Должностная инструкция

Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

Должностная инструкция - это один из важных документов, с которым должны знакомить работника при переходе на другую должность, н-р, согласно ФЗ от 31.07.1995 № 119-ФЗ «Об основах государственной службы РФ» государственный служащий имеет право на ознакомление с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности.

На каждого работника учреждения (организации), в т.ч. и на работника службы делопроизводства (ДОУ), составляется Должностная инструкция. Должностная Инструкция оформляется на общем бланке и подписывается руководителем структурного подразделени я, которое её разрабатывало. Инструкция утверждается специальным распорядительным актом илинепосредственно руководителем организации . о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения.

На Инструкции может быть отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении устанавливается срок её введения, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

На основании Должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Должностная инструкция и Трудовой договор используются:

· при разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником;

· с целью разделения труда между персоналом;

· для повышения ответственности за порученный участок работы.

Таким образом, Должностная инструкция:

Ø разрабатывается – руководителем структурного подразделения;

Ø визируется - юрисконсультом и кадровой службой ;

Ø утверждается - руководителем предприятия или заместителем директора. курирующим это подразделение, или вводится приказом.

Должностная инструкция должна иметь следующие реквизиты:

Ø наименование министерства (если является отраслевой)

Ø наименование организации, разработавшей инструкцию;

Ø наименование вида документа;

Ø заголовок к тексту;

Ø гриф утверждения (или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится;

Ø подписи составителей;

Ø печать (при необходимости;

Текст Должностной инструкции содержит следующие разделы:

ü Общие положения

ü Должностные обязанности

ü Служебное взаимодействие.

В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности работника.

В разделе 3 (Должностные обязанности) должны быть определены конкретные виды работ, выполняемых работником.

В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.

В разделе 6 (Служебное взаимодействие) устанавливается круг служебных связей, регулируются производственные контакты между ДЛ. Этот раздел может устанавливать порядок предоставления отчетов, планов, других документов, периодичность предоставления отчетной информации и т.п.

Должностная инструкция составляется в трех экземплярах: первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй – у руководителя подразделения, третий – у работника.

Субботина Н.А.
Преподаватель дисциплины «Документационное обеспечение управления» Екатеринбург Содержание Введение. 4 Тема №1. Краткая характеристи

Тема №1. Краткая характеристика современного делопроизводства
Краткая история делопроизводства. Современное делопроизводство: цель, функции и принципы. Система делопроизводства Концепции офисных технологий Т

Основные функции и принципы делопроизводства
Основные функции делопроизводства:(от лат. функция – «исполнение, осуществление») Ø обеспечивающая – обеспечение процесса предприятия докуме

Система делопроизводства
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопро

Концепции офисных технологий
В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который, как и традиционные ресурсы: труд, энергия, полезные ископаемые – можно добывать, перерабатывать, использова

Офис как информационная система
С этой точки зрения офис рассматривается только как производственная система, основной продукт которой – информация в различных видах, а весь информационный процесс в аппарате упр

Офис как коммуникативная система
Анализ учрежденческой деятельности показывает, что значительную часть времени сотрудники уделяют коммуникациям (общению), т.е. действиям, результатом которых напрямую не является составление

Тема № 2. Нормативно-правовая база ДОУ как основа технологии процессов управления
Понятие нормативно-методической основы ДП Виды нормативных документов, регулирующих вопросы делопроизводства Инструкция по ДП организации Систе

Законы и подзаконные акты РФ
Важнейший для делопроизводителя документ Ø Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ(с изм. от 10 января 2003 г.)

Государственные стандарты
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утв Приказом Главархива

Государственные и отраслевые инструкции
Типовая Инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 № 68, которая содержит общие требования к функционированию служб делопроизводст

Локальные акты предприятия
К числу основных нормативных актов предприятия, регламентирующих отдельные направления осуществления ДОУ, следует отнести: · Правила внутреннего распорядка; · Пол

Задачи и функции службы делопроизводства.
Независимо от названия службы делопроизводства основной целью ее деятельно­сти является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Достиже­

Организационные формы работы с документами
Делопроизводство может быть организовано в централизованной, децентрализованной или смешанной форме. Централизованная форма — это выполнение всех технологически

Должностной состав службы делопроизводства
Согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих, а также Квалификационному справочнику[10], по характеру труда работники службы делопрои

Документ и система документации. Понятие о документационном обеспечении управления
Понятие «документ», «информация», «документирование», «документационное обеспечение управления» и «текст» Управленческая деятельность и её документирование Классификация документо

Юридическая сила документа и его значение
Документ возник, чтобы зафиксировать информацию и придать ей законность, правомерность (юридическую силу). Юридическая сила документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован: орг

