Должностная инструкция документы - Полезный портал

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ: ПОНЯТИЕ, РЕКВИЗИТЫ, СОДЕРЖАНИЕ Кошелева Тамбовский государственный университет имени Должностная инструкция — это внутренний документ, закрепляющий трудовую функцию и перечень обязанностей, права и пределы ответственности по конкретной должности с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также квалификационные требования, предъявляемые к занятию этой должности. При этом должностная инструкция утверждается как самостоятельный документ или может быть приложением к трудовому договору. Основной акцент делается на определение круга трудовых обязанностей, которые возлагаются на определенную должностную единицу не на какого-либо конкретного сотрудника. А поскольку должность - первичный элемент структуры управления, то должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, или рабочее место, если в подразделении имеется несколько работников, занимающих одинаковые должности, но выполняющих различную работу. В этом случае в заголовке к должностной инструкции необходимо отразить общее назначение деятельности каждого работника к примеру - «Должностная инструкция старшего бухгалтера по расчетам заработной платы». Таким образом, должностные инструкции выполняют организационные, регламентирующие, регулирующие функции. Применение должностных инструкций позволяет: 1 обеспечить четкое разграничение обязанностей между работниками; 2 исключить дублирование и параллелизм в выполнении отдельных работ; 3 организовать взаимодействие сотрудников при выполнении сложных работ. Также должностные инструкции помогают оценивать деятельность работников и применять к ним меры административного воздействия. Кроме того, они позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труд, принцип разделения и кооперации труда. Должностная инструкция должна быть оформлена на общем бланке организации. Ее обязательными реквизитами являются: — наименование организации, разработавшей инструкцию ставится в левом верхнем углу ; — наименование вида документа реквизит располагается после реквизита наименования организации ; — дату указывается от левого поля после наименования вида документа ; — номер располагается на одной строке с датой ; — заголовок к тексту пишется после наименования вида документа ; — гриф утверждения или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится ставится в верхней правой части первого листа ; — текст; — подписи составителей располагаются после текста ; — печать ставится на гриф утверждения ; — визы согласования, включая ознакомительную визу работника ставится в нижней части. Должностная инструкция: - разрабатывается - руководителем структурного подразделения; - визируется - юрисконсультом предприятия и кадровой службой; - утверждается - руководителем предприятия или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. После утверждения работник проставляет на последней странице первого экземпляра подлинника должностной инструкции ознакомительную визу: «С инструкцией ознакомлен, подпись, дата». Для составления качественной должностной инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполняемых работником, занимающим определенную должность, т. Это позволит сформулировать требования, предъявляемые к знаниям, опыту кандидата на замещение соответствующей должности. Текст должностной инструкции содержит следующие разделы: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, служебное взаимодействие. В разделе «Общие положения» устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляют нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности. В разделе «Функции» перечисляют основные направления деятельности работника. В разделе «Должностные обязанности» должны быть определены конкретные виды работ, выполняемых работником. В разделе «Права» устанавливают права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей. В разделе «Ответственность» указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник. В разделе «Служебное взаимодействие» определяют круг служебных связей, регулируются производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать порядок предоставления отчетов, планов, других документов, периодичность предоставления отчетной информации и т. Должностная инструкция составляется в трех экземплярах: - первый экземпляр хранится в кадровой службе; - второй - у руководителя подразделения; - третий — у работника. При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. Инструкция должна быть гибкой и динамичной, иметь четкую структуру, содержать понятные формулировки. При регламентированных изменениях в деятельности подразделения необходимо вносить изменения в должностные инструкции работников. При незначительных изменениях или частичном перераспределении обязанностей между работниками изменения в должностные инструкции вносятся приказом распоряжением руководителя организации или заместителем руководителя, если он утверждал инструкцию. Необходимость в переработке должностных инструкций их новом утверждении возникает в случае серьезных изменений в деятельности подразделений, а также в случае накопления большого числа изменений частного характера. В связи с этим одна из задач руководителя подразделения — отслеживание изменений в деятельности организаций их подразделений, регламентированных нормативно-правовыми актами, в целях их отражения в должностных инструкциях работников. Составление должностной инструкции состоит из нескольких этапов: 1 подготовительный оценивается необходимость введения новых должностных единиц, определяется общий круг должностных обязанностей и место должности в организационной структуре, предусматривается определенный комплекс полномочий и ответственность работника ; 2 разработка проекта документ наполняется реальным содержанием, фиксируются обязанности, определяются права ; 3 согласование проекта; 4 утверждение должностной инструкции; 5 ознакомление с должностной инструкцией персонала, занимающего соответствующие должности. Таким образом, должностная инструкция — это внутренний документ, закрепляющий трудовую функцию и перечень обязанностей, права и пределы ответственности по конкретной должности. Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору, а может утверждаться как самостоятельный документ. Разработка должностных инструкций обеспечивает четкое разграничение обязанностей между работниками, исключает дублирование и параллелизм в выполнении отдельных работ и помогает организовать взаимодействие сотрудников при выполнении сложных работ. © 2003-2015 Официальный сайт Тамбовского государственного университета имени Державина Все права защищены. При использовании материалов ссылка на сайт обязательна.

