Рейтинг: 4.4/5.0 (1853 проголосовавших)Категория: Инструкции
Группой компаний АйТи и ее партнерами реализовано значительное количество проектов по созданию систем электронного документооборота на платформе БОСС-Референт на предприятиях различных отраслей, масштабов и форм собственности.
Примеры масштабных проектов ведомственных (отраслевых) систем электронного документооборота
Федеральная налоговая служба Российской Федерации — крупнейшее ведомство в структуре государственных органов нашей страны. Ежегодно в ФНС поступают и обрабатываются более 200 тысяч документов от граждан, юридических лиц и государственных структур. В связи с этим одной из главнейших задач ФНС является создание системы управления документами.
В качестве основы ведомственной системы электронного документооборота ФНС был выбран программный комплекс «БОСС-Референт», разработка компании «АйТи» на платформе Lotus Domino/Notes. Совместный проект «АйТи» и Главного научно-исследовательского вычислительного центра ФНС России (ГНИВЦ) по созданию СЭД выполняется в три этапа.
В настоящее время число пользователей системы превышает 88 тысяч, а после завершения проекта в системе будет работать более 120 тысяч человек. Уже сегодня система электронного документооборота ФНС России является крупнейшей в нашей стране.
По состоянию на середину 2008 года в ведомственную систему электронного документооборота ФНС России входит более 800 организаций. В том числе: Центральный аппарат ФНС, более 80 Территориальных управлений ФНС, 7 Инспекций ФНС по Федеральным округам РФ, 9 Межрегиональных инспекций по крупным налогоплательщикам, более 750 районных и городских инспекции ФНС.
Система зарекомендовала себя надежным и эффективным инструментом автоматизации документационного обеспечения управления в Ведомстве.
Впечатляют количественные показатели документооборота в 2007 году. Количество входящих, исходящих писем доставленных и зарегистрированных с использованием СЭД в центральном аппарате составило: 185000 входящих и 235000 исходящих документов соответственно. Например, по территориальному управлению ФНС в Республике Татарстан эти показатели равны: 113000 и 132000 документов.
Система электронного документооборота ФНС предназначена для автоматизации основных процессов управления документами в Центральном Аппарате, Управлениях (УФНС) и Межрегиональных инспекциях (МРИ) ФНС России, ИФНС (Инспекции ФНС) России и обеспечения их эффективного взаимодействия между собой в процессе работы.
СЭД ФНС России состоит из трех уровней, между которыми осуществляется информационное взаимодействие:
Система Notes/Domino поддерживает многоуровневую иерархическую систему сертификатов для пользователей и серверов. В рамках проекта используется единая система сертификатов для всей организации с учетом трехуровневой организационной структуры и территориального распределения подразделений. В соответствии с этой схемой инфраструктура Lotus Notes/Domino базируется на едином корневом сертификаторе - ФНС. По аналогии с сертификатом центрального аппарата ЦА/ФНС для каждого УФНС создан сертификатор уровня 1 типа КодУФНС/ФНС – например, R05/ФНС.
Для каждого УФНС (МРИ) создан свой Notes-домен. Все серверы УФНС установлены как первые сервера в своих доменах. Серверы в инспекциях региона установлены как вторые сервера в тех же доменах.
Все серверы УФНС (МРИ) имеют собственную адресную книгу Lotus Notes (Domino Directory).
Единый каталог ФНС обеспечивается путем:Основной особенностью ФНС является трехуровневая система канцелярий. Собственную канцелярию имеет не только руководитель ведомства, но и его заместители, а также руководители департаментов. В связи с этим на уровнях ЦА и управлений действует многоканцелярская структура, что позволяет обеспечить работу с документами различных групп только тем пользователям, которые наделены соответствующими правами доступа. Сотрудники районных инспекций работают с базами данных «Канцелярия - ИФНС», созданными специально для каждой инспекции. СЭД автоматически формируются еженедельные реестры о доставленных и зарегистрированных в управлениях налоговой службы документах, которые передаются в ЦА. Аналогичные реестры поступают из районных инспекций в соответствующее управление.
В СЭД ФНС реализована возможность архивирования документов БД «Канцелярия». Архивы региональных управлений, инспекций и ЦА автономны.
