Рейтинг: 4.6/5.0 (1842 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Опись может осуществляться по разным причинам: для составление списка вещей, которые передаются на временное хранение, при сдаче помещения в аренду, опись имущества, которое было изъято у его владельца и т. д. Но составляться она должна правильно и грамотно. Так вы оградите себя от лишних материальных затрат. Описи может подлежать движимое и недвижимое имущество. Сейчас мы расскажем вам, как правильно составить опись и на что стоит обратить внимание при ее оформлении.
Опись документов является основным архивным справочником для государственных и ведомственных архивов. Также она представляет собой базу для создания иных справочников. Элемент архива называется единицей хранения. При составлении описи фиксируются все единицы хранения при помощи порядковых номеров, подсчитывается их общее количество. Она составляется структурировано (в крупных организациях) или по хронологии.
При проведении данной процедуры также учитывают уровень важности дела. Заголовки описи и названия на обложке должны соответствовать друг другу. Список документов согласовывается с комиссией и утверждается руководителем организации.
Предназначение архивной описи документов в том, чтобы эти документы в случае необходимости можно было быстро найти. Такой вид перечня составляют только после оформления всех документов в дела с указанием страницы, где они находятся. Этой процедуре в обязательном порядке подлежат следственные и судебные дела, трудовые договоры и личные дела.
Оформление описиДалее мы расскажем о том, как составить опись документов. Основными частями списка документов являются описательные статьи, итоговые записи, лист-заверитель и справочный аппарат.
Когда вы принимаете на хранение вещи, то обратите внимание на составленный перечень предметов. Ведь вы являетесь материально ответственным лицом перед владельцем переданных вам на хранение вещей. В случае возникновения споров, предоставив суду согласованную с заказчиком опись, вы докажете свою правоту.
Когда же, наоборот, вы сдаете вещи, внимательно прочтите составленный документ. Подписывайте его только в том случае, если описание вещей полное. Перед тем как составить опись личного имущества, которое не имеет инвентарного номера, заготовьте скотч или мел. Ими помечайте вещи, которые уже вошли в список описи. В таком случае вы проведете эту процедуру быстро и ничего не забудете.
Сдать жилье в арендуЕсли вы решили сдать квартиру или дом в аренду, то вам необходимо знать, как составить опись имущества, чтобы при возврате помещения не возникло никаких вопросов. В данном случае следует зафиксировать паспортные данные обеих сторон, перечисление имущества, находящегося в квартире, показатели счетчиков. Если имеются недостатки объекта, то обязательно их указывают в документе.
Учет конфискатаОпись конфискуемых вещей должна быть заверена подписями двух понятых. Их роль могут выполнять любые дееспособные люди кроме работников суда и полиции.
Составлением описи документов в архив занимается специальный сотрудник. В процессе этой работы он опирается на установленную форму (ниже вы найдете ссылку, по которой сможете скачать образец). У такого документа есть иные названия: сдаточная опись, а также опись дел структурного подразделения. Не нужно сомневаться, во всех случаях подразумевается один и тот же документ.
Дела компании передаются в архив исключительно по описям, это помогает избежать каких-либо проявлений двойственного толкования ситуаций из серии – один сотрудник говорит: «я все сдал, дело должно быть в архиве», другой ему противоречит: «дела нет в архиве, не знаю, о чем речь».
Составляется два экземпляра описи документов в архив. Один из них предназначается для сдачи архив, а другой – для хранения в отделе. Для того чтобы заполнить графы описи, используется информация на обложках дел. Если сведения с обложки неполны, в таком случае изучают номенклатуру дел и дополняют данные за счет этой информации.
Каждому делу в описи должен быть присвоен свой собственный номер. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том должен быть внесен под отдельным номером. То есть под каждый том (или часть) отводится своя строка в описи.
Опись документов в архив не должна содержать одинаковых заголовков. Поэтому, если они встречаются, то в первом случае заголовок указывают полностью, а далее повторяющуюся часть заменяют на формулировку «То же». Однако заголовок указывают полностью вначале нового листа.
Ответственный за архив сотрудник принимает дела по сдаточной описи. Пример дел осуществляется в присутствии сотрудника соответствующего структурного подразделения. Два экземпляра описи должны обязательно содержать:
По данной ссылке вы сможете скачать образец описи документов в архив .doc с примером его заполнения.
Консультация юристаДля ценных почтовых отправлений можно выбрать услугу — опись вложения. К письму, посылке или бандероли с описью вложения прикладывается юридически значимое описание содержимого. Обратите внимание, услуга доступна только для пересылки отправлений по России.
Отправитель заполняет бланк, указывая все пересылаемые предметы, их количество и объявленную ценность. Для предметов без оценки в графе «Объявленная ценность» ставится прочерк. Исправления не допускаются.
Письмо или посылка с описью вложения представляется в почтовое отделение в открытом виде и с заполненным в двух экземплярах бланком описи ф.107 .
