Справка переселенца: отмена, срок действия и продление (образец)

Данные ООН свидетельствуют, что внутренняя миграция по территории Украины очень велика, что связано с военными действиями в Новороссии. Люди спасаются от войны, отправляясь чаще всего туда, где есть родственники. Кто-то перебирается в Россию, кто-то остается в Украине. Смена жительства особенно тяжела для пожилых людей. Тяготы переезда усугубляются бюрократическими проблемами, финансовой нестабильностью. Чтобы получить пенсию, до недавнего времени были вынуждены получать множество справок, добиваясь статуса внутреннего переселенца. Обязательный документ – справка переселенца.

• История вопроса
• Документы для получения статуса переселенца
• Миграционные печати
• Как оформить пенсию

С 1 декабря 2014 года Украина прекратила социальные выплаты пенсионерам Донбасса. Луганская и Донецкая области остались без государственного пенсионного обеспечения. Власти объяснили, что начисление пенсий и пособий продолжится, но выплаты будут произведены только после возвращения Донбасса под контроль украинских властей. Единственная возможность получения пенсий для жителей указанных территорий без эмиграции в Россию – покинуть зону военных действий, переехать на другое место жительства, получить статус переселенца.

Фото бланка справки переселенца

Главный документ для получения перемещенным лицом пенсии – справка переселенца. Она нужна, чтобы появился соответствующий статус. Беженцу следует встать на учет по месту временного пребывания – без регистрации получать пенсии и пособия нельзя.

За документом нужно обращаться в администрацию города или поселения, в управление соцзащиты, с соответствующим заявлением. Сделать это можно лично либо через доверенное лицо. Полномочиями выдачи наделили также работников ЖЭО, сельских и поселковых советов.

Если переселенец размещен по месту нового жительства по распределению специально созданного регионального штаба, то оформлением документов занимается представитель этого органа. За детей документы должны подавать родители, при их отсутствии – законные представители, опекуны, попечители. Органы, уполномоченные выдавать справки, могут проверять факт проживания на указанном месте лица, подавшего заявление.

Заявление должно содержать не только личные сведения о заявителе, включая имя, дату и место рождения, состав семьи, гражданство, адрес регистрации и фактического проживания, контактные данные, ID, но и дополнительные данные:

• причины перемещение из зоны АТО;
• наличие жилья в Украине, кроме зоны АТО;
• официальная работа, срок официального трудоустройства после переселения;
• документ, удостоверяющий личность.

Временное удостоверение и справка переселенца выдается в тот же день, что подано заявление. Платить за услугу не нужно. Справка содержит сведения о месте пребывания, адрес для перечисления денег на выплату пенсии или иных социальных перечислений, имеет ограниченный срок действия.

Пенсии выплачиваются с месяца, следующего за месяцем последней выплаты по старому адресу. Лица, перемещенные с территории Донбасса, должны были в срок до первого декабря передать сотруднику пенсионного фонда документ о переселении.

Образец справки переселенца

Кроме этого, власти Украины потребовали от внутренних переселенцев брать из ЖЭО справки о фактическом проживании. Срок, назначенный для переоформления пенсии, оказался ничтожно мал. Пенсионные фонды не смогли справиться с огромной армией заявителей.

Затем справки от ЖЭО были отменены. Но вместо них появилось требование о том, чтобы все перемещенные лица были взяты на учет миграционной службой. Иными словами, на справке переселенца должна стоять миграционная печать. Как только новые законодательные инициативы были озвучены, начался новый виток ажиотажа. Миграционная служба срочно принялась перестраивать свою работу, люди, опасаясь потери пенсии, поспешили занимать очереди. Позже правительство отменило инициативу: для получения пенсии миграционная печать не нужна.

Но уже в апреле 2015 года правительство Украины вновь ввело правило о проверке переселенцев миграционной службой.

Чтобы выплата пенсии после переезда была возобновлена, нужно подать заявление-запрос пенсионного дела в пенсионный фонд по месту временного проживания. К заявлению прикладываются:

• справка переселенца, печать миграционной службы обязательна;
• копия паспорта;
• копия пенсионного удостоверения.

После начисления пенсии ее переправляют почтой или через банк, работающий по месту проживания заявителя, на указанный заявителем счет.

