Руководства, Инструкции, Бланки

заявление на возмещение расходов работника образец

Рейтинг: 5.0/5.0 (402 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Работник приобрел материальные ценности в интересах организации, представил чек

Работник приобрел материальные ценности в интересах организации, представил чек. Он просит возместить данные расходы.
На основании какого документа необходимо возместить расходы работника (заявление, авансовый отчет, приказ)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Возмещение расходов работника на приобретение материальных ценностей в интересах организации может быть осуществлено на основании заявления работника и его отчета (по форме, разработанной организацией), утвержденного руководителем организации.

Обоснование вывода:
В настоящее время нормативными документами, регламентирующими правила осуществления операций с наличными денежными средствами, являются:
- Указание Банка России от 07.10.2013 N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов" (далее - Указание N 3073-У);
- Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).
Указанные документы вступили в силу с 01.06.2014, за исключением абзаца пятого п. 4 Указания N 3210-У, который вступает в силу с 01.01.2015 (п. 8.1 Указания N 3210-У).
Порядок оформления документов в случае выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, установлен в п. 6.3 Указания N 3210-У. В этом случае оформляется расходный кассовый ордер 0310002 согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
То есть действующий в настоящее время порядок предполагает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам фактически выданных им денежных средств на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя. Правомерность действий сотрудника от имени организации при совершении им покупок для нужд организации должна быть подтверждена доверенностью (ст. 185 ГК РФ), а соответствующие документы оформлены на имя организации.
Однако на практике возникают ситуации, когда сотрудники фактически тратят свои личные средства на нужды организации, а понесенные ими расходы в дальнейшем возмещаются организацией. Так, в частности, в письме Минфина России от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65 специалисты финансового ведомства указывают на то, что денежные суммы, потраченные работником на приобретение товаров и услуг для нужд организации и возмещаемые такому работнику организацией через кассу по расходному ордеру с приложением подтверждающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения налогом на доходы физических лиц, так как не несут для работника организации - физического лица экономической выгоды (смотрите также письмо Минфина России от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219).
Соответственно, и в рассматриваемой ситуации расходы, осуществляемые работником и связанные с осуществлением деятельности юридического лица, компенсируются организацией после приобретения товаров без выдачи наличных денег под отчет авансом. Полагаем, что в данном случае сотрудник не может быть признан подотчетным лицом, поскольку денежные средства для нужд организации ему не выдаются, а происходит лишь возмещение уже понесенных им расходов. То есть отчет сотрудника в такой ситуации не может быть признан авансовым.
В то же время российское законодательство не содержит запрета возмещать расходы работника на приобретение материальных ценностей в интересах организации в случае соблюдения норм, установленных законодательством РФ, и надлежащего документального оформления операций.
Напомним, что в соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Все первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Таким образом, организация вправе самостоятельно определить порядок документооборота для рассматриваемой ситуации.
Необходимо отметить, что п. 1 ст. 183 ГК РФ предусматривает, что при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения (п. 2 ст. 183 ГК РФ).
В п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 N 57 указывается на то, что действия работников представляемого по исполнению обязательства, исходя из конкретных обстоятельств дела, могут свидетельствовать об одобрении, при условии, что эти действия входили в круг их служебных (трудовых) обязанностей, или основывались на доверенности, или полномочие работников на совершение таких действий явствовало из обстановки, в которой они действовали (абзац второй п. 1 ст. 182 ГК РФ).
По нашему мнению, факт составления в рассматриваемой ситуации заявления работника с просьбой возместить расходы, оплаченные из собственных средств, отчета о расходовании средств и дальнейшее утверждение отчета руководителем, а также издание руководителем приказа будут свидетельствовать об одобрении сделки представляемым.
Отметим, что форма N АО-1 "Авансовый отчет", утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам. Для рассматриваемой же ситуации форма отчета о произведенных расходах не установлена. Руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, должен определить форму отчета о произведенных расходах с учетом требований, предусмотренных ст. 9 Закона N 402-ФЗ, за основу которой можно взять форму N АО-1 "Авансовый отчет". К данному документу следует приложить оправдательные документы (чеки, квитанции, "слипы" и т.п.). Возмещение сотруднику понесенных им расходов осуществляется по расходному кассовому ордеру 0310002 (п. 4.1 Указания N 3210-У).
Учитывая изложенное, полагаем, что в целях более полного документального оформления хозяйственных операций по приобретению материалов рассматриваемым способом, помимо документов, указанных в тексте вопроса, организации целесообразно располагать следующими документами:
- общим по организации приказом директора о возмещении сотрудникам произведенных в интересах организации расходов;
- приказом об утверждении перечня сотрудников, которые осуществляют приобретение материалов в интересах организации;
- отчетами сотрудников об израсходованных суммах и целях такого расходования с приложением документов, подтверждающих приобретение и оплату материалов.
Формы указанных документов организации разрабатывают самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

