Категория: Бланки/Образцы
Как показывает практика, учет маркированных конвертов вызывает массу вопросов. К сожалению, новые правила бюджетного учета уточнений по этому поводу не внесли. Но, опираясь на положения нормативно-правовых актов, верное решение найти можно. В этом поможет наш материал.
Конверты — денежные документы?
Исходя из анализа норм пункта 107 Инструкции по бюджетному учету, которая утверждена приказом Минфина России от 30 декабря 2009 г. № 148н, маркированные конверты следует учесть в составе денежных документов (хотя прямо в указанном нормативном акте поименованы только марки). Следовательно, конверты с наклеенными на них марками должны находиться только в кассе учреждения.
Особенности кассовых операций
Любое перемещение маркированных конвертов отражают в Кассовой книге учреждения (ф. 0504514). Основанием для внесения в нее записей служат кассовые ордера: приходные (ф. 0310001) используют при поступлении конвертов в кассу и расходные (ф. 0310002) — при выдаче их из кассы. На кассовых ордерах проставляют отметку «Фондовый» и регистрируют их в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций с прочими денежными средствами.
Приобретенные маркированные конверты принимает под отчет кассир (в том числе на основании накладной, полученной из учреждений связи).
Учет операций с денежными документами ведут на отдель-ных листах Кассовой книги (обособленно от операций с наличными). Однако единая сквозная и последовательная нумерация листов сохраняется.
Заметим, что в соответствии с письмом ЦБ РФ от 28 августа 2007 г. № 29-1-1-10/3669 требуются ежедневное выведение кассиром учреждения в Кассовой книге остатка наличных денег в кассе и представление в бухгалтерию отчета кассира. О денежных документах в письме Банка России ничего не сказано. Поэтому можно предположить, что в случае отсутствия движения денежных документов остаток по ним ежедневно выводить кассиру учреждения необязательно.
Контроль за правильным ведением Кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.
Помните о нюансах переходного периода
Отметим, что порядок учета денежных документов, действующий сейчас, существенно отличается от того, который применялся до вступления в силу Инструкции № 148н. В част-ности, теперь предусмотрено, что учет денежных документов ведется совместно с другими денежными средствами и валютой в единой Кассовой книге учреждения (п. 3 приложения № 2 Инструкции № 148н).
Обратите внимание: Инструкция № 148н вступила в силу 17 марта 2009 года, но ее действие распространяется на операции, отраженные в бюджетном учете, с 1 января 2009 года.
Поэтому Методическими указаниями по переходу на новые положения Инструкции по бюджетному учету (направлены письмом Минфина России от 10 апреля 2009 г. № 02-06-07/1505) установлены следующие правила.
Во-первых, недопустимо переоформление и исправление уже сформированных с начала года первичных документов. Во-вторых, при ведении единой Кассовой книги ее листы, сформированные до применения положений Инструкции № 148н, не переоформляют.
Иными словами, заполненные с января текущего года листы «фондовой» Кассовой книги, подписанные, прошнурованные и пронумерованные, должны храниться параллельно с основной единой Кассовой книгой. А отдельные листы единой Кассовой книги, отражающие движение денежных документов, формируют с отметкой-штампом «Фондовый» начиная с момента перехода учреждения на новые правила учета (например, с 1 июня этого года).
Хранение денежных документов…
…в бюджетном учреждении организует кассир. Маркированные конверты содержат в местах (помещениях, сейфах), отвечающих требованиям их сохранности. Кассир как ответственное лицо обеспечивает надлежащий учет их поступления и выдачи.
Выдача денежных документов
Кассир передает маркированные конверты для использования материально ответственным лицам, на которых возложены обязанности по оформлению, выдаче и использованию конвертов под отчет.
Список названных работников определяет руководитель учреждения.
Кроме кассовых документов при этом оформляют накладную или регистрируют операции в Журнале выдачи под отчет денежных документов. В нем должны быть отражены следую-щие данные:
— дата выдачи денежных документов;
— фамилия, имя, отчество лица, которому они выдаются;
— количество выданных маркированных конвертов;
— стоимость выданных денежных документов;
— подпись в получении.
Основания для списания конвертов
Маркированные конверты обычно выдают на срок не более месяца (конкретный срок устанавливается в учетной политике учреждения) на основании служебной записки, сформированной на имя руководителя учреждения. В записке указывают необходимое количество маркированных конвертов, а также информацию о задолженности по маркированным конвертам, выданным ранее.
По истечении установленного срока подотчетное лицо заполняет Авансовый отчет (ф. 0504049), в котором расписывает данные о выданных маркированных конвертах в количественном и стоимостном выражении.
Расходы по денежным документам бухгалтер признает только после документального подтверждения их отправки почтой. Свидетельствовать об этом может заполненный Реестр отправленных маркированных конвертов, подписанный подотчетным лицом. Форма документа нормативно не утверждена, поэтому учреждению следует разработать ее самостоятельно и зафиксировать этот факт в учетной политике.
Реестр прикладывается к авансовому отчету, составленному работником, и сдается в бухгалтерию.
Подотчетное лицо может испортить бланк маркированного конверта. Разъяснений по списанию испорченных бланков денежных документов пока нет. Поэтому рекомендуем списывать их с применением Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) либо самостоятельно разработать аналогичную форму, закрепив ее в учетной политике учреждения. Списанные таким образом маркированные конверты уничтожаются (сжигание, дробление на части с использованием, например, шредера).