Другие статьи на тему:

Copyright © 2006-2016
rthl.ru

Юридические услуги

Главная > КАТЕГОРИИ СПОРОВ > ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ > ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ, КАК ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ ДОЛЖНОСТНУЮ ИНСТРУКЦИЮ? СТРУКТУРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ, КАК ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ ДОЛЖНОСТНУЮ ИНСТРУКЦИЮ? СТРУКТУРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

В целях соответствия содержания и внешнего вида должностных инструкций требованиям, принятым Государственным стандартом и разработанным в развитие этого Стандарта Методическим рекомендациям ВНИИДАД ФАС РФ "ОРД. Требования к оформлению документов" при разработке шаблона должностных инструкций предлагаем воспользоваться нижеследующей структурой.

Состав реквизитов должностной инструкции в соответствии с предписаниями разд. 2 ГОСТа включает:

- наименование организации - автора (разработчика) документа;

- наименование вида документа;

- регистрационный номер документа;

- место составления или издания документа;

- гриф утверждения документа;

- заголовок к тексту;

- отметка о наличии приложения;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- отметка о заверении копии документа;

- отметка об исполнителе;

- идентификатор электронной копии документа.

Наименование организации - автора (разработчика) документа должно указываться полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в ее учредительных документах. Уточним, что наименования организаций, относящихся к ведению субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) собственный государственный язык, должны указываться на обоих языках.

Непосредственно над полным наименованием организации - автора (разработчика) указывается сокращенное либо, в отсутствие такового, полное наименование вышестоящей организации (органа управления (власти)) (при их наличии). Сокращенное наименование организации - автора (разработчика) указывается в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах.

Наименование обособленного структурного подразделения организации - филиала, территориального отделения, представительства и пр. - указывается, если именно оно является автором (разработчиком) документа.

Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000 - "Организационно-распорядительная документация"). Код должностной инструкции . как элемента организационно-распорядительной документации: 0253051.

Наименование вида документа располагается ниже последней строки реквизита "Наименование организации" на одну-две строки. Для отображения наименования вида документа может быть использован шрифт в полужирном и (или) прописном начертании: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ).

Дата документа - это реквизит, в котором зафиксировано время утверждения, подписания и т.п. документа. В рассматриваемом нами случае это дата утверждения должностной инструкции (об утверждении документа и соответствующем реквизите см. ниже). Дата документа указывается непосредственно после его утверждения должностным лицом с соответствующими полномочиями. Дата документа располагается на одну - две строки ниже реквизита "Наименование вида документа" с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.

Регистрационный номер документа - это номер, присвоенный ему в соответствии с правилами регистрации документов в организации. Уточним, что регистрационный номер должностной инструкции . помимо порядкового номера, присвоенного документу в составе функциональной подгруппы (подгруппы инструкций в составе группы организационно-нормативной документации), может включать и иные условные цифровые обозначения, как-то: индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции ) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа, информация об исполнителе документа и др. Регистрационный номер документа дополняется условным обозначением номера "N" и указывается на одной строке с реквизитом "Дата документа" (правее последнего) непосредственно после утверждения проекта должностной инструкции - с поступлением на регистрацию с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции .

Место составления документа указывается в том случае, если это не представляется возможным определить по реквизиту "Наименование организации" - например, если в наименовании организации не упоминается соответствующая информация. Напротив, из наименования "Негосударственное образовательное учреждение "Тверской центр детского творчества" следует, что местом составления должностной инструкции является г. Тверь и, следовательно, в этом случае нет необходимости применять данный реквизит при оформлении документа.

Место составления или издания должностной инструкции указывается в соответствии с принятой системой административно-территориального деления, при этом для юридических лиц местом составления документа, как правило, является место его нахождения, определяемое по месту государственной регистрации (по так называемому юридическому адресу) организации. Наименования населенных пунктов, указываемые в качестве места составления должностной инструкции, в необходимых случаях могут быть дополнены общепринятыми сокращениями.