Специально для сотрудников налоговой службы была разработана система дистанционного обучения, которая учитывает все особенности СЭД ФНС и является ее модулем.
Федеральное агентство кадастра объектов недвижимости (Роснедвижимость)Федеральное агентство кадастра объектов недвижимости (Роснедвижимость) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по управлению государственным имуществом и оказанию государственных услуг в сфере ведения государственного кадастра недвижимости, осуществления государственного кадастрового учета недвижимого имущества, кадастровой деятельности, государственной кадастровой оценки земель, землеустройства и государственного мониторинга земель, а также функции по государственному земельному контролю.
Построение СЭД Роснедвижимости велось по двум направлениям: автоматизация документооборота в центральном аппарате ведомства и внедрение систем электронного документооборота на региональном уровне – в Управлениях Роснедвижимости по субъектам Федерации и кадастровых палатах.
По состоянию на середину 2008 года в состав СЭД Роснедвижимости входило более 120 организации ведомства (Центральный аппарат, Территориальные управления Роснедвижимости по субъектам Федерации, Федеральные кадастровые палаты по субъектам Федерации) расположенных в часовых поясах от Чукотки до Калининграда, число активных пользователей системы электронного документооборота превысило 2000.
Практически с первых дней внедрения Агентство получило мощный инструмент, обеспечивающий безусловное исполнение всех правительственных поручений. Система позволяет всем руководящим сотрудникам проводить мониторинг исполнения поручений самостоятельно. Очень важный результат внедрения СЭД – снятие проблемы хранения документов, в том числе текущей переписки.
Система развернута и функционирует на выделенных серверах. Это означает, что в каждом субъекте федерации развернута система электронного документооборота региона на своей серверной базе и абонентской сети, но все эти региональные СЭД интегрированы в общую систему. То есть, построена иерархическая структура, которая позволяет самостоятельно вести работу в СЭД сотрудникам территориальных управлений.
В состав системы вошли программные компоненты, позволяющие в максимальной степени автоматизировать следующие основные производственные процессы:Выполнены работы по оптимизации процесса регистрации документов и их перевода из бумажного формата в электронный вид. Произведено подключение специализированного программно-аппаратного комплекса, который позволяет одновременно сканировать большие объемы документации, прикрепляя автоматически образы документов к регистрационным карточкам СЭД.
В ходе реализации проекта были организованы и проведены учебные занятия для всех категорий пользователей, в том числе и в территориальных управлениях. Это явилось дополнительным положительным фактором для начала их работы в системе и адаптации к новым условиям работы с документами.
Техническая поддержка осуществляется централизованно группой администрирования ведомственной СЭД из Центрального аппарата Агентства.
В настоящий момент представляется интересным развитие системы по следующим направлениям:ОАО «МТС» является крупнейшим оператором мобильной связи в России и странах СНГ и входит в десятку крупнейших сотовой операторов в мире по размеру абонентской базе и рыночной капитализации. Вместе со своими дочерними предприятиями компания обслуживает более 85 миллионов абонентов в России, Армении, Беларуси, Украины, Узбекистана, Туркменистане.
Оператор МТС обладает развитой сетью представительств в различных странах и регионах. В структуру компании входит корпоративный центр, 10 центров управления макрорегионами, 87 центров регионального уровня, каждый из которых имеет разветвленную сеть офисов. Основной причиной внедрения СЭД в МТС стала необходимость сохранения оперативности управления и динамичности развития в условиях активного продвижения оператора в регионы.
В 2004 – 2007 годах был реализован проект внедрения в МТС специализированного программного комплекса "БОСС-Референт". Функциональные возможности СЭД МТС, доступные в рамках всей структуры компании, охватывают все ключевые процессы в области электронного документооборота: коллективную подготовку, согласование, подписание и утверждение документов, формирование поручений и контроль исполнительской дисциплины; обработку входящей/исходящей корреспонденции; работу с организационно-распорядительной документацией (приказы, распоряжения и пр.) и служебными записками. В ходе проекта разработаны и внедрены модули, обеспечивающие создание типовых документов и их проведение по заданным маршрутам, контроль прав сотрудников на работу с документами, контроль сроков согласования, а также специализированный модуль СЭД МТС для учета взыскания дебиторской задолженности абонентов.