К сведению:
Следует иметь в виду, что неоднозначным является правомерность возмещения работнику осуществленных им расходов на приобретение материалов непосредственно из кассы организации (минуя сдачу выручки на расчетный счет), так как перечень целей, на которые организации вправе расходовать наличные денежные средства, полученные в кассу в виде выручки, законодательно ограничен.
Так, согласно п. 2 Указания N 3073-У участники наличных расчетов (индивидуальные предприниматели и юридические лица) не вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте РФ за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий, за исключением следующих целей:
- выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
- выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
- выдачи наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
- оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- выдачи наличных денег работникам под отчет;
- возврата за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
- выдачи наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями ст. 14 Федерального закона от 27.06.2011 N 161-ФЗ "О национальной платежной системе" (Собрание законодательства РФ, 2011, N 27, ст. 3872; 2012, N 53, ст. 7592; 2013, N 27, ст. 3477; N 30, ст. 4084).
Иных норм, содержащих какие-либо запреты для участников наличных расчетов на расходование непосредственно из кассы (без зачисления на расчетный счет) наличных денежных средств, не содержится ни в Указании N 3073-У, ни в Указании N 3210-У.
Из прочтения нормы п. 2 Указания N 3073-У следует, что:
1. Ограничения по расходованию из кассы денежных средств распространяются только на выручку за проданные товары, выполненные работы, оказанные ими услуги, а также на полученные страховые премии. Иные денежные средства, поступившие в кассу, могут расходоваться организацией без целевых ограничений.
2. Перечень целей, на которые могут расходоваться выручка организации и полученные страховые премии, находящиеся в кассе, является закрытым.
3. В указанном перечне поименована выдача наличных денег работникам под отчет, но не поименована компенсация их расходов, осуществленных в интересах организации. Средства организации подпадают под категорию "выдача наличных денег работникам под отчет", только если выдаются до фактического осуществления расходов. Предсказать, как будет квалифицировано возмещение из наличной выручки расходов работнику, понесенных им за счет собственных средств, для приобретения товаров для организации, затруднительно.
4. Что касается цели "оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг", то к рассматриваемому случаю, на наш взгляд, она не применима. Мы полагаем, что такая цель расходования выручки соответствует ситуации, когда расчеты наличными денежными средствами за приобретенные товары (выполненные работы, оказанные услуги) осуществляются через представителя организации поставщика (исполнителя), действующего на основании доверенности на получение денежных средств, оформленной в соответствии со ст. 185 ГК РФ (п. 1 ст. 182 ГК РФ).
Учитывая изложенное, полагаем, что возмещение расходов работника из выручки будет правомерным в случае, если на момент такого возмещения в кассе организации в достаточном количестве будут находиться денежные средства, не являющиеся ее выручкой и полученными ею страховыми премиями.
В ином же случае возмещение расходов работника из кассы может осуществляться из денежных средств, предварительно снятых с расчетного счета организации и внесенных в ее кассу. Полагаем, что несоблюдение такого порядка может привести к нарушению положений п. 2 Указания N 3073-У и может вызвать споры с налоговыми органами. Напомним, что Указанием N 3210-У предусмотрена сдача уполномоченным представителем юридического лица наличных денег в банк или в организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка, для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица (п. 3 Указания 3210-У).
Расходование на указанные цели другой наличности, полученной не в качестве выручки за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, законодательством не запрещается. Денежные средства могут быть получены, например, в качестве займа от физического лица.
Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций установлена ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, которая предусматривает ответственность только за нарушения, выразившиеся:
- в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
- в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;
- в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.
Как следует из приведенной нормы, законодательством РФ прямо не предусмотрено ответственности за нарушение порядка расходования денежных средств из кассы.
Так как Указание N 3073-У вступило в силу с 01.06.2014, арбитражная практика по данному вопросу на сегодняшний день не сложилась. Налоговые органы нередко предъявляют претензии к участникам наличных расчетов, которые используют денежные средства, поступившие в их кассы, минуя расчетные счета. Налоговики квалифицируют такие операции как нарушения порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций. Судьи в зависимости от обстоятельств дела поддерживают и налогоплательщиков, и налоговые органы (смотрите, например, постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 21.04.2014 N 09АП-10838/14, Седьмого арбитражного апелляционного суда от 26.03.2014 N 07АП-1704/14. Четвертого арбитражного апелляционного суда от 16.10.2013 N 04АП-4404/13).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Получите полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня!

© ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 2016. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания "Гарант" и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 107076, г. Москва, ул. Стромынка, д. 19, к. 2, internet@garant.ru .

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3153), adv@garant.ru. Реклама на портале.Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

заявление на возмещение расходов работника образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    ИСК в СУД

    Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

    1. Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

    2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

    Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности. Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику. А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

    Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля

    В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:

    - компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества

    - возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

    Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце. Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться. Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт. Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

    Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:

    1. Локальный нормативный акт организации. согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

    Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы. Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

    Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

    2. Должностная инструкция сотрудника.

    В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

    3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.

    Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору. Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

    В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

  • Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики)
  • Размер компенсации
  • Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения
  • Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

    К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

    4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

    Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

    5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

    Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

  • информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения)
  • информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

    Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

  • чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.
  • расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

    Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях. Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов. А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

    Законодательные нормативные акты:

    ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! Уважаемые форумчане, перед созданием тем, пользуйтесь, пожалуйста, поиском. На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. Давайте жить дружно! (с).

    Для форумчан, имеющих статусы V.I.P и Заслуженный, действуют оптовые цены на нашу книжную продукцию. Спасибо за активное участие в жизни форума и помощь кадровикам.

    Пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы - это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

  • Компенсация командировочных расходов

    В нашей организации часто возникают ситуации, когда сотрудник отправляется в командировку без выдачи денежных средств под отчет (в бухгалтерию поздно поступает информация). По возвращении сотрудник предоставляет подтверждающие документы. Нужно ли в этом случае составлять авансовый отчет (хотя под отчет деньги не выдавались) или компенсация расходов производится по заявлению сотрудника? И можно ли в этом случае в компенсацию расходов по командировке включать суточные? Скачайте формы по теме

    Исходя из п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 следует, что сотрудник должен отчитаться за полученные ранее суммы в под отчет в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки, то есть оформить авансовый отчет с приложением подтверждающих расходы документов. В случае, если сотруднику деньги не выдавались, он не является подотчетным лицом, но расходы произведенные сотрудником во время командировки должны быть ему возмещены в полном объеме. Для этого сотрудником необходимо составить заявление на возмещение расходов в произвольной форме, приложить первичные документы, подтверждающие расходы. Затем нужно оформить приказ или распоряжение руководителя о компенсации расходов. Расчет суточных подтвердите бухгалтерской справкой. Тогда при выплате компенсации по возмещению расходов учтите суточные по командировке.

    Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

    1. Рекомендация: Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

    Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

    • авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;
    • командировочное удостоверение – с отметками о прибытии и выбытии;
    • служебное задание – с кратким отчетом о проделанной работе;
    • ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.*

    Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

    действительный государственный советник РФ 3-го класса

    2. Статья:Как оформить подотчетные, если…

    работник купил товар за свои деньги. Работник в этом случае не является подотчетным лицом, поскольку он не брал аванс в компании. Значит, составлять авансовый отчет не надо. Ведь этот первичный документ предназначен для учета расчетов по подотчетным суммам (Указания. утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55 ). Чтобы компенсировать расходы, сотруднику достаточно подать заявление в свободной форме. На основании заявления директор издает приказ, а кассир выдает деньги. Некоторые компании оформляют авансовые отчеты, например, без этого не сделать автоматические проводки в 1С. Запрета на такой порядок нет.*

    Журнал «Учет. Налоги. Право» № 8, Февраль 2012

    3. Статья: Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы

    Ваши сотрудники также могут потратить собственные деньги на нужды фирмы. Поэтому материал актуален для вас в полной мере.

