Категория: Бланки/Образцы
Когда компания получает письмо (Inquiry Letter) с просьбой выслать подробную информацию о ее продукции, товаре или услуге, в ответном письме очень важно произвести благоприятное впечатление на потенциального клиента или партнера. Вежливый, грамотно составленный ответ обязательно будет способствовать созданию подобного впечатления.
2. Благодарность за оказанное внимание
Thank you for your letter of
Спасибо за ваше письмо…
We would like to thank you for enquiring about.
Мы хотели бы поблагодарить вас за проявленный интерес…
3. Предоставление требуемой информации
We are pleased to enclose.
Мы с удовольствием вкладываем…
Enclosed you will find.
В прикрепленном файле вы найдете.
We enclose.
Мы прилагаем…
4. Ответ на дополнительные вопросы
We would also like to inform you.
Мы также хотели бы сообщить вам о…
Regarding your question about. Относительно вашего вопроса о…
In answer to your question (enquiry) about. Отвечая на ваш вопрос…
5. Высказывание надежды на дальнейшее плодотворное сотрудничество
We look forward to.
Мы надеемся
hearing from you
услышать вас снова
receiving your order
получить от вас заказ.
welcoming you as our client (customer)
что вы станете нашим клиентом
Помните, когда вы обращаетесь к человеку, имя которого вам не известно, следует писать 'Yours faithfully' и, когда имя известно, - 'Yours sincerely',
Пример ответа на запрос информации
Jackson Brothers
3487 23rd Street
New York, NY 12009
Kenneth Beare
Administrative Director
English Learners & Company
2520 Visita Avenue
Olympia, WA 98501
September 12, 2000
Thank you for your enquiry of 12 September asking for the latest edition of our catalogue.
We are pleased to enclose our latest brochure. We would also like to inform you that it is possible to make purchases online at http://jacksonbros.com.
We look forward to welcoming you as our customer.
Автор имеет многолетний опыт в разработке и оформлении различного рода документов, обладает практическими знаниями в области делопроизводства и документооборота. Задавайте свои вопросы в комментариях и Вы обязательно получите ответ.
Как написать письмо-ответ?Письмо-ответ является деловым письмом, которое составляется в ответ на официальный запрос либо письмо-просьбу. Такое письмо может содержать как положительное, так и отрицательное решение (в этом случае это письмо-отказ).
Поскольку речь идет о деловой переписке, существует ряд определенных правил, которым необходимо следовать при составлении письма:
В случае получения письма-просьбы или запроса, необходимо как можно быстрее дать официальный ответ. Промедление может, во-первых, выставить вашу организацию в невыигрышном свете и дать вашим компаньонам или клиентам повод считать вас ненадежным партнером. Во-вторых, несвоевременный ответ зачастую приводит к более серьезным последствиям: срыву поставок, нарушению договорных условий и др.
Любое деловое письмо должно оформляться на фирменном бланке организации (если таковой имеется), содержать все требуемые реквизиты обеих сторон и выходные данные документа (полное название организаций, адреса, ОРГН, ИНН, регистрационный номер, дата составления, подпись, указание исполнителя и пр.).
Письмо-ответ является композиционно и тематически зависимым документом по отношению к запросу, непосредственно в ответ на который оно составляется. То есть, в ответе должны содержаться те же термины, формулировки, совпадать основные смысловые аспекты и сохраняться последовательность изложения. Также в обязательном порядке должна быть ссылка на первичный документ. Однако не стоит забывать и о грамотности изложения. Если вдруг в инициативном документе содержатся грамматические и пунктуационные ошибки, переносить их в текст ответа не следует.
Как упоминалось выше, письменный ответ может содержать положительное или отрицательное решение. В первом случае ответ должен повторять содержание письма-запроса и включать в себя определенные устойчивые формулировки. К примеру: «В ответ на запрос вашей компании о … сообщаем/ направляем/ предоставляем информацию … и пр.». Далее же следует изложение сведений, которые запрашивались у вас.
Что касается отрицательного ответа, такое письмо строится следующим образом:
При отказе следует использовать вежливые формулировки, чтобы не обидеть отправителя запроса. Возможные варианты: « К нашему глубокому огорчению …», «Вынуждены с сожалением сообщить», «К сожалению, наша компания не имеет возможности воспользоваться вашим предложением …».
Помимо этого, рекомендуется в случае отказа на запрос каких-либо сведений сообщать адресату данные о тех организациях, которые в состоянии предоставить требуемую информацию, когда и при каких условиях они могут это сделать (если вы располагаете соответствующими данными).
Образец документа: Письмо-ответ
Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.
Здравствуйте. Я уже задавала вопрос о том, почему эксперты Грамоты.ру, отвечая на вопросы, обращаются к пользователям на "Вы", но его почему-то проигнорировали. Я всё же задам его снова - разве является стилистически оправданным написание "вы" с заглавной буквы в данном контексте? Это ведь не официальная переписка и не обращение к высокопоставленному лицу. Почему здесь не подойдёт нейтральная форма "вы"? Мне всегда казалось, что "Выканье" в нейтральном контексте придаёт тексту излишне претенциозный и высокопарный вид. Разве не так?
Ответ справочной службы русского языка
Приводим рекомендации современных словарей и справочников.
С прописной буквы пишутся местоимения Вы, Ваш как форма выражения вежливости при обращении к одному конкретному лицу в письмах, официальных документах и т. п. напр. Поздравляем Вас. Сообщаем Вам. В ответ на Ваш запрос. Так же пишутся слова Вы и Ваш в текстах, предназначенных для многократного использования, типа анкет, реклам, листовок. С прописной буквы пишутся при официальном титуловании оба слова в сочетаниях Ваше (Его, Её) Величество, Ваше (Его, Её) Высочество (Правила русской орфографии и пунктуации. Полный академический справочник / Под ред. В. В. Лопатина. М. 2013. § 202).
