Организация работы архива БТИ

1 Нормативная основа деятельности архива БТИ

2 Должностные обязанности работника архива БТИ

3 Виды и разновидности документов, хранящихся в архивах БТИ

4 Организация работы и хранение документов в архиве БТИ

5 Перспективы развития деятельности МУП «Дедовское БТИ»

Архив бюро технической инвентаризации предназначается для хранения учетно-технической, оценочной и правоустанавливающей документации или копий с неё на объекты жилищного фонда и другие объекты, учет которых ведется БТИ.

Архивы БТИ относятся к государственному архивному фонду Российской Федерации и являются федеральной собственностью, находящейся в пользовании субъектов Российской Федерации. Отчуждение архивов не допускается.

1НОРМАТИВНАЯ ОСНОВА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА БТИ

Нормативной основой деятельности архива БТИ являются: «Инструкция о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации « утвержденная приказом Министерства Коммунального хозяйства РСФСР от 12.01.71 г. №13, «Инструкция о проведении учета жилищного фонда в Российской Федерации», утвержденная приказом Министерства Российской федерации по земельной политике, строительству и жилищно-коммунальному хозяйству от 04.08.98 г. №37.

2ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА АРХИВА БТИ

Должностные обязанности работника архива БТИ:

- обеспечивает сохранность и комплектование в установленном порядке инвентаризационно-технической и правоустанавливающей документации;

- ведет учет и соответствующую регистрацию имеющейся и поступающей в архив документации;

- выдает из хранилища персоналу БТИ документы и осуществляет контроль за возвратом дел в установленные сроки;

- подготавливает по указанию руководства БТИ информацию о составе, состоянии, стоимости и принадлежности основных фондов ЖКХ;

- подновляет пришедшие в ветхость инвентарные дела;

- выполняет иные работы по указанию руководства.

- инструкции и положения о порядке хранения инвентаризационно-технической документации;

- основы технического черчения;

- содержание и порядок ведения формуляров, учета документации, инвентарной книги;

- правила внутреннего трудового распорядка, основы научной организации труда;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

3ВИДЫ И РАЗНОВИДНОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ХРАНЯЩИХСЯ В АРХИВАХ БТИ

Единицей хранения является: инвентарное дело на домовладение, состоящее из одного или нескольких основных зданий, расположенных на отдельном земельном участке; отдельно стоящее основное здание, границы земельного участка которого не обособлены: инвентарные дела на другие объекты, учет которых ведется БТИ.

Постоянному хранению в архиве подлежат:

- схематические планы городов, других поселений;

- инвентарные дела на домовладения, основные здания;

- инвентарные дела на объекты, учет которых ведется БТИ;

- алфавитные карточки собственников зданий, жилых помещении (квартир);

- статистические карточки на домовладения, основные здания;

- статистические отчеты о жилищном фонде;

- книги учета инвентарных дел, переданных на хранение в государственные архивы;

- иные документы, относящиеся деятельности бюро технической инвентаризации.

Материалы инвентаризации на здание (инвентарное дело, статистическая карточка на здание), алфавитная карточка на собственника, погашенные по причине прекращения права собственности на земельный участок при его выкупе (изъятия) для государственных и муниципальных нужд, сноса, пожара или другого стихийного бедствия, хранятся в архиве 3 года. По истечении этого срока, исчисляемого с момента возмещения стоимости домовладения (здания), основные показатели инвентарного дела записываются в книгу учета дел, переданных на хранение в государственные архивы.

Сроки хранения документов установлены инструкциями: «Инструкция о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации « утвержденная приказом Министерства Коммунального хозяйства РСФСР от 12.01.71 г. №13 и «Инструкция о проведении учета жилищного фонда в Российской Федерации», утвержденная приказом Министерства Российской федерации по земельной политике, строительству и жилищно-коммунальному хозяйству от 04.08.98 г. №37.

Хранящиеся в архиве материалы оформлены в установленном порядке, заключены в твердые папки, сшиты и пронумерованы. Планы больших форматов сброшюровываны и хранятся отдельно. На каждом из них проставляется инвентарный номер того дела, к которому они относятся. Металлическое скрепление документов не допускается.

Инвентарное дело на домовладение разделяется на три группы документов.

К первой группе относятся материалы, составленные в результате последней инвентаризации, расположив их в деле в такой последовательности:

- технический паспорт на домовладение (здание):

- план земельного участка;

- поэтажный план здания;

- экспликация к поэтажному плану.

Ко второй группе относятся все правоустанавливающие документы или копии с них, отдельно сброшюрованные в хронологическом порядке, по мере поступления их в БТИ.

К третьей группе - абриса, журналы подсчета площадей, технические документы, составленные в результате предыдущих обследований (инвентаризаций), расположенные в указанной выше последовательности.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимый ежегодно с указанием срока хранения. В нашем БТИ номенклатурой дел предприятия занимается секретариат. Номенклатура дел на технический архив БТИ не составляется.

4ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ БТИ

Кроме инвентаризационных дел, хранящихся в архиве БТИ, подлежат хранению схематические планы городов, поселков, отдельно сброшюрованные материалы учета объектов. Инвентарные книги, алфавитные карточки, статистические карточки, книги учета уничтоженных инвентарных дел.

Статистические карточки составляются исполнителем работ на каждое учтенное основное строение и вместе с инвентарным делом сдаются в архив.

По каждому населенному пункту карточки хранятся в отдельных ящиках с расположением их по фондам принадлежности и в алфавитном порядке наименования улиц, переулков и т.д.

Материалы технических инвентаризаций подшиваются исполнителем в твердую корочку. Материалы подписываются бригадиром и начальником, сдаются технику архива БТИ, который записывает в соответствующих графах данные о нем в инвентарные книге. Номер в инвентарной книге соответствует номеру на инвентарном деле.

Хранение инвентарных дел производится вертикально в папках-блоках. Материалы, хранящиеся в архиве, выдаются следующему кругу лиц:

- по заявке бригадира со ссылкой на принятый к производству заказ;

- по предъявлению исполнителем заявки с резолюцией руководителя;

- по устному указанию руководства БТИ;

- главному инженеру на прием посетителей.

Подбор и выдача производится техником архива, выдача оформляется с заполнением журнала учета выдачи и возврата дел. Когда дело возвращается в архив, техник архива просматривает наличие документов и при отсутствии нареканий по составлению и внешнему виду принимает его на хранение, а в журнале проставляется дата возврата дела.

Инвентарные дела утратившие свое значение в связи со сносом строений исключаются из инвентарной книги по данным обследования при этом в примечании инвентарной книге делается запись, объясняющая причину погашения дела. Дело, алфавитная и статистическая карточки изымаются со своих мест хранения и помещаются в специально отведенные места для хранения погашенных дел. Материалы, погашенные по причине сноса, пожара, и др. стихийного бедствия, в случае прекращения права пользования земельным участком, хранятся в архиве 3 года. По истечении этого срока основные показатели инвентарного дела записываются в книгу учета уничтоженных дел. При этом в графе 4 книги указываются все адреса, какие были присвоены в свое время этому объекту. На отобранные к уничтожению материалы прилагается акт Госархива о том, что объект не имеет архитектурной, исторической и культурной ценности и письменный отказ о принятии дела на хранение в Госархив. При выполнении данных условий на материалы составляется акт комиссией, назначенной начальником БТИ. Комиссия определяет способ уничтожения документации или передачи ее в Госархив при получении согласия последнего.

Периодически не реже 1 раза в год, а так же при замещении техника архива по распоряжению руководства производится инвентаризация архива, в результате выявляется наличие и полнота дел, учитываются пришедшие в ветхое состояние документы и намечаются сроки их обновления. На 01.01 каждого года в инвентарной книге делается запись, свидетельствующая о количестве дел, хранящихся в архиве.

Для размещения сохранности документов помещение архива Дедовского БТИ изолированное, сухое, пожаробезопасное. Оконные проемы зарешечены, окна занавешены. Входные двери выполнены из металла с устройством запоров. Для размещения документов, помещение оборудовано стеллажами с ячейками, высота которых обеспечивает вертикальное хранение дел. Само помещение хорошо освещено и оборудовано системой противопожарной сигнализации.

архив бюро технический инвентаризация

5 ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУП«ДЕДОВСКОЕ БТИ»

Основные перспективы развития МУП «Дедовское БТИ» заключаются в полноценном использовании новейших компьютерных технологий и современных программных продуктов.

Это поможет компьютеризировать места работы инвентаризаторов, для обработки документов по инвентаризации. Расчет площади, стоимости, чертежи - все это должна делать компьютерная программа. Это экономит время и параллельно создается архив в электронном виде. Своего рода он является дубликатом существующего «бумажного» архива.

Так же необходимо компьютеризировать прием посетителей, для того, что бы выдача справок занимала минимальное количество времени. Главный инженер должен иметь возможность просмотра всего дела в электронном варианте на приеме. И только по крайней необходимости получать «бумажное» дело из архива.

Для более плодотворной работы с компьютером необходимо создать компьютерную сеть, объединяющую не только рабочие места БТИ, но и существующий сервер Администрации Истринского района. Так же, с помощью модема связываться с регистрационной палатой. Это позволит оперативно и точно получать необходимую информацию от Администрации, Регистрационной палаты. Кроме того, станет возможным передавать ежегодные отчеты и сведения по собственникам в Налоговою инспекцию в электронном виде.

Создать электронную картотеку в архиве БТИ - это существенно облегчит поиск инвентарного дела.