    Сотрудник для нужд фирмы купил товарно-материальные ценности, в то время как подотчетных средств ему на эти цели не выдавали. Однако ценности нужные, и он уверен, что фирма данные траты ему возместит. Как бухгалтеру оформить такую операцию? Первое что приходит в голову, — это принять от сотрудника авансовый отчет с нулевым авансом, где расходы на покупку отражены как перерасход по подотчету. Но такая операция ничего общего с подотчетом не имеет. И перерасхода тут нет. Такой вывод следует из пункта 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение № 373-П ). Ведь заранее деньги не выдавались, а подотчетное лицо должно отчитываться именно по полученным деньгам, а не по самостоятельно произведенным покупкам, которые неизвестно, имеют ли какое-то отношение к деятельности фирмы (подробнее об этом — во врезке ниже). Cоответственно об обычном подотчете здесь речи не идет, а деньги нужно выплачивать по другим основаниям.* Возможные способы оформления мы представили в таблице ниже.

    Таблица Как компенсировать сотруднику расходы на покупку материальных ценностей
    Способ № 1 Сотрудник получает возмещение расходов на основании приказа руководителя

    Никто не запрещает фирме возмещать работнику его расходы. Однако нужно понимать, что, расплачиваясь за покупку личными средствами, работник действует от своего имени, а не от лица фирмы (п. 1 ст. 183 ГК РФ ). И вы можете возместить расходы сотруднику только в том случае, если их одобрит руководитель (п. 2 ст. 183 ГК РФ ). Если же директор посчитает нецелесообразным компенсировать траты работника, то выплачивать деньги нет оснований.*

    Суть вопроса

    Если сотрудник предварительно не получал денежного аванса, истраченные им деньги нельзя проводить как перерасход по авансовому отчету. Это будет нарушением Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Положением № 373-П .

    Соответственно сначала сотруднику нужно написать заявление на возмещение затрат и приложить к нему все документы, подтверждающие оплату: кассовые и товарные чеки, платежки. В документах должны быть указаны наименование и стоимость приобретенных ценностей. И если «первичка» продавцом оформлена на фирму, тогда у сотрудника не возникает объекта налогообложения по НДФЛ.* А у вас не будет проблем со списанием затрат. И сразу после выплаты компенсации вы сможете отнести ее на материальные расходы при «упрощенке» (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 и подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). С этим согласны и специалисты (см. врезку ниже).

    Теперь что касается НДФЛ. Чиновники из Минфина полагают, что покупка для нужд фирмы не является доходом работника и он не должен платить НДФЛ (письма Минфина России от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 и от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219 ). При этом в данных письмах не уточняется, что документы должны быть обязательно выписаны на организацию.

    Обратите внимание

    Если документы, подтверждающие покупку материалов сотрудником, выписаны на имя организации, с признанием затрат проблем не будет.

    Мы полагаем, что, если оправдательные документы оформлены на сотрудника, у проверяющих будет возможность считать выплату компенсации объектом налогообложения по НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Кроме того, по таким документам у вашей фирмы могут возникнуть сложности с признанием затрат. Поэтому, если «первичка» выписана на имя сотрудника, безопаснее воспользоваться другим способом оформления операции — договором купли-продажи. Об этом — чуть ниже.

    А пока вернемся к компенсации на основании приказа руководителя — его можно оформить в произвольной форме. Также не будет лишним и общий приказ по фирме, регламентирующий принципы возмещения затрат сотрудникам.* В нем прописывают возможность работников покупать материалы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат. Можно зафиксировать и максимальную сумму покупок, которую сотрудник вправе осуществить за счет собственных средств. С данным приказом всех работников знакомят под роспись. Он позволит избежать ситуаций, когда работники приобретают ненужные для компании ценности. Образец такого приказа мы привели на странице 66.