Если список не укладывается в лист бланка, его продолжают на следующем листе. В таком случае на каждом листе описи нужно указать его номер и общее количество: например, «Лист 1 из 2», «Лист 2 из 2».
При приеме отправления с описью вложения сотрудник Почты России сличает содержимое с описью, после чего ставит печать с датой, индексом отделения и свою подпись.
Один из экземпляров описи вкладывают в отправление, другой возвращают отправителю.
Почтовое отправление с описью вложения можно при получении вскрыть в присутствии сотрудника Почты и сличить с описью. Если обнаружится, что отправление дошло до адресата не в полном объеме, сотрудник почтового отделения составит соответствующий акт, который будет отправлен в вышестоящую организацию для проведения расследования. Такое расследование проводится в установленные сроки — до 2 месяцев. По его окончании отправителю (или получателю) будет возмещена стоимость недостающих предметов.
В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:
В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
Подготовка документов к передаче в архивВ каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.
Оформление дел состоит из следующих операций:
Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:
Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.
Рис. 6.2. Форма листа-заверителя дел
При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.
Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.
Рис. 6.3. Форма внутренней описи документов дела
В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.
При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.
Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно.
Рис. 6.4. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела. Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.
Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.
Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций.
В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении
ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела.
Государственным стандартом Р 51141-98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов» 1 .
Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.
При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело. После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.
Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:
При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются. Например, на обложке проставляют:
Последний реквизит проставляется в архиве.
Рис. 6.5. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.
Заголовок дела переносится на обложку в начале года из номенклатуры дел. Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.
При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.
На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).
Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.
Рис. 6.6. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:
Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.
Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает номера описи структурного подразделения.
При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Обычный порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам. Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.
Рис. 6.7. Форма итоговой записи и заверительной подписи
Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.
В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.
Рис. 6.8. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Рис. 6.9. Форма описи электронных документов постоянного срока хранения
В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.
Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- N& 2, на дела по личному составу — № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».
Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.
Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.
В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.
Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.
Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.
На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.
Правоведение
С этого года налоговики не вправе требовать у компании те документы, которые она уже представляла им на предыдущих проверках (п. 5 ст. 93 НК РФ ). Исключение сделано только для случаев, когда сданы были не копии, а подлинники, которые впоследствии налоговики вернули, а также для форс-мажорных обстоятельств, например пожара в ИФНС. В остальных случаях запрашивать бумаги инспекторы не вправе, но компании понадобится подтвердить, что эти документы она уже сдавала.
В кодексе не сказано, что это может быть за подтверждение. Но сами налоговики решили, что это опись всех представленных документов (см. «УНП» № 8, 2010, «Налоговики заверили: если документы сданы по описи, второй раз их точно не потребуют» ).
Требований к форме и содержанию такой описи нет, но важно составить ее так, чтобы потом можно было идентифицировать, какие именно документы были переданы ранее (см. образец). Для этого в описи достаточно привести основные реквизиты документа. А именно его название (счет-фактура. накладная и т. д.), номер и дату, а также наименование контрагента. Это нам подтвердили и в ФНС, и в Минфине.
Тем не менее в регионах у ИФНС возможны и дополнительные требования. И пока официальных разъяснений по этому вопросу ведомства не давали, стоит выяснить мнение своего инспектора и представить опись так, как он ее видит.
Что касается представления документов, то, если компания сдает их лично, на описи необходимо получить отметку инспекции. Если же компания направляет их по почте, то сделать это лучше ценным письмом с описью вложения. Ее полноту и достоверность заверит почта.
Руководителю Инспекции
ФНС России № 1 по г. Москве
Иванову Ивану Ивановичу
ООО «Компания»,
ОГРН 1055012461022,
ИНН 7701025478, КПП 770101001,
123473, г. Москва, ул. Лесная, д. 35
представленных документов Дата представления «3» марта 2010 года ООО «Компания» на основании требования Инспекции ФНС России № 1 по г. Москве от 26.02.10 № 1011 о представлении документов (информации) для проведения выездной налоговой проверки за период с 2007 по 2009 год представляет в соответствии с пунктом 3 статьи 93 Налогового кодекса следующие документы:
Посмотреть образец бланка Посмотреть заполненный образец бланка Скачать бланк Скачать заполненный образец бланка
Внутренняя опись документов дела – это учетный документ. который содержит перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов дела, индексов, дат, заголовков и нумерации листов дела.
Она является обязательным документом в процессе учета дел с особо ценной для компании информацией. Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму и заполняется на отдельном листе.
Внутренняя опись дела должна быть подписана составителем. В том случае если дело переплетено или подшито без бланка внутреннее описи, то она приклеивается к внутреннее стороне лицевой обложки дела.
В архиве организации понятие дела и единиц хранения равноценно.
Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно арабскими цифрами и в листе-заверителе дела указываются через знак "+".
Правила заполнения внутренней описи документов делаУказывается порядковый номер документа в деле.
Индекс документа – это регистрационный номер документа (если такового нет, то во внутренней описи делается пометка б/н).
В графе проставляется дата регистрации документа или дата подписи документа (если документ не был зарегистрирован).
Заголовок документа включает в себя краткое содержание документа.
Нужно указать номера листов документа.
В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов дела (изъятие, включение, замена их на копии и т.д.) со ссылками на соответствующие акты.
В конце описи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество документов. Указывается количество листов внутренней описи.
С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель — сопоставление и выявление расхождений по фактическому наличию товара с теми данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.
Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.
Сроки проведения инвентаризацииСроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:
Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.
Порядок проведения инвентаризацииВ рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — качество или отсутствие на складе — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.
Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию .
Под описью в делопроизводстве понимается учетный документ, в котором отражается перечень документов дела с фиксацией в нем порядкового номера документа, индекса, даты создания, заголовка и обязательной нумерации.
Внутренняя опись документов составляется только после окончательного формирования дела, но до проведения переплетных работ. Она требуется в случае подготовки документации на архивное хранение, а также для более оперативного нахождения информации в делах и ее эффективного учета.
Опись документов осуществляется на основании Основных правил работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Те организации, которые выступают в роли источника комплектования государственного/муниципального архива, обязаны руководствоваться данными правилами в своей работе. Для остальных организаций Основные правила выступают как справочное пособие.
Правила составления описи документовСоставление внутренней описи документов дела производится на унифицированном бланке на отдельном листе, на котором в обязательном порядке указывается наименование организации. В заголовке отражается информация, которая определяет принадлежность документов к той либо иной сфере дел (например, Опись документов по аттестационному делу», «Опись личных дел сотрудников» и пр.).
Составление описи дела подразумевает отсутствие одинаковых заголовков. Для первого дела необходимо, чтобы заголовок был написан полностью, затем же повторяющуюся часть заменяют на фразу «То же». Следует обратить внимание, что когда начинается новый лист описи, то заголовок уже указывается полностью.
Опись документов дела обычно оформляется до переплета либо брошюровки папки, поэтому она вкладывается внутрь дела в качестве первого листа. Если же дело уже подшито, тогда требуется опись подклеить на лицевой обложке дела с внутренней стороны. Для нумерации листов описи дела используются арабские цифры.
Если опись кадровых документов либо иной документации составляет свыше одного листа, то ее нумерация осуществляется отдельно от документов, которые включены в дело. Это обусловлено тем, что она не входит в число документов личного дела.
Последовательность составления внутренней описи делНа завершающем этапе опись документов для архива подписывается заполнившем ее специалистом и фиксируется дата ее составления. Печать организации на бланке не требуется.
Нюансы оформления сдаточной описи для архивного храненияОпись передачи документов в архив должна быть составлена в двух экземплярах, один из которых остается в организации, а другой передается архивному учреждению.
Все дела, отобранные для архивного хранения, заносятся в сдаточную опись согласно собственному порядковому номеру, который, чаще всего, соответствует номенклатуре дел. Если передается несколько томов либо частей, то каждый том указывается под самостоятельным номеров (обязательно заносится фактическое число листов и крайние даты каждого тома).
Подписание сдаточной описи в архив осуществляется ее составителем, передающим дела (в его роли может выступать и составитель), а также принимающим дела, причем с указанием должности. Начальником структурного подразделения производится утверждение документа.
Порядок составления сдаточной описи дел структурного подразделения:В опись архивных документов, предназначенных для постоянного хранения на протяжении срока документации могут включаться новые дела, для чего используют порядок валовой нумерации. Дела в описи нумеруются на протяжении нескольких лет.
Порядок составления описи дел постоянного хранения такой же, как для описей структурного подразделения. Однако есть одна отличительная черта — отсутствие графы «Срок хранения».
Зачастую составляется предисловие, задачей которого является описание основных функций и структуры организации в момент создания данных документов, ключевых категорий дел в описи, особенностей ее формирования и пр. Предисловие подписывается составителем и ответственным за архив.
Для организаций-источников комплектования государственных/муниципальных архивов обязательно следует составить четыре экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных организаций данный вопрос отдается на самостоятельное решение.
Утверждение осуществляется на основании подписей составителя и ответственного сотрудника за архив, после чего документ отправляется на заседание экспертной комиссии организации, в ЭПК архивного органа (если речь идет об организации-источнике комплектования). На завершающем этапе опись постоянного хранения заверяется руководителем организации.
Опись можно считать законченной, если количество заголовков в ней стало четырехзначным.
Скачать бланк описи дел постоянного хранения Требования к составлению описи документов личного делаОпись документов личного дела формируется аналогично описям дел постоянного хранения. Отличительной чертой является ее подписание составителем и визирование начальником службы кадров. Для организаций-источников комплектования следует распечатать по три экземпляра описи.
Скачать бланк описи дел по личному составу