Отметим, что аналитический учет ведут по видам маркированных конвертов и их стоимости в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051). При этом операции по движению маркированных конвертов отражают в Журнале по прочим операциям.
Расходы, связанные с покупкой маркированных конвертов, отражают по подстатье 221 «Услуги связи» (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные приказом Минфина России от 25 декабря 2008 г. № 145н). Сами конверты учитывают на счете 201 05 000 «Денежные документы».
Операции с маркированными конвертами отражают сле-дую-щими записями:
Журнал "Бюджетный учет" / Решили отправить контрагенту письмо или отослать отчетность по почте? А не задумывались ли вы над таким простым, на первый взгляд, вопросом: как следует отражать затраты на покупку самого конверта? А.Ю. Ильина, ред.
© ИА Клерк.Ру, аналитический отдел / Юристы аудиторской компании Аудит Мск подготовили ответы на популярные вопросы компаний. В частности, вопросы касаются услуг связи и арендных отношений. Вопрос:Компанией заключены договоры с ОАО «Ростел.
3. Бухгалтерский и налоговый учет расходов на услуги связи
«Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения». / Практически все коммерческие организации при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности пользуются услугами связи. Как правильно отразить расходы на услуги связи в бухгалте.
4. Бухгалтерский и налоговый учет расходов на услуги связи
Практически все коммерческие организации при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности пользуются услугами связи. Как правильно отразить расходы на услуги связи в бухгалтерском учете и избежать ошибок при налогообложении? Какие н.
5. Отчет о движении денежных средств
Автор: Титаева А.В. Статья написана по материалам книги Анализ финансового состояния предприятия Каждый отчет, составляемый бухгалтерской службой, имеет свою цель. Баланс показывает какие ресурсы вложила компания в деятельность и каковы.
Рейтинг: 3.0 /5 (19 голосов)
Последние статьи
1: Автоматическая сверка счетов-фактур – новые возможности «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0
2: Возможности CRM в 1С «Управление торговлей»
3: Настройка отчетов 1С
4: Как отразить доп. расходы в 1С?
5: Взаимозачет в 1С
Делец в Удмуртии на госденьги открыл нарколабораторию - УФСБ
МОСКВА, 2 ноя - РИА Новости. Следствие заподозрило жителя Удмуртии в организации нарколаборатории на полученные от государства деньги, сообщает в пятн.
Сотрудница томского вуза продавала героин около общежития
ТОМСК, 2 ноя – РИА Новости, Сергей Леваненков. Полиция задержала 58-летнюю томичку при попытке продать героин, возбуждено уголовное дело, сообщи.
Молодежную премию наноиндустрии получил автор технологии для наркоза
© РИА Новости. Сергей ПятаковМОСКВА, 1 ноя - РИА Новости. Лауреатом Российской молодежной премии в области наноиндустрии 2012 года стал заместитель ге.
Жители еще одного мексиканского города взялись за борьбу с наркомафией
МЕХИКО, 2 ноя - РИА Новости, Дмитрий Знаменский. Жители города Олинала в мексиканском штате Герреро взяли в руки оружие, чтобы противостоять попыткам.
Бразильские студенты получали наркотики по специально вырытому туннелю
© РИА Новости. Артур ГабдрахмановМЕХИКО, 2 ноя - РИА Новости, Дмитрий Знаменский. Оригинальный способ доставки наркотиков в университет крупнейшего бр.
Сайт журнала «Учет в казенных учреждениях »
Электронный журнал «Учет в казенных учреждениях »
Учет марок и маркированных конвертов ведется на счете 0 201 35 000 «Денежные документы». Данное правило установлено пунктами 169–172 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н. а также пунктом 50 Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной приказом Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н (далее – Инструкция № 162н).
В соответствии с Указаниями по применению бюджетной классификации РФ, утвержденными приказом Минфина России от 21 декабря 2012 г. № 171н. расходы на приобретение почтовых марок, маркированных конвертов и бланков относятся на код 221 «Услуги связи» КОСГУ. Отметим, что по нему же могут быть отражены и дальнейшие расходы на пересылку почтовых отправлений, включая затраты на их упаковку, а также на оплату маркированных почтовых уведомлений.
Далее рассмотрим порядок записей на счетах.
Приобретение и использованиеМарки и почтовые маркированные конверты выдаются работнику, ответственному за отправку почтовой корреспонденции.
Проводки оформляются с применением счета 0 208 21 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи». При выдаче под отчет операция представляет собой формирование задолженности по счету 0 208 21 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи».
В то же время отражение в учете уменьшения этой задолженности проводится в зависимости от того, для какой цели используются марки и маркированные конверты. При этом учет марок и конвертов выглядит следующим образом:
В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.
Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera 10.1.
Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.
Что же делать?
Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:
УТВЕРЖДАЮ
Директор
_____________
«___»________20__ г.
Акт №___ от г.
на списание использованных денежных документов
г. Минск
Произведена проверка использованных денежных документов материально ответственным лицом – секретарем-референтом__________.
