Категория: Бланки/Образцы
Трудовая книжка является одним из главных кадровых документов каждого предприятия и практически единственным, который подтверждает трудовые успехи и достижения работника.
В связи с этим к трудовой книжке предъявляются особые требования: к ее заполнению, ведению и хранению.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно !
Этот документ ведется в течение всей трудовой жизни работника, поэтому в течение такого срока неизбежно возникает необходимость во внесении в его содержание каких-либо изменений.
Руководителям предприятий и кадровым работникам стоит знать, что именно можно исправлять в трудовой книжке, как правильно это сделать, а также какие способы исправления являются запрещенными.
Основаниями для признания этого документа недействительным могут быть такие ситуации :
Работодателям следует помнить, что отказ гражданину в трудоустройстве по причине недействительности его трудовой книжки незаконен.
На основании письменного заявления сотрудника работодатель также может оформить ему новую трудовую, но записи с предыдущих мест работы в нее внесены не будут.
Допускаются ли исправления в трудовой?Трудовая книжка – это практические единственный документ, на основании данных из которого высчитывается стаж работника для начисления ему пенсии.
При этом записи о работе, а также сам документ должны быть заполнены правильно – в противном случае сотрудники Пенсионного фонда просто не учтут их.
Регламентация ведения записей в трудовой книжке осуществляется несколькими документами:
Если при заполнении документа была допущена ошибка (или сотрудник отдела кадров обнаружил ее), следует учесть, что не все из них могут быть исправлены. Все возможные ошибки делятся на три группы:
Ошибки, которые относятся к первой группе, нужно исправлять в соответствии с установленными требованиями – иначе внесенные изменения будут неправильными.
Правила исправления ошибокЕсли в документе была обнаружена неправильная или неточная запись. ее может исправить:
Запрещается для этих целей использовать корректор, а также замазывать, подделывать или закрашивать запись.
В соответствии с Правилами и Инструкцией, которые регламентируют порядок ведения трудовых книжек, допускаются такие способы исправления ошибочно внесенной записи:
При этом применение конкретного способа зависит от раздела, в котором была обнаружена ошибка. Так, в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе и награждениях, запрещается зачеркивание записей. Единственный допустимый вариант исправления ошибки – признание записи недействительной и внесение новых, правильных данных.
Зачеркивание разрешается только в исключительных случаях – для исправления таких данных о сотруднике, как:
Для исправления старая запись зачеркивается тонкой линией, а рядом ставится новая – внизу или на этой же строчке, если есть место. При этом зачеркнутая запись должна хорошо читаться.
Также на внутренней стороне трудовой книжки указывается ссылка на документ, на основании которого вносится данное исправление (или на документы, если их несколько). В соответствии с Инструкцией, такими документами-основаниями могут быть:
Зачастую на внутренней стороне трудовой книжки должны быть указаны сразу несколько документов – например, свидетельство о браке и паспорт.
Такое требование связано с тем, что каждого документа по отдельности недостаточно для того, чтобы в полной мере проследить изменение фамилии сотрудника.
Стоит выделить основные ошибки при заполнении трудовой книжки. а также способы их исправления:
Наименование указывается перед записью о принятии на работу – на печати или в письменном виде.
На практике ошибка исправляется следующим образом :
за последней записью в трудовой книжке пишется, что в названии организации была допущена ошибка;
указывается правильное название.
При этом не нужно указывать ни порядковый номер новой записи, ни документ-основание для исправления.
Стоит рассмотреть более подробно, как правильно признать запись недействительной и указать новые, уже исправленные данные.
Основной и наиболее распространенный способ исправления неточностей в записях трудовой книжки – это признание ошибочных данных недействительными. Рассмотрим порядок такого исправления на примере.
В разделе трудовой книжки под порядковым номером 14 имеется запись об увольнении сотрудницы Степаненко О.О. с 21.10.2015, сделанная на основании приказа № 121-к и заявления об увольнении по собственному желанию.