С апреля 2015 года были отменены решения о замораживании выплат для лиц, которые не покинули зону, где идут боевые действия. Пенсии и социальные выплаты правительство планирует перечислять всем жителям Украины.

Справка имеет ограниченный срок действия: полгода. Но после того, как срок действия документа истек, возможно продление справки переселенца еще на такой же срок.

Для получения пенсии после переселения нужно проделать непростую бюрократическую работу. В мае 2015 года справки переселенцев для внутреннего перемещения по стране были отменены.

Справка внутренняя образец

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий, например отражающий основную деятельность организации, подтверждающий сведения биографического или служебного характера и т. д.

Справки бывают двух видов:
• содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера;
• выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения тех или иных юридических фактов.

Справки в зависимости от их адресной направленности могут быть внутренними и внешними. Внешнюю справку оформляют на общем бланке предприятия, а внутреннюю — на стандартном листе бумаги А4. Справка содержит те же реквизиты, что и записка.

Текст справки состоит из двух частей:
• фактов, служащих основанием для составления;
• конкретных сведений, отражающих сущность вопроса.

Текст может быть оформлен в виде таблицы, если справка содержит однородную систематизированную информацию, или разбит на разделы, пронумерованные арабскими цифрами. Внутренние справки подписывает руководитель структурного подразделения, внешние - руководитель организации, а при необходимости и главный бухгалтер.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, оформляются на унифицированных бланках с использованием трафаретного текста и подписываются двумя лицами (руководителем и главным бухгалтером либо руководителем и заведующим отделом кадров).

Pro-кадры: Запись в трудовой книжке совместителю ( образец справки о совместительстве)

Здравствуйте, уважаемые читатели блога Pro-кадры.

Если вы читаете эту статью, значит, у вас возник вопрос - нужно ли вносить запись в трудовую книжку совместителю, и если да, то какой она должна быть?

Как мы знаем, совместительство может быть внешним и внутренним. При внутреннем сотрудник работает в одной организации на разных должностях, при внешнем в разных организациях. От того, по какому виду совместительства трудится ваш работник, будет зависеть и порядок внесения записей в трудовую книжку.

Начнем с того, что сведения о работе по совместительству (и внутреннему и внешнему) вносятся в трудовую книжку только по желанию самого работника.

Если ваш работник хочет, чтобы в его трудовой книжке была запись о внутреннем совместительстве, ему необходимо написать соответствующее заявление. Сама запись делается так же, как и запись об основной работе. В графе 1 указываем порядковый номер записи, в графе 2 дату приема на работу по совместительству, в графу 3 вносим запись о приеме на работу, с указанием того, что работник принят в качестве совместителя (например - принят на работу по совместительству на должность экономиста), в графе 4 - дата и номер приказа о приеме на работу по совместительству.

При увольнении с места работы, где сотрудник является внутренним совместителем, вносится запись об увольнении с места работы по совместительству. Данная запись печатью и подписью не заверяется.

При увольнении внутреннего совместителя сразу с двух мест работы - основного и по совместительству, делаются две записи. Сначала об увольнении с места работы по совместительству, затем об увольнении с основного места работы. Запись об увольнении с основного места работы заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по месту основной работы на основании документов, подтверждающих работу по совместительству. При внешнем совместительстве кроме заявления работнику необходимо представить документы, подтверждающие его работу у другого работодателя. Законодательно не установлено, какой это должен быть документ. Обычно это бывает справка о работе по совместительству (пример справки я привожу в конце статьи). Кроме справки можно представить трудовой договор или копию приказа о приеме на работу. При внесении записи о приеме на работу по внешнему совместительству, в графе 3 необходимо указать наименования организации, в которую принят работник на условиях совместительства (например - принят на работу по совместительству в Общество с ограниченной ответственностью «Образец» (ООО «Образец») на должность экономиста). Также, в графе 4 необходимо указать наименования организации, в которой на условиях совместительства трудится работник (например – приказ ООО «Образец» от 01.0.2014г. № 88).

При увольнении внешнего совместителя, запись о его увольнении делается работодателем по основному месту работы, также на основании представленного работником документа, подтверждающего факт прекращения работы по внешнему совместительству.

Как и обещал, привожу пример справки о работе по совместительству.

