Руководства, Инструкции, Бланки

Образцы Документов Всех Видов img-1

Образцы Документов Всех Видов

Рейтинг: 5.0/5.0 (1771 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Образцы - Оформление отдельных видов документов - Все для студента

Образцы - Оформление отдельных видов документов
  • Файл формата zip
  • размером 61,22 КБ
  • содержит документ формата rtf
  • Добавлен пользователем Spring. дата добавления неизвестна
  • Отредактирован 30.10.2010 23:29
  • Скачан 183 пользователями

51 стр.
Методические рекомендации даны для наиболее употребляемых в практике работы университета документов. Включенные образцы и макеты документов наглядно показывают, как документы должны оформляться согласно действующей Инструкции по делопроизводству в университете, каковы принципы их построения и изложения.
При издании новых общегосударственных нормативно-методических документов по делопроизводству правила подготовки и оформления организационно-распорядительных и справочно-информационных документов корректируются в соответствии с их требованиями.
Содержание:
Положение
Должностная инструкция
Номенклатура дел
Приказ
Распоряжение
Письмо
Докладная записка
Объяснительная записка
Протокол
Справка
Заявление
Положение (макет)
Должностная инструкция (макет)
Номенклатура дел (макет)
Приказ ректора по вопросам основной деятельности (макет)
Приказ ректора по вопросам основной деятельности (образец)
Список на рассылку распорядительного документа (макет)
Приказ руководителя структурного подразделения по вопросам основной деятельности (директора института, колледжа) (макет)
Приказ двух организаций по вопросам основной деятельности (макет)
Выписка из приказа по вопросам основной деятельности (макет)
Распоряжение ректора (проректоров) (макет)
Распоряжение ректора (проректоров) (образец)
Распоряжение руководителя структурного подразделения (директора института, колледжа, декана факультета) (макет)
Распоряжение о командировании в пределах РБ (макет)
Письмо (макет)
Письмо (образец)
Совместное письмо двух организаций (макет)
Докладная записка (макет)
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины(макет)
Объяснительная записка (макет)
Представление (макет)
Протокол полной формы(макет)
Протокол краткой формы(макет)
Выписка из протокола (макет)
Акт по вопросам основной деятельности (макет)
Акт о приеме-передаче дел (макет)
Акт о выделении к уничтожению документов (макет)
Телефонограмма (образец)
Справка об обучении студента в университете (макет)
Заявления сотрудников университета (макет)
Заявления студента на имя ректора (макет)
Заявление студента на имя декана факультета (макет)

  • Чтобы скачать этот файл зарегистрируйтесь и/или войдите на сайт используя форму сверху.

Образцы из журнала "Секретарское дело" Минск. 2010 г. Приказ. Выписка из приказа. Протокол. Акт. Распоряжение. Указание. Письмо-запрос. Докладная записка. Объяснительная записка. Служебная справка. Личная справка.

  • 81,30 КБ
  • скачан 112 раз
  • дата добавления неизвестна
  • изменен 05.10.2010 14:23
  • будет удален через 14 дней

Другие статьи

Электронный документооборот: идем в ногу со временем

Электронный документооборот: идем в ногу со временем

По состоянию на: 08.10.2010
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2010
Автор: Циркова Н. В.
Тема: Документы кадровой службы
Рубрика: Кадровое делопроизводство

    Нормативные документы
      Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (извлечение)
      Как внедрить систему электронного документооборота

Что такое отдел кадров лет эдак двадцать назад? Небольшой кабинет, заставленный шкафами с ворохом бумажных документов и папок, трескающихся от объема разлинованных листов. Согласитесь, сегодня уже трудно представить себе кадровую службу, которая ведет делопроизводство только в традиционном бумажном виде. Век развития информационных технологий и автоматизации бизнес-процессов диктует свои условия.
Так что агитировать за переход на альтернативные носители информации, наверное, нет необходимости. Преимущества электронного документооборота очевидны. Вот только на практике то и дело возникают вопросы: имеет ли электронный документ юридическую силу, и если да, то при каких условиях? Допустимо ли вести в электронном виде учетные документы, например Книгу учета движения трудовых книжек? Какие документы могут быть переведены в электронный вид, а какие живут только на бумаге? Давайте разбираться.

