Приказ по личному составу

Приказ по личному составу – внутренний документ предприятия, который издается руководителем предприятия по организационным и кадровым вопросам. С помощью данного приказа происходит процесс документирования движения кадров на предприятии.

Ситуации, когда целесообразно составить приказ по личному составу:

• командирование сотрудников предприятия;
• прием, увольнение, а так же перевод сотрудников на другую должность;
• наложение дисциплинарного взыскания в силу определенных обстоятельств;
• установление или корректировка размера оплаты труда;
• изменение условий труда;
• присвоение разрядов, званий и др.;
• предоставление отпусков и др.

Для составления приказа по личному составу работнику предприятия необходимо предоставить письменное обоснование. В случае, когда необходимо принять кандидата на определенную должность на предприятии приказ по личному составу оформляется на основании заключенного трудового договора. Приказ об увольнении сотрудника издается на основании указаний руководителя или же заранее написанного заявления сотрудника с просьбой об увольнении. В случае дисциплинарного взыскания следует предъявить докладную записку или иной документ. При переводе сотрудника на другую должность необходимо предоставить письменный запрос или же заявление работника с просьбой о переводе.

Документ приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть, как правило, может отсутствовать. В распорядительной же части должна быть указана фамилия лица, на имя которого составляется данный документ, его инициалы, а так же конкретное решение определенного кадрового вопроса.

Оформленный приказ по личному составу должен быть объявлен сотруднику предприятия для ознакомления под его расписку. Если работнику для каких-либо целей необходимо получить копию данного документа, руководитель предприятия в обязательном порядке должен ее предоставить.

Приказ по личному составу составляется уполномоченным работником службы кадров по поручению руководителя предприятия. Данный вид документа в обязательном порядке должен быть заверен руководителем, лицом, ответственным за работу с персоналом, а так же юрисконсультом. Приказ по личному составу является долгосрочным документом и храниться на протяжении длительного срока – до 75 лет.

Приказы по личному составу и основной деятельности, их образец и примеры оформления

Приказ — правовой акт, издаваемый единоначально первым руководителем организации.

Например, в акционерном обществе это генеральный директор, на предприятии — директор, в медицинском учреждении главный врач, в высшем учебном заведении — ректор.

Каждый руководитель издает два вида приказов:

• по основной деятельности;
• по личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией, по всем вопросам руководства ее текущей деятельностью. Эти приказы называют инициативными. Но приказы могут издаваться и во исполнение законодательных актов, нормативных правовых актов и распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти, вышестоящих организаций.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке этого вида документа в текстовой форме.

Пример оформления приказа

Приказы по личному составу издаются для документирования трудовых отношений работника и работодателя или служащих и нанимателя. Эти приказы издаются при приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку, поощрении работника, наложении на него дисциплинарного взыскания или увольнения с работы.

Приказы по личному составу в основном оформляются в унифицированных формах, утвержденных органами статистики и подготовленными по постановлению Правительства Российской Федерации.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:

• констатирующей (вводной);
• распорядительной.

Если приказ издается по инициативе руководителя, то в констатирующей части излагаются цели и задачи управленческих действий, предписываемых приказом, т.е. дается объяснение необходимости издания приказа.

В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов, Правительства Российской Федерации, правительства субъекта Российской Федерации, федерального органа исполнительной власти, иных органов управления, в констатирующей части указывают вид документа, организацию-автора, номер, дату и заголовок этого документа. Например: Во исполнение приказа Федерального агентства по образованию от 16.11.2009 Ne 109 «Об отчетах по выполнению учебных планов».

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки без абзаца.

Текст приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт приказа может содержать различные по характеру исполнения действия. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, создать, организовать и т. д.).

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя — определенного должностного лица или целого структурного подразделения.

Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один общий пункт для всех предписываемых действий.

В отдельном пункте приказа называются лица> на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на. ».

