Приказ о проведении служебного расследования: образец и порядок заполнения

Сотрудник любой компании за что-то обязательно несет ответственность. Он отвечает за компьютер, на котором работает в офисе, за активы, которые хранятся у него на складе, и даже за информацию, разглашение которой приравнивается к нарушению коммерческой тайны.

И в случае, если вверенные ему материальные или нематериальные ценности были испорчены или утрачены, работодатель вправе выяснить причину нанесенного ущерба. Для этого издается приказ о проведении служебного расследования на предприятии.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Это быстро и бесплатно !

Когда в организации в ходе проверки или в результате иного действия выясняется недостача активов, утрата имущества или документов, утечка информации и т. п. необходимо:

• установить величину ущерба;
• выяснить причину его возникновения;
• найти виновное лицо, которым не обязательно должен быть тот сотрудник, на которого возложена ответственность за сохранность утраченного или испорченного актива.

Для этой цели назначается комиссия. в состав которой должны войти специалисты, способные оценить нанесенный ущерб и выяснить его причину. Обычно в нее включаются юрисконсульт, сотрудник службы безопасности, экономист (или главный бухгалтер), инженер и иные лица. Создание данного органа разрешено Трудовым Кодексом РФ (статья 247).

Цель комиссии – внутреннее расследование, проведение которого является обязанностью работодателя согласно трудовому законодательству РФ. Исполнение этой обязанности должно быть осуществлено до принятия решения о наказании конкретного работника.

Без указанного расследования, даже если сотрудник виновен, он вправе будет обжаловать решение о его наказании в судебном порядке.

Создание комиссии и необходимость проведения расследования оформляются приказом по предприятию.

Составляется данный приказ секретарем или иным уполномоченным лицом на основании решения руководителя организации, сделанного по представлению начальника службы безопасности либо руководителя отдела, где обнаружился ущерб.

О том, какой процент от зарплаты составляет аванс, читайте здесь .

Этот документ составляется в произвольной форме на бланке организации, где указано ее название и юридический адрес. В тексте обязательно должен присутствовать порядковый номер бумаги, дата и место составления (указывается город) и название «О проведении служебного расследования».

Начинается документ с указания причины его составления: «В связи с …», «По причине …» и т. д.

Далее идет слово «ПРИКАЗЫВАЮ», а уже после:

• указывается необходимость проведения расследования. Например: «Провести служебное расследование по факту порчи (утраты, разглашения)…»;
• следующим пунктом указывается назначение комиссии для проверки обстоятельств нанесенного ущерба. Перечисляются должности и ФИО ее членов;
• последним пунктом является назначение лица, который должен обеспечить контроль за выполнением приказа. Этим лицом может быть как сам руководитель, так и иное лицо. Для этого делается запись «Контроль исполнения приказа возлагается на (должность, ФИО)».

Далее ставится подпись руководителя, ее расшифровка и должность (генеральный директор, директор и т. д.). После этого прописывается фраза «С приказом ознакомлены», и каждый из назначенных членов комиссии должен расписаться и поставить расшифровку своей подписи.

Здесь вы можете бесплатно скачать образец этого документа

По итогам расследования составляется акт, на основании которого выносится решение о наказании виннового лица или признается его отсутствие.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Как составить акт служебного расследования

Пренебрежение техникой безопасности или несоблюдение санитарно-гигиенических норм приводит к травмированию сотрудников или тяжелым заболеваниям. Проведение инвентаризации или аудита выявит финансовый ущерб. Все это установленные факты. А вот для изучения причин, приведших к тяжким последствиям, принятия решения о возмещении вреда необходимо служебное расследование.

Законодательство (ч. 1 ст. 247 ТК РФ) требует до вынесения решения проверить все обстоятельства случившегося, определить размер ущерба, т.е. провести служебное расследование. Это необходимо для объективности решения и предупреждения возможного повторения неблагоприятных событий. Первый шаг руководителя – приказ о создании комиссии из квалифицированных специалистов по изучаемому вопросу: бухгалтера, экономиста, юриста, работников ОК, инженера по ТБ и др.; назначении ее председателя и секретаря, оформляющего документы комиссии. С распоряжением под роспись знакомится весь состав расследователей.

Приступившие к работе члены комиссии организуют сбор документов с целью объективного изучения произошедшего. Начинают, как правило, с истребования объяснительных записок от сотрудников, причастных к обстоятельствам дела, по письменному запросу, в котором сотрудник должен поставить подпись. При его отказе, этот факт фиксируют свидетели своей подписью. Работники имеют право в ходе служебного расследования знакомиться со всеми материалами, подготовленными комиссией. По документам, собранным в ходе проверки, проводят заключительное заседание. Обсуждение полученной информации завершается принятием акта служебного расследования.