Любая компания, независимо от численности работников, сферы деятельности и организационно-правовой формы, нуждается в своевременном и качественном ведении кадровой документации. Вся текущая деятельность, связанная с приемом, переводом или увольнением сотрудников, оформлением отпусков, направлением работников в служебные командировки и другими вопросами, сопровождается кадровыми документами: издаются приказы и распоряжения по личному составу, ведутся учетные документы, вносятся записи в трудовые книжки работников.

Кадровое делопроизводство - рутинная, но совершенно необходимая деятельность, требующая безупречной точности и полного соответствия положениям трудового законодательства.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА: ЕСТЬ ЛИ НЕОБХОДИМОСТЬ?

В настоящее время большая часть российских предприятий уже завершила автоматизацию основных подразделений и теперь вплотную подошла к необходимости внедрения новых технологий в службах персонала. И это диктуется отнюдь не модой, а растущей конкуренцией, необходимостью быстрого принятия решений, потребностью в оптимизации персонала и т. д.

Ведение личных дел, к примеру, давно уже разделяется на оформление и хранение соответствующей информации в компьютерной базе данных и хранение личных дел работников в бумажном виде. Причем, как правило, бумажные документы хранятся только для должного обеспечения правовых взаимоотношений работника и работодателя. Непосредственная же работа ведется с электронной версией личного дела, хранящейся в базе данных.

Хранение и ведение документов в электронных базах данных очень удобно. Все современные средства автоматизации кадрового учета поддерживают эти технологии и формируют по требованию пользователя документы на основе уже существующих: например, копии приказов и различного рода выписки.

В настоящее время появились и такие средства, которые позволяют сохранять в электронном виде копии рукописных первичных документов, хранение которых предусмотрено законом: личные заявления, анкеты, автобиографии, служебные записки и пр.

Безусловным преимуществом электронного хранения документов является быстрый поиск информации в базе.

Так, поиск по базе данных (БД) с последующим выводом на печать или отправкой работнику по электронной почте копии приказа о приеме на работу выполняется значительно быстрее, чем поиск в бумажном архиве, снятие и отправка бумажной копии.

Таким образом, электронный кадровый документооборот призван:
• оптимизировать работу отдела кадров;
• обеспечить доступность и быстроту поиска документов;
• уменьшить затраты на содержание персонала;
• усилить контроль правильности оформления и хранения документов;
• обеспечить конфиденциальность данных, содержащихся в документах (персональных данных работников);
• сделать работу отдела современной, профессиональной и продуктивной.

ТРЕБОВАНИЯ к ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ ИНФОРМАЦИИ

Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает документирование всех вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов. И внедряя в организации систему кадрового электронного документооборота, в первую очередь необходимо позаботиться о соблюдении требований нормативных актов к ведению и хранению документации.

Чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

В соответствии с ОКУД кадровое делопроизводство включает две системы документов:

1. Унифицированную систему организационно-распорядительной документации.

Правильно оформить документ - значит, придать ему юридическую силу. Необходимо уделять достаточное внимание не только содержанию, но и форме документа

2. Унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).

Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. Названный стандарт устанавливает требования к оформлению реквизитов документов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации, и требования к бланкам.

НА № 6,7‘2004Унифицированные формы (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетам с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, а также указания по применению и заполнению этих форм содержит постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов и оформлением на бланке, соответствующем стандарту

Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа, конечно же, не нужно использовать все 30, описанных в ГОСТ Р 6.30-2003.

Например, реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не приводится реквизит «Наименование вида документа».

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен и другими, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.

Какие реквизиты придают документу юридическую силу?

ГОСТ Р 6.30-2003 ограничивается перечнем реквизитов, содержащим 30 надписей, к сожалению, не указывая, какие именно надписи придают документу юридическую силу.