Кроме перечисленного, на мой взгляд, нужно развивать службу независимых оценщиков при БТИ. Это позволит предоставить дополнительную услуги населению, а для БТИ - увеличит доходность.

Найти точки соприкосновения с Администрациями на местах для решения проблемы проведения текущей инвентаризации (1 раз в 5 лет). Возможно, это будет решаться через систему взаиморасчетов, возможно, иным путем, но сотрудничество с администрациями позволит решить проблему нежелания граждан проходить инвентаризацию в законодательно-указанные сроки. На сегодня БТИ не имеет правовой базы для того, что бы заставить собственников во время пройти инвентаризацию.

Размещено на Allbest.ru

Приказ Минкоммунхоза РСФСР от n 13 Об утверждении Инструкции о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации

МИНИСТЕРСТВО КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА РСФСР
ПРИКАЗ
от 12 января 1971 г. N 13
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ И
ПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВОМ БЮРО ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ"
Утверждаю разработанную Республиканским бюро технической инвентаризации Министерства "Инструкцию о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации".
Приказываю:
1. Министрам коммунального хозяйства АССР, начальникам управлений коммунального хозяйства край(обл)исполкомов, начальникам управлений жилищного хозяйства Московского, Калининского, Ростовского облисполкомов и Алтайского крайисполкома, начальникам бюро технической инвентаризации Мосгорисполкома и Ленгорисполкома ввести в действие вышеуказанную Инструкцию во всех подведомственных бюро (группах) технической инвентаризации.
2. Производственному предприятию "Оргмашучет" (т. Бычков М.В.) до 1 апреля 1971 года издать "Инструкцию о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации" тиражом 5 тыс. экземпляров и разослать наложенным платежом по разнарядке Республиканского бюро технической инвентаризации МКХ РСФСР.
Заместитель Министра
С.ИОНОВ

Согласовано
Заведующий архивом МКХ РСФСР
А.ФЕЛЬЦМАН
4 января 1971 года
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ И ПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВОМ БЮРО
ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
§ 1. Архив бюро технической инвентаризации предназначается для хранения учетно-оценочной и правоустанавливающей документации на объекты основных фондов жилищно-коммунального хозяйства.
§ 2. В целях обеспечения сохранности документации помещение архива должно быть изолированным, сухим и безопасным в противопожарном отношении. Оконные проемы архивохранилищ, расположенных ниже 3-го этажа, заделываются металлическими решетками. Входные двери целесообразно обивать железом с устройством запоров, а по окончании рабочего дня помещение архива опечатывать.
§ 3. Для размещения документации помещение архива оборудуется стеллажами с ячейками, высота которых должна обеспечивать вертикальное хранение дел (приложение N 1 - не приводится).
Для хранения алфавитной и статистической карточек в помещении архива устанавливаются специально изготовленные шкафы или столы с ящиками (приложение N 2 - не приводится).
§ 4. Ответственность за сохранность материалов, находящихся в архивохранилище, несут начальник бюро и техник архива, а там, где их не имеется, уполномоченное лицо.
§ 5. Архивохранилище обеспечивается:
- переносной лестницей-стремянкой в целях безопасной работы на верхних стеллажах;
- пылесосом для удаления пыли;
- рабочим халатом для техника архива.