С прописной буквы пишутся местоимения Вы, Ваш как форма выражения вежливости при обращении к одному конкретному лицу в письмах, официальных документах и т. п. напр. Поздравляем Вас. Сообщаем Вам. В ответ на Ваш запрос. (Лопатин В. В. Нечаева И. В. Чельцова Л. К. Прописная или строчная? Орфографический словарь. М. 2011. С. 37).
При обращении к одному лицу в официальных документах и личных письмах местоимения Вы и Ваш пишутся с прописной буквы как форма выражения вежливости: Сообщаем Вам. ; В ответ на Ваш запрос. ; Прошу Вас. При обращении к нескольким лицам или к неопределенному множеству лиц эти слова пишутся со строчной буквы: Уважаемые Анна Петровна и Сергей Львович, удовлетворяя вашу просьбу, посылаю вам. ; Дорогие телезрители, сегодня вы увидите фильм. (Розенталь Д. Э. Справочник по русскому языку. Прописная или строчная? – 7-е изд. перераб. и доп. М. 2005. С. 302).
Местоимения Вы и Ваш пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас. Сообщаем Вам. При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые коллеги, ваше письмо. С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи. (Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. М. 1998. С. 91). То же см. в: Мильчин А. Э. Чельцова Л. К. Справочная издателя и автора: Редакционно-издательское оформление издания. – 2-е изд. испр. и доп. М. 2003. С. 84.
вы, вас, вам, в a ми, о в а с и (как выражение уважения к адресату речи – одному лицу) Вы, Вас, Вам, В a ми, о В а с;ваш, в a ше, в a шего, в a ша, в a шей. мн. в a ши, в a ших и (как выражение уважения к адресату речи – одному лицу) Ваш, В a ше, В a шего, В a ша, Вaшей, мн. В a ши, В a ших (Русский орфографический словарь РАН / Под ред. В. В. Лопатина, О. Е. Ивановой. – 4-е изд. испр. и доп. – М. 2012. С. 70. С. 106).
8-912-351-26-42
8 (3532) 26-16-01
В силу ч.2 ст. 22 Закона 44-ФЗ метод сопоставимых рыночных цен (анализа рынка) заключается в установлении начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), на основании информации о рыночных ценах идентичных товаров, работ, услуг, планируемых к закупкам, или при их отсутствии однородных товаров, работ, услуг.
В рамках ст. 22 Закона 44-ФЗ разработан Приказ Минэкономразвития России от 02.10.2013 N 567 «Об утверждении Методических рекомендаций по применению методов определения начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем)».
В соответствии с п. 3.10. Приказа Минэкономразвития России от 02.10.2013 N 567 запрос на предоставление ценовой информации, направляемый потенциальному поставщику (подрядчику, исполнителю), и (или) запрос о предоставлении ценовой информации, размещаемый в ЕИС (на официальном сайте или иных сайтах) или в печатных изданиях, может содержать:
3.10.1. подробное описание объекта закупки, включая указание единицы измерения, количества товара, объема работы или услуги;
3.10.2. перечень сведений, необходимых для определения идентичности или однородности товара, работы, услуги, предлагаемых поставщиком (подрядчиком, исполнителем);
3.10.3. основные условия исполнения контракта, заключаемого по результатам закупки, включая требования к порядку поставки продукции, выполнению работ, оказанию услуг, предполагаемые сроки проведения закупки, порядок оплаты, размер обеспечения исполнения контракта, требования к гарантийному сроку товара, работы, услуги и (или) объему предоставления гарантий их качества;
3.10.4. сроки предоставления ценовой информации;
3.10.5. информацию о том, что проведение данной процедуры сбора информации не влечет за собой возникновение каких-либо обязательств заказчика;
3.10.6. указание о том, что из ответа на запрос должны однозначно определяться цена единицы товара, работы, услуги и общая цена контракта на условиях, указанных в запросе, срок действия предлагаемой цены, расчет такой цены с целью предупреждения намеренного завышения или занижения цен товаров, работ, услуг.
Следовательно, в рекомендациях Минэкономразвития установлен перечень информации для формирования запроса коммерческих предложений.
Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.
Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Это важно, потому что деловые письма выступают в роли инструмента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами (контрагентами, партнерами, участниками социальных отношений).
Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные квалификационные признаки.
Коммерческие письма выделяются в деловой корреспонденции по тематическому признаку — они оформляют, регистрируют заключение и выполнение коммерческой сделки, т.е. предваряют составление контракта (договора) и являются документами, регулирующими ход его выполнения.
Коммерческие письма имеют статус документа. При рассмотрении дела в арбитражном суде они могут являться основанием для предъявления иска (письмо-рекламация, письмо-договор).
Остальные деловые письма, называемые иногда служебными, решают организационные вопросы, вопросы экономических и юридических отношений между корреспондентами и тоже относятся к документам.
Являясь официальными сообщениями, деловые письма не исключают параллельного устного сообщения на ту же тему, так как при устном сообщении о важном для деловых отношений событии часто остается необходимость письменного извещения (например о согласии принять условия сделки).
По функциональному признаку деловые письма делятся на требующие обязательного письма-ответа:
• инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо- предложение, письмо-рекламация)
и не требующие обязательного ответа:
• письмо-декларация (заявление)
• сопроводительное письмо
• гарантийное письмо
• информационное письмо
По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярные письма направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций), а обычные — в один адрес.
