СЭД ДЕЛО - обзор, отзывы

Решение, включающее полный набор инструментов для управления документооборотом и делопроизводством. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Быстрый перевод документов в электронный вид. Надежное хранение и быстрый поиск. Контроль исполнения поручений. Совместная работа и подготовка проектов документов. Построение сложных маршрутов движения под различные бизнес-процессы. Единая рабочая среда для удаленных подразделений и филиалов

Система «ДЕЛО». разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Система делопроизводства эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году.

«ДЕЛО» – первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

В настоящее время «ДЕЛО» используют 2000 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 150 000. Двенадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

Сегодня программа документооборота «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России. Высокий уровень качества и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение и отсутствие проблем с дальнейшей эксплуатацией.

Поддержка любой технологии работы с документами

Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию классического документооборота компании, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства.

В зависимости от потребностей заказчика на основе системы компьютерного делопроизводства можно реализовать:

- Автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства;
- Полностью электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий);
- Смешанный бумажно-электронный документооборот.

Программа документооборота «ДЕЛО» представляет собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для адаптации под особенности любой организации.

Кроме того, одной из важнейших особенностей является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике. Например, стандартная бизнес-логика системы без дополнительных доработок предусматривает возможности работы с различными видами поручений, механизмы последовательного и параллельного согласования, разграничение прав доступа к документу, делегирование и передачу полномочий и др.

Благодаря этому обеспечивается:

- Настройка системы в точном соответствии со структурой организации и существующими методами управления делопроизводством и порядком документооборота, а также поддержка их дальнейших изменений. В частности, система поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации документооборота;
- Соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности.

- Масштабируемость;
Автоматизированный документооборот «ДЕЛО» обладает практически неограниченной масштабируемостью – возможностью «увеличения охвата» и включения новых пользователей. В ней могут одновременно работать от единиц до нескольких тысяч пользователей.

- Система позволяет решать задачи автоматизации документооборота любого уровня сложности;

- Работа в Интернет / Интранет сетях;
Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс, обеспечивающий простой и эффективный доступ к внутреннему документообороту с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet).

- Поддержка распределенного электронного документооборота ;
Электронное делопроизводство позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически значимыми электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все законодательные и делопроизводственные нормы, а конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными средствами криптозащиты информации.

- Работа с большими объемами документов.
Система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими массивами документов. Реальные, практически подтвержденные возможности – свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД.

Соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами

Система документооборота предприятия «ДЕЛО» обеспечивает управление документацией на основе требований как российской, так и международной нормативной базы ДОУ и информационной безопасности. Требования к организации как традиционного, так и электронного документооборота содержатся в:

- Законодательстве РФ;
ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», «Об электронной цифровой подписи», «О государственной тайне», «О коммерческой тайне», «О персональных данных», «Об архивном деле в РФ» и др.

- Национальных стандартах РФ (часть из которых полностью соответствует международным стандартам ISO);
Например:

- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами – Общие требования;
- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно- распорядительной документации – Требования к оформлению документов;
- ГОСТ Р 52294–2004. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения;
- ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005. Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью;
- Серия стандартов ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408. Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий (части 1-3);
- ГОСТ Р 34.10–2001. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.

- Иных нормативно-методических документах.

- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

Открытость и интеграция с отраслевыми стандартами программного обеспечения

В системе документооборота предприятия «ДЕЛО» реализована поддержка платформ и технологий лидеров в области создания информационных технологий на мировом и отечественном рынке:

- Microsoft и Oracle – поставщики наиболее популярных платформ для корпоративных приложений;
Интеграция с пакетом Microsoft Office позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы.

- ABBYY – ведущий разработчик программного обеспечения для сканирования и распознавания документов и форм;

- КриптоПро, СигналКом, Aladdin – разработчики надёжных средств криптографической защиты информации и информационной безопасности.

Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «Дело» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями.

- «1С:Предприятие» ;
- продукты компании «ЭОС» ;
- другие используемые в организации системы и бизнес-приложения.

Кроме того, использование API позволяет расширить свойства системы современного делопроизводства компании для решения различных задач.

- для вывода данных системы в наиболее удобной форме отчетов;
- для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных;
- для доступа к данным системы через Internet (Intranet);
- для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т. п.

