Составляется реестр собственников или уполномоченных лиц по доверенности пришедших на собрание.

Приложение № 4 - Регистрационные листы собственников помещений многоквартирного дома, принявших участие в голосовании.

Голосование должно быть проведено по каждому отдельному вопросу, указанному в повестке дня. Свою волю выражаем просто: - за, против, воздержался.

Очень важно помнить. что собрание считается легитимным (правомочным), если на нём присутствовали собственники, обладающие более чем 50% голосов от общего числа голосов. Напоминаем, что измерителем в голосовании является - м2. Решение по вопросу создания Совета многоквартирного дома считается принятым, если за него проголосовало большинство от общего числа голосов принимающих участие в общем собрании.

Приложение № 5. Образец протокола общего собрания собственников помещений многоквартирного дома.

Шаг 5 Оформление результатов общего собрания собственников.

Приложение № 6. Порядок уведомления (сообщения) собственников помещений о решениях, принятых общим собранием.

Шаг 6 Хранение документов.

Протоколы общих собраний собственников помещений в многоквартирном доме и решения таких собственников по вопросам, поставленным на голосование, хранятся в месте или по адресу, которые определены решением данного собрания.

Документация, подлежащая хранению при очной форме голосования:

В случае отсутствия кворума, общее собрание можно провести и в заочной форме.

ВАРИАНТ -2: Общее собрание собственников в заочной форме

Своё решение, по вопросам, вынесенным на голосование, собственники могут выразить заочно, путём передачи бюллетеня по адресу указанному в уведомлении.

Первые шаги по проведению собрания в заочной форме принципиально не отличаются от тех, которые нужно предпринять при организации очного голосования.

Инициатор общего собрания/инициативная группа/ принимает решение о проведении общего собрания в заочной форме. Как и в первом случае, обсуждается повестка общего собрания, рассматриваются кандидатуры членов Совета и Председателя Совета и т.д. Но дальше возникают различия:

Члены инициативной группы должны изготовить уведомления, в которых извещают каждого собственника о предстоящем голосовании.

Шаг 7 Изготовление уведомлений о проведении общего собрания собственников помещений в заочной форме.

В уведомлении о проведении общего собрания в заочной форме указывают инициативную группу, перечень вопросов, по которым просят остальных собственников высказать своё решение, адрес и порядок ознакомления с необходимыми материалами и информацией, дату сдачи бюллетеня для голосования.

Приложение № 7 - Образец уведомления о проведении общего собрания собственников помещений многоквартирного дома в заочной форме.

Шаг 8. Изготовление бюллетеней для голосования.

В таких бюллетенях для голосования необходимо предусмотреть графы, в которых лица, участвующие в голосовании, смогут указать: Ф.И.О. адрес собственника, сведения о документе, подтверждающем право собственности на помещение в многоквартирном доме, решение по каждому вопросу повестки дня, выраженные формулировками за против воздержался.

Приложение № 8 - Образец решения (бюллетеня) заочного голосования

Шаг 9. Доставка уведомлений и бюллетеней для голосования собственникам помещений многоквартирного дома.

Уведомления и бюллетени для голосования собственникам помещений многоквартирного дома необходимо разнести в каждую квартиру и вручить собственнику под роспись, не менее чем за 10 дней до принятия решения.

Приложение 3-а - Образец реестра вручения уведомлений о проведении общего собрания собственников многоквартирного дома.

Вспомним, что в самом начале мы рекомендовали пригласить в инициативную группу представителей от каждого подъезда. Вот теперь, такой представитель сможет разнести по квартирам уведомления и бюллетени для голосования. Вручать документы нужно под роспись.

Шаг 10. Оформление результатов заочного голосования собственников.

Инициативная группа осуществляет обработку поступивших бюллетеней и по истечении указанного срока производит подсчёт результатов голосования.

Окончательное решение общего собрания собственников оформляется в виде протокола с приложением к нему всех бюллетеней для голосования. В протоколе должны быть перечислены все вопросы, выносимые на голосование и принятое общим собранием решение по каждому вопросу. Итоги голосования доводятся до всех собственников посредством размещения в общедоступных местах информационных листков, не позднее 10 дней, со дня окончания голосования.