В ходе проекта также выполнена интеграция СЭД с основными корпоративными подсистемами, в том числе с внутренним порталом компании и с системой планирования маркетинговых кампаний SAS.
Система электронного документооборота реализована на базе продукта БОСС-Референт и ПО групповой работы Лотус-Домино/Notes.
Более 25 000 (на начало 2009 г.)
Министерство внутренних дел РФ
Министерство внутренних дел РФ (МВД России) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, в том числе в сфере миграции.
Количество пользователей:более 800
Решение:Автоматизация делопроизводства ведомства на базе СЭД БОСС-Референт. Внедрение системы помогло повысить оперативность деятельности Главного штаба МВД, впервые введена в эксплуатацию база данных «Планы и отчеты». Создано и внедрено несколько специализированных подсистем, обеспечивающих автоматизированный ввод текстовой, фото, аудио информации в базу данных и контроль над ее прохождением; подготовку отчетов и сводок; формирование таблиц с необходимыми статистическими данными и поиск информации по сложным запросам; возможность интеграции криминальной и общественно-политической информации для принятия решений; интеграцию с другими информационными системами.
Министерство природных ресурсов РФ
Министерство природных ресурсов Российской Федерации (МПР России) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере изучения, использования, воспроизводства, охраны природных ресурсов.
Сроки проекта:с 2006 г. по настоящее время
Количество пользователей:на 1 января 2009 года 1 355 пользователей
Решение:Создание системы электронного документооборота Центрального аппарата министерства – проектирование, разработка, внедрение. В ходе реализации проекта установлено порядка 800 рабочих мест, произведена конвертация данных из ранее использовавшейся системы автоматизации делопроизводства. Также осуществлена подготовка к тиражированию решения в региональных подразделениях ведомства.
Федеральное агентство лесного хозяйства
Федеральное агентство лесного хозяйства является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению государственным имуществом и правоприменительные функции в сфере лесного хозяйства.
Сроки проекта:с 2006 г. по настоящее время
Количество пользователей:на 1 января 2009 года 315 пользователей
Решение:Внедрение системы электронного документооборота на базе БОСС-Референт. Построение аппаратной платформы. На основе анализа документопотоков, осуществлены кастомизация и настройка системы. Проведено обучение пользователей и администраторов, разработаны регламенты и инструкции по работе с СЭД. В настоящее время осуществляется техническая поддержка.
Ситуационно-кризисный центр (СКЦ) Минатома России
СКЦ Минатома РФ был создан в 1998 г. для повышения эффективности деятельности Министерства Российской Федерации по атомной энергии как федерального органа исполнительной власти и с целью дальнейшего совершенствования Отраслевой системы по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций.
Сроки проекта:с 2000 по настоящее время
Количество пользователей:на 1 января 2009 года 500 пользователей
Решение:Реализованы средства представления и отображения информации, электронный документооборот, служебные системы (электронная почта, подсистема моделирования, экспертные системы, мониторинг), подсистемы обмена и передачи информации (доступ к удаленным объектам и системам, обеспечение информационной безопасности), корпоративное хранилище данных.
Администрация Воронежской области
Администрация Воронежской области является высшим исполнительным органом государственной власти области.
Сроки проекта:с 2005 г по настоящее время
Количество пользователей:на 1 января 2009 года 234 пользователя
Решение:Осуществлена автоматизация документооборота Центрального аппарата и областных управлений администрации Воронежской области. Проект предусматривал доработку функциональных возможностей системы под специфику делопроизводства заказчика, масштабирования системы электронного документооборота, дистанционное обучение пользователей.
Администрация города Якутска
Администрация (Мэрия) г. Якутска несет ответственность за все направления социально-экономического развития города. Весной 2002 года Мэрией Якутска был инициирован процесс поиска решения в области создания ведомственной системы документационного обеспечения управления.
Количество пользователей:на 1 января 2009 года 110 пользователей
Решение:Создание системы электронного документооборота, охватывающей 35 подразделений мэрии г. Якутска. В их числе сотрудники мэрии, главы округов, руководители ряда муниципальных предприятий, руководство городского собрания депутатов. Внедрение в администрации г. Якутска системы электронного документооборота привело к качественному изменению процессов управления, что целиком соответствует рекомендациям ФЦП «Электронная Россия».
Администрация города Казани
Исполнительный комитет муниципального образования (Администрация) города Казани является органом муниципального управления и осуществляет деятельность в пределах своих полномочий. Работа с документацией является ключевым процессом в деятельности Исполкома. Только в центральном аппарате Исполнительного комитета ежегодный поток документов составляет более 150 тыс.
Сроки проекта:с 2005 г. По настоящее время
Количество пользователей:на 1 января 2009 года 1 500 пользователей
Решение:Создание и развертывание системы электронного документооборота на базе БОСС-рефрент на 400 рабочих мест. СЭД развернута в центральном аппарате администрации Казани, в том числе в его территориально распределенных подразделениях, а также в 7 районных администрациях. В рамках проекта реализован ряд доработок в системе БОСС-Референт в соответствии с потребностями и спецификой работы заказчика. В частности, осуществлена доработка модуля «Обращения граждан». Реализована возможность генерации комплекса отчетов, содержащих информацию по исполнительской дисциплине организации; документам, находящимся на подписи и уже подписанным Руководителем; обращениям, выполненным с нарушением срока; заданиям, находящимся в работе, и т.д.
Администрация города Магнитогорска
Администрация города является исполнительно-распорядительным органом муниципального образования и возглавляется главой города.
Сроки проекта:с 2006 г. по настоящее время
Количество пользователей:на 1 января 2009 года 113 пользователей
Решение:Создание системы электронного документооборота на платформе БОСС-Референт. СЭД развернута в центральном аппарате администрации Магнитогорска и в ее территориально распределенных подразделениях.
Мэрия города является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления города Калининграда. Мэрию города возглавляет глава города – мэр.
Сроки проекта:с 2007 г. по настоящее время
Количество пользователей:на 1 января 2009 года 201 пользователей
Решение:Проект по модернизации системы электронного документооборота. До начала проекта у заказчика существовала система электронного документооборота, реализованная в среде Lotus Domino/Notes. Создана новая СЭД на базе БОСС-Референт, осуществлена конвертация данных из действующей системы в новую, проведено обучение пользователей. Новая система поддерживает основные процессы документооборота и делопроизводства мэрии, согласование документов, работу с договорами и заявлениями граждан.
ТНК (ОАО Тюменская нефтяная компания)
ОАО «Тюменская нефтяная компания» (ТНК) была учреждена в 1995 г. Всего в структуру ОАО «ТНК» входило более 40 дочерних предприятий. С 2003 года компания ТНК входит в холдинг ТНК-ВР.
Количество пользователей:на 1 января 2009 года 1 100 пользователей
Решение:Создание системы электронного документооборота аппарата управления компании. Автоматизировано более 1000 рабочих мест. В ходе реализации данного проекта осуществлена конвертация данных из ранее применявшейся системы автоматизации делопроизводства Дело. Разработан модуль, решающий три задачи: создание хранилища электронных образов и текстов первичных финансовых документов (“платежек”, накладных, счетов и т. п.), передачу этих документов из обслуживаемых предприятий в хранилище и работу с ними. Учитывая специфику документооборота компании, процесс согласования организован по матричной схеме, то есть каждое подразделение может вести согласования с любым другим минуя руководство.
Одна из ведущих компаний в топливно-энергетическом комплексе республики Башкортостан. К 2005 г. выпускала свыше 220 наименований продукции нефтепереработки и нефтехимии.
Количество пользователей:на 1 января 2009 года 201 пользователей 50 пользователей
Решение:Построение системы электронного документооборота на платформе БОСС-Референт. Поставка выч. техники (НР) и первый этап создания сис-темы электронного документооборота (БОСС-Референт, платформа Lotus ) на 50 раб. мест
Акционерное общество «Роснефть-Пурнефтегаз», созданное в 1986 году - одно из крупнейших предприятий ЯНАО. В составе ОАО «Нефтяная компания Роснефть» - с сентября 1995 г. является ее основным добывающим предприятием - более 65% все нефти.
Сроки проекта:с 2005 г. По настоящее время
Количество пользователей:на 1 января 2009 года 700 пользователей
Решение:Внедрение системы электронного документооборота БОСС-Референт (платформа Lotus). Проведение предпроектного обследования, разработка концепции внедрения системы. Обучение пользователей и ИТ-специалистов заказчика.
«Сахалинморнефтегаз» — одно из старейших нефтедобывающих предприятий России и одновременно дочернее общество «Роснефти».
Сроки проекта:с 2000 г. По наятоящее время
Количество пользователей:на 1 января 2009 года 250 пользователей
Решение:Создание единой системы электронного документооборота, объединяющей все структурные подразделения ОАО «Роснефть – Сахалинморнефтегаз» и обеспечивающей их взаимодействие при выполнении бизнес-задач. На базеLotusреализована корпоративная почта. Проведена дополнительная адаптация системы БОСС-Референт под конкретные требования заказчика – разработаны специализированные дополнительные модули к системе: “Планирование и учет платежей”, “Претензии и иски” и “Планирование совещаний”.
Финансовая Группа «ИФД КапиталЪ»
«ИФД КапиталЪ» – это мощная финансовая Группа, созданная в начале 2003 года в результате объединения ряда крупных компаний финансового сектора России.
Сроки проекта:с 2004 г. По настоящее время
Количество пользователей:на 1 января 2009 года 1 170 пользователей
Решение:Проект внедрения системы электронного документооборота на платформе Lotus. Причиной выбора заказчиком решения на платформе IBM Lotus/Notes стала необходимость создания единой коммуникационной инфраструктуры, способной объединить территориально-распределенные компании Группы в единое информационное пространство. Параллельно с внедрением системы сотрудники заказчика прошли обучение в «Академии АйТи» по использованию и администрированию СЭД.
Русь-Банк основан в 1994 году и на сегодня является одним из крупнейших российских банков, имеющих разветвленную филиальную сеть по всей России.
Сроки проекта:с 2006 г. по настоящее время
Количество пользователей:на 1 января 2009 года290
Решение:В ходе первого этапа внедрения, осуществлена установка 200 пользовательских рабочих мест СЭД БОСС-Референт в головном офисе и Московском филиале банка, настроен центральный сервер, а также проведено обучение пользователей и администраторов системы. Ведется тиражирование системы в региональных филиалах банка.
Федеральный депозитный банк
Коммерческий банк "Федеральный депозитный банк" основан в 1994 году. Банк обеспечивает комплексное обслуживание клиентов. Федеральный депозитный банк является одним из 300 крупнейших банков России.
Количество пользователей:на 1 января 2009 года 100 пользователей
Решение:СЭД внедрена в Центральном аппарате банка в Москве – в общей сложности автоматизированы 50 рабочих мест. Специалистами компании АйТи было проведено аналитическое обследование и описание деловых процедур банка, на основании чего была разработана концепция проекта. Для создания единого информационного пространства проектом предусмотрено тиражирование системы на региональные отделения банка.
Уральский Банк Реконструкции и развития
Уральский Банк Реконструкции и Развития (УБРиР) входит в тройку крупнейших банков розничного рынка УрФО. В 2007 году банк был признан самым розничным банком Уральского федерального округа и занял 29 место среди российских коммерческих банков, ориентированных на работу с частными клиентами.
Сроки проекта:с 2005 г. по настоящее время
Количество пользователей:на 1 января 2009 года 630 пользователей
Решение:Создание системы электронного документооборота на базе БОСС-Референт. Решение объединяет в единое информационное пространство головной офис банка и 75 удаленных объектов (дополнительных офисов и филиалов). Внедрение системы «БОСС-Референт» позволило достичь прозрачности и упорядоченности документооборота, обеспечить высокую скорость обмена информацией.
Проект реализуется специалистами компании «Аплана», входящей в группу компаний АйТи.
Абсолют Банк основан в 1993 году группой "Абсолют". В 2005 году Банк стал вторым в России финансовым институтом, в состав акционеров которого вошла Международная Финансовая Корпорация (IFC). Инфраструктура Абсолют Банка сегодня включает 50 офисов в 18 регионах страны.
Сроки проекта:с 2007 г. по настоящее время
Количество пользователей:на 1 января 2009 года 1 000 пользователей
Решение:Создание системы электронного документооборота на базе БОСС-Референт. В рамках первого этапа проекта, который стартовавшего в апреле, проводится внедрение СЭД в