Рейтинг: 4.2/5.0 (1847 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Письмо утверждение образец
Письмо-подтверждениеРазновидностью служебного письма является письмо-подтверждение, где адресат удостоверяет о получении сведений, различных документов и иных материалов (называют их), достигнутых договоренностей и прочее. В последнем случае необходимо в тексте коротко изложить суть.
Направление таких писем – обязательная часть деловых отношений, позволяющая снимать вопрос с контроля. Ключевые фразы: «Подтверждаем получение/намерение…» и т.д.
Письма-подтверждения печатаются на фирменных бланках предприятия, заканчиваются предложением, пожеланием или просьбой. Применяют в качестве знака внимания к получателю.
Образец письма-подтверждения скачать (Размер: 26,0 KiB | Скачиваний: 2 399)
Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!
Письмо-подтверждениеПри получении какой-либо важной информации, документов, товаров организация может подтвердить факт получения с помощью написания письма-подтверждения. Образец такого письмо можно скачать в данном статье, в конце.
Письмо-подтверждение играет определенную, немаловажную роль в настройке доверительных отношений между партнерами. Подтвердив получение каких-либо ценностей, документов, информации, организация тем самым проявит уважением и внимание к отправителю. Подобные незначительные, на первый взгляд, знаки внимания положительно сказываются на имидже компании и увеличивает лояльность к ней со стороны партнеров.
Поэтому не стоит пренебрегать написание подобного рода писем, тем более, что займет это сущие минуты.
Как написать письмо-подтверждение?Общая структура написания письма-подтверждения соответствуют представленной в этой статье. Подобным образом, например, оформляются также письмо-запрос. письмо-напоминание и прочие деловые письма.
Для оформления берется бланк формата А4, хорошо, если это будет фирменный бланк организации. Это избавит от необходимости указывать отдельно реквизиты организации. Если же используется обычный лист, то, как правило, в левом верхнем углу пишутся реквизиты организации: наименование, адрес, телефон.
В правом верхнем углу пишется, кому название организации адресата, ФИО лица, представляющего эту компанию.
Вверху указывается имя, отчество лица, к которому обращен текст с подтверждением.
Кроме того, ставится дата оформления и пишется заголовок.
В тексте письма высказывается подтверждение получения ценностей, документов, информации и пр. Например, «Мы получили от Вас предложение сотрудничества и подтверждаем..».
Кроме того, в бланке письма-подтверждения очень часто в конце добавляются слова с надеждой на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
Скачать образец письма-подтверждения сотрудничества – ссылка.
Скачать образец письма-подтверждения получения товара – ссылка.
Образец письма-подтвержденияДеловая этика является неотъемлемой частью каждого предприятия, и в любом договоре каждый пункт является знаком уважения к каждой из сторон. Но при этом существуют и необязательные знаки внимания к компаньонам или клиентам, которые следует использовать во время сотрудничества. Одним из таких деловых оборотов считается письмо-подтверждение.
Конечно, официальное письмо-подтверждение не является обязательным, и конкретная ситуация может обсуждаться на словах, но даже письмо-подтверждение участия будет воспринято как уважение к компании.
Что такое письмо-подтверждениеДанное письмо выступает некоммерческим деловым извещением, благодаря которому второй участник переписки может получить информацию о получении первой стороной каких-либо отправленных материальных ценностей, документации или даже информации.
В некоторых случаях его используют как положительный ответ в отношении участия в каких-либо мероприятиях или в обычной встрече. Обычное письмо-подтверждение, пример которого вы можете найти в любом собрании шаблонов юридических документов, заканчивается пожеланиями о дальнейшем сотрудничестве или же предложением о встрече.
Как писать письмо-подтверждениеЛюбой образец для письма-подтверждения должен соответствовать определенным требованиям, которые касаются как деловой этики, так и обычного уважения к адресату:
- фирменный бланк. Фирменный бланк для письма подтверждения является обязательной составляющей документа. Как минимум необходимо использовать логотип и название компании в шапке письма, так как это в первую очередь соответствует деловому стилю
- заголовок и обращение. Само собой разумеется, в заголовке письма необходимо указать его тему, чтобы адресат с самого начала имел представление о причине обращения. Это может быть классическое письмо о подтверждении сотрудничества или письмо подтверждение участия в мероприятии. Обязательно следует обратиться непосредственно к адресату, а если образец письма подтверждения направлен на имя всей компании, то это следует указывать еще в тематике письма
-цель письма. В данном пункте составляется полный текст причины отправки подобного письма
- заключительная часть. Именно здесь указываются пожелания о дальнейшем сотрудничестве, возможность встретиться или просто проявляется уважение к адресату
- приложения. В том случае, если к письму прилагаются некоторые документы, то необходимо перечислить их и дополнительно прикрепить к самому письму оригиналы. Это в основном делается для того, чтобы не перегружать обращение в письме лишней информацией.
