Руководства, Инструкции, Бланки

образец письма о переходе на электронный документооборот img-1

образец письма о переходе на электронный документооборот

Рейтинг: 5.0/5.0 (1899 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Перейти на электронный документооборот

Мы хотим с некоторыми контрагентами перейти на электронный документооборот, в частности получать счет фактуры и акты подписанные электронной подписью, должно ли это быть прописано в договоре услуг во избежании "придирок" налоговой. Скачайте формы по теме

Организациям будет лучше заключить соглашение об электронном обмене документами, в котором будет определен формат электронного документооборота между компаниями. Какие пункты соглашения помогут организациям избежать претензий проверяющих представлено в статье в полном ответе.

Из статьи журнала «РОССИЙСКИЙ НАЛОГОВЫЙ КУРЬЕР», № 12, ИЮНЬ 2014

Что важно отразить в соглашении об электронном обмене документами, чтобы избежать налоговых потерь

Екатерина Шестакова, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент», канд. юр. наук

Давид Околелов, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса

Для электронного обмена «первичкой» нужно согласие обеих сторон

Без договора с ЭДО счетами-фактурами обменяться не получится

Договориться об использовании простой подписи нужно заранее

С ейчас все больше компаний переходят на электронный документооборот не только с инспекцией, но и с контрагентами (подробнее читайте ниже). Однако в отличие от обмена сведениями с налоговиками порядок подготовки, согласования и подписания соглашения об электронном обмене документами между компаниями законодательно не утвержден.

Еще больше полезных материалов

Компании вправе отчитываться перед инспекцией не только на бумаге, но и в электронном виде. Более того, начиная с отчетности за I квартал 2014 года практически все плательщики представляют декларацию по НДС по телекоммуникационным каналам связи. Что важно знать обэлектронной отчетности по НДС, читайте в статье «Как без проблем в 2014 году отчитаться по НДС в электронном виде »

Мы разработали образец соглашения об электронном обмене документами (далее — соглашение), в котором определили формат электронного документооборота между компаниями (см. образец ниже). Рассмотрим, какие пункты такого соглашения помогут компании избежать претензий проверяющих.*

1. Закрепление формы соглашения в учетной политике обоснует право компании обмениваться бумагами в электронном виде

Электронный документооборот связан с внутренним документооборотом компании, ведением учета и составлением отчетности. В свою очередь, совокупность способов ведения бухучета необходимо утвердить в учетной политике (ст. 8 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, далее — Закон № 402-ФЗ ).

Следовательно, если компания решила ввести систему электронного документооборота и электронной отчетности, такую систему нужно отразить в учетной политике. При этом важно закрепить:

— объем электронного документооборота;
— форматы электронных документов;
— порядок хранения электронной отчетности;
— случаи, когда вместо электронных документов компания оформляет документы на бумаге.

2. Указание на способ электронного обмена внесет ясность при взаимодействии с контрагентами

Порядок и способ электронного документооборота компании определяют самостоятельно. При этом важно учитывать два основных нюанса.

Во-первых, в соглашении необходимо указать, дублируются ли электронные документы на бумаге. К примеру, компания отправляет контрагенту ТТН в электронном виде, а затем спустя некоторое время направляет этот же документ в бумажном виде (например, если контрагент не получил электронный документ).*

Отметим, что такой порядок оформления документов предусмотрен в настоящее время для счетов-фактур (п. 4 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

По мнению авторов, аналогичный порядок действий целесообразно закрепить в соглашении и для прочих электронных документов.

Во-вторых, в соглашении целесообразно отметить, обмениваются ли компании электронными документами напрямую (при помощи специализированных программ или обычных почтовых клиентов) или привлекая оператора электронного документооборота (подробнее читайте ниже).*

Как обменяться счетами-фактурами в электронном виде

Минфин России строго регламентирует порядок электронного обмена счетами-фактурами (приказ от 25.04.11 № 50н ), в котором вся процедура расписана в 23 пунктах. Однако обменяться электронными счетами-фактурами не так сложно, как может показаться на первый взгляд.

В статье «Отправить счет-фактуру в электронном виде не так сложно, как кажется » мы рассказали, что важно знать бухгалтеру при выставлении счета-фактуры в электронной форме и отправке такого документа покупателю

Обмен электронными счетами-фактурами возможен исключительно через оператора ЭДО (Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н ). В то время как законодательство не обязывает компании привлекать оператора ЭДО для обмена иными документами. Получается, что отправить счет на оплату или накладную компания может по электронной почте, заверив документ электронно-цифровой подписью.*

3. Отражение способа подписи электронного документа определит его юридическую силу

Существует несколько видов электронной подписи — простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 2 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» ).