Гриф утверждения документа - это реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает: слово УТВЕРЖДАЮ (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия, а также дата утверждения, оформленная в соответствии с вышеизложенными правилами, но чаще словесно-цифровым способом). В отношении должностных инструкций применение подобного подхода оправданно, если необходимо одновременно ввести в действие более чем одну должностную инструкцию. Кроме того, приказами вышестоящих организаций (органов управления (власти)), могут утверждаться должностные инструкции первых лиц (руководителей) организаций, занимающих по отношению к указанным организациям (органам) подчиненное положение.

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу лицевой стороны первого (титульного) листа должностной инструкции .

Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать содержание и функциональное назначение документа. Заголовок к тексту должностной инструкции должен быть согласован с наименованием документа и обычно формулируется в родительном падеже (например, "должностная инструкция бухгалтера").

Заголовок к тексту располагается на одну или две строки ниже реквизита "Место составления документа". При расположении реквизита принимается во внимание вид бланка, на котором выполнено оформление документа.

Текст должностной инструкции содержит основное смысловое содержание документа. В соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации текст должностной инструкции может составляться на государственном языке Российской Федерации либо на государственных языках субъектов Российской Федерации.

Как отмечалось ранее, для должностной инструкции наиболее типично изложение ее основного смыслового содержания в виде связного текста, представляющего собой грамматически и логически согласованную информацию о полномочиях, взаимоотношениях и ответственности соответствующего должностного лица (категории работников). При включении таблиц в текст должностной инструкции следует:

- снабдить графы и строки таблицы заголовками, выраженными именами существительными в именительном падеже;

- согласовать имеющиеся в таблице подзаголовки граф и строк с заголовками.

Основные элементы структуры текста должностной инструкции - разделы - должны иметь названия и нумерацию, выполненную римскими цифрами. Для отображения названий разделов может быть использован шрифт в прописном начертании: ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. Точки в конце заголовков не проставляются.

Пункты и подпункты названий не имеют и нумеруются в составе соответствующих разделов арабскими цифрами.

Если должностная инструкция разработана на основании (во исполнение) документов (например, организационно-распорядительных) других организаций (органов управления (власти)) либо ранее изданных документов (к примеру, типовой должностной инструкции), то об этом следует сделать соответствующее упоминание в тексте.

Текст должностной инструкции располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита "Заголовок к тексту" с выравниванием по ширине. При расположении текста должностной инструкции на двух и более страницах последние, за исключением титульной (первой), снабжаются нумерацией. Нумерация страниц документа производится в возрастающем порядке арабскими цифрами. Номера страниц указываются посередине верхнего поля. Точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся.

Отметка о наличии приложения применяется при оформлении должностной инструкции в следующих двух случаях:

1. Должностная инструкция, выполняющая функцию основного документа, имеет приложение (приложения). Если приложение (приложения) к документу упоминаются по тексту должностной инструкции, то отметка о наличии приложения оформляется одной-двумя строками ниже последней строки реквизита "Текст", например, следующим образом: "Приложение: на 3 л. в 1 экз.".

Если же должностная инструкция имеет приложение, не упоминаемое по тексту, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: "Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта на 1 л. в 1 экз.".

Отметка о наличии приложения, в свою очередь, имеющего приложение, оформляется следующим образом: "Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта и приложение к нему, всего на 2 л.".

Отметим также, что приложения в составе документа должны быть подписаны исполнителями (разработчиками) приложений или их непосредственными начальниками (руководителями структурных подразделений, в которых разрабатывались те или иные приложения). Подпись (подписи) под приложением оформляется в соответствии с правилами, предусмотренными для оформления реквизита "Подпись" (см. ниже).

2. Должностная инструкция является приложением к другому документу, например организационно-распорядительному (приказу), в соответствии с которым она утверждена и (или) введена в действие. В этом случае соответствующая отметка располагается в правом верхнем углу титульного листа должностной инструкции.

Отметка включает слово "Приложение", отделенное от него пробелом знак "N", дополненный через пробел арабской цифрой, указывающей на порядковый номер приложения, наименование вида документа, к которому прилагается должностная инструкция, его дата и регистрационный номер.

Для отображения отметки, как это предусмотрено ГОСТом, может быть использован шрифт в прописном начертании: ПРИЛОЖЕНИЕ. Допускается центрировать это слово, а также наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки реквизита в пределах зоны его расположения.

Подпись - реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную роспись уполномоченного должностного лица. Элементами данного реквизита, помимо собственноручной росписи (личной подписи), являются: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на соответствующем бланке), а также расшифровка подписи, включающая инициалы и фамилию лица, подписавшего документ.

Подпись располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита "Отметка о наличии приложения".