Таким образом, вы узнали, как написать письмо подтверждение. Следует запомнить, что оно не является обязательным, и законодательство не предусматривает его отправки. Но написание такого документа поднимает общую культуру вашей компании в глазах предприятий, с которыми вы сотрудничаете.
У нас вы можете абсолютно бесплатно скачать образец письма-подтверждения, перейдя по ссылке .
ПИСЬМО РОСЗДРАВНАДЗОРА ОТ 28.02.2005 N 01И-71/05 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ОБРАЗЦОВ-ЭТАЛОНОВ ПРОТЕЗНО-ОРТОПЕДИЧЕСКИХ ИЗДЕЛИЙ И ОРТОПЕДИЧЕСКОЙ ОБУВИ (ВМЕСТЕ С ПЕРЕЧНЕМ ТИПОПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ ПРОТЕЗНО-ОРТОПЕДИЧЕСКИХ ИЗДЕЛИЙ, ПОДЛЕЖАЩИХ ОБЯЗАТЕЛЬНОМУ УТВЕРЖДЕНИЮ В КАЧЕСТВЕ ЛИЦЕНЗИОННЫХ ОБРАЗЦОВ-ЭТАЛОНОВ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ ЛИЦЕНЗИИ НА РАБОТЫ И УСЛУГИ ПО ОКАЗАНИЮ ПРОТЕЗНО-ОРТОПЕДИЧЕСКОЙ ПОМОЩИ)ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ОБРАЗЦОВ-ЭТАЛОНОВ
ПРОТЕЗНО-ОРТОПЕДИЧЕСКИХ ИЗДЕЛИЙ И
Федеральной службой по надзору в сфере здравоохранения и социального развития приказами от 21.10.2004 N 279-Пр/04 и от 21.12.2004 N 652-Пр/04 утверждены состав и Временное положение об Экспертной медико-технической комиссии (ЭМТК) по утверждению образцов-эталонов протезно-ортопедических изделий и ортопедической обуви, а также перечень типопредставителей протезно-ортопедических изделий, используемых при осуществлении работ и услуг по оказанию протезно-ортопедической помощи и подлежащих утверждению в качестве лицензионных образцов-эталонов.
Прием документов с образцами-эталонами для рассмотрения ЭМТК осуществляется по адресу: 109074, Москва, Славянская пл. д. 4, стр. 1, по вторникам и четвергам с 10-00 до 16-00, комн. 621, тел. 924-49-81, 298-43-91.
1. Перечень типопредставителей протезно-ортопедических изделий, используемых при осуществлении работ и услуг по оказанию протезно-ортопедической помощи и подлежащих утверждению в качестве лицензионных образцов-эталонов (приложение N 1).
2. Перечень документов для рассмотрения на ЭМТК (приложение N 2).
Руководитель Федеральной службы
Об утверждении образцов бланков, печатей и штамповТекст документа по состоянию на июль 2011 года
В целях упорядочения делопроизводства в Министерстве природных ресурсов Российской Федерации и государственных службах МПР России и в развитие Приказа Министерства от 28.03.2002 N 150 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в МПР России" приказываю:
1. Утвердить прилагаемые образцы бланков документов Министерства природных ресурсов Российской Федерации (приказ, распоряжение, письма) и государственных служб МПР России (письма) (не приводятся).
2. Утвердить прилагаемые образцы (рис. 1 - 22 - не приводятся) печатей и штампов Министерства природных ресурсов Российской Федерации, структурных подразделений и государственных служб МПР России.
3. Утвердить прилагаемый Порядок изготовления, использования и хранения бланков документов, печатей и штампов Министерства природных ресурсов Российской Федерации, структурных подразделений и государственных служб МПР России (далее - Порядок).
4. Управлению административно-хозяйственного, материального обеспечения и строительства (Уманский Б.М.) и Департаменту организации делопроизводства, юридического сопровождения деятельности центрального аппарата МПР России и контроля за исполнительской дисциплиной (Дорошин Ю.П.) обеспечить изготовление бланков документов, печатей и штампов, образцы которых утверждены настоящим Приказом, в соответствии с Порядком.
5. Заместителям Министра, руководителям структурных подразделений обеспечить хранение и использование строго по назначению бланков документов, печатей и штампов Министерства в соответствии с Порядком.