За август 2011 г. было израсходовано для отправки исходящей корреспонденции «Рога и копыта» и подлежат списанию марки и конверты в следующем количестве:
- 28 (шт.) марки по 290 рублей на сумму 8 120 (Восемь тысяч сто двадцать) белорусских рублей;
- 40 (шт.) марок по 230 рублей на сумму 9 200 (Девять тысяч двести) белорусских рублей;
- 44 (шт.) конвертов по 420 рублей на сумму 18 480 (Восемнадцать тысяч четыреста восемьдесят) белорусских рублей.
Итого на сумму 35 800 (Тридцать пять тысяч восемьсот) белорусских рублей.
Основание: журнал регистрации исходящей корреспонденции.
Председатель комиссии: ____________________
Члены комиссии: ____________________
Материально ответственное лицо____________________ФИО
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Несмотря на значительное развитие электронных средств коммуникации, переход предприятий и органов власти на электронный документооборот, традиционные почтовые марки из обращения исчезнут еще нескоро. Поэтому вопросам их учета следует уделять должное внимание
Знаки почтовой оплаты - документы строгого учета
На протяжении последних лет правительство принимало меры, призванные упростить условия ведения хозяйственной деятельности, в том числе за счет уменьшения количества документов строгого учета. Но эти изменения не коснулись знаков почтовой оплаты.
Так, Постановлением Кабинета Министров Украины от 14.05.2012 г. №456 был утвержден новый перечень бланков ценных бумаг, документов строгой отчетности, хозяйственная деятельность по изготовлению которых подлежит лицензированию. В числе документов строгого учета - знаки почтовой оплаты: маркированный конверт, маркированная карточка, почтовая марка художественная, блок почтовый, малый лист, почтовая марка стандартная.
По сравнению с перечнем документов строгой отчетности, утвержденным Постановлением правительства от 19.04.1993 г. №283, перечень знаков почтовой оплаты формально даже несколько увеличился. Ранее в их числе были только почтовые марки, конверты и открытки с марками. Но, несмотря на это, по сути, речь идет о почтовых марках.
Статьей 1 Закона Украины «О почтовой связи» от 04.10.2001 г. №2759-III определено, что почтовая марка - это государственный знак, изготовленный в установленном законодательством порядке с указанием его номинальной стоимости и государства, является средством оплаты услуг почтовой связи, предоставляемых национальным оператором. Поэтому далее, говоря об учете знаков почтовой оплаты, будем употреблять термин «почтовая марка».
Отдельный учет почтовых марок
Каких-то специальных методических рекомендаций по вопросам учета именно почтовых марок (знаков почтовой оплаты) нет, поэтому на предприятиях их учет организован по-разному. Например, в издательствах, юридических компаниях, на предприятиях, осуществляющих торговую деятельность и отправку товаров по почте, почтовые расходы довольно существенны. Это обуславливает наличие большого количества знаков почтовой оплаты и, как следствие, обязывает относиться к вопросам их учета с должным вниманием.
Поскольку почтовые марки отнесены к документам строгого учета, первый подход в вопросе их учета заключается в том, что следует применять специальные правила их учета как документов строгой отчетности с использованием типовых форм, утвержденных Приказом Министерства статистики Украины от 11.03.1996 г. №67 (далее - Приказ №67).
Второй подход состоит в том, что хотя знаки почтовой оплаты и названы документами строгого учета, они не являются таковыми по своей сути. Знаки почтовой оплаты - это, прежде всего, денежные документы. Сторонники данного подхода делают акцент на том, что Приказ №67 определяет правила первичного учета бланков документов строгого учета. В законодательстве нет четкого определения термина «бланк», но устоявшимся является понятие «бланка» как печатной стандартной формы какого-либо документа, предназначенной для заполнения. Поэтому почтовые марки не являются бланками, а лишь документами строгой отчетности. В связи с этим и формы первичного учета, утвержденные Приказом №67, в ходе их учета применяться не должны.
Эти два подхода предопределяют и два подхода к отображению документов и бланков строгой отчетности на счетах бухгалтерского учета. Но об этом дальше. Пока рассмотрим первичные документы.
Какие первичные документы использовать
Один из подходов к вопросам учета почтовых марок, как отмечалось, состоит в том, что их учет (как и остальных бланков документов строгого учета) допускается с использованием типовых форм, утвержденных Приказом №67, в числе которых:
• Приходно-расходная накладная на бланки строгой отчетности (типовая форма №СЗ-1);
• Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности (типовая форма №СЗ-2);
• Акт на списание использованных бланков строгой отчетности (типовая форма №СЗ-3);
• Акт проверки наличия бланков строгой отчетности (типовая форма №СЗ-4);
• Карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (типовая форма №СЗ-5).
Приходно-расходная накладная на бланки строгой отчетности (форма №СЗ-1) применяется для оформления поступления на склад и отпуска со склада бланков строгой отчетности.
Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности (форма №СЗ-2) предусмотрена для ведения учета бланков строгой отчетности на складе и применяется всеми предприятиями, организациями и учреждениями. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена сургучной печатью и подписями руководителя предприятия (организации) и главного бухгалтера. Для ведения учета отдельных видов бланков строгой отчетности в книге выделяется одна или несколько страниц.
Акт на списание использованных бланков строгой отчетности (форма №СЗ-3) применяется для списания использованных бланков строгой отчетности с подотчета материально ответственных лиц. Списание с подотчета бланков строгой отчетности осуществляется на основании акта, составляется специально созданной комиссией.
Акт проверки наличия бланков строгой отчетности (форма №СЗ-4) применяется для проверки фактического наличия бланков строгой отчетности при поступлении на склад от поставщика. При выявлении недостачи бланков при их приеме на склад специально созданной комиссией составляется акт в двух экземплярах. В нем указывается количество отсутствующих в наличии книг, их серии и номера бланков. Один экземпляр акта направляется поставщику для выявления причин расхождения и принятия мер.
Карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (форма №СЗ-5) применяется для ведения аналитического учета по выданным и использованным бланкам строгой отчетности. Открывается на каждое материально-подотчетное лицо, осуществляющее учет бланков строгой отчетности, на каждый вид бланков отдельно. Основанием для ведения карточки-справки служат первичные документы: приходно-расходные накладные, акты проверки наличия бланков и акты на списание использованных бланков строгой отчетности.
Рассмотрим для примера Приходно-расходную книгу по учету бланков строгой отчетности (форма №СЗ-2). Она имеет такую форму:
И как тут не согласиться с тем, что для учета почтовых марок (или конвертов с марками), которые имеют лишь обозначение номинальной стоимости, эта книга не подходит (как и остальные формы, утвержденные Приказом №67). Однако предприятие может разработать свои формы первичных документов для учета почтовых марок и организовать ведение учета по правилам, которые вытекают из содержания этих типовых форм. Но целесообразно делать это только тогда, когда затраты на организацию такого учета себя окупят или являются рациональным с точки зрения трудозатрат.
Поэтому на практике учет почтовых марок ведут по принципу учета «малоценки», используя обычные накладные и акты на списание, иногда сразу списывая на расходы в момент приобретения. Все зависит, повторимся, от существенности данных расходов.
Где хранить почтовые марки
Распространено мнение, что почтовые марки как документы строгого учета должны храниться в кассе предприятия. Такой вывод делается, прежде всего, учитывая определение термина «касса» и объяснение к применению субсчета бухгалтерского учета 331 «Денежные документы в национальной валюте»
Согласно п. 1.2 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного Постановлением Национального банка от 15.12.2004 г. №637, касса - это помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей, кассовых документов.
Несмотря на это в Положении четко не прописан порядок учета и хранения в кассе таких «других ценностей», к которым вполне можно отнести и почтовые марки. В связи с этим кассу можно считать лишь одним из мест хранения почтовых марок. К помещению кассы предъявляются определенные требования по его оборудованию от несанкционированного проникновения, поэтому именно здесь лучше сохранять любые документы. Правда, хранить знаки почтовой оплаты (как и любые другие документы строгой отчетности) можно и не в кассе. Важно только обеспечить их надежное хранение.
Ответственным за сохранность и ведение учета знаков почтовой оплаты можно назначить любого из работников предприятия. Но, как правило, это сотрудник, который чаще всего имеет с ними дело.
На каком субсчете вести учет почтовых марок
Согласно Плану счетов обобщения информации о наличии и движении денежных документов, имеющихся в кассе предприятия (в том числе почтовых марок и др.), ведется на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте».
Отсюда напрашивается вывод: если почтовые марки (знаки почтовой оплаты) хранить в кассе, то их следует учитывать на другом субсчете, например на том же субсчете 209 «Прочие материалы» или 22 «Малоценные быстроизнашивающиеся предметы». Можно и так. Но поскольку они все же являются денежными документами, то до момента списания почтовые марки стоит учитывать на субсчете 331, организовав их аналитический учет в разрезе мест хранения и ответственных лиц.
В Налоговом кодексе Украины нет специальных ограничений или правил учета почтовых расходов в составе налоговых расходов. Поэтому, если почтовые марки использованы в целях, связанных с хозяйственной деятельностью, их стоимость можно учесть в составе налоговых расходов без ограничений.
Как организовать первичный учет почтовых марок
Учет почтовых марок, независимо от того, какие мы документы будем использовать, включает следующие этапы:
• приобретение и оприходование;
• учет по месту хранения и в бухгалтерии;
• выдача под отчет ответственным лицам и их использование;
• составление отчета об использовании и списании из-под отчета ответственных лиц;
• проверка наличия (остатков) по месту хранения.
Поскольку почтовые марки чаще всего используют секретари, организовать их учет можно следующим образом.
Приобретая марки за наличные, работник составляет Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее - Отчет). На основании чека РРО почтового отделения в двух экземплярах следует составить обычную приходную накладную, указав в ней количество марок в разрезе номиналов и общую сумму. Один экземпляр накладной и чек РРО почты приобщается к Отчету и представляется в бухгалтерию, второй - остается у работника, ответственного за использование марок.
Бухгалтерия на основании Отчета оприходует почтовые марки на субсчет 331 (или 209 (22)), а для их учета и последующего списания заводит на материально-ответственное лицо карточку учета знаков почтовой оплаты. Ее можно разработать самостоятельно по примеру типовой формы №СЗ-5.
Далее, по мере расходования почтовых марок (или конвертов) для отправки корреспонденции, в Книге учета исходящей корреспонденции по каждой позиции, где были использованы марки, следует делать пометку, сколько конвертов с марками или марок и какого номинала использовано. Раз в месяц (или чаще) ответственный работник подсчитывает, сколько знаков почтовой оплаты использовано в разрезе номиналов, и составляет для бухгалтерии отчет в двух экземплярах, например, по следующей форме:
О применении знаков почтовой оплаты
за период с 1 по 15 марта 2013 года
Использовано знаков почтовой оплаты для отправки корреспонденции:
Этот отчет должен лечь в основу акта на списание почтовых марок.
Ответственность за потерю документов строгого учета
Порядок определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей утвержден Постановлением Кабинета Министров Украины от 22.01.1996 г. №16. За потерю или порчу документов строгого учета этим Постановлением в свое время была установлена повышенная материальная ответственность и отдельные правила определения размера убытков.
Теперь размер убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей определяется путем проведения независимой оценки в соответствии с национальными стандартами оценки. При определении размера убытков, которые привели к нанесению имущественного ущерба государству, территориальной общине или субъекту хозяйствования с государственной (коммунальной) долей в уставном (складочном) капитале, размер убытков определяется согласно методике оценки имущества, утвержденной Кабинетом Министров Украины (пока не утверждено).
Целесообразно привлекать независимую оценку в случае потери нескольких марок? Очевидно, что нет. Поэтому лучше предупредить работников, имеющих дело с почтовыми марками, о том, что их стоимость в случае потери лучше возместить, передав взамен марки аналогичного номинала. Иначе придется еще и возмещать расходы на проведение независимой оценки (правда, в размере не более средней зарплаты, и все же…).
Возможно, кому-то чрезмерное внимание к учету таких, на первый взгляд, несущественных расходов, как почтовые или канцелярские, кажется удивительным. Но не забывайте, что почтовые расходы влияют на определение объекта налогообложения налогом на прибыль. Стоит в ходе проверки не найти подтверждающих документов на списание одной марки, как можно будет доначислить пару копеек налога. Однако не это главное, а то, что следующее нарушение считается повторным.
Добавить комментарийТревоги и надежды: Названо соцсамочувствие украинцев - 14:44
Госдеп США оценил влияние санкций на Россию - 12:54
Межбанк открылся долларом по 25,95 - 11:28
Рейтинг конкурентоспособности Украины снизился - 10:30
Готовы ли вы платить больше за продукты питания, на которых пишут: «фермерское», «органик», «эко», «био»? И в каком размере от стоимости обычного продукта?Нет, в нашей стране эти модные «наклейки» ничего не означают - 59.3%
Казенное учреждение приобрело через подотчетное лицо маркированные конверты. Как правильно оформить в бухгалтерском учете приобретение и списание почтовых маркированных конвертов для отправки писем? Нужен ли реестр куда и когда отправлены письма?
ОтветПоступление и расходование конвертов отразите в учете учреждения следующим образом: Дебет 0.201.35.510 Кредит 0.208.21.660 – поступили маркированные конверты от подотчетника (денежные документы). При выдаче под отчет конвертов сделайте проводку: Дебет 0.208.21.560 Кредит 0.201.35.610. После отправки корреспонденции подотчетник составляет авансовый отчет. К нему должен быть приложен реестр отправленной корреспонденции, форму которого целесообразно определить в учетной политике учреждения. Списание конвертов отразите проводкой: Дебет 0.401.20.221 Кредит 0.208.21.660.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Статья: Марки и маркированные конверты: нюансы отражения на счетах Какие бухгалтерские проводки применяютУчет марок и маркированных конвертов ведется на счете 0 201 35 000 «Денежные документы». Данное правило установлено пунктами 169–172 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н. а также пунктом 50 Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной приказом Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н (далее – Инструкция № 162н ).
В соответствии с Указаниями по применению бюджетной классификации РФ, утвержденными приказом Минфина России от 21 декабря 2012 г. № 171н. расходы на приобретение почтовых марок, маркированных конвертов и бланков относятся на код 221 «Услуги связи» КОСГУ. Отметим, что по нему же могут быть отражены и дальнейшие расходы на пересылку почтовых отправлений, включая затраты на их упаковку, а также на оплату маркированных почтовых уведомлений.*
Далее рассмотрим порядок записей на счетах.
Приобретение и использованиеМарки и почтовые маркированные конверты выдаются работнику, ответственному за отправку почтовой корреспонденции.
Проводки оформляются с применением счета 0 208 21 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи». При выдаче под отчет операция представляет собой формирование задолженности по счету 0 208 21 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи».
В то же время отражение в учете уменьшения этой задолженности проводится в зависимости от того, для какой цели используются марки и маркированные конверты. При этом комплекс проводок выглядит следующим образом:
А.А. Алехин эксперт по бюджетному учету и налогообложениюКак показывает практика, учет маркированных конвертов вызывает массу вопросов. К сожалению, новые правила бюджетного учета уточнений по этому поводу не внесли. Но, опираясь на положения нормативно-правовых актов, верное решение найти можно. В этом поможет наш материал.
Конверты — денежные документы?
Исходя из анализа норм пункта 107 Инструкции по бюджетному учету, которая утверждена приказом Минфина России от 30 декабря 2009 г. № 148н, маркированные конверты следует учесть в составе денежных документов (хотя прямо в указанном нормативном акте поименованы только марки). Следовательно, конверты с наклеенными на них марками должны находиться только в кассе учреждения.
Особенности кассовых операций
Любое перемещение маркированных конвертов отражают в Кассовой книге учреждения (ф. 0504514). Основанием для внесения в нее записей служат кассовые ордера: приходные (ф. 0310001) используют при поступлении конвертов в кассу и расходные (ф. 0310002) — при выдаче их из кассы. На кассовых ордерах проставляют отметку «Фондовый» и регистрируют их в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций с прочими денежными средствами.
Приобретенные маркированные конверты принимает под отчет кассир (в том числе на основании накладной, полученной из учреждений связи).
Учет операций с денежными документами ведут на отдель-ных листах Кассовой книги (обособленно от операций с наличными). Однако единая сквозная и последовательная нумерация листов сохраняется.
Заметим, что в соответствии с письмом ЦБ РФ от 28 августа 2007 г. № 29-1-1-10/3669 требуются ежедневное выведение кассиром учреждения в Кассовой книге остатка наличных денег в кассе и представление в бухгалтерию отчета кассира. О денежных документах в письме Банка России ничего не сказано. Поэтому можно предположить, что в случае отсутствия движения денежных документов остаток по ним ежедневно выводить кассиру учреждения необязательно.
Контроль за правильным ведением Кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.
Помните о нюансах переходного периода
Отметим, что порядок учета денежных документов, действующий сейчас, существенно отличается от того, который применялся до вступления в силу Инструкции № 148н. В част-ности, теперь предусмотрено, что учет денежных документов ведется совместно с другими денежными средствами и валютой в единой Кассовой книге учреждения (п. 3 приложения № 2 Инструкции № 148н).
Обратите внимание: Инструкция № 148н вступила в силу 17 марта 2009 года, но ее действие распространяется на операции, отраженные в бюджетном учете, с 1 января 2009 года.
Поэтому Методическими указаниями по переходу на новые положения Инструкции по бюджетному учету (направлены письмом Минфина России от 10 апреля 2009 г. № 02-06-07/1505) установлены следующие правила.
Во-первых, недопустимо переоформление и исправление уже сформированных с начала года первичных документов. Во-вторых, при ведении единой Кассовой книги ее листы, сформированные до применения положений Инструкции № 148н, не переоформляют.
Иными словами, заполненные с января текущего года листы «фондовой» Кассовой книги, подписанные, прошнурованные и пронумерованные, должны храниться параллельно с основной единой Кассовой книгой. А отдельные листы единой Кассовой книги, отражающие движение денежных документов, формируют с отметкой-штампом «Фондовый» начиная с момента перехода учреждения на новые правила учета (например, с 1 июня этого года).
Хранение денежных документов…
…в бюджетном учреждении организует кассир. Маркированные конверты содержат в местах (помещениях, сейфах), отвечающих требованиям их сохранности. Кассир как ответственное лицо обеспечивает надлежащий учет их поступления и выдачи.
Выдача денежных документов
Кассир передает маркированные конверты для использования материально ответственным лицам, на которых возложены обязанности по оформлению, выдаче и использованию конвертов под отчет.
Список названных работников определяет руководитель учреждения.
Кроме кассовых документов при этом оформляют накладную или регистрируют операции в Журнале выдачи под отчет денежных документов. В нем должны быть отражены следую-щие данные:
— дата выдачи денежных документов;
— фамилия, имя, отчество лица, которому они выдаются;
— количество выданных маркированных конвертов;
— стоимость выданных денежных документов;
— подпись в получении.
Основания для списания конвертов
Маркированные конверты обычно выдают на срок не более месяца (конкретный срок устанавливается в учетной политике учреждения) на основании служебной записки, сформированной на имя руководителя учреждения. В записке указывают необходимое количество маркированных конвертов, а также информацию о задолженности по маркированным конвертам, выданным ранее.
По истечении установленного срока подотчетное лицо заполняет Авансовый отчет (ф. 0504049), в котором расписывает данные о выданных маркированных конвертах в количественном и стоимостном выражении.
Расходы по денежным документам бухгалтер признает только после документального подтверждения их отправки почтой. Свидетельствовать об этом может заполненный Реестр отправленных маркированных конвертов, подписанный подотчетным лицом. Форма документа нормативно не утверждена, поэтому учреждению следует разработать ее самостоятельно и зафиксировать этот факт в учетной политике.
Реестр прикладывается к авансовому отчету, составленному работником, и сдается в бухгалтерию.
Подотчетное лицо может испортить бланк маркированного конверта. Разъяснений по списанию испорченных бланков денежных документов пока нет. Поэтому рекомендуем списывать их с применением Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) либо самостоятельно разработать аналогичную форму, закрепив ее в учетной политике учреждения. Списанные таким образом маркированные конверты уничтожаются (сжигание, дробление на части с использованием, например, шредера).
Отметим, что аналитический учет ведут по видам маркированных конвертов и их стоимости в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051). При этом операции по движению маркированных конвертов отражают в Журнале по прочим операциям.
Расходы, связанные с покупкой маркированных конвертов, отражают по подстатье 221 «Услуги связи» (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные приказом Минфина России от 25 декабря 2008 г. № 145н). Сами конверты учитывают на счете 201 05 000 «Денежные документы».
Операции с маркированными конвертами отражают сле-дую-щими записями:
В деятельности любого учреждения часто используются такие документы, как талоны на бензин или на питание учащихся, почтовые марки и конверты с марками для отправки корреспонденции, карты экспресс-оплаты Интернета и сотовой телефонной связи и иные документы, требующие особого учета. В статье рассмотрим, в каком порядке они должны использоваться и учитываться.
Что такое денежные документыДенежные документы – это документы, приобретенные и хранящиеся в учреждении и имеющие некоторую стоимостную оценку. Расчеты по их приобретению между сторонами уже произведены, а услуги, которые с помощью этих документов могут быть получены, еще не оказаны.
Согласно п. 169 Инструкции № 157н оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины – все это денежные документы.
Денежные документы должны храниться в кассе учреждения.
В соответствии с п. 170 Инструкции № 157н прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с проставлением на них записи «фондовый».
Приходные и расходные кассовые ордера с записью «фондовый» регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, в которых фиксируются операции с денежными средствами.
В кассовой книге (ф. 0504514) учреждения учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах, на которых проставляется отметка «фондовый».
Согласно методическим указаниям по ведению кассовой книги, утвержденным Приказом Минфина РФ № 173н . итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным средствам и по денежным документам раздельно. В листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных документов, строки «в том числе на заработную плату» и «общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются.
Записи в кассовую книгу должны вноситься кассиром сразу же после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому приходному и фондовому расходному ордеру.
Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (п. 172 Инструкции № 157н ).
Отражение в бухгалтерском учете движения денежных документовРассмотрим на примерах, как используются различные виды денежных документов в учреждениях образования и как отражаются в бухгалтерском учете факты хозяйственной жизни, совершаемые с их помощью. Конкретных рекомендаций по учету тех или иных видов денежных документов на федеральном законодательном уровне не разработано, поэтому, по нашему мнению, порядок их использования и отражения в учете необходимо закрепить в учетной политике исходя из специфики учреждения.
Талоны на питание обучающихся. Существует категория обучающихся, которым учебное заведение обязано предоставить бесплатное питание. Такое питание отпускается по талонам на питание. Талон может быть изготовлен типографским способом или отпечатан на принтере. Он должен содержать ряд обязательных реквизитов:
– печать или штамп выдавшей организации и подпись ответственного работника.
Для муниципальных учреждений в некоторых регионах созданы правила обращения отдельных видов денежных документов. Четкий порядок выдачи и учета талонов на предоставление на льготной основе питания в образовательных учреждениях разработан, например, комитетом по образованию правительства Санкт-Петербурга (Распоряжение от 08.06.2009 № 1139-р ).
Согласно этому документу образовательные учреждения снабжаются талонами единого образца. Руководитель учреждения
обеспечивает хранение бланков талонов и выдает их работнику, ответственному за организацию питания, в соответствии с количеством учащихся льготных категорий. Бланки талонов передаются по акту, форма которого разработана специально и приведена в приложении 3 к данному распоряжению. Этот работник выдает заполненные бланки талонов педагогу, выполняющему функцию классного руководителя или мастеру производственного обучения (куратору группы). Выданные, но не использованные талоны возвращаются. Все действия с талонами должны быть зафиксированы в книге учета выдачи талонов, форма которой приведена в приложении 2 к Порядку выдачи и учета талонов . утвержденному Распоряжением № 1139-р.
При предоставлении льготного питания самим образовательным учреждением использованные по назначению талоны подсчитываются в конце каждого рабочего дня и прикладываются к кассовому отчету. Они хранятся вместе с контрольно-кассовой документацией в течение пяти лет и после окончания срока хранения уничтожаются по приказу руководителя учреждения.
При предоставлении льготного питания в учреждении образования организацией общественного питания еженедельно проводится сверка использования талонов и составляется соответствующий акт об их реализации по форме, которая приведена в приложении 3 к Порядку выдачи и учета талонов.
Казенное образовательное учреждение заключило договор с предприятием общепита на поставку завтраков и комплексных обедов для учащихся. Учреждение уплатило по договору 120 000 руб. На эту сумму по акту приема-передачи были получены талоны на питание. Они были оприходованы в кассу как денежные документы. Часть талонов из кассы на сумму 30 000 руб. была передана подотчетному лицу, которое выдавало эти талоны учащимся. После того как учащиеся получили питание по данным талонам, был составлен акт на сумму 30 000 руб. (приложен к авансовому отчету подотчетного лица, получившего талоны).
Согласно Приказу Минфина РФ № 171н расходы казенного учреждения на оплату услуг по организации горячего питания учащихся относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
Данные операции в бухгалтерском учете учреждения будут отражены в соответствии с Инструкцией № 162н следующим образом:
По соответствующему коду синтетического учета.
Талоны на ГСМ. Рассмотрим вариант, когда учреждение обеспечивается ГСМ с использованием талонов: по договору производится оплата определенного количества бензина соответствующей марки, при этом учреждение получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС.
Полученные талоны на основании товаросопроводительных документов поставщика (накладной, счета-фактуры и т. п.) приходуются в качестве денежных документов в кассу учреждения, при этом в приходном ордере целесообразно указать марку бензина, серию и номера этих талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона в рублях (исходя из стоимости бензина, указанного в договоре и счете на оплату).
По мере необходимости талоны на право получения топлива выдаются водителям или специально назначенному сотруднику под отчет.
Обычно для контроля заводится специальная книга учета, в которой регистрируется движение талонов.
Полученное по талонам топливо приходуется как материальный запас учреждения после сдачи авансового отчета подотчетным лицом с подтверждающими документами от АЗС, отпустившей ГСМ в обмен на талон.
Бюджетное образовательное учреждение в рамках деятельности по выполнению государственного (муниципального) задания получило от поставщика талоны на 1 000 л бензина Аи92 на сумму 28 000 руб. Номинал талона – 20 л стоимостью 560 руб. Подотчетному лицу выдано
2 талона, на которые оно произвело заправку автомобиля, после чего представило авансовый отчет.
Эти операции в бухгалтерском учете будут отражены в соответствии с Инструкцией № 174н следующим образом:
Карты экспресс-оплаты сотовой связи и Интернета. Сотрудники учреждений часто пользуются корпоративной мобильной связью или получают компенсации за использование собственных средств связи в служебных целях. Широко используется такой вид платежей за мобильную связь и Интернет, как карты экспресс-оплаты, которые приобретаются учреждением и должны быть учтены как денежные документы.
Для того чтобы у проверяющих и налоговых органов не возникло вопросов о правомерности и целесообразности оплаты расходов на сотовую связь, учреждению нужно разработать соответству-
ющее положение (внутренний нормативный акт). В данном документе должен содержаться перечень должностей сотрудников, которые имеют право на получение карт оплаты сотовой связи, и условия, которые должны соблюдаться (например, сотрудникам оплачиваются только звонки, совершенные в рабочее время, или еще возможна оплата звонков, произведенных в нерабочее время (в выходные дни)). Целесообразно прописать порядок подтверждения сотрудниками своих расходов на сотовую связь (представление детализации переговоров и служебной записки сотрудника о том, какие звонки были служебными).
Автономное учреждение за счет средств от приносящей доход деятельности через подотчетное лицо приобрело 100 карт экспресс-оплаты номиналом 100 руб. на общую сумму 10 000 руб. Данные денежные документы были приняты в кассу учреждения. Заместителю директора были выданы под отчет 3 карты оплаты. Подотчетное лицо представило авансовый отчет с оправдательными документами.
Расходы на приобретение карт оплаты для мобильных телефонов в соответствии с Приказом Минфина РФ № 171н относятся на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ.
В бухгалтерском учете данные операции будут отражаться в соответствии с Инструкцией № 183н следующим образом:
Получены карты оплаты в кассу учреждения
через подотчетное лицо
Выданы 3 карты оплаты подотчетному лицу
Подотчетное лицо представило авансовый отчет по использованным картам оплаты
Почтовые марки и конверты с марками. Несмотря на технический прогресс услуги почтовой связи по-прежнему остаются актуальными и востребованными. Организация почтовых отправлений невозможна без приобретения марок и маркированных конвертов, которые согласно Инструкции № 157н необходимо учитывать как денежные документы. Типичной ошибкой в учете является одномоментное списание приобретенных конвертов и марок. Например, как можно оправдать списание сразу 200 маркированных конвертов, если даже за месяц фактически было отправлено 20 писем? Их нужно учитывать как денежные документы и по мере необходимости выдавать под отчет ответственным за отправку корреспонденции лицам, которые должны составить авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие документы. Такими документами могут являться реестр отправленной корреспонденции, а в случае порчи – приложенный к отчету испорченный конверт.
Принятие к учету и выдача под отчет почтовых марок и маркированных конвертов будет отражаться в учете следующим образом:
Недостача денежных документов в кассе
Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ на территории РФ регламентируется Положением № 373-П . Согласно п. 1.11 данного положения мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения проверок фактического наличия денежных средств определяются юридическим лицом. Значит, порядок проверки кассы и кассовых операций устанавливается локальными нормативными актами, например, положением о внутреннем финансовом контроле, учетной политикой, положением о кассовых операциях. Во время мероприятий контроля кроме полного пересчета денежной наличности в кассе производится проверка и других ценностей, хранящихся в кассе, в том числе денежных документов.
Для отражения результатов инвентаризации денежных документов, находящихся в кассе учреждения, применяется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (по ф. 0504086, утвержденной Приказом Минфина РФ № 173н).
В ходе проверки в кассе бюджетного учреждения была выявлена недостача денежных документов – 2 карт экспресс-оплаты номиналом по 100 руб. каждая, приобретенных за счет субсидии на выполнение государственного задания. Виновное в данной недостаче лицо установлено и сумма недостачи погашена им добровольно в натуральной форме.
Учреждение должно отразить в учете возникшую ситуацию в соответствии с п. 86 , 87 , 109. 110Инструкции № 174н следующим образом:
Выявлена недостача денежных документов в кассе
Возмещена недостача денежных документов виновным лицом в натуральной форме
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
Порядок выдачи и учета талонов на предоставление на льготной основе питания в образовательных учреждениях Санкт-Петербурга.
Приказ Минфина РФ от 21.12.2012 № 171н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов».
Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.
Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ на территории РФ, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 № 373-П.
При вопросе укажите: 1) вы организация, ИП или физ. лицо 2) налог (УСН/ ОСНО, ЕНВД).