Форма Т-2 – личная карточка работника: кто и как заполняет

Закреплённый законодательством образец, на основании которого на любом предприятии ведётся личная карточка работника, — форма Т-2. Из документов по этой форме составляется общая картотека предприятия. Она может упорядочиваться по алфавиту или же по структурным подразделениям, если организация достаточно крупная. Унифицированная форма Т-2 содержит все данные о работнике и о совершаемой им деятельности. Документ ведётся на четырёх страницах: первые две должны быть заполнены, когда человек трудоустраивается; третья и четвёртая заполняются, когда он уже состоит в штате предприятия.

Организации должны вести такую картотеку. Индивидуальные предприниматели могут её и не вести, но иногда это бывает целесообразно и для них тоже: будет легче проводить учёт и отчитываться перед контролирующими органами. Ведением занимаются специалисты по кадрам.

Посмотреть, как правильно заполнять такую карточку, можно, скачав образец заполнения формы Т-2. Заполнять форму можно вручную, хотя есть и немало программных решений, позволяющих автоматизировать процесс. Удобнее всего делать первые записи сразу после того, как издан приказ о приёме сотрудника на работу. Соответствующая запись в трудовой книжке дублируется в карточке.

Чтобы заполнить форму Т-2, необходимо собрать следующий пакет документов:

• военный билет или приписное свидетельство (для военнообязанных лиц);
• паспорт работника;
• подтверждения квалификации и специальные знаний;
• приказ о приёме на работу;
• резюме или автобиография (при наличии);
• страховое свидетельство работника;
• трудовая книжка;
• трудовой договор.

Дополнительные документы могут быть запрошены, исходя из специфики работы организации и из внутреннего регламента.

В процессе заполнения указываются коды по общероссийским классификаторам:

• ОКАТО — место жительства;
• ОКИН — информация о населении;
• ОКПДТР — профессии рабочих, должностей и тарифных разрядов;
• ОКСО — специальности по образованию.

Помимо этого, действуют следующие правила заполнения:

1. Наименование организации должно быть указано полностью, в соответствии с учредительными документами.
2. Табельный номер работника может включать в себя до шести цифр. Он не меняется в течение всего срока работы — от трудоустройства до увольнения.
3. Должен быть указан характер работы — постоянный или временный. Также указывается вид работы — по совместительству или основная.
4. Личные данные (фамилия, имя и отчество) пишутся полностью, а пол указывается буквой «М» либо «Ж».
5. Запись о месте рождения должна быть не длиннее ста символов. При этом используются общепринятые сокращения для обозначения видов населённых пунктов.
6. Гражданство работника указывается без сокращений.
7. Если возникают проблемы с формированием записи об образовании, то можно дополнительно указать число оконченных курсов учебного заведения, сделав запись о том, что данное образование не является полным, или же указать только полное, которое сотрудник имеет на данный момент. Решение об этом принимает кадровая служба, исходя из того, насколько точные и подробные данные об образовании важны для организации.

Заполненный бланк формы Т-2 обязательно содержит следующую информацию:

• Графа «Алфавит» на титульном листе должна содержать первую букву фамилии.
• В разделе «Общие сведения» указываются, в частности, знание иностранного языка (свободное владение, умение читать и объясняться, чтение и перевод со словарём) и стаж (по записям в трудовой книжке).
• В разделе «Сведения о воинском учёте» содержатся сведения о сотруднике, если он является офицером запаса или подлежит призыву (информация из военного билета). Это категория запаса, состав, кодовое обозначение военно-учётной специальности, категория годности (А — годен, Б — годен с незначительными ограничениями, В — ограниченно годен, Г — временно не годен), нахождение на воинском учёте (заполняется карандашом), воинское звание (если гражданин только подлежит призыву на военную службу, делается соответствующая запись). Кроме того, есть пункт о снятии с военного учёта (по возрасту или по состоянию здоровья).
• В разделе «Приём на работу, переводы на другую работу» записываются данные о том, на основании какого документа сотрудник был принят на новую или переведён на другую должность (сам работник обязательно расписывается под этими сведениями).
• Раздел «Отпуск» содержит сведения обо всех отпусках, которые были предоставлены человеку согласно внутренним правилам организации.
• В разделе «Дополнительные сведения» может быть записана любая информация, имеющая значение в рамках совершаемой человеком деятельности. Например, это могут быть категория инвалидности, наличие водительского удостоверения и так далее.