6. Возложить ответственность за целевое использование гербовых печатей Министерства природных ресурсов Российской Федерации на заместителя руководителя Департамента организации делопроизводства и контроля за исполнительской дисциплиной Плисса Георгия Владимировича.
Заместителю руководителя Департамента организации делопроизводства и контроля за исполнительской дисциплиной Плиссу Г.В. передать гербовую печать под номером "2" на ответственное хранение в Спецуправление (Скропкин).
7. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра Шуваева Ю.П.
от 5 апреля 2002 г. N 170
ПОРЯДОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ, ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ МИНИСТЕРСТВА ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА И ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖБ МПР РОССИИ 1. Изготовление бланков, печатей и штампов1.1. Бланки документов, печати и штампы для центрального аппарата Министерства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации по заказам Министерства изготавливаются полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими выданные Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификат, удостоверяющий правомочность изготовления указанного вида продукции.
1.2. Введение в обращение по мере необходимости новых видов бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Министра. Соответствующие предложения вносятся руководителем подразделения, на которое возложены функции организации делопроизводства Министерства (далее - служба делопроизводства), вместе с образцами предлагаемых бланков, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
1.3. Изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации для обеспечения деятельности центрального аппарата Министерства производится на основании поручения Министра природных ресурсов Российской Федерации. Поручение готовится службой делопроизводства с учетом требований ГОСТа Р 51511-99, согласовывается с подразделением, на которое возложены функции организации секретного делопроизводства (далее - специальное подразделение), и передается для заказа на изготовление в подразделение, на которое возложены хозяйственные функции (далее - хозяйственное подразделение).
1.4. Заявки подразделений на изготовление бланков, печатей и штампов после их согласования со службой делопроизводства направляются для размещения заказов в хозяйственное подразделение.
1.5. Бланки писем Министра и Министерства при их изготовлении подлежат сквозной нумерации.
2. Учет, выдача и хранение бланков, печатей и штампов2.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации после их получения хозяйственным подразделением от изготовителя подлежат передаче службе делопроизводства.
Ответственный работник службы делопроизводства выдает бланки, регистрируемые в специальном журнале, сотрудникам структурных подразделений, ответственным за ведение делопроизводства.
Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
2.2. Изготовленные печати и штампы после их получения хозяйственным подразделением от изготовителя подлежат передаче службе делопроизводства.
Регистрация печатей и штампов осуществляется службой делопроизводства в специальном журнале. При регистрации указывается номер и дата сопроводительного письма (наряда), при котором они получены. Запись о поступлении, выдаче в пользование, возврате и об уничтожении производится отдельно по каждой печати и штампу.
2.3. Документация по вопросам изготовления, выдачи в пользование и уничтожения бланков, печатей и штампов подшивается в отдельное номенклатурное переходящее дело службы делопроизводства.
2.4. В подразделениях бланки, печати и штампы, полученные в службе делопроизводства, регистрируются в журналах учета и выдаются сотрудникам под расписку.
Листы журналов учета бланков, печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются в установленном порядке.
2.5. Хранение бланков, печатей и штампов производится в сейфах сотрудников структурных подразделений, ответственных за ведение делопроизводства.
Список указанных сотрудников утверждается приказом Министерства.
2.6. Контроль за правильностью учета, хранения и использования бланков, печатей и штампов в подразделениях осуществляет служба делопроизводства и специальное подразделение. Проверка наличия, порядка хранения бланков, печатей и штампов проводится не реже одного раза в год.
2.7. По каждому факту утраты печатей и штампов проводится служебное расследование, материалы которого служат основанием для привлечения виновных к ответственности и списания с учета утраченных печатей и штампов.
3. Использование бланков, печатей и штампов3.1. Ответственность за использование бланков, печатей и штампов с наименованием подразделений возлагается на их руководителей.
Проекты документов, изготовленные на бланках приказов и распоряжений государственных служб МПР России, подписываются соответствующими руководителями государственных служб - первыми заместителями (заместителями) Министра. При этом наименование должности оформляется как "Руководитель государственной службы - первый заместитель (заместитель) Министра.
3.2. На бланке письма Министерства имеют право писать письма:
от лица МПР России - Министр и заместители Министра
от лица структурного подразделения - руководитель подразделения и его заместители (при длительном отсутствии руководителя) в соответствии с утвержденным положением о структурном подразделении.
На бланке письма государственной службы имеют право писать письма:
от лица государственной службы - первый заместитель Министра (заместитель Министра), руководитель соответствующей государственной службы
от лица структурного подразделения, входящего в государственную службу, - руководитель подразделения и его заместители (при длительном отсутствии руководителя) в соответствии с утвержденным положением о структурном подразделении.