В практике управления часто встречаются случаи, когда издаваемый приказ отменяет ранее изданный или его отдельные пункты. В этом случае в текст необходимо включать пункт следующего содержания: «Приказ «О. » от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то используется стандартная формулировка:

«Пункты 2, 5, приказа «О. » от 00.00.00 Ко 00 считать утратившими силу (отмененными)».

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой (юрисконсультом), которая, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим законодательным нормативным, правовым и распорядительным актам. Контроль правильности оформления приказов является обязанностью службы делопроизводства.

Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа является дата его подписания). Регистрация приказов проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года и, как правило, состоят из порядковых номеров.

Все приказы (подлинные экземпляры) формируются делопроизводственной службой в дело, например «Приказы Генерального директора по основной деятельности». Внутри дела приказы систематизируются по номерам и хронологии.

Правоведение

Унифицированные формы приказов по личному составу - Документационное обеспечение управления персоналом - Учебные материалы для студентов

Индивидуальную и сводную структуру приказов по личному составу регламентировал Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Предусмотрено, что формы приказов (распоряжений) распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда — на юридические лица всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Госкомстат России 5 января 2004 г. постановлением № 1 утвердил "Инструкцию по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". С 1 января 2013 г. данные формы не являются обязательными.

Этим же постановлением утверждены и формы (бланки) соответствующих приказов (распоряжений), в том числе:

— приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);

— приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);

— личная карточка работника (форма .4° Т-2);

— личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС);

— учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4);

— приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);

— приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);

— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);

— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);

- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);

- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);

- приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а, сводная);

- командировочное удостоверение (форма № Т-10);

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);

- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма №Т-11);

- приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная).

Указанные формы приказов (распоряжений) могут иметь электронную форму и заполняться на экране дисплея с последующей распечаткой бумажного экземпляра подготовленного приказа, предназначенного для проставления виз согласования и росписи руководителя.

Все виды и формы приказов по личному составу регистрируются, рассылаются и хранятся службой документационного обеспечения управления в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации и отдельно от приказов по основной деятельности.

В кадровую службу передается один из экземпляров приказа. Однако, учитывая конфиденциальный характер приказов по личному составу, более целесообразно все указанные выше технологические процедуры осуществлять в кадровой службе.

Приказы регистрируются в традиционной или электронной карточке. Указываются: дата и номер приказа, содержание (перечень действий и фамилий) и кем подписан; далее рассылка приказа и сведения о включении подлинника приказа, всех приложений и оснований в дело. Подлинник и экземпляры приказа по личному составу всегда передаются под роспись ответственного лица.

К номеру приказа добавляется буква "К" — прием, увольнение подобное, "КМ" — о командировках, "КО" — отпуска, "КП" — о поощрениях и т.д.

Приказы доводятся до сведения работников под роспись в экземпляре приказа, находящемся в отделе кадров. Роспись ставится в специальной зоне ниже каждого пункта приказа.

Основания к приказам в соответствии со сроками хранения этих документов или включаются в личное дело работника, или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter

Приказ по личному составу

Приказ по личному составу - правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.

Приказ по личному составу - обязательный документ трудовых правоотношений.

При приеме на работу приказ издается на основании заключенного трудового договора.

При увольнении приказ издается на основании письменного заявления работника и указания руководителя.

Приказ по личному составу объявляется работнику под расписку.

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с).

По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа.

На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

Приказы по личному составу готовятся работниками кадровой службы организации по поручению руководителя.

Приказы по личному составу, как правило, визируются юрисконсультом и должностным лицом, ответственным за работу с персоналом организации.

Большинство предприятий, вне зависимости от своей организационной формы, занимающихся переработкой или перепродажей натуральной продукции, закупают ее для своей.

Договор аренды зданий и сооружений — это документальное соглашение, согласно которого арендодатель передает арендатору во временное пользование недвижимое имущество.

Сущность и особенности договора дарения Декларация по правам человека предусматривает владение имуществом. Процессы основаны на работе законодательной базы. Установлены.