Гриф согласования документа - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции по тем или иным обстоятельствам подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами, в том числе в целях оценки обоснованности содержания проекта, соответствия его законодательству, нормативно-правовым актам и управленческим решениям, принятым ранее соответствующими организациями (органами управления (власти)).

Гриф согласования документа включает слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование организации, интересы которой данное лицо уполномочено представлять, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений по содержанию проекта должностной инструкции гриф согласования документа не подписывается до урегулирования этого вопроса между организацией - автором (разработчиком) и организацией, с которой производится согласование.

Гриф согласования документа располагается одной-двумя строками ниже последней строки реквизита "Подпись". В отдельных случаях (например, при необходимости одновременного согласования значительного количества однотипных документов, объединенных в один документационный пакет) допускается оформление реквизита на отдельном листе - так называемом листе согласования.

В подобном случае на проекте документа непосредственно перед реквизитом "Подпись" (на свободном месте) указывается: "Лист согласования прилагается". Заполненный лист согласования подписывается и датируется уполномоченным должностным лицом организации - автора (разработчика) документа, после чего прилагается к проекту документа и вместе с последним представляется на подпись.

Визы (виза) согласования документа - реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица организации - автора (разработчика) документа с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции по тем или иным обстоятельствам подлежит внутреннему согласованию с заинтересованными должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия, в том числе в целях оценки обоснованности содержания проекта, соответствия его локальным актам и управленческим решениям, принятым ранее организацией.

Виза согласования документа включает наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование структурного подразделения, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений (замечаний, предложений и т.п.) по содержанию проекта должностной инструкции (в целом или его отдельным положениям) об этом делается соответствующая отметка.

Виза согласования документа располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита "Гриф согласование", а в его отсутствие - ниже последней строки реквизита "Подпись".

В крупных организациях с развернутыми организационными структурами проекты документов организации, как правило, направляются на внутреннее согласование должностным лицам финансовой, экономической и иных служб, юристу организации, а также заместителю руководителя организации, в ведении которого находится вопрос (направление) деятельности, затрагиваемое в содержании проекта документа. Замечания (предложения) к проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных соответствующими должностными лицами организации.

В связи с тем что должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которой применяется исключительно в организации, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 допускается оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Кроме того, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.

Отметка о заверении копии документа оформляется только на копиях должностных инструкций. Реквизит включает заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, а также дату заверения. Применение оттиска печати для заверения копий документов допускается по усмотрению организации. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа, а также номер телефона, по которому с ним при необходимости можно связаться. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Фото, картинка, рисунок должностной инструкции - скачать, посмотреть

По вопросам составления и экспертизы договоров, дополнительных соглашений, исковых заявлений рекомендуем обратится к юристу по телефону - 8 (919) 722-05-32

Абонентское обслуживание физических и юридических лиц - www.mashenkof.ru

Правила оформления методических инструкций

Список используемой литературы

Методическая инструкция (МИ)-- документ, устанавливающий единые нормы и правила выполнения отдельных видов работ, поясняющий требования стандарта и не вошедшие в него в силу специфики работ, а также осуществление контроля по их выполнению[1]. Одной из главных проблем является то, что правила к методическим инструкция не нормированы какими-либо нормативными документами. Организации сами решают эту проблему. Целью моей работы является установление правил оформления, содержания, построения методических инструкций. Немаловажным является и то кем они могут разрабатываться и кем принимаются. Анализ технологии разработки таких нормативных документов как методическая инструкция позволит более глубоко понять все нюансы разработки более сложных документов, таких как технические условия, стандарты организаций, и, наконец, национальные стандарты. Так же, в своей работе я хочу установить отличие методических инструкций от стандартов организации. В ходе работы будут приведены примеры различных методических инструкций, а так же связанных с ними нормативных документов.

Разработка методической инструкции

Чаще всего методические инструкции регламентируют порядок проведения работ на предприятии, а стандарты организаций, в свою очередь, могут разрабатываться на продукцию, процессы и услуги, оказываемые в данной организации. В отличии от стандартов организации.

Методические инструкции разрабатываются непосредственно в организации по инициативе заинтересованных должностных лиц, в то время как разработчиком стандартов организации является отдел по стандартизации предприятия. Кроме того, руководство предприятия вправе поднять вопрос о необходимости разработки той или иной методической инструкции, и дать указания к разработке в соответствующее подразделение, к компетенции которых относится данный вопрос (в ряде случаев отдел по стандартизации предприятия). В данном случае оплата работ производится из бюджета предприятия. В случае необходимости руководство предприятия может привлечь к разработке методической инструкции специалистов сторонних организаций. Методическая инструкция может разрабатываться любым структурным подразделением предприятия. Разработчиком может являться как один работник структурного подразделения предприятия, так и группа работников. После принятия решения о разработке методической инструкции разработчиком издается распорядительный документ, устанавливающий цели, сроки и направления разработки методической инструкции[2]. Так же разработчик должен составить план работ по разработке методической инструкции, который утверждается руководителем структурного подразделения, на которого возложена ответственность за разработку инструкции. Разработчик в дальнейшем должен следовать составленному плану.

