Журнал регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам

Журнал регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам.

Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа предусмотренных частями первой и второй настоящей статьи, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения.

Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения не вносятся непосредственно в текст трудового договора, а оформляются отдельным приложением к трудовому договору, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора - Дополнительное соглашение к трудовому договору. Все дополнительные соглашения к трудовым договорам составляются в 2-х экземплярах и регистрируются в Журнале регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам.

После регистрации в журнале оформление дополнительного соглашения считается полностью завершенным. Данный журнал, обладая юридической силой, защищает работника от неправомерного одностороннего изменения дополнительного соглашения.

Также, такая регистрация обеспечивает организацию учета и быстрый поиск необходимой информации по дополнительным соглашениям.

обязательном порядке все записи нумеруются порядковым номером. Также необходимо указывать номер изменяемого трудового договора, дату его заключения и данные работника, с которым такое соглашение было заключено.

Фиксируются дата и номер дополнительного соглашения, а также номер изменяемого пункта. Отдельная графа существует для содержания внесенных дополнений или изменений. Документы, изданные на основании заключенных соглашений вносятся в девятую графу.

В случае если перевод на другую должность требует получения согласия сотрудника, такой перевод требует оформления дополнительного соглашения и регистрации в журнале.

Согласно правилам кадрового делопроизводства, в больших организация дополнительные соглашения регистрируются в журнале однократно, что дает возможность контроля за исполнением документа.

Форма Журнала регистрации дополнительных соглашений конкретным законодательным документом не регламентируется. Работодатель может дополнять или изменять форму данного документа.

Сроки хранения такого журнала утверждены законодательно и составляют 75 лет, так же, как и для журнала регистрации трудовых договоров.

Графы для заполнения Журнала регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам :

1. № записи
2. Трудовой договор, в который вносится изменение/номер
3. Трудовой договор, в который вносится изменение/дата
4. Трудовой договор, в который вносится изменение/Ф.И.О.
5. Соглашение/дата
6. Соглашение/номер
7. № измененного пункта
8. Содержание изменений (дополнений)
9. Изданные на основании соглашения документы
10. Примечание

Страница каждого журнала в нашем магазине предлагает возможность модификации товара по типу обложки и количеству листов в будущем документе.

Дополнительные возможности для покупателей магазина Сити Бланк по оформлению внешнего вида журнала: реквизиты учреждения (организации, предприятия) на обложке и прочих страницах, ламинация, возможность при необходимости опечатать и прошнуровать журнал в типографии.

Предлагаем купить дополнительную прозрачную обложку из материала пвх, соответствующую журналу по размеру.

В процессе ведения кадрового делопроизводства используется большое количество кадровых документов. В этом разделе нашего магазина можно купить кадровые журналы для документирования необходимых сведений. Мы располагаем обширной коллекцией готовых форм, необходимых в ежедневной работе кадровика.

Для чего нужна регистрация уже существующих документов в кадровых журналах? Такие записи являются подтверждением факта создания и существования того или иного договора, распоряжения, справки и прочих письменных материалов. Такой документации присваивается определенный номер или индекс, а реквизиты дублируются в журнале.

В результате вышеперечисленных манипуляций обеспечивается надежный учет документации и ее сохранность. Документ зарегистрированный в журнале нельзя просто потерять или испортить и забыть о его существовании. Таким образом, упрощается и функция контроля кадрового делопроизводства.

Ведение кадрового делопроизводства предполагает большую ответственность, внимательность к оформлению, знания законодательной базы в этой области и соблюдения всех требований. Главное назначение кадровых документов – придание прозрачности отношениям работодателя и сотрудника, гарантирование стабильности работникам и упрощения управления для руководителя.

Важность своевременного и правильного ведения кадровых документов связана также с отчетностью перед контролирующими организациями. Кадровые журналы могут быть предметом для проверок со стороны инспекции по труду. При разрешении спорных ситуаций документация будет иметь юридический вес и использоваться в качестве доказательств в споре.

У нас можно купить кадровые журналы регламентированных и нерегламентированных форм, а также обучающую и справочную литературу для кадровика и сотрудников секретариата. Унифицированные журналы мы печатаем в соответствии с формой. Документы свободной формы могут модифицироваться под требования покупателя.

Выбирая необходимый журнал обратите внимание на возможность модификаций. Вы можете добавить или убавить количество листов, сменить или модифицировать обложку. Изменить обложку можно такими способами: заказать ламинацию мягкого переплета, заказать тиснение по заменителю кожи (твердый переплет). Также у нас возможно выполнение опечатывания и прошивки журнала.