Утром 21.10.2015 руководитель заполнила трудовую книжку и подготовила все необходимые для увольнения документы, однако Степаненко О.О. отозвала свое заявление и решила продолжить работу в организации. Для отмены записи об увольнении руководителю необходимо предпринять следующие действия:
Если исправление записи касается другого вопроса (например, неправильно указана должность сотрудника), то во втором пункте, после указания номера недействительной записи, нужно еще и внести правильные данные.
Образец аннулирования записи в трудовой книжке работника
Правильное заполнение трудовой книжки – обязанность каждого руководителя и сотрудника кадровой службы предприятия. ведь именно от этого зависит начисление работнику трудового стажа. Если в книжке имеются ошибки или неточности, их нужно устранить – путем исправления записи или оформления нового документа.
Большинство записей подлежат исправлению, однако при этом также нужно соблюдать определенные правила – запрещается их замазывать, закрашивать или подделывать. Законодательно допустимые варианты исправления – это признание записи недействительной или ее зачеркивание (в некоторых случаях).
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - обратитесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно !
14.09.2016 в 16:13
ПОЖ, ПОДСКАЖИТЕ, КАК ИСПРАВИТЬ ОШИБКУ. В 2015 ГОДУ, КОГДА КРЫМ УЖЕ БЫЛ В СОСТАВЕ РФ, ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ СОТРУДНИКА, МНОЙ БЫЛА СДЕЛАНА ЗАПИСЬ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ УКРАИНСКОГО ОБРАЗЦА (СОГЛАСНО ФЗ № 299-ФЗ СТ. 2 П 4 ОТ 14.10.2014. «ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ ЗАМЕНЕ НЕ ПОДЛЕЖАТ»). СЕЙЧАС СОТРУДНИК ОБРАТИЛСЯ С ПРОСЬБОЙ ЗАВЕСТИ ЕМУ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ РОССИЙСКОГО ОБРАЗЦА. КАКАЯ ФОРМУЛИРОВКА ДОЛЖНА БЫТЬ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ УКРАИНСКОГО ОБРАЗЦА ПОСЛЕ ЗАПИСИ О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ. НИКТО МНЕ НЕ МОЖЕТ ДАТЬ ВРАЗУМИТЕЛЬНОГО ОТВЕТА ПО ЭТОМУ ПОВОДУ, А У МЕНЯ В РЕЗУЛЬТАТЕ НА ОДНОГО СОТРУДНИКА ЗАВЕДЕНЫ ДВЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ, ЧТО ЯВЛЯЕТСЯ ГРУБЫМ НАРУШЕНИЕМ ТРУДОВОГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА РФ.
20.09.2016 в 02:01
Действительно, напрямую ваш вопрос нормами закона не регулируется. Поэтому, могу лишь рекомендовать следующее.
Завести на работника трудовую книжку российского образца, как допускается верно указанным вами п.4 ст. 2 закона № 299-ФЗ, а в старой трудовой книжке сделать запись (таким образом, последней) о том, что заведена новая трудовая книжка в соответствии с такой-то нормой такого-то закона.
26.07.2016 в 21:51
Добрый вечер! При заполнении трудовой книжки допустила ошибку: поставила номер записи и дату не после полного названия организации, а прямо напротив. Является ли это грубой ошибкой и как ее исправить? Спасибо!
27.07.2016 в 15:53
Добрый вечер. Данная ошибка не является грубой при оформлении трудовой. Можете попросить отдела кадров прикрепить бланк с исправлениями, но полагаю, что так и оставят.
28.07.2016 в 07:59
Здравствуйте Анна, поскольку информация занесенная в трудовую книжку не содержит технической и информационной ошибки, то вносить исправления нет необходимости. Оставьте все как есть и в будущем заполняйте правильно. Возможно проверка укажет на эту ошибку в своем акте.
18.03.2016 в 10:50
Добрый день! При увольнении из организации кадровик в трудовой книжке по ошибке поставила печать другой организации, ошибочную печать зачеркнула и поставила рядом верную печать при этом не сделав никакой записи (исправленному верить и т.д.) как быть? И будет ли действительна трудавая книжка с таким исправлением?