Приложение № 9 - Образец протокола общего собрания собственников помещений в форме проведения заочного голосования

Приложение № 6. Порядок уведомления (сообщения) собственников помещений о решениях, принятых общим собранием.

Шаг 11. Хранение документов. Протоколы общих собраний собственников помещений в многоквартирном доме и решения таких собственников по вопросам, поставленным на голосование, хранятся в месте или по адресу, которые определены решением данного собрания.

Документация, подлежащая хранению, при заочной форме голосования:

- протокол заседания инициативной группы

- протокол решения общего собрания + полученные уведомления и бюллетени

- уведомления, информирующие собственников об итогах прошедшего голосования.

Приведенная ниже пошаговая инструкция рассчитана на типовой случай, при котором не удается собрать кворум на очном (совместного присутствия) общем собрании собственников. Если собрать кворум удалось, шаги 7-10 исключаются.

К сожалению (или к счастью) исключить очную форму собрания и сразу перейти к заочному голосованию Жилищный кодекс в настоящее время не позволяет, поэтому даже для тех, кто понимает безнадежность шагов 2-6, пройти их придется.

1. Создание инициативной группы

2. Подготовка информации и документов, необходимых для проведения общего собрания собственников

3. Оповещение собственников о проведении общего собрания в очной форме (путем совместного присутствия)

4. Проведение общего собрания собственников путем совместного присутствия

5. Подведение итогов общего собрания

6. Оповещение собственников об итогах общего собрания

7. Оповещение собственников о проведении общего собрания в форме заочного голосования

8. Проведение общего собрания собственников в форме заочного голосования

9. Подведение итогов заочного голосования

10. Оповещение собственников об итогах общего собрания в форме заочного голосования

11. Оповещение управляющей компании о проведенном общем собрании собственников и о его итогах.

Рассмотрим вышеперечисленные шаги более подробно:

1. Создание инициативной группы

В соответствии с ЖК РФ инициатором проведения общего собрания может быть как один собственник, так и группа собственников. Таким образом, теоретически, один человек может инициировать собрание, подготовить все необходимые документы, список кандидатов в совет дома (теоретически в этом списке может быть он один) и провести собрание. Однако на практике с такой задачей в одиночку справиться очень непросто (…трудно одному, один – не воин…), поэтому практически всегда работа начинается с поиска единомышленников и создания инициативной группы, состоящей из наиболее активных собственников. В последнее время все чаще для этого используется интернет (группы собственников зачастую формируются еще на этапе строительства дома). Можно провести неофициальное собрание или собрания собственников по подъездам, можно попытаться развесить объявления со своими координатами и таким образом попытаться привлечь единомышленников.

Для юридического закрепления существования инициативной группы рекомендуется провести собрание ИГ и составить протокол этого собрания. В протоколе следует указать состав ИГ и принятые решения (организовать проведение общего собрания собственников).

2. Подготовка информации и документов, необходимых для проведения общего собрания собственников

Наиболее сложный и трудоемкий этап. На данном этапе должны быть решены следующие задачи:

- Определение повестки дня предстоящего общего собрания. В повестку дня включаем вопросы избрания совета многоквартирного дома и председателя совета МКД. Рекомендуется включить в повестку дня и выборы председателя и секретаря собрания, а также счетной комиссии. Если дом новый и способ управления не определен, можно на этом же собрании проголосовать за способ управления. Если вы решили создавать совет дома, скорее всего это будет управление управляющей организацией. Можно включить и любые вопросы, волнующие собственников, а также вопросы, касающиеся полномочий совета и специальных поручений совету. Если вы подготовили проект положения о совете дома или другой документ, регламентирующий работу совета, в повестку дня следует включить вопрос утверждения этого документа. Помните, ПОСЛЕ ТОГО, КАК ВЫ ИЗВЕСТИЛИ СОБСТВЕННИКОВ О ПРЕДСТОЯЩЕМ СОБРАНИИ, МЕНЯТЬ ПОВЕСТКУ ДНЯ НЕЛЬЗЯ. Также нельзя во время собрания голосовать по вопросам, не включенным в повестку.