    Важное обстоятельство

    Сотруднику можно возместить расходы на приобретение материалов для фирмы, только если руководитель одобряет такую покупку. Подобное согласие должно быть подтверждено соответствующим приказом или распоряжением.

    В бухучете компенсацию расходов отразите с использованием счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Проводки будут следующие:

    ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

    — оприходованы приобретенные сотрудником материальные ценности;

    ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 (51)

    — возмещены расходы работнику.

    Журнал «Упрощенка» № 1, Январь 2014

    4.Рекомендация:Как рассчитать суточные

    Размер суточных

    В коммерческих организациях

    Порядок и размер возмещения командировочных расходов, в том числе и суточных, можно установить самостоятельно. Достаточно закрепить их приказом руководителя или указать в коллективном (трудовом) договоре. Это предусмотрено в части 4 статьи 168 Трудового кодекса РФ.*

    Пример оформления в коммерческой организации приказа об установлении норм суточных

    В ЗАО «Альфа» приказом установлены нормы суточных по командировкам сотрудников по России и за границу.

    В коммерческих организациях

    Главбух советует: расчет суточных подтвердите документально, например бухгалтерской справкой (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ). Такой документ поможет обосновать размер выплаченных суточных в случае налоговой проверки (см. например, письмо УФНС России по г. Москве от 8 августа 2008 г. № 28-11/074505 ).*

    заместитель директора департамента образования

    и кадровых ресурсов Минздрава России

    С уважением, Ольга Пушечкина,

    Ваш персональный эксперт.

    Персональные консультации по учету и налогам

    Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.

    Сотрудник оплатил товар своими деньгами, что делать

    Сотрудник оплатил товар своими деньгами, что делать

    Работник что-то купил для компании и заплатил свои деньги. Такая ситуация знакома многим бухгалтерам. Давайте разберемся, как принять такую покупку к учету и какие документы для этого оформить.

    Из этой статьи вы узнаете:

    • Нужно ли оформлять авансовый отчет задним числом
    • Как документально оформить возмещение затрат сотруднику
    • Как отразить в бухучете поступление ценностей, купленных за счет работника

    Как оформить документы, если своими деньгами за что-то заплатил директор, а не обычный сотрудник – читайте в статье .

    Можно ли оформить авансовый отчет задним числом

    Если работник что-то купил и заранее денег вы ему не выдавали – оформлять возврат суммы через авансовый отчет неправильно. Ведь по факту такой документ составляют работники, которые предварительно получали деньги на нужды компании (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Указанием ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У ). Авансовый отчет показывает, на что сотрудник израсходовал деньги компании. А если из кассы сотруднику ничего не выдавали – отчитываться не за что.

    Если же работник берет деньги на покупку заранее нужно оформить авансовый отчет .

    Важно! С 1 июня 2014 года выдавать деньги под отчет можно не только штатным сотрудникам. Кому еще? Читайте в отдельной статье .

    Какими документами оформить возврат денег работнику

    Если ваш работник уже что-то купил и пришел в бухгалтерию за возмещением денег – возьмите от него заявление о компенсации расходов (образец приведен ниже). К заявлению работник должен приложить документы, подтверждающие траты: кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.

    Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях 2016

    Образец договор об использовании личного автомобиля в служебных целях Договор на использование личного автомобиля в служебных целях: как оформить, образец

    Российский Трудовой кодекс говорит: когда работник по согласованию с директором любой организации использует свое авто в интересах своего работодателя, то ему положена компенсация:

    Также возмещается владельцу расход, связанный с использованием любого личного транспорта.

    Письменное оформление: как правильно?