Общество с ограниченной ответственностью "Пример"

Отдел кадров

по состоянию на 25 января 2005 года

Правила оформления исходящих документов: справки, ихвиды, порядок составления

Одним из основных видов исходящих документов, с которым сталкивается в своей повседневной деятельности работник кадровой службы, является справка.

Справка – это официальный документ, содержащий факты деятельности организации или подтверждающий сведения биографического и служебного характера о ком-либо. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В делопроизводстве различаются служебные справки (о штатной численности, о выполнении плана, о задолженности по заработной плате и т.д.) и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые «личныесправки » (о заработной плате, трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы/учебы и т.п.).

Служебные справки, в свою очередь, делятся на внешние. составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние .

Очевидно, что к исходящим документам относятся именно внешние справки, которые адресуются в соответствии с установленными требованиями (см. правила оформления реквизита «Адресат» в письмах – «Отдел кадров», 2001, № 12, с. 50-55). Они подписываются руководителем организации (его заместителем) или иным уполномоченным на это лицом.

Внутренние справки, как вытекает из названия этой разновидности документа, не выходят за пределы организации и потому классифицируются как внутренние документы. Они адресуются на имя руководителя той организации, в которой составлена справка, и подписываются ее непосредственным составителем (например, начальником отдела).

Внешние справки должны оформляться на общем бланке организации, а внутренние – на обычной бумаге формата А4 или А5.

Служебные справки независимо от того, напечатаны они на бланке или обычной бумаге, должны оформляться с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В соответствии со стандартом реквизитами справки являются наименование организации (структурного подразделения), название вида документа («СПРАВКА»), дата и регистрационный индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк), текст, подпись. При необходимости служебная справка может заверяться печатью.

В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный – приказ, распоряжение и др. письмо вышестоящего органа, план работы и т.п.), во исполнение которого составляется справка. В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования.

Далее в справке указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативным актам, либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения-исполнители, точные даты либо хронологические рамки.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки.

Дата, к которой относятся приводимые в справке сведения, включаются в заголовок к тексту или помещаются перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на 01.01.2002» или «за период с 01.01.2002 по 30.06.2002».

Личные справки. выдаваемые частным лицам для представления в другие организации, также относятся к внешним. Они готовятся на общем бланке, при их составлении используются те же реквизиты, что и при составлении служебных справок. Особенностью личных справок является то, что они в обязательном порядке должнызаверяться печатью организации.

Текст личной справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не следует употреблять в тексте личной справки обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает» и т.п.

Для оформления личной справки рекомендуется использовать трафаретные бланки, на которых нанесена постоянная информация, а переменная информация впечатывается при подготовке конкретного документа. Например, трафаретный текст личной справки о месте учебы может иметь следующий вид:

________________________________________________________является студентом (ой)

____курса дневного (заочного) отделения ___________ факультета Белорусскогогосударственного университета.

Личные справки могут подписываться двумя должностными лицами. В частности, справки финансового характера (например, о размере заработной платы) подписываются руководителем и главным бухгалтером. Их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, и заверяются гербовой печатью. Оттиск печати должен захватывать последние буквы должности и часть личной подписи. Например:

Директор завода Личная подпись И.П.Сокол

Главный бухгалтер Личная подпись А.П.Ганич

Личная справка о месте работы может быть подписана руководителем организации и начальником кадровой службы.

Внешние справки регистрируются в порядке, установленном для исходящих документов, внутренние – в порядке, установленном для внутренних документов.

Личные справки могут высылаться заявителю по почте или выдаваться на руки.

К личным справкам по содержанию близки архивные справки, выдаваемые на основании социально-правовых запросов граждан, которые уже не работают в данной организации, например, о периоде работы в организации, размере заработной платы и т.п. Однако это тема отдельной статьи.

Образец справки о трудовом стаже

Рэкв³з³ты бланка Реквизиты бланка

г. Мiнск г. Минск

Общий трудовой стаж Наумовой Екатерины Дмитриевны, инспектора отдела сбыта, проживающей по адресу: г. Минск, ул. Озерная, д.77, кв. 9, составляет 15 (пятнадцать) полных календарных лет.

Справка выдана по состоянию на 01.01.2002.