По форме отправления можно выделить наряду с традиционным почтовым отправлением электронную почту, факсимильную связь, телетайпную и телеграфную связь. При этом электронная и факсимильная связь используется для решения оперативных вопросов.
По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.).
Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.
К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие:
на причину обращения:
^ По причине задержки оплаты …
В связи с неполучением счета-фактуры …
Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям …
Ввиду задержки получения груза…
^ Вследствие изменения цен на энергоносители…
Учитывая, что производственные показатели снизились…
Учитывая социальную значимость объекта …
При данных обстоятельствах…
^ Ссылаясь на Ваше письмо от …
В соответствии с достигнутой договоренностью …
Ссылаясь на Ваш запрос от…
Ссылаясь на устную договоренность …
В соответствии с нашей договоренностью …
На основании распоряжения о …
^ Согласно постановлению правительства..
Согласно протоколу о взаимных поставках…
Согласно спецификации …
В целях скорейшего решения вопроса…
^ В целях выполнения распоряжения…
Для согласования спорных вопросов …
Для наиболее полного освещения деятельностиВашей организации в СМИ…
В целях безопасности прохождения груза …
В ответ на Ваш запрос …
Во избежание конфликтных ситуаций…
С целью ознакомления с… высылаем Вам …
К ним же относятся этикетные фразы:
^ Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
Надеемся на скорейший ответ (решение нашего вопроса) …
Примите наши поздравления …
Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма:
^ Прошу прислать образцы товаров и прайс-листы …
Просим рассмотреть наше предложение …
Просим подтвердить получение груза …
Предлагаем в счет взаимных поставок на… год …
^ На основании предоставленного нам договором права мы настаиваем…
Направляем вам протокол согласований…
Подтверждаем получение партии ТНП …
Поскольку регламентированные письма сплошь состоят из клишированных, стандартных фраз, задачей составителя письма является их адекватное, уместное использование.
“Выделение аспектов содержания и их формализация позволяют весь процесс составления стандартного письма свести к выбору синтаксических конструкций, закрепленных за каждым аспектом”*, — пишет один из крупнейших документалистов Петр Васильевич Веселов.
*Веселов П.В. Деловое письмо в промышленности. М. 1990.
Такие фразы-клише можно найти в справочной литературе*. Однако процесс составления регламентированных писем нельзя все же считать только механическим соединением стандартных конструкций. Стандартные конструкции облегчают составление текста делового письма отправителем, не исключая достаточно высокого уровня лингвистической подготовки составителя и творческого поиска с его стороны.
*Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю, М. 1998.
Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку* и обязательный элемент делового письма — речевое действие.
С помощью речевого действия автор письма реализует свои цели и намерения. Глаголы-перформативы (от слова to perform – действовать) являются в деловых письмах социально значимыми действиями, Эти глаголы определяют конструкцию ключевой фразы, нередко и письма в целом.
К таким речевым актам относятся:
1) этикетные ритуалы:благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т.п.;
2) сообщения:сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т.п.;
3) подтверждения:подтверждаем;
4) заявления:заявляем, объявляем;
5) требования, просьбы:приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой’,
6) обещания:гарантируем, заверяем, обязуемся;
7) напоминания:напоминаем;
8) предложения:предлагаем.
Как видно из примеров, эти глаголы-перформативы* употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже — в форме 3-го лица единственного числа.
В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.
Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки*, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления, предложение-представление и т.п.
Реклама является органичной и неотъемлемой частью коммерческих отношений, поэтому она соседствует с деловыми предложениями, освещает этапы становления и деятельности фирмы, организации, учреждения. Перечисленные выше виды рекламных деловых писем (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления) сочетают элементы делового сообщения и рекламы, являясь сегодня массовыми видами деловой корреспонденции.
Особенностью языка этого вида корреспонденции является сочетание черт делового и публицистического стилей: языковый стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия — с другой.
Вообще же язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации замысла.
Общими чертами языка регламентированной и нерегламентированной деловой корреспонденции являются официальность общения, тенденция к стандартизации речевых средств. Стремление создать благоприятный фон общения определяет универсальность использования этикетных средств.
Этикет делового письма — это не только этикетные формулы. Он начинается с адресования и включает весь содержательный аспект письма. Подробнее об этом будет сказано в главе V книги.
В заключение нужно заметить, что деловая переписка сегодня носит более личный и динамичный характер, чем десять — пятнадцать лет назад. Поэтому владение этим жанром деловой письменности входит в число приоритетных профессиональных навыков менеджера.
Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности.
Образцы деловой переписки Письмо-напоминаниеПисьма-напоминания направляют тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: 1) напоминания о необходимости ответа на запрос; 2) напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут предприняты в случае их невыполнения.
Помета “вторично”, помещаемая на поле письма, указывает на то, что это напоминание.
Администрация Самарской области
Главное управление образования
443010, г. Самара, ул. Фрунзе, 106
Напоминаем, что в 1995 г. соглашение между Главным управлением образования Администрации Самарской области и Роскнигой подписано не было. Поэтому оплачивать торговую наценку в размере 25% Главное управление образования не будет.
Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического лица, не поддается учету. Побуждение к какому-либо действию адресата в форме просьбы — самый распространенный вид речевого действия в деловом общении. В форме просьбы пишутся заявления, служебные записки, ходатайства.
Почти все многоаспектные письма содержат просьбу. Нередко одно деловое письмо содержит несколько просьб — однотипных речевых актов. Композиция такого письма может выглядеть следующим образом:
^ А также прошу…
А также просим…
Нередко просьбе предшествует мотивация:
^ Поскольку оптовые цены выросли на 5%, просим Вас …
В связи с переходом на новый график работы…
По причине отсрочки платежа …
Ходатайство содержит просьбу в оказании содействия при решении сложных или спорных вопросов.
г. Самара, ул. Товарная, 18/2
№ 8231 Сбербанка РФ
ТОО фирма “Аякс” расчетный счет № 508201/1634 в связи с тем, что основная деятельность предприятия — оптовая торговля, просит дать разрешение на использование торговой выручки на хозяйственно-операционные нужды, командировочные расходы и выдачу заработной платы.
Петюхин И.С. Лущаева Г.Г.
Ходатайство^ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА САМАРЫ
РОССИЯ, 443010, г. Самара, ул. Куйбышева, 135
тел. (846 2) 322 068 факс: (846 2) 332 635
на № ___________
Уважаемый Павел Борисович!
Прошу Вас оказать содействие в получении денежного вклада на сумму 2 млн. руб. пенсионерке, вдове участника Великой Отечественной войны. Абрамовой Лидии Алексеевне, проживающей по адресу: г. Самара, ул. Советской Армии, 239-23.
^ На иждивении у гражданки Абрамовой Л.А. находится престарелая мать в возрасте 87 лет, сама Абрамова Л.А. является инвалидом детства.
Семья Абрамовой Л.А. действительно нуждается в помощи.
Главы администрации города
Информационное письмоК информационным письмам относятся письма-извещения, письма-сообщения, письма-заявления. Информация в том или ином объеме обычно входит в любое почтовое отправление, однако только информирование адресата является целью данного вида корреспонденции.
Объем информационного письма может варьировать от размеров обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. К информационным письмам относят и рекламно-информационные письма.
Администрация Самарской области
443010,г.Самара, ул.Фрунзе, 106
7 августа 1995г.
Вх. № 3от 8.08.95 г.
Копия: Начальнику комитета
Уважаемый Вячеслав Викторович!
Сообщаю, что на 1 августа 1995 года из 800 миллионов кредита (распоряжение Главы администрации Самарской области № 722 от 30.12.94г.)Вами возвращено 321 541 662 (триста двадцать один миллион пятьсот сорок одна тысяча шестьсот шестьдесят два) рубля. Из них на 231 019 123 (двести тридцать один миллион девятнадцать тысяч сто двадцать три) рубля отгружено литературы Главному управлению образования:
^ 1. Буквари по системе Занкова
2. Тезисы докладов
3. Информац.-методический сборник № 21
4.-——\——- № 22
5.-——\—– № 23
6. Адресные папки
^ 7. Метод, пособие по экономике
Находится в работе:
^ 1. Уроки самоопределения. Метод, пособие
2. Основы физкульт. среднего школьника
^ 3. Основы физкульт. старшего школьника
На общую сумму 90 522 539 (девяносто миллионов пятьсот двадцать две тысячи пятьсот тридцать девять) рублей.
Также сообщаю, что у Вас в производственном отделе находятся 2 рукописи, сданные 15 мая и 1 июня с.г. работы по которым до сих пор не начаты:
^ 1. Самарская область.
2. Основы самоопределения.
Предлагаю Вам назначить дату, время и место встречи для согласования путей и сроков возврата оставшегося кредита в размере 478 458 338 (четыреста семьдесят восемь миллионов четыреста пятьдесят восемь тысяч триста тридцать восемь) рублей.
^ И.о. начальника Главного управления
Письма-приглашения относятся к одному из самых массовых видов деловых почтовых отправлений. Необходимость в деловых контактах обусловливает адресацию приглашений одному, нескольким лицам от имени юридического лица или конкретного адресата (физического лица), представляющего ту или иную организацию. При необходимости приглашения большого количества людей используются тексты-трафареты с пробелами для фамилии, имени и отчества. Система факсовой связи сегодня облегчает задачи распространения корреспонденции.
институт по нормализации
канд. Техн. наук Аристову А.В.
Глубокоуважаемый Александр Васильевич!
^ 16 апреля 1997 г. в 12 часов в конференц-зале нашего института состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи.
Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляю Вам проект и прошу принять участие, в его обсуждении.
^ Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, прошу направить Ваши замечания и предложения по адресу: ____________
Ученого совета института
^ Секретарь ученого совета
^ Уважаемый г-н Бобылев,
Международный Аэропорт Самара совместно с канадским институтом ИАМТИ ч при Вашем непосредственном активном участии заканчивает разработку генерального плана реконструкции и развития Международного Аэропорта Самара, и я с удовольствием приглашаю Вас принять участие в презентации результатов разработки.
Это важное событие для нашей организации, и мы готовы с учетом всех Ваших пожеланий и предложений представить Вам итоги нашей совместной деятельности, с тем чтобы сделать наш аэропорт максимально удобным и комфортабельным для клиентов и пользователей.
^ Презентация состоится 19 сентября в депутатском зале Международного Аэропорта Самара в 14 часов.
Просим подтвердить свой приезд письмом или по факсу 22-75-45.
Благодарственное письмоБлагодарственные письма все активнее входят в практику делового общения. Широкое использование этого жанра в западноевропейском менеджменте определяется не только стандартом поведения менеджера, но и принципом оптимизации деловых отношений партнеров. Благодарят за предложение, за своевременный ответ, за участие в мероприятии, за качественно выполненную работу.
^ Уважаемый господин Кутю,
Благодарю Вас за участие в презентации Мастер- и Бизнес-планов Международного Аэропорта Самара.
Это событие стало очередным этапом на пути реконструкции аэропорта. Мы уверены, что при поддержке Администрации области и заинтересованных лиц мы сможем обеспечить лидерство модернизации системы аэропортов России путем предоставления высококачественного обслуживания на коммерческой основе присоблюдении экологических требований и в соответствии с международными стандартами.
^ Надеюсь, что наше дальнейшее сотрудничество будет взаимовыгодным.
Гарантийное письмо-запросГарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий осуществления сделки. Гарантироваться может плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполненных работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т.п. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей.
ПАССАЖИРСКОГО А ВТОМ0БИЛЬН0Г0
^ ВОСКРЕСЕНСКОЕ ПАССАЖИРСКОЕ АВТОТРАНСПОРТНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ
Директору завода «ЭКРАН»
443022, г. Самара, ул. Кирова, д. 24.
г.Воскресенск, ул.Заводская, д. 7
Расчетный счет № 425902
в Воскресенском отделении Промстройбанка
^ Просим продать нашему предприятию ультразвуковой счетчик “Расход-7” для измерения расхода воды холодной питьевой.
— 80 мм
Максимальное давление воды в трубопроводе
— 0,5 Мпа
^ Максимальное удаление счетчикаот измерительного участка
— от 7°С до 20°С
^ Оплату гарантируем с нашего р/счета № 425902 в Воскресенском филиале ММКБ, МФО № 211059. Код С-6.
^ Директор Воскресенского ПАТП
Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей, например, об отсылке контрактов, спецификаций, каталогов, образцов товара, грузов. Сопроводительные письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов, грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка.
ОАО Авиакомпания “Самара”
^ Господину Козлову А.Ф.
Уважаемый АлександрФедорович,
Направляем Вам оформленный с нашей стороны договор на использование подъездного пути № 216д/97.
Просим Вас в срок, предусмотренный законом, рассмотреть, подписать, скрепить печатью и 1 экземпляр договора и протоколы разногласий к нему, если таковые возникнут, вернуть в наш адрес. В случае несогласия с пунктами договора представитель Вашей организации может решить спорные вопросы в отделе коммерческих услуг ОАО “Международный аэропорт Самара”.
^ Надеемся на добрые и взаимовыгодные отношения.
Коммерческие письма представляют собой коммерческие документы, которые составляются при выполнении и заключении коммерческой сделки.
Письмо-запрос — это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).
Коммерческий запрос
443022 ПО “Экран”
Самара, пр. Кирова, 24
03.03.97г. № 50-279/561
^ О запросе предложения
на запасные части
Просим вас выслать в наш адрес предложение в 3 экземплярах на поставку запасных частей в соответствии с прилагаемой спецификацией.
В предложении просим указать полное наименование, тип, технические характеристики, материал (где это необходимо), цену и массу по каждой позиции спецификации, а также возможные сроки и общий объем поставки в кубических метрах.
^ Просим также указатьотдельно стоимость упаковки и транспортировки.
Просим, по возможности, сообщить более точную дату высылки вашего предложения в наш адрес. В случае, если Вы по каким-то причинам не сможете разработать предложение, мы будем признательны за Ваше сообщение об этом в минимальный срок обратной почтой.
^ При ответе просим ссылаться на наш номер.
Коммерческое предложение (оферта)Предложение (оферта) — Это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.
Предложение о заключении сделки может быть направлено и ответ на запрос покупателя на основе твердой договоренности или в порядке инициативы.
В предложении обычно указываются наименование и количество товара, услуг, условия платежа и другие условия сделки. Предложение такого типа аналогично тексту договора о купле-продаже, имеет юридическую силу и подлежит обязательному рассмотрению.
Предложение может быть твердым и свободным. Если предложение делается только одному покупателю и указывается срок, в течение которого продавец считает себя связанным условиями предложения, оно считается твердым. Если срок действенности предложения отсутствует, или оно рассылается в несколько адресов, оно считается свободным.
Шляпину С. А.
Уважаемый господин директор!
Мы рады предложить вашей фирме заключить с нами договор о проведении рекламной компании для продвижения на рынке нашей новой продукции: хрустальные светильники, люстры, украшения для интерьера. Сроки проведения рекламной компании — I квартал 1997 года. Условия сделки — предварительная оплата в размере 50% от общей стоимости.
Наш адрес: …
Ответ на предложение (акцепт)В письме-ответе на предложение в случае принятия условий предложения адресант подтверждает его принятие, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Положительный ответ на коммерческое предложение называется акцептом, а лицо, принимающее предложение, — акцептантом.
Если положительный ответ не исключает возражений по отдельным пунктам, между контрагентами завязывается переписка.
Фонд развития профессиональных связей и информации в области
125040, г. Москва, А-40, а/я 30
Тел. (095) 946-15-82, тел/факс 945-16-82
Исх. № 30/97
от 08 июля 1997г.
Г-же Якубовской М. А.
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью Фонд развития профессиональных связей и информации в области страхового дела подтверждает свое намерение об организации и проведениив октябре 1997 годасовместно с ВЦ “ЭКСПО-ДОМ”в г. Самаре выставки “Страхование Поволжья-97”.
Проведение Выставки планируется с участием Самарской инспекции страхового надзора и Союза страховщиков Поволжья.
Ориентировочное количество участников — 40 страховых компаний. Прошу направить в наш адрес проект Договора с ВЦ “ЭКСПО-ДОМ”.
Исполнительный директор Фонда
Рекламация — это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя обязательства, и требование возмещения убытков.
Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества товаров, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта.