Личная карточка работника – форма Т 2: скачать бланк, изучить правила и порядок заполнения

Многие бизнесмены не понимают для чего нужна личная карточка формы Т-2, если работник и так принес множество документов и все они подшиты в его дело?

Зачем нужно дополнительно документировать данные на специалиста?

Скачать бланк и образец заполнения личной карточки работника по форме Т2.

Личная карточка (Т-2), заводимая на каждого сотрудника предприятия, – это форма, обобщающая все сведения о конкретном работнике :

• основная информация – фамилия, имя, отчество; гражданство, дата рождения, образование, семейное положение, паспорт, и иные аналогичные сведения;
• профессиональные данные – квалификация, стаж работы, профессия, прохождение курсов по переподготовке и повышения квалификации, и т.д.;
• данные, дающие право на льготы, дополнительные выплаты и иные подобные преференции – награды, почетные звания, и т.д.
• сведения, касающиеся отпусков и социальных льгот;
• информация о воинском учете и внутренних перемещениях сотрудника на предприятии.

Однако многие предприятия игнорируют ведение данного документа, ссылаясь на то, что форма Т-2 не указана в Трудовом кодексе РФ, как обязательный документ. Однако Правительство РФ в п.12 своего Постановления «О трудовых книжках» от 16.04.2003г. №225 (потом по тексту – Постановление №225) указало, что на работодателя возлагается обязанность знакомить сотрудника с каждой записью, вносимой в трудовую книжку. под роспись, которая ставится в личной карточке данного сотрудника. Причем, все вносимые в трудовую книжку записи должны в точности дублироваться в личной карточке, о чем также говорится в указанном Постановлении №225.

Но вот вопрос: законом «О бухучете» №402-ФЗ утверждено право организаций самостоятельно разрабатывать первичные документы и регистры. Тогда какой же формой личной карточки следует пользоваться?

Прежде, чем ответить на вопрос о выборе формы, следует уточнить, что личная карточка – это регистр, заполняемый на основе первичных документов (приказов, паспорта и иных документов).

Кроме того, закон «О бухучете» распространяет свою силу только на бухгалтерский учет, как систему формирования информации об объектах (фактах хозяйственной деятельности, активах, доходах, обязательствах, расходах и иных объектов учета) с целью последующего составления на ее базе бухгалтерской отчетности.

А личная карточка является исключительно кадровым документом. на основе которого обобщаются сведения о конкретном сотруднике для цели правильного исполнения российского трудового законодательства. Конечно, бухгалтер может пользоваться личной карточкой для уточнения необходимых ему данных, но этот документ не служит источником информации, востребованной для составления отчетности.

Более того, в Постановлении №225, в его пункте 12, прямо указано, что утверждение формы личной карточки – обязанность Федеральной службы госстатистики! И именно такая форма этого документа должна быть использована для реализации предприятием требований законодательства о труде.

Таким образом, нужно использовать карточку формы №Т-2, утвержденную Постановлением №1 Госкомстата РФ 05.01.2004г. (далее в тексте – Постановление №1).

Карточки Т-2 всегда заполняются представителем кадровой службы, либо лицом, на которое возложены данные обязанности. Заводится карточка на всех сотрудников, которых принимают на работу, но только по трудовому договору. даже срочному .

1. приказ на прием сотрудника на работу (Т-1 или Т-1а);
2. трудовая книжка, или другие документы, по которым можно установить стаж;
3. паспорт (либо иной удостоверяющий личность документ, например, воинский билет);
4. свидетельство о государственном пенсионном страховании;
5. документы воинского учета (они представляются лицами, которые подлежат воинскому призыву или являются военнообязанными);
6. документы об окончании образовательных учреждений;
7. документы о наличии квалификации или специализированных знаний – если работа требует особой подготовки и знаний;
8. свидетельство ИНН (о постановке на учет в налоговой структуре).

Кроме того, источником сведений служит и сам сотрудник, предоставляя информацию о детях, семейном положении, и т.п.

В случае если специфика работ этого требует, то действующее законодательство РФ может предусмотреть представление дополнительных документов.

А вот предоставление фотографии – это требование исключительно работодателя! Дело в том, что фотокарточка не является обязательным документом для оформления принятия сотрудника на работу.

Кроме того, современный бланк Личной карточки не содержит даже намека на возможность вклеивания фото сотрудника в отличие от прежнего и утратившего силу бланка.