Начальник отдела кадров Подпись В.И.Балыков

Образец справки о заработной плате

Дзяржа¢ны камiтэт
па архiвах i справаводству
Рэспублiкi Беларусь
НАЦЫЯНАЛЬНЫ АРХI¡
РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ
ДАВЕДКА
10.01.2002 № 20
г. Мiнск

Государственный комитет
по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь
НАЦИОНАЛЬНЫЙ АРХИВ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
СПРАВКА

Иванов Виктор Сергеевич работает в Национальном архиве Республики Беларусь в должности ведущего архивиста отдела личных фондов.

Заработная плата Иванова В.С. в 2001 году составила: ноябрь –. тыс. руб. декабрь –. тыс. руб.

Директор архива Подпись И.О.Павлов

Главный бухгалтер Подпись О.П.Сергеева

Образец справки о месте учебы (работы)

Беларуск³ дзяржа¢ны
универс³тэт
ДАВЕДКА
10.02.2002 № 56
г. Мiнск

Белорусский государственный
университет
СПРАВКА

района г. Минска

Уменов Григорий Степанович является студентом 1 курса дневного отделения исторического факультета Белорусского государственного университета.

Проректор по учебной

работе Подпись О.А.Яновой

А.Е. Рыбаков, начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы имеждународных связей государственного учреждения «Национальный центр поархивам и делопроизводству», кандидат исторических наук

Образец внутренней справки - Картинка 28514-39

Образец внутренней справки >>

Образец внутренней справки по производственной деятельности. 29.

Картинка 39 из презентации «Основные документы управления» к урокам экономики на тему «Управление»

Размеры: 960 х 720 пикселей, формат: jpg. Чтобы бесплатно скачать картинку для урока экономики, щёлкните по изображению правой кнопкой мышки и нажмите «Сохранить изображение как. ». Для показа картинок на уроке Вы также можете бесплатно скачать презентацию «Основные документы управления.ppt» целиком со всеми картинками в zip-архиве. Размер архива - 1088 КБ.

краткое содержание других презентаций об управлении

«Управление изменениями» - Методы изменения поведения. Карта теории изменений. 8 этапов процесса изменений. Что подразумевается под изменениями. Управление изменениями и школы управления. Что можно противопоставить изменениям. Три кита управления изменениями. Человеческий и эмоциональный факторы. Факторы изменений. Школа человеческих отношений.

«Управленческая деятельность» - Характеристики, логическая и временная структура деятельности. Философия и управление. Методология управления. Цели исследования в философии управления. Предмет методологии – организация человеческой деятельности. Методы (виды) управления. Необходимо учитывать имеющуюся информацию. Организация процесса управленческой деятельности.

«Основные документы управления» - Образцы основных документов управления. Образец справки. Образец сводного приказа. Стиль изложения. Акт. Стадии подготовки письма. Протокол. Образец внутренней докладной записки. Приказ по личному составу. Образец полного протокола. Рекламационные письма. Письмо. Организационные документы. Справка. Образец указания.

«Психология управления» - Психология управления и предмет изучения. Психология управления. Методы управления. Первые принципы управленческой деятельности. Основные функции управления. Лидерство. История становления психологии управления. Уровни управления. Социальная власть. Сфера руководства. Формальное и неформальное лидерство.

«Психотехнологии» - Понятие самомотивации. Отработка навыков управления эмоциями. Методы и приемы контроля за манипулятивными играми. Понятия и причины аферы. Методы и инструменты повышения эффективности коммуникаций. Психотехнологии воздействия на группу. Психотехнологии управления временем. Современные психотехнологии в бизнесе.

«Контроль в управлении» - Сопоставление достигнутых результатов. Окончательная цель контроля. Характеристики эффективного контроля. Текущий контроль. Простота контроля. Предупреждение возникновения кризисных ситуаций. Процесс контроля. Процесс менеджмента. Контроль. Контроль в управленческой деятельности. Виды контроля. Гибкость контроля.