Далее разработчиком подготавливается проект методической инструкции с приведением технического и экономического обоснования необходимости разработки данной инструкции. Данный проект проходит экспертизу юридической службы предприятия либо подлежит внешнему аудиту (проверка независимыми экспертами). Так же проект обязательно должен пройти обязательную экспертизу экономической и технической обоснованности разработки, для установления затрат на внедрение, выгоды от внедрения, улучшения качества работы предприятия. Результат экспертизы может быть положительным или отрицательным.

При положительных результатах экспертизы, проект оформляется как действующая методическая инструкция. Инструкция должна быть утверждена руководителем предприятия либо руководителем структурного подразделения. Часто методическую инструкцию согласуют с техническим комитетом по стандартизации, за которым закреплено данное предприятие. Далее разработчик, за счет предприятия, распространяет копии методической инструкции в предназначаемые структурные подразделения. Оригинал же хранится в отделе по стандартизации, либо в службе по делопроизводству.

При отрицательных же результатах экспертизы, проект методической инструкции отклоняется и передается на доработку разработчику.

Если для внедрения методической инструкции необходимо изменить или отменить иные нормативные документы, действующие на предприятии, то руководитель разработки одновременно с разработкой проекта обеспечивает подготовку обоснованных предложений по пересмотру, изменению или отмене действующих нормативных актов.

При составлении методической инструкции, связанной с порядком работы на предприятии, разрабатываемый орган должен направить проект инструкции в профсоюз предприятий, отстаивающий интересы большинства служащих.

После принятия методической инструкции руководство предприятия обязано производить контроль над выполнением ее требований, и обеспечить ее своевременную актуализацию.

Оформление методической инструкции

В целом, методическая инструкция является одним из нормативных документов организации или предприятия. Поэтому, к ее оформлению предъявляются те же требования что и к другим нормативным документам. На организации могут быть созданы собственные правила оформления, но, зачастую, используются положения, изложенные в национальном стандарте ГОСТ Р 6.30 [3] Хочу отметить, в оформлении методической инструкции много общего с оформлением национального стандарта и стандартов организации. Несмотря на то, что правила оформления для методических инструкции нигде не регламентированы, разработчик чаще всего использует положения ГОСТ Р 1.5, но существует и ряд особенностей, которые далее я хочу рассмотреть.

Для оформления методических инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов организации или предприятия. Банк методической инструкции должен содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения. Гриф утверждения является обязательным для методических инструкций. Гриф утверждения ставится на титульном листе инструкции[3]. Стандарт ГОСТ Р 6.30 устанавливает следующий вид грифа утверждения:

По необходимости на титульном листе методической инструкции может размещаться гриф согласования. В обязательном порядке оба грифа должны быть заверены печатями организации.

Помимо грифа утверждения, на титульном листе должно указываться название организации, в которой применяется данная методическая инструкция и эмблема этой организации (если организация не государственная). По ГОСТ Р 6.30 эмблема организации размещается на документе согласно уставу организации (в рассматриваемом случае, чаще всего в левом верхнем углу титульного листа). Название должно быть указано полностью, с указанием адреса расположения и контактной информации. В названии организации не допускается использовать сокращения, должен присутствовать код организации по ОКПО, стоящий после названия организации. На титульном листе может указываться разработчик инструкции, его фамилия, имя и занимаемая должность. Пример оформления титульного листа представлен в Приложении 2

Методическая инструкция может оформляться как на чистых листах, так и на бланках организации с нанесенными на него реквизитами. При оформлении методической инструкции на бланке организации должен использоваться бланк конкретного вида документов. ГОСТ Р 6.30 устанавливает, что каждый бланк организации должен иметь поля: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

Название методической инструкции располагается в центре титульного листа. Чаще всего, аналогично с национальными стандартами, название выделяют жирным шрифтом. Под название, так же выделяя жирным шрифтом, указывают двухзначный номер методической инструкции. Номер присваивают в порядке издания методической инструкции. Год издания указывают после номера через дефис. На последней строчке титульного листа указывается город, в котором была принята данная инструкция и год ее опубликования.