Поскольку правила оформления формы Т-2 нигде не утверждены, следует руководствоваться правилами заполнения трудовых книжек, так как согласно Постановлению №225 записи в трудовой книжке и Личной карточке дублируются. Итак:

• все даты указываются арабскими цифрами. Год указывается в виде четырехзначного числа, а месяцы тоже проставляются числом. Если только в документе, из которого берутся данные, даты не проставлены иным образом, либо сама форма не предусматривает другого указания дат. Например, месяцы обозначены названием, а не цифрой;
• записи вносятся чернилами, шариковой, гелевой ручкой или ручкой с пером, но обязательно черным, синим или фиолетовым цветом;
• записи вносятся так, как они представлены в документах, на основании которых составляется личная карточка;
• зачеркивание ошибочных либо неточных данных запрещено.

Кроме того, можно руководствоваться и рекомендациями, которые изложены в недействующем на сегодня Постановлении Госкомстата РФ от 06 апреля 2001 г. №26, где дана инструкция по заполнению документов для учета труда и его оплаты.

Все сведения в карточку заносятся так, как они указаны в документах, из которых все эти данные берутся.

В частности, в разделе №1 фамилия и имя сотрудника (отчество при наличии), место и дата его рождения вносятся на основании паспорта или другого документа для удостоверения личности.

• гражданин РФ;
• иностранный гражданин «государства»;
• гражданин РФ и «государства» (при наличии двойного гражданства);
• лицо без гражданства.

Пункт об иностранных языках раздела №1 может заполняться с указанием: «перевожу и читаю со словарем», «свободно читаю и изъясняюсь», «свободно владею».

Пункты об образовании при наличии незаконченного образования оформляется с учетом того факта, что сотрудник обучается сейчас или нет. Например, «обучающийся в высшем учебном заведении на таком-то курсе», и т.д. При наличии оконченного образования (образований) все сведения о нем берутся из соответствующих документов – дипломов, аттестатов и иных документов.

Стаж работы определяется по трудовой книжке и (или) по другим подтверждающим его документам.

Состояние в браке может обозначаться так: «никогда не состояла (не состоял) в браке», «состоит в браке», «разведена (разведен)», «вдовец (вдова»), «состоит в гражданском браке».

Раздел №2 о воинском учете заполняется в соответствии с подробной инструкцией, изложенной в Постановлении №1, утверждающем форму Т-2. А сведения в этот раздел вносятся на основе:

• военного билета;
• удостоверения гражданина, который подлежит воинскому призыву.

Как только разделы №1 и №2 заполнены, кадровик проставляет свою подпись, ее расшифровку и должность. А сотрудник, на которого оформляется данный документ, должен ознакомиться с правильностью его составления и поставить подпись и дату.

Раздел №3 о приеме и переводах на другую работу оформляется на основе приказов Т-1, Т-1а, Т-5. Причем, все записи подтверждаются собственноручной подписью сотрудника, которого они касаются.

В раздел №8 заносятся сведения обо всех видах отпусков . которые были предоставлены в течение работы в данной организации.

В разделе №10 «Дополнительные сведения» отражается информация о текущем обучении сотрудников, о работающих инвалидах (группа инвалидности, причина ее получения, и т.д.), и иное.

Личные карточки хранятся в закрытом для свободного доступа месте, как правило, в сейфах или шкафах под ключ. Их классифицируют по алфавиту, по уволенным и работающим, и по иным критериям. В кадровой службе карточки на уволенных сотрудников обычно находятся в течение срока не менее 3-х (исходя из срока, который обычно подвергается проверке). А потом карточки сдаются в архив для хранения не меньше 75-ти лет.

Учет самих карточек производится в специальном журнале учета личных карточек. Унифицированной формы этого регистра нет, поэтому предприятие может самостоятельно разработать данный бланк.

Какие кадровые документы необходимо заполнять при приеме на работу нового сотрудника, смотрите в следующем видео сюжете:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Личная карточка работника

Основной документ кадрового учета – личная карточка работника. Форма Т-2, как ее еще называют, по требованиям ТК РФ обязательно должна вестись юридическими лицами – работодателями. Однако, если Т-2 на своих сотрудников заведет ИП, это не будет нарушением закона. Наоборот, в случае конфликтной ситуации именно запись в Т-2 может сыграть решающую роль в споре.

Считается, что правильно заполнить и вести Т-2 может только опытный кадровик. На самом деле вести Т-2, зная логику документа, не так уж сложно и требует для первоначального заполнения не более 1,5 – 2 часа времени у новичка.