В нашем каталоге кадровых журналов собрано огромное количество форм для сопровождения самых разных операций и осуществления делопроизводства. Несмотря на это, всегда существует возможность возникновения потребности в индивидуальной разработке под нужды конкретного предприятия.

В типографии Сити Бланк вы имеете возможность заказать такую индивидуальную разработку. Для более детальной информации необходимо связаться с менеджерами нашего магазина. Позвонить можно в рабочее время с 9:00 до 18:00 по будням. Также у нас работает форма заказа обратного звонка. Просто оставьте ваши контактные данные и мы обязательно с вами свяжемся.

Журнал регистрации трудовых договоров: образец скачать бесплатно и узнать правила заполнения

Как мы знаем, при приеме сотрудника на работу между фирмой и нанимаемым человеком заключается трудовой договор. При необходимости вносить какие-либо изменения заключается также дополнительное соглашение. Трудовой договор является обязательной и очень важной формой сотрудничества сторон. Для упорядочивания и учёта сотрудников фирма нуждается в журнале, где регистрируются и упорядочиваются документы, связанные со всеми действиями фирмы в сфере взаимодействия с ратниками.

Данный журнал называется журналом для регистрации трудовых договоров. Выясним же, для чего он нужен и как с ним работать.

Для многих кадровиков и менеджеров вопрос о ведении журнала остаётся открытым. С одной стороны, ответственность за его отсутствие не предусмотрена. С другой стороны, упорядочивание документации все-таки необходимо.

Если обратиться к руководителям крупных и успешных организаций, то выяснится, что их кадровики и менеджеры такой журнал ведут. Поэтому поверим тем, кто видит залог успеха в единой структуре и организованности.

Узнать, как правильно вести на предприятии журнал регистрации входящих документов и скачать его образец, вы можете тут.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений нужен, нетрудно догадаться, для того, чтоб вести учёт данных обо всех трудовых договорах предприятия/организации и дополнительных соглашениях к ним.

В журнал вносится информация о самом документе, о дате его заключения, факте отправки и получения. С этим журналом предприятие будет избавлено от путаницы в документах, потери договоров и уничтожения их копий.

Регистрационной формой журнала может служить обычная тетрадь с разлинованными графами. Поэтому для заполнения подойдёт покупная тетрадь со всеми необходимыми графами (продаваемые тетради часто уже бывают разлинованы нужным образом), в которые останется лишь внести нужные сведения.

Журнал заполняется в соответствии со стандартными правилами делопроизводства. Но если необходимо внести корректировки, то можно спокойно вносить столбцы и убирать их.

На титульнике журнала указываются:

• полное наименование предприятия/организации или ИП;
• название журнала;
• дата начала отчета;
• дата окончания отчета.

Далее пронумеровывают все страницы журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений (и заполняемое и незаполненные).

На первой странице не принято что-то писать. На ней можно указать основные правила заполнения и ведения журнала.

На второй странице излагается информация об ответственных за данный журнал лицах. Обычно это делается таблицей, потому что ответственное лицо может измениться.

• порядковый номер;
• временной период;
• ФИО ответственного лица; его должность;
• основание, для поручения веления журнала;
• подпись лица.

После начинаем уже непосредственно заполнение журнала (таблицы из обычно 11 столбцов)

Журнал регистрации трудовых договоров — образец бланка для заполнения:

Иной вариант заполнения журнала:

Указывается регистрационный номер договора/соглашения (не путать с номерок трудового договора).

Дата, когда договор был заключён.

Непосредственно номер трудового договора/соглашения.

Фамилия работника и его инициалы.

Профессия работника/ должность.

Структурное подразделение, в которым осуществляет свою деятельность работник.

Они объединены в одну графу и называются сроком действия. В графе указывают дату заключения договора и дату его расторжения.

Иногда с этой графой возникают трудности, потому что договор может продлеваться автоматически, или же сотрудника могут перевести на постоянную работу.

Что такое журнал регистрации приказов по основной деятельности и как его правильно заполнить — читайте в этой статье.

Характер работы (эта работа для сотрудника является работой по совместительству/основной работой).

Здесь нужно указывать дополнительные соглашения, законченные с сотрудником.

Примечания и дополнения.

Проясним некоторые моменты в заполнении:

1. Так столбец 3 для удобства можно разбить на 2 подграфы (одну договоров, вторую для соглашений).
2. При регистрации соглашений выписывайте только номер соглашения, а основные сведения указывайте в столбце 10.
3. Номер соглашения к определенному договору вписывают в столбец 3 или 11. Тогда отыскать все дополнительные соглашения к одному договору будет гораздо проще.
4. На последней странице указывайте, что журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Также обязательно указывайте дату.
5. Напишите количество заполненных страниц и информацию о договорах (номера из столбца 1). После укажите должность и фамилию ответственного лица, а также основание (приказ/решение/распоряжение с датой и номером).

Журнал регистрации трудовых договоров — образец скачать бесплатно вы можете по этой ссылке.

Если договоров и соглашений много, то можно начинать нумерацию с начала каждый год. Если же их немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений необходимо прошить, а при сдаче в архив опломбировать. В соответствии с требованиями ФАС журнал хранится 75 лет (предусмотрено переменки типовых документов управления).

Узнать, как правильно заполнять журнал регистрации исходящих документов и скачать его образец, вы можете здесь.

В случае, если привычная многим бумажная форма журнала кажется неудобной и устаревшей, есть возможность ведения журнала в электронном формате. В случае чего его всегда можно распечатать .

Электронную версию журнала удобнее всего вести в MS Excel.

• возможность быстрого поиска в документе;
• оптимизация работы;
• фиксированный контроль за верным оформлением;
• лучшая конфиденциальность журнала;
• более простой формат исправления ошибок;
• меньше затрат па ведение;
• простота выдачи выписок и справок.

При обнаружении существенной ошибки в уже частично заполненном журнале его необходимо досрочно закрыть. Для этого на последней странице делают запись о досрочном закрытии журнала по причине ошибки. После заводится новый документ.

Затем можно завести новый документ с сопутствующим распоряжением об этом. Изменения в журнале могут быть различными: от перевода на другую работу и отстранения до изменения работодателя или условий работы.

В изначальный трудовой договор не принято вносить подробные изменения, потому что они будут содержаться в соглашении. Количество соглашений к может быть ограничено. На крупных предприятиях даже есть практика ведения журнала исключительно для дополнительных соглашений. Правила его заполнения идентична той, о которой говорилось выше.

Обязательно ли проводить на предприятии инструктаж по пожарной безопасности и как правильно заполнить соответствующий журнал об инструктаже — читайте в нашей новой публикации.

Надеемся, статья послужит ориентиром и поможет верно вести журнал. А подробная информация позволит лишь усовершенствовать уже существующий журнал.

Образец журнала регистрации трудовых договоров - дополнительных соглашений, книг

Статья раскроет основные моменты, касающиеся журнала регистрации трудовых соглашений. Для чего он необходим, каким образом составляется и сколько хранится – об этом далее.

При приеме на работу руководитель обязательно заключает с сотрудником трудовой договор. После этого соглашение необходимо зарегистрировать в специальном журнале.

Работникам кадровой службы необходимо знать, каким же образом проводить регистрацию и какими положениями руководствоваться.

Регистрационный журнал – документ важный, но его ведение не обязательно, Законодательство не заставляет его вести, также не устанавливает четкой его формы.

Учету подлежат только трудовые книжки, дополнительные соглашения проходят регистрацию по желанию руководителя организации.

Существует несколько причин, на которые стоит обратить внимание:

• РІРѕ время проверок службы требуют наличие журнала;
• РїРѕ правилам документооборота регистрационный журнал должен существовать, чтобы регистрировать документы;
• данный журнал РІС…РѕРґРёС‚ РІ СЃРїРёСЃРѕРє управленческой документации;
• если РґРѕРіРѕРІРѕСЂС‹ РЅРµ Р±СѓРґСѓС‚ регистрироваться, то это может привести Рє проблемам.

Правила, которых необходимо придерживаться при ведении журнала регистрации:

Можно проводить ежегодно

В случае допущения ошибки

В записях журнала никаких штрафов или взысканий не предусмотрено.

Если журнал закончен

Необходимо сделать прошивку и сдать в архив

Если срочный договор изменяется на постоянный (или наоборот)

То он подлежит перерегистрации

Руководитель организации должен поставить подпись

На задней обложке регистрационного журнала

Составляется журнал в нескольких экземплярах – один остается в организации (вшивается в личное дело работника), второй выдается сотруднику под его подпись.

Ведет регистрационный журнал работник кадровой службы или другой уполномоченный орган предприятия.

Благодаря данным, которые содержатся в журнале, кадровик сможет оформить справку об увольнении или переводе на другую должность, следить за перемещением сотрудника.