3.3. Право использования печатей и штампов с наименованием подразделений предоставляется сотрудникам структурных подразделений, ответственным за ведение делопроизводства.
Порядок использования гербовой печати (рис. 1 <*>) Министерства определен Положением о гербовой печати Министерства природных ресурсов Российской Федерации, утвержденным Приказом МПР России от 27.12.2001 N 904.
Печать (рис. 2 <*>) с изображением Государственного герба Российской Федерации находится на ответственном хранении в подразделении, на которое возложены кадровые функции (далее - кадровая служба), и предназначена для заверения удостоверений сотрудников Министерства.
Печать (рис. 3 <*>) с наименованием "МПР России" находится на ответственном хранении в службе делопроизводства и проставляется на исходящей корреспонденции, подписанной (утвержденной) заместителями Министра и руководителями подразделений, перед отправкой из Министерства.
Печать (рис. 4 <*>) с наименованием "Экспедиция" находится на ответственном хранении в службе делопроизводства и проставляется на документах, касающихся деятельности экспедиции.
Печать (рис. 5 <*>) с наименованием "Для пакетов" (с присвоением порядкового номера) находится на ответственном хранении в службе делопроизводства и специальном подразделении и проставляется на реестрах при получении и отправке пакетов с документами.
Печать (рис. 6 <*>) с наименованием "Для командировок" находится на ответственном хранении в кадровой службе и проставляется на командировочных удостоверениях сотрудников центрального аппарата.
Печать (рис. 7 <*>) с наименованием службы делопроизводства находится на ответственном хранении в службе делопроизводства и проставляется на документах, касающихся ее деятельности.
Печать (рис. 8 <*>) с наименованием кадровой службы - на ответственном хранении в кадровой службе и проставляется на документах, касающихся ее деятельности.
Печать (рис. 9 <*>) с наименованием хозяйственного подразделения находится на ответственном хранении в хозяйственном подразделении и проставляется на документах, касающихся его деятельности.
Печать (рис. 10 <*>) с наименованием "МПР России" и проставлением индекса структурного подразделения находится на ответственном хранении в соответствующем структурном подразделении и проставляется на разовых пропусках в здание Министерства.
Штамп (рис. 11 <*>) с наименованием Министерства и почтовым адресом находится на ответственном хранении в экспедиции службы делопроизводства и используется в ее работе.
Штамп-датор (рис. 12 <*>) с наименованием "МПР России" находится на ответственном хранении в канцелярии службы делопроизводства и проставляется при регистрации входящей корреспонденции.
Штампы (рис. 13 <*>, 15 <*>, 17 <*>, 19 <*>, 21 <*>) с полным и кратким наименованием государственных служб МПР России находятся на ответственном хранении в приемных руководителей соответствующих государственных служб и используются в их работе.
Печати (рис. 14 <*>, 16 <*>, 18 <*>, 20 <*>, 22 <*>) с наименованием Министерства и государственных служб МПР России находятся на ответственном хранении в приемных руководителей соответствующих государственных служб и используются для заверения подписей руководителей государственных служб на документах нефинансового характера, которые не вошли в перечень документов, на которые ставится гербовая печать МПР России.
<*> Утверждается приказом МПР России.
4. Уничтожение бланков, печатей и штампов4.1. Бланки, печати и штампы уничтожаются по акту в случаях:
износа или повреждения
переименования (реорганизации) подразделения.
4.2. Бланки, печати и штампы, пришедшие в негодность, а также с наименованиями структурных подразделений, подлежащих переименованию (реорганизации), возвращаются в службу делопроизводства и уничтожаются по акту комиссии в составе не менее трех человек.
Состав комиссии утверждается заместителем Министра, курирующим службу делопроизводства.
По факту передачи или уничтожения бланков, печатей и штампов в журналах учета структурных подразделений и службы делопроизводства проставляются соответствующие отметки.
4.3. Уничтожение бланков производится путем сжигания (измельчения), печатей и штампов: мастичных - сжиганием (измельчением), металлических - путем спиливания (уничтожения другим способом) всего текста.
Обычно изготовление печати занимает от 1 до 3-х дней. Этот срок может быть увеличен, если необходимо изготовить печать с оригинальным дизайном (с фигурной рамкой, логотипом, рисунком и т.п.). Печать с оригинальным дизайном изготавливается только после окончательного согласования с Заказчиком, а это иногда занимает у Заказчика много времени. Вы также можете дать свой уже готовый эскиз, который можете сделать самостоятельно в программе Corel.