По мнению Минфина России, подтвердить факт хозяйственной операции для целей налогообложения можно электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью. Документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, можно расценивать как аналог документа с собственноручной подписью, проставленной на бумаге, только в случае, установленном законом (письмо от 12.04.13 № 03-03-07/12250 ).

Получается, документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, не подтвердит расходы компании (письма Минфина России от 23.01.13 № 03-03-06/1/24. от 25.12.12 № 03-03-06/2/139 и от 20.12.12 № 03-03-06/1/710 ).

Вместе с тем ФНС России в письме от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@ указала, что компания может подтвердить расходы, подписанные указанным способом, если проставление такой подписи предусмотрено соглашением между сторонами. Следовательно, если в соглашении компании пропишут, что «первичку» можно подписывать простой подписью, этого будет достаточно для надлежащего оформления документов для целей налогообложения.*

4. Закрепив формат документов, которыми компании обмениваются в электронном виде, можно избежать претензий к порядку их оформления

С 1 января 2013 года форму первичных бумажных документов компания вправе разрабатывать самостоятельно (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ ). Но если компания передает контрагенту «первичку» в электронном виде, ей необходимо соблюдать установленные для некоторых электронных документов форматы. В частности, форматы утверждены для следующих документов (приказ ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@ ):

— накладной по форме № ТОРГ-12 ;
— акта приемки-сдачи работ (услуг).

Кроме того, важно помнить, что обмениваться счетами-фактурами компании могут, только привлекая оператора электронного документооборота. Следовательно, если соответствующий договор у организации отсутствует, целесообразно исключить счета-фактуры из перечня электронных документов.

5. Указание на порядок хранения электронных документов защитит их от преждевременного уничтожения

Порядок хранения электронных документов не отличается от порядка хранения документов на бумаге. Так, электронные счета-фактуры необходимо хранить в течение срока, предусмотренного для хранения бумажных документов (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н ). Напомним, что для целей бухгалтерского учета первичные документы хранятся пять лет, а для целей налогообложения — четыре года.

Но на практике существуют риски утери документа (например, в случае сбоя в работе компьютера или при возникновении пожара). Поэтому в соглашении целесообразно определить порядок получения копий документов у контрагента (см. комментарий эксперта ниже).

Светлана Болотова, специалист по налоговому планированию нефтеперерабатывающей компании

Нередко компаниям удается избежать налоговых доначислений в случае представления копий утраченных документов, которые компания получила от контрагента. Так произошло в споре, который рассмотрел ФАС Северо-Западного округа (постановление от 01.03.10 № А56-16916/2009 ). В этом деле налоговики отказали компании в вычете НДС в связи с отсутствием счетов-фактур. Указанные документы компания уничтожила по истечении срока хранения.

Однако в суд организация представила электронные копии необходимых счетов-фактур, которые она получила от контрагента. В результате суд согласился, что спорные вычеты были заявлены правомерно.

На мой взгляд, указание в соглашении об электронном документообороте на возможность получения от контрагента копии электронного документа положительно скажется на разрешении налоговых споров в подобных ситуациях

Кроме того, порядок хранения электронных документов обеспечит защиту от внесения в них исправлений и искажений. Напомним, что исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Это необходимо подтвердить подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений (письмо Минфина России от 25.01.12 № 07-02-06/9 ). Поэтому в соглашении целесообразно также указать на порядок внесения исправлений в электронные документы. В частности, обозначить, что компания не вправе внести изменения в документ в одностороннем порядке.

6. Установление порядка предоставления электронных документов по запросам налоговиков поможет избежать доначислений

При проверке компании или ее контрагента налоговики вправе истребовать документы (ст. 93 и 93.1 НК РФ). Непредставление таких бумаг приведет к ответственности и возможным доначислениям налогов и сборов.

Если компания использует электронный обмен «первичкой», она вправе по запросу проверяющих представить копию соответствующего документа как в электронном виде по ТКС, так и на бумаге (п. 2 ст. 93 НК РФ ). Поэтому в соглашении целесообразно прописать тот порядок представления копий электронных документов в инспекцию, который более удобен для компании.