• данные о действительном причинении ущерба
• отсутствие обстоятельств, которые освобождали бы виновных от ответственности за нанесенный вред
• доказательства противоправности действий работника в данных обстоятельствах
• наличие вины и взаимосвязь поведения работника и наступивших последствий

Требования к оформлению акта служебного расследования предполагают: наличие введения, описательной части и заключения – резолюции. К нему прилагаются все истребованные документы и объяснительные записки. Акт подписывают члены комиссии. С решением комиссии знакомят провинившегося работника. Если он отказывается ставить свою подпись, данный факт отмечается свидетелями, поставившими свои подписи.

Как провести расследование по фактам внутреннего мошенничества (Самойлов Е

Законопроект "О профилактике семейно-бытового насилия" разработан в целях совершенствования законодательства в сфере создания правового механизма реализации предпринимаемых государством экономических, социальных и политических мер в области борьбы с насилием в семейно-бытовой сфере. Его правовой оснойвой является Конституция РФ, а также Конвенция о ликвидации всех форм дискриминации в отношении женщин.

С целью расширения возможностей депутатов, избранных по одномандатным округам законопроектом "О внесении изменений в статью 37 Федерального закона "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" предусматривается рост числа работающих на общественных началах помощников депутатов, избранных в одномандатных округах. Законопроектом предлагается увеличение их численности до 60 человек.

Законопроектом "О внесении изменения в статью 16 Закона Российской Федерации "О приватизации жилищного фонда в Российской Федерации" предлагается распределить ответственность по обязательствам проведения капитального ремонта домов между всеми собственниками данного жилищного фонда (наймодателями) пропорционально времени нахождения дома в соответствующем ведении.

Дата размещения статьи: 29.09.2016

Каков порядок проведения процедуры служебного расследования, какими документами она регламентирована? Какая роль отводится службе внутреннего аудита при проведении внутреннего расследования? Каковы принципы работы комиссии по расследованию? Какие меры могут быть приняты на основании акта служебного расследования?

Рассмотрим процедуру проведения служебной проверки по факту выявления внутреннего мошенничества на примере филиала банка. Расследование инициировано руководителем в отношении подчиненного.
Решение о проведении служебного расследования принимается в отношении следующих действий:
- хищение, злоупотребление, кража, ограбление, мошеннические и другие противоправные действия/попытки сотрудника филиала банка и (или) стороннего лица;
- кассовый просчет, переплата, в том числе недостача:
по факту выгрузки кассеты депозита устройства самообслуживания;
по возмещению суммы денежных средств по операциям с картой, проведенным с использованием устройства самообслуживания;
- прием фальшивых банкнот, в том числе при обнаружении поддельных денежных знаков в кассете депозита устройства самообслуживания;
- ошибочное перечисление (зачисление) денежных средств не по назначению, в том числе исполнение несанкционированного платежного документа с использованием дистанционного банковского обслуживания;
- операция по утраченной банковской карте банка, совершенная после подачи держателем письменного заявления об ее утрате;
- кредитование юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, частных клиентов по фальсифицированным (подложным) документам;
- авансовый платеж по договору (в т.ч. по договору подряда), по которому не выполнена работа или не оказана услуга;
- порча или уничтожение имущества;
- утрата ценностей и документов;
- ущерб в результате стихийного бедствия или техногенной катастрофы;
- иные события, представляющие реальную или потенциальную угрозу причинения ущерба.
Дополнительно поводом для проведения служебного расследования также могут стать:
- материалы проверок, ревизий, инвентаризаций;
- сведения о прямых или косвенных признаках преднамеренных недобросовестных действий клиентов, данные, содержащиеся в заявлениях и письмах граждан, и иные обстоятельства, дающие основания полагать, что произошли хищения и другие противоправные действия.