Полагаем, что для определения реквизитов, придающих юридическую силу документу, можно использовать положения ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники», утв. постановлением Госкомстата СССР от 06.10.1984 № 3549. Данный стандарт устанавливает требования к составу реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.

Толковый словарь Реквизит - это обязательный элемент оформления официального документа

Это следующие реквизиты:
• наименование организации - создателя документа;
• местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес;
• наименование документа;
• дата изготовления документа.

Однако документ может содержать целый ряд дополнительных реквизитов, которые для отдельных видов документов могут становиться обязательными в силу требований закона или иных нормативных актов.

Например, обязательным реквизитом заявления является личная подпись заявителя.

Помимо традиционных документов, составленных на бумажном носителе, в системе современной кадровой службы используются и электронные документы.

НА № 1‘2007Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее - Закон о защите информации) устанавливает специальные требования к таким документам (ст. 11).

Юридическая сила электронного документа подтверждается электронной цифровой подписью

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Положения Закона о защите информации не запрещают использование в электронных документах в качестве реквизитов, идентифицирующих информацию, иных аналогов собственноручной подписи.

В настоящее время широко применяются электронные архивы, электронные документы (ЭД), электронные цифровые подписи (ЭЦП), но у участников электронного документооборота нередко возникают вопросы, касающиеся правового значения их использования.

Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранен на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, признается электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, в случаях если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

В целях оформления правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи

отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Электронный архив - система структурированного хранения электронных документов, позиционируемая как основа документооборота, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа к документам.

Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Основные требования, предъявляемые к электронным документам, состоят в следующем.

Требование 1. Соблюдение требуемой письменной формы юридических действий, совершаемых с использованием электронных документов.

Требование 2. Правовое признание электронных документов или сообщений, подписанных ЭЦП или иными аналогами собственноручной подписи.

Требование 3. Соответствие электронных документов или сообщений процессуальным требованиям к доказательствам и средствам доказывания (при рассмотрении соответствующего спора в суде).

Электронный документ должен обладать всеми реквизитами «обычного» документа и формой, доступной для непосредственного восприятия человеком

Вместе с тем очевидно, что некоторые кадровые документы невозможно вести в электронной форме.

Например, строго регламентировано ведение трудовых книжек. Эти документы оформляются, заполняются и хранятся исключительно в бумажной форме.

Если документ должен содержать личную подпись работника, то обязательно его оформление в бумажном виде

Невозможность отказа от бумажной формы ряда видов кадровых документов обусловлена тем, что в них необходимо оформлять личные подписи.

Личную карточку работника (унифицированная форма № Т-2) очень удобно вести именно в электронной форме, поскольку в нее постоянно вносится информация о работнике и его работе. Однако требование в определенных случаях оформлять в личной карточке подписи сотрудника кадровой службы и самого работника, на которого заведена карточка, объясняет необходимость ведения этого документа в традиционном бумажном виде.

В электронном делопроизводстве используются как электронные документы, созданные непосредственно с помощью средств компьютерной обработки информации и подписанные электронной цифровой подписью, так и те, которые создавались как бумажные документы, а затем были переведены в электронный вид.

ДОСТУП К КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Ежедневно кадровая служба обрабатывает множество разнообразных документов и информации. В частности:
• личные документы работников;
• документы, содержащие подписи, визы, резолюции, листы ознакомления и оттиски печатей;
• заявления и служебные записки;
• трудовые книжки;
• справки и выписки;
• оценочные и опросные формы, отчеты;
• электронные письма, запросы и медиа-файлы.

Современные ERP - и HRM-системы (1С, «Парус», SAP R/3) позволяют только создавать документы и учитывать данные - вся остальная работа ложится на сотрудника кадровой службы. В результате, как это часто бывает на практике, часть информации по конкретному работнику хранится в электронном виде, часть - в личном деле (если оно ведется), часть - в различных делах в соответствии с номенклатурой дел. И поиск той или иной информации по отдельному работнику может занять значительное время, даже в таком подразделении, где делопроизводство ведется по всем правилам, а все документы «разложены по полочкам».