Всего в теме «Управление» 18 презентаций

Справка внутренняя образец

Особенности программы: гибкое штатное расписание без ограничения уровня вложенности с возможностью включения филиалов с собственной структурой;импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ 1С (Бухгалтерия, Зарплата и Кадры, Комплексная и т.д.);сохранение приказов и отчетов в редактируемых форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен у Вас Microsoft Office или Open Office);табель учета рабочего времени, автоматически формирующийся на основании существующих приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу;возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках;

Удобная и простая программа кадрового учёта, позволяющая автоматически формировать большинство кадровых документов (штатное расписание, личная карточка, приказы, отчёты для ПФР). Основные возможности программы "Отдел кадров": хранение в базе личных данных о каждом сотруднике, расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии, учёт отпусков, учёт командировок, отпусков и поощрений. Автоматическое составление штатного расписания, личной карточки и всех кадровых приказов.

Программа имеет следующие преимущества по сравнению с программой "Отдел кадров 6.0":не требует наличия установленного Microsoft Access, программа "Отдел кадров плюс" полностью автономна;программа позволяет сохранять все приказы и отчёты в формате Excel;программа позволяет вести полноценный табельный учет по форме Т-12;программа хранит и отображает структуру предприятия в удобной древовидной форме.

Программа разработана для помощи кадровикам при расчёте стажа. По записям в трудовой книжке производится расчёт общего и непрерывного стажа сотрудников. Все расчёты, производимые пользователем автоматически сохраняются в базе данных. Таким образом программа представляет собой электронную картотеку трудовых книжек сотрудников. Программа имеет полностью заполненный справочник статей увольнения согласно новому Трудовому Кодексу. Интерфейс пользователя программы интуитивно понятный, и для работы с программой не требуется глубоких знаний по работе с персональным компьютером. Также программа имеет функцию вывода на печать отчёта о стаже сотрудников.

Программа позволяет вести учет внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.д.). Вы сможете назначать список ответственных за согласование входящих документов с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о дате согласования. Программа может привязать к документу неограниченное количество вложенных файлов любого формата (отсканированный факс, файлы MS Word, MS Excel и т.д.), вести структурированые справочники по сотрудникам (согласователи и исполнители), организациям (получатели и отправители), формировать наглядные отчеты по внутренним документам (вести журнал документов по организации) и корреспонденции, производить поиск необходимого документа по одному или нескольким реквизитам (номер, тип, дата создания и т.д.)

Программа предназначена для автоматизации работы с договорами. Необходимость учета договоров возникает в тот момент, когда с помощью обычного журнала договоров, таблицы Excel или справочника учетной системы невозможно составить ясную картину договорной деятельности, планировать и контролировать расчеты и сроки работ по договорам.Программа "Документ плюс" уменьшает рутинную и однообразную работу по подготовке и согласованию договоров, расчетам и позволяет быстро получать оперативную и аналитическую информацию по договорам, связанным с ними работам и операциям.

Программа служит для автоматизации торговых операций (формирование документов), работы с клиентами (CRM) и формирования отчетности по торговой деятельности (аналитика).Функции: управление контактами, история взаимодействия с клиентами; управление рабочим временем; автоматизация документооборота; аналитика; функциональные инструменты.

Программа для автоматизации журнала приказов учебного учреждения. Программа формирует реестр специальностей, курсов, групп, студентов и приказов (выписок). Внедрение программы позволяет сэкономить время на формирование приказов (выписок) и повышает эффективность ведения журнала приказов в учебном заведении. Программа автоматически формирует приказ о зачислении, приказ о переводе на следующий курс, приказ об оплате за обучение по индивидуальному плану, приказ о переводе студентов на ускоренную форму обучения, приказ о предоставлении академического отпуска, приказ о восстановлении в число студентов, приказ об отчислении, приказ о допуске к защите дипломных работ и сдаче итоговых государственных экзаменов и другие приказы

Все программы (Отдел кадров 6.0, Отдел кадров плюс, Отдел кадров 2015, Расчёт стажей, ДокПартнёр, Документ Плюс, Клиент Плюс, Журнал приказов. Образование) одним архивом.

Справки, копии и выписки из документов

добавлено: 15-02-2010
просмотров: 38304

Данная статья посвящена справкам, копиям и выпискам из документов. Копии и справки в настоящее время подготавливаются в каждой организации. А выписки применяются не на всех предприятиях. Давайте рассмотрим требования к оформлению этих документов, а также определим их назначение.

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОК 011-93) существует несколько разных форм документов, в названия которых входит слово «справка» и которые относятся к разным системам документации. Убедитесь сами:

Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93 (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в редакции от 08.06.2009 г.)