Этап 1. Организация служебного расследования

При выявлении нарушения трудовой дисциплины/хищения/кражи и т.д. сотрудник, обнаруживший его, обязан оповестить руководство о происшествии. Руководитель (при отсутствии вышестоящего руководителя) самостоятельно принимает решение о проведении служебного расследования. Факт нарушения и обстоятельства, при которых он обнаружен, должны быть зафиксированы в служебной записке или в докладной записке сотрудника, оформленной на имя управляющего кредитной организации. Служебная записка направляется в электронном или бумажном виде.
Факт хищения, дисциплинарного проступка и прочих совершенных нарушений должен быть обязательно зафиксирован. Служебная записка/письмо должны иметь входящий номер и визу руководителя. Это принципиально для проведения служебного расследования. С момента, как проступок зафиксирован, начинается период, в течение которого служебное расследование должно быть завершено и вынесено решение по нему.
Согласно ч. 3 ст. 193 ТК РФ период проведения проверки должен быть равен одному месяцу. Проверка может быть продлена на время болезни и (или) отпуска сотрудника, в отношении которого проводится служебное расследование, но не более чем на шесть месяцев. Однако по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки дисциплинарное взыскание может быть применено не позднее двух лет со дня его совершения. В эти сроки не включается время производства по уголовному делу.
Процедура проведения служебного расследования начинается после выхода соответствующего распорядительного документа <1>. На первом этапе служебного расследования необходимо в кратчайшие сроки провести следующие мероприятия:
- создать комиссию для проведения служебного расследования, своевременно оформив соответствующий приказ/распоряжение;
- обозначить лидера процесса - подразделение банка, которое будет фактически управлять процессом расследования;
- оперативно получить необходимую информацию с камер видеонаблюдения (видеоархив).
--------------------------------
<1> Приказ/распоряжение о проведении служебного расследования.

На первом этапе определяется роль, которую будет играть в служебном расследовании подразделение внутреннего аудита банка. Оно может быть как лидером процесса, так и участником, осуществляющим основную аналитическую проработку возникшей ситуации. Практика показывает, что другие подразделения банка с удовольствием отдают лидерство подразделению внутреннего аудита, а сами при этом готовы выполнять только конкретные поручения.
Состав комиссии, которая будет проводить служебное расследование, определяется с учетом отношения инцидента к направлению деятельности банка. Это может быть розница, корпоратив или бэк-офис. Председателем комиссии целесообразно назначить заместителя управляющего, курирующего тот или иной блок.
Основными участниками комиссии становятся:
1) подразделение внутреннего аудита;
2) юридическое подразделение;
3) подразделение по работе с персоналом;
4) подразделение безопасности;
5) сотрудник профильного блока;
6) в некоторых случаях - сотрудник подразделения кассовой работы.
Сотрудника, обвиненного в мошенничестве, в отношении которого проводится служебное расследование, необходимо уведомить о причине проведения служебного расследования и его роли в этом процессе. С момента уведомления для работника начинается срок (два дня), в течение которого он обязан дать свои объяснения/пояснения. Если указанный срок истек, а объяснение работник не представил, составляется акт об отказе в представлении объяснений.
Непредставление сотрудником объяснений не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. На практике редко случается, чтобы сотрудник, в отношении которого проводится служебное расследование, всячески ему препятствовал, а также уклонялся от объяснений. В его интересах максимально сотрудничать с комиссией, представлять все необходимые/требуемые документы, давать устные и письменные пояснения, заявлять ходатайства в ходе проведения служебного расследования, а также представлять вещественные доказательства для приобщения к материалам служебного расследования.
Важнейшим инструментом при проведении служебного расследования является объяснительная записка. Комиссия может запросить дополнительные документы (копии, оригиналы, записи с камер видеонаблюдения и т.д.), подтверждающие виновность/невиновность сотрудника, корректность его действий. Как правило, объем требуемых материалов/выборки определяет председатель комиссии <1>.
--------------------------------
<1> Если нарушение незначительное, объяснительной записки сотрудника будет достаточно. Но, если речь идет о более серьезных нарушениях, потребуются более веские документы, в том числе заключения экспертов.

Не исключено, что в некоторых случаях потребуется отстранить сотрудника от работы на время проведения расследования. В большинстве случаев обвиняемого сотрудника отправляют в административный отпуск без сохранения заработной платы.
В каких случаях следует отстранить сотрудника от работы, а в каких разрешить ему продолжать свою трудовую деятельность, решает комиссия совместно с управляющим филиалом. Однако если сотрудник подозревается в хищении денежных средств банка или клиентов, а также в осуществлении мошеннических схем, то он однозначно отстраняется от работы на время проведения расследования.

Использование информации из технических систем средств охраны

У кредитной организации существует множество технических средств охраны и управления доступом. В банке установлено множество видеокамер, начиная от парковки для клиентов и заканчивая хранилищем ценностей.
Видеозапись осуществляется при помощи камер, хранение видеозаписи осуществляется на специальных видеорегистраторах. Данная аппаратура должна быть размещена в помещениях, недоступных для посторонних лиц. Срок видеоархива определяется внутренними нормативными документами банка. Обычно срок хранения не превышает 30 - 45 календарных дней. В некоторых случаях кредитные организации выставляют иные требования к срокам хранения видеоархива в устройствах самообслуживания (банкоматах, платежных терминалах).
Таким образом, если инициировано служебное расследование, необходимо оперативно записать интересующие фрагменты на отдельные носители информации для их дальнейшего анализа и возможного использования в качестве доказательства. Причина для спешки очевидна: каждый день задержки снижает вероятность доступности видеоархива за нужный период.