Давайте посмотрим, как можно облегчить процесс поиска конкретного документа и определенной информации в случае, когда кадровая документация ведется и хранится в электронном виде. Обычно процедура включает ряд этапов.

Этап 1. Рукописные или напечатанные документы со всеми необходимыми реквизитами переводятся в электронный вид, например сканируются.

Этап 2. Электронные образы документов соединяются с файлами любого другого формата: от электронного письма и таблицы Excel до фотографии.

Этап 3. Файлы интегрируются с электронной базой данных.

Этап 4. Полученный массив электронных документов хранится в структурированной, защищенной и зашифрованной электронной базе данных.

При ведении электронного кадрового делопроизводства необходимо обеспечить защиту персональных данных работников, содержащихся в кадровых документах

В результате мы получаем оперативный доступ ко всей кадровой документации, а также контроль составления, заполнения, исполнения, согласования, подписания, ознакомления и хранения кадровых документов в любом офисе, обособленном структурном подразделении, из любой точки мира и в любой момент.

Преимущества хранения кадровых документов в электронном виде очевидны.

Во-первых, разнородная информация структурируется по вопросам, процессам, процедурам, сотрудникам, подразделениям - по любому выбранному пользователем критерию.

Во-вторых, права доступа к различной информации регулируются, что приобретает особое значение для кадровой документации, содержащей персональные данные работников.

В-третьих, сокращаются временные и трудозатраты на рутинную работу: подборка документов по запросам уполномоченных органов и должностных лиц, в т. ч. и в целях предоставления документов при проверках, для подготовки статистических отчетов или аудита кадровых документов.

В-четвертых, есть возможность восстановить утраченные бумажные документы на основе их электронных образов.

Наконец, мы используем катастрофоустойчивую систему высокой надежности с шифрованием и кодированием данных, ограничением доступа к частям архива или даже к фрагментам документов для различных групп пользователей, что позволяет выполнять все требования законодательства в части защиты персональных данных.

Движение кадровых документов (получение, создание) сопровождается их регистрацией. Процедура регистрации обязательна для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях. Она представляет собой запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующую факт его создания, отправления или получения.

Традиционно используется два способа регистрации документов.

Способ 1. В специальных регистрационных журналах (книгах учета).

Регистрационный журнал - это книга с разграфленными страницами, в каждую графу которой заносится определенная информация о документе.

Способ 2. На регистрационно-контрольных карточках.

Этот вариант регистрации предполагает, что данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку.

Каждый из этих способов регистрации имеет свои преимущества и недостатки.

Так, в журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны, например трудовые книжки, договоры, счета.

С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, - письма, приказы, инструкции. Карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам - по авторам, по содержанию, по алфавиту и т. п.

Какие регистрационные формы ведутся отделом кадров?

Обязательно нужно вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, поскольку ее ведение предусмотрено законодательством и есть утвержденная форма (приложение 3 к Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России 20 10.10.2003 № 69).

Кроме того, начиная с 13 ноября 2009 г. каждый работодатель обязан вести учет своих работников, которые направлены в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств, а также учет работников других организаций, которые командированы к нему. Для осуществления такого учета предназначены две специальные формы учета командированных сотрудников:

1. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия);

2. Журнал учета работников, прибывающих в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия).

НА № 12‘2009Формы этих журналов утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

Если регистрационная форма предусматривает личные подписи работников, то обязательно ее ведение в бумажном виде

Традиционно кадровики также ведут следующие журналы:
• регистрации трудовых договоров и изменений к ним; • регистрации приказов по личному составу с различными сроками хранения;
• учета личных дел, личных карточек;
• выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;
• выдачи командировочных удостоверений;
• приема, перевода, увольнения сотрудников;
• учета отпусков.

НА № 12‘2010Большинство указанных учетных форм перечислены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

При автоматизации кадрового делопроизводства логично предположить, что регистрация электронных документов будет вестись также в электронном виде.

Всегда ли можно ли вести учетные формы в электронном виде?

В электронном виде можно вести те регистрационные (учетные) формы, которые не предполагают наличия собственноручных подписей сотрудников или исполнителей.

Например, Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязательно должна быть на бумажном носителе, поскольку содержит графу 10 «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и графу 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки».

О способах внедрения системы электронного документооборота иоповышенииегоэконо-мического эффекта см. на сайте HR-Portal

А вот журнал регистрации трудовых договоров можно вести в электронном виде с помощью компьютера.

Обычно в организации параллельно существуют две базы данных - электронная и обычная «бумажная». Работодатель «подстраховывается» на тот случай, если в ходе контрольного мероприятия проверяющий (инспектор ГИТ, налоговый инспектор и т. п.) попросит предъявить традиционные регистрационные формы с подписями сотрудников и, возможно, скептически отнесется к тому, что большинство регистрационных форм ведется в электронном виде.

Формуляр документа

2.2 Формуляр документа

Требования к оформлению реквизитов

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появился профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТе на термины и определения реквизитом документа называется "обязательный элемент оформления официального документа"22. Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. - это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлинность и подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, способ изготовления документа и т.д.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.п.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

Когда в 1920-е годы у нас в стране начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государственные стандарты на документы, касавшиеся их формы и размещения реквизитов. Эти стандарты действовали до начала 1940-х годов. Вновь работа по стандартизации документов возобновилась у нас в стране в 1960-е годы.

В1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требования к отдельным системам документации, применяемым в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядительной, первичной, учетной и др.).

В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название "формуляров-образцов".

Формуляр-образец - это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бумаги А4 (210х297мм). На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении сдокументом, применить метод однократной записи.

Правила составления и оформления служебных документов изложены в Российском стандарте ГОСТ Р6.30-97 УСОРД [«Требования к оформлению документов». Он распространяется "на организационно-распорядительные документЫуПредусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее-документы)-постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

• федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

• предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности».

Таким образом стандарт распространяется на любые, как государственные, так и негосударственные организации.

В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита, и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги, При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

ГОСТ указывает следующие реквизиты, которые могут быть использованы при создании документа:

1 Государственный герб Российской Федерации;

2 герб субъекта Российской Федерации;

3 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4 код организации - автора документа;

5 код формы документа;

6 наименование организации - автора документа;

7 справочные данные об организации - авторе документа;

8 название вида документа;

9 дата документа;

10 регистрационный номер документа;

11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 место составления или издания документа;

13 гриф ограничения доступа к документу;

15 гриф утверждения документа;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

19 текст документа;

20 отметка о наличии приложения;

22 гриф согласования документа;

23 визы согласования документа;

25 отметка о заверении копии;

26 отметка об исполнителе;

27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 отметка о поступлении документа в организацию;

29 отметка для автоматического поиска документа.

Таким образом, в стандарте перечислено 29 реквизитов. Но все реквизиты на одном документе быть не могут, так как некоторые из них взаимоисключающие, например, вид документа и справочные данные об организации; гриф утверждения и адресат. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.

Так как документы складываются из одних и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов (написание адресата, дат, грифов согласования, утверждения, порядка подписания и т.д.), заглядывая в случае необходимости в ГОСТ, можно грамотно оформить любой документ.

Бланк24 - как стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации - авторе, от имени которого документ издается, появился в 30-х гг. XIX века и нашел повсеместное распространение.

Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии <наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке конкретного документа.

Однако бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов Российской Федерации могут быть изготовлены только полиграфическим способом. ГОСТ Р 6.30-97 содержит как общие требования к бланкам документов, так и специальный раздел с требованиями к изготовлению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации.

24 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное вело. Термины и определения» так определяет бланк - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Изготавливать бланки лучше на белой бумаге, но допускается и бумага светлых тонов.

Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитов.

В организации обычно применяются два вида бланков -для письма и общий бланк для всех других видов документов. Но если известна потребность, можно иметь и бланки конкретных видов документов (например, приказа, акта и т.д.).

Руководители могут иметь должностной бланк.

Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов.

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их систему, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Заказывая бланки с изображением герба Российской Федерации, помните, что Правительством Российской Федерации 27.12.95 издано Постановление "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", в котором установлено, что "изготовление. бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне".

В новом ГОСТе Р 6.30-97 введен раздел Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. В нем указывается, что гербовые бланки подлежат особому учету:

"На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты.

При поступлении бланков:

наименование вида гербового бланка;

номер сопроводительного документа;

наименование организации - поставщика гербовых бланков;

количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков. При выдаче бланков:

наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков;

наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме".

2.2.2 Эмблема (реквизит 03)

Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. У нас в стране эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка на уровне названия организации. За рубежом эмблема в большинстве случаев располагается на левом или на правом поле бланка на уровне наименования фирмы.

2.2.3 Наименование автора документа (реквизит 06)

В бланке мы находим прежде всего автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях - наименование консорциума или промышленно-финансовой фуппы), в систему которой входит данная организация.

Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.

Наименование организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.) должно всегда соответствовать установленным требованиям законодательства, нормативных и учредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, учредительным договором).

В настоящее время быстро растет количество организаций, имеющих постоянных иностранных корреспондентов. Для переписки с ними разрабатываются специальные бланки, в которых наименование организации и ее адрес воспроизводятся дважды на русском и иностранном (чаще всего английском) языках.

Имеют свои особенности и бланки совместных международных объединений, предприятий, фирм. В них указываются страны и адреса сторон, входящих в объединение. Реквизиты таких бланков также изготавливаются на двух языках.

Реквизиты бланка могут располагаться двумя способами: вдоль верхнего поля документа (продольный бланк) или в левом верхнем углу (угловой бланк).

ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез"

Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Помещается сокращенное наименование организации ниже полного.

Общество с ограниченной ответ-ственностью "Экспресс-Тур"

Закрытое акционерное общество

Закрытое акционерное общество "Корандо"

Общество с ограниченной ответ-

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке.

Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, печатают название своей организации (а также адрес или место составления документа в общем бланке) на двух языках - национальном и русском на одном уровне продольного бланка.

Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.

2.2.4 Справочные данные об организации-авторе (реквизит 07)

Так как письмо, как правило, предполагает переписку, в бланке для письма помещается адрес организации-автора, В состав этого реквизита входит индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и WWW- страницы <если они есть), номера счетов в банке. Здесь же можно привести номер государственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения.

2.2.5 Дата и регистрационный номер документа (реквизиты 09 и 10)

В бланке документа ограничительными черточками отмечены места даты и индекса документа. Это важнейшие поисковые признаки документа. Именно по этим реквизитам находят нужный документ среди других аналогичных. Образно говоря, дата и индекс - "имя и отчество" документа.

обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы сдокументом.

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов - приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, плановдатой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, отметка для автоматического поиска документа.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков - шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0, Например, 03.04.98. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Но можно писать год и полностью. Тогда дата выглядит так; 03042000. Словесно-цифровой способ оформления дат (21 мая 2000 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан.

Дата оформляется без кавычек.

Международным стандартом предусмотрена обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число. Например: 98.03.08 или 19991104.

При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.

Регистрационный номер документа - это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию проводят децентрализованно по группам документов - обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности - в канцелярии, по кадрам - в отделе кадров. Обязательным элементом реквизита "Регистрационный номер документа" является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляются буквы К (кадры) или Л/С (личный состав). Например; Приказ №8к или приказ №21л/с.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов, кроме порядкового номера, чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02-15/ 89, где 02 - индекс структурного подразделения <например, бухгалтерии), 15 - номер дела по номенклатуре, 89- порядковый номер отправляемого документа.

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии, например В-17, Д-124.

На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо)26. Например: № 463/162/298.

Регистрационный номер на документе указывает, что он учтен и находится под контролем организации, создавшей или получившей документ.

2.2.6 Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 11)

Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит появился в ГОСТе лишь в 1972 году. Ранее эти поисковые признаки давались в начальной части текста письма. Обычно ответное письмо начиналось такой фразой: "На Ваше письмо от 12 апреля 1969 г. за № 0514.83 сообщаем. ". Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ, и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Получив ответный документ, по этому реквизиту секретарь должен подобрать копию инициативного документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе доложить руководителю. В этом случае у руководителя сразу будет полная информация: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.