18.03.2016 в 15:26
Трудовая книжка с таким исправлением будет действительна, поскольку нет никакого исправления ваших личных данных или записей, касающихся вашего трудового стажа. Нужная печать поставлена, ненужная перечеркнута. Никаких исправлений больше не требуется для того, чтобы ваша трудовая книжка была действительной.
19.03.2016 в 08:21
Согласно Правилам ведения трудовых книжек, исправления вправе делать как в организации, где была допущена ошибка, так и в той, где ваша трудовая книжка в данный момент. Включая запись «исправленному верить» и т.д.
Если исправления сделаны в надлежащем виде, т.е. согласно требованиям, нет никаких законных оснований считать ее недействительной.
Обязательно ли менять неверную запись названия компании в трудовой книжке? Как ее исправить, если у записи нет номера?
Порядок ведения и заполнения трудовых книжек установлен двумя документами:
Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция);
Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).
Ни первый, ни второй документ не разъясняет, как исправить ошибку, допущенную при указании в трудовой книжке наименования компании. Разберемся, можно ли оставить неверную запись «как есть», обязательно ли ее исправлять, как это сделать.
Как правильно вписывать наименование компанииВ трудовую книжку наименование компании вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе».
Сначала в виде заголовка указывается полное наименование работодателя, потом сокращенное (при его наличии).
Обратите внимание: такой записи номер не присваивается (п. 3.1 Инструкции).
Общие правила внесения исправленийРазберемся, обязательно ли исправлять ошибку в наименовании компании, и если это действительно необходимо, то кто и как вправе внести исправления.
Можно ли не исправлять ошибочную запись?Наименование компании-работодателя является обязательным условием для включения в трудовой договор (ч. 1 ст. 57 ТК РФ), поэтому должно быть указано правильно.
Пункт 27 Правил прямо указывает на то, что в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправлять ее нужно. Более того, если неверную запись не исправить, в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы при назначении пенсии.
Грозит ли работодателю ответственность за неверное наименование компании в трудовой книжкеЕсли при проверке трудовая инспекция обнаружит в трудовой книжке работника ошибку в наименовании компании, работодатель может быть привлечен к ответственности за нарушение трудового законодательства.
В соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ на него может быть наложен административный штраф в размере от 1000 до 5000 руб.
Одновременно к ответственности в виде штрафа в размере от 30 000 до 50 000 руб. могут привлечь и компанию.
Предписание инспекторов об исправлении ошибки работодателю надо исполнить, так как за повторное аналогичное нарушение его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Примечание. Если наименование компании изменилось
Если за время работы сотрудника в компании ее наименование изменилось, отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» делают запись, например: «Общество с ограниченной ответственностью «Зима» (ООО «Зима») с 20 января 2014 года переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Лето» (ООО «Лето»)».
А в графе 4 указывают основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, дату и номер этого документа (п. 3.2 Инструкции).
Кто должен внести исправленияИсправить неверную запись нужно по месту работы, где она была внесена. По новому месту работы такие исправления можно сделать только на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (п. 27 Правил).
Если компания, сделавшая неверную запись, реорганизована, исправить запись может ее правопреемник, а если ликвидирована — работодатель по новому месту работы на основании официального документа (п. 28 Правил).
Как исправить неверную записьЗачеркивать неточные или неправильные записи в разделе трудовой книжки «Сведения о работе» нельзя. Изменить их можно только путем признания недействительными и внесения правильных записей (п. 30 Правил).
Особенности исправления наименования компанииЗапись о наименовании компании-работодателя не нумеруется. Поэтому с ее исправлением возникают определенные сложности, особенно если ошибка обнаружена не сразу.
Ошибка выявлена в момент внесения записиЕсли ошибка обнаружена непосредственно после внесения записи, исправить ее можно в следующей строке. Под записью, в которой допущена неточность, нужно написать: «Запись о наименовании организации недействительна». А в строке ниже указать правильное наименование компании.
Если в разделе «Сведения о работе» указано только сокращенное наименование компании, например ОАО «Времена года», это является ошибкой. Правильная запись должна выглядеть так: «Открытое акционерное общество «Времена года» (ОАО «Времена года»)».
В аналогичном порядке исправляют грамматические ошибки в наименовании компании. Например, в трудовой книжке работника указано: «Открытое акционерное общество «Время года» (ОАО «Времена года»)». Далее следует запись с порядковым номером: «Принят в отдел охраны труда на должность специалиста по охране труда». Это последняя запись в трудовой книжке на момент обнаружения ошибки.
Ниже последней записи нужно сделать новую без указания порядкового номера записи: «В наименовании организации допущена ошибка. Наименование организации следует читать: «Открытое акционерное общество «Времена года» (ОАО «Времена года»)».
Нет наименования — нет и ошибки?Отсутствие наименования работодателя также считается ошибкой, которую нужно исправить.
Например, в трудовой книжке сразу после очередного увольнения идет запись с порядковым номером 8: «Принят в отдел охраны труда на должность специалиста по охране труда». Это неверно, поэтому такую запись нужно признать недействительной по правилам, установленным в пункте 1.2 Инструкции. Для этого нужно проставить следующий порядковый номер (9) и сделать такую запись: «Запись за номером 8 недействительна». А ниже внести сведения о наименовании компании и о приеме на работу, как показано на образце 1.
Образец 1. Фрагмент заполнения трудовой книжки
На новой работе выявлена ошибка в наименовании прежнего работодателяТруднее всего исправить неправильное наименование компании, когда ошибка обнаружена после внесения другим работодателем последующей записи о приеме на работу.
Чтобы такую ошибку смог исправить новый работодатель, ему необходим документ (основание).
Таким документом могут служить копии приказов, выписки из приказов о приеме на работу или, как вариант, справка о периоде работы в компании.
Справка о периоде работы в компании оформляется на фирменном бланке бывшего работодателя в произвольной форме и должна содержать реквизиты и контактные данные компании. В ней можно указать все должности, отделы, переводы и увольнения работника со ссылками на статьи Трудового кодекса, а также проставить все необходимые даты и номера приказов.
Справку подписывает специалист, отвечающий за предоставление сведений, указанных в трудовой книжке. Он заверяет документ печатью компании.
Образец справки приведен ниже.
Образец 2. Справка о периоде работы в компании
Открытое акционерное общество «Времена года»
398005, г. Липецк, ул. Кленовая, д. 20, офис 205
тел./факс 8 (4742) 24-14-71
СправкаВыдана Летову Геннадию Андреевичу, 1964 года рождения, в том, что он действительно работал в Открытом акционерном обществе «Времена года» (ОАО «Времена года»):
— в должности специалиста по охране труда с 21 марта 2011 года (приказ о приеме от 21.03.2011 N 126-к) по 29 февраля 2012 года;
— в должности начальника отдела охраны труда с 1 марта 2012 года по 31 мая 2013 года (приказ о переводе от 27.02.2012 N 67-к);
— в должности заместителя директора по общим вопросам с 3 июня 2013 года (приказ о переводе от 27.05.2013 N 198-к) по 28 февраля 2014 года (приказ об увольнении от 28.02.2014 N 45-к).
Уволен по собственному желанию на основании пункта 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Справка дана для подтверждения периода работы в ОАО «Времена года».
Срок действия справки — бессрочно.
Основание: приказы по ОАО «Времена года» за 2011-2014 годы, личная карточка работника по форме N Т-2.
Генеральный директор Зимников К.Е. Зимников
Начальник отдела кадров Снежина С.Н. Снежина
Трудовая книжка имеет ценность для всех работников, которые планируют получать пенсию в будущем. Если трудовой договор – это метод защиты прав работодателя и сотрудника и поэтому нужен в двух экземплярах, то трудовая книжка ценна именно для своего владельца. Данный документ отражает весь накопленный опыт работника. Благодаря трудовой книжке работник может претендовать на более высокооплачиваемые места и получать пенсию в соответствии с полученным трудовым стажем. Однако, оформление трудовой книжки далеко не простая задача. Более того, если в трудовую книжку будет внесена недостоверная информация или будет допущена серьезная ошибка – документ придется аннулировать и оформлять новый, что чревато многими проблемами. Тем не менее, есть случаи, когда небольшие корректировки не повлияют на функциональность документа. В данной статье рассматриваются случаи внесения исправлений записей в трудовой книжке. Читайте инструкцию как заверить копию трудовой книжки .
Часто возникают ситуации, когда необходимо внести исправления в трудовую книжку
Можно ли делать исправления?Как выше было сказано, некоторая корректировка записей в трудовой книжке допустима. К таким исправлениям относят смену фамилии после замужества или исправление пункта «образование», в случае получения работником диплома о высшем образовании уже в процессе работы.
Как исправить запись?Некоторые ошибки или недействительные записи можно изменить, перечеркнув одной чертой и вписав правильную информацию. Но, в случае допущения ошибки в сведениях о работе или награждениях, алгоритм действий совершенно другой. Работодателем издается приказ о том, что данная запись в трудовой книжке является недействительной. Далее, в трудовой книжке, под следующим порядковым номером, делается новая запись о том, что информация в предыдущем пункте является недействительной. После, в той же записи, указываются правильные сведения о должности сотрудника. Читайте инструкцию по заполнению трудовой книжки при увольнении .
На снимке образец внесения исправления в трудовую книжку
На фото образец исправления записи об увольнении
Так же может случиться ситуация, когда в кадровом отделе поставили неправильную дату увольнения. В таком случае, сотрудник пишет соответствующее заявление на имя директора. Под строкой об увольнении опять же вписывается новая запись, информирующая о том, что сведения из предыдущего пункта являются недействительными и дублирующая новую, верную информацию. Правильная дата увольнения должна быть заверена печатью и подписью работодателя. Обзор какие выплаты положены при сокращении работника здесь: http://biz-faq.ru/organizaciya-biznesa/kadrovyj-vopros/uvolnenie/obzor-kakie-vyplaty-polozheny-pri-sokrashhenii-rabotnika.html .На фото образец исправления даты о приеме на работу
Образец исправления фамилии в трудовой книжке представлен на фото
На фото образец исправления даты рождения
ВидеоСмотрите видео ролик о том как внести исправления в трудовую книжку:
Очевидно, что необходимо внимательно и со всей ответственностью подходить к заполнению трудовых книжек. Тем не менее, существует человеческий фактор, и никто от него не застрахован. Поэтому все же есть лазейки, благодаря которым можно аккуратно внести изменения, тем самым сохранив функциональность документа.
Психология - статьи, советы » Психология карьеры » Как исправить неверную запись даты в трудовой книжке
Как исправить неверную запись даты в трудовой книжкеТрудовая книжка – важный документ, который позволит в будущем получать достойную пенсию. Иногда в записях работодатели допускают ошибки, которые нужно исправить. Это может быть неправильное наименование организации или неверная дата приема на работу либо увольнения с работы. Но что же делать, как исправить запись даты в трудовой книжке? Ответ на этот вопрос вы найдете в этой статье. Все неверные записи в трудовой книжке следует обязательно исправлять, так как в противном случае у сотрудника может быть много проблем, связанных с назначением пенсии. Так будет неправильно подсчитан стаж и следовательно, неправильно начислят пенсию.
Для того, чтобы исправить запись, обязательно понадобится инструкция по ведению трудовых книжек, а также трудовой кодекс и бланки соответствующих документов.
Как вести себя, если вы обнаружили, что в трудовой книжке неверно поставлена дата увольнения или приема на работу?
В этом случае перед тем, как исправить запись даты в трудовой книжке, нужно будет написать заявление не имя директора организации, где была допущена ошибка, в котором будет изложена просьба исправить все неточности.
После прочтения данного заявления, директор издаст приказ об исправлении записи, поставит на документе подпись и печать. В приказе обязательно должен стоять номер и дата его выхода.
Тот работник, который допустил ошибку, вписывает под неправильной записью даты фразу о том, что запись под порядковым номером таким-то следует считать неверной. И только после этого ставится правильная дата приема на работу либо увольнения. Внесенная запись обязательно заверяется печатью.