Договор подряда с физическим лицом Договор подряда с физическим лицом, который заключается для организации, может стать заменой трудового договора с физическим лицом.

В настоящее время наблюдается рост частоты операций, связанных с купле-продажей земельной собственности. К заключению сделки следует подойти с максимальной ответственностью.

Авансовый отчет по средствам, потраченным работником в командировке – это документ, подтверждающий расходование работником выданного аванса. Это один из нескольких.

На основании заявления о регистрации объекта (объектов) налогообложения налогом на игорный бизнес и заявления о выдаче свидетельства о регистрации объектов игорного.

Приказ об увольнении утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда.

Закупочный акт по форме ОП-5 применяется для закупки продуктов у населения.Составляется в двух экземплярах в момент совершения закупки сельхозпродуктов у населения.

Наряд на сдельную работу по форме 414-АПК используется для учета выполненных работ в строительстве, промышленных, вспомогательных и прочих производствах группой.

Выдачу разрешения на оружие осуществляет Отдел Лицензионно-Разрешительной работы, обычно он находится по адресу ОВД. Для того, чтобы получить лицензию на приобретение.

Письмо-запрос – одно из ряда деловых писем, составляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. Текст письма-запроса должен содержать.

Порядок учета и хранения распорядительных документов по кадрам

“Кадровик. Кадровое делопроизводство“, 2009, N 1

ПОРЯДОК УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ПО КАДРАМ

В любой организации, имеющей достаточно большой штат сотрудников, практически каждый день происходят события, требующие надлежащего документального оформления. Одни сотрудники убывают в командировку, другие в отпуск, кто-то остается их временно замещать, кто-то увольняется, а на освободившиеся вакансии принимаются новые сотрудники и т.д. Во всех подобных случаях требуется решение руководства организации, оформленное в виде определенного распорядительного документа, которое в последующем подлежит строгому учету и хранению.

В зависимости от системы управления организацией распорядительные документы подразделяются на: приказы, распоряжения или решения. Если во главе организации стоит коллегиальный орган, то распорядительные документы, принятые им, - это решения или постановления, принятые единолично руководителем этого органа, - распоряжения. Если в организации единоначальное управление, то распорядительными документами будут являться приказы (далее по тексту - приказ).

Поскольку последствия принимаемых кадровых решений различны для организации и для ее сотрудников, то различна и ценность распорядительных документов, в которых они фиксируются. Многие кадровые приказы унифицированы и включены в альбомы унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, например: об отпусках, о командировках, о премировании. Это связано в первую очередь с их финансовой значимостью.

Те приказы, которые не включены в альбом унифицированных форм, например об учебных и дополнительных отпусках, о дежурствах и отгулах и др. составляются по общим правилам оформления организационно-распорядительных документов.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. руководителем Федеральной архивной службы (Росархивом) от 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003), эти приказы должны храниться во всех организациях, независимо от формы собственности, но срок их обязательного хранения ограничен пятью годами (п. “б“ ст. 6). Копии этих приказов (распоряжений) в бухгалтерии и подразделениях хранятся такой же срок (ст. 150) или до минования надобности (п. “а“ ст. 6).

В соответствии со сроками хранения определяются система регистрации и система хранения таких документов. Их регистрация может осуществляться по усмотрению самой организации как в общем массиве, так и отдельно по группам, например: отпуска, командировки, дежурства и отгулы, поощрения и т.д. Так же могут формулироваться и заголовки дел в номенклатуре дел кадровой службы, например: “Приказы по отпускам“ и т.д.

Словарь кадрового делопроизводства. Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрационный индекс документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Выбор системы регистрации и хранения этих приказов определяется их количеством в течение года. Чем больше количество документов, тем целесообразней выделение самостоятельных регистрационных баз данных и дел. Сама регистрация может вестись в любой форме по выбору организации, ограничений здесь нет. Это могут быть журналы, картотеки, компьютерные базы данных. Но при этом следует иметь в виду, что многие контролирующие органы и суды в случае трудового спора традиционно отдают предпочтение журнальной форме регистрации.