В зарубежной коммерческой корреспонденции ссылка на индекс полученного документа и индекс самого документа выступают как один реквизит. Обычно он состоит из двух частей - ссылка на индекс входящего и индекс отправляемого документа. Индекс документа, на который ссылаются, оформляется первым и сопровождается словами "Ваш индекс. " Например: Yourref: ICL/RH-Ваш индекс: ICL/RH. Затем следует индекс отправляемого документа, сопровождаемый словами "Наш индекс. ". Например; Ourref: EK/R-Наш индекс: EK/R. После сопровождаемых слов ставится двоеточие, после которого проставляется индекс. Он может быть цифровым, буквенным или буквенно-цифровым.

Этот реквизит в иностранной корреспонденции оформляется в левом или правом поле и ссылки располагаются друг под другом. В инициативных документах будет только индекс отправляемого документа.

2.2.7 Место составления или издания <реквизит 12)

В общем бланке на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. Однако этот реквизит не указывается, если географическое местонахождение вошло в название организации. Например, ЗАО «Рязанские узоры» не указывает в названии г. Рязань, а АО «Шарикоподшипник» должен указать - Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. Например, г. Казань, пос. Ягодное и т.д.

Этот реквизит проставляется для исключения ошибок о местонахождении организации — автора документа.

2.2.8 Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 13)

В верхнем правом углу документа на первой странице может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации (секретно, для служебного пользования, конфиденциально и др.). Гриф ограничения доступа проставляется в соответствии с действующим законодательством и располагается у верхней правой границы текстового поля на первом листе документа без кавычек. Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.

2.2.9 Адресат (реквизит 14)

Не менее важным является знание порядка адресования документа. Адресат присутствует уже на документах XVI-XVII веков, но первоначально он занимал место в начале текста документа и выделяется в XVIII веке в отдельную строку над текстом документа. В XIX веке правила написания адресата определялись соподчиненностью учреждений. Пэред обозначением должности и фамилии указывался титул. После революции 1917 г. порядок адрес ования значительно упростился и определенный порядок был введен лишь государственным стандартом в 1972 г. От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции, непосредственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответственно быстрота решения поставленных в документе проблем.

Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания). Порядок написания адресата достаточно подробно описан в ГОСТе.

Реквизит "адресат" максимально может состоять из следующих составных частей;

• наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

• указание должности получателя (в дательном падеже);

• фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например; Иванову СИ.);

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними - 1.5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания - точки и запятые -не ставятся.

Состав реквизита "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так, для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности. Например:

Директору школы Фролову П. Н.

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:

Декану экономического факультета проф. Черепанову П.С.

Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией. Например:

Российский государственный гуманитарный университет Историко-архивный институт Зав. кафедрой Документоведения проф. Кузнецовой Т. В.

В ответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граждан обязательно указывается почтовый адрес. Например:

СамсоновойА.В. ул. Фруктовая, д.54 113556, Москва,

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции.

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего - это документы в адрес подведомственных организаций. Например:

Заведующим отделениями Сбербанка РФ

Руководителям органов юстиции субъектов РФ

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

За рубежом порядок адресования несколько иной. Перед фамилией и именем лица, которому адресуется документ, обязательно проставляется обращение. Оно может быть: "Mr", "Miss", "Missies", "Messrs" и т.п. Полное или сокращенное имя получателя указывается всегда перед фамилией.

При адресовании документа в фирму, без указания должности лица вначале проставляется ее наименование, а затем почтовый адрес.

The American Magazine 119 Sixth Avenue New York, N.Y. 11011

Направляя документ конкретному должностному лицу, необходимо указать его имя и фамилию, затем фирму и далее почтовый адрес. Например.

Mr. C.Manri Credito Milano Via Cavour Milan Italy

Г-ну проф. В.Козлову Руководителю архивной службы России Ильинка, 12, Москва, 103132, Россия