Рекомендуемые вопросы повестки дня:

1) Выборы председателя и секретаря собрания

2) Выборы счетной комиссии

3) Выборы совета МКД

4) Выборы председателя совета МКД

5) Определение порядка подсчета голосов и оформления протокола общего собрания

6) Определение сроков и порядка проведения годового общего собрания собственников

7) Определение порядка уведомления о принятых общим собранием решениях

8) Определение места размещения информации о предстоящих общих собраниях

9) Определение места хранения решений и протоколов общих собраний собственников помещений в МКД

10) Утверждение положения о совете МКД или иного документа, регламентирующего деятельность совета.

- Составление списка кандидатов в совет дома и определение кандидатов в председатели совета. На этом этапе рекомендуется привлечь максимальное число собственников, например, путем выдвижения кандидатов на собраниях по подъездам. Голосование возможно как списком, так и по каждому кандидату отдельно, законом это не регламентируется.

- Составление реестра собственников. По закону это не обязательно, однако иметь перечень собственников с указанием их долей крайне желательно по двум причинам. Во-первых, при голосовании количество голосов определяется долей каждого голосующего в общей собственности (т.е. площадью помещения, которым он владеет). Во-вторых, инициаторы собрания должны будут известить о его проведении ВСЕХ собственников.

Методы составления реестра могут быть разные. Можно запросить его у управляющей организации, можно провести перепись собственников путем обхода квартир. Законом предусмотрена возможность получения инициативной группой реестра в регистрирующем органе, но только для случая, когда группа инициирует создание ТСЖ.

- Выбор места проведения собрания. Достаточно сложный вопрос для многоквартирного дома. Школам сейчас практически запретили сдавать помещения, клуб или кинотеатр – недешево. Однако, если заранее известно, что кворума не будет, и собрание в очной форме проводится только для исполнения требования закона, место проведения собрания особого значения не имеет, подойдет и собственный двор дома, особенно летом.

- Подготовка информационного сообщения для собственников. В сообщении о проведении общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме должны быть указаны:

1) сведения о лице, по инициативе которого созывается данное собрание

2) форма проведения данного собрания (собрание или заочное голосование)

3) дата, место, время проведения данного собрания или в случае проведения данного собрания в форме заочного голосования дата окончания приема решений собственников по вопросам, поставленным на голосование, и место или адрес, куда должны передаваться такие решения

4) повестка дня данного собрания

5) порядок ознакомления с информацией и (или) материалами, которые будут представлены на данном собрании, и место или адрес, где с ними можно ознакомиться.

- Подготовка бланка решения собственника (бюллетеня). Оформление решения собственника при очной форме собрания не обязательно, при заочном голосовании – обязательно.

В решении собственника по вопросам, поставленным на голосование, должны быть указаны:

1) сведения о лице, участвующем в голосовании

2) сведения о документе, подтверждающем право собственности лица, участвующего в голосовании, на помещение в соответствующем многоквартирном доме

3) решения по каждому вопросу повестки дня, выраженные формулировками "за", "против" или "воздержался".

Соответственно, для этой информации должны быть предусмотрены специальные графы в бланке решения собственника. Какие должны быть указаны сведения о лице, законом не оговорено. Конечно, для однозначной идентификации желательно указать паспортные данные, однако с этим могут возникнуть проблемы. К счастью, закон позволяет обойти этот вопрос и ограничиться фамилией, именем и отчеством. Можно указать и место жительства – легче будет искать, в случае чего. А вот реквизиты документа, удостоверяющего право собственности, должны быть обязательно. Также в бланке необходимо предусмотреть возможность голосования по доверенности или за недееспособного (несовершеннолетнего) собственника.

3. Информирование собственников о предстоящем собрании

Если это первое собрание собственников или на предыдущих собраниях не было определено место размещения информации о предстоящем собрании, информация должна быть направлена КАЖДОМУ собственнику заказным письмом или вручена лично под роспись. Если место размещения информации определено решением предыдущего общего собрания, сообщение может быть размещено в этом месте. Сообщение должно быть направлено (передано или размещено) не позднее, чем за 10 дней до даты проведения собрания. Одновременно с сообщением можно направить (вручить) и бланк решения собственника и информационные материалы к предстоящему собранию.

4. Проведение общего собрания собственников путем совместного присутствия

Порядок проведения такого собрания законом практически никак не регламентируется. Единственное, что сказано в ЖК – решения собственников могут быть оформлены в письменной форме. Т.е. могут и не быть. Голосование может быть открытым, а может и закрытым. Как и кто должен вести подсчет голосов, каким образом их фиксировать – решать самому собранию. Или инициаторам. Проблема данной ситуации в том, что достаточно трудно подтвердить правильность подсчета голосов в том случае, если кто-либо попытается оспорить результаты голосования.

Общее собрание правомочно (имеется кворум), если в собрании приняли участие Собственники помещений в данном доме или их представители, обладающие более 50% голосов от общего числа голосов (п.3 ст.45 ЖК РФ).

В случае наличия кворума также очень желательно составить реестр собственников, принявших участие в собрании – без этого документа даже сам факт наличия кворума останется неподтвержденным. Во избежание проблем рекомендуется регистрацию участников в реестре проводить с предъявлением паспорта и документа, подтверждающего право собственности и с указанием в реестре Фамилии, имени, отчества собственника, номера помещения (или другой его характеристики, например, для нежилых помещений), площади помещения и доли собственности, принадлежащей данному собственнику. В случае присутствия доверенного лица указать доверенность.

На практике инициативная группа должна проделать нереально огромную работу, чтобы получить кворум на общем собрании, так что будем считать этот этап формальностью и перейдем к следующему.

5. Подведение итогов общего собрания

Данный этап выполняется счетной комиссией и заключается в подсчете количества голосов и оформлении протокола собрания. Если кворум не набран, подведение итогов заключается в констатации факта отсутствия кворума.

Количество голосов, поданных каждым голосующим, пропорционально его доле в общей собственности, т.е. площади принадлежащих ему жилых и нежилых помещений. Существуют разные варианты расчета количества голосов, мне представляется самым простым и целесообразным для каждого голосующего изначально определить площадь принадлежащего (принадлежащих) ему помещения (помещений) или доли площади помещения в квадратных метрах, и все операции сложения проводить в квадратных метрах (т.е. за 1 голос принять 1 кв.метр площади), а итоги определять как долю в процентах от проголосовавших ЗА или ПРОТИВ от суммарной площади, принадлежащей участникам голосования или суммарной площади всех помещений в доме (в зависимости от вопроса голосования).

Решения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме принимаются:

Большинством не менее двух третей голосов от общего числа голосов собственников помещений по вопросам:

- принятия решений о реконструкции многоквартирного дома (в том числе с его расширением или надстройкой), строительстве хозяйственных построек и других зданий, строений, сооружений, ремонте общего имущества в многоквартирном доме

- принятие решений о пределах использования земельного участка, на котором расположен многоквартирный дом, в том числе введение ограничений пользования им

- принятие решений о пользовании общим имуществом собственников помещений в многоквартирном доме иными лицами, в том числе о заключении договоров на установку и эксплуатацию рекламных конструкций, если для их установки и эксплуатации предполагается использовать общее имущество собственников помещений в многоквартирном доме

- принятие решений об определении лиц, которые от имени собственников помещений в многоквартирном доме уполномочены на заключение договоров об использовании общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме (в том числе договоров на установку и эксплуатацию рекламных конструкций) на условиях, определенных решением общего собрания

Простым большинством (более 50 процентов голосов) от общего числа голосов собственников помещений:

- по вопросу создания товарищества собственников жилья.

Большинством голосов от общего числа голосов, принимающих участие в данном собрании:

- по вопросу выбора способа управления (приложение № 2)

- по другим вопросам, отнесенным Жилищным Кодексом к компетенции общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме (ст. 44, 46, 135,141, 156 ЖК РФ).

Решения о реконструкции многоквартирного дома, в результате которой произойдет уменьшение размера общего имущества, принимаются только с согласия всех собственников помещений (п. 3 ст. 36 ЖК РФ).

Решение об избрании совета МКД и председателя совета МКД принимается большинством голосов от общего числа голосов, принимавших участие в собрании.

Протокол должен быть подписан председателем и секретарем собрания (если они избирались) и членами счетной комиссии. Если счетная комиссия не избиралась, протокол подписывают все участники подсчета голосов. Рекомендую оформлять протокол в 2-х или 3-х экземплярах, чтобы можно было передать оригинал, например, в УК и в суд.

6. Оповещение собственников об итогах общего собрания

Законом установлено, что решения общего собрания собственников должны быть доведены до сведения всех собственников помещений, в том числе и не принявших участие в собрании, в течение десяти дней со дня принятия этих решений (ст. 46 ч. 3 ЖК РФ). В информационном сообщении также должны быть отражены результаты голосования. Указанная информация в соответствии с п.3 ст.46 ЖК РФ должна быть размещена Инициатором собрания в помещении данного дома, определенном Общим собранием и доступном для всех Собственников помещений. Если такое помещение не определено, инициатору придется оповещать всех собственников лично под роспись или заказным письмом.

В случае отсутствия на собрании кворума оповещение собственников можно совместить по следующим пунктом.

7. Оповещение собственников о проведении общего собрания в форме заочного голосования

При оповещении собственников о повторном собрании придется полностью повторить пункт 3. Единственное отличие – в информации о собрании указывается «заочное голосование» и вместо даты и места проведения собрания указывается дата окончания сбора решений собственников и место, в которое собственники должны передать свои решения. Дата окончания сбора решений должна быть не ранее 10 дней с момента оповещения последнего собственника, однако, учитывая удивительную «активность» российских собственников и быстроту принятия ими решений, рекомендуется дать им на размышление не менее месяца.

Бланк решения собственника (бюллетеня) должен быть вручен вместе с оповещением. Если оповещение размещается в установленном собранием общедоступном месте, в нем должно быть указано, где собственник может получить этот бланк.

8. Проведение общего собрания собственников в форме заочного голосования

Теоретически, на этом этапе инициаторам собрания ничего делать не надо. Сидим и ждем, когда все (или хотя бы большинство) собственники принесут свои решения (бюллетени)на блюдечке с голубой каемочкой. На практике же могут и не принести. Надо будет поторопить и подтолкнуть наиболее устойчивых товарищей, а с кем-то провести дополнительную разъяснительную работу. Некоторые собственники не хотят давать информацию о себе и реквизиты документа, удостоверяющего право собственности, некоторые выдвигают довольно странные и удивительные требования. В общем, чтобы добиться результата, скорее всего, придется поработать. По мере получения решений собственников (бюллетеней) рекомендуется заполнить реестр участников голосования.

9. Подведение итогов заочного голосования

Процедура описана выше в п. 5.

10. Оповещение собственников об итогах общего собрания

Процедура описана в п. 6.

11. Оповещение управляющей компании о проведенном общем собрании собственников и о его итогах

Для чего управляющей компании итоги голосования?

Если речь идет об избрании совета дома, то для подтверждения его полномочий. Если на собрании были приняты решения, касающиеся условий договора управления, то для корректировки этого договора.

Какие документы необходимо передать УК?

Законом данный вопрос не регламентируется, в результате чего УК может запросить любые документы. Рекомендуемая процедура:

1) Направляем УК заказное письмо (обязательно с уведомлением о вручении) либо передаем непосредственно в УК с отметкой о получении на втором экземпляре письма. В письме указываем где, когда, в какой форме состоялось собрание, свою контактную информацию (по какому адресу направлять ответ). К письму прикладываем:

- протокол общего собрания

- образец информационного сообщения о проведении собрания

- реестр участников собрания.

2) Если УК не отвечает, считаем, что информация принята, и начинаем работать – являемся в УК, задаем вопросы, направляем официальные запросы и т.д.

3) Если УК не удовлетворена представленными документами и направила ответ с дополнительными требованиями, рассматриваем их и, в зависимости от ситуации, либо удовлетворяем, либо обращаемся в суд. Увы, другие инстанции в данном вопросе не действуют. Если УК запросила полный комплект оригиналов документов, сообщаем, где и когда с ними можно ознакомиться.

Официально уведомить УК о прошедшем собрании необходимо даже в том случае, если она принимала самое непосредственное участие в подготовке и проведении собрания – это позволит избежать недоразумений в будущем.