При печати инструкций используются листы из белой, плотной бумаги формата А4. Текст инструкции должен хорошо читаться. С этой целью используется типографская краска черного цвета.

Текст методической инструкции дожжен быть выполнен с использованием гарнитуры шрифта Times New Roman. Абзацный отступ должен быть одинаковым по всему тексту инструкции. Допускается использовать любые сокращения, любые символы и буквы любых алфавитов. Расстояние между заголовком раздела и предыдущим или последующим текстом, а также между заголовками раздела должно быть равно не менее чем четырем высотам шрифта, которым набран основной текст инструкции.(ГОСТ 1.5) Каждая страница, кроме титульного листа, должны быть пронумерована. В нумерации страниц допускается использовать любое расположение цифр, но предпочтительным является расположение в правом верхнем углу. Каждый новый раздел инструкции выделяется заглавными буквами и ему присваивается порядковый номер. Дополнительно к выделению заглавными буквами может добавляться выделение жирным шрифтом. Расположение названия раздела может быть произвольным: либо выровнено по левому краю, либо по центру. Название подраздела так же выделяется полужирным шрифтом, но не выделяется заглавными буквами. Располагается название подраздела строго по левому краю.

В методической инструкции допускается использовать приложения в виде графиков, таблиц, диаграмм, схем, формул и т.п. Приложения располагают после текста инструкции. Обозначение приложения используется те же правила, что и в обозначении разделов. Текст приложения не должен отличаться от текста методической инструкции. Приложения обозначаются буквами русского алфавита или арабскими цифрами. Отметку о наличии приложения указывают в содержании с указание номера страницы.

В методической инструкции обязателен раздел «Ознакомление» (Приложение 3). Его оформляют в виде таблицы, содержащую столбцы фамилии сотрудников, для которых предназначается данная инструкция, подпись и примечания.

методическая инструкция нормативный документ

Содержание и структура методической инструкции

Приступая к рассмотрению требований к содержанию методической инструкции, прежде всего, уточню, что под содержанием следует понимать всю включенную в документ информацию. В свою очередь, основным информационным компонентом инструкции является ее текст. Текст методической инструкции должен содержать достоверную информацию, не противоречить другим, ранее изданным документам предприятия, а так же нормативно-правовым документам, законодательству РФ. Текст инструкции должен быть структурирован и разделен на соответствующие разделы. Структурные элементы должны быть взаимосвязаны и отражать всю необходимую информацию о назначении, области применения и сущности инструкции. Так же в методической инструкции должны приводиться сведения используемых, при составлении, иных нормативных документов, стандартов, правил и норм. Текст инструкции может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел и пункт должен быть пронумерован арабскими цифрами. Содержание приложений может быть представлено в виде связанного текста, таблиц, анкет, графиков, иллюстраций или их комбинации. Выбор конкретного способа представления, как правило, определяется функциональным назначением приложения.

Текст методической инструкции можно разделить на 3 части: вводная часть, основная часть и заключение. Вводная часть содержит основную информацию об инструкции: область применения и распространения, используемые документы, назначение инструкции, указываются причины разработки (Предисловие, Область применения, Содержание, Нормативные ссылки). Основная часть - суть документа (Основные положения). Содержит основные нормативные положения методической инструкции, может быть представлена разделенной на несколько разделов, либо в виде одного раздела, разделенного на пункты. Заключительная часть методической инструкции представлена в виде приложений и элемента «Ознакомление». Название разделов, подразделов, пунктов могут иметь названия, выраженные именем существительным в именительном падеже, и должны в краткой форме отражать содержание соответствующих элементов. Названия подпунктов должны быть согласованы с названием пунктов.

Все части методической инструкции могут быть структурированы по абзацам и пунктам. Структуризация по абзацам характерна для основной части методической инструкции, а структуризация по пунктам - для вводной части и заключения. Структуризация приложения зависит от способа представления информации в составе приложения.

Текст методической инструкции составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

В тоже время в международных организациях, действующих на территории РФ, текст инструкции может составляться на русском или английском языках или языке страны, в которой зарегистрирована организация[4].

Перейдем к подробному описанию составных элементов методической инструкции.

В предисловии методической инструкции приводят сведения об организации, в которой действует инструкция, сведения о данной инструкции, область распространения и документы, в соответствии с которыми она была разработана. «Предисловие» размещают на следующем листе после титульного листа. Данный элемент является не обязательным и чаще всего его объединяют с элементом «Область применения».