Журнал можно вести в бумажном виде или электронном. В первом случае важно соблюдать следующие требования:

• обложка журнала должна быть твердой, листы – плотными;
• нумерация страниц обязательна;
• нижний левый СѓРіРѕР» прошить нитью;
• РЅР° обложке указать номер журнала, дату его составления Рё полное наименование предприятия;
• РЅР° задней обложке – РїРѕРґРїРёСЃСЊ руководителя.

Можно вести журнал регистрации трудовых договоров в электронном виде. Такая форма более удобна и имеет массу преимуществ:

• помогает оптимизировать работу СЃ сотрудниками;
• конфиденциальность, защита информации;
• контроль хранения Рё оформления документации;
• первичные документы сохраняются РІ электронном формате;
• РјРёРЅРёРјСѓРј затрат;
• возможность оформлять срочные приказы или справки.

Вести электронный журнал необходимо в MS Excel. Единственный недостаток такой формы ведения регистрационного журнала – невозможность поставить свою подпись.

Поэтому работники кадровой службы часто ведут обе формы, используя электронную в качестве запасной.

Лицо, ответственное за ведение регистрационного журнала, самостоятельно выбирает форму. В качестве регистрационного журнала можно использовать обычную тетрадь.

При регистрации трудовых договоров можно решить такие задачи:

• организовать контроль Р·Р° соблюдением РЅРѕСЂРј Законодательства;
• обеспечить сохранность документации;
• оказать помощь обеим сторонам РґРѕРіРѕРІРѕСЂР°.

Журнал можно приобрести в магазине канцелярии, скачать в интернете. Существует также множество сайтов, на которых имеются готовые бланки подобных журналов. Можно выбрать для себя наиболее подходящий.

Запись сведений о документах, которая фиксирует дату их создания, отправки или получения. Проводится в день их подписания

Документ, в котором содержатся данные о договорах, заключенных с сотрудниками при приеме их на работу. Не является обязательным документом

Соглашение, заключаемое между работодателем и сотрудником, содержащее основные положения, касающиеся обязанностей и прав обеих сторон

Работник кадровой службы

Сотрудник организации любого типа, который занимается вопросами ведения трудовых соглашений с работниками

Дополнительный документ к основному трудовому соглашению; содержит изменения, вносимые в трудовой договор

Чаще всего рудовое соглашение дополняет личное дело сотрудника. Заводится оно сразу же после формирования приказа руководителя о приеме на работу .

Как показывает практика, личное дело не всегда составляется, поэтому учет их не возможен. �менно с этой целью и создается книга учета трудовых договоров .

Большинство кадровиков и работодателей сомневаются, нужен ли журнал? Ответственность за его ведение отсутствует, поэтому важно ли его наличие на предприятии.

Как заключается трудовой договор с водителем грузового автомобиля с �П, читайте здесь .

Необходим регистрационный журнал для осуществления учета данных трудовых соглашений работников. Содержит он основную информацию о договоре, дату его оформления и положения.

Благодаря журналу важные документы не потеряются, различные ксерокопии не уничтожатся, так как надежно закреплены в документе.

Следовательно, и сам трудовой договор никуда не исчезнет. В случае судебного разбирательства журнал регистрации поможет доказать факты со стороны работодателя или сотрудника.

Суд может потребовать предоставить данный документ. В использовании он очень прост – нет необходимости постоянно заглядывать в договоры, которые хранятся в архиве.

Журнал всегда под рукой – на его основе бухгалтера составляют отчеты, касающиеся деятельности организации.

В случае проверок журнал докажет наличие различных договоров, дополнительных соглашений, контрактов с сотрудниками.

Необходим журнал регистрации и для выдачи работнику справки, если тот захочет перейти на другую работу.

Обязателен ли журнал на предприятии – решать его руководителю. Но стоит отметить, что подобный документ решает множество проблем и вопросов.

Благодаря журналу регистрации трудовых соглашений можно отследить количество заключенных договоров в организации.

Это дает возможно осуществить контроль за каждым из них, что облегчает работу при составлении отчетной документации.

Законодательство Российской Федерации не предусматривает четкого регулирования правил регистрации трудовых соглашений.

Но в соответствии с 309 статьей Трудового Кодекса зарегистрированное соглашение между работодателем и сотрудником подтверждает факт трудовых отношений.

Трудовой договор и дополнительные соглашения содержатся в 358 статье Постановлении Федеральной Службы архива, от 6 сентября 2000 года.

