данной программе – и это самое главное.
Автоматизация документооборота в современной организации так же необходима, как и автоматизация ведения налогового и бухгалтерского учета. Доказательств вышесказанному более чем достаточно.
• повышение скорости обработки документов (согласование, редактирование, утверждение, ознакомление и т.д.);
• низкая вероятность несанкционированного доступа к информации;
• уменьшение риска безвозвратной «потери» информации;
• всегда имеются ответы на вопросы: «Кто автор документа?», «Откуда данный документ взялся?»;
• быстрый поиск необходимых документов и оперативный доступ к ним;
• экономия денежных средств благодаря отмене ненужного копирования и тиражирования документов;
• более слаженная работа всех подразделений и отделов за счет регламентированных процедур обработки информации;
• упрощение процедур работы с документами;
• экономия времени сотрудников и как следствие – повышение производительности их труда;
• регламентированный доступ сотрудников к документации разного уровня конфиденциальности.
В перспективе ОАО «Спецремонт» ставит своей целью выполнение следующих двух задач:
Таким образом, автоматизация документооборота в ОАО «Спецремонт» позволила реализовать все основные цели и задачи по работе с информационными потоками в организации и существенно сократила риски потери ценнейших документов, повысив исполнительскую дисциплину и культуру работы с документами в организации.
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СПЕЦРЕМОНТ»
О внедрении системы электронного документооборота «1С:Документооборот»
В связи с внедрением в ОАО «Спецремонт» системы электронного документооборота «1С:Документооборот» и в целях описания порядка подготовки, согласования, учета и контроля документооборота в Обществе
И.о. Генерального директора Подпись И.О. Фамилия
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СПЕЦРЕМОНТ»
О начале работы в системе электронного документооборота «1С:Документооборот» и назначении ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях
В связи с окончанием внедрения в ОАО «Спецремонт» системы электронного документооборота «1С:Документооборот»
И.о. Генерального директора Подпись И.О. Фамилия
Л.В. Полушина, начальник отдела делопроизводства ОАО «Спецремонт»