Основные направления совершенствования документации
Основным направлением совершенствования работы с документа­ми является унификация и стандартизация. Под унификациейпони­мается приведение чего-либо к единой системе, форме, единооб

Унификация и стандартизация
В документоведении унификация и стандартизация – это процесс установления единообразия при создании и оформлении документов. Унификация документов предполагает: ·

Унифицированная система документации
В итоге многолетних усилий по совершенствованию документации было унифицировано свыше 35000 форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор

Состав управленческих документов на предприятии
Основные группы документов: · организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, должностные инс

Основные группы управленческой документации на предприятии в составе УСОРД
1. Документация по созданию предприятия (организации, учреждения) 2. Документация по реорганизации предприятия (организации, учреждения) 3. Документация по ликвидации предприятия

Организация службы документационного обеспечения в банке
Задачи и функции службы документационного обеспечения в банке. Нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность служб документационного обеспечения. Взаимодействие службы д

Задачи и функции службы документационного обеспечения в банке
Делопроизводство в банке осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, секретарем руководителя или другим должностным лицом банка.

Унифицированная система банковской документации
1. Платежная документация по безналичным расчетам через банки 2. Документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков 3. Документация по кредитным операциям банков

Тема № 6. Общие правила оформления документов
Каждый документ состоит из отдельных элементов (реквизитов): текст, подпись, печать, дата, адрес и др. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. В разных

Состав реквизитов. Правила оформления реквизитов
01 – Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках в соответствии с ФКЗ «О государственном гербе РФ» (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52, ч.1

Обязательные реквизиты
Требования к минимальному составу информационных элементов (реквизитов) для любого документа определяются двумя государственными стандартами на управленческую документацию: ГОСТ 6.10.4-84 «

Формуляр-образец ОРД
Формуляр -совокупность реквизитов, из которых состоит документ. Типовой формуляр – формуляр, характерный для конкретного вида документов например, приказа

Конструкционная сетка
Формуляр-образец устанавливает определенные требования к пост­роению конструкционной сетки. Конструкционная сетка- эта сетка, состоящая из горизонталь­ных и вер

Нулевое положение табулятора
От нулевого положения табулятора печатаются следующие рекви­зиты: ü наименование организации; ü справочные данные об организа­ции; ü наименование вида доку

Постоянные и временные реквизиты
Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоян­ными и переменными. К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоян­но присутствуют на докуме

Перечень документов, на которых ставится печать
Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т.д.) Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов. Довереннос

Тема № 7. Организационно-распорядительная документация
7.1. Организационные документы 7.2. Распорядительные документы 7.3. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Современное деловое письмо

Организационные документы
Организационные документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить её структуру, определить штатную численность, состав работников по должностям, определить функции структурных по

Положения
Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа

Инструкция
Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц. - а

Распорядительные документы
(постановления, распоряжения, решения, приказы, указание, поручение) Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону. Стадии подготовки распорядител

Распоряжение
Распоряжение– это правовой акт, документ, издаваемый руководством предприятия для разрешения оперативных вопросов повседневной производственно-хозяйственной и административной д

Решение
Решение– документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов. Решения могут приниматься по разнообразным вопросам

Протокол
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протокол составляется при проведении особо в

Справка
Справка– это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов. Справки бывают двух основных видов: Ø справки, подтверждающие

Доверенность
Доверенность – это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Осуществление доверяемых полномочий зависит от воли предст

Докладная и служебная записки
Докладная записка – документ, адресованный руководству (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Телеграмма
Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей

Телефонограмма
Телефонограмма –обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Она используется для опера

Понятие и реквизиты служебных писем
Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведом

Виды служебных писем
В ряде случаев составляются сопроводительные письма – часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов, когда направляемый адресату осно

Тема № 8. Правила и формы коммерческой переписки с деловыми партнерами
При составлении писем деловым иностранным партнерам необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам, т.к. существуют международные стандарты на основные коммерческие документы. Делово

Договор
Договор (контракт) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Заключение конкретного контракта обычно начинае

За недопоставку и убытки
Сумма претензии ____ руб. Согласно договору (контракту) от 01.02.2005 № ____ Ваша организация должна была поставить _______________________________

Претензия
Согласно договору от 01.02.2005 № 17/а ЗАО «СЕЗАМ-ПЛЮС» взяло на себя обязательство по изготовлению, доставке и установке 4 деревянных, покрытых дубовым шпоном, дверей. Согласно п.п. 4.3,

За недопоставку и убытки
Сумма претензии ____ _______ руб. Согласно договора (контракта) от 01.02.2005 № ____ Ваша организация должна была поставить _______________________

Ответ на претензию
Ответ на претензию может содержать следующие варианты: - о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято; - об удовлетворении претензии полнос

Исковые заявления
Исковые заявления составляются для разрешения в суде спорных вопросов, возникших в отношениях работника и предприятия. В заголовочной части заявления указываютс