Простота внедрения и использования:

Система «ДЕЛО» представляет собой законченный тиражируемый «коробочный продукт», который решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. Удобство и простота внедрения электронного документооборота и дальнейшей работы пользователей обеспечиваются благодаря уникальным эксплуатационным качествам системы, а также профессионализму сотрудников компании «ЭОС»:

- Легкость и быстрота установки и настройки программы делопроизводства (в том числе силами заказчика), короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию;
- Простой и интуитивно понятный интерфейс системы учёта делопроизводства, предоставляющий максимум удобных инструментов для облегчения работы пользователей;
- Многократно проверенная на практике технология внедрения системы электронного документооборота фирмы и обучения работе с ней пользователей и администраторов ;
- Квалифицированные и опытные специалисты по внедрению и консультанты ;
- Служба технической поддержки клиентов ;
- Наличие собственного Учебного центра компании «ЭОС» .

На основе стандартной «коробочной версии» может быть также реализована заказная система автоматизации электронного документооборота, полностью учитывающая конкретные особенности деятельности организации независимо от масштаба, вида деятельности и формы собственности.

19.09.16. Лидерство ЭОС в госсекторе в 2016 году

Компания ЭОС уже несколько лет подряд никому не отдает первые позиции по количеству реализованных СЭД-проектов в органах власти, местного самоуправления и иных государственных организациях. ЭОС занимает первую строчку и в рейтинге, подготовленном порталом TAdviser по состоянию на август 2016 года. Аналитики экспертного центра TAdviser отмечают, что, несмотря на непростую ситуацию для рынка информатизации госсектора в 2016 году, его рублевый объем сохраняет стабильность. По итогам 2016 года прогнозируется увеличение ИТ-бюджетов в федеральных органах власти и регионах в пределах 10%. При этом в информатизации госсектора фокус сместился на развитие внедренных решений и оптимизацию инфраструктуры.

2016. Топ-10 СЭД/ECM систем по количеству проектов в России (TAdviser, 2015)

Аналитический центр TAdviser опубликовал рейтинг СЭД/ECM-систем в России по количеству внедрений (с 2005 по 2015 год). По данным TAdviser, система электронного документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС, опережает конкурентов по количеству реализованных проектов. В основном, эту систему внедряют в государственном секторе. А вот SharePoint оказался аж на 9 месте. Главными тенденциями российского рынка СЭД/ECM-систем, по мнению аналитиков, являются импортозамещение, масштабирование и перевнедрение систем, а также внедрение мобильного интерфейса решений. Кроме того, участники рынка в числе главных трендов последних лет называют облачные СЭД/ECM-системы и open-source решения.

2016. СЭД «ДЕЛО» включена в Единый реестр российского программного обеспечения

Система электронного документооборота «ДЕЛО» компании ЭОС включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. Соответствующий приказ подписал 20 февраля 2016 года Министр связи и массовых коммуникаций Российской Федерации Николай Никифоров. Внесение СЭД «ДЕЛО» в данный Реестр позволит заказчикам приобретать этот программный продукт для государственных и муниципальных нужд. Компания ЭОС с момента создания первых версий своих программ активно сотрудничает с государственными структурами. По данным независимых аналитических исследований, в госсекторе ЭОС является лидером в сегменте специализированного ПО для управления документами. Разработки ЭОС изначально являются российскими: они создавались российской компанией для отечественных организаций с учетом специфики и российских традиций документооборота.

2016. СЭД «ДЕЛО» стала проще, быстрее и удобнее

Компания ЭОС выпустила новую версию СЭД «ДЕЛО» 15.7. Основные нововведения связаны с доработкой специализированных интерфейсов, оптимизацией типовых действий пользователя, и дальнейшим повышением быстродействия системы. Находить любые объекты системы – документы, проекты, поручения, файлы стало проще благодаря унификации поисковых запросов. Добавлены возможности по персонификации рабочей среды. Для руководителей, получающих ежедневно огромное число документов на рассмотрение, добавлена возможность одним нажатием сделать отметку об ознакомлении с поступившим запросом. Сотрудники раньше узнают о рассмотрении документа, у руководителей больше времени для содержательной работы. Стало проще отчитываться об исполнении поручений – введена возможность групповой операции ввода отчета по поручениям. Упрощен механизм добавления ссылок на документы в личные папки, таким образом пользователем стало проще отслеживать дальнейшие действия с интересующими файлами. Прямо с главной страницы системы предусмотрена возможность мониторить новые события по интересующему файлу/документу.

2011. Компания ЭОС подтвердила статус партнера корпорации ORACLE.

На сегодняшний день система управления базами данных (СУБД) Oracle Database является одной из самых надежных промышленно-стандартных СУБД, доступных на рынке. При внедрении системы электронного документооборота с большим количеством пользователей или очень больших (терабайтных) объемах хранимой информации клиенты выбирают решения ЭОС на базе Oracle Database: - система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО»; - система автоматизации учета документов архивного фонда «АРХИВНОЕ ДЕЛО»; - ЕСМ-система eDocLib. Для своих клиентов ЭОС предлагает также комплексную поставку данных систем совместно с программным обеспечением Oracle по привлекательной цене.

Программа СЭД «Дело-предприятие» 15

• 

  Александр Емекеев, начальник отдела информационных систем управления ОАО «Генерирующая компания»: «Время согласования документов между территориально распределенными подразделениями сократилось в 3-5 раз»
  В 2015 году одна из крупнейших региональных генерирующих компаний Российской Федерации ОАО «Генерирующая компания» приняла решение о переходе на объединенную базу данных системы электронного документооборота. Реализацией проекта занималась компания «ТатАИСЭнерго», в качестве базового решения для ОБД была выбрана СЭД «Дело» компании ЭОС.

  

  Дистрибутивы «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ» 15.7

  Временная версия полностью аналогична рабочей по своим функциональным возможностям. Срок ее использования ограничивается 3 месяцами.

  В настоящее время доступна новая версия системы «ДЕЛО» для MS SQL Server 2008 / 2012 / 2014 и Oracle 10g (10.2.0.1 и выше) / 11g (11.2.0.1 и выше) / 12с.

  Дистрибутив «ДЕЛО» упакован в архив RAR. Для распаковки используйте WinRAR 3.x. (скачать последнюю версию WinRAR ). Таким образом на диске будет создан образ CD.

  В состав дистрибутива включена система КАРМА. версия 56.0.27 .

  Процесс установки временной версии системы состоит из следующих этапов:

  создание базы данных на сервере;

  (*) конфигурирование серверной части ПО системы «ДЕЛО» ;

  (*) настройка Internet Information Server (для доступа через Internet/Intranet) и Index Server (для версий с MS SQL Server, для режима полнотекстового поиска);

  установка клиентских рабочих мест.

  (*) звездочкой помечены необязательные этапы

  Предполагается, что на сервере уже установлена соответствующая СУБД (Oracle или MS SQL Server), а на рабочих станциях – клиентская часть СУБД (независимо от вида СУБД).

  Документация по текущей версии включена в комплект установки
  

  Образ установочного диска системы «ДЕЛО» версии 15.7

  Комплект компонентов Microsoft, которые могут понадобиться на рабочей станции для работы печатных форм - MSCompSetup.exe.
  

  Документация на систему «ДЕЛО» версии 15.7 Поддержка формата DOCX в паспорте РК (включая .Net Framework 3.5 SP1) Сервер мобильных решений

  Для обеспечения взаимодействия с мобильными приложениями (iEOS, «АРМ руководителя», EOSmobile) необходимо дополнительно установить Сервер мобильных решений и загрузить в систему «ДЕЛО» процессы «АРМ руководителя» для обеспечения работы с ним:

  iEOS 2.5 «АРМ руководителя» (Win 8.1) EOSmobile

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от г

от 30 сентября 2011 г. № 7

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, подготовленных в целях обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ростовской области согласно приложению.

2. Руководителям структурных подразделений Правительства Ростовской области обеспечить соблюдение настоящего распоряжения.

3. Руководителям областных органов исполнительной власти привести инструкции по делопроизводству в соответствие с настоящим распоряжением.

4. Признать утратившим силу постановление Администрации Ростовской области от 09.02.2011 № 52 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области".

5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора Ростовской области - руководителя аппарата Губернатора Ростовской области Артемова В.В.

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Правительстве Ростовской области (далее - Правительство области).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Регламентом Правительства Ростовской области.

1.3. В целях автоматизации делопроизводства в Правительстве области применяется система электронного документооборота и делопроизводства "Дело" (далее - система "Дело"). Порядок работы с системой "Дело" определяется соответствующей инструкцией для работы пользователей.

1.4. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий в работе с электронными документами производятся во взаимодействии с министерством информационных технологий и связи Ростовской области.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.

1.6. Работа с документами с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП) определяется Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве области.

1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.

1.8. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства на основе единой политики в Правительстве области, областных органах исполнительной власти, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются общим отделом Правительства области (далее - общий отдел). Инструктивные материалы общего отдела по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения во всех подразделениях Правительства области.

1.9. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота Правительства области возлагается на министерство информационных технологий и связи Ростовской области. Инструктивные материалы министерства информационных технологий и связи по вопросам совершенствования электронного документооборота обязательны для исполнения во всех подразделениях Правительства области.

1.10. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в приемных заместителей Губернатора Ростовской области возлагается на помощников, а в структурных подразделениях Правительства области - на их руководителей.

1.11. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников Правительства области. Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Правительства области, обеспечивают его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомят работников подразделения, в том числе вновь принятых, с требованиями Инструкции. Должностные обязанности работников структурных подразделений Правительства области, совмещающих выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями, устанавливаются должностными регламентами.

1.12. Работники аппарата Правительства области несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, а также разглашение и передачу служебных документов, их копий и проектов без разрешения руководителя структурного подразделения Правительства области.

___________________________ (подпись, дата)

на машинописные и множительные работы

Приемная, отдел __________________________________________________________Наименование документа ___________________________________________________Количество листов _____________ Количество экземпляров ___________________Способ размножения и масштаб _____________________________________________Расход бумаги ____________________ Срочность исполнения __________________Руководитель подразделения _________________________________________________________________________________________________________________________ (подпись, инициалы, фамилия)Дата ________________________Инициалы, фамилия и телефон исполнителя __________________________________

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ростовской области

БЛАНКА ЗАКАЗА НА ТИПОГРАФСКИЕ РАБОТЫ

СОГЛАСОВАНО Начальник общего отдела
___________________________ (подпись, дата)

на работы в типографии

Приемная, отдел __________________________________________________________Наименование документа ___________________________________________________Количество экземпляров ___________ Срочность исполнения __________________Особые отметки _____________________________________________________________________________________________________________________________________Руководитель подразделения _________________________________________________________________________________________________________________________ (подпись, инициалы, фамилия)Дата ________________________Ф.И.О. и телефон заказчика _______________________________________________

Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено

Распоряжение Правительства РО от 30.09.2011 № 7
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области"

Дело - система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота - реферат, курсовая работа, диплом

Хочу данную работу! Нажмите на слово скачать

Чтобы скачать работу бесплатно нужно подписаться на нашу группу ВКонтакте! Просто подпишитесь, нажав на кнопку внизу.

Через несколько секунд после проверки подписки появится ссылка на продолжение загрузки работы.

>>>>> Перейти к скачиванию файла с работой
Кстати! В нашей группе ВКонтакте мы бесплатно помогаем с поиском рефератов, курсовых и информации для их написания. Не спешите выходить из группы после загрузки работы, мы ещё можем Вам пригодиться ;)

Сколько стоит заказать работу? Бесплатная оценка

Повысить оригинальность данной работы. Обход Антиплагиата.

Сделать работу самостоятельно с помощью "РЕФ-Мастера" ©
Узнать подробней о Реф-Мастере

РЕФ-Мастер - уникальная программа для самостоятельного написания рефератов, курсовых, контрольных и дипломных работ. При помощи РЕФ-Мастера можно легко и быстро сделать оригинальный реферат, контрольную или курсовую на базе готовой работы - "Дело" - система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.
Основные инструменты, используемые профессиональными рефератными агентствами, теперь в распоряжении пользователей реф.рф абсолютно бесплатно!

Секреты идеального введения курсовой работы (а также реферата и диплома) от профессиональных авторов крупнейших рефератных агентств России. Узнайте, как правильно сформулировать актуальность темы работы, определить цели и задачи, указать предмет, объект и методы исследования, а также теоретическую, нормативно-правовую и практическую базу Вашей работы.

Как оформить список литературы поГОСТу ?

По дисциплине: «Корпоративные информационные системы и эффективность информационных систем»

На тему: «ДЕЛО» - СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. Сегодня «ДЕЛО» используют более 1000 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 100 000. Обладает «Сертификатом Наивысшего Качества».

Система «ДЕЛО» - тиражируемый "коробочный" продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика.

· Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.

· Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация - Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии - Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»)

· Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.

· Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».

· Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.

· Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно - через Интернет («ДЕЛО-WEB»).

· Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.

Для руководителей различных уровней:

· быстрый поиск документов;

· отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

· эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

· сокращение сроков подготовки и согласования документов;

· удобная работа над проектами документов;

· получение сводных отчетов и журналов;

· возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

· быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

· отслеживание хода исполнения резолюций;

· удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);

· журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

3. Основные функции системы "Дело"

Обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Работа с входящими и исходящими документами

· Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции.

· Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных ЭЦП.

· Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации.

· Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям.

· Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам.

· Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов.

· Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение.

Работа с внутренними документами организации

· Поддерживается полный цикл работы с проектами документов:

o создание РК проекта документа, в том числе «во исполнение» распорядительного документа;

o изменение проекта с хранением предыдущих версий;

o согласование и утверждение проекта документа;

o регистрация документа, созданного на основе проекта.

· Формирование поручений по документам;

· Управление прохождением документов с множеством решений. Весь документ в целом и каждый из его пунктов могут иметь собственные иерархические деревья резолюций, каждая из них со своими исполнителями и контролерами.

· Передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение.

· Контроль прохождения и исполнения документов. Реализована ролевая функция контролера - возможность делегирования функции контроля документов, пунктов и резолюций лицам или подразделениям, определенным в качестве контролеров или контрольных служб.

· Управление доступом к документам.

· Создание и хранение шаблонов документов.

Обеспечение информационной безопасности

· Разграничение прав доступа пользователей к документам. Каждому пользователю определяются: права по грифу доступа; права по доступу к картотекам, в пределах которых можно работать; набор делопроизводственных операций в соответствии с функциональными обязанностями.

· Протоколирование действий пользователей.

· Использование методов криптографической защиты информации - ЭЦП и шифрование.

Возможности работы через Web стали максимально приближены к функционалу системы «ДЕЛО» в локальной сети. Сотрудники удаленного филиала - при наличии Web-доступа - становятся равноправными участниками документооборота всего предприятия. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса, имеют возможность участвовать в принятии, исполнении и контроле решений.

· Регистрация документов с автоматическим заполнением некоторых полей РК;

· Регистрация связанных документов;

· Заверение прикрепленных к РК файлов, ЭЦП, а также проверка ЭЦП прикрепленных файлов;

· Вынесение резолюций по документу, контроль исполнения

· Согласование и подписание проектов документов

· Заверение ЭЦП файлов, прикрепленных к РК проектов документов, а также проверка их ЭЦП.

· Поиск документов и резолюций по значениям их реквизитов;

· Получение отчетности о внутреннем и внешнем документообороте.

4. Опция "ЭЦП и шифрование"

В деятельности современных организаций наблюдается устойчивая тенденция к внедрению безбумажных технологий обработки информации.

Документы организации создаются, обрабатываются и пересылаются в электронном виде. Входящие документы зачастую также переводятся в электронную форму средствами сканирования и распознавания текста, либо поступают уже в электронном виде.

Электронный документооборот существенно повышает эффективность работы управленческого и производственного персонала: ускоряет процессы подготовки, согласования, визирования и утверждения документов, упрощает процедуры поиска и обработки документов, обмена ими как внутри организации, так и с внешними корреспондентами / адресатами. Кроме этого, происходит значительное сокращение потребления бумаги и расходных материалов, снижаются потребности в копировально - множительной технике и в обслуживающем ее персонале.

Применение электронного представления документов требует адекватного средства удостоверения информации, содержащейся в документе. Таким средством является электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог традиционного рукописного заверения бумажного документа (подписи).

В отличие от обычной подписи, ЭЦП не только удостоверяет личность человека, подписавшего документ, но и гарантирует, что в документ после его подписания не были внесены никакие изменения.

Регистрируя входящие документы, сотрудник может ставить свою ЭЦП на файл документа, удостоверяя его подлинность. При работе с проектами документов, исходящими и внутренними документами организации, ЭЦП может применяться при согласовании, визировании, утверждении, регистрации и отправке документа адресату.

Для использования электронной цифровой подписи в системе «ДЕЛО» предусмотрена специальная опция «ЭЦП и шифрование».

Опция позволяет подписывать цифровым способом документы, хранящиеся и обрабатываемые в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО». При необходимости, документ может быть подписан несколькими сотрудниками, что очень удобно для автоматизации процедур согласования, визирования и утверждения документов.

Любой сотрудник, имеющий доступ к документу, получает достоверную информацию о подписях - кто и когда подписал данный документ, а также может проверить подлинность каждой подписи и убедиться, что после подписания документ не был отредактирован. Процедура проверки цифровой подписи предельно проста - достаточно один раз «щелкнуть» мышкой.

Опция "ЭЦП и шифрование" также предоставляет возможность подписывать и шифровать документы, отправляемые по электронной почте внешним адресатам: филиалам, дочерним организациям, клиентам или партнерам. Шифрование сообщений, передаваемых по внешним каналам связи, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа - прочтения, искажения либо подмены.

В том случае, если система «ДЕЛО» установлена у всех участников обмена информацией, вместе с документами передаются и цифровые подписи наложенные на документ. Таким образом, пользователи корпоративной системы получают возможность подписывать и распространять по всей территориально-распределенной организации подписанные документы. При этом, например, проверка подписи президента корпорации в удаленном филиале выполняется точно так же, как и проверка подписи сотрудника филиала - один «щелчок» мышкой.

Технология работы с опцией "ЭЦП и шифрование".

Для каждого пользователя системы «ДЕЛО», обладающего правом подписи, формируется ключ, состоящий из двух частей: секретной и открытой.

Секретный ключ записывается на носитель: электронную таблетку Touch Memory или электронный ключ EToken, передаваемый лично пользователю. Секретный ключ может быть дополнительно защищен паролем пользователя (на случай потери носителя).

Секретный ключ используется для подписания документов и для дешифрации сообщений, отправляемых пользователем по электронной почте. Чтобы подписать файл документа или сообщение, пользователю достаточно поместить носитель секретного ключа в считывающее устройство компьютера и «щелкнуть» мышкой по кнопке «Подписать».

На основании открытого ключа формируется сертификат открытого ключа. Сертификат открытого ключа используется для проверки подлинности ЭЦП.

Создание секретных ключей пользователей и их сертификатов осуществляются администратором Центра управления ключевой системой (ЦУКС), представляющего собой комплекс программного обеспечения и устройства записи / чтения носителей ключей, входящий в комплект поставки опции.

ЦУКС является корпоративными центром управления ключевой системой, его деятельность распространяется только на собственную организацию, филиалы и дочерние организации. При необходимости, сертификаты, выданные ЦУКС, могут быть подписаны и вышестоящим Удостоверяющим Центром. ЦУКС функционирует на автономном компьютере, в целях безопасности не подключенном ни к какой линии связи.

Администрирование ЦУКС не требует специальной подготовки. Вся необходимая информация представлена в документации системы ДЕЛО.

Варианты поставки и инсталляции опции "ЭЦП и шифрование".

Опция "ЭЦП и шифрование" предлагается в 3-х различных вариантах поставки:

· Полнофункциональная. Пользователь может подписывать документы и сообщения, шифровать и расшифровывать сообщения, проверять подписи других пользователей. Для таких пользователей в комплект поставки опции входит аппаратное устройство считывания секретного ключа.

· Только проверка подписи. Пользователь может проверять подписи других пользователей, но сам подписывать документы не может. Для рабочих мест этих сотрудников не требуется использование аппаратных средств.

· Удаленная проверка подписи. Пользователь может проверять подписи других пользователей, но сам подписывать документы не может. Этот вариант доступен с версии «ДЕЛО»8.09 и предполагает приобретение сервера проверки подписи, позволяющего проверять подписи с любого рабочего места системы «ДЕЛО».

В зависимости от потребностей заказчика, можно приобретать произвольные комбинации вариантов Опции. Например, приобрести полнофункциональный вариант только для руководящего состава, обладающего правом подписи, а для остальных сотрудников закупить вариант «Только проверка подписи».

Используемое специальное программное обеспечение.

Опция "ЭЦП и шифрование" использует средство криптозащиты «КриптоПро CSP», разработанное фирмой «КриптоПро» и сертифицированное ФАПСИ. Интеграция криптографического программного обеспечения в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» выполнена компанией ЭОС, имеющей соответствующие лицензии ФАПСИ.

5. Функции системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Работа надпроектами документов

Функционал подготовки документов позволяет автоматизировать весь процесс создания документа. Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующих действий:

1. создание РК проекта документа, в том числе и «во исполнение» распорядительного документа;

2. изменение проекта с сохранением предыдущих версий;

3. согласование проекта документа;

4. утверждение проекта документа;

5. регистрация документа, созданного на основе проекта.

При работе с проектом выполняется последовательная или параллельная маршрутизация, контролируются сроки рассмотрения и срок подготовки проекта в целом.

Для каждого документа в системе «ДЕЛО» формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, распоряжения, договоры, акты и прочее. Состав реквизитов РК: корреспондент, краткое содержание, дата создания, регистрационный номер документа, подпись, тематика, гриф доступа, отметка о наличии приложений, номенклатура, состав документа, резолюция и др. Некоторые реквизиты, например, резолюции и отчеты об их исполнении, адресаты, корреспонденты могут иметь множественное значение.

В системе «ДЕЛО» реализован контроль исполнения документов. На контроль может ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. При этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Возможно формирование напоминаний исполнителям и сводок об исполнении контрольных документов. Другие функции системы автоматизации делопроизводства приведены в таблице № 1.

Таблица № 1. Функции системы автоматизации делопроизводства

Обработка и хранение документов

К карточке может быть «прикреплено» любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, факсимильное изображение бумажного документа, текст, аудио- или видеоматериал и т. д.). Эти файлы могут поступать по линиям связи или создаваться в организации с использованием текстовых редакторов, например, MS WORD, сканеров, микрофонов или других устройств, подключаемых к компьютеру.

Расширение состава реквизитов карточки документа

Карточка содержит состав реквизитов, полностью отвечающий требованиям делопроизводства. Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей карточки может быть расширен за счет дополнительных реквизитов. Новые поля могут создаваться пользователями самостоятельно без какого-либо программирования. Дополнительные реквизиты могут быть разных типов: строковые, числовые, даты. Также обеспечивается возможность контроля данных, вводимых в созданные реквизиты.

Поточный ввод документов

Поточный ввод документов позволяет решить проблему массового ввода в систему документооборота электронных образов бумажных документов. При регистрации документов на первых листах или на отдельных чистых листах (листах разделителях) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавания на отдельном рабочем месте, оборудованном высокопроизводительным сканером, система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.

В системе существует несколько механизмов организации движения документов. Каждый механизм обеспечивает оптимальное выполнение того или иного делопроизводственного процесса. При работе над проектом документа карточка автоматически пересылается по последовательному или параллельному маршруту между заранее определенными согласующими или утверждающими должностными лицами. В процессе пересылки проекта учитывается характер вынесенных виз, контролируются сроки рассмотрения. После вынесения резолюции готовый документ доводится до сведения исполнителей, и контролируются сроки исполнения поручений.
В системе «ДЕЛО» реализовано также множество других механизмов движения документов: внутренняя адресация, пересылка электронных документов внешним организациям, полный контроль всех видов движения бумажных документов и прочее.

Обеспечение юридической полноценности

В процессе согласования или утверждения проекта документа пользователь может заверить рассматриваемый документ электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Это позволяет обеспечить юридическую правомочность созданных электронных документов. Для хранения сертификатов ЭЦП могут использоваться сторонний удостоверяющий центр и внутрикорпоративный центр управления ключевой системой (ЦУКС), созданный на базе программных продуктов ЭОС и сертифицированных криптосредств.

Система позволяет формировать реестры рассылки для экспедиции учреждения, осуществлять надпечатку конвертов, отправлять документы с помощью систем электронной почты. Документы, отправляемые с помощью электронной почты, могут быть защищены шифрованием и заверены ЭЦП. С этой целью в системе используется сертифицированные криптосредства.

По мере функционирования системы в ней накапливается информационная база документов учреждения. Система обеспечивает поиск документов в этой базе по сочетанию любых реквизитов РК, а также поиск по тексту документа. При необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно. Отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.

Полнотекстовый поиск по содержанию документа

Реализован комбинированный поиск: одновременно по сочетанию реквизитов регистрационных карточек и полнотекстовый поиск по содержанию самих документов.

Работа с взаимосвязанными документами

Поддерживается возможность установления ссылок между РК документов или проектов документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга и т. д. Это позволяет просматривать цепочки взаимосвязанных документов. Ссылки могут устанавливаться и на документы, хранящиеся вне системы документооборота (ссылка по URL). Таким образом, документ системы «ДЕЛО» может ссылаться на внешние информационные материалы или документы, хранящиеся в других информационных системах.

Регламентация прав доступа

Права пользователя в системе регламентируют как доступ к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т. д.)

6. Эффективность системы "ДЕЛО"

По данным западных консалтинговых компаний, при работе с бумажными документами:

· около 15% всех документов безвозвратно теряется;

· до 30% рабочего времени сотрудников затрачивается на поиски необходимых материалов;

· для каждого документа создается в среднем 19 его копий.

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» создает принципиально новые условия для более эффективной организации работы с документами:

Не автоматизированная технология

* - В качестве СУБД используется MSDE (Microsoft Data Engine), которая входит в комплект поставки.

** - оперативный контроль исполнения документов может осуществляться двумя способами:

· при просмотре списка контрольных резолюций в папке «На контроле»;

· в режиме поиска по реквизитам резолюции.

9.Структура системы "ДЕЛО"

На рисунке 1. приведена структура системы "ДЕЛО" и ее опций.

Рис. 1. Структура системы "ДЕЛО" и ее подсистем.

10. Основные технические требования

«ДЕЛО» - прикладная система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, функционирующая в среде клиент-сервер.

В качестве СУБД могут быть использованы Oracle 9i (9.2.0.3 или более поздние версии), Microsoft SQL Server 2000.

ТРЕБОВАНИЯ К СЕРВЕРАМ

Требования к серверу в первую очередь определяются требованиями выбранной СУБД, предполагаемым количеством пользователей системы «ДЕЛО», документооборотом организации. В каждом конкретном случае конфигурация сервера определяется индивидуально.

Объем, занимаемый БД «ДЕЛО» на жестком диске, вычисляется из расчета - 50 Мб начальный размер БД, плюс от 2 Кб на каждую регистрационную карточку (без учета объема прикрепляемых файлов).

Усредненные характеристики сервера:

· процессор Pentium IV и выше;

· оперативная память не менее 512 Мб;

· свободное место на винчестере определяется документооборотом организации. Вычисляется из расчета 50 Мб на системные нужды плюс по 2 Кб на каждую регистрационную карточку (без учета объема прикрепляемых файлов). Минимальный стартовый размер БД - 50 Мб.

В случае использования СУБД Oracle на платформе отличной от Windows, для обеспечения таких опциональных возможностей системы «ДЕЛО», как контекстный поиск по прикрепленным файлам и «ДЕЛО-WEB», потребуется дополнительный Windows-сервер c установленными MS Internet Information Server, MS Index Server.

ТРЕБОВАНИЯ К РАБОЧИМ МЕСТАМ

Клиентская часть системы «ДЕЛО» работает под управлением Windows 2000, Windows XP. На рабочей станции должна быть установлена клиентская часть соответствующей СУБД, а так же, для использования всех функциональных возможностей системы «ДЕЛО», MS Internet Explorer 6.0 и MS Office 2000 (или более поздние версии).

Рекомендуемая конфигурация рабочего места:

· процессор Pentium II и выше;

· оперативная память не менее 128 Мб;

· свободное место на жестком диске от 200 Мб;

· монитор с разрешением от 800х600, 65 тыс. цветов

· Windows2000Professional.
«Тонкий» клиент:

Для работы с системой «ДЕЛО» через WEB интерфейс («ДЕЛО-WEB») необходим компьютер с установленным Internet Explorer 6.0 и выше.

«ДЕЛО» соответствует всем требованиям, предъявляемым как к современным системам электронного документооборота, так и к системам автоматизации классического делопроизводства. Поддерживая полноценное делопроизводство бумажных и полностью электронных документов, «ДЕЛО» позволяет реализовать в организации систему смешанного, бумажно-электронного документооборота. Система предоставляет уникальную возможность создания высокоэффективного безбумажного делопроизводства в особо загруженных участках управленческой деятельности с сохранением на отдельных участках полноценного бумажного документооборота. Это позволяет плавно перейти к современным технологиям управления, без риска возникновения сбоев в модернизируемой системе документационного обеспечения управления.

курсовая работа по дисциплине Программирование, компьютеры и кибернетика на тему: "Дело" - система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота; понятие и виды, классификация и структура, 2014-2015, 2016 год.