В рамках настоящей статьи мы будем рассматривать только справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации и оформляемые в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003.

Определение данного вида документа не содержится в нормативно-правовых актах, но его можно найти в Кратком словаре видов и разновидностей документов ВНИИДАДа1 :

– 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Итак, справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации, обычно делят на две группы:

– те, что описывают факты и события, связанные с основной деятельностью организации;

– те, что подтверждают сведения биографического или служебного характера о человеке.

Справки, составляющие вторую группу, являются более распространенными в настоящее время. К ним относятся справки о подтверждении занимаемой должности, трудового стажа, места обучения и т.д. Эта группа справок является внешними, т.е. предназначается для представления в другие организации.

Справки, относящиеся к первой группе, могут быть как внешними, так и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (часто вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Сегодня внутренние справки используются достаточно редко и не во всех организациях. Поэтому сначала мы рассмотрим требования к оформлению внешних справок.

Внешние справки Внешние справки должны оформляться на бланке. А в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 выделяются три вида бланка по видам документов, оформляемых на них:

– общий бланк (используется для изготовления любых видов документов, кроме письма);

– бланк конкретного вида документа (кроме письма);

Итак, по требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 справки должны оформляться на общем бланке или бланке конкретного вида документа (т.е. на бланке справки). Соответственно, к обязательным реквизитам справки относятся следующие (см. Примеры 1 и 3):

– Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации/ товарный знак (знак обслуживания)2* ;

– наименование вида документа (СПРАВКА)* ;

– регистрационный номер документа** ;

– место составления или издания документа* ;

– заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);

– оттиск печати (для справкок биографического или финансового характера).

Для справок можно использовать бланки как с угловым расположением реквизитов, так и с продольным. Однако первый вариант является более предпочтительным, так как в данном случае правая сторона верхней части бланка используется для размещения реквизита «адресат». А это позволяет более экономно использовать площадь листа.

В процессе подготовки справки реквизиты оформляют в соответствии со схемами расположения реквизитов, приведенных в приложении А ГОСТа Р 6.30-2003. Между реквизитами оставляют два–четыре межстрочных интервала.

Датой справки является дата ее подписания, которая, как правило, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 14.01.2009. При этом допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 02 февраля 2009 г .

Регистрационный номер располагается на одной строке с датой документа и включает порядковый номер, который может дополняться индексом или несколькими индексами. Порядковые номера справкам должны присваиваться в течение календарного года, т.е. первая справка в календарном году должна иметь порядковый номер 1.

Дату и регистрационный номер справки принято оформлять в момент регистрации документа (т.е. после подписания), поэтому правильнее их проставлять на документе вручную, а не печатать при подготовке справки.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например: «Об организации авиаперевозок туристов во втором полугодии 2009 года» .

Заголовок в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 должен печататься от поля без кавычек, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки. На справках, оформленных на формате А5, заголовок допускается не указывать.

Текст справки. как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может и не содержать оснований для его подготовки, тогда справка включает только одну часть с описанием фактов (событий).

Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Текст справки биографического характера обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Ряд справок биографического характера выдается по типовым, часто повторяющимся ситуациям, и для их подготовки могут использоваться унифицированные бланки с трафаретным текстом.

В тексте справки не следует использовать архаичные обороты, например: «настоящая справка дана…». «настоящим подтверждается, что… действительно работает…» .

Реквизит «адресат» должен оформляться на справках в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Если справка адресована организации или ее структурному подразделению, то их наименования указывают в именительном падеже (см. Пример 1).

При адресовании справки должностному лицу его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел:

Внешняя справка биографического характера, оформленная на бланке формата А5

Справки в обязательном порядке должны подписываться уполномоченным на это должностным лицом или двумя должностными лицами. Как правило, внешние справки имеет право подписывать руководитель организации или его заместитель.

Справки, содержащие сведения финансового характера, должны подписывать два лица: руководитель организации и главный бухгалтер. Кроме того, на данные справки должен проставляться оттиск печати.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического характера, также должны подписываться двумя лицами: руководителем организации и руководителем кадровой службы (или главным бухгалтером), и на них тоже должен проставляться оттиск печати.

В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; его личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и через пробел фамилия). Так как справка составляется на бланке, при оформлении реквизита «подпись» наименование должности указывается в сокращенном варианте, т.е. наименование организации не включается (см. Пример 1).

