Рейтинг: 4.5/5.0 (1831 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. При приеме на работу сотрудника, кадровик вносит в трудовую книжку соответствующая запись. Если работник впервые устраивается на работу, или трудовая книжка им утрачена, в обязанности работодателя входит оформление нового бланка трудовой книжки для этого сотрудника. О том как это сделать – читайте в статье.
Из этой статьи вы узнаете:
Зарегистрируйтесь. чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов
Трудовая книжка выдается работнику при первом официальном трудоустройстве и в дальнейшем служит для регистрации важных сведений о взаимоотношениях с работодателями (приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность и т. д.). Данный документ хранится вплоть до завершения трудовой биографии работника и используется для подтверждения факта его трудовой деятельности.
Каждая запись, вносимая в книжку, может повлиять на расчет трудового стажа (следовательно, и на размер пенсии). Своевременное и правильное заполнение трудовой книжки — одна из главных обязанностей кадровика. Основными документами, определяющими порядок внесения записей в трудовую книжку и используемыми кадровиками при оформлении приема на работу нового сотрудника, на сегодняшний день считаются:
Согласно общему правилу, заполнение трудовой книжки при приеме на работу осуществляется не позднее пяти дней с начала выполнения работником обязанностей на новой должности. Если работник устраивается на работу впервые и не располагает трудовой книжкой, необходимо завести новый бланк и оформить титульный лист. а уже затем вписать сведения о трудоустройстве. Все записи вносятся:
С 7 апреля 2015 года ООО и акционерные общества не обязаны иметь печать 1. Но даже в том случае, если организация приняла решение не использовать печать в хозяйственной деятельности, проставлять оттиск печати в трудовой книжке работника, организация по-прежнему должна. Именно такой позиции в настоящее время придерживается Роструд (письмо Роструда от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1).
Записи в трудовой книжке не подлежат зачеркиванию, поэтому вносить данные в бланк следует внимательно, без ошибок и исправлений. Сначала указывается полное и сокращенное (если есть) наименование организации, после чего в соответствующие строки вписывается порядковый номер записи и дата приема сотрудника на работу. В графе №3 делается запись о трудоустройстве работника («принят/назначен/избран») с указанием структурного подразделения, должности, специальности, профессии (квалификации).
Спецпроекты журналаГрафа №4 также заполняется в обязательном порядке: здесь указывается основание для приема на работу — приказ (распоряжение) изданный работодателем. Если работник принимается в штат в порядке перевода, запись в трудовой о приеме на работу должна содержать указание на данный факт.
А вот указание на срочный характер трудового договора делать не недо. Готовые формы помогут вам правильно оформить прием на работу: трудовая книжка, образец заполнения которой вы найдете на нашем сайте, типовой бланк приказа о приеме на работу и другие примеры кадровых документов помогают сэкономить время и избежать досадных ошибок.
Прием на работу директора: запись в трудовойДиректор выполняет функции высшего должностного лица организации, но в то же время считается ее работником, хотя и со специфическими обязанностями. Поэтому, оформляя прием на работу директора, запись в трудовой книжке необходимо делать в том же порядке, что и при трудоустройстве любого другого сотрудника.
Единственный нюанс: после заполнения полей под номерами 1,2 и 3 в графе №4, в качестве основания для внесения записи. правильнее указывать не приказ о приеме на работу, а решение собственников (учредителей) юридического лица — протокол общего собрания с номером и датой. Некоторые эксперты предлагают делать ссылку сразу на оба документа — и на приказ, и на протокол. Если на момент заполнения бланка в штате организации нет кадровика, директор сам оформляет свой прием на работу: заполнение трудовой в этом случае становится его обязанностью.
Когда рассматривается прием на работу совместителя, оформление трудовой книжки осуществляется в порядке, напрямую зависящем от типа совместительства. Сначала остановимся на общем моменте: и при внешнем, и при внутреннем совместительстве трудовая книжка при приеме на работу заполняется по месту основной занятости сотрудника и только при желании самого работника. Если работник не хочет, чтобы работа по совместительству была отражена в трудовой книжке, никакой записи делать не надо.