Структура регистрационного индекса - это порядковая нумерация по возрастанию (валовая) в течение делопроизводственного года с добавлением, как правило, расшифровывающего буквенного индекса, например: “л/с“ - личный состав, “о“ - отпуска, “п“ - поощрения, командировки - “км“ и т.д.

Дела с такими приказами могут быть переходящими, то есть их формирование может осуществляться несколько лет (принято не более 5 лет), так как при небольшом количестве листов в деле нецелесообразно каждый год заводить новое. Это увеличит сроки хранения части документов, но уменьшит объемы хранимых дел.

Их хранение ничем не отличается от правил хранения дел с иными сроками хранения (до 10 лет). Они учитываются по номенклатуре дел за последний год их формирования, при закрытии дела уточняются хронологические рамки включенных в дело документов и полнота раскрытия их состава в заголовке. Сами документы дополнительно не систематизируются, листы не нумеруются, скобки и скрепки могут не выниматься, нет претензий и к качеству папок, и способам крепления в них документов.

Хранятся эти приказы там, где это удобнее: в кадровой службе, в архиве фирмы или другом помещении, обеспечивающем их сохранность. После того как истекает срок их хранения, они, наряду с другими документами, включаются в акты о выделении документов к уничтожению.

Но кроме текущих кадровых приказов в кадровой службе создаются распорядительные документы, обязательность которых установлена ТК РФ. Например, ст. ст. 62, 68 ТК РФ и др. прямо говорят, что прием на работу, перевод на другую постоянную работу и увольнение должны оформляться соответствующими приказами. Только они являются основанием для внесения записей в трудовую книжку работника, о чем в последней по каждой записи дается ссылка на соответствующий номер и дату документа.

Так, в соответствии с действующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках“ (п. 10), все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа.

Эти кадровые приказы являются основными документами, подтверждающими сам факт работы гражданина в данной организации, его квалификацию, занимаемые в процессе работы должности, факт и основание увольнения. В соответствии с их информационной ценностью эта группа кадровых распорядительных документов должна сохраняться столько времени, сколько может понадобиться данная информация.

Ранее за основу при определении минимальных сроков хранения таких приказов была принята средняя продолжительность жизни - 75 лет, то есть до достижения гражданином 75-летнего возраста <1>. В соответствии с действующим Перечнем нормативно установлено, что приказы должны храниться не менее 75 лет после увольнения работника. Этот срок хранения вряд ли целесообразен, но он может быть пересмотрен только централизованно Архивной службой РФ.

--------------------------------
<1> Считалось, и не без основания, что к этому возрасту пенсия работнику уже оформлена и необходимость в документах, подтверждающих или уточняющих отдельные факты трудовой деятельности, уже отпала.

Формы приказов по приему на работу, перемещению и увольнению унифицировались одними из первых и с 1980 г. входили в унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), а затем в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда (формы N N Т-1, Т-1а; Т-5, Т-5а; Т-8, Т-8а). Для каждого документа разработаны и обязательны к применению два варианта форм - для оформления на одного работника и на группу работников (многосубъектный - с индексом “а“)
На практике к перечисленным основным кадровым приказам обычно относят и документы о смене фамилии, имени, отчества, так как их совместное хранение позволяет отследить (найти) всю необходимую информацию, касающуюся сотрудницы или сотрудника, работавших в данной организации под разными фамилиями.

Эта группа приказов регистрируется в специальных журналах, в которых указывается не только регистрационный индекс, но и, по возможности, фамилии работников, особенности оформления документа: рукописные тексты или исправления, отсутствие виз, дат и др. (рис. 1).

Образец журнала регистрации приказов по личному составу

N
п/п
Дата Регистрационный
номер (индекс) Кто подписал
(должность,

фамилия) Заголовок
(краткое
содержание) Примечание
1 2 3 4 5 6
.