Форма Т-2 личная карточка работника – документ типовой (унифицированный), но не строгой отчетности. Отсюда вывод: добавлять дополнительно нужные графы можно, но исключать существующие нельзя. Если где-то записать нечего, оставляем эту графу пустой. Прочерк ставить нежелательно: записи в Т-2 можно исправлять и дополнять, а писать поверх прочерка нельзя.

По той же причине записи, которые со временем, возможно, придется изменить (например, фамилию незамужней работницы или адрес постоянного местожительства, отличный от адреса регистрации, или контактный телефон) лучше писать поплотнее и ближе к левому концу поля для записи. Записи сомнительные можно делать простым карандашом, но в юридическом аспекте такой записи вообще нет, это просто информация для себя.

Т-2 можно вести в электронном виде, но при первоначальном заполнении нужно распечатать на бумаге, чтобы работник мог расписаться. Если его подпись понадобится потом, распечатывают лист под подпись, и вкладывают в соответствующий раздел. Если у работника есть сертификат электронной подписи, его можно указать в дополнительных сведениях, но правил электронного кадрового учета пока не существует, так что и подпись на бумаге нужна.

Если вы ИП и в своем руководящем составе едины во всех лицах – можно и желательно. По постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1, утвердившему форму Т-2, сам работник не имеет права заполнять и вести Т-2. Но вы не работник, вы владелец и руководитель, даже если весь персонал предприятия – вы один, и вы сами копаете землю и таскаете тяжести.

Но по тому же постановлению-1, как его называют, вести Т-2 может не только специалист-кадровик, но и любой сотрудник по поручению руководства. Вот и поручите сам себе завести на себя Т-2 и вести ее аккуратно.

Форма Т-2 может повлиять на индивидуальный бизнес. Допустим, вы в процессе работы получили профессиональное образование. В трудовую книжку вы его не внесете: вы как были ИП, так и остались. А вот в Т-2 внести можно и нужно. И с такой записью в Т-2 у вас появляется дополнительный аргумент в деловых переговорах. Легче будет войти в новый вид деятельности, увеличить цену услуг, доказать свою правоту в суде и т.п.

Если вы решили завести на себя и на своих сотрудников формы Т-2, образец заполнения можно скачать здесь .

Мы же поясним некоторые моменты. При этом рекомендации опытных кадровиков дополнительно сверены консультациями юристов. Форма Т-2 заводится и заполняется по приказу директора о приеме сотрудника, на основании его заявления о приеме на работу, трудового соглашения, договора и т.п. Как в таком случае быть ИП – индивидуалу? Дать приказ самому себе.

Главное правило при заполнении раздела: все сведения по документам, подтверждающим личность и квалификацию (паспорт, права, военный билет, диплом и т.п.), а также ИНН и сведения об обязательном пенсионном страховании, заполняем только по документам. Остальное можно писать со слов работника.

Здесь первый камень преткновения – табельный номер. Многие предприятия в табельном номере зашифровывают внутренним кодом подразделение, в котором работает сотрудник, его должность и пр. но постановление-1 требует, чтобы табельные номера были просто цифрами и шли в порядке следования.

Юридически правильным в таком случае будет ввести в графу «Табельный номер» две подграфы: «Табельный номер п/п» и «Табельный номер код». Добавлять графы по потребности можно.

Затем, графа «Алфавит». Тут просто указывается первая буква фамилии работника.

Графы «Характер работы» и «Вид работы» взаимосвязаны для целей соцобеспечения: исчисления трудового стажа, льгот по выслуге и пр. Поэтому в графе «Характер работы» пишем только, временная она или постоянная. А уж пришел работник по переводу, или он совместитель, или подменный, или нанят на аккорд – пишем в «Виде работы». Ни в характере, ни в виде работы не нужно указывать ее вредность, опасность, сменный или вахтовый характер. Это учитывается другими документами.

При заполнении пункта «Гражданство», желательно потребовать от работника сведения о двойном гражданстве или отсутствии гражданства.

В пункте «Образование» название учебного заведения можно писать с сокращениями, но так, чтобы понятно было. К примеру: «Воронежск. лес.-тех. ин-т» (Воронежский лесотехнический институт) можно, но ВЛТИ – нельзя.

В пунктах «Состояние в браке» и «Состав семьи» нужно указать, состоит ли работник в браке. Нужно помнить, что к числу членов семьи, по ГК РФ, кроме единокровных родственников, относятся и состоящие на иждивении либо проживающие совместно и находящиеся в юридических отношениях. Например, несовершеннолетние дети гражданской супруги от предыдущего брака. Или, если троюродная внучатая племянница живет у вас – она член вашей семьи. Регистрация на вашей жилплощади – юридические отношения.