Этап 2. Проведение служебного расследования

Мероприятия, связанные со сбором материалов, опросами подозреваемого сотрудника, получением объяснительных, опросами пострадавших клиентов, проводит комиссия <1>. Она имеет право:
1) проводить ревизии, выемку документов, производить замеры и т.п. чтобы установить вину или невиновность подозреваемого <2>;
2) использовать записи систем видеонаблюдения и другие материалы, которые могут помочь в проведении расследования;
3) привлекать экспертов сторонних организаций, если комиссия не в состоянии определить степень вины сотрудника.
--------------------------------
<1> Как правило, служебные расследования, а также подавляющее количество сопутствующих мероприятий проводятся сотрудниками подразделения внутреннего аудита/контроля.
<2> Входящие в состав комиссии сотрудники подразделения внутреннего аудита, как правило, имеют постоянный доступ к любым документам для исполнения своих служебных обязанностей.

Для экспертизы может быть использован детектор лжи (полиграф), но только с согласия сотрудника.
Любой банк заинтересован, чтобы все его сотрудники, а особенно работающие с товарно-материальными ценностями, были честными и надежными людьми. При приеме на работу работодатель разными способами старается установить благонадежность будущего сотрудника. Но при приеме на работу детектор лжи не применяется. При проведении служебного расследования по факту хищения его применение оправданно.
А что делать, если сотрудник, подозреваемый в совершении противоправных действий, отказывается проходить проверку на детекторе лжи?
В Российской Федерации использование и применение полиграфа законодательством не регулируется. Учитывая, что в ходе исследования на полиграфе возможно получение персональных данных работника, применение детектора лжи возможно только с его письменного согласия. Компания-работодатель может ввести внутреннее правило об обязательности прохождения исследования на полиграфе, например в случае выявления хищения, при приеме на работу и т.д. Чтобы регламентировать подобного рода мероприятия, необходимо издать внутренний распорядительный документ, который закрепит проведение такой процедуры в организации.
Но отказ пройти проверку на детекторе лжи с юридической точки зрения сотруднику ничем не грозит. А любые действия работодателя, которые он совершает на основании одного лишь отказа работника пройти полиграф, можно обжаловать в суде.
Даже если речь идет о прохождении полиграфа в связи со служебным расследованием, применять какие-либо санкции в отношении работника незаконно.
Информация, полученная посредством применения полиграфа, является лишь неким маркером причастности или непричастности сотрудника к совершению противозаконных действий, и ее необходимо рассматривать/принимать во внимание только в совокупности с другими данными и фактами. Наиболее правильным решением будет передать результаты проверки на детекторе лжи в правоохранительные органы вместе со всеми материалами служебного расследования.
В проведении служебного расследования значительную роль играет подразделение безопасности филиала кредитной организации, которое:
- участвует в проведении проверок;
- выявляет и проверяет возможные связи работников банка с криминальными структурами, а также устанавливает мотивы совершения противоправных действий работниками банка;
- проводит мероприятия по выявлению причастности/непричастности держателя международной банковской карты к проведению операций по карте после подачи в банк заявления об ее утрате;
- готовит и направляет материалы по фактам хищений, злоупотреблений и других противоправных действий в правоохранительные органы;
- оказывает помощь правоохранительным органам, а также судебным приставам-исполнителям при осуществлении мероприятий по принудительному исполнению принятых решений.

Взаимодействие с правоохранительными органами

Несмотря на то что к служебному расследованию не привлекаются правоохранительные органы, взаимодействие с ними может осуществляться негласно. Это объясняется тем, что сотрудник подразделения безопасности банка - как правило, бывший сотрудник силового ведомства.
Непосредственное взаимодействие с правоохранительными органами реально возможно, когда служебное расследование уже завершено и требуется направить материалы в полицию. Формирование обращения в полицию проводится именно сотрудником подразделения безопасности: направляется официальное письмо-запрос, в котором излагается суть дела, прикладывается акт служебного расследования. Если полиция отказывает в возбуждении уголовного дела по фактам, изложенным в служебном расследовании, задача сотрудника подразделения безопасности банка - направить грамотно составленное обращение в прокуратуру, которая направит материалы дела в полицию на повторное рассмотрение.
На втором этапе расследования основными игроками в процессе должны быть подразделение внутреннего аудита и подразделение безопасности. Первый обеспечивает аналитическую поддержку процесса, второй проводит практические мероприятия: исследования на полиграфе, взаимодействие с правоохранительными органами, опрос свидетелей и потерпевших, взаимодействие с лицом, по действиям которого проводится служебное расследование.