38
24.12.2004
38-К Заместитель
генерального
директора О приеме
менеджером
А.П. Симаго
39 24.12.2004 39-Кол Генеральный
директор Об увольнении
(на 10 чел.)

Для данной категории приказов государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер буквенным индексом “К“ <2>. По усмотрению организации возможны, как уже было сказано, и другие варианты индексов.

--------------------------------
<2> Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М. ВНИИДАД, 1991.

Журнальная форма регистрации в данном случае обязательна и обусловлена тем, что “книги, журналы учета приема, перемещения (перевода) и увольнения работников“ должны минимально храниться 75 лет (п. “а“ ст. 358 Перечня). Срок хранения начинается после внесения в них последней записи оформления законченного журнала как дела длительного (свыше 10 лет) срока хранения.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 г. начинается с 1 января 2009 г.

Такой же срок установлен и для хранения картотек и указателей к приказам по личному составу, если они создавались для внутренних потребностей кадровой службы организации.

Кадровые приказы создаются в нескольких экземплярах. Первые экземпляры (подлинники) кадровых приказов регистрируются и хранятся централизованно в отдельном деле в отделе кадров. Остальные (копии) - в бухгалтерии, в личных делах сотрудников.

Копии приказов могут передаваться в структурное подразделение, тиражироваться для ознакомления всех сотрудников, выдаваться по просьбе работника ему на руки.

Дела с приказами данной категории также могут быть переходящими (вестись при небольшом количестве документов в течение нескольких лет) или, наоборот, разбиваться на тома в течение года. Завершенное дело приказов по личному составу должно быть полностью оформлено в строгом соответствии с основными правилами работы архивов организаций во всех учреждениях, организациях, предприятиях и фирмах, независимо от их формы собственности.

В соответствии с Правилами полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи дела;

- составление внутренней описи документов дела;

- оформление обложки дела (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело, и др.).

Кадровые приказы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке документов к подшивке (переплету) они располагаются в прямой хронологической последовательности по возрастанию номеров в пределах каждого года, при этом должны быть удалены все металлические скобки и скрепки.

Одновременно проверяется полнота оформления документов, наличие всех необходимых дат и подписей. Проверяется также наличие всех зарегистрированных приказов. В случае утери подлинника при подготовке дела к подшивке (к переплету) на его место должна быть помещена заверенная копия.

В конце дела подшивается чистый бланк листа заверителя, а в начале дела - листы внутренней описи документов дела.

Для учета всех включенных в дело кадровых приказов (распоряжений) составляется их внутренняя опись. Внутренняя опись содержит сведения о порядковом номере каждого документа дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество приказов (распоряжений) и количество листов самой внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составившим ее сотрудником кадровой службы с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи (рис. 2).

Образец формы внутренней описи документов дела

Если дело с приказами было переплетено или подшито без внутренней описи, то оформленная позднее внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки полистно только за верхний край так, чтобы можно было прочитать все включенные в нее записи.

После подшивки (переплета) страницы дела с приказами по личному составу должны быть пронумерованы, для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов. Нумеруются все листы порядковой нумерацией (кроме листов внутренней описи и листа-заверителя) только простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются при ее составлении посредине верхнего поля листа.

Заверение пронумерованного дела оформляется:

- на специальном бланке листа-заверителя дела или чистом листе бумаги;

- в журнале регистрации приказов по личному составу на оборотной стороне последнего чистого листа;

- в картотечных указателях к приказам - на обороте отдельной чистой карточки.

При заверении дела с приказами указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов (карточек) и отдельно, через знак “+“ (плюс), - количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи указывается наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров листов в деле и карточек. Лист-заверитель подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления (рис. 3).

Образец оформления листа-заверителя дела к приказам
по личному составу

Лист-заверитель не нумеруется. Запрещается оформлять заверение дела на внутренней стороне обложки или обороте последнего листа самих приказов. Если дело было подшито без бланка листа-заверителя, он вклеивается позднее за верхнюю часть к внутренней стороне обложки дела.