С адресом работника Госстат здорово промахнулся: такого пункта просто нет, лишь целых три строки для данных паспорта. Но по тому же правилу: «Добавлять можно», туда вписываем, после паспортных данных, «Регистрация там-то» и «Фактический адрес проживания такой-то».

Здесь нюансов всего два:

• Весь раздел заполняем карандашом, иначе потом замучаешься с исправлениями категорий учета, ВУС, мобпредписаниями и т.п. Раздел этот – целиком «для себя». Основной учет ведет военкомат, и в случае юридического казуса по воинской части органы сведения получат оттуда.
• Если работник не снят с воинского учета по возрасту, а в военном билете или в удостоверении призывника не указана категория учета, пишем: «А» (годен без ограничений). Медицинские справки, акты врачебной экспертизы игнорируем. Категорию учета может изменить только военкомат, пусть туда с ними и идет.

В этом разделе кадровики, простоты ради, часто рекомендуют данные об основной профессии и должности на основной работе совместителей указывать в разделе «Дополнительные сведения».

Взять сведения об основной работе тем более нужно, что иначе можно принять совместителем человека без основной работы, а это запрещено ТК РФ. Но на временную, разовую работу и по трудовому соглашению без основной работы принимать можно.

Сюда нужно записывать только то, что работник прошел у вас и за ваш счет. То, что было раньше, он должен подтвердить дипломом, удостоверением и т.п. и заносятся эти сведения в раздел общего учета.

Исключение – если работник за ваш счет учился на стационаре вуза. В таком случае, если он по окончании присмотрел себе другого работодателя, запись в форме Т-2 будет дополнительным аргументом при требовании возврата потраченных на него денег.

Существенных особенностей в заполнении не имеют.

При приеме на работу вы можете то ли лично, то ли назначив кандидату беседу с психологом, выяснить, каковы его психологические и нравственно-волевые качества, как он относится к табаку, алкоголю, наркотикам, азартной игре, не состоит ли он и не состоял ли на психиатрическом и/или наркологическом учете, не был ли судим.

Но ни в коем случае не заносите эту информацию в «Дополнительные сведения» Т-2! Форма Т-2 – не конфиденциальный документ, и сведения такого рода будут разглашением личной информации, полученной в ходе частной беседы. Но вот если выяснится, что кандидат, допустим, фотограф-любитель и выставлялся в галереях или на фотосайтах, или, скажем, увлекается моделированием судов и выступал на соревнованиях, или член ассоциации спортивного покера (который не запрещен), то эти сведения указывать можно, т.к. он сам ранее уже провозгласил об этом публично.

Здесь формальных сложностей нет, но нерадивые работники, уволенные за разного рода провинности, частенько отказываются подписать приказ об увольнении. В таком случае выход простой: акт об его отказе подписаться, а вместо его подписи – данные акта. Юридических сложностей в пользу уволенного разгильдяя в таких случаях чаще всего не возникает.

Исправлять записи в Т-2 можно, это не документ строгой отчетности. Исправляют, зачеркивая неверное одной чертой, чтобы был читаем прошлый текст. Верную запись делают над прежней, а на свободном поле графы пишут «Исправлено, инспектор по кадрам (или ответственный за кадровую работу) ФИО, подпись».

Один лишь нюанс: если ИП ведет Т-2 сам на себя, то вписывать себя в данном случае нужно не владельцем или руководителем, а именно ответственным по кадрам.

Как видим, форма Т-2, личная карточка работника, — документ весьма информативный, и может оказаться полезной не только собственно для кадрового учета, но и в деловой и юридической практике.

Скачать бланк формы Т-2 можно здесь .

Личная карточка Т-2 (образец заполнения)

23 июня 2014, просмотров: 13043, Раздел: Документы

На любой организации для ведения учета рабочего состава используется личная карточка Т-2 (образец заполнения). Подобные карточки заполняют кадровики, давайте ниже рассмотрим, как именно осуществляется данный процесс. Для этого нужны следующие документы:

• Паспорт,
• Приказ о приеме конкретного сотрудника на трудовую деятельность,
• Страховое свидетельство ПФ,
• Трудовая книжка,
• Документ об образовании,
• Военный билет, если человек военнообязанный, трудовой договор.