Основанием для внесения соответствующей записи считается документ, подтверждающий факт работы по совместительству. Если речь идет о внутреннем совместительстве, приказ о приеме сотрудника на работу в качестве совместителя уже есть в организации, достаточно лишь указать его номер и дату. Внешний совместитель должен представить на выбор один из следующих документов:
На основании любого из вышеперечисленных документов и заявления работника и делается запись в трудовую книжку записи о работе по совместительству.
Трудовая книжка при приеме на работу внешнего совместителя заполняется с указанием наименования, даты и номера документа, подтверждающего факт работы по совместительству. В обязательном порядке вписывается и название организации, издавшей документ-основание.
Воспользуйтесь нашей базой документов, чтобы быстро и без ошибок осуществить заполнение трудовой книжки: образец бланка с записями вы найдете здесь.
1 Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ».
Каждый месяц – несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к кадровым сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как персональные консультации по телефону и бесплатное обучение. Подписаться >>
Обязанность делать записи в трудовой книге относится к полномочиям работодателя или сотрудника отдела кадров, если данный отдел вообще имеется.
При попадании к работодателю и соответствующем заключении трудового договора, работник оставляет у работодателя свою трудовую книжку или же заводит ее впервые и имеет право забрать только по факту увольнения.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно !
Многие работники ошибочно полагают, что во внесении записи в трудовую нет ничего сложного. Казалось бы, что может быть сложного в том, чтобы написать в бланке дату приема на работу и увольнения.
Но на самом деле сотрудник отдела кадров или же работодатель должны знать множество нюансов, которые касаются внесения каждой записи. Сам вид записи будет зависеть от должности работника и от множества других факторов, которые так или иначе влияют на вносимую запись.
Нельзя недооценивать труд работника отдела кадров, поэтому в помощь начинающим кадровикам, а также для общего просвещения работников, в этой статье мы рассматриваем разные ситуация внесения записи в трудовую книгу.
Прием на работу сотрудника занятие очень ответственное. Помимо того, что нового работника необходимо быстро ввести в курс дела, для того что бы он как можно скорее стал выполнять свою трудовую функцию, необходимо также правильно оформить его трудовой документ.
Многие работодатели или сотрудники отдела кадров по неаккуратности или из-за отсутствия опыта не редко делают ошибочные записи при заполнении трудовой. Из-за этого работнику приходится менять не только один бланк трудовой, но и книжку полностью.
Поэтому, в особенности, если это ваш первый опыт, вы должны отнестись к заполнению трудовой книжки как можно более грамотно.
Заполнение
Для того, чтобы заполнить трудовую книжку о приеме на работу, для начала нужно ознакомиться с титульным листом. В этой информации вы должны найти соответствие с паспортными данными работника и только после этого заполнять бланк.
Но в случае, если вы оформляете работнику трудовую по причине того, что это его первое рабочее место, вам будет необходимо самостоятельно заполнить титульный лист. Для этого вы должны написать в приготовленном месте имя, фамилию и отчество работника, а также его дату рождения, информацию об образовании и специализации.
Проверьте тщательно каждую оставленную запись. Обязательно, особенно если это первый ваш опыт, а также при заполнении используйте образцы.
Теперь, когда запись на заглавном листе оставлена, можно переходить к следующим пунктам.
Как правильно сделать запись в трудовую книжку о приеме на работу?Чтобы правильно внести запись о приеме работника на совсем новую работу вам понадобится два документа. Первый – это трудовой договор работника, а второй документ, это приказ, изданный по организации.
В крайнем левом столбце укажите порядковый номер записи, и если ей предшествовала еще одна – отступить ровно одну строчку.
Далее, вам необходимо написать порядковый номер. В следующем столбце вы оставляете дату, когда была сделана запись.
Теперь вы уже можете написать, на какую именно должность принят работник, а также указать наименование организации, принимающей работника в свои ряды.
Теперь вам необходимо вписать номер приказа, а также дату его издания.
Только после этого вы можете ставить печать организации и просить работодателя оставить свою подпись. Только после этого работник считается официально трудоустроенным и за него начнут немедленно отчислять платежи.
Какая ставится дата?Если говорить о дате приема на работу, то, как правило, официальной считается дата заключения непосредственного трудового договора между конкретным работником и работодателем. Но помимо этого, официальной датой также может считаться день, с которого трудовой договор вступит в силу, например, спустя выходные, начиная с понедельника.