    Отношения по использованию автомобиля правильно будет оформить письменно, для чего потребуется один из документов:

    • 1. Локальный акт организации — согласно него руководителем сотрудникам может быть установлен разъездной характер работы. Законодательство не определяет, что такое разъездной характер работы, поэтому его можно установить самостоятельно, основным показателем может быть норма при которой работа будет считаться разъездной, пример, при разъезде более 3 часов в день; более 7 раз в неделю и тд. Чтобы узаконить акт достаточно издать положение об использовании автомобиля или о разъездной работе, он может установить и разовое использование;
    • 2. Должностная инструкция работнику — здесь нужно четко прописать обязанности с регулярными поездками человека;
    • 3. Соглашение между сотрудником и работодателем — оно может быть частью трудового договора — но это будет неэффективный способ, так как условия могут часто меняться, что потребуется трудоемкой работы по изменению договора. Гораздо проще заключать дополнительный документ — доп. соглашение проще менять. Порядок также предусматривает издание приказа о компенсации затрат;
    • 4. Документы, подтверждающие факт, что организация использует транспорт человека. Обязательных форм на этот случай не предусмотрено. Поэтому работодатель может их сам разработать, утвердить. Например, всегда подтвердит факт путевой лист. а компенсация может выплачиваться на основании чека, который свидетельствует, что выполнялась заправка, а также квитанций о ремонтных работах и тд. Можно производить расчет исходя из километража.

    В тему: Cправка о среднем заработке для определения пособия по безработице

    Постановление организации

    Постановление или приказ о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях является одним из наиболее востребованных способов узаконивания отношений. Но нужно знать, что приказ издается в связи с подписанием соглашения об использовании, как того требует статья 188 ТК РФ. Приказ закрепляет ответственность, является основанием на возмещение расходов, также данный документ может допускать определенный срок использования автомобиля или не указывать его.

    Возникла проблема? Позвоните юристу:

    +7 (499) 703-41-47 - Москва, Московская область
    +7 (812) 309-83-52 - Санкт-Петербург, Ленинградская область

    Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях 2016: размер

    Конкретный размер за пользование ничем не регламентируется, при его определении нужно учитывать, как интенсивно будет использоваться средство и связанный с этим технический износ (амортизация). Обычно руководители принимают решение компенсировать в какой-либо твердой сумме, выплата чаще всего производится ежемесячно. Также нужно предусмотреть, как будет выполняться оплата ГСМ. обслуживания, ремонта.

    Расчет при УСН

    Если налогообложение происходит по системе «доходы минус расходы», то организация, ИП могут выполнять проводки сумм компенсации для уменьшения налоговой базы. Но только согласно норм на выплату таких компенсаций, которые определены правительственным Постановлением №92, констатирующем, что норма расхода: для авто с объемом двигателя до 2000 куб. см — 2400 р./мес. а при большем объеме — 3000 р./мес. Окончательно закрыл транспортный вопрос Минфин, который в своем письме № 03-11-11/82 (2013 год) объяснил, что сверхнормативная сумма не будет уменьшать налоговую базу.

    Страховые взносы ( ФСС. другие) с компенсации не уплачиваются, причем со всего размера (нормы не установлены), НДФЛ не взимается.

    Заявление

    Чтобы получить компенсацию сотрудник должен написать заявление, также может использоваться служебная записка (« служебка «), где указывает для каких служебных целей используется его имущество, с какой периодичностью. К заявлению прикладывается копия свидетельства о регистрации. Бланк можно скачать в сети, но он необязателен.

    В тему: Документы на возврат 13 процентов с покупки квартиры

    Списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях

    В Минфине считают, что в нормах расхода для компенсаций уже включены все расходы включая и на ГСМ. поэтому списание бензина при ежемесячных платежах компенсации не уменьшит налоговую базу. Подтверждение этому Письмо Минфина № 03-11-11/82. Поэтому задаться вопросом как списать ГСМ не стоит — это излишне потраченное время.

    Заключение

    Решить проблему с уменьшением налоговой базы поможет аренда авто, причем без экипажа, здесь ограничений нет, вся затраченная сумма будет считаться расходом (за исключением ремонта), только необходимо его подтверждать документально (оформление путевых листов и тд), вести учет.

    Еще одним способом уменьшить расходы является договор безвозмездного пользования, но хоть авто передается безвозмездно, а все равно налог с владельца будет взиматься, уменьшить налоговую базу можно будет только на стоимость ГСМ. Поэтому оптимальным считается первый вариант.

    Задать вопрос юристу