Однако если истребуемый документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, компании следует представить его в инспекцию на бумаге в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа электронной подписью (письма Минфина России от 11.01.12 № 03-02-07/1-2 и от 11.01.12 № 03-02-07/1-1. письмо ФНС России от 29.06.10 № МН-37-6/5451 ).

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.

Другие статьи

О переходе на электронный юридически значимый документооборот при подписании соглашений о предоставлении субсидий, субвенций, иных межбюджетных трансф

О переходе на электронный юридически значимый документооборот при подписании соглашений о предоставлении субсидий, субвенций, иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение, бюджетам субъектов Российской Федерации

О переходе на электронный юридически значимый документооборот при подписании соглашений о предоставлении субсидий, субвенций, иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение, бюджетам субъектов Российской Федерации

Письмо Минфина России

Документ опубликован не был

05 февраля 2016

Дата начала действия:

05 февраля 2016

О переходе на электронный юридически значимый документооборот при подписании соглашений о предоставлении субсидий, субвенций, иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение, бюджетам субъектов Российской Федерации

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

от 5 февраля 2016 года N 21-09-06/5896

О переходе на электронный юридически значимый документооборот при подписании соглашений о предоставлении субсидий, субвенций, иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение, бюджетам субъектов Российской Федерации

Министерство финансов Российской Федерации сообщает, что в целях организации электронного юридически значимого документооборота при реализации бюджетных правоотношений в подсистеме бюджетного планирования государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами "Электронный бюджет" (далее - информационная система) обеспечена возможность формирования и подписания соглашений о предоставлении субсидий, субвенций, иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение, бюджетам субъектов Российской Федерации (далее - соглашения).

Формирование, согласование и подписание соглашений в информационной системе осуществляется в следующем порядке:

главный распорядитель средств федерального бюджета (далее - главный распорядитель) обеспечивает формирование и направление на подписание проекта соглашения высшему исполнительному органу государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - высший орган власти субъекта РФ) или органу государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - орган власти субъекта РФ), уполномоченному на подписание соглашения;

высший орган власти субъекта РФ или орган власти субъекта РФ рассматривает проект соглашения, в случае отсутствия предложений и замечаний подписывает проект соглашения усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - электронная подпись) уполномоченного лица, в ином случае направляет главному распорядителю предложения и замечания, подписанные электронной подписью уполномоченного лица;

в случае получения предложений и замечаний главные распорядители принимают решение о внесении (отклонении) соответствующих изменений и повторно направляют на подписание проект соглашения;

главные распорядители после подписания соглашения высшим органом власти субъекта РФ или органом власти субъекта РФ подписывают соглашение электронной подписью уполномоченного лица главного распорядителя.

В целях обеспечения доступа к информационной системе высшим органам власти субъектов РФ или органам власти субъектов РФ необходимо осуществить регистрацию уполномоченных лиц в информационной системе и организовать защищенное соединение при вводе и обработке данных.

Подключение уполномоченных лиц высших органов власти субъектов РФ или органов власти субъектов РФ осуществляется в следующем порядке:

высший орган власти субъекта РФ определяет одного или несколько работников высшего органа власти субъекта РФ, ответственного(ых) за формирование, согласование и подписание в форме электронного документа заявок на регистрацию уполномоченных лиц высшего органа власти субъекта РФ или органов власти субъекта РФ в качестве участников информационной системы (далее - лица, уполномоченные на регистрацию);

высший орган власти субъекта РФ направляет в форме документа на бумажном носителе в Министерство финансов Российской Федерации заявки на подключение к информационной системе лиц, уполномоченных на регистрацию, по форме согласно приложению N 1 к настоящему письму. и копию организационно-распорядительного документа, подтверждающего их полномочия подписывать документы от имени высшего органа власти субъекта РФ в случае наделения указанных лиц в должности ниже заместителя руководителя высшего органа власти субъекта РФ или органа власти субъекта РФ полномочиями по утверждению заявок в форме электронного документа на регистрацию в информационной системе;

Министерство финансов Российской Федерации в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня получения заявки предоставляет лицам, уполномоченным на регистрацию, доступ к информационной системе посредством направления электронного уведомления на адрес электронной почты, указанный в заявке на регистрацию;

после предоставления доступа к информационной системе лицам, уполномоченным на регистрацию, заявки на регистрацию могут формироваться указанными лицами в форме электронного документа в информационной системе.

Лица, уполномоченные на регистрацию, в рамках представленных полномочий осуществляют формирование, согласование и подписание с использованием электронной подписи заявок на регистрацию уполномоченных лиц высшего органа власти субъекта РФ или органов власти субъекта РФ в качестве участников информационной системы в форме электронного документа и по форме согласно приложению N 2 к настоящему письму с предоставлением им полномочий в соответствии с перечнем полномочий работников высшего органа власти субъекта РФ или органов власти субъекта РФ в информационной системе, представленным в приложении N 3 к настоящему письму .

При направлении заявки на регистрацию уполномоченного лица с предоставлением ему полномочий по подписанию соглашений к заявке на регистрацию необходимо приложить организационно-распорядительный документ, подтверждающий полномочия указанного лица.

Полномочия по формированию, согласованию и подписанию соглашений могут быть также дифференцированы между уполномоченными лицами, путем указания в заявках на регистрацию по каждому уполномоченному лицу перечня субсидий, субвенций, иных межбюджетных трансфертов на формирование, согласование и утверждение которых ему предоставляются полномочия.

Министерство финансов Российской Федерации в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня получения заявки на регистрацию в форме электронного документа предоставляет уполномоченным лицам высшего органа власти субъекта РФ или органов власти субъекта РФ доступ к информационной системе посредством направления электронного уведомления на адрес электронной почты, указанный в заявке на регистрацию. При выявлении несоответствия заявки на регистрацию требованиям к оформлению и (или) при наличии оснований для отказа в регистрации уполномоченных лиц Министерство финансов Российской Федерации возвращает заявки на регистрацию без исполнения с указанием причины отказа. Выявленные несоответствия и (или) основания для отказа доступны для просмотра в информационной системе в окне "История резолюций" в подразделе "Реестр заявок на регистрацию пользователей".

Для создания защищенного соединения при вводе и обработке данных в информационной системе высшему органу власти субъекта РФ и органам власти субъекта РФ требуется:

установить сертифицированную версию средства криптографической защиты информации "КриптоПро CSP" на всех рабочих местах уполномоченных лиц;

обеспечить наличие у всех уполномоченных лиц квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи (далее - сертификат) юридического лица с указанием физического лица (владельца сертификата), действующего от имени юридического лица на основании учредительных документов или доверенности (организационно-распорядительному документу), необходимого для авторизации уполномоченных лиц в информационной системе и подписания электронных заявок.

Фамилия, имя, отчество, страховой номер индивидуального лицевого счёта (СНИЛС) и должность владельца сертификата, указанные в сертификате, должны соответствовать аналогичным сведениям, указанным в заявках на регистрацию в информационной системе, представленных в формах документа на бумажном носителе или электронного документа в информационной системе.

Сертификаты, используемые для работы в информационной системе, могут быть выданы любым удостоверяющим центром, получившим аккредитацию на соответствие установленным законодательством Российской Федерации требованиям.

Информация о порядке работы с информационной системой, в том числе о настройке рабочих мест уполномоченных лиц, размещена на официальном сайте Министерства финансов Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в разделе "Деятельность/Электронный бюджет/Подключение к системе "Электронный бюджет".

При возникновении вопросов, связанных с подключением и функционированием информационной системы, необходимо обращаться по электронной почте support.budgetplan@minfin.ru или по телефону: 8 (800) 333-62-26.

В целях организации бюджетного процесса прошу обратить внимание на необходимость:

направления в Министерство финансов Российской Федерации в срок до 20 февраля 2016 года заявок на подключение к информационной системе лиц, уполномоченных на регистрацию, в форме документа на бумажном носителе;

подключения к информационной системе уполномоченных лиц, ответственных за заключение с главными распорядителями средств федерального бюджета соглашений о предоставлении субсидий, субвенций, иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение, бюджету субъекта Российской Федерации (при наличии у них соответствующих полномочий);

своевременного направления в Министерство финансов Российской Федерации заявок на регистрацию уполномоченных лиц в информационной системе;

организации получения уполномоченными лицами сертификатов;

направления до 1 марта 2016 года письма в Министерство финансов Российской Федерации о выполнении всех мероприятий по подключению уполномоченных лиц к информационной системе и обеспечения возможности их работы в ней.

Приложение 1. Заявка на подключение к подсистеме бюджетного планирования государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами "Электронный бюджет" уполномоченных лиц высших органов государственной власти субъекта.