Этап 3. Итоги расследования

Комиссия предоставляет управляющему филиалом кредитной организации акт, содержащий информацию и выводы о результатах служебного расследования.
Акт служебного расследования имеет три части: вводную, описательную и заключительную. В первой части указываются факт нарушения, период проведения расследования, состав комиссии. Во второй части описываются следственные действия, приводится доказательная база расследования. Заключительная часть содержит резюме служебного расследования: указываются виновные, приводятся рекомендации руководству филиала для принятия управленческих решений относительно виновника противоправных действий.
Приложениями к акту служебного расследования могут быть объяснительные записки опрошенных лиц, выписки из индивидуальных счетов о движении денежных средств, а также прочая информация, на которую приводятся ссылки в акте.
В ходе служебного расследования генерируется следующий перечень документов:
- служебная записка об обнаружении факта дисциплинарного проступка/хищения и т.д.;
- объяснительные записки работника;
- акт, подтверждающий непредставление работником объяснения (опционально);
- объяснения должностных лиц и прочих свидетелей;
- заключения экспертов (опционально);
- жалобы клиентов (при наличии);
- другие документы по усмотрению комиссии;
- акт о проведении служебного расследования;
- документы о применении дисциплинарного взыскания;
- акт, подтверждающий отказ работника ознакомиться под роспись с приказом.
До наложения дисциплинарного взыскания руководство филиала (комиссия, проводящая служебное расследование) должно затребовать от сотрудника письменное объяснение. Если в течение двух рабочих дней он его не представит, составляется акт об отказе представления объяснений.
Если в ходе служебного расследования комиссия установила, что в действиях виновного лица имеются признаки состава преступления, то рекомендуется после подписания акта направить материалы в правоохранительные органы.
После того как акт служебного расследования готов и согласован между подразделениями, его подписывают участники комиссии.
Если по результатам проведенного расследования комиссия приняла решение не направлять документы в правоохранительные органы, акт можно подписать электронной подписью (дело остается в банке). Если же материалы дела направляются в правоохранительные органы, каждый участник комиссии в обязательном порядке подписывает акт оригинальной подписью.
На основании акта служебного расследования руководитель филиала кредитной организации может предпринять следующие шаги:
- уволить сотрудника по статье, связанной с утратой доверия работодателя;
- вынести письменное предупреждение сотруднику <1>;
- направить материалы в правоохранительные органы для возбуждения уголовного дела;
- наложить дисциплинарное взыскание;
- не предпринимать никаких шагов относительно сотрудника, считая его невиновным.
--------------------------------
<1> Предупреждение сотруднику с соответствующей резолюцией "Указать" или "Строго указать". Данные резолюции не имеют юридической силы.

Наложение дисциплинарного взыскания

Трудовое законодательство РФ за совершение дисциплинарного проступка предусматривает следующие взыскания: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям.
Никакие другие взыскания к работнику не могут быть применены.
Дисциплинарное взыскание (замечание, выговор) оформляется приказом по филиалу кредитной организации, в котором указываются виновные должностные лица, наложенные взыскания и основания принятого решения. За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Приказ о применении дисциплинарного взыскания доводится до сведения работника под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с приказом (распоряжением) под роспись, составляется соответствующий акт.
Совершенно очевидно, что выбор дисциплинарного взыскания напрямую зависит от серьезности нарушения. В каких случаях следует сделать замечание, в каких объявить выговор, а в каких можно просто "пригрозить пальцем"? Если сотрудник нарушил технологию совершения операций, которая не привела к жалобам клиентов или ущербу для банка, можно ограничиться замечанием. Однако если к такому нарушению добавится, к примеру, нарушение требований информационной безопасности, повлекшее компрометацию паролей АБС, и т.д. то и наказание должно быть соответствующим. Если речь идет о хищении, временном присвоении денежных средств банка/клиентов, то сотрудник должен быть уволен по соответствующим основаниям.
Дисциплинарное взыскание непременно отразится на размере премиального вознаграждения сотрудника по итогам квартала и (или) года. Если сотрудник получил замечание, размер квартального вознаграждения, скорее всего, будет снижен на 100%, а если выговор, то помимо 100%-ного лишения квартального бонуса годовой бонус может быть скорректирован на 50 - 100%.
Поиск виноватых, наказание сотрудников и прочие репрессивные меры не должны быть самоцелью при проведении расследования. Основная задача комиссии состоит в анализе "узких мест" того или иного процесса.