Ставится ли печать?При приеме на работу в трудовой книге в обязательном порядке ставится печать. Это доказывает тот факт, что работник не сам вписал себе данную запись, а действительно осуществлял трудовую функцию.
Иногда печать в трудовой книге сопровождается наклейкой в виде голограммы. Как говорят многие кадровики, это дополнительная защита от недобросовестных работников.
Указывается ли ставка?Но многие работодатели ошибочно заносят эти данные в бланк трудовой книжки, тем самым создавая возможность полной замены трудовой, что весьма невыгодно для работника.
Прием на работу генерального директораПри приеме на работу генерального директора в трудовую также вносится информация о дате и должности такого работника, однако документальным основанием для принятия будет являться не приказ, а решение учредителей компании.
Запись в трудовой книжке о приеме на работу генерального директора ООО — образец.
Если вы принимаете на работу водителя. то не стоит вписывать в трудовую марку автомобиля на которой он будет осуществлять свой труд. Гораздо важнее перед приемом на работу посмотреть результаты пройденной им медицинской комиссии и только после того начинать заполнять трудовую в общем порядке.
Временная работаЕсли гражданина принимают на работу временно. данная запись также должна находиться в трудовой книжке. Многие полагают, что это не обязательно, ведь у работы есть свой срок, но, несмотря на это, временная работа должна найти свое отражение в трудовой.
Без трудовой книжки
Обязательно ли иметь трудовую книжку при приеме на работу? Часто работодатели принимают работников без трудовой. Для этого необходимо завести сотруднику трудовую, ведь он только начинает свой путь в сфере труда.
Расходы на покупку трудовой книжки ложатся на плечи организации. принявшего работника. Заглавный лист заполняется в соответствии с документами работника. Данные проверяются, вносится запись о принятии на работу и трудовая отправляется в личное дело.
Как правильно сделать запись?Если трудовой договор является срочным. об этом также должно быть указано в записи о приеме на работу. В строке, где вы должны писать сведения о работе, вы должны указать наименование организации, должность и в конце записи указать, что вы приняты на определенную должность по срочному трудовому договору.
Если на должность вас перевели, это отражает запись в трудовой книге в столбце сведений о работе. Вы должны указать вашу новую должность, организацию в которую вас перевели и сообщить о том, что это перевод. Если же вас перевели внутри организации, то писать ее наименование нет надобности.
Запись в трудовой книжке о приеме на работу в порядке перевода образец.
Совместительство – это способ работы, при котором работник совмещает несколько видов занятости. О том, как именно делать запись в трудовой, поговорим в следующем пункте.
В трудовую книжку, при приеме по совместительству, мы вносим запись следующего характера: она должна содержать порядковый номер, дату приема на работу, а также упоминание о работе по совместительству. Также необходимо наличие вынесенного приказа.
Как правильно исправить запись?Если вы допустили ошибку в трудовой о приеме на работу, например, неправильно указана дата приема на работу – не стоит отчаиваться. Трудовое законодательство допускает небольшие помарки в записи. Но если у вас есть неверная запись – ни в коем случае нельзя использовать корректор, кисть или стерку. Вам придется восстанавливать трудовую книжку работника на новых бланках, поэтому, как только допустили ошибку – ставьте об этом в известность работодателя и работника.
Как исправить ошибку в дате приеме?Если ошибка допущена в дате в одну цифру – ее можно исправить путем зачеркивания и вписывания новой. Если ошибка идет более чем в двух цифрах, трудовую книгу придется менять. Некоторые допускают и такой способ. Ставят следующим порядковым номером запись о том, что предыдущая запись неверна и следом переписывают правильный вариант.
Как отменить запись о приеме на работу?Для того чтобы отменить запись о приеме на работу достаточно написать следующим пунктом о том, что предыдущая запись не является верной .
Образец исправление (аннулирование) записи в трудовой книжке о приеме на работу.
Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу к ИП? Если вы устраиваетесь на работу к индивидуальному предпринимателю. вам в первую очередь необходимо поинтересоваться, был ли у него опыт оформления трудовых. Обязательно посмотрите трудовую после заполнения. Заполнение трудовой книги в организации и у ИП отличаться не должно, разве, что названием места работы.