дело и правоустанавливающая документация, статистическая карточка на строение, алфавитная карточка на владельца) погашенные по причине сноса, пожара или другого стихийного бедствия, в случае прекращения права пользования земельным участком, хранятся в архиве 3 года.
По истечении этого срока, исчисляемого с момента сноса или стихийного бедствия, основные показатели инвентаризационного дела записываются в книгу учета уничтоженных дел (Приложение 3).
При этом в графе 4 книги указываются все адреса, которые в свое время были присвоены строению.
Материалы инвентаризации на ликвидированные по различным причинам объекты внешнего благоустройства, инженерные сети и сооружения хранятся так же 3 года, после чего уничтожаются.
На отобранные к уничтожению материалы составляется акт комиссией, назначаемой начальником бюро, которая одновременно определяет способ уничтожения документации.
III. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
§ 9. Хранящиеся в архиве материалы должны быть оформлены в установленном порядке, заключены в твердые папки, сшиты и пронумерованы. Планы больших форматов сброшюровываются и хранятся отдельно. На каждом из них проставляется инвентарный номер того дела, к которому они относятся. Металлическое скрепление документов не допускается.
§ 10. Инвентарное дело на строение разделяется на три отдельно сброшюрованные в обложки группы документов. К первой группе следует относить материалы, составленные в результате последней инвентаризации, расположив их в деле в такой последовательности:
- технический паспорт или инвентаризационная форма 1-"У" на строение;
- план земельного участка;
- инвентаризационная форма 2-"С" на основное строение;
- поэтажный план основного строения;
- экспликация к поэтажному плану.
Во вторую группу относятся все правоустанавливающие документы или копии с них, сброшюрованные в хронологическом порядке.
В третью группу - абриса, журналы подсчета площадей, технические документы, составленные в результате предшествующих обследований (инвентаризации), расположенные в указанной выше последовательности. Документы, утратившие значение в связи с заменой их новыми, должны содержать отметку "Погашено. Дата. Подпись".
Нумерация документов ведется самостоятельно по каждой группе.
§ 11. Поступающие в архив материалы на домовый фонд, объекты внешнего благоустройства и инженерные сети регистрируются в инвентарных книгах соответственно по прилагаемым формам (Приложение 4 и 5). Книги пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.
§ 12. Инвентарная книга на домовый фонд первоначально заполняется в порядке существующей в архиве комплектации дел в алфавитном порядке наименования улиц или поквартально в целом по каждому городу (поселку) без разграничения их по фондам. В дальнейшем инвентарные номера делам присваиваются нарастающим итогом по мере их поступления. Присвоенный инвентарный номер проставляется в верхнем левом углу обложки дела. Номер, в зависимости от метода группировки дел, состоит:
а) для дел, хранящихся в алфавитном порядке наименования улиц - из порядкового номера по инвентарной книге;
б) для дел, группируемых по кварталам - из дробного номера, числитель которого - инвентарный номер, знаменатель - номер города (района города), поселка (присвоенного условно), номер квартала и папки.
75
Например: ------- означает, что дело зарегистрировано в
1-115-6
инвентарной книге за N 75, строение находится в г. Бийске
(условно - 1), квартала 115, дело хранится в 6 папке.
§ 13. Инвентарные номера на материалы объектов внешнего благоустройства и инженерных сетей присваиваются в соответствии с порядковой записью в инвентарной книге.
§ 14. Инвентаризационно-технические дела на строения отыскиваются в архиве по инвентарному номеру, который указывается в статистической или алфавитной карточке, а дела на объекты внешнего благоустройства и инженерные сети по инвентарному номеру, указанному в алфавите наименования объектов (Приложение N 9).
§ 15. Инвентарные дела, погашенные по основаниям указанным в § 8, исключаются из инвентарной книги по данным обследований. При этом в примечании инвентарной книги делается запись, объясняющая причину погашения дела.
§ 16. При разделе одного домовладения на два или несколько самостоятельных с обособленными участками, за одним из них сохраняется прежний инвентарный номер, а выделяемым присваиваются новые инвентарные номера в порядке поступления их в архив.
Документы на общее домовладение погашаются и оставляются в деле, которому сохранен прежний инвентарный номер.
IV. ВЕДЕНИЕ СТАТИСТИЧЕСКОЙ И АЛФАВИТНОЙ КАРТОТЕК
§ 17. Статистические карточки составляются исполнителем работ на каждое учтенное основное строение и вместе с инвентарным делом сдаются в архив.
По каждому городу (поселку) карточки хранятся в отдельных ящиках с расположением их по фондам принадлежности и в алфавитном порядке наименования улиц, переулков и т.д.
§ 18. Алфавитная картотека составляется на всех домовладельцев строений и предназначается для отыскания дела в случае, когда местонахождения строения заранее неизвестно.
§ 19. Алфавитные карточки в целом по обслуживаемым городам и поселкам размещаются в ящиках в алфавитном порядке наименования владельцев. На лицевой стороне ящика делается надпись с указанием начальных букв наименования владельца.
§ 20. Алфавитные и статистические карточки по снесенным строениям (§ 8), а также алфавитные карточки выбывших владельцев погашаются с указанием даты и основания погашения, изымаются из действующей картотеки и хранятся в течение 3 лет отдельно в том же порядке.
V. ВЫДАЧА И ВОЗВРАТ ДЕЛ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ АРХИВА
§ 21. Инвентарные дела выдаются определенному кругу лиц, по усмотрению руководства бюро. Виновные в утрате или порче материалов обязаны возместить их стоимость восстановления.
§ 22. На каждое инвентарное дело ведется карточка учета выдачи и возврата материалов. Карточка на материалы домового фонда (Приложение N 6) хранится в деле, а при выдаче - оставляется на месте его хранения.
Кроме этого ведется журнал учета выданных дел по бригадам или отдельным исполнителям (Приложение N 7).
Карточки на материалы благоустройства и инженерные сети (Приложение 8) хранятся аналогично карточкам на материалы домового фонда, а на выданные дела - в специальном ящике в алфавитном порядке наименования улиц (переулков).
§ 23. Периодически, но не реже одного раза в год, а также при замещении должности техника архива, по распоряжению начальника бюро производится инвентаризация, в результате которой выявляется наличие и полнота дел, имеющихся в архивохранилище; учитываются пришедшие в ветхое состояние документы и намечаются сроки их обновления.
На 1 января каждого года под последней регистрацией в инвентарной книге делается запись, свидетельствующая о количестве дел, хранящихся в архиве.
Начальник Республиканского бюро
технической инвентаризации МКХ РСФСР
С.ЛИТВИНЧЕВ