При подписании справки несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности: например, сначала генеральный директор и за ним – главный бухгалтер или начальник отдела кадров (как показано в Примере 1).

Итак, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 внешние справки должны оформляться на общем бланке или бланке справки. А бланк письма для этой цели не должен использоваться. Но что происходит в настоящее время на практике? Во-первых, ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, а во-вторых, некоторые организации предъявляют дополнительные требования к справкам. Например, при получении некоторых виз необходима справка с указанием адреса и телефона компании. Поэтому в настоящее время можно встретить справки, которые оформлены на бланке письма с такими реквизитами, как справочные данные об организации (адрес, телефон и др.). При этом на бланке письма где-то на свободном месте добавляется еще один реквизит: наименование вида документа – СПРАВКА.

Внутренние справки При подготовке внутренних справок обычно придерживаются следующих правил оформления. В отличие от внешних справок внутренние оформляются не на бланке, а на стандартом листе бумаги формата А4 (210. 297 мм) или А5 (148. 210 мм). При этом в составе реквизитов есть отличия – на внутренних справках обязательно оформляются следующие реквизиты (см. Пример 4):

– наименование структурного подразделения – автора документа;

– наименование вида документа (СПРАВКА);

– регистрационный номер документа;

– заголовок к тексту (при оформлении на листе бумаги формата А4);

– подпись (подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем, при этом указывается должность в сокращенном варианте – без наименования организации).

Часто бывают ситуации, когда сторонней организации, должностному или физическому лицу нужен тот или иной документ, но подлинник отдать им не могут. В данной ситуации на выручку приходит копия документа.

Определение копии документа можно найти в ГОСТе Р 51141-98 и в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Пункт 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 No 477

«Копия документа» – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

В терминологии делопроизводства, кроме понятия «копии документа», используется термин «заверенная копия документа». При этом именно вторая из них имеет юридическую силу.Фрагмент документа

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Порядок заверения копий организационно-распорядительных документов устанавливается в ГОСТе Р 6.30-2003, и для этого используется реквизит «отметка о заверении копии».

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Методические рекомендации ВНИИДАД по ГОСТу Р 6.30-2003 немного уточняют данные требования.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост. М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М. 2003. – 90 с.

3.21. Отметка о заверении копии (реквизит 26).

…При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).

Но в связи с тем, что ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, необходимость заверения печатью копии, предназначенной для передачи в структурное подразделение внутри организации или ее должностному лицу, как правило, закрепляется в инструкции по делопроизводству организации. А вот копии документов, предназначенные для использования вне организации, принято заверять печатью.

При этом обязанность заверять печатью копии документов, касающихся прав и интересов граждан, закрепляется и в действующем Указе Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 г. No 9779-X. Этот же документ вместо слова «Верно» предписывает в заверительной надписи писать более развернутую текстовую конструкцию: «Копия верна, подлинный документ находится в указывается наименование организации». Некоторые организации используют еще более развернутую конструкцию, добавляя информацию о том, в каком деле хранится подлинник (именно такой вариант сейчас описан в проекте Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Отметку о заверении копии документа принято располагать в соответствии с приложением А3 ГОСТа Р 6.30-2003, а именно – в нижней части листа копии. Такой вариант идеально подходит для одностраничного документа. А как быть с многостраничными копиями? Их рациональнее сначала прошивать, а затем на последней странице оформлять реквизит «отметка о заверении копии».

Для большинства видов документов в правовых актах не устанавливается каких-либо определенных требований к прошивке листов их копий. Обычно данную операцию осуществляют так: листы прошиваются вручную на 2 или 4 прокола. После прошивки листов на концы прошивной нити на оборотной стороне последнего листа копии документа наклеивается лист формата А7 или меньше, на котором указывают количество прошитых листов, а также наименование должности лица, заверившего его прошитие, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого при прошивке листов обычно проставляют оттиск печати, причем таким способом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица и оборотную часть последнего листа копии.

Личный росчерк тоже стараются ставить так, чтобы он частично располагался на последнем листе сшива, а частично – на приклеенной поверх нити наклейке. Заверительный текст удобно сразу распечатать на приклеиваемом листке (тогда он не будет заходить за его пределы); в некоторых организациях используют специальные штампы либо пишут такой текст вручную (в этих случаях в качестве дополнительной защиты от подлога можно располагать заверительный текст так, чтобы он выходил за пределы приклеенного листка).