И оплате за время вынужденного прогула
00.00.2006 Я, ФИО, работал (а) _____________________________________________________________________ (должность, выполняемая работа

Повреждением здоровья
00.00.2006 Я, ФИО, работал (а) на (в) _______________________________________________________________ (наименование предприятия, учреждения, органи

Ущерба, причиненного работодателю
________________________ _____________ работает ___________________________________ (ФИО ответчика) (указать место работы и должность) С ним заключен договор о пол

О взыскании заработной платы
00.00.2006 Я, _____________________________________________________________________________, работаю ФИО _________________________________________________

О взыскании неустойки за недопоставку
(просрочку поставки) продукции Цена иска _______ руб. Согласно договору, заключенному между нашими предприятиями (заказу, принятому к исполнению),

Должностная инструкция программиста: основные разделы и его должностные обязанности

Прежде чем приступать к составлению инструкции для программиста, следует разобраться в особенностях этой должности.

О всех нюансах работы этого специалиста и о содержании вышеупомянутого документа и пойдет речь в данной статье.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Это быстро и бесплатно !

В общем виде программистом считается специалист, который занимается написанием программного обеспечения. Но на самом деле эта должность подразделяется на несколько основных категорий:

• Разработчики 1С. Они занимаются поддержкой и разработкой модулей и приложений для программы 1С:Предприятие.
• Прикладные программисты. Они занимаются разработкой ПО, носящего прикладной характер. Например, бухгалтерские сервисы, мессенджеры и т. д.
• Системные – их обязанности лежат в области разработки операционных систем, написания интерфейсов к базам данных и т. д.
• Веб-программисты. Их сфера интересов – это сайты, разработка web-дизайна, верстка.
• Программист ЧПУ — разработка ПО для станков с числовым управлением.

Такая классификация позволяет точно понять, какого специалиста нанимает предприятие и чем он должен заниматься. Однако на практике от него часто требуют универсальности, чтобы он умел и знал все вышеуказанные направления.

Поэтому в солидных компаниях для разработки должностной инструкции (ДИ) такого работника нанимают специалистов, задействованных в аналогичной сфере, чтобы корректно обозначить область деятельности и функциональные обязанности.

О том, как восстановить ИНН физического лица при утере, читайте здесь .

Должностная инструкция – это внутренний локальный документ, подробно разъясняющий трудовые функции сотрудника, его права и обязанности, пределы профессиональной ответственности и квалификационные требования. которые предъявляются к его должности.

Составляется она обычно либо руководителем отдела или подразделения, в котором предстоит трудиться специалисту, либо работником кадровой службы.

Документ четко определяет рабочие границы, в пределах которых имеет право и обязан действовать программист. Наличие этих границ:

• с одной стороны, защищает самого сотрудника от таких претензий, как «не выполнил», «не посчитал нужным сделать» и т. п. от дисциплинарных взысканий и неправомерного увольнения;
• с другой стороны, защищает предприятие от недобросовестного специалиста, позволяя оценить профессиональные, деловые и личностные качества работника в период его испытания.

Именно поэтому наличие данного документа, носящего организационно-распорядительный характер, очень важно. И подходить к его разработке следует тщательно.

Часто рекомендуется использовать в качестве основы для написания Единый квалификационный справочник, утвержденный Минтруда РФ Постановлением №9 от 09.02.2004г.

Рекомендации к оформлению и содержанию документа вы можете узнать из следующего видео:

Фактически, данная инструкция – это перечень прав, обязанностей, ответственности и иных показателей, которые характеризуют описываемую должность и условия труда.

Здесь вы можете бесплатно скачать образец инструкции

Поэтому при подготовке документа его следует обязательно разделить на следующие параграфы:

• «Общие положения». Здесь описывается:
  • кому подчиняется программист — указывается должность его руководителя;
  • уровень профессиональной подготовки, то есть необходимое образование, наличие стажа и в каких сферах, перечень профессиональных знаний;
  • указывается должностная категория, к которой он относится – техник, специалист и т. д.;
  • отражаются сведения о том, какими внутренними документами он должен руководствоваться в ходе выполнения своей работы. Обычно это правила техники безопасности, правила внутреннего трудового распорядка, нормативные документы, регулирующие деятельность предприятия и иные.
• «Функциональные обязанности». В данном разделе подробно излагается, чем должен заниматься программист. Например, разработка программного обеспечения, разработка и поддержание корпоративного сайта, внедрение автоматизированных систем, оформление технической документации. Кроме того, в этом же параграфе указываются общие обязанности сотрудника, в частности, бережное отношение к имуществу компании, неразглашение информации, относимой к коммерческой тайне, соблюдение производственной и трудовой дисциплины и прочее.
• «Права». Тут перечисляются возможности специалиста, например, по привлечению сторонней помощи к выполнению работы, если это обеспечит высокое ее качество, право вносить предложения, направленные на улучшение работы предприятия или отдела и многое другое.
• «Ответственность». Здесь, как правило, перечисляются основные виды нарушений, по которым работник может понести наказание:
  • нарушения в сфере должностных обязанностей;
  • за распространение сведений, считающихся конфиденциальными;
  • за несоблюдение внутренних нормативных документов;
  • за нарушения трудового распорядка и дисциплины;
  • несоблюдение правил пожарной безопасности и иное.
• «Условия работы». В этом разделе обычно делается следующая запись: «Режим работы специалиста определяется действующими на предприятии правилами внутреннего трудового распорядка».

