Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция офис-менеджера, должностные обязанности офис-менеджера, образец должностной инструкции офис-менеджера

Офис-менеджер – «на все руки мастер», без которого трудно представить работу современной компании. Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией. Как не упустить ключевые моменты и важные нюансы работы офис-менеджера? Мы предлагаем вам образец должностной инструкции офис-менеджера с наиболее типичными обязанностями и полномочиями.

Должностная инструкция офис-менеджера

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица.
1.5. На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.
2.2. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
2.3. По поручению генерального директора выполняет копировально-множительные работы.
2.4. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.
2.5. По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных.
2.6. Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
2.7. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.
2.9. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
2.9. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.6. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с генеральным директором.

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Готовится урна для голосования.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОФИС-МЕНЕДЖЕРА

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОФИС-МЕНЕДЖЕРА

Офис-менеджер — это работник, управляющий офисом. Как правило, данного работника вводят в штат центрального (головного) офиса предприятия или офиса, в котором непосредственно располагается дирекция предприятия.

Основной задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное — персоналом офиса (секретарями, референтами, переводчиками, диспетчерами на телефоне, пр.). Зачастую на офис-менеджеров небольших компаний возлагаются обязанности по ведению кадрового дело-производства (оформление и учет офисных работников), оформлению первичных бухгалтерских документов, проведению переговоров с посетителями офиса. На ряде торговых предприятий практикуется работа с клиентами (обслуживание) и координация продаж. В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций.

Основное и существенное различие между офис-менеджером и администратором офиса заключается в руководящих полномочиях — администратор, как правило, не управляет офисными работниками, а всего лишь является одним из них и выполняет свою работу во взаимодействии с персоналом офиса.

Офис-менеджер и администратор офиса должны обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации (для администратора) и умение управлять коллективом (для менеджера), знание иностранного языка, пр.

I. Общие положения

1. Офис-менеджер относится к категории руководителей.

2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее

специальную подготовку (курсы, классы, пр.) по направлению «Офис-менеджер», опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее

(1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)

3. Офис-менеджер должен знать:

3.1. Устройство офиса и принципы его зонирования.

3.2. Принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса.

3.3. Методы стратегического и тактического планирования.

3.4. Принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий.

3.5. Принципы построение организационной структуры офиса.

3.6. Сферу деятельности и виды ответственности работников офиса.

3.7. Этику взаимоотношений в рабочей группе.

3.8. Мотивационные методы и мотивационные стратегии.

3.9. Основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства.

3.10. Особенности составления, разновидности и структуру текста документов.

3.11.Принципы организации снабжения офиса.

3.12. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.

3.13. Основы бухгалтерского учета.

3.14. Деловой этикет.

3.15. Иностранный язык.

3.16. Техническое оснащение офиса.

3.17. Правила пользования оргтехникой.

3.18. Правила внутреннего трудового распорядка.

3.19. Основы трудового законодательства.

3.20. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. Назначение на должность офис-менеджера и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.

5. Офис-менеджер подчиняется непосредственно ___________________________________.

6. На время отсутствия офис-менеджера (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

1. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).

2. Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.

3. Разрабатывает «кодекс» поведения в офисе, обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.).

4. Руководит работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений.

5. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); контролирует культуру речи секретарей (операторов).

6. Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.

7. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.

8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др. проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).

9. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.

10. Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.

11. Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.

12. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.

13. Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.

— встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;

— прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;

— материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

15. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи).

16. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса.

17. Организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов.

18. Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса.

19. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).

20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.

21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.

22. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.

3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.

5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников офиса; предложения о поощрении отличившихся работников; предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей трудовой дисциплины и распорядка работы офиса.

6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

Офис-менеджер несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

(составитель должностной инструкции)
(подпись)
(расшифровка подписи)

(лицо, визирующее должностную инструкцию)

(подпись)
(расшифровка подписи)

С инструкцией ознакомлен:

(подпись)
(расшифровка подписи)

С настоящей должностной инструкцией ознакомлен: Дата. Подпись.

Должностная инструкция Офис-менеджер -

Структурное подразделение:
Организационно-аналитический отдел

Общие положения
Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность офис-менеджера.
Офис-менеджер относится к категории специалистов.
Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия по представлению руководителя организационно-аналитического отдела.
Взаимоотношения по должности:
1.4.1
Прямое подчинение
руководителю организационно-аналитического отдела

1.4.2.
Дополнительное подчинение
Директору предприятия

1.4.3
Отдает распоряжения
Работникам предприятия

1.4.4
Работника замещает
Лицо, назначенное директором предприятия

Квалификационные требования офис-менеджера:
2.1.
Образование
высшее; среднее профессиональное образование

2.2
опыт работы
опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее не менее 1 года; 2 лет; 3 лет

2.3
знания
Устройство офиса и принципы его зонирования.
Принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса.
Методы стратегического и тактического планирования.
Принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий.
Принципы построение организационной структуры офиса.
Сферу деятельности и виды ответственности работников офиса.
Этику взаимоотношений в рабочей группе.
Мотивационные методы и мотивационные стратегии.
Основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства.
Особенности составления, разновидности и структуру текста документов.
Принципы организации снабжения офиса.
Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
Основы бухгалтерского учета.
Деловой этикет.
Иностранный язык.
Техническое оснащение офиса.
Правила пользования оргтехникой.
Правила внутреннего трудового распорядка.
Основы трудового законодательства.
Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

2.4
навыки
Работы с офисной техникой

2.5
дополнительные требования
специальная подготовка (курсы, классы, пр.) по направлению «Офис-менеджер»

Документы, регламентирующие деятельность офис-менеджера
3.1 Внешние документы:
Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.
3.2 Внутренние документы:
Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия (руководителя организационно-аналитического отдела); Положение об организационно-аналитическом отделе, Должностная инструкция офис-менеджера, Правила внутреннего трудового распорядка.

Должностные обязанности офис-менеджера
Офис-менеджер:
4.1. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).
4.2. Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.
4.3. Разрабатывает «кодекс» поведения в офисе, обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.).
4.4. Руководит работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений.
4.5. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); контролирует культуру речи секретарей (операторов).
4.6. Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.
4.7. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.
4.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др. проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).
4.9. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.
4.10. Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.
4.11. Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.
4.12. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.
4.13. Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
4.14. Организует:

· встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;

· прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;

· материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
4.15. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи).
4.16. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса.
4.17. Организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов.
4.18. Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса.
4.19. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).
4.20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.
4.21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.
4.22. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).

Офис-менеджер имеет право:
5.1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
5.2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
5.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5.4. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
5.5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников офиса; предложения о поощрении отличившихся работников; предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей трудовой дисциплины и распорядка работы офиса.
5.6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

Ответственность офис-менеджера
Офис-менеджер несет ответственность:
6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
6.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

Условия работы офис-менеджера
7.1. Режим работы офис-менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в предприятии.
7.2. В связи с производственной необходимостью офис-менеджер может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
7.3. Для решения оперативных вопросов офис-менеджера может выделяться служебный автотранспорт.

Условия оплаты труда
Условия оплаты труда офис-менеджера определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

Заключительные положения
Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой
· у работника.
Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.
Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.

Руководитель структурного подразделения

Начальник юридического отдела

С инструкцией ознакомлен:

Офис-менеджер: должностная инструкция, функциональные обязанности, права, ответственность

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.
3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.
4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.
5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.
6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.
7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
   - законодательными актами Украины;
   - Уставом Компании;
   - Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;
   - Положениями об отделах Компании;
   - приказами руководства;
   - нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
   - настоящей Должностной инструкцией.
8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.
9. Офис-менеджер должен знать:
   - организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;
   - положения, приказы и внутренние процедуры Компании;
   - функции и задачи подразделений Компании;
   - функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;
   - свои функциональные обязанности и права;
   - свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.

1. Выполняет функции секретаря Компании:
   1.1. Документационное обеспечение управления:
   - приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;
   - фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;
   - работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
   - работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
   - организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
   - работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
   - ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;
   - оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
   - по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;
   - по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
   - по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
   - формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
   1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.
   1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
   1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.
   1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:
   - Заказ воды по мере необходимости.
   - Заказ канцелярии ежеквартально.
   - Осуществление подписки на периодические издания.
   - Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.
   - Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.
3. Координирует и контролирует работу:
   - водителя (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);
   - курьеров;
   - уборщицы.
4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:
   - добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;
   - качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;
   - поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;
   - эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;
   - соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;
   - не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации сведений, полученных в силу служебного положения, определенных специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.

Офис-менеджер имеет право:

1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.
3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.
5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.
6. Принимать решения в пределах своей компетенции.
7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.
   

Офис-менеджер несёт ответственность за:

1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.
2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.
3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».
4. Игнорирование правами, предусмотренными настоящей инструкцией.
5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины.

Должностная инструкция офис-менеджера

Устройство офиса и принципы его зонирования.

Принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса.

Методы стратегического и тактического планирования.

Принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий.

Принципы построение организационной структуры офиса.

Сферу деятельности и виды ответственности работников офиса.

Этику взаимоотношений в рабочей группе.

Мотивационные методы и мотивационные стратегии.

Основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства.

Особенности составления, разновидности и структуру текста документов.

Принципы организации снабжения офиса.

Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.

Основы бухгалтерского учета.

Техническое оснащение офиса.

Правила пользования оргтехникой.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Основы трудового законодательства.

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия (руководителя организационно-аналитического отдела); Положение об организационно-аналитическом отделе, Должностная инструкция офис-менеджера, Правила внутреннего трудового распорядка.

4.1. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).

4.2. Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.

4.3. Разрабатывает «кодекс» поведения в офисе, обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.).

4.4. Руководит работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений.

4.5. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); контролирует культуру речи секретарей (операторов).

4.6. Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.

4.7. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.

4.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др. проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).

4.9. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.

4.10. Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.

4.11. Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.

4.12. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.

4.13. Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.

— встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;

— прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;

— материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

4.15. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи).

4.16. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса.

4.17. Организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов.

4.18. Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса.

4.19. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).

4.20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.

4.21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.

4.22. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).

Офис-менеджер имеет право:

5.1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

5.2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.

5.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5.4. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.

5.5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников офиса; предложения о поощрении отличившихся работников; предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей трудовой дисциплины и распорядка работы офиса.

5.6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

Офис-менеджер несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

7.1. Режим работы офис-менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в предприятии.

7.2. В связи с производственной необходимостью офис-менеджер может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

7.3. Для решения оперативных вопросов офис-менеджера может выделяться служебный автотранспорт.

Условия оплаты труда офис-менеджера определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

9.1 Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.

9.2 Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.

9.3 Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.