Необходимым компонентом рекламации являются основания для предъявления претензий, аргументация, доказательства, конкретные требования со стороны, предъявляющей претензию.
К рекламациям часто прилагаются акты обследования, приема товара.
^ Директору ОАО “Бумлесторг” Фиклистову О. А.
О просрочке поставки товара
По контракту № 24 от 17.10.97 г. Ваше предприятие должно было поставить товар не позднее 01.09.97 г. Однако в нарушение п.4.1 контракта товар был поставлен с опозданием на 22 дня.
На основании п.5.4 контракта наша фирма начисляет Вам пени в размере … руб.
Указанную сумму просим перевести в течение 5 банковских дней на наш расчетный счет № … в Инкомбанке.
В случае неуплаты этой суммы в предлагаемый срок мы будем вынуждены обратиться в арбитраж.
Приложение: Акт приема товаров от 23.09.97 г.
Служебная телеграмма*
*Раздел написан с использованием материалов статьи: Веселов П.В. Овчинникова Н.В. Служебная телеграмма // Рус. речь. 1990. № 3.
Как известно, служебная телеграмма в качестве официального документа используется для передачи экстренной информации. Телеграмма часто имеет статус документа: телеграмма с заверенными фактами, телеграмма с заверенной подписью, фототелеграмма, телеграмма-доверенность, телеграмма на специальном бланке (текст-клише).
В ряду других текстовых сообщений телеграмма выделяется своеобразным языком и композицией, которые получили название “телеграфный стиль”.
Этот стиль сложился под влиянием двух факторов. Во-первых, высокая стоимость телеграфной связи, обусловливающая предельный лаконизм текста: телеграф пользуется понятием “тарифное слово”, которое не обязательно совпадает со словом грамматическим. Например, предлог “в отношении к” определяется лингвистами как одно слово, а телеграф в этом случае тарифицирует три словесные единицы. Стремление к лаконизму приводит к исключению из текста всех элементов, без которых можно понять информацию. Опускаются союзы, предлоги, местоимения, крайне редко используются прилагательные, наречия. По возможности сокращаются глагольные формы.
Информация о количестве и датах принята на телеграфе в цифровом, а не в буквенном выражении. Буквами передаются только однословные числительные.
В синтаксисе языка телеграмм отсутствуют сложные предложения, причастные, деепричастные и другие обособленные обороты, вводные структуры. Информация передается простыми предложениями, которые часто представляют собой неполные или усеченные высказывания.
Все это требует особого навыка при составлении и обработке телеграфных текстов, так как часто они производят на неподготовленного читателя впечатление бессвязного высказывания:
Ликвидации последствий землетрясения отгрузить не позднее 10 июня Джамбульская область 22 автомобиля ММЗ-555 фонду сельского хозяйства Казахской второй квартал шесть штук третий квартал шестнадцать
Второй фактор, сформировавший телеграфный стиль, — доступность, понятность информации для адресата. Очевидно, что оба названных фактора плохо сочетаются, что требует от составителя текста телеграммы гибкости и чувства меры в сокращении обычного текста. При этом нужно учитывать:
степень осведомленности адресата о сообщаемом;
определенные трансформационные правила: использование именительного падежа вместо косвенных для обозначения места и времени (Джамбульская область, второй квартал), замена глаголов отглагольными существительными (выполнение, ликвидация, принятие, отгрузка и т.п.);
возможности сокращения слов (сельхозспецстрой);
возможности усечения синтаксических единиц — словосочетаний (Казахской), предложений (…второй квартал шесть штук…).
При обратной трансформации приведенный выше текст будет выглядеть следующим образом:
С целью ликвидации последствий землетрясения приказываю отгрузить не позднее 10 июня в Джамбульскую область 22 автомобиля ММЗ-555 фонду сельского хозяйства Казахской республики: во втором квартале — шесть штук, в третьем квартале — шестнадцать.
Оптимальное сочетание лаконизма и доступности информации достигается в стандартных бланках служебной телеграммы. Однако использование их ограничивается сферой применения — промышленность (отгрузочные телеграммы).
Дата _ отгружено станции __ вагон № _ накладная _ название изделий __ размер _ количество _ вес брутто-нетто __ мест _ для _ завод-поставщик __
Номер заказа __ транс __ количество мест _ вес _ вагон _ накладная __ станция назначения __ номера мест __ завод-поставщик __
В других жанрах служебной телеграммы тенденция к стандартизации проявляет себя в жесткой композиционной структуре текста. Исследователи языка телеграмм видят в ней три обязательных компонента.
1. Констатируются (чрезвычайно важные) факты: Ваш завод сорвал поставку станков… фонду девяти месяцев, Поставка колосников задерживается отсутствия колосниковой стали.
2. Высказывается отношение адресанта к изложенному факту. Для этого языком телеграмм выработались штампы (клише), описывающие, например, аварийные ситуации: Завод на грани остановки. Завод крайне затруднительном положении, Срывается ввод важных объектов, Положение угрожающее.
3. Вводится речевое действие (просьба, требование, инструкция, распоряжение): ^ Отгрузку сообщите. Сообщайте ежедневно ходе выполнения поставок, Примите все меры отгрузке. Действуйте инструкции техники безопасности.
Тенденция к стандартизации языка телеграмм наиболее четко проявила себя в выработке системы устойчивых выражений. К таким стандартным фразам-клише относятся: “Оплата гарантируется предъявлению счета”, “Выполнение заказа гарантируется”, “Получение груза … подтверждаем”, “Ждите распоряжений”, “Приказ последует”,
“Подробности письмом”, “Ответ оплачен”, “Удовлетворить просьбу не представляется возможным” и др.
Клише языка телеграмм оказывают влияние на стандартизацию языка деловых писем. Прежде всего это проявляется:
в усилении роли глагола (речевые действия): прошуотгрузить,прошукомандировать;
в широком использовании отглагольных существительных: выполнениеграфика поставок угрозой,отгрузкапроизведена 12/10;
в увеличении числа аббревиатур (номенклатурных обозначений, текстовых сокращений и общепринятых сложносокращенных слов).
Стандартизация в построении текста служебной телеграммы гармонично сочетается с системой словесных сокращений. Система эта находится в состоянии постоянного изменения и обновления.
Специфическими аббревиатурами для языка телеграмм являются использующиеся при необходимости вместо знаков препинания аббревиатуры: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая, ДВТЧ — двоеточие, КВЧ — кавычки.
Международные телеграммы транслитерируются, т.е. передаются латинскими буквами. Использование латинского алфавита в международном телеграфном наборе узаконено Всемирным почтовым союзом, по решению которого официальным языком международного общения является французский. Правила Госстандарта России (с ними можно ознакомиться на любом телеграфе, где принимаются международные телеграммы) упорядочивает систему транслитерации русских букв.
Что опускается и сокращается в “телеграфном стиле”:
1. В предложениях, как правило, опускаются сказуемые: “Подробности письмом”; “Последняя отгрузка 20 мая”.
1. В текстах телеграмм опускаются предлоги, союзы и союзные слова: “Пуск линии (под) угрозой срыва”; “Сообщите (об) отгрузке оборудования ”, (При) Затягивании отгрузки принимайте меры “.
3. Сокращаются многословные названия организаций в одно сложносокращенное слово: ^ Кузбаскомплектоборудавание, Промгазнефтестрой.
4. Этим же правилом руководствуются при обозначении должностей: замначсахалинупрснаб; начглавупрремстрой.
^ Москва Больница Боткина
Больница организует новый глазной отдел тчк просим прислать специалиста глазному оборудованию
Вологда, проспект Ленина, 35
^ Директор больницы № 1
Самара 000 АТЛАНТ
Подтверждаем получениесчета-фактуры 806/12 май июнь
ЗАО ЧЕРМЕТ Астахов
Организационно-распорядительная документацияЦентром деловой письменности является организационно-распорядительная документация (ОРД). Она ярче всего демонстрирует все особенности официально-делового стиля.
Выполняя социальную роль, "руководитель-менеджер” использует в своей деятельности жанры приказа, докладной записки, служебной записки, заявления, распоряжения, должностной инструкции, объяснительной записки и т.п.
Особенность этих документов заключается в том, что они пишутся по строгой форме. Форма документа или формуляр, как уже говорилось, представляет собой совокупность и последовательность расположения реквизитов и значимых частей текста. Она разрабатывается и утверждается в виде государственного стандарта (ГОСТ). Сборники “Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов” регулярно переиздаются.
Опорными словами, определяющими конструкцию центральной фразы документа, как и в деловой переписке, в жанрах ОРД являются глаголы-перформативы: “Предлагаю”, “Обязываю”, “Приказываю”, “Постановляю” и т.д. Они определяют жанр и тональность документа.
Среди перечисленных жанров распорядительных документов предприятия самым распространенным является приказ. В форме приказа реализуются иерархические отношения “руководитель” — “подчиненный”. С помощью приказов решаются вопросы организации работы предприятия, вопросы финансирования, планирования, отчетности, снабжения, реализации продукции и другие производственные вопросы.
Текстовая организация приказа во многом сходна с текстовой организацией регламентированного письма.
Приказ, как и деловое письмо, имеет заголовок (“О реорганизации предприятия”, “Об изменении графика работы”, “Об изменении оплаты отпусков”, “О приеме на работу”). Заголовок располагается в левом верхнем углу.
Текст приказа, как и любого жанра ОРД, состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной. Как и в деловом письме, в первой части указываются основания для составления документа. Основанием для приказа могут служить:
нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции, органов местного самоуправления);
решения Совета директоров, общих собраний акционеров;
Помимо основания в констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий.
Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.
Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова “Приказываю”, указывают сначала адресата: “кому?” — конкретному исполнителю, структурному подразделению. Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу, в этом случае приводят полное наименование должности исполнителя.
Далее — “что сделать?” — указывается конкретное действие, выраженное инфинитивной конструкцией;
Далее — “до какого числа?” — указываются сроки исполнения приказа в форме словосочетания в родительном падеже.
Если срок исполнения не указывается, поручение носит постоянный характер.
Если поручений несколько и они включают различные по характеру действия, текст приказа дробится на пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами и пишут с красной строки.
В последнем пункте распорядительной части приказа указывается лицо или структурное подразделение, на которое возлагается обязанность контролировать ход выполнения приказа и ответственность за его исполнение.
По этой же схеме составляются тексты распоряжений и постановлений, распорядительная часть которых начинается словами “Постановляю”, “Предлагаю”.
Как и тексты договоров и деловых регламентированных писем, тексты приказов, распоряжений, постановлений сплошь состоят из клишированных фраз.
Во исполнение постановления… № …
В соответствии с разделом II части I ГК РФ от21.10.94 г. на основании представленных документов…
В связи с возникшими финансовыми трудностями…
В связи с производственной необходимостью …
^ В связи с реорганизацией отдела инвестиций
В распорядительной части:
Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на…
Срок исполнения до…
ОбразцыПриказ— правовой акт, издаваемый руководителем органа управления для решения оперативных задач по деятельности предприятия и по личному составу. Приказы по личному составу могут не иметь констатирующей части.