В случае ликвидации организации, которая сделала ошибку, новая компания, в которой на данный момент работает сотрудник, имеет право внести исправления. В этом случае работник пишет заявление, а руководитель издает приказ о том, что разрешается внести правильную запись. В трудовой книжке ничего зачеркивать нельзя. Нужно просто написать, что неправильный номер считается недействительным, а после этого внести правильную дату в трудовую книжку.
Кроме того, если в трудовой книжке допущена ошибка, работник имеет право требовать дубликат этой трудовой книжки. Для этого пишется соответствующее заявление, после чего директор издает приказ. Далее работник направляется в отдел кадров, где кадровики оформляют дубликат на основании документов, которые были предоставлены работником, в трудовой книжке которого были допущены ошибки.
Каждый из нас имеет право на ошибку. Не исключением являются и работники, кадровики. Они могут допустить ошибку при заполнении трудовой книжки. Например, неправильно поставить дату поступления на работу либо увольнения с работы. Наверное не все знают, как исправить неверную дату в трудовой книжке. В этой статье даются полезные советы по этому вопросу. Если в трудовой книжке была сделана неверная запись, ее обязательно нужно исправить, иначе у специалиста могут возникнуть проблемы, когда нужно будет оформлять пенсию. В пенсионном фонде могут неправильно посчитать трудовой стаж, а значит, неправильно будет начислен размер пенсии.
Чтобы этого не случилось, нужно обязательно сделать исправления там, где это необходимо. Для этого нужно, чтобы была сама трудовая книжка, а также бланки соответствующих документов и печать организации. Кроме того понадобятся документы фирмы, ручка и документы сотрудника, в трудовой книжке которого будут вноситься изменения.
Как правильно исправить неточности
Существуют определенные правила ведения трудовых книжек, и исправления неточностей должны проводиться в соответствии с этими правилами. Исправления должны вноситься в той организации, которая допустила ошибку.
Сотрудник, у которого в трудовой книжке стоит неверная дата, должен написать заявление в организацию с просьбой об исправлении неверной записи в трудовой книжке. Это заявление следует писать на имя директора. Затем руководитель ставит свою резолюцию на заявлении, при этом высказывая свое согласие на исправления, он подписывает заявление и указывает дату.
Данное заявление является основанием для того, чтобы вышел приказ от первого лица предприятия, где директор приказывает кадровикам сделать нужные исправления в трудовой книжке. Затем присваивается табельный номер приказу и ставится дата. Руководитель ставит свою подпись, а затем заверяет документ печатью.
Кадровый работник пишет в трудовой книжке о том, что данная запись с определенным порядковым номером считается неверной, а дальше ставится верная дата.
Если вы не знаете, как исправить неверную дату в трудовой книжке, то следуйте этим советам. После того, как правильная дата внесена в трудовую книжку, ставится печать организации, подпись кадровика, который делал исправления, указываются его инициалы и фамилия.
В том случае, если организация уже не существует, право на изменение неверной даты имеет новая организация, в которой на данный момент работает сотрудник.
© Автор: Давыдченко Анна
С этой статьей читают:
"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2009, N 7
ИЗМЕНЕНИЕ И ИСПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЕЙ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ
Трудовая книжка - один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране. До сих пор она является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Однако далеко не все работодатели уделяют должное внимание этому документу, многие не знают о его роли при установлении трудового стажа, считают его необязательным и заполняют крайне небрежно. Кроме того, в небольших организациях зачастую отсутствуют кадровые службы, нет квалифицированных специалистов по ведению кадровой документации. Допустить неточности в оформлении трудовой книжки могут и опытные кадровики. Все ошибки, совершенные при внесении записей, необходимо исправлять в установленном законодательством порядке.
Порядок исправления ошибок, допущенных при заполнении трудовой книжки, регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция).
Изменение сведений о работнике
Начнем с того, что все изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника должны производиться работодателем по последнему месту работы (п. 26 Правил). Основанием для этого являются паспорт, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы. Указанные изменения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. При этом согласно п. 2.3 Инструкции следует поступить следующим образом:
- одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения;
- записываются новые данные;
- на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на соответствующие документы со ссылкой на их номер и дату, которые заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации либо печатью кадровой службы <1>.
<1> Обратите внимание: действующая редакция п. 35 Правил не предоставляет возможности при увольнении работников ставить в их трудовые книжки печать кадровой службы предприятия.
В свою очередь, изменение и дополнение на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляют путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) либо заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции). Имейте в виду, что в данном случае Инструкция не предусматривает делать ссылки на соответствующие документы на внутренней стороне обложки трудовой книжки (см. пример 1).
¦Фамилия "Пшеничникова" изменена на¦ Трудовая книжка¦
¦фамилию "Морозова" на основании ¦ ТК N 8604301¦
¦свидетельства о заключении брака ¦ ¦
¦VII-НО N 456456 от 12.03.2009. ¦ -Пшеничникова- Морозова ¦
¦ ¦ Подпись лица, ответственного ¦
¦ ¦ за ведение трудовых книжек ¦
Обратите внимание: сведения о работнике можно только изменять, а не исправлять. Соответственно, в случае неверного первичного заполнения титульного листа бланк трудовой книжки должен быть признан недействительным. При этом стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил). Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил).
Ну а что делать, если к вам пришел работник с уже неверно заполненными сведениями на титульном листе? Ведь подобные ошибки могут повлечь проблемы при назначении пенсии данному лицу, а также при расчете стажа для выплаты пособия по временной нетрудоспособности. Отметим, бытует такое мнение, что в данном случае достаточно внести исправления аналогично тому, как оформляют изменение сведений о работнике. Между тем мы считаем, что в этой ситуации сотруднику следует обратиться в суд для признания данной трудовой книжки принадлежащей именно ему. Подтверждением этому служит п. 44 Постановления Правительства РФ от 24.07.2002 N 555 "Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий" (далее - Правила подтверждения стажа). В данном документе сказано, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его именем, отчеством или фамилией, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении, то факт принадлежности этого документа данному гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке.
Исправление сведений о работе
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (п. 66 ТК РФ). При этом все записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете страхового стажа, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения (п. 41 Правил подтверждения стажа). Поэтому все неправильные или неточные записи в трудовой книжке следует исправлять. Сделать это можно либо по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо уже по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (п. 27 Правил).
Если компания, которая произвела неправильную запись, была реорганизована, то все исправления производит ее правопреемник, а в случае ликвидации организации - работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа. В случае если неправильная запись в трудовой книжке была произведена индивидуальным предпринимателем, который впоследствии прекратил свою деятельность, то исправления также производятся работодателем по новому месту работы (п. 28 Правил).
Отметим, что в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе и сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Все изменения должны быть произведены путем признания соответствующих записей недействительными и внесения правильных записей. В аналогичном порядке изменяются записи в случае признания увольнения (перевода) работника незаконным (п. 30 Правил).
Итак, как же осуществляется исправление? Согласно п. 1.2 Инструкции при необходимости изменения данных в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывают:
- в графе 1 указывается следующий порядковый номер;
- в графе 2 указывается дата внесения записи;
- в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна", после этого производится правильная запись;
- в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись (см. пример 2).
Сведения о работе ТК N 8604301
В случае признания незаконности увольнения (перевода) работника и его восстановления на прежней работе следует изменить формулировку записи об увольнении. В данном случае действуют следующим образом (п. 1.2 Инструкции):
- в графе 1 указывается следующий порядковый номер;
- в графе 2 указывается дата внесения записи;
- в графе 3 пишется: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе";
- в графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе.
Учтите, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, сотруднику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные записи, за исключением признанной недействительной (п. 33 Правил). При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата производится надпись: "Дубликат". На титульном листе прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера (п. 1.2 Инструкции).
Отметим, что ошибки могут быть допущены не только в графе 3 трудовой книжки, однако в Правилах ничего не сказано о том, как исправить такие неточности. Предложим свой вариант правки записи с неверной датой (графа 2), максимально основанный на п. 1.2 Инструкции (см. пример 3).
Сведения о работе ТК N 8604301
Обратите внимание: все исправленные сведения должны полностью соответствовать документам, на основании которых они были исправлены. При этом свидетельские показания не могут служить основанием для правок внесенных ранее данных. Исключение составляют лишь те записи, в отношении которых имеется судебное решение (п. 29 Правил).
Мнение. Александр Пронин, заместитель начальника Главного управления N 10 ОПФР по Москве и Московской области:
В настоящее время основным критерием при назначении трудовой пенсии по старости является расчетный пенсионный капитал, который определяется исходя из общего страхового стажа работника (для мужчин - 25 лет, для женщин - 20). Основным документом, используемым при определении общего стажа работника, является его трудовая книжка, и от того, насколько правильно она ведется, зависит, какой стаж войдет в зачет при определении размера его будущей пенсии. Во избежание возникновения проблем при назначении пенсии работнику рекомендуем обращать внимание на то, что:
- при заполнении сведений о работнике не допускается сокращение длинных имен и отчеств и их замена инициалами, дата рождения должна записываться восьмью арабскими цифрами (например, 04.12.1964);
- на титульном листе трудовой книжки должны быть все соответствующие записи и печати, а также подписи владельца и лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- записи о трудовой деятельности за период с 1950 по 1970 гг. с указанием в качестве основания таких документов, как приемная записка, увольнительная записка, приказы без номера и даты, могут быть признаны, если они заверены подписью ответственного лица и печатью организации. Незаверенная информация о трудовой деятельности требует специального подтверждения с помощью справок, в том числе архивных или судебных решений, основанных на свидетельских показаниях;
- наименования профессий и должностей должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367 и введенному в действие с 01.01.1996;
- наименование организации в записи о приеме на работу должно в точности соответствовать наименованию организации на оттиске печати, которым заверена запись об увольнении. Если предприятие реорганизовывалось, то в трудовой книжке должны присутствовать записи о любой реорганизации со ссылкой на соответствующие приказы и распоряжения. Отметим, что в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" и переименование, и перерегистрация считаются осуществленными не с момента принятия решения учредителями, а с момента внесения соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц.
Относительно исправлений ошибочных записей в трудовой книжке можно дать несколько рекомендаций.
Если неправильная запись обнаружена сразу или по прошествии небольшого периода времени, то проблем, как правило, не возникает. Специалист кадровой службы просто делает в трудовой книжке необходимую правку. Но бывает, что ошибка выявляется через несколько лет. В этом случае возможны следующие варианты исправлений.
Если после внесения неправильной записи работник успел устроиться на новое место работы, то исправления вносятся в обычном порядке. После последней записи ставится следующий порядковый номер. Затем делают запись о признании недействительной записи за номером таким-то и вносят правильную запись. При этом указывают дату исправления, а не дату, которая была указана в ошибочной записи. В графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ с указанием наименования организации-работодателя.
Если неверная запись в трудовой книжке обнаружена сразу после того, как было оформлено увольнение (и внесена соответствующая запись в трудовую книжку), то необходимо обратить внимание на следующий момент. Увольнение уже оформлено и блок записей в трудовой книжке закрыт печатью и подписями. Внесение записи без наименования организации провоцирует возникновение спорной ситуации: будет непонятно, кто является "автором" этой записи. Рекомендуется поступать следующим образом. В трудовой книжке создается новый блок, то есть вносится в виде заголовка наименование организации, затем ставится порядковый номер записи и дата. Потом вносятся необходимые изменения и блок закрывается печатью организации, подписью сотрудника кадровой службы и подписью работника об ознакомлении с записью, как при увольнении. Обратите внимание, что при отсутствии печати и подписи уполномоченного лица внесенный блок записей может быть расценен как необоснованный.
Аналогично оформляются изменения, вносимые в трудовую книжку работника, пришедшего к бывшему работодателю через определенное количество времени с целью исправить запись за тот период, когда он работал у данного работодателя, если в его трудовой книжке последней стоит запись об увольнении из другой организации.
Отметим, что все исправления, которые не могут быть подтверждены документально, признаются Пенсионным фондом РФ только на основании судебных решений.
Подписано в печать