Бланк личной карточки Т-2 (заполнение)

Ведением карточек Т-2 занимаются только кадровики. Заполнение личной карточки начинается с «шапки», в которой ОКПО предприятия необходимо указывать данные на основании статистики. Название в обязательном порядке указывается без сокращений, а месторасположение компании прописывается через запятую. Что касается даты, то она прописывается следующим образом: дата, месяц, год. Однако необходимо учитывать, что дата в личной карточке обязательно должна сходиться с датой приема на трудовую деятельность, которая прописывается в трудовой книжке. После этого в личной карточке Т-2 проставляется табельный № работника, который фиксируется за каждым сотрудником. Одноименную графу можно заполнять только если есть ИНН, однако надобность для этого нигде не указана. А вот СНИЛС сотрудник обязан предоставить, кроме тех случаев, когда работник впервые устраивается, тогда обязанность по предоставлении такого документа остаётся за нанимателем. Если же СНИЛС утерян, тогда работник пишет заявление с просьбой восстановить документ и передает его в кадровый отдел, где его перенаправят в ПФР.

В графе «Алфавит» указывается 1я буква фамилии работника, это нужно для того, чтобы облегчить поиск нужного человека. После идет графа «Характер работы» в ней прописывается на какую именно работу устраивается работник (на постоянную или временную). Далее заполнение личной карточки определяет следующую графу «Вид работы», где указывается вид трудовой деятельности (по совместительству или основная). Личная карточка Т-2 имеет разделы, которые заполняются в процессе работы, а некоторые из них при приеме сотрудника на трудовую деятельность.

• 1 раздел – «Общая информация»

В этой части заполняется строка, где прописывается без сокращения ФИО работника. В графе 2 и 3 пишется дата и место рождения, которые должны совпадать с паспортными данными. В строчке «Место рождения» указывается не больше 100 символов. Место жительства (кодировка) заполняется по ОКАТО. После следует «Гражданство», которое пишется без сокращений. Графа «Сведения об образовании» заполняется на основании дипломов или каких-либо других документов подтверждающих, что работник прошел обучение в том или ином месте. На основании данных с трудовой в личной карточке пишется профессия сотрудника и стаж работы. После этого указывается семейное положение работника. Графа «Паспортные данные» и «Место жительства» заполняется на основании паспорта.

• 2 раздел - «Данные о воинском учете»

Данный раздел составляется по предъявлению воинского удостоверения или билета. После этого кадровик заверяет подписью с расшифровкой внесенные данные.

• 3 раздел – «Прием на трудовую деятельность и переводы на другие места работы» и «основания для прекращения трудовых отношений». Эти разделы нужно оформлять очень внимательно, так как от них зависит стаж работы. Сведения, которые заполняются в данной части дублируются и в трудовой.

• 4 раздел – «Награды». Здесь прописываются все имеющиеся награды или почетные звания, которые имеет сотрудник.

• 5 раздел – «Отпуск». В данной графе отображаются все отпуска, в том числе и декретный.

• 6 раздел – «Социальные льготы».

• 7 раздел – «Дополнительные сведения». Данная графа считается не обязательной, поэтому заполняется по желанию руководителя.

Если в личной карточке Т-2 (образец заполнения) внесены ошибочные данные, их можно зачеркнуть, однако рядом необходимо написать «исправлено» и обязательно заверить подписями работника и кадрового инспектора.

Образец заполнения личной карточки работника: юридический ликбез

Кадровый учет – значимая часть административной деятельности компании – регулирует трудовые отношения и оптимизирует процесс управления персоналом. Обязательный элемент кадрового учета в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и численности сотрудников – заполнение и ведение личных карточек работников.

Процедура регулируется законодательством России и предполагает использование унифицированной формы документа, которая утверждена Постановлением Госкомстата. За формой закреплен номер T–2.

Скачать личную карточку работника можно, перейдя по ссылке.
Как основной документ личного состава карточка работника требует особых условий хранения. Заполненные документы рекомендуется держать в закрытом на ключ шкафу. К формам T–2 должен быть запрещен доступ как посторонних лиц, так и сотрудников компании.

Документы систематизируются по алфавиту и структурным подразделениям. Законодательно утвержденный срок хранения личных карточек – 75 лет. Форма ведется в течение всего периода работы физлица в конкретной компании.

Карточки уволенных сотрудников хранятся в отделе кадров отдельно. Спустя 1–3 года документы передаются в архив компании. Лицо устраивается на работу по гражданско-правовому договору – заполнять на него форму T–2 не нужно.