Приложение N 8
КАРТОЧКА
УЧЕТА ВЫДАЧИ И ВОЗВРАТА ИНВЕНТАРНОГО ДЕЛА НА МАТЕРИАЛЫ
БЛАГОУСТРОЙСТВА И ИНЖЕНЕРНЫЕ СЕТИ
Адрес: гор. _________________ ул. ____________________________
Объект _________________________
------------T-----------T-------------T-------------T------------¬
¦Дата выдачи¦Кому выдано¦Подпись лица,¦Дата возврата¦ Подпись ¦
¦ ¦ ¦ получившего ¦ ¦ лица, ¦
¦ ¦ ¦ дело ¦ ¦ принявшего ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦дело в архив¦
+-----------+-----------+-------------+-------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L-----------+-----------+-------------+-------------+-------------
Оборотная сторона карточки
----T-------------T-------------T---T--------------T-------------¬
¦ N ¦Наименование ¦Кол-во листов¦ N ¦ Наименование ¦Кол-во листов¦
¦п/п¦ документов ¦ ¦п/п¦ документов ¦ ¦
L---+-------------+-------------+---+--------------+--------------
Составлена "___" _________ 19__ г.
Техник архива

Инструкция о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации

ПРИКАЗ Госстроя РФ от 19-01-2000 6 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВАХ И РЕЕСТРЕ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ ТЕХНИЧЕСКОЙ. Актуально в 2016 году

3. Архив организации технической инвентаризации (далее - "архив БТИ") действует, как правило, на правах самостоятельного структурного подразделения организации технической инвентаризации.

Архив БТИ подлежит внесению в установленном порядке в Государственный реестр Архивов организаций технической инвентаризации Российской Федерации.

4. Дела и документы технической инвентаризации объектов недвижимости, образующиеся в деятельности БТИ, независимо от правового статуса и места дислокации БТИ на территории субъекта Российской Федерации (в том числе предоставленной муниципалитету), относятся к государственной федеральной собственности, владение и распоряжение которой в полном объеме прав осуществляет Госстрой России. Архивные фонды БТИ составляют часть Единого документально-информационного фонда технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации.

Документная информация Архива БТИ является предметом совместного пользования организации - фондообразователя (БТИ), а также уполномоченной Госстроем России организации технической инвентаризации субъекта Российской Федерации и ГУП "Ростехинвентаризация".

5. Дела и документы архива БТИ, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства, подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы, защищаются законом.

Архив БТИ отнесен к составу источников комплектования государственных архивов.

6. Дела и документы архива БТИ, созданные за счет средств физических и юридических лиц, не становятся собственностью этих физических и юридических лиц, не являются элементом состава их имущества и товаром в качестве информационного ресурса, не могут быть объектом сделок купли-продажи, передачи прав владения, распоряжения.

7. В своей деятельности архив БТИ руководствуется законодательными и нормативными актами Правительства Российской Федерации, указаниями Госстроя России, ГУП "Ростехинвентаризация", Федеральной архивной службы Российской Федерации (Росархив), методическими указаниями архивного органа субъекта Российской Федерации, уполномоченной Госстроем организации технической инвентаризации субъекта Российской Федерации, настоящим Положением.

8. Архив БТИ работает, отчитывается в своей работе перед уполномоченной Госстроем России организацией технической инвентаризации субъекта Российской Федерации и ГУП "Ростехинвентаризация".

9. Начальник архива БТИ назначается и увольняется по согласованию с ГУП "Ростехинвентаризация" в соответствии с квалификационными требованиями и результатами аттестации. Другие работники архива назначаются и увольняются руководителем БТИ.

Круг обязанностей начальника архива БТИ определяется типовой должностной инструкцией, утвержденной ГУП "Ростехинвентаризация". Круг обязанностей других работников архива БТИ определяется должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем организации с учетом типовых должностных инструкций.

10. Архив собирает, учитывает, хранит, осуществляет экспертизу, систематизирует и использует:

- находящиеся в текущем производстве дела и документы на все объекты недвижимости (жилищный фонд, объекты внешнего благоустройства, производственного назначения, инженерные сети) с момента их регистрации в инвентарных книгах установленного образца, независимо от формы собственности объекта недвижимости, времени создания, вида носителя документной информации;

- оконченные текущим производством дела и документы до их передачи в государственный архив или уничтожения;

- учетно-справочный аппарат, фиксирующий состав и содержание, движение архивного фонда архива (инвентарные, реестровые книги, алфавитные, статистические картотеки, описи дел и документов, в том числе переданных в государственный архив, акты на уничтожение дел и документов, утративших научно-историческое и практическое значение, др.);

- информационные и учетные электронные базы данных БТИ;

- печатные материалы, в том числе ведомственные издания, дополняющие архивный фонд организации, необходимые для информационно-справочной и иной работы архива.

В состав технического архива по решению экспертной комиссии может также быть включена управленческая документация.

11. Задачами архива БТИ являются:

- прием, учет, хранение в установленном порядке подлинной и копийной документации;

- проверка комплектности принимаемых инвентарных дел и документов на объекты недвижимости, наличия регистрационных свидетельств, в том числе о принадлежности к памятникам архитектуры, истории и культуры;

- проверка правильности оформления (подписания) документов, подлежащих приему в архив;

- участие в создании и ведение учетно-информационных и поисковых систем;

- размножение и рассылка документов внешним абонентам;

- контроль за внесением изменений в состав инвентарных дел и документов, учетную документацию;

- учет и розыск утраченных документов;

- организация работы по экспертизе научной и практической ценности документов;

- участие в работе по составлению перечней (описей, реестров, др.) документов, подлежащих передаче в государственный архив;

- оформление и описание дел и документов, отобранных для передачи в государственный архив, и передача их в государственный архив;

- ведение и представление в установленные сроки в вышестоящие ведомства реестров, паспортов о составе и содержании хранящихся дел и документов;

- обеспечение сохранности, соблюдение порядка доступа к информации дел и документов согласно установленному порядку;

- организация экспертизы научной и практической ценности, подготовка в установленном порядке и передача в государственный архив дел и документов на объекты - памятники архитектуры, истории и культуры, других документов, имеющих научно-историческую ценность;

- создание и пополнение учетно-справочного аппарата на дела и документы, в том числе в электронном формате (информационно-поисковые базы данных);

- организация и ведение учета пользования делами и документами, выдача справок, копий, выписок из документов физическим и юридическим лицам в установленном порядке;

- проведение инвентаризации (проверки наличия) и паспортизации дел и документов архива;

- изготовление, хранение, учет страховых копий дел и документов страхового фонда и фонда пользования, передача их в установленном порядке в Единый документально-информационный фонд технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации.

- участвует в мероприятиях по повышению квалификации персонала по программам технической инвентаризации и архивного дела;

- высылает ежегодно в установленном порядке в ГУП "Ростехинвентаризация" и государственный архив, на учете которого состоит, паспорт архива и сведения об изменениях в составе и объеме фонда;

- проводит проверки наличия дел и документов;

- направляет в ГУП "Ростехинвентаризация" оформленные в установленном порядке страховые копии и сведения об объектах недвижимости с указанием вида собственности объекта, принадлежности объекта к памятникам архитектуры, истории и культуры и отнесению к составу Архивного фонда Российской Федерации;

- страхование документов архивных фондов организаций технической инвентаризации Российской Федерации как федеральной государственной собственности осуществляет ГУП "Ростехинвентаризация".

13. Начальник архива БТИ имеет право:

- подписывать и заверять в установленном порядке учетные и отчетные документы, а также удостоверять архивные копии для представления и выдачи физическим и юридическим лицам;

- контролировать соблюдение в организации, ее структурных подразделениях установленных правил работы с документами. Требовать от других подразделений и должностных лиц выполнения установленных правил оформления передаваемых документов, представления необходимых удостоверяющих документов и свидетельств, необходимых для внесения их в реестры и постановки на архивный учет;

- вносить руководству БТИ предложения по вопросам совершенствования учетно-отчетной деятельности архива, улучшения в структурных подразделениях работы по оформлению документов, формированию их в дела, подготовке документов к передаче на архивное хранение;

- требовать от руководства БТИ создания необходимых условий для правильного ведения архива и обеспечения сохранности архивных документов;

- осуществлять связь с другими учреждениями и организациями по вопросам, входящим в компетенцию архива;

- участвовать в работе совещаний, проводимых руководством БТИ, в мероприятиях по повышению квалификации работников архива.

14. Начальник архива БТИ несет личную ответственность за:

- некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей, возложенных на архив БТИ;

- ведение архива с нарушением требований законодательства, правил, положений, инструкций и иных нормативных актов;

- прием и постановку на инвентарный учет дел и документов;

- нарушение порядка уничтожения дел и документов, списания их без согласования с Центральной экспертной комиссией ГУП "Ростехинвентаризация";

- недостоверность и нарушение сроков предоставления установленных форм отчетности (паспортов, реестров, отчетов, сведений) заинтересованным органам;

- использование предоставленных служебным положением прав в корыстных целях, нанесение материального или иного ущерба государству, обществу, личности;

- нарушение трудового законодательства, трудовой дисциплины, правил внутреннего распорядка;

- нарушение установленного порядка доступа и выдачи документированной и недокументированной информации;

- использование электронных и иных копий для выдачи удостоверенных на правах подлинника документов без обращения к подлинникам документов для идентификации информации.

15. За нарушение требований настоящего Положения должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Нарушения, повлекшие за собой хищения, уничтожение или повреждение предметов и документов, содержащих информацию об объектах - памятниках архитектуры, истории и культуры, иных объектах государственного значения, влекут за собой ответственность по статьям Уголовного кодекса Российской Федерации (ст. ст. 140. 164. 243. 283. 325. др.).

Приказ Минкоммунхоза РСФСР от N 13

от 12 января 1971 г. N 13

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ И

ПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВОМ БЮРО ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ"

Утверждаю разработанную Республиканским бюро технической инвентаризации Министерства "Инструкцию о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации".

1. Министрам коммунального хозяйства АССР, начальникам управлений коммунального хозяйства кра й( обл)исполкомов, начальникам управлений жилищного хозяйства Московского, Калининского, Ростовского облисполкомов и Алтайского крайисполкома, начальникам бюро технической инвентаризации Мосгорисполкома и Ленгорисполкома ввести в действие вышеуказанную Инструкцию во всех подведомственных бюро (группах) технической инвентаризации.

2. Производственному предприятию "Оргмашучет" (т. Бычков М.В.) до 1 апреля 1971 года издать "Инструкцию о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации" тиражом 5 тыс. экземпляров и разослать наложенным платежом по разнарядке Республиканского бюро технической инвентаризации МКХ РСФСР.

Заведующий архивом МКХ РСФСР

4 января 1971 года

О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ И ПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВОМ БЮРО

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

§ 1. Архив бюро технической инвентаризации предназначается для хранения учетно-оценочной и правоустанавливающей документации на объекты основных фондов жилищно-коммунального хозяйства.

§ 2. В целях обеспечения сохранности документации помещение архива должно быть изолированным, сухим и безопасным в противопожарном отношении. Оконные проемы архивохранилищ, расположенных ниже 3-го этажа, заделываются металлическими решетками. Входные двери целесообразно обивать железом с устройством запоров, а по окончании рабочего дня помещение архива опечатывать.

§ 3. Для размещения документации помещение архива оборудуется стеллажами с ячейками, высота которых должна обеспечивать вертикальное хранение дел (приложение N 1 - не приводится).

Для хранения алфавитной и статистической карточек в помещении архива устанавливаются специально изготовленные шкафы или столы с ящиками (приложение N 2 - не приводится).

§ 4. Ответственность за сохранность материалов, находящихся в архивохранилище, несут начальник бюро и техник архива, а там, где их не имеется, уполномоченное лицо.

§ 5. Архивохранилище обеспечивается:

- переносной лестницей-стремянкой в целях безопасной работы на верхних стеллажах;

- пылесосом для удаления пыли;

- рабочим халатом для техника архива.

дело и правоустанавливающая документация, статистическая карточка на строение, алфавитная карточка на владельца) погашенные по причине сноса, пожара или другого стихийного бедствия, в случае прекращения права пользования земельным участком, хранятся в архиве 3 года.

По истечении этого срока, исчисляемого с момента сноса или стихийного бедствия, основные показатели инвентаризационного дела записываются в книгу учета уничтоженных дел (Приложение 3).

При этом в графе 4 книги указываются все адреса, которые в свое время были присвоены строению.

Материалы инвентаризации на ликвидированные по различным причинам объекты внешнего благоустройства, инженерные сети и сооружения хранятся так же 3 года, после чего уничтожаются.

На отобранные к уничтожению материалы составляется акт комиссией, назначаемой начальником бюро, которая одновременно определяет способ уничтожения документации.

III. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ

§ 9. Хранящиеся в архиве материалы должны быть оформлены в установленном порядке, заключены в твердые папки, сшиты и пронумерованы. Планы больших форматов сброшюровываются и хранятся отдельно. На каждом из них проставляется инвентарный номер того дела, к которому они относятся. Металлическое скрепление документов не допускается.

§ 10. Инвентарное дело на строение разделяется на три отдельно сброшюрованные в обложки группы документов. К первой группе следует относить материалы, составленные в результате последней инвентаризации, расположив их в деле в такой последовательности:

- технический паспорт или инвентаризационная форма 1-"У" на строение;

- план земельного участка;

- инвентаризационная форма 2-"С" на основное строение;

- поэтажный план основного строения;

- экспликация к поэтажному плану.

Во вторую группу относятся все правоустанавливающие документы или копии с них, сброшюрованные в хронологическом порядке.

В третью группу - абриса, журналы подсчета площадей, технические документы, составленные в результате предшествующих обследований (инвентаризации), расположенные в указанной выше последовательности. Документы, утратившие значение в связи с заменой их новыми. должны содержать отметку "Погашено. Дата. Подпись".

Нумерация документов ведется самостоятельно по каждой группе.

§ 11. Поступающие в архив материалы на домовый фонд, объекты внешнего благоустройства и инженерные сети регистрируются в инвентарных книгах соответственно по прилагаемым формам (Приложение 4 и 5). Книги пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.

§ 12. Инвентарная книга на домовый фонд первоначально заполняется в порядке существующей в архиве комплектации дел в алфавитном порядке наименования улиц или поквартально в целом по каждому городу (поселку) без разграничения их по фондам. В дальнейшем инвентарные номера делам присваиваются нарастающим итогом по мере их поступления. Присвоенный инвентарный номер проставляется в верхнем левом углу обложки дела. Номер, в зависимости от метода группировки дел, состоит:

а) для дел, хранящихся в алфавитном порядке наименования улиц - из порядкового номера по инвентарной книге;

б) для дел, группируемых по кварталам - из дробного номера, числитель которого - инвентарный номер, знаменатель - номер города (района города), поселка (присвоенного условно), номер квартала и папки.

Например: ------- означает, что дело зарегистрировано в

инвентарной книге за N 75, строение находится в г. Бийске

(условно - 1), квартала 115, дело хранится в 6 папке.

§ 13. Инвентарные номера на материалы объектов внешнего благоустройства и инженерных сетей присваиваются в соответствии с порядковой записью в инвентарной книге.

§ 14. Инвентаризационно-технические дела на строения отыскиваются в архиве по инвентарному номеру, который указывается в статистической или алфавитной карточке, а дела на объекты внешнего благоустройства и инженерные сети по инвентарному номеру, указанному в алфавите наименования объектов (Приложение N 9).

§ 15. Инвентарные дела, погашенные по основаниям указанным в § 8, исключаются из инвентарной книги по данным обследований. При этом в примечании инвентарной книги делается запись, объясняющая причину погашения дела.

§ 16. При разделе одного домовладения на два или несколько самостоятельных с обособленными участками, за одним из них сохраняется прежний инвентарный номер, а выделяемым присваиваются новые инвентарные номера в порядке поступления их в архив.

Документы на общее домовладение погашаются и оставляются в деле, которому сохранен прежний инвентарный номер.

IV. ВЕДЕНИЕ СТАТИСТИЧЕСКОЙ И АЛФАВИТНОЙ КАРТОТЕК

§ 17. Статистические карточки составляются исполнителем работ на каждое учтенное основное строение и вместе с инвентарным делом сдаются в архив.

По каждому городу (поселку) карточки хранятся в отдельных ящиках с расположением их по фондам принадлежности и в алфавитном порядке наименования улиц, переулков и т.д.

§ 18. Алфавитная картотека составляется на всех домовладельцев строений и предназначается для отыскания дела в случае, когда местонахождения строения заранее неизвестно.

§ 19. Алфавитные карточки в целом по обслуживаемым городам и поселкам размещаются в ящиках в алфавитном порядке наименования владельцев. На лицевой стороне ящика делается надпись с указанием начальных букв наименования владельца.

§ 20. Алфавитные и статистические карточки по снесенным строениям (§ 8), а также алфавитные карточки выбывших владельцев погашаются с указанием даты и основания погашения, изымаются из действующей картотеки и хранятся в течение 3 лет отдельно в том же порядке.

V. ВЫДАЧА И ВОЗВРАТ ДЕЛ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ АРХИВА

§ 21. Инвентарные дела выдаются определенному кругу лиц, по усмотрению руководства бюро. Виновные в утрате или порче материалов обязаны возместить их стоимость восстановления.

§ 22. На каждое инвентарное дело ведется карточка учета выдачи и возврата материалов. Карточка на материалы домового фонда (Приложение N 6) хранится в деле, а при выдаче - оставляется на месте его хранения.

Кроме этого ведется журнал учета выданных дел по бригадам или отдельным исполнителям (Приложение N 7).

Карточки на материалы благоустройства и инженерные сети (Приложение 8) хранятся аналогично карточкам на материалы домового фонда, а на выданные дела - в специальном ящике в алфавитном порядке наименования улиц (переулков).

§ 23. Периодически, но не реже одного раза в год, а также при замещении должности техника архива, по распоряжению начальника бюро производится инвентаризация, в результате которой выявляется наличие и полнота дел, имеющихся в архивохранилище; учитываются пришедшие в ветхое состояние документы и намечаются сроки их обновления.

На 1 января каждого года под последней регистрацией в инвентарной книге делается запись, свидетельствующая о количестве дел, хранящихся в архиве.

Начальник Республиканского бюро

технической инвентаризации МКХ РСФСР