Приложение 1
к письму Министерства финансов
Российской Федерации
от 5 февраля 2016 года N 21-09-06/5896

ЗАЯВКА
на подключение к подсистеме бюджетного планирования государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами "Электронный бюджет" уполномоченных лиц высших органов государственной власти субъекта Российской Федерации или органов государственной власти субъекта Российской Федерации, ответственных за формирование, согласование и подписание заявок на регистрацию уполномоченных лиц в качестве участников информационной системы в форме электронного документа

Для высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации указывается код соответствующего аппарата, являющегося юридическим лицом, в соответствии с реестром участников бюджетного процесса, а также юридических лиц, не являющихся участниками бюджетного процесса.

Приложение 2. Заявка на подключение к подсистеме бюджетного планирования государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами "Электронный бюджет" уполномоченных лиц высших органов государственной власти субъекта.

Приложение 2
к письму Министерства финансов
Российской Федерации
от 5 февраля 2016 года N 21-09-06/5896

ЗАЯВКА
на подключение к подсистеме бюджетного планирования государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами "Электронный бюджет" уполномоченных лиц высших органов государственной власти субъекта Российской Федерации или органов государственной власти субъекта Российской Федерации

Субъект Российской Федерации

Наименование органа государственной власти субъекта Российской Федерации

Код организации в соответствии с реестром участников бюджетного процесса, а также юридических лиц, не являющихся участниками бюджетного процесса

Для высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации указывается код соответствующего аппарата, являющегося юридическим лицом, в соответствии с реестром участников бюджетного процесса, а также юридических лиц, не являющихся участниками бюджетного процесса.

При необходимости разграничения доступа указываются коды направления расходов по бюджетной классификации Российской Федерации, в соответствии, с которыми осуществляется предоставление межбюджетных трансфертов. При отсутствии необходимости в разграничении доступа данное поле не заполняется.

Приложение 3. Перечень полномочий в подсистеме бюджетного планирования государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами "Электронный бюджет" уполномоченных лиц высших органов государственной власти субъекта.

Приложение 3
к письму Министерства финансов
Российской Федерации
от 5 февраля 2016 года N 21-09-06/5896

Перечень полномочий в подсистеме бюджетного планирования государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами "Электронный бюджет" уполномоченных лиц высших органов государственной власти субъекта Российской Федерации или органов государственной власти субъекта Российской Федерации

О переходе на электронный юридически значимый документооборот при подписании соглашений о предоставлении субсидий, субвенций, иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение, бюджетам субъектов Российской Федерации

Переход на обмен электронными документами с контрагентами: с чего начать, о чем нужно знать

Переход на обмен электронными документами с контрагентами: с чего начать, о чем нужно знать

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

В первой главе мы расскажем о том, как перейти на электронное взаимодействие с контрагентами, и что нужно, чтобы начать обмен.

Взгляд сверху: нужны ли перемены?

Ведение бухгалтерского учета неразрывно связано с оформлением различной документации. Десятки лет оттачивались схемы бумажного документооборота, но сегодня на смену бумажным документам приходят электронные.

Посмотрим на сложившуюся ситуацию сверху: многие компании частично или полностью автоматизируют свои внутренние бизнес-процессы за счет внедрения информационных систем. Но функционирование организации не ограничивается внутренними процессами, необходимо взаимодействовать и с контрагентами.

Например, после совершения хозяйственной операции бухгалтер составляет в своей учетной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет почтой или с курьером. Контрагент, получив акт, сканирует его и заносит в информационную систему, если таковая имеется. Затем бухгалтер «ручками» делает проводку в учетной системе, и в обязательном порядке сохраняет бумажный оригинал. Удобно?

Ситуация парадоксальна: внутренние процессы оптимизированы, а внешние – нет, при этом именно внешние отлаженные процессы ведут к реальной минимизации затрат как материальных, так и временных. Доставка бумажных документов отнимает драгоценные дни и недели, в то время как электронные документы передаются в течение нескольких минут.

Способы обмена электронными документами
  • Итак, вы решили начать обмен электронными документами. Каким образом будет выстраиваться электронное взаимодействие, контрагенты решают самостоятельно. Выделяются два основных вида обмена:
  • Обмен с контрагентом напрямую можно начать, заключив предварительно соглашение, в котором детально прописывается порядок и условия обмена. Если оба контрагента используют усиленную квалифицированную электронную подпись, то соглашение можно не заключать, соответственно, при других видах электронной подписи соглашение необходимо. Очевидное преимущество данного варианта – не нужно платить операторам за передачу документов, можно воспользоваться обычной электронной почтой. Но далеко не все документы можно пересылать напрямую контрагенту.
  • Другой вариант – обмен через оператора электронного документооборота счетами-фактурами (оператор ЭДО СФ). Данный способ лучше хотя бы потому, что вы один раз подключаетесь к сети оператора, присоединяетесь к регламенту обмена и работаете в сервисе. Операторы ЭДО СФ обладают технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения легитимного обмена любыми электронными документами, и, самое главное, счетами-фактурами.

Нас часто спрашивают, для чего нужен оператор, если можно обмениваться напрямую. Первое, и самое важное, то, что при обмене электронными документами напрямую, то есть без участия оператора, вы не сможете обмениваться электронными счетами-фактурами. Согласно Приказу Минфина РФ №50н обмен электронными счетами-фактурами (ЭСФ) должен производиться через оператора ЭДО СФ, так как при необходимости оператор может подтвердить факт выставления или получения ЭСФ и иных документов.

Карина Кассис,аналитикSynerdocs

Три простых шага к ЭДО
  • подключиться к оператору;
  • приобрести сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты (СКЗИ);
  • подключить контрагентов (если есть необходимость) с помощью оператора
Подключение к оператору

В первую очередь, свяжитесь с оператором, обговорите стоимость и сроки подключения. Приступая к обмену, требуется подписать соглашение с оператором, часто данную процедуру называют присоединением к регламенту.

Регламент представляет собой документ, где детально прописаны принципы работы, задачи сервиса и правовые аспекты.

Приобретение сертификата электронной подписи и средств криптографической защиты

Получить сертификат электронной подписи можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре (Перечень аккредитованных УЦ ). Часто операторы ЭДО СФ сами являются УЦ или предоставляют услуги по получению сертификатов через своих партнеров.

Согласно Федеральному законуN63 «Об электронной подписи» сертификат электронной подписи, используемый фирмой (юридическим лицом), также идентифицирует конкретное физическое лицо, но действующее от имени фирмы на основании Устава или доверенности. Разумеется, передавать другим лицам сертификаты нельзя. Вы же не можете поручить кому-то ставить ваш автограф на документах.

Карина Кассис,аналитикSynerdocs

Электронная подпись (ЭП) представляет собой некоторую последовательность символов, которая присоединяется к документу. Существует три вида подписей: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная.

Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе. ФНС признает юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной подписью .

Средство криптографической защиты информации (СКЗИ) – это специальная программа, которая шифрует и расшифровывает передаваемую информацию. СКЗИ в сервисах обмена необходимо для создания и проверки электронной подписи. Лицензию на право использования можно приобрести с помощью оператора.

Подключение контрагентов

Определенно, обмениваться электронными документами вы сможете только с теми контрагентами, которые уже подключены к сервису обмена. Аналогично с социальными сетями: не имеет смысла регистрироваться, если там нет друзей. Однако вслед за вашей компанией на эксперимент могут пойти и остальные. Бывают такие ситуации, когда контрагентам нужна лишь дополнительная мотивация, льготный или бесплатный доступ на какое-то время. Все вопросы вам поможет решить оператор ЭДО СФ, так как сам заинтересован в качественной поддержке своих пользователей и подключении новых абонентов.

Неважно, услугами какого оператора ЭДО СФ пользуется контрагент – вы можете быть подключены к одному оператору, а контрагент – к другому. Сегодня ряд ведущих операторов, развивают и апробируют технологию роуминга. Пока технология находится на этапе разработки, вы можете воспользоваться другими вариантами организации взаимодействия с контрагентами.

Первый вариант – работа с несколькими операторами . Участникам обмена никто не запрещает пользоваться услугами нескольких операторов ЭДО. Вы сами можете подключиться к нескольким операторам, либо предложить данный способ работы контрагенту, если это уместно, конечно.

Если вы с контрагентом подключены к разным сервисам, и не желаете по каким-либо причинам пользоваться услугами нескольких операторов электронного документооборота, то обратите внимание на второй вариант – вы можете обратиться к вашим операторам с предложением о налаживании обмена между собой.

Вместо заключения

Подведем небольшой итог: что нужно вам, как бухгалтеру, знать о том, как приступить к обмену электронными документами с контрагентами? Во-первых, юридическую силу документу обеспечивает усиленная квалифицированная ЭП. Во-вторых, оператор ЭДО СФ гарантирует быструю доставку и целостность электронного документа. В-третьих, для того чтобы начать обмен через оператора достаточно присоединиться к регламенту, а также приобрести сертификат электронной подписи и средство криптографической защиты. Решение остальных вопросов фактически ложится «на плечи» операторов.

В следующем выпуске

Во второй главе «Бухгалтер и электронный документ» вы узнаете, где еще можно использовать ЭП, как отличить все три ЭП друг от друга. Мы подробнее рассмотрим механизм подписания, выясним, какой электронный документ признается юридически сильным. Также вы узнаете, где и как хранить электронные документы с сохранением их юридической силы.

Специально для Клерк.Ру

Мотив - информационная система документооборота организации и система электронного архива

Организация системы документооборота организации и электронного архива документов

Разрабатывая МОТИВ, мы стремились упростить работу пользователей и администраторов:

  • пользователи самостоятельно освоят систему документооборота организации за 1-2 дня (однако при необходимости мы готовы помочь Вам в изучении системы);
  • создавать карточки документов и маршруты согласования сможет любой сотрудник компании, для этого не требуется навыков программирования.

Пользователи контролируют документы от создания до перевода в архив. Вся информация о документах (регистрационная карточка, перечень согласующих пользователей, прикрепленные файлы) хранится в системе документооборота организации.

Для каждого документа можно создать несколько схем прохождения или разрешить пользователям самостоятельно формировать состав участников согласования (удобно компаниям со сложными схемами движения документации). Маршруты прохождения документов создаются в графическом интерфейсе, для этого не требуются навыки программирования. Для управления прохождением документов определенного типа достаточно одного человека.

Пример:

Электронная система управления документооборотом поможет избежать рисков, связанных с применением устаревших и малоэффективных методов работы.

Предположим, Вам необходимо согласовать документ. Можно разослать копии документа по электронной почте или ходить из кабинета в кабинет с листом согласования. Такое согласование займет много времени, к тому же никто не гарантирует, что электронное письмо не попадет в спам.

Информационная система документооборота МОТИВ создает единое информационное пространство компании: пользователи ведут совместную работу над документами и обсуждают их в режиме реального времени.

Юридически значимый электронный документооборот

В системе МОТИВ электронной подписью (ЭП) подписываются задачи, документы и прикрепленные файлы. Связка «электронный документооборот + электронная подпись»:

  • обеспечивает защиту от изменений (подделки ): если в документ вносились изменения, электронная подпись станет недействительной;
  • определяет авторство: создать правильную электронную подпись может только автор документа;
  • ускоряет оформление и заключение договоров: адресат получат электронный документ за считанные секунды, не нужно тратиться на почту и курьерскую доставку;
  • упрощает получение справок и подачу отчетности в контролирующие органы: документ, подписанный усиленной электронной подписью, равносилен документу, заверенному печатью компании (в соответствии Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Электронный архив

Система электронного архива — это функционал системы МОТИВ, обеспечивающий долгосрочное хранение документов и оперативный доступ к ним.

Возможности электронного архива:

  • создание и регистрация электронных документов;
  • просмотр и печать документов;
  • поиск документов по различным параметрам (дата, название, контрагент, фраза);
  • разграничение прав доступа к документам;
  • установление связей между документами, группировка и сортировка документов;
  • контроль за историей изменения документов.

Система электронного архива обеспечивает хранение не только текстовых, но и звуковых, видео-файлов и изображений. В отличие от бумажных документов, электронные документы не ветшают, их нельзя забрать домой и не вернуть.

Хранение документов в электронном виде позволит уменьшить расходы на аренду помещений, бумагу, печать и переплет.

Примеры:

Каждый год Ваша компания участвует в одной и той же выставке. Какую информацию нужно предоставить, какие документы собрать? Все необходимое можно узнать за пару минут, заглянув в систему электронного архива.

Вы постоянно сотрудничаете с определённым клиентом. Как быстро ввести нового сотрудника в курс дела? — дать доступ к задачам и документам. Работник ознакомится с ходом решения задач и содержанием прикрепленных файлов. Мы называем это «принципом пятиминутной компетенции».

Преимущества перехода на электронный документооборот

Расчет основан на примере одной из наших организаций, в которой происходит регулярное оформление относительно небольших по суммам сделок с формированием и отправкой документов преимущественно по почте.

В месяц заключается около 1000 сделок, оформление более 900 из которых происходит путем отправки документов по почте.

При этом нашими менеджерами ведется регулярная работа по сбору подписанных актов и накладных с заказчиков в регламентированные сроки.

При нарушении данных сроков документы распечатываются и отправляются повторно, что увеличивает почти в 1,5 раза количество документов, отправляемых по почте.

В расчете учтены:

  • Расходы на печать – затраты на бумагу и обслуживание принтера.
  • Почтовые расходы – стоимость конверта и самой отправки.
  • Учтена также часть затрат на зарплату менеджера по работе с клиентами, которому необходимо распечатать документ и отправить по почте, либо сохранить документ в электронном виде и отправить по обычной электронной почте. При оценке данных затрат учитывается время необходимое на печать документа, формирование комплекта и подготовку конверта с комплектом документов к отправке (заполнение необходимых реквизитов на конверте от руки).
  • В затраты также заложены некоторые косвенные расходы, в частности затраты связанные с приемом подписанных документов, стоимость аренды помещения для хранения архивов и тп.

Если сложить все эти затраты, получается что стоимость формирования и отправки 1000 документов привычным способом по почте обходится примерно в 80 тысяч рублей.

При переходе на ЭДО отпадает необходимость ручной распечатки/приёма/ввода документов, серьезно снижаются почтовые расходы, а высвободившееся время сотрудников можно направить на увеличение объемов работ по основной деятельности. Однако это не значит, что все расходы можно списать – на смену старым статьям затрат придут новые, но существенно меньшие.

Мы уже перешли на ЭДО, а вы все ещё бегаете на почту?

Преимущества перехода на электронный документооборот

Все без исключения компании ежедневно выставляют и получают огромное количество первичных документов. Сейчас все это происходит с использованием бумаги, при этом на сегодняшний день данный носитель становится крайне неэффективным.

Бухгалтера уже успели оценить преимущества сдачи отчетности через Интернет. и большинство из них уже не представляет свою работу без использования системы по сдаче электронной отчетности .

Наша компания предлагает Вам двигаться дальше, и использовать в своей работе новые возможности программы 1С, тем более что с апреля 2012 года стал возможен обмен электронными юридически значимыми счетами-фактурами. а также другими первичными документами.

Что представляет из себя обмен электронными документами?

  • Оригиналом является электронный документ.
  • Электронно-цифровая подпись заменяет печать и подпись.
  • Роль почтового курьера выполняет Оператор связи.

Какие преимущества даст вашей организации переход на электронный обмен документами? Чем привлекателен такой обмен?

  • Если Вы ускорите движение документов, то в первую очередь сэкономите рабочее время своих сотрудников, а значит и свои деньги.
  • Исключается возможность потери документа «в пути». Оператор обеспечит доставку электронных документов получателю в соответствии с утвержденными требованиями нормативных актов, которые регламентируют деятельность операторов, предоставляющих услуги электронного документооборота .
  • Внедрение электронного документооборота в буквальном смысле стирает временные границы и уменьшает расстояние между организациями. В какой части России не находился бы Ваш контрагент, подписанный комплект документов Вы сможете получить от него в течение нескольких минут.
  • Вы снизите риск возникновения ошибок и неточностей, которые могли появиться при получении документа на бумаге и последующем их ручном вводе в 1С. При переходе на электронный обмен это исключено, т. к. ввод электронных документов в вашу учетную систему будет происходить автоматически при их получении.
  • Вы сможете уменьшить свою дебиторскую задолженность, так как чем быстрее вы доставите документы до своих контрагентов, тем быстрее сможете требовать с них оплату, и тем быстрее получите свои деньги.
  • Вы надежно защищаете отправляемые документы (конфиденциальность их передачи будет защищена электронной подписью).
  • С переходом на обмен документами в электронном виде вы не будете тратить деньги на расходные материалы. Вы сможете полностью отказаться от бумажного архива.
  • Электронный документ будет привязан к документу «Информационной базы», поэтому найти его не составит никаких проблем, что также облегчит вам подготовку к проверке гос.органов.

Таким образом, расходы на ведение документооборота уменьшаться более чем на 60% (по оценке EXPP).

Рассчитайте Вашу экономию прямо сейчас, воспользовавшись нашим «Калькулятором экономии».

Так почему же Вы до сих пор неоправданно тратите Ваши ресурсы?