Пример (образец) оформления записи в трудовой книжке при приеме на работу к ИП.
Если работник не предоставил трудовую по причине того, что еще никогда не получал ее, заведите ему новую. если же просто не может найти или потерял – отправьте его в пенсионный фонд для выдачи дубликата трудовой.
Полезное видеоПосмотрите полезное видео, о том как заполнять трудовую книгу:
Как видите, заполнять трудовую совсем не сложно, если основываться на общепринятых правилах и быть внимательными.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - обратитесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно !
Новости и аналитика Правовые консультации (практика) Трудовое право Работник при приеме на работу предъявил трудовую книжку нового образца. Дата ее заполнения - 1 августа 2003 года, хотя применяться трудовые книжки этого образца стали только с 1 января 2004 года. Серия трудовой книжки - ТК-I, то есть она выпущена в 2006 году. Следовательно, все записи о работе начиная с июня 2003 года по сентябрь 2006 год были сделаны задним числом - в 2006 году. Затем с 2007 года по 2015 год работник работал еще в двух организациях. В этих организациях все записи оформлены правильно. Является ли эта трудовая книжка действительной? Нужно ли завести работнику новую трудовую книжку? Если следует завести новую трудовую книжку, то как правильно сделать записи о предыдущей работе?
Работник при приеме на работу предъявил трудовую книжку нового образца. Дата ее заполнения - 1 августа 2003 года, хотя применяться трудовые книжки этого образца стали только с 1 января 2004 года. Серия трудовой книжки - ТК-I, то есть она выпущена в 2006 году. Следовательно, все записи о работе начиная с июня 2003 года по сентябрь 2006 год были сделаны задним числом - в 2006 году. Затем с 2007 года по 2015 год работник работал еще в двух организациях. В этих организациях все записи оформлены правильно.
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Трудовая книжка является действительной. Оснований для оформления новой трудовой книжки нет. Работодатель должен принять представленную работником трудовую книжку и внести в нее запись о приеме на работу.
Обоснование вывода:
Согласно ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.
Статья 66 ТК РФ предусматривает, что на территории РФ работодателями ведутся трудовые книжки только установленного образца. В настоящее время на территории России действует трудовая книжка, форма которой утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление N 225). Трудовые книжки этого образца введены в действие с 1 января 2004 г. Кроме этого, согласно п. 2 Постановления N 225 имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат. Поэтому наряду с указанной формой трудовой книжки в настоящее время также действительны трудовые книжки, формы которых утверждены:
- постановлением СНК СССР от 20.12.1938 N 1320 "О введении трудовых книжек";
- постановлением СМ СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих";
- постановлением СМ СССР от 21.04.1975 N 310 "О трудовых книжках колхозников".
Таким образом, работник вправе при трудоустройстве предъявить работодателю ту трудовую книжку, которая у него имеется в наличии. Главное, чтобы она (её бланк) соответствовала одному из установленных образцов.
Порядок заполнения трудовых книжек установлен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением N 225 (далее - Правила), а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Из данных нормативно-правовых актов можно сделать вывод, что недействительность или неточность отдельных записей, внесенных в трудовую книжку, не влечет недействительность самой трудовой книжки. Поэтому при выявлении новым работодателем ошибок в оформлении предыдущих записей говорить о том, что работник предъявил недействительную трудовую книжку, нельзя.
В рассматриваемом случае мы не можем не согласиться с тем, что факт внесения первой записи в трудовую книжку раньше 1 января 2004 г. т.е. до дня введения в действие этого образца трудовой книжки, позволяет усомниться в достоверности такой записи и предположить, что указанная запись о работе является сфальсифицированной. При этом мы не располагаем документами, подтверждающими то, что указанная в вопросе серия бланков трудовой книжки была выпущена именно в 2006 г. и сделать вывод о том, можно ли считать все записи, произведенные в трудовой книжке до сентября 2006 г. достоверными или нет, в данном случае мы не можем.