Личная карточка работника включает 11 разделов и шапку:

1. Ф. И. О. сведения о составе семьи, образовании, стаже работы, профессии, владении иностранными языками, фактическом месте жительства, паспортные данные, номер и дата договора вносятся в часть «Общие сведения».
2. Во второй раздел записывается подробная информация о воинском учете.
3. Сведения о приеме, переводах на работу в компании фиксируются на основании соответствующих приказов. Информация этого раздела дублирует записи в трудовой книжке.
4. Аттестация.
5. Повышение квалификации.
6. Профессиональная переподготовка.
7. В раздел вносятся сведения о поощрениях, наградах.
8. Часть должна содержать информацию о всех видах отпусков в течение периода работы в компании.
9. Социальные льготы.
10. Дополнительные сведения.
11. Информация об увольнении.

Документ имеет формат А3. Данные о работнике вносятся с обеих сторон. Для обеспечения сохранности формы T–2 в течение 75 лет личные карточки рекомендуется распечатывать на тонком картоне.

• систематизация персональных данных работников;
• учет движения кадров;
• предотвращение конфликтных и курьезных ситуаций: подпись работника становится доказательством ознакомления с изменениями условий труда, переводом на должность и т.п. и подтверждением верности персональных данных.

Основное значение личной карточки – документ прямо подтверждает трудовой стаж физлица. Включенную в форму T–2 информацию правомерно использовать для выдачи справки о работе по совместительству, заполнения дубликата трудовой книжки.

Личную карточку работника следует отличать от анкеты – документа, который не имеет утвержденной законодательно формы. Включать ее в номенклатуру дел компании необязательно. Анкета заполняется лично работником в произвольной форме.

Документальное оформление трудовых отношений находится в компетенции отдела кадров организации. Введение личных карточек работников возлагается на сотрудника данного структурного подразделения: начальника отдела, специалиста, юриста, делопроизводителя, эксперта, юрисконсульта.

Лицо может занимать иные должности, предусмотренные штатным расписанием компании. Кадровая служба в организации отсутствует – трудовые отношения оформляет бухгалтер, помощник (секретарь) руководителя. Обязательное условие – в должной инструкции ответственного за оформление формы T–2 работника необходимо прописать соответствующую функциональную обязанность.

Происходит прием на работу в компанию – с работником заключается договор, издается приказ. После этого на нового сотрудника заводится личная карточка. Кроме заключенного договора о принятии на работу в штат или по совместительству для заполнения формы понадобятся документы:

• паспорт;
• СНИЛС;
• трудовая книжка (заверенная на основном месте работы копия – для совместителей);
• документы об образовании, степенях, повышении квалификации, прохождении переподготовки;
• документы воинского учета;
• ИНН;
• документы о награждениях.

Указанных в документах сведений недостаточно для оформления личной карточки работника – ответственное за заполнение формы T–2 лицо имеет право запросить иные документы:

• о дополнительной профессии;
• работе по совместительству;
• наличии детей;
• фактическом месте жительства.

Заполнение личной карточки работника производится строго в соответствии с предоставленными физлицом документами.

Наименование компании, названия учебных заведений, вид работы, иностранный язык и т.д. записываются полностью. Сокращения допускаются в графе «Пол» – М или Ж – и при заполнении информации о населенных пунктах (месте рождения, жительства). В графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии.

С каждой записью 3 раздела формы T–2 работник знакомится под роспись. При отказе физлица проставить подпись в карточку заносится соответствующая отметка и составляется акт (форма документа – свободная).

Законодательство допускает внесение дополнительных строк в разделы документа. Внесение иных изменений в форму T–2 запрещается.

Допускается занесение общей информации о работнике, сведений о воинском учете в электронном виде. Однако необходимость ознакомления работника под роспись с информацией 3 раздела требует обязательную распечатку документа.

При изменении данных старая информация (например, фамилия до вступления в брак) аккуратно зачеркивается, указывается документ – основание для внесения изменения и новые сведения. Обновление информации работник отдела кадров заверяет подписью, записывает дату.

Личная карточка работника заполняется в специальной компьютерной программе – кодирование сведений происходит автоматически. В иных случаях вопрос о необходимости проставления кодов решается руководством компании. Законодательные документы об обязательном кодировании сведений отсутствуют.