После подшивки отдельные приказы из дела не выдаются, при необходимости дела выдаются целиком. При возвращении дела с приказами на хранение в листе-заверителе дела делается отметка о том, в полном ли порядке и составе приказы были возвращены. При хищении или невосполнимой порче дела (документов) оформляется соответствующий акт по форме, включенной в основные правила работы архивов.

Обложки всех дел по личному составу длительного (свыше 10 лет) срока хранения оформляются в соответствии со стандартом <3>. На обложке дела указывают:

- наименование кадровой службы;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- крайние даты приказов (распоряжений) в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела (оформляется в ведомственном архиве).

--------------------------------
<3> ГОСТ 17914-72 “Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования“.

При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования вышестоящей организации (также в именительном падеже). Выше наименования организации оставляют две резервные строки для внесения в случае необходимости наименования государственного или муниципального архива, в который могут быть сданы кадровые приказы вместе с другими делами на хранение.

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, при необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения, например, проставляются номера приказов, если из них сформировано несколько томов дела, например:

В строке “Дата“, на обложке дела, содержащего кадровые приказы, для которого точная датировка имеет важное значение, указываются крайние даты, то есть дата самого раннего и дата самого позднего из документов, включенных в дело, например:

Если делом является журнал регистрации приказов, то указываться должны точные календарные даты первой и последней записи.

Количество листов на обложке дела проставляется на основании листа-заверителя дела.

Срок хранения дела переносится на обложку из номенклатуры дел организации после сверки его по Перечню с указанием соответствующей статьи, например:

Каждая организация обязана обеспечивать сохранность документов по личному составу и их систематический учет. Опись дел по личному составу предназначена для раскрытия состава и содержания дел, отобранных к долговременному хранению, закрепления их систематизации и учета. Опись дел одновременно является и учетным документом, и основным видом научно-справочного аппарата, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Каждая опись представляет собой последовательное описание включенных в нее дел с самостоятельной нумерацией (описательных статей). Описательная статья описи дел по личному составу включает в себя следующие элементы:

- порядковый номер дела;

- делопроизводственный индекс дела;

- полный заголовок дела;

- крайние даты приказов, включенных в дело;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела.

При составлении описи дел кадровой службой необходимо соблюдать следующие правила:

1. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состояло из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

2. Систематизация дел в описи, как правило, должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел.

3. Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел.

4. При внесении подряд в опись дел с одинаковыми заголовками полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами “то же“, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью.

5. Графа описи “Примечание“ используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о выдаче дела во временное пользование в другую организацию и другая информация (со ссылками на соответствующие акты).

В опись дел по личному составу включаются и законченные регистрационные журналы и картотеки.

В конце описи оформляется итоговая запись о количестве и номерах дел, включенных в опись, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

Опись дел кадровой службы подписывается руководителем кадровой службы, согласовывается с руководителем службы ДОУ организации, рассматривается и согласовывается (одобряется) экспертной комиссией (ЭК) и утверждается руководителем организации (рис. 4).

Образец заполнения описи дел по личному составу

Словарь кадрового делопроизводства. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Опись дел кадровой службы составляется в трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, второй остается в качестве контрольного экземпляра в кадровой службе, третий экземпляр описи должен быть приложен в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, на котором она была одобрена.

Как правило, одновременно кадровой службой готовится проект акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения за тот же период, на который составляется опись дел по личному составу.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (рис. 5).

Образец внесения в акт о выделении дел к уничтожению
приказов по личному составу

-----------------------------------------------------------T----------------------------¬
¦Наименование организации ¦Утверждаю ¦
¦ ¦ ¦
¦ Акт ¦______________________ ¦
¦N ___________________ ¦______________________ ¦
¦ (место составления) ¦(должность, инициалы) ¦
¦о выделении к уничтожению документов и дел, ¦______________________ ¦
¦не подлежащих хранению ¦подпись, дата ¦
+----------------------------------------------------------+----------------------------+
¦На основании __________________________________________________________________________¦
¦ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков ¦
¦ их хранения) ¦
¦отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие¦
¦практическое значение документы: номер и название фонда <4>. ¦
¦ ¦
+---T-------------T-------------T-------------T------------T-------T---------T----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Сроки ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ Номера ¦ Индекс дела¦ ¦ хранения¦ ¦
¦ ¦ Заголовок ¦ Дата дела ¦ описей ¦ (тома, ¦ Кол-во¦ дела ¦ ¦
¦ N ¦ дела или ¦ или крайние ¦(номенклатур)¦ части) по ¦ дел ¦ (тома, ¦Примечания¦
¦п/п¦ групповой ¦ даты дел ¦ за 1997 - ¦номенклатуре¦(томов,¦ части) и¦ ¦
¦ ¦заголовок дел¦ ¦ 1998 гг. ¦ или N дела ¦частей)¦ номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ по описи ¦ ¦статей по¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Перечню ¦ ¦
+---+-------------+-------------+-------------+------------+-------+---------+----------+
¦. ¦ ¦ ¦ ¦. ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------+-------------+-------------+------------+-------+---------+----------+
¦ ¦Приказы по ¦ с 01.01.2001¦ ¦ ¦ ¦ 5 л. ¦ ¦
¦ 12¦командировкам¦по 31.12.2001¦ ¦ N 12-04 ¦ 2 ¦ п. “б“ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ст. 6 ¦ ¦
+---+-------------+-------------+-------------+------------+-------+---------+----------+
¦ ¦
¦Итого ____________________ дел за ____________________________ годы. ¦
¦ (цифрами и прописью) ¦
¦ ¦
¦Описи дел постоянного хранения за ___ годы утверждены, а по личному составу согласованы¦
¦с ЭПК ________________________________________________________________________________
_¦
¦ (наименование архивного учреждения) ¦
¦(протокол от __________ N ___________) ¦
+----------------------------------------------------------T-------T--------------------+
¦Наименование должности лица, проводившего экспертизу ¦ ¦ ¦
¦ценности документов ¦подпись¦ И.О. Фамилия ¦
¦Дата ¦ ¦ ¦
+----------------------------------------------------------+-------+--------------------+
¦Согласовано ¦
¦Протокол ЭК организации ¦
¦от __________ N __________ ¦
+---------------------------------------------------------------------------------------+
¦Документы в количестве _________________________ дел, весом ______________ кг ¦
¦ (цифрами и прописью) ¦
¦сданы в ___________ на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________ N ________¦
+----------------------------------------------------------T-------T--------------------+
¦Наименование должности работника, сдавшего документы ¦подпись¦ И.О. Фамилия ¦
+----------------------------------------------------------+-------+--------------------+
¦Изменения в учетные документы внесены ¦
+----------------------------------------------------------T-------T--------------------+
¦Наименование должности работника центрального архива ¦ ¦ ¦
¦(службы документационного обеспечения управления), ¦ ¦ ¦
¦внесшего изменения в учетные документы ¦подпись¦ И.О. Фамилия ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦Дата ¦ ¦ ¦
L----------------------------------------------------------+-------+---------------------

--------------------------------
<4> Только наименование для организаций, не имеющих номера фонда.

Документы организации, в том числе и кадровые, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению сдаются работником организации, занимающимся их утилизацией. После утилизации во все учетные документы в графу “Примечания“ вносятся ссылки на соответствующий акт.

Кадровые приказы, отобранные на длительное хранение, могут храниться как в кадровой службе, так и в архиве организации в зависимости от того, где будет лучше обеспечена их безопасность и сохранность от преждевременного старения.

заведующий кафедрой
документоведения и документационного
обеспечения управления
Государственного университета управления

Подписано в печать
12.12.2008

ВНИМАНИЕ! Сообщения на сайте не проходят предварительную модерацию.
Если вы являетесь автором какого-либо материала - пишите на ящик ruman988@yandex.ru для восстановления законности!