ДОКУМЕНТЫ НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ЗАКАЗА ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ И ОБР АЗЦЫ ПЕЧАТЕЙ- Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или копию, заверенную у нотариуса;
- Свидетельство о постановке на учёт в налоговой инспекции или копию, заверенную у нотариуса;
- Письмо на фирменном бланке от руководителя организации с просьбой изготовить печать, с приложением документа, подтверждающего полномочия руководителя (обычно это приказ о назначении директора); в письме также должно быть указано местонахождения (адрес) ООО;
- При получении печати сотрудник организации должен иметь доверенность и паспорт, если получает директор лично – паспорт;
- Чтобы изготовить печать дополнительную, нужно предоставить письмо с этой просьбой, заверенное руководителем и копию свидетельства о госрегистрации юридического лица;
- При изготовлении печати по оттиску дополнительно предоставляется копия Устава, первые четыре страницы и последняя.
В практике работы кадровика часто встречается подготовка и оформление различных кадровых документов. Для экономии времени на заполнение стандартных реквизитов и бланков при заверении документов, а также оптимизиции однотипной и рутинной работы, специалистам по учету кадров целесообразно использовать различные штампы. В данной статье рассматривается, как регламентировать работу по учету штампов (кроме гербовых и приравненных к ним печатей и самонаборных штампов). Также разъясняется, какие виды штампов наиболее часто используются в повседневной работе кадровой службы организации.
Требования к штампам содержатся в Национальном стандарте Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма размеры и технические требования». разработанном в соответствии ФЗ «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ.
В настоящее время не существует нормативного акта, который регулировал бы порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения штампов; организации осуществляют эту деятельность самостоятельно.
До 2005 г. на территории столицы действовали «Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г. Москвы», утвержденные Распоряжением Мэра Москвы от 25.08.98 № 843-РМ (далее – Временные Правила), которые подробно регламентировали эти вопросы.
С принятием московским Правительством Постановления от 8 февраля 2005 г. № 65-ПП «О ликвидации Московской регистрационной палаты» Временные правила прекратили свое действие, однако содержащиеся в них требования успели войти в деловую практику и стали ее обыкновениями, поэтому статья изложена через призму этого уже недействующего акта.
Размеры и формы штамповРазмеры и формы простых штампов, используемых для внутренних документов организации, могут быть самыми разными с учетом потребностей и специфики ее деятельности. В основном используются штампы прямоугольной и квадратной формы, где обычно указывается справочная информация или реквизиты организации (наименование, адрес, телефон, ИНН и т.?п.), а также треугольные – как правило, используемые для внутренних документов и справок.
Временные Правила предписывали выполнять штамп в форме прямоугольника со сторонами до 70 ? 100 мм. Они предусматривали, что штамп может иметь как стандартные размеры (27 ? 10 мм, 38 ? 14 мм, 47 ? 18 мм, 59 ? 23 мм, 69 ? 30 мм, 76 ? 37 мм), так и нестандартные размеры, превышающие по ширине 76 мм, а по высоте 36 мм.
До 2005 г. на территории столицы действовали «Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г. Москвы», утвержденные Распоряжением Мэра Москвы от 25.08.98 № 843-РМ, которые подробно регламентировали порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения штампов
Также размер штампа с припуском можно рассчитать по формулам:
Длина = количество знаков
в самой длинной строке (с пробелами) ? 2 (мм),
строк текста ? 5 (мм)
Информация для штампа может размещаться как в одной, так и в нескольких строках, причем отдельные строки могут выделяться шрифтом другой формы или размера. Вообще размеры штампа зависят от объема и содержания информации, которую вы хотите указать, а также от наличия имеющейся или приобретаемой оснастки. В роли оснастки может быть как прикладная или ручная оснастка, изготавливаемая из различных материалов (камень, дерево, стекло, керамика, металл, пластмасса), так и сложный дорогостоящий механизм.
Кстати Виды штамповРаботники кадровой службе часто используют штампы для проставления служебных отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнения соответствующих документов. К таким документам относятся различные справки с места работы, документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Причем количество штампов законодательством не ограничивается. Так, отдел кадров может иметь ряд дополнительных и вспомогательных штампов в соответствии с артикулами:
Многие штампы для внутренних документов можно приобрести готовыми, а изготовление некоторых штампов, необходимых для обеспечения деятельности, надо заказывать у сторонних организаций, выполняющих полиграфические или штемпельно-граверные работы. Для начала процедуры изготовления штампа руководителю структурного подразделения необходимо составить письменную заявку, содержащую эскиз штампа и согласовать ее с руководителем организации. К письму следует приложить эскиз штампа, выполненный методом компьютерной или чертежной графики с указанием его размеров и требуемой оснастки. Письмо необходимо составить на фирменном бланке организации по форме, приведенной в приложении № 1.
Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.
Штампы могут выдаваться руководителям структурных подразделений лишь под расписку
Учет и хранение штамповДля учета штампов Правила предписывали вести журнал, который находится в кадровой службе и хранится в надежно запираемых и опечатываемых шкафах или сейфах. Эта регистрационная форма и сейчас помогает кадровикам четко фиксировать каждый случай выдачи штампа, чтобы впоследствии избежать претензий по поводу того, что штампы могли быть не выданы или утеряны. На журнале учета штампов проставляется пометка «Для служебного пользования», листы нумеруются, прошиваются, скрепляются сургучной печатью и подписью руководителя организации. Сотрудник, персонально ответственный за учет, использование и хранение штампов, назначается распорядительным документом руководителя компании. Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы. Штампы могут выдаваться руководителям структурных подразделений лишь под расписку. Журнал учета штампов представлен в приложении № 2 и может содержать следующие колонки:
Пришедшие в негодность штампы аннулируются по акту специально созданной комиссией с указанием оттиска и способа уничтожения штампа. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении штампа в журнал учета штампов.
Упорядочение использования штампов в организации регламентируется локальным нормативным актом организации, представляющим собой обычно инструкцию о порядке учета, использования, хранения и уничтожения штампов, примерный образец которой приведен в Приложении № 3. Инструкция утверждается первым лицом организации .
Таким образом, различные штампы могут оптимизировать работу в кадровом делопроизводстве: они ускоряют обработку документов, обозначают его статус и упорядочивают документооборот организации, поэтому необходимы любой кадровой службе.
Образец бланка письма об изготовлении штампа
Нажмите на изображение чтобы увеличить его
"Кадровик. ру", 2012, N 11
РЕГЛАМЕНТИРУЕМ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ШТАМПОВ В РАБОТЕ КАДРОВИКА
В практике работы кадровика часто встречаются подготовка и оформление различных кадровых документов. Для экономии времени на заполнение стандартных реквизитов и бланков при заверении документов, а также оптимизации однотипной и рутинной работы специалистам по учету кадров целесообразно использовать различные штампы. В данной статье рассматривается, как регламентировать работу по учету штампов (кроме гербовых и приравненных к ним печатей и самонаборных штампов). Также разъясняется, какие виды штампов наиболее часто используются в повседневной работе кадровой службы организации.
Требования к штампам содержатся в Национальном стандарте Российской Федерации "Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования" (http://www. gosreglament. ru/law/shabloni. shtml#pril4), разработанном в соответствии Федеральным законом от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании".
В настоящее время не существует нормативного акта, который регулировал бы порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения штампов; организации осуществляют эту деятельность самостоятельно.
До 2005 г. на территории столицы действовали Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г. Москвы, утвержденные Распоряжением мэра Москвы от 25.08.1998 N 843-РМ (далее - Временные правила), которые подробно регламентировали эти вопросы.
С принятием московским правительством Постановления от 8 февраля 2005 г. N 65-ПП "О ликвидации Московской регистрационной палаты" Временные правила прекратили свое действие, однако содержащиеся в них требования успели войти в деловую практику и стали ее обыкновениями, поэтому статья изложена через призму этого уже недействующего акта.
Размеры и формы штампов
Размеры и формы простых штампов, используемых для внутренних документов организации, могут быть самыми разными с учетом потребностей и специфики ее деятельности. В основном используются штампы прямоугольной и квадратной формы, где обычно указываются справочная информация или реквизиты организации (наименование, адрес, телефон, ИНН и т. п.), а также треугольные - как правило, используемые для внутренних документов и справок.
Кстати. Современный толковый словарь русского языка дает следующее определение штампа.
Штамп (от ит. stampa) - это 1) форма с углублением или рельефным изображением текста рисунка или украшения, служащая для тиснения на переплетной крышке (в полиграфии); 2) вид печати, обычно прямоугольной, - с выпуклым изображением названия учреждения организации, адреса и т. п. С юридической точки зрения, если печать удостоверяет или подтверждает какой-либо документ, то штамп выполняет в основном лишь информационные функции. Штампы формально заменяют рукописную или машинописную запись в повторяющихся оборотах слов в основном при бумажном документообороте, что актуально в кадровом делопроизводстве.
Временные правила предписывали выполнять штамп в форме прямоугольника со сторонами до 70 x 100 мм. Они предусматривали, что штамп может иметь как стандартные размеры (27 x 10 мм, 38 x 14 мм, 47 x 18 мм, 59 x 23 мм, 69 x 30 мм, 76 x 37 мм), так и нестандартные размеры, превышающие по ширине 76 мм, а по высоте 36 мм.
Также размер штампа с припуском можно рассчитать по формулам:
Длина = количество знаков в самой длинной строке (с пробелами) x 2 (мм),
Ширина = количество строк текста x 5 (мм)
Информация для штампа может размещаться как в одной, так и в нескольких строках, причем отдельные строки могут выделяться шрифтом другой формы или размера. Вообще размеры штампа зависят от объема и содержания информации, которую вы хотите указать, а также от наличия имеющейся или приобретаемой оснастки. В роли оснастки может быть как прикладная или ручная оснастка, изготавливаемая из различных материалов (камень, дерево, стекло, керамика, металл, пластмасса), так и сложный дорогостоящий механизм.
Работники кадровой службы часто используют штампы для проставления служебных отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении соответствующих документов. К таким документам относятся различные справки с места работы, документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Причем количество штампов законодательством не ограничивается. Так, отдел кадров может иметь ряд дополнительных и вспомогательных штампов в соответствии с артикулами:
1) "Копия верна" (размер 14 x 38 мм) - применяется для заверений копий документов;
2) "Выдан вкладыш серия _____ N _____" (размер 60 x 33 мм) - применяется для проставления отметки о выдаче нового вкладыша в трудовую книжку (руководствуясь ст. 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках": "При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша");
3) "С записями ознакомлен(а)" (размер 18 x 47 мм) - применяется при внесении записи об увольнении в трудовой книжке или вкладыше к трудовой книжке;
4) "Экземпляр организации" (размер 10 x 27 мм) - применяется для маркировки кадровых документов и хранится в организации;
5) "Экземпляр сотрудника" (размер 10 x 27 мм) - применяется для маркировки экземпляра для сотрудника;
6) "Всего скреплено и пронумеровано _____ лист(ов)" (размер 33 x 60 мм) - применяется при изготовлении и заверении листов на документе (количество листов указывается цифрами);
7) "Второй экземпляр документа на руки получен ___________________________ Ф. И. О. ___________ подпись "__" _________ 201_ г. (размер 23 x 59 мм) - применяется при составлении документов в двух экземплярах, а также при передаче второго экземпляра на руки сотруднику. Например, трудового договора в письменной форме в соответствии с ч. 1 ст. 67 ТК, которая предусматривает, что один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. При этом получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя;
8) "Фамилия. изменена на фамилию. на основании. " (размер 33 x 60 мм) - применяется при внесении записи об изменении фамилии в трудовой книжке. Согласно п. 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69, указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы);
9) "Сведения об образовании и специальности дополнены на основании диплома о высшем образовании серия _____ N _____ выдан "__" _________ 201_ г." (размер 37 x 76 мм) - применяется при внесении записи об изменении сведений об образовании в трудовой книжке. В соответствии с п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей;
10) "Дубликат" (размер 10 x 14 мм) - применяется при выдаче дубликата трудовой книжки на основании п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера;
11) "Инспектор отдела кадров" (размер 10 x 27 мм) - применяется для указания должности на документах;
12) "Начальник отдела кадров" (размер 10 x 27 мм) - применяется для указания должности на документах;
13) "Директор по персоналу" (размер 10 x 27 мм) - применяется для указания должности на документах.
Многие штампы для внутренних документов можно приобрести готовыми, а изготовление некоторых штампов, необходимых для обеспечения деятельности, надо заказывать у сторонних организаций, выполняющих полиграфические или штемпельно-граверные работы. Для начала процедуры изготовления штампа руководителю структурного подразделения необходимо составить письменную заявку, содержащую эскиз штампа, и согласовать ее с руководителем организации. К письму следует приложить эскиз штампа, выполненный методом компьютерной или чертежной графики, с указанием его размеров и требуемой оснастки. Письмо необходимо составить на фирменном бланке организации по форме, приведенной в приложении N 1.
Учет и хранение штампов
Для учета штампов Правила предписывали вести журнал, который находится в кадровой службе и хранится в надежно запираемых и опечатываемых шкафах или сейфах. Эта регистрационная форма и сейчас помогает кадровикам четко фиксировать каждый случай выдачи штампа, чтобы впоследствии избежать претензий по поводу того, что штампы могли быть не выданы или утеряны. На журнале учета штампов проставляется пометка "Для служебного пользования", листы нумеруются, прошиваются, скрепляются сургучной печатью и подписью руководителя организации. Сотрудник, персонально ответственный за учет, использование и хранение штампов, назначается распорядительным документом руководителя компании. Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы. Штампы могут выдаваться руководителям структурных подразделений лишь под расписку. Журнал учета штампов представлен в приложении N 2 и может содержать следующие колонки:
- номер по порядку;
- оттиск или эскиз штампа;
- "получил" с датой и подписью;
- "сдал" с датой и подписью;
Пришедшие в негодность штампы аннулируются по акту специально созданной комиссией с указанием оттиска и способа уничтожения штампа. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении штампа в журнал учета штампов.
Упорядочение использования штампов в организации регламентируется локальным нормативным актом организации, представляющим собой обычно инструкцию о порядке учета, использования, хранения и уничтожения штампов, примерный образец которой приведен в приложении N 3. Инструкция утверждается первым лицом организации.
Таким образом, различные штампы могут оптимизировать работу в кадровом делопроизводстве: они ускоряют обработку документов, обозначают его статус и упорядочивают документооборот организации, поэтому необходимы любой кадровой службе.
Образец бланка письма об изготовлении штампа
Адрес: Генеральному директору
Тел./факс: ООО "Ширма"
Банковские реквизиты А. И. Фамину
_____________ N 0-0/00
На N _____ от ____________
Уважаемый Александр Иванович!
Просим Вас изготовить для организации ООО "Фирма" штамп, имеющий следующие характеристики:
- текст на штампе (приводится текст);
- эскиз штампа в любом формате (указывается точный размер в мм);
- желаемая оснастка (указывается, автоматическая или ручная).
Наши банковские реквизиты: ИНН 7735109991 Р/сч. 40702810800020000083
ОКБ "Русь-банк" БИК 044583267 Кор./сч. 30101810400000000267
Генеральный директор Сидоров И. О. Сидоров
печать Приложение 2
Форма журнала учета штампов
Журнал учета штампов
Приказом генерального директора
о порядке учета, использования,
хранения и уничтожения штампов
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция регулирует единый порядок учета использования, хранения и уничтожения штампов в обществе с ограниченной ответственностью "Фирма", далее - организация, в процессе выполнения возложенных на него функций.
Инструкция определяет основные правила оформления, учета, использования и хранения и уничтожения штампов в организации. Инструкция разработана в соответствии с Национальным стандартом Российской Федерации "Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования", утвержденным на основании Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании", и законодательством Российской Федерации.
2. Изготовление и использование штампов
2.1. Штампы применяются для облегчения процесса учета, регистрации, составления и оформления документов, других отметок справочного характера. В случае изготовления дубликата штампа на оттиске проставляется буква "Д" с записью через дефис порядкового номера дубликата.
2.2. Изготовление штампов, необходимых для обеспечения деятельности организации и его структурных подразделений, производится по заявкам руководителей структурных подразделений, которые согласовываются решением генерального директора организации.
2.3. Все изготовленные штампы учитываются в кадровой службе и выдаются под расписку руководителям структурных подразделений, отвечающих за последующее их использование и сохранность.
2.4. Передача штампов посторонним лицам, вынос штампов за пределы организации не допускаются.
2.5. Об утере штампа в структурном подразделении незамедлительно ставится в известность ответственное лицо в кадровой службе.
2.6. В случае увольнения или временного отсутствия ответственного работника (например, в связи с отпуском или командировкой) издается приказ о передаче его полномочий относительно штампов другому лицу. При смене ответственного работника штампы передаются вновь назначенному должностному лицу по акту. При оставлении должности работником, которому были выданы штампы, он обязан сдать их в кадровую службу организации.
2.7. Контроль за использованием штампов в структурных подразделениях возлагается на начальников структурных подразделений.
3. Порядок хранения и уничтожения штампов
3.1. Пришедшие в негодность в результате эксплуатации и утратившие значения штампы подлежат возврату с отметкой в журнале учета штампов и уничтожаются, о чем составляется акт. Отбор и уничтожение печатей и штампов производятся комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. В состав комиссии назначаются не менее трех человек, один из которых должен быть работник, ответственный за учет штампов.
3.2. Штампы должны храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах. Хранить штампы в ящиках стола, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это права, запрещается. Ответственность за соблюдение порядка хранения и пользования штампами возлагается на руководство организации и начальников структурных подразделений.
4. Заключительные положения
4.1. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для всех работников организации, которые несут персональную ответственность за выполнение ее требований. За нарушение правил хранения штампов или их утрату виновное лицо привлекается к дисциплинарной ответственности.
Подписано в печать 22.11.2012