При заполнении и ведении форм T–2 следует помнить: невнимательность, путаница в документообороте – небольшие проблемы для организации. Нарушение законодательных нормативов по кадровому делопроизводству может стать серьезной неприятностью для руководителя, вплоть до привлечения к административной, уголовной ответственности.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Личная карточка работника форма т 2

При приеме в штат нового сотрудника, специалист отдела, отвечающего за учет кадрового состава, обязан в соответствии с распорядительным документом о его зачислении оформить личную карточку, имеющую унифицированную форму Т2. Эта форма является документом, в котором регистрируются и хранятся личные данные персонала предприятия. Информация в форму Т2 вносится из документов, содержащих персональные сведения, а также со слов сотрудника, на которого она заполняется. Достоверность всех данных, зафиксированных в карточке, работник должен завизировать своей подписью, которая проставляется в конце 2-го раздела.

Документы, являющиеся основанием для внесения данных в личную карточку:

• документ, подтверждающий личность;
• документ о трудовом стаже;
• документ, выданный военным комиссариатом для лиц, имеющих военную обязанность;
• документ об образовании;
• СНИЛС;
• ИНН;
• распорядительный документ о приеме в штат.

Для заполнения личной карточки работника необходимо обладать соответствующими знаниями в области документооборота и придерживаться установленных норм и правил. Для сотрудников с большим трудовым стажем это не составляет никакого труда.

1. Наименование предприятия фиксируется в карточке так же, как и прописано в уставных документах.
2. Табельный номер сотрудника должен состоять не более чем из 6 цифр. Он не изменяется на протяжении всего времени работы.
3. ИНН и СНИЛС переписываются со свидетельств, выданных соответствующими государственными органами. С 2015 года наличие ИНН у работника является обязательным.
4. В ячейке «Алфавит» проставляется первая буква фамилии сотрудника.
5. Характер работы должен быть идентичен положениям, содержащимся в трудовом договоре относительно этой позиции, и может иметь 2 значения: «постоянно», «временно».
6. Информация о виде работы должна быть зарегистрирована по распорядительному документу о зачислении работника в штат и может иметь значения: «основная», «по совместительству».
7. Пол сотрудника указывается одной заглавной буквой.
8. ФИО вносится на основании документа, подтверждающего личность, не допускается сокращений.
9. Число и год рождения вносятся цифрами, а месяц – прописью в текстовой ячейке, в ячейке кода дата полностью указывается цифрами.
10. Длина текста в строке «место рождения» не должна состоять более чем из 100 символов. Территориальные единицы прописываются в соответствии с общепринятыми сокращениями.
11. Код места проживания заполняется по классификатору разделения территорий на администрирование.
12. Гражданство заполняется по классификатору о населении.
13. Языки, которые знает работник, вносятся полностью без сокращений. В ячейке кодировки проставляются 2 кода – код языка и код степени владения им.
14. Образование вносится из классификатора специальностей. При внесении информации об учебном заведении допускаются сокращения, не изменяющие смысл названия.
15. Данные о квалификации работника заполняются на основании документа об окончании учебного заведения. Присвоенная степень проставляется только для работников с высшим образованием.
16. Запись о профессии проставляется полностью согласно штатному расписанию. Код берется из ОКПДТР.
17. Информация о стаже заносится из трудовой книжки.
18. Данные о семейном положении вносятся из паспорта. Код проставляется согласно классификатору.
19. Состав семьи должен содержать сведения о близких родственниках, а также степени их родства.
20. Информация о паспортных данных переносится из документа в строгом соответствии.
21. Адрес места регистрации и места проживания вносятся по правилам, установленным для записи о месте рождения.
22. Раздел о воинском учете подлежит заполнению только в отношении сотрудников, имеющих военную обязанность в силу закона.
23. Третий раздел личной карточки дополняется на протяжении всего времени нахождения сотрудника в штате организации. Первоначально вносится запись о приеме. Затем по мере возникновения событий вносятся дополнительные сведения о нахождении в отпусках, прохождении аттестаций, поощрениях, переводах и пр.

При верном внесении всех необходимых данных, образец формы Т-2 будет иметь следующий вид:

Также необходимо учесть, что для внесения исправлений в личную карточку следует придерживаться четких инструкций. При смене фамилии, имени или отчества допускается полная замена карточки с сохранением предыдущей редакции для отслеживания истории изменений. При смене работником адреса места проживания или гражданства допускается внесение исправлений зачеркиванием.

Если у вас возникли вопросы при заполнении формы Т2, вы можете обратиться за онлайн-консультацией к нашим юристам.

Я являюсь практикующим юристом. В моей практике было много различных спорных юридических ситуаций. На страницах этого сайта я готова поделиться с вами своим опытом в решении различных юридических вопросов.