Все указанные параграфы по своему содержанию не должны противоречить трудовому законодательству и трудовому договору. В противном случае программист будет вправе не следовать своей инструкции.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Реферат: Организационные документы устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание

Название: Организационные документы устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание
Раздел: Промышленность, производство
Тип: реферат Добавлен 03:10:19 21 июня 2011 Похожие работы
Просмотров: 2085 Комментариев: 2 Оценило: 0 человек Средний балл: 0 Оценка: неизвестно Скачать

Организационные документы: устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов.

Основные разделы текста устава. общие положения; организационное единство; регламент деятельности; финансово - материальная база; отчетная и ревизионная деятельность; порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами.

Основные реквизиты, входящие в формуляр устава. наименование министерства или ведомства; название организации; название вида документа; дата, номер; место издания; гриф утверждения; текст; подпись руководителя.

В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.

Основные разделы текста должностной инструкции. общие положения; должностные обязанности; права; ответственность.

В первом разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы. Во втором разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом. В третьем разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей. В четвертом разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

Реквизиты формуляра должностной инструкции. наименование министерства или ведомства; наименование организации; наименование вида документа; дата, номер; место издания; заголовок в именительном падеже; гриф утверждения; текст; подпись автора; визы.

Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием. Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.

Проект положения согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта. Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом. Структура и содержание положения, как правило, определяются учреждением - разработчиком. Основные разделы текста положения. общие положения; основные задачи; функции; права; организация работы.

Формуляр - образец положения состоит из реквизитов: наименование ведомства, название организации, наименование структурного подразделения, гриф утверждения, наименование вида документа - положение, дата, номер, место издания (город), заголовок, текст, подписи, гриф согласования, визы.

Штатное расписание - один из основных видов организационных документов. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в "структуру и штатную численность" вносятся приказом руководителя предприятия.

Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы. организация работы предприятия; взаимные обязанности работников и администрации; предоставление отпусков; командирование сотрудников; внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

Порядок проведения экспертизы ценности документов

Экспертизой в делопроизводстве называется изучение документов на основе принципов и критериев из ценности в целях определения средств хранения и отбора части из них для длительного хранения.

ЭЦД приводятся в соответствие с нормативными литературными документами, утвержденными президентом, Правительством и Государственной архивной службой России. Состав документов, подлежащих постоянному хранению, а также длительность хранения остальных документов определяется Типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми архивной службой минимальные сроки хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и не должны быть нарушены.

В целях расширения состава документов и увеличения сроков хранения некоторых категорий на основе Типового перечня могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер для организаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивной службой.

Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению в архиве; в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив.

Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России.

Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием сроков хранения с полистным рассмотрением дел постоянного хранения и дел с отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия архивного органа) для дел временного хранения.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; запись ЭД на машинные носители; проверка качества записи; описание ЭД; проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу; подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).

Организация проведения экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

· в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

· в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

По результатам ЭЦД составляется описи для постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по единым, регламентированным Государственной архивной службой формам.

Протоколы экспертной комиссии об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об изменении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, акты о выделении документов к уничтожению. Номенклатуры дел утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующим органом Государственной архивной службы.

Организации, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляют акты о выделении к уничтожению документов и уничтожают документы, включенные в эти акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Дела и документы, предназначенные для уничтожения сдаются в конторы вторсырья, дата сдачи документов, их вес и номер приема сдаточной накладной указываются в акте о выделении документов к уничтожению. Акты подшиваются в дело после внесения изменений в учетные документы делопроизводной службы и ведомственного архива.

Подшивка вновь оформленных в процессе проведения экспертизы дел производится только после ее полного завершения.

Решения экспертной комиссии и требования о необходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и документов доводятся до сотрудников, как правило, в форме приказов или указаний руководителя организации.

Совершенствование форм и методов работы с документами;

Внедрение единого порядка работы с документами (их подготовка и обработка);

Контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

Сокращение документооборота, количества форм документов;

Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДОУ организации;

Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.

Основными задачами являются: организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов