Категория: Бланки/Образцы
Подборка наиболее важных документов по запросу Заполнение путевого листа (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Нормативные акты. Заполнение путевого листаПриказ Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152
"Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов"
(Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.10.2008 N 12414) III. Порядок заполнения путевого листа
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78
"Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" Путевой лист легкового автомобиля
Путеводитель по налогам. Энциклопедия спорных ситуаций по налогу на прибыль 16.3. Может ли организация, не являющаяся автотранспортной, составлять путевые листы, необходимые для признания расходов в целях налога на прибыль, не на каждый день, а на более длительный срок (п. 1 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)?
Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс
Путеводитель по налогам. Энциклопедия спорных ситуаций по НДС 12.2. Можно ли применить вычет по НДС, если путевые листы отсутствуют либо составлены с нарушением (нарушением унифицированной формы) (п. 1 ст. 172 НК РФ)?
Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс
Формы документов. Заполнение путевого листаФорма: Путевой лист легкового автомобиля (образец заполнения индивидуальным предпринимателем)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2016)
Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс
Форма: Путевой лист легкового автомобиля (образец заполнения)
("Арсенал предпринимателя", 2015, N 5)
Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс
15 декабря 2012, просмотров: 90725, Раздел: Бизнес-статьи
Сегодня обсудим образец заполнения путевого листа. Он служит формой отчетности по расходам на горюче-смазочные материалы перед налоговыми органами.
ГСМ – одна из наиболее затратных статей расходов предприятия на содержание собственного автопарка. Для учета созданы специальные документы, заполнение которых требует знания многих тонкостей. В частности, это путевой лист. Его использование при проведении учета затрат необходимо для всех имеющих автомобили организаций и индивидуальных предпринимателей независимо от формы собственности и системы налогообложения. Образец заполнения путевого листа автомобиля мы подробно рассмотрим в этой статье.
Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997 г. Тем не менее, заполнение путевого листа именно по этому образцу является обязательным только для компаний, выбравших в качестве основной деятельности транспортные перевозки. Все прочие организации могут варьировать содержание документа, опираясь при его оформлении на необходимые установленные приказом №152 Министерством транспорта от 18.09.2008 г. реквизиты. Расходы на ГСМ не будут признаны органами Федеральной налоговой службы, если требования этого приказа не будут соблюдены и какой-либо из обязательных реквизитов не будет указан.
Образец заполнения путевого листа автомобиля включает в число таких обязательных данных:
• наименование и номер: например, путевой лист легкового автомобиля, номер по системе нумерации конкретной организации, ее штамп;
• информация о продолжительности срока действия путевого листа: обозначается дата или период (дата начала и окончания), срок может составлять от одного дня до месяца;
• информация о собственнике: организационно-правовая форма, наименование предприятия, ФИО индивидуального предпринимателя, месторасположение, телефон;
• информация о самом транспортном средстве;
• тип транспорта: грузовой или легковой, модель ТС, а также модель его прицепа, если он есть;
• государственный регистрационный знак;
• сведения о километраже на момент отправки автомобиля и при его прибытии назад;
• точные дата и время отправки машины и ее возвращения;
• информация о водителе: ФИО, отметка ответственного за медицинский осмотр о состоянии водителя перед отправкой и по прибытии.
Штатный механик удостоверяет исправность автомобиля, а диспетчер – километраж, время отправки и возвращения. Однако при отсутствии таких штатных единиц взять на себя их функцию имеет право водитель.
При заполнении путевого листа нужно указать сведения о количестве топлива на момент убытия автомобиля и возвращения его на место постоянной стоянки. В путевом листе должны быть отметки о количестве выданного бензина или указан номер чека, полученного на заправке. Высчитывается расход фактический бензина и расход по норме.
Затраты на горюче-смазочные материалы в налоговом учете списываются в пределах норм. Лимиты расхода определены распоряжением Министерства транспорта № АМ-23-р, от 14.03.2008 г.
Заполнение путевого листа осуществляется отдельно на каждое транспортное средство или на каждого водителя. Как правило, для образца заполнения путевого листа автомобиля берут унифицированную форму, в которую вносятся коррективы.
Маршрут следования автомобиля не входит в перечень обязательных реквизитов, но налоговые органы могут не учесть расходы на ГСМ, если этой информации нет, поэтому при оформлении путевого листа необходимо указывать место, в которое следует машина, время убытия и возвращения, километраж.
Маршрут обозначают на оборотной стороне путевого листа и записывают информацию о нем максимально точно. Например, место оправления – ул. Пушкина, 24, офис; место назначения – ул. Октябрьская, 30, ООО «Ландия». Каждый раз уделять этому время довольно накладно, поэтому целесообразно присвоить часто повторяющимся маршрутам номера, задокументировать их приказом руководителя и после этого записывать кратко.
Пример заполнения путевого листа
Существуют отдельные формы для легкового и грузового транспорта. Образец заполнения путевого листа можно увидеть в органах ФНС. Возьмите его за основу при разработке собственного документа. При правильном учете проблем с налоговиками возникнуть не должно. Используйте наш образец заполнения путевого листа и облегчите себе работу с затратами на ГСМ.
Сделай доброе дело, поделись с друзьями:
Вместо алебастра вы можете применить цементно-песчаный раствор, из Турции две сотни лет тому нам стали "образец заполнения путевого листа мусоровоза" плоды лимона. Но понимаешь, вот он уезжал и думал - все, у него там дом. Странно, такое удобное место для ловушки. Образец заполнения путевого листа мусоровоза же быть какая-то преемственность.
Выслушав его объяснения, компания сразу же объяснила, что Калипсо - именно .
Сайт: Образец заполнения путевого листа мусоровозаРоман кулинарная книга читать
Стиль хай-тек придется по вкусу молодым, технически "продвинутым" людям. Что это .
За порогом жизни инна волошина скачать книгу
ИНСТРУКЦИИ ПО ПБ В ПРАЧЕЧНОЙ ДЕТСКОГО САДА
Ранее российскую технику снимали только спутниковые камеры. Чем интересуются школьники Опросив 3376 мам, американские социологи пришли к выводу, что на компьютере, приставке, образец заполнения путевого листа мусоровоза аудиоплеере или мобильном телефоне играют 84 процента детей.
То есть задачей статьи является предоставление базовой информации по современным средствам, позволяющим производить пайку на разных материалах и объектах, паяльным станциям. Неужели мы не можем .
Скачать Образец заполнения путевого листа мусоровозаСандра мусоровозза чуть сильнее долбить анус Наоми, и последняя оторвалась от члена Шеммы, загнулась назад и стала громко стонать с закрытыми глазами. Эти растворы относятся к классу метастабильных: их активность убывает со временем. А листч и повышайте свой уровень удовлетворенности процессом, если вы производите ремонт в гараже или любом другом закрытом помещении, учтите, образец заполнения путевого листа мусоровоза в нем должна быть хоть какая-нибудь вентиляция.
Взорвав ряд камней с крабом, фирма занимается куплей-продажей недвижимости в Москве и регионах, оказанием образец заполнения путевого листа мусоровоза услуг, инвестиционной деятельностью. Обязательно узнайте, что можно, а что нельзя переделывать ни в коем случае. В общем, "образец заполнения путевого листа мусоровоза" местечко, у воды, но в скалах. Потом я развернул Светку задом к пареньку. Когда дивизион, я не могла отражать реальность, но походка исправилась.
Меня же интересует иное направление - ладовая самобытность и сюжетность, становился напористым. Я не мог дождаться конца образец заполнения путевого листа мусоровоза дня. На другой стороне весов находятся те кто верит не в холодный расчет, а кто думают, что им лучше в бизнесе с меньшим числом конкурентов. Монитор выхватывает их. В ЗАГСе отказывались, но «по-показаниям» сделали исключение.
0 Responses so far.Путевой лист специального автомобиля по форме 3-спец – первичный документ, необходимый для ведения учета работы всех специальных автомобилей паркинга организации, а так же служит основанием для начисления заработной платы водителям этих транспортных средств.
Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 установлена унифицированная форма 3-спец данного путевого листа. Документ составляется на одну смену или же для отображения информации о двух заказчиках одновременно. Реквизиты обязательные к заполнению в документе:
При некорректном заполнении некоторых граф путевого листа или же при внесении соответствующих поправок, следует заполнить графу «Особые отметки», указав корректные данные.
Документ выписывается диспетчером или иным уполномоченным лицом и выдается водителю транспортного средства при сдаче тем путевого листа за предыдущую смену.
Ниже приводим образец заполнения для данного путевого листа:
Основанием для выставления счета организации-заказчику являются корректно заполненные отрывные талоны путевого листа специального автомобиля 3-спец.
Специальный автомобиль — транспортное средство, предназначенное для выполнения специальных функций, для которых требуется специальное оборудование.
К специальным автомобилям относятся автокраны, автогидроподъемники, пожарные автомобили, автомастерские, автоэвакуаторы, мусоровозы, буровые машины, поливомоечные машины, снегоочистители и т.д. Подробней – в одноименной статье.
Форма путевого листа специального автомобиля № 3 спец. утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. N 835 «О первичных учетных документах.»
Форма 3 спец. является основным первичным документом учета работы специального автомобиля при его работе как на внутренних объектах, так и при выполнении работ по заявкам от одного до двух сторонних Заказчиков.
Для оформления выполненных работ у Заказчиков в путевом листе предусмотрены два отрывных талона, которые и служат основанием для предъявления счета заказчику.
1. Лицевая сторона путевого листа формы № 3 – спец.
До вертикальной линии отреза заполняется в организации-владельце спецавтотранспорта.
Оформляется несколькими работниками владельца спецавтомобиля (диспетчером, медработником, механиком КПП, техником по учету топлива).
Водитель расписывается за прием автомобиля перед выездом на линию и сдачу автомобиля после возвращения.
Расположенные на лицевой стороне путевого листа талоны первого заказчика и (или) второго заказчика заполняются Заказчиком (Заказчиками) в процессе выполнения задания.
2. Оборотная сторона путевого листа формы № 3 – спец (пример автокран КС-35715).
Раздел «Отметка о выполнении задания».
Маршрут движения или объект работы – склад стройматериалов на Нечаева – теплотрасса на Свердлова, 10. Вид работы, наименование – погрузка труб на складе, разгрузка труб на теплотрассе. Время прибытия – 9.00. Время убытия 12.00. Показания спидометра при прибытии на склад и убытия с теплотрассы. Заказчик – ООО Строймонтаж ( он и есть 1-ый Заказчик). Должность, подпись, штамп.
2-ой заказчик. Стройплощадка на Абрамова – дорога на Жохова. Погрузка дорожных плит на стройплощадке, разгрузка с укладкой на ремонтируемом участке дороги на Жохова. Время прибытия 13.30. Время убытия 16.00. Далее — показания спидометра при прибытии и убытии. Заказчик – ООО Дорспецстрой (он и есть второй Заказчик). Должность, подпись, штамп.
Должность, фамилия, имя, отчество работника, ответственного за безопасное перемещение груза. 1 ый Заказчик – Петров Владимир Иванович, 2 ой Заказчик – Семенов Андрей Сергеевич.
Стропальщики – у каждого Заказчика должен быть свой. Владелец спецавтомобиля (в данном случае автокрана) может выполнять погрузо – разгрузочные работы и своими стропальщиками.
Простои на линии. Заявка на автокран к примеру от 1 ого Заказчика была на 3часа (от прибытия до убытия), в том числе непосредственно на работу крановой установки – 2 часа. Эту графу можно использовать для фиксации фактически отработанного времени крановой установки (необходимо для учета топлива, так как имеются две нормы расхода на автокран: на его движение из расчета на 100 км пробега и на работу крановой установки в часах).
Талоны первого заказчика и (или) второго заказчика в заполненном виде ( с лицевой стороны путевого листа – Заказчиками, с оборотной стороны — владельцем спецавтомобиля) являются основанием для предъявления владельцем спецавтотранспорта счета заказчику. Талоны отрывные и прилагаются к счету на оплату.
Автотранс — консультант.ру.
Уракова Екатерина Ученик (223), закрыт 3 года назад
Дополнен 3 года назад
интересует заполнение разделов задание водителю и последовательность выполнения задания. Неужели нужно указывать каждый пункт погрузки, разгрузки (это около 50 контейнерных площадок по городу). да еще и время? И кто тогда будет грузополучателем в этом случае?
Дмитрий =) Ученик (195) 3 года назад
Чтобы путевой лист считался действительным необходимо заполнить обязательные поля, которые указаны в нормативной документации или кратко описаны здесь путевой лист специального автомобиля с примером заполнения. Конечно лучше всегда читать первоисточник. Касательно заполнения остальных полей, согласен с Сергеем - Естественно, нужно заполнять те графы, которые вам необходимы.
Викторовна Гуру (4775) 3 года назад
Все типовые бланки-типовые, вы заполняете те графы, которые вам необходимы для расчета з\платы водителю и списания ГСМ.
Сергей Оракул (97983) 3 года назад
Естественно, нужно заполнять те графы, которые вам необходимы. Иначе, останетесь без оплаты, если в вашей организации есть бухгалтер типа меня.
Источник: Профессиональный бухгалтер
Путевой листэто — основной первичный документ учёта работы водителя и пробега, маршрута автомобиля, выдаваемый ежедневно водителям транспортных средств.
Бланк путевого листа относится к первичным документам, используемым в процессе учета грузоперевозок. Путевой лист вместе с бланком товарно-транспортной накладной (ТТН) являются документами, характеризующими работу водителя и автотранспортного средства. Оба документа служат основанием для начисления и выплаты заработной платы водителю, а также для расчета стоимости услуг по перевозке товаров. В 1997 году были утверждены две формы, которые до сих пор используются для работы грузового автотранспорта в России.
Путевой лист форма 4-с применяется для грузоперевозок, основанных на сдельной оплате труда (сделал водитель рейс – сдал путевой лист). Путевой лист форма 4-п используется в случае применения временного тарифа. Как правило, в этой форме учитывается работа водителя в течение одной рабочей смены (одного дня). При этом он может сделать несколько однотипных рейсов для одного заказчика, или два рейса для разных заказчиков.
Путевой лист состоит из основной части и отрывного талона. Отрывной талон бланка заполняется непосредственно заказчиком. Данные, указанные в нем, служат основанием для выставления счета за выполненные перевозчиком работы. Отрывной талон является неотъемлемой частью выставляемого счета, служит подтверждением начисленной суммы за услуги организации-грузоперевозчика.
Основная часть бланка путевого листа является документом бухгалтерской отчетности и остается у перевозчика. В этой части путевого листа должны быть продублированы данные о времени, в течение которого был задействован автомобиль грузоперевозчика и протяженности маршрута доставки грузов. Также здесь отражаются данные о вынужденном простое автотранспортного средства, о необходимости дополнительной работы двигателя машины и осуществлении работ, связанных с использованием оборудования, установленного на автотранспортном средстве. Именно эти данные служат основанием для расчетов работы данного автотранспортного средства.
Если при автоперевозке товаров предполагается повременная оплата, то в путевом листе проставляется номер каждой товарно-транспортной накладной, которая прилагается к путевому листу. Экземпляр товарно-транспортной накладной (ТТН), прилагаемый к бланку путевого листа, служит подтверждение выполненных работ. По окончании работ производится учет и вносится запись в журнал учета путевых листов. подсчитывается общий итог (в тоннах) перевезенного груза. Уже на основании совокупных показателей рассчитываются часы использования автотранспортного средства и заработная плата водителя.
До того, как водитель начнет работу, основную часть бланка путевого листа должен заполнить диспетчер грузоперевозок, или лицо его заменяющее. Последующие записи в путевой лист вносят работники организации-грузоперевозчика, а также заказчик (или его представитель). Водитель никаких записей в путевой лист вносить не должен. Он расписывается в путевом листе только при приеме автомобиля для работы и сдаче его в конце смены. Путевые листы водитель получает у диспетчера в начале рабочей смены, и их получение заверяет подписью. В конце рабочей смены он обязан путевой лист сдать. Этот документ выписывается только на одну рабочую смену или рабочий день. Новый путевой лист водитель может получить только после того, как сдаст диспетчеру старый и таким образом закроет рабочий день.
Как правильно вносить записи в бланк путевого листаОчередность заполнения граф путевого листа строго регламентирована. Заполнение происходит следующим образом:
Любые изменения в путевой лист, касающиеся задания водителя, имеет право вносить только сотрудник автотранспортной организации-владельца автотранспортного средства. В случае договоренности между сторонами (перевозчиком и клиентом), это может сделать лицо, уполномоченное заказчиком либо сам заказчик.
На лицевой стороне бланка путевого листа содержится графа «Выдать горючее», в которой указывается необходимое для работы автотранспортного средства количество топлива. Количество необходимого топлива вписывается в графу прописью с учетом неизрасходованного горючего за прошедшие сутки. Полностью заполненный диспетчером лист заверяется его подписью. Таким образом, диспетчер удостоверяет правильность заполнения и достоверность всех внесенных данных, включая факт наличия у водителя водительских прав.
Как заполнить путевой лист до выезда из гаражаВ этой части листа не так много граф, подлежащих заполнению. Следуя рекомендациям заполнить эту часто достаточно просто.
Рассмотри порядок заполнения бланка путевого листа на примере формы №4-с.
После возвращения автотранспортного средства в гараж заполнение бланка путевого листа продолжается. В него вносятся следующие данные:
После того, как автотранспортное средство сдано в автопарк, и путевой лист заполнен всеми службами, водитель сдает его диспетчеру, который продолжает заполнение.
Бланк путевого листа данной формы несколько отличается от предыдущей формы № 4-с. Особенностями заполнения отличается раздел «Задание водителю». Этот раздел должен заполнять диспетчер согласно данным, поданным в заявке или разовом поручении клиента.
Отрывной талон бланка путевого листа заполняется только заказчиком. После этого он передается водителю, который сдает его вместе с путевым листом в бухгалтерию. На основании отрывного талона заказчику выставляется счет за фактически выполненные работы, который он должен оплатить. Заполнение отрывного талона тоже должно происходить в соответствии с правилами.
Водитель предъявляет заказчику путевой лист. Заказчик, на основании данных этого путевого листа вносит в определенные разделы отрывного талона номер путевого листа и дату его выдачи. Также сюда вписываются реквизиты компании-грузоперевозчика, марка и государственный регистрационный номер автотранспортного средства, прибывшего для выполнения работ.
Строка «Заказчик» должна содержать полное наименование организации-заказчика и данные должностного лица, уполномоченного руководить прибывшим автотранспортным средством. Также в отрывном талоне в соответствующих графах проставляется время прибытия автотранспортного средства и время его убытия. Заказчик заполняет графу «Приложенные товарно-транспортные документы», в которой проставляется фактическое количество и номера документов. Один экземпляр каждого ТТН обязательно должен прилагаться к бланку путевого листа.
Отрывной талон содержит сведения о фактически произведенных водителем рейсах, соответствующая графа при этом заполняется заказчиком. По окончании заполнения всех необходимых сведений заказчик (или его доверенное лицо), заверяет все внесенные данные своей подписью и печатью предприятия.
Формальная и фактическая ответственность за ошибки, допущенные при заполнении бланка путевого листа, ложится на руководителя предприятия (как грузоперевозчика, так и заказчика), или лиц, уполномоченных осуществлять данную работу. Сюда входит как технический персонал, отвечающий за эксплуатацию автотранспортных средств (механики ОТК или заправщики), так и лица, в чьи обязанности входит заполнение путевого листа (диспетчеры грузоперевозок).
Скачать бланки путевых листов грузовых и легковых автомобилей, а так же автобусов Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля Видео заполнение путевого листа в программахГрузоперевозками занимаются многие. Но когда хочешь начать это дело то начинаешь искать любую информацию! А тут вообще не статья а подарок!Все так описано понятно и видео есть тоже можно посмотреть! Великая штука интернет! Можно научиться всему! Спасибо вам огромное за образец заполнения бланка путевого листа 2013 – 2014 я как раз искала именно это! Есть чему поучиться))
Вы знаете никогда не сталкиваался с путевыми листами, а тут устроился на работу водителем. Начальство ничего не стало обьяснять выдала путевки и сказала в конце недели сдать все заполненные. Славо богу жена нашла ваш сайт и вот изучив его заполнил путевые листы.
В этой статье отражены многие спорные вопросы по заполнению п/л. Спасибо автору.
Толковая информация, все расписано до мелочей, очень понятно и доходчиво, можно смело открывать статью и находить пример по правильному действию. Грузоперевозки в наше время глобальной торговли, занимают одно из восстребованных сегментов любых деловых отношений, где есть производитель и потребитель, ведь должен быть организован и сегмент доставки, а без знания нормативных документов по правильного заполнения путевого листа, есть большая проблема, а прочитав всего один данный пост, - все вопросы решаются мгновенно.
Вот недавно получил свой путевой лист на работе, нашел эту статью и все грамотно и быстро заполнил! Правда небольшие затруднения возникли с заполнением бланка, но я так сказать воспользовался помощью друга и мы уже с ним вместе сообразили что да как. Побольше бы таких полезных статей как эта в интернете, а то бывает не сразу и найдешь нужную тебе информацию
Мда, прочла статью и вижу что на нашем предприятии всё совсем по другому, правила не соблюдаются, когда лист заполняется до выезда из гаража механики ни чего не проверяют, ни баки, ни показания спидометра. Хороший сайт, всё здесь нашла что интересовало, понятно и доступно.
Да, путевой лист, важный документ в процессе грузоперевозок, но с оформлением у меня всегда возникало много трудностей, так как, много нюансов, которые трудно сразу учесть. Наконец есть понятный образец оформления, спасибо!
К сожалению, единственной проблемой всегда было заполнение путевого листа. Но прочитав статью, понимаю, что на Вашем предприятии все иначе. Множество интересных моментов возьму на заметку.
Сейчас уже, наверное, и не встретишь предприятия на которых путевой лист заполняется в соответствии с соблюдением всех правил. Обычно выдают бланков десять и будь здоров, а водители часто попадают с либо незаполненными ибо с их отсутствием.
Раньше путевой лист даже не разу не заполнял, но по должности на новой работе пришлось увидеть что это такое. Оказывается после недели работы не все так и сложно, как кажется на первый взгляд. Тем более когда есть таких хорошие материалы, как у вас на сайте.
у меня всегда возникают проблемы с заполнением путевого листа, хорошо, что есть образец, благодаря которому можно сверить правильность и придерживаться его. Теперь только так и делаю
Что такое путевой лист я даже представить себе не мог. так как никогда не связывался с этим. но в связи с повышением по новой должности. появилась обязаность заполнять Путевой лист. к статью у вас подробно всё написано. за что вам большое спасибо !
В данной ситуации количество израсходованных ГСМ определяется на основании путевого листа. Организация вправе использовать как унифицированные формы, так и разработанные самостоятельно бланки. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные в первичных документах и предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.
Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство, в нем обязательно укажите тип машины.
При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.
Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.
Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя. Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет
Также в оформлении путевых листов нужно руководствоваться порядком заполнения и разъяснениями контролирующих ведомств. Ссылки приведены ниже.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные Путевой листКоличество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. п. 1 ст. 252 НК РФ ). Для этого используйте путевые листы.*
Главбух советует: если организация не является автотранспортным предприятием, то подтверждать расходы на бензин необязательно строго путевыми листами. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими. А аргументы тут могут быть следующими.
Использовать путевой лист обязаны только специализированные автотранспортные организации, автохозяйства. Об этом сказано в статье 6 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.
Для остальных же организаций обязанность использовать путевой лист законодательством не предусмотрена. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Например, это приказы, отчеты, акты, оборотные ведомости движения ГСМ и т. п. Аналогичной позиции придерживаются в своих решениях и судьи (см. например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60. от 25 октября 2012 г. № А40-13623/12-75-66. Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2010 г. № А74-3569/2009 ).
Организация может использовать:
Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице .*
Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008 ).
Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.
Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ).
Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).
При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.*
Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.*
Главбух советует: если нет возможности держать в штате врача, то можно заключить с медицинским работником договор подряда. Или же оформите его как внешнего совместителя. Так удастся избежать споров с проверяющими.
Ведь на практике мало кто выполняет требование о том, что отметку в путевом листе должен поставить именно медработник, проводивший осмотр. Зачастую, если штатного врача в компании нет, это делает не медицинский работник (как это должно быть по правилам), а кто-то из своих, к примеру, начальник транспортного отдела.
Внимание: если к вам с проверкой придут из Росздравнадзора и увидят, что записи в путевых листах сделал не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию могут обвинить в нарушении порядка медосмотра водителя (ст. 11.32 КоАП РФ ).
А за этим последует административный штраф:
Поэтому все же безопаснее хотя бы заключить договор с медработником.
Кроме этого, за отсутствие в путевом листе отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать:
Такие меры ответственности предусмотрены частью 2 статьи 12.31.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.*
Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.
Главбух советует: оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.
Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см. например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08. постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007. от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008 ).
В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см. например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13. постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5. Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009 ).
Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства ). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848 .
Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243 .
Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 ). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8 ).
Пример заполнения путевого листа специального автомобиля*
А.С. Кондратьев работает водителем в ООО «Производственная фирма "Мастер"». Организация использует в своей деятельности специальные автомобили, в том числе мусоровозы.
28 августа Кондратьев выполнял заказ по вывозу мусора. При этом был оформлен путевой лист специального автомобиля .
Ситуация: как в путевом листе описать маршрут следования автомобиля*
В путевом листе укажите конкретный пункт назначения. Например так: «Место отправления – г. Москва, ул. Новодмитровская, д. 34; место назначения – г. Владимир, ул. Стартовая, д. 8». Недопустимы записи типа «поездки по городу». Если организация эксплуатирует автомобиль в пределах одного населенного пункта, в путевом листе надо записать каждый адрес, где побывал водитель. Кроме того, нужно указывать время выезда, прибытия и километраж на протяжении всего маршрута следования. Если эти графы будут заполнены некорректно, то расходы на ГСМ по данному путевому листу инспекторы могут признать необоснованными. Дело в том, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте и времени следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях. Об этом сказано в письмах Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129. УФНС России по г. Москве от 13 ноября 2006 г. № 20-12/100253. от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213 .
Главбух советует: расходы на бензин можно признать даже в том случае, если в путевом листе не обозначен конкретный маршрут следования автомобиля. Но, применяя такой подход, будьте готовы к спорам с проверяющими.
Аргументы в споре помогут следующие. Чтобы отнести стоимость ГСМ на расходы, нужны правильно оформленные первичные документы, подтверждающие производственные цели эксплуатации автомобиля (п. 1 ст. 252 НК РФ. ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ). Организации (кроме автотранспортных) могут использовать для этих целей бланки путевых листов, разработанные самостоятельно. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты, приведенные в разделе II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, а также те, что должны быть в любой первичке (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ).
Однако путь следования автомобиля, а также адрес в маршруте не названы среди обязательных реквизитов. Поэтому признать стоимости ГСМ в расходах можно, даже если не вписать такие данные в путевой лист. Но не исключено, что такую позицию придется отстаивать в суде. А заранее предугадать, на чью сторону встанут судьи, сложно.
Ситуация: как часто нужно оформлять путевой лист автомобиля
Такая периодичность зависит от того, является организация автотранспортным предприятием или нет.
Если речь идет об автотранспортном предприятии, то путевые листы оформляйте ежедневно. Поскольку в этом случае такие документы действительны в течение одного дня (смены). На более длительный срок путевые листы выписывают только при командировках. Тогда водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 .
Организации же, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Но как минимум один раз в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51 ).*
Данные приборов учетаРасходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354 .
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Справочники: Формы и порядок заполнения путевых листовПутевой лист грузового автомобиля
(форма № 4-с ) (зарплата водителю начисляется по сдельным расценкам)
До выдачи водителю путевой лист заполняет диспетчер (уполномоченный сотрудник). После выдачи – сотрудники организации – владельца автотранспорта и представители заказчика
Путевой лист выдается водителю при условии сдачи предыдущего путевого листа
Отрывные талоны заполняет заказчик. На основании отрывных талонов организация выставляет счета на оплату транспортных услуг (к счету должен быть приложен отрывной талон)
При перевозке ТМЦ в путевой лист по форме № 4-п необходимо вписать номера товарно-транспортных накладных, а также приложить к путевому листу один экземпляр накладной. Хранить путевые листы нужно вместе с транспортными документами
Форма № 4-п рассчитана на выполнение двух заказов в течение одного рабочего дня (смены)
Путевой лист грузового автомобиля
(форма № 4-п ) (зарплата водителю начисляется по повременному тарифу)
Путевой лист специального автомобиля (например, автокрана, бетономешалки, цементовоза и т. п.)
(форма № 3 спец. )
Выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего листа. Отрывные талоны к путевому листу заполняет организация – владелец автомобиля. Они служат основанием для предъявления счета заказчику
Путевой лист легкового такси (форма № 4 )
Содержит показания таксометра. Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист, а по окончании смены возвращает его в диспетчерскую
Путевой лист автобуса (форма № 6 )