Вероятнее всего внесение записей "задним числом" явилось следствием нарушения предыдущим работодателем п. 8 и п. 10 Правил. При оформлении работнику трудовой книжки после истечения срока, указанного в этих нормах, работодатель должен был в соответствии с п. 3.1 Инструкции и п. 10 Правил в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указать полное наименование организации, а также при наличии - сокращенное наименование организации. Под этим заголовком в графе 1 поставить порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указать дату приема на работу (обратите внимание - не дату внесения записи о приеме). После этого в графе 3 сделать запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 следовало занести дату и номер приказа, согласно которому работник принят на работу.
Однако при оформлении титульного листа трудовой книжки предыдущему работодателю необходимо было указать реальную дату оформления трудовой книжки. Указание неверной даты оформления книжки, относящейся к 2003 году, является ошибкой.
Ни Правила, ни Инструкция не предусматривают порядок действий работодателя, которому предъявлена трудовая книжка с ошибкой в дате ее оформления, допущенной предыдущим работодателем. Раздел 2 Инструкции содержит правила изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, которые указываются на титульном листе. Однако про изменение даты оформления трудовой книжки речь в этом разделе не идет. Пунктом 30 Правил и п. 1.2 Инструкции установлены общие правила изменения записей в разделах, содержащих сведения о работе или сведения о награждении. Изменение таких записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. При этом недействительной признается именно неточная или неправильная запись. В рассматриваемом же случае дата оформления трудовой книжки не содержится в разделах, содержащих сведения о работе или о награждении. Кроме того, работодатель не имеет документального подтверждения реальной даты оформления трудовой книжки предыдущим работодателем, поэтому внести исправления, изменив дату оформления трудовой книжки, не имеет права (п. 28, п. 29 Правил).
Оснований для того, чтобы считать произведенные предыдущим работодателем в указанном выше порядке записи неправильными или неточными, по нашему мнению, у работодателя нет. Работодатель не наделен полномочиями по проверке правомерности действий предыдущих работодателей, связанных с приемом или увольнением работника. Поэтому исправление записей в разделе "Сведения о работнике" производить не следует.
По нашему мнению, в данном случае работодателю не нужно вносить какие-либо изменения в записи трудовой книжки, произведенные предыдущими работодателями; ему следует принять представленную работником трудовую книжку и внести в нее запись о приеме на работу.
В заключение отметим, что в соответствии с частью четвертой и пятой ст. 65 ТК РФ работодатель оформляет работнику новую трудовую книжку при заключении работником трудового договора впервые. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель также обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. Из вопроса следует, что работник представил работодателю трудовую книжку установленного образца. Поскольку указанные выше обстоятельства отсутствуют, то оснований для выдачи работнику новой трудовой книжки взамен предъявленной при приеме на работу, у работодателя нет. Также нет оснований для оформления дубликата трудовой книжки. Согласно п.п. 22, 31, 33, 34 Правил и п. 1.2 Инструкции дубликат трудовой книжки выдается лишь при наличии следующих оснований: утрата трудовой книжки; наличие в трудовой книжке записей об увольнении или переводе на другую работу, признанных недействительными; если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Трошина Татьяна
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория
12 ноября 2015 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Приказ о приеме на работу является основанием для внесения соответствующей записи в трудовую книжку работника.
Важно иметь в виду, что работнику, который уже имел опыт работы и представил трудовую книжку новому работодателю, нужно только внести новую запись о приеме на работу. Сотруднику же, который поступил на работу впервые, нужно завести трудовую книжку, заполнить ее и тогда уже внести запись о приеме на работу. Кроме того, завести новую трудовую книжку работнику придется, в случае если старая книжка у него отсутствует (потеряна, испорчена и т.д.). Для оформления новой трудовой книжки сотрудник должен написать заявление в произвольной письменной форме. В тексте заявления ему следует указать причину, по которой у него отсутствует трудовая книжка. Такие правила предусмотрены ст. 65 Трудового кодекса РФ.
Запись в трудовую книжку нужно вносить не позднее недельного срока после издания приказа о приеме на работу. При этом формулировка записи должна точно соответствовать тексту приказа. Об этом сказано в п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее - Правила N 225).
Имейте в виду, каких-либо сокращений слов в трудовой книжке не допускается.