Данных о регистрационном журнале нет, поэтому его можно не вести. Согласно 309 статье Трудового Кодекса

Российской Федерации цель регистрации трудовых соглашений – подтверждение факта трудовой деятельности сотрудника.

Специальных правил, которые предусматривают порядок формирования журнала регистрации, нет. Единственное правило – формировать трудовые соглашения в алфавитном порядке.

Сначала необходимо произвести нумерацию страниц. Если на какой-то из них нет информации, то номер все равно проставить.

Запись о регистрации вносится только после полного формирования соглашения и проставления подписей руководителя и сотрудника.

Так как ведение журнала не предусмотрено Законодательством, то порядок его заполнения осуществляется по общим правилам – обложка и переплет документа должны быть твердыми, все страницы без исключения иметь номер.

Прошить журнал необходимо капроновой нитью, вывести ее на заднюю страницу, завязать на узел и заклеить квадратной пломбой из бумаги.

Конкретной формы журнала нет, обычно состоит она из 11 столбцов, но их количество можно менять:

1. Порядковый номер, то есть регистрационный номер соглашения. Не стоит путать с номером самого договора.
2. Дата, когда был оформлен контракт.
3. Номер соглашения (основного или дополнительного).
4. Личные данные сотрудника.
5. Занимаемая должность.
6. Наименование структурного подразделения, в котором работник осуществляет деятельность.
7. Дата заключения договора.
8. Дата расторжения.
9. Характер работы – основная или по совместительству.
10. Дополнительное соглашение (при наличии).
11. Примечания.

При составлении регистрационного журнала обязательно необходимо вносить всю информацию. Какие же данные нужно отобразить?

Титульный лист должен содержать информацию о названии организации и журнала, даты его составления и окончания.

Первая страница обычно остается пустой, но по желанию на ней можно отобразить правила ведения журнала.

На следующей странице необходимо указать лицо, ответственное за формирование документа. Лучше оформить в виде таблицы, поскольку лица могут меняться.

При этом обязательно указать – порядковый номер, период времени, личные данные, должность и на основании чего этого человека назначили ответственным.

Далее следует заполнение журнала регистрации. Если при заполнении была допущена ошибка, то данный журнал необходимо закрыть в досрочном порядке.

При этом на последней странице сделать пометку «журнал закрыт досрочно вследствие ошибочного ведения».

Далее необходимо оформить новый журнал, обязательно издать приказ о его формировании, в котором указать:

• РІ каком РїРѕСЂСЏРґРєРµ будет вестись журнал – электронном или бумажном;
• кто будет нести ответственность Р·Р° его ведение Рё внесение записей;
• какой будет регистрационная форма трудовых соглашений.

Дополнительное соглашение необходимо в том случае, если в основной трудовой договор вносятся изменения.

Причин этому несколько:

• перевод сотрудника РЅР° РґСЂСѓРіСѓСЋ должность;
• смена начальства;
• изменение трудовых условий.

Дополнительное соглашение также стоит внести в регистрационный журнал, обязательно присвоив ему номер. Отдельную книгу не нужно заводить, достаточно внести изменения в основной журнал.

Для этого лучше подойдет электронный вариант. Правила заполнения такие же, что и для основного соглашения.

Если дополнительное соглашение ведется с основным договором объединено, то его нумерация начинается с 1 номера по каждому трудовому соглашению.

Причем для каждого работника отдельно. В этой ситуации лучше выделить на каждого работника отдельную страницу, где будут вестись все изменения.

Рассмотрим заполненный образец книги регистрации трудовых договоров.

По желанию руководителя организации названии графы можно менять. Образец книги учета трудовых соглашений:

Фото: журнал учета трудовых договоров

Во время сдачи в архив журнал регистрации трудовых соглашений необходимо прошить и опломбировать. Срок хранения документа – 75 лет.

Как формируется трудовой договор между иностранным гражданином и физическим лицом, читайте здесь .

Образец трудового договора �П с продавцом, смотрите здесь .

Таким образом, регистрационный журнал по учету трудовых соглашений – документ важный, но не обязательный.

Договор сотрудника и работодателя относится к внутренним документам, поэтому их регистрация обязательна.

Законодательство российской Федерации не предусматривает его наличие и порядок ведения записей, поэтому наличие его в организации – по желанию руководителя.

РќРѕ стоит отметить, что благодаря журналу можно избежать проблем.ВФорма журнала произвольная, количество столбцов руководитель предприятия устанавливает самостоятельно.

Важно помнить, что любой документ организации необходимо вносить в специальную книгу учета, трудовое соглашение – не исключение.