В разделе «Область применения» методической инструкции рекомендуется указать назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки инструкции, порядок ее применения. В данном разделе могут указываться документы, в соответствии с которыми была разработана инструкция. Это могут быть документы системы менеджмента качества предприятия, нормативные документы предприятия, рекомендации или стандарты. Данный элемент размещается на следующем листе после титульного листа, либо, при наличии элемента «Предисловие», на следующем листе после элемента «Предисловие».

В элементе «Содержание» методической инструкции должны указываться наименования разделов и приложений, их обозначение и начальную страницу.

В данном разделе приводятся ссылки на все нормативные документы, используемые при составлении методической инструкции. Элемент «Нормативные ссылки» приводят если в тексте инструкции даны ссылки на стандарты, технические условия и другие документы. Порядок перечисления ссылок аналогичен со стандартами, то есть:

Другие нормативные документы (инструкции, рекомендации, правила)

Перечень ссылочных нормативных документов начинают со слов: «В настоящей методической инструкции использованы ссылки на следующие нормативные документы:» Все ссылочные документы должны быть указаны с полным наименование, обозначением и годом принятия. Нормативные ссылки располагают по старшинству: начиная с национальных стандартов, заканчивая рекомендациями и иными инструкциями. Названия нормативных документов располагают в алфавитном порядке.

Элемент «Нормативные ссылки» размещается после элемента «Область применения»

В этом элементе приводят по необходимости все термины и определения, применяемые в данной инструкции. Термины и определения могут быть как стандартизованными, так и не стандартизованными. Если термин и определения являются стандартизованными и используются в каком либо стандарте, то в скобках, после определения, указывают данный документ. По аналогии со стандартами, определения должны быть краткими и максимально точными.

Обозначения и сокращения

Если в тексте методической инструкции используется значительное количество обозначений и сокращений, то для их установления используют элемент «Обозначения и сокращения». Заглавными буквами обозначается сокращение или обозначение и через дефис приводится расшифровка. Чаще всего данный элемент объединяютс элементом «Термины, определения» и называют - «Термины, определения, обозначения и сокращения». Термины и определения должны располагаться в алфавитном порядке. Указание общепринятых и часто используемых сокращений не обязательно.

Основные положения методической инструкции могут оформляться в виде разделов, содержащих основные нормативные положения инструкции. Так же основные положения могут оформлять в один раздел «Основные положения» с разделением на пункты и подпункты. Раздел «Основные положения» является основным в инструкции, развернуто отражает все аспекты, установленные в разделе «Область применения». Положения данного раздела должны основываться на научных достижениях и на практическом опыте, должны соответствовать области распространения данной инструкции, обеспечивая выполнение задач поставленных перед разработчиком инструкции.

Данный раздел обычно представлен в виде таблицы, содержащей фамилии работников, которым предназначена инструкция, и их должность. Обязательным в таблице является столбец «Подпись». Работник обязан расписаться под своей фамилией после ознакомления и методической инструкцией. После подписания на работника возлагается ответственность по выполнению данной методической инструкции. Раздел «Ознакомление» может быть представлен как отдельный раздел в документе, так и в качестве приложения.

Материал, дополняющий основную часть документа, оформляется в виде приложения. В приложении материал приводится в виде таблиц, графиков, иллюстраций. Приложения пронумерованы либо озаглавлены буквами русского или латинского алфавитов. Каждое новое приложение начинают с новой страницы. Приложение должно иметь заголовок. В тексте методической инструкции обязательны ссылки на приложения. По аналогии с национальными стандартами, по статусу приложения могут быть обязательными, рекомендуемыми или справочными. Информация о статусе приложения должна указываться в скобках под номером приложения.

Изложение текста методической инструкции

Текст методической инструкции должен быть изложен в служебно-деловом стиле, точным, не допускать различных толкований и понятный для пользователей методической инструкции. Стиль изложения - это разновидность письменного изложения, а также совокупность присущих ему черт лексики, грамматики, фонетики, отличающих один стиль от других[4]. В контексте данного определения служебно-деловой стиль следует рассматривать как способ письменного изложения управленческой информации в составе соответствующих документов. Приведу наиболее характерные черты служебно-делового стиля:

Лаконичность, ясность и точность изложения

Нейтральный тон изложения, предполагающий отказ от разного рода «лирических отступлений», эпитетов и многословия.

Использование терминов в содержании инструкции должно быть по возможности ограничено областью распространения инструкции. То есть, используемый термин должен относиться только к той сфере, для которой была составлена методическая инструкция, причем применять их следует только в однообразном, общепринятом толковании. Недопустимо использовать различные определения термина, отступление от того определения, которое было дано в элементе «Термины, определения».

В тесте методической инструкции допускается использование сокращений, позволяющих обеспечить необходимую компрессию текста. Все используемые сокращения и их расшифровка, как было сказано выше, должны быть представлены в элементе «Обозначения и сокращения». Но, в то же время, следует отметить, что неумеренное использование большого количества сокращений может привести к перегрузке текста и усложнению его для восприятия. Общепринятые и часто используемые сокращения могут не приводится в элементе «Обозначения и сокращения» (МЧС, ТЭЦ, НИИ, ВУЗ и пр.). Однако, не допускается использовать слоговые сокращения (тех-ред, главбух, завсклад и пр.).

Основные положения инструкции должны четко соответствовать цели ее разработки, установленных в элементе «Предисловие». Текст элемента «Основные положения» должен касаться только области применения данной методической инструкции. Не должны присутствовать различные отступления.

Допускается разделение текста на подразделы. Каждый подраздел должен быть пронумерован и иметь название[5]. Опять же, текст раздел должен соответствовать своему названию. К примеру, в методической инструкции «Определение однородности партии пищевых продуктов и продовольственного сырья - продукции растениеводства и животноводства при проведении радиационного контроля» текст «Основных положений» разделен на 5 подразделов, содержание каждого соответствует его названию. Подраздел «Средства измерения» приводит перечень средств измерения, используемых для радиационного контроля продукции.

Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например, «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания…») или в безличной форме (например, «Установленный факт неоднородности отмечается в журнале или протоколе испытаний и партия подлежит разделению на несколько однородных групп»)[6].

Подводя итог своей работы, хочу отметить, что в технологии разработки методических инструкций много общего с разработкой национальных стандартов. Это и оформление, как национальные стандарты так и методические инструкции оформляются согласно положениям ГОСТ 1.5, и порядок разработки, методические инструкции так же как и стандарты разрабатываются на основании приказа руководства и согласно плану работ. Аналогично методическая инструкция, как и стандарт организации, может быть использована иными предприятиями, но только с разрешением организации-разработчика. Методические инструкции и стандарты организаций даже излагаются в одинаковом стиле. Но существуют и различия, которые были мною установлены. Например методические инструкции, в отличии от стандартов организаций разрабатываются чаще всего на правила проведения отдельных видов работ ( методика определения однородности партии продукции; управление записями и тп), в то время как стандарты организаций разрабатываются на технологические процессы, проходящие на предприятии, услуги и выпускаемую продукцию. Так же, в отличии от стандартов организации методические инструкции разрабатываются любым структурным подразделением предприятия и любым лицом, а ответственность за разработку стандартов организации лежит на отделе по стандартизации на предприятии. Не существует определенных требований и к структуре методической инструкции. Обязательными элементами являются только титульный лист, область применения и лист ознакомления.

Список используемой литературы

ГОСТ 1.5 - 2002 Межгосударственная система стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению. - Введ. 2002-09-01. - М. Изд-во стандартов, 2002. - 160с.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Введ. 2003-07-01. - М. Изд-во стандартов, 2003. - 19с.

Кадровик. Кадровое делопроизводство: информ. журн. / - М. Панорама, 2007 №2

Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. - 3-е изд. - М. Инфра-м, 2008 г. - 320 с.

МИ 1.1. Порядок разработки положений о подразделении ЯГУ. - Введ. 2006-12-06. - Ярославль: Издательство ЯГУ, 2006. - 7с.

МИ 2.1 - 2006. Определение однородности партии пищевых продуктов и продовольственного сырья -продукции растениеводства и животноводства при проведении радиационного контроля. - Введ. 2006-12-17. - Гомель, Республика Белорусь: НИРУП «Институт почвоведения и агрохимии», Изд-во НИРУП «Институт почвоведения и агрохимии» 2006. - 28с.

МИ 4.2-СП1.МИ02-2008. Общие требования к структуре содержанию, оформлению и утверждению должностных инструкций. НГУ. - Введ. 2008-07-11. - Новосибирск: Издательство НГУ, 2008. - 12с.

Положение о разработке и принятии локальных нормативных актов ОАО «Арго»: положение организации. - Введ. 2005-11-23. - Ржев: 2007 17с.

Рогожкин М.Ю. Справочник делопроизводства. - 3-е изд. - СПб. Питер, 2011г.-178с.

Санкина П.В. Правила составления и оформления инструкций / П.В. Санкина //журн. Справочник кадровика. - 2009. - №9

СТО СМК 4.2.01-10 Система менеджмента качества. Управление документацией. МЭИ (ТУ). - Введ. 2010-02-11. - М. Издательство МЭИ (ТУ), 2010. - 38с.

Порядок разработки методических инструкций

Оформление титульного листа методической инструкции

Структура текста методической инструкции