Обратите внимание! В период работы сотрудника в его трудовую книжку, помимо записи о приеме на работу, будут вноситься сведения об обучении на курсах повышения квалификации, переквалификации и подготовке кадров, об изменениях в наименовании должностей, о награждении за успехи в работе, об увольнении (с основаниями прекращения трудового договора). Также внести запись в трудовую книжку необходимо, если организация изменит название. При этом подписью ответственного лица кадровой службы и печатью организации нужно заверить только записи об увольнении с работы.
Если трудовая книжка оформляется впервые, то сначала заполняют ее титульный лист. Здесь отражают такую информацию:
- фамилия, имя, отчество. Указывать полностью без сокращений согласно паспортным данным;
- дата рождения (число, месяц и год);
- образование, профессию, специальность (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Запись об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний вносят на основании диплома, аттестата и других подобных документов. Варианты записи об образовании могут быть следующими:
- основное общее (окончены девять классов);
- среднее общее (окончены 11 классов);
- начальное профессиональное (окончено профессионально-техническое училище);
- среднее профессиональное (окончены техникум, училище, колледж);
- высшее профессиональное (окончены университет, институт, академия);
- послевузовское профессиональное образование (аспирантура, ординатура, докторантура).
Если какое-либо образование не окончено, об этом также можно сделать запись. Например, "неоконченное высшее". Однако такая запись также должна вноситься на основании соответствующего документа, представленного работником, из образовательного учреждения.
После внесения общих сведений ставят дату заполнения трудовой книжки и работник расписывается в специально отведенной строке на титульном листе. Затем подпись ставит работник кадровой службы, ответственный за выдачу и заполнение трудовой книжки. После чего ставится печать организации (кадровой службы).
Запись о приеме на работу делают в разделе "Сведения о работе". Здесь используют такие правила. Вначале в виде заголовка указывают полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 ставят порядковый номер записи, а в графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 записывают, в какое структурное подразделение организации и на какую должность принят работник. В графу 4 записывают дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения, согласно которому сотрудник принят на работу.
Пример. Сидоров Иван Николаевич впервые принят на работу на должность менеджера по продажам в отдел продаж ООО "Вектор". Работнику была заведена трудовая книжка, которую заполнила работник кадровой службы Николаева А.С.
Пример заполнения трудовой книжки (фрагмент)
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
ТК N 0108763
Сидоров
Фамилия ----------------------------------------------------------
Иван
Имя --------------------------------------------------------------
Николаевич
Отчество ---------------------------------------------------------
01 февраля 1980 г.
Дата рождения ----------------------------------------------------
(число, месяц, год)
Высшее профессиональное
Образование ------------------------------------------------------
__________________________________________________________________
экономист
Профессия, специальность -----------------------------------------
15 августа 2011 г.
Дата заполнения --------------------------------------------------
(число, месяц, год)
Сидоров
Подпись владельца книжки -----------------------------------------
М.П. Подпись лица, ответственного за ведение
трудовых книжек
Николаева
---------------------------------------
(разборчиво)
Сведения о работе
N записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись число месяц год 1 2 3 4 Общество с ограниченной ответственностью "Вектор" (ООО "Вектор") 1 15 09 2011 Принят в отдел продаж Приказ на должность менеджера от 15 сентября по продажам 2011 г. N 25/09
Обратите внимание! В разделе трудовой книжки "Сведения о работе" нужно сделать запись о службе, если работник перед тем, как устроиться на работу, проходил службу в армии, органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических и психотропных веществ, таможенных органах. Это установлено п. 21 Правил N 225. Если документы о службе представлены после внесения записи о приеме на работу, то допустимо внести запись о службе по факту получения данных документов.
Важно иметь в виду, что сделать новую запись в трудовой книжке можно, только если с прошлого места работы работник уволен (уволился).
Об этом должна быть сделана запись в трудовой книжке, скрепленная подписью работника кадровой службы и печатью бывшего работодателя. Если же записи об увольнении нет, сотрудника можно принять в организацию только в качестве совместителя или по договору подряда.
Однако на практике возникают ситуации, при которой бывший работодатель может попросту исчезнуть и запись об увольнении в трудовую книжку внести некому. Однако, как сказано в п. 29 Правил N 225, заполнять трудовую книжку со слов работника (иных лиц) не допускается.