Итак, покажем возможные правильные варианты оформления заверенной многостраничной копии документа. В Примерах 7 и 8 состав и расположение текста разные, оба варианта правильные. Каким образом текст наносится (вручную или на принтере, как в Примере 7, либо при помощи единого или нескольких штампов, как в Примере 8), значения не имеет.

Если правовым актом установлены правила для прошивки листов копии документов определенного вида, то они должны соблюдаться.

Правила направления копии декларации об объекте недвижимого имущества, право собственности на который зарегистрировано органом, осуществляющим государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, в организацию (орган) по учету объектов недвижимого имущества, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 31.08.2006 г. No 531

Копия декларации, состоящая более чем из одного листа, прошивается.

Нумерация листов (страниц, если на подлиннике декларации заполнены обе стороны листа) на копии декларации осуществляется в случае, если такая нумерация отсутствует на подлиннике декларации.

Копии документов в организации должны заверять только уполномоченные на это должностные лица. Права и обязанности работников заверять копии, как правило, закрепляются в должностной инструкции или инструкции по делопроизводству. Для этой же цели еще может издаваться распорядительный документ.

В конце разговора о копиях отметим, что в определенных случаях законодательно установлено нотариальное заверение копий некоторых документов при представлении их в другие организации. Также некоторые государственные органы могут просить предоставить им нотариально заверенные копии и в случаях, не предусмотренных законом. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 г. No 4462-1 (в редакции от 19.07.2009 г.).

Выписка из документа – это копия части (частей) письменного документа.

В практике работы с документами выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно (документ содержит конфиденциальную информацию) или нецелесообразно (документ имеет большой объем и полностью он не нужен).

Ведомственными нормативными актами может быть установлен определенный порядок оформления выписки из документа определенного вида. Например, приказом Минобороны России от 24.07.2006 No 280 «Об утверждении Инструкции об условиях и порядке приема в военные образовательные учреждения высшего профессионального образования Министерства обороны Российской Федерации» утверждена форма выписки из протокола заседания Военного совета. Соответственно, если установлен порядок оформления выписки из документов определенного вида, то он должен соблюдаться.

Но для большинства видов документов не установлены жесткие требования к оформлению выписки из них. И их, как правило, оформляют следующим образом:

Во-первых, при оформлении выписок принято полностью воспроизводить реквизиты бланка, за исключением реквизита «наименование вида документа». В состав данного реквизита следует добавлять фразу «ВЫПИСКА ИЗ…». Например, вместо слово «ПРИКАЗ» нужно будет написать «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

Кроме того, на выписке указывается регистрационной номер и дата регистрации оригинала документа, а не дата изготовления выписки и ее номер.

Под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию. Личная подпись должностного лица в составе реквизита «подпись» в выписке не ставится.

Во-вторых, в делопроизводстве выписки принято считать разновидностью копии документа. Поэтому для того, чтобы выписка приобрела юридическую силу, ее необходимо заверить. Для этого используется реквизит «отметка о заверении копии документа»4. требования к оформлению которого были рассмотрены выше.

Так же как и для копий документов, потребность заверения печатью выписок, предназначенных для использования внутри организации, обычно закрепляется во внутреннем нормативном документе. А при направлении выписки в стороннюю организацию ее заверяют печатью. В конце статьи приведем образец оформления выписки из приказа (см. Пример 9).

Выписка из приказа, предназначенная для использования внутри организации

1. Краткий словарь видов и разновидностей документов. – М. ВНИИДАД. – 1974.

2. При наличии у организации права воспроизводить на своих документах Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации) или наличия у организации эмблемы (товарный знак или знак обслуживания).

* отмечены реквизиты, включаемые в бланк.

** отмечены реквизиты, для которых на бланке наносятся ограничительные отметки.

3. Приложение А ГОСТа Р 6.30-2003 содержит схемы расположения реквизитов документов.

4. Реквизит «отметка о заверении копии» используется при заверении выписок из документов, но только в том случае, если для конкретного вида выписок не установлен иной порядок заверения.

Популярные статьи по теме: