Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но, по сути, почти то же самое).

Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц.

Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Служебная записка – это важный дополнительный документ, который является одним из оснований для принятия окончательного решения руководителем или работодателем в виде локального нормативного акта, соглашения, приказа (распоряжения). Служебная записка как дополнительный документ не является обязательной с точки зрения трудового права и делопроизводства, однако может быть установлена локальными нормативными актами организации. Следует отметить, что в Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как "Служебная записка". Однако данный вид документа широко используется на практике.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки - это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка. Служебная записка руководителя структурного подразделения может быть основанием для принятия решения о служебной командировке.

При выявлении фактов изготовления продукции с браком или при постоянных жалобах покупателей на поведение продавца, руководитель подразделения может направить в аттестационную комиссию служебную записку о несоответствии работника требованиям, предъявляемым к занимаемой им должности, на основании которой может быть проведена досрочная аттестация сотрудника.

Служебными записками линейных руководителей обосновывается экономическая необходимость или возможность заключения договоров.

Но на практике служебные записки используют и для других целей. Так, на основании служебной записки непосредственного руководителя на имя генерального директора может быть сокращен срок испытания работнику.

Так, например, служебная записка руководителя отдела на имя генерального директора, отражающая производственные показатели, может служить основанием для приказа о премировании отдельного сотрудника или структурного подразделения.

Необходимо отметить, что служебные записки могут быть признаны надлежащими доказательствами Арбитражным судом (См. например, Постановление ФАС Поволжского округа по делу N А72-6396/2010)

Как правило, служебная записка составляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых основных реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов". К таким реквизитам относятся:

наименование структурного подразделения

вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА)

заголовок к тексту

подпись составителя (с указанием должности).

Согласно ГOCTy текст любого информационно - справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата оформляется арабскими цифрами, например, 02.02.2006 или буквенно-цифровым способом, например, 2 февраля 2006 г. Регистрационный номер на служебной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении служебной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения - резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения служебной записки.

Служебная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога "о" и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: "о направлении Петрова В.К. в командировку ".

В тексте служебной записки выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст служебной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - выводы и предложения с конкретных действиях которые необходимо предпринять, по мнению составителя служебной записки.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

Служебная записка образец, пример оформления служебной записки:

В связи с отказом работы компьютерной техники в помещении № ___ прошу безотлагательно направить специалиста для устранения неполадок.

В чем заключаются функции служебных записок?

Служебная записка — это письменное сообщение для использования внутри организации. Традиционно письма применяют для внешних связей, в то время как служебные записки обычно предназначены исключительно для внутренних коммуникаций. Исследователи обнаружили, что 90% сообщений, написанных деловыми людьми, существует в форме писем или служебных записок. Эти же исследователи выяснили, что деловые люди пишут больше служебных записок, чем писем.

Основное объяснение популярности служебных записок заключается в том, что в организациях, особенно в больших, внутренние коммуникации чрезвычайно нужны. Организации растут, проблемы координации становятся все более серьезными. Служебные записки помогают различным подразделениям организации поддерживать связь.

Служебные записки выполняют множество функций: передают информацию из одного отдела в другой, поддерживают связь между филиалами, их могут подшивать в архив, чтобы обратиться к ним еще раз. Фактически, служебная записка — это наиболее широко используемая форма письменной коммуникации внутри организации.

Каковы преимущества служебных записок как средства внутренней коммуникации?

Так как служебные записки предназначены для осуществления внутренних коммуникаций, то может показаться, что легче просто поговорить с человеком, чем написать служебную записку. Иногда это верно, однако использование служебных записок дает определенные преимущества:

• Служебная записка сохраняется в письменном виде. В отличие от устной беседы служебная записка может быть подшита в архив для дальнейшего использования. Ею могут пользоваться как автор, так и получатель. Наиболее вероятно, что служебные записки, затрагивающие важные вопросы, будут сохранены. Ссылка на регистрационный номер предыдущей записки в служебной записке с более поздней датой напомнит как получателю, так и отправителю такие детали, как дата, персональная ответственность и крайние сроки выполнения работ.

• Служебная записка удобна для передачи сложной информации. Когда устное сообщение содержит слишком много очень специфических деталей или его сложно передать в устной форме, слушателю трудно запомнить содержание. Запутанные инструкции нелегко понять, а когда их произносят вслух, то вероятность ошибки восприятия возрастает. Таким образом, служебные записки становятся прекрасными «шпаргалками».

• Служебные записки могут быть доступны сразу нескольким читателям одновременно. Если Вы хотите передать сообщение нескольким сотрудникам сразу, то на индивидуальное общение с каждым потребуется время. Несоответствия в расписании работы могут затруднить сбор группы для встречи, а служебная записка может быть передана большому количеству адресатов одновременно.

Занимаясь подготовкой служебной записки, помните, какое значение она может иметь для Вашей организации, а также для Вас лично. Не забывайте, что Вы производите впечатление не только на тех сослуживцев, с кем Вы непосредственно общаетесь. Какое-то впечатление о Вас создается у всех, кто читает Ваши служебные записки. Вы можете воспользоваться этим обстоятельством для формирования благоприятного мнения о себе.

Готовя служебную записку, старайтесь делать это с некоторой долей осторожности, помня о том, что иногда служебная записка, предназначенная для внутреннего использования, неумышленно или намеренно предается публичной огласке. Это может негативно повлиять на репутацию Вашей компании, однако не может быть поводом для отказа от использования служебных записок вообще.

С чего следует начать подготовку служебной записки?

Независимо от ситуации, в которой пишется служебная записка, начинать необходимо с ее планирования. Прежде всего, определите Ваши цели. Зачем Вы пишете? Затем постарайтесь проанализировать предполагаемую аудиторию, ответив на вопрос: Кому Вы пишете? И, наконец, выберите основные идеи, подумав, что конкретно Вы хотите донести до читателя.

Служебную записку изобрели для того, чтобы упростить коммуникативный процесс внутри организации, поэтому при ее подготовке и написании некоторые детали и изысканность стиля приносятся в жертву краткости. Обычно деловые люди, которым приходится часто писать, при подготовке служебной записки меньше задумываются над подбором наиболее подходящих слов, чем при подготовке письма. Служебная записка, как правило, менее формальна и более конкретна, чем письмо.

Тем не менее, при подготовке служебных записок нелишне руководствоваться приемами написания эффективных деловых писем, представленными в Главе 3. Как и в письмах, в служебных записках информация с хорошими или нейтральными новостями должна располагаться в прямой последовательности. Если записка содержит негативную информацию, то будет лучше, если ее основные идеи будут располагаться в обратном порядке.

Какими могут быть основные цели подготовки служебных записок?

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели включают в себя:

• Сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка)

Служебная записка с запросом информации составляет часть внутренней деятельности любой организации. В одних случаях на изучение и подготовку ответа на такой запрос читателю требуются многие часы работы, в других случаях читатель может написать ответ прямо на оригинале и вернуть отправителю. Можно выделить три этапа подготовки служебной записки с запросом информации:

1. Обозначьте основную мысль — запрос.

2. Изложите необходимые детали.

3. Напомните читателю основную мысль и предоставьте дополнительную уточняющую информацию.

Эффективность записки-запроса зависит в основном от ясности и обоснованности содержания сообщения, а также от того, как автор определяет свои цели.

При передаче инструкций с помощью служебной записки Вы должны попытаться так преподнести информацию, чтобы ни одного вопроса предполагаемого читателя не осталось без ответа. В то же время старайтесь избегать «пережевывания» и повторения очевидного.

Сопроводительная служебная записка представляет читателю более длинное сопровождаемое сообщение. При этом Вы можете выйти за рамки простого представления сообщения и тем или иным образом интерпретировать его читателю, или, по крайней мере, описать его основные положения.

Служебная записка может быть также использована для сообщения о таких событиях, как перемещения персонала, встречи или изменения в деловой политике компании. Иногда записки-извещения широко распространяются по всей организации, иногда они могут предназначаться только для узкого круга лиц, а иногда их вывешивают на доске объявлений компании.

Каков должен быть формат служебной записки?

Формат служебной записки предназначен для упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации. Как правило, это достигается за счет унификации структуры информации. Обязательные элементы служебной информации размещаются в верхней части страницы и включают в себя:

Введя этот формат, компания обеспечивает появление информации определенного типа в одной и той же части служебной записки, что в дальнейшем облегчит работу с ней.

Ниже приведен пример служебной записки:

Кому: Всем руководителям отделов

От: Сергей Иванов, руководитель службы персонала

Дата: 22 марта 2002 г.

Тема: Составление графика отпусков

В связи с приближением летнего сезона прошу Вас представить в службу персонала графики отпусков сотрудников Ваших подразделений не позднее 30 марта с.г. Любые корректировки графика после его утверждения руководством, начиная с 15 апреля с.г. необходимо представлять в службу персонала не позднее, чем за месяц до предполагаемых изменений.

Длина служебных записок может быть различной. Одни записки кратки и, возможно, не превышают нескольких предложений, в то время как другие могут занимать несколько страниц. Когда объем служебной записки превышает одну страницу, каждая последующая должна содержать заголовок с именем адресата, номера страницы и даты, так же как и в обычном письме. В некоторых организациях в такой заголовок также включается тема служебной записки.

Я работаю в фирме, которая занимается страхованием людей и имущества. В последнее время увеличился объём работ и продолжительность рабочего дня. Хочу написать заявление на повышение заработной платы. Подскажите, пожалуйста, какие факторы нужно учитывать при написании заявления, какие устанавливаются премии и на основании чего производится оплата труда?

Статья 132 Трудового Кодекса РФ устанавливает один из принципов регулирования оплаты труда - оплату в зависимости от количества и качества труда без какой-либо дискриминации. Её положения соответствуют ст. 2 ТК, устанавливающей в качестве принципа правового регулирования трудовых отношений обеспечение права каждого работника на справедливую оплату ст. 21 ТК, устанавливающей право работника на заработную плату в соответствии с его квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы ст. 22 ТК, устанавливающей обязанность работодателя обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности.

Для установления зависимости заработной платы работника от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества труда используются тарифные системы оплаты труда (см. ст. 143 ТК и комментарий к ней).

В ст. 132 ТК содержится важное правило о том, что заработная плата работников не ограничивается максимальным размером. В условиях, когда государство не использует методы прямого регулирования размера заработной платы и её размер всецело определяется результатами труда, нормативное установление максимального размера заработной платы невозможно.

Реальная заработная плата - это объём тех благ и услуг, которые работник может фактически приобрести за свою номинальную (денежную) заработную плату. Этот объём зависит не только от величины номинальной заработной платы, т. е. от того размера тарифной ставки (должностного оклада), доплат, надбавок, выплат стимулирующего характера и премий, которые установлены работнику в соответствии с условиями коллективного договора и трудового договора, а также с положениями об оплате труда, действующими в организации, но и от уровня цен на товары и услуги. В качестве одной из государственных гарантий по оплате труда установлено применение мер, обеспечивающих повышение уровня реальной заработной платы.

К числу мер, обеспечивающих повышение уровня реального содержания заработной платы, относится, прежде всего, индексация заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги.

Статья 135 ТК РФ, определяющая порядок установления заработной платы в организациях различного вида и систему источников, закрепляющих нормы об оплате труда в них, изложена в редакции, существенно отличающейся от первоначальной. В настоящее время основные принципы установления заработной платы выглядят следующим образом:

- заработная плата работнику устанавливается трудовым договором

- системы оплаты труда устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами

- условия оплаты труда, установленные трудовым договором, не могут быть ухудшены по сравнению с коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами

- условия оплаты труда, установленные коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, не могут быть ухудшены по сравнению с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права

- условия оплаты труда работников организаций, финансируемых за счёт бюджетных средств, устанавливаются в таком же порядке, однако объёмы финансирования учреждений бюджетной сферы в части средств, идущих на оплату труда, должны соответствовать Единым рекомендациям по установлению на федеральном, региональном и местном уровнях систем оплаты труда работников бюджетных организаций, которые разрабатываются Российской трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений.

Под системой оплаты труда понимается способ установления соотношения между мерой труда и мерой вознаграждения за него, на основании которого строится порядок исчисления заработка работника. Практикой выработаны две базовые системы оплаты труда: повременная и сдельная.

При повременной системе учитывается проработанное время и оплата производится на основе тарифной ставки или должностного оклада. О тарифных ставках и должностных окладах см. ст. 143 ТК и комментарий к ней.

При сдельной системе оплачивается каждая единица произведённой продукции или выполненная трудовая операция. Оплата производится на основании сдельной расценки, которая является расчётной величиной, производной от тарифной ставки и нормы выработки. Она исчисляется двумя способами: при применении норм выработки - делением тарифной ставки на норму выработки при применении норм времени - делением тарифной ставки на норму времени. О нормах выработки и нормах времени см. ст. 160 ТК и комментарий к ней.

Наряду с показателем могут устанавливаться и условия премирования, т. е. дополнительные требования, при невыполнении которых премия не начисляется или её размер снижается.

Премии, не предусмотренные системой оплаты труда, носят характер разового поощрения и потому выплачиваются, как правило, нерегулярно и зачастую вне связи с конкретными достижениями в труде по одностороннему усмотрению работодателя. При написании заявления на повышение заработной платы следует учитывать все факторы: ухудшения семейного положения, увеличение минимального прожиточного минимума, рост цен.

Товарно транспортная накладная