А вот внести запись об увольнении работника на основании документов о ликвидации бывшего работодателя, которые можно получить по запросу из налоговой инспекции, допускается. Такой вывод можно сделать на основании п. 5.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69, и п. п. 16, 28 Правил N 225. Кроме того, такая запись может быть внесена на основании судебного решения, если работник обращался в суд для решения вопроса о возможности его дальнейшего трудоустройства.
В случае выдачи работнику, впервые поступившему на работу, трудовой книжки нужно учитывать следующее. При выдаче трудовой книжки организация вправе взимать плату за бланк трудовой книжки. Это предусмотрено п. 47 Правил N 225.
Обратите внимание! Плата предусмотрена и за бланк вкладыша к трудовой книжке. Он понадобится в том случае, если у работника закончились все страницы раздела "Сведения о работе".
Получить деньги с работника за бланк можно одним из следующих способов:
- работник перечислит их на счет организации безналичным способом;
- работник внесет деньги наличными по приходному ордеру в кассу;
- деньги будут удержаны из зарплаты работника. При этом важно учитывать, что от работника необходимо получить заявление об удержании денежной суммы за бланк трудовой книжки из зарплаты. Если такого заявления не будет, удержание из зарплаты проводить не законно.
Обратите внимание! Локальным нормативным актом можно предусмотреть, что с работников данной организации плата за бланки трудовых книжек не взимается ни при каких обстоятельствах. То есть бланки будут выдаваться бесплатно.
В некоторых ситуациях деньги за бланки трудовых книжек взимать с работника нельзя. Прежде всего это относится к ситуации, когда в результате чрезвычайного происшествия бланки были испорчены. Например, произошел пожар, наводнение и т.д. Кроме того, брать деньги на новый бланк нельзя, если трудовую книжку испортил работник кадровой службы при ее заполнении. Такие правила следуют из положений п. п. 34 и 48 Правил N 225.
Важно помнить, что трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен специальный порядок их учета и хранения. Этому посвящен разд. VI Правил N 225. Так, организация должна вести специальные книги по учету трудовых книжек:
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (Приложение 2 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69);
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Приложение 3 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69).
Первая книга ведется бухгалтерией организации. В ней отражаются сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них, с указанием серий и номеров, а также стоимости бланков.
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, как правило, ведет кадровая служба. В этой книге отражают сведения о дате приема нового сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу. Также указывается плата за бланк трудовой книжки (вкладыши в нее), если таковая осуществлялась. Обязательно ставится подпись лица, принявшего трудовую книжку. Остальные графы заполняются при увольнении работника и выдаче ему трудовой книжки.
Пример. Сидоров Иван Николаевич при приеме на работу в ООО "Вектор" представил трудовую книжку. Документ принял работник кадровой службы Зайцева А.В. которая и сделала запись в книги учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них (см. с. 30).
ФОРМА КНИГИ
УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ
N п/п Дата приема на работу, заполне- ния трудовой книжки или вкладыша в нее Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее Долж- ность, профес- сия, спе- циаль- ность ра- ботника, который сдал тру- довую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкла- дыш в нее Наиме- нование места работы (с указа- нием струк- турного подраз- деления), куда принят работник Дата и N приказа (распо- ряжения) или ино- го реше- ния ра- ботода- теля, на основа- нии которого произве- ден при- ем ра- ботника Расписка ответ- ственно- го лица, приняв- шего или запол- нившего трудовую книжку Полу- чено за за- полне- нные тру- довые книжки или вкла- дыши в них (руб.) Дата вы- дачи на руки трудовой книжки при увольне- нии (пре- краще- нии тру- дового догово- ра) Расписка работни- ка в по- лучении трудовой книжки число ме- сяц год 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 28 15 09 2011 Сидоров Иван Николаевич АТ-IX N 0108763 Менеджер по продажам Отдел продаж Приказ N 25/09 от 15 сентября 2011 г. Зайцева
Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил N 225).
Трудовые книжки хранят как документы строгой отчетности в несгораемом сейфе или шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдают лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке, составленной в произвольной форме.
По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера. Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме. Такой порядок установлен в п. 42 Правил N 225.