Во исполнение распоряжения Главы администрации города
1. Принять на баланс котельную санатория имени Чкалова с последующим обслуживанием объекта.
2. Утвердить смету и штатную единицу для обслуживания объекта.
3. Контроль за исполнением возложить на начальника отдела труда и заработной платы Хвостова А.Ф.
^ Директор АООТ «Теплосан»
Постановлением является заключительная часть протокола заседания коллегиального органа. Эти постановления включаются в протокол или прилагаются к нему.
Распорядительная часть начинается со слова “Постановляю”, “Постановляет”. В каждом пункте постановления перечисляются предписываемые действия, исполнители и сроки исполнения.
Датой постановления является дата заседания коллегиального органа. Разновидностью постановления является решение.
05.12.96 г. № 1668
О включении в состав муниципальной собственности
г. Самары объектов социально-культурного и
Акционерного общества “Юго-Запад
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации № 8 от 10.01.93 г. “Об использовании объектов социально-культурного и коммунально-бытового назначения приватизируемых предприятий”, распоряжениями Государственного Комитета Российской Федерации по управлению государственным имуществом № 135-р от 27.01.93 г. “Об упорядочении процесса учета и разграничения прав собственности на объекты социально-культурного и коммунально-бытового назначения приватизированных предприятий” и № 217-р от 5.02.93 г. “Об упорядочении процесса учета и разграничения прав собственности на нежилые помещения”, ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить перечень объектов социально-культурного и коммунально-бытового назначения акционерного общества “Юго-Запад Транснефтепродукт”, включаемых в состав муниципальной собственности г. Самары, согласно приложению.
2. Комитету по управлению имуществом г. Самары (Сидоренко А.В.) зарегистрировать в установленном порядке перечень в Комитете по управлению государственным имуществом Самарской области.
^ 3. Контроль за выполнением настоящего Постановления возложить на Комитет по управлению имуществом г. Самары Сидоренко А.В.
^ Главы г. Самары
№ 1668 от 05.12.96 г.
объектов социально-культурного и коммунально-бытового назначения
АО “Юго-Запад Транснефтепродукт”, включаемых в состав
муниципальной собственности г. Самары
^ Зам. Главы администрации
г. Самары, руководитель
Распоряжение — это акт волеизъявления не администрации предприятия в целом, а его подразделения, поэтому оно издается (подписывается) не первым руководителем предприятия, а руководителями отдельных служб, цехов, отделов и только в тех случаях, когда это предусмотрено отдельными положениями.
Распорядительная часть начинается со слова “Предлагаю”.
^ ГЛАВА ГОРОДА САМАРЫ
11.12.97 г. № 1034р
О выделении средств из городского бюджета
Выделить Управлению главного архитектора города 70,0 млн. рублей на оплату проведенной аудиторской проверки согласно Постановлению Главы города Самары № 1080 от 25.07.97 г.
^ Расходы произвести за счет текущего исполнения городского бюджета 1997 года.
Докладная и служебная записки используются для решения внутрикорпоративных вопросов.
В докладной и служебной записках информация представляется в виде придаточных предложений, вводимых союзом “что”:
^ Довожу до Вашего сведения, что …
Считаю, что …
Служебная и докладная записки предполагают в завершение документа изложение просьбы или предложений лица, подписывающего деловую бумагу.
^ Прошу привести в соответствие с графиком взаимных поставок ваш график поставок.
Прошу дать указание Правовому управлению о разработке проекта Положения “Об администрации района г. Самары”…
Несмотря на то что в указанных документах используется только одна — две стандартных речевых формулы, язык докладной и служебной записок вполне соответствует всем параметрам официально-делового стиля. Строгость в использовании лексики, информативная достаточность при строгом расположении частей — вот основные стилистические особенности этих жанров.
Так, в объяснительной записке о нарушении производственной дисциплины обязательными компонентами содержания являются;
1 — дата происшествия; 2 — вид подразделения предприятия, допустившего нарушение; 3 — вид нарушения, т.е. объем и характер невыполненной работы; 4 — причина нарушения.
ОАО “Международный аэропорт Самара”
Прошу Вас ввести в штатное расписание службы ПАСОП должность мастера газодымозащитной службы в связи с необходимостью заправки дыхательных аппаратов сжатого воздуха (АСВ-2) воздухом в соответствии с требованиями нормативных документов от приобретенного компрессора, а также профилактикой и ремонтом аппаратов АСВ-2 и компрессора.
^ Начальник службы ПАСОП
^ Директор по авиационной безопасности
Управляющий по персоналу
Директор по корпоративным вопросам
Федеральная Авиационная служба России
СЛУЖБА АВИАЦИОННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ
Открытоеакционерное общество “Международный аэропорт Самара” Приволжскогорегионального управления Федеральной авиационной службы
Исх. № 32-47
14 июля 1998г.
^ Уважаемый Владимир Павлович!
Довожу до Вашего сведения, что при срабатывании пожарно-охранной сигнализации объектов РГП “Волгааэронавигация” Ваши представители не участвуют в выездах по “тревоге”, о чем докладывалось дежурному инженеру КДП:
- Никулину Ю.Н. 13.05.98 г. в 20 ч 12 мин: дозор № 7 - БПРМ-331
- Рекретюку А.П. 12.07.98 г. в. 14 ч 32 мин: дозор № 1 - ДПРМ-151. Прошу Вас обратить внимание на нарушение пункта 3.1.4 Договора № 229/97 “О пожарно-охранной сигнализации объектов”.
^ Зам. Директора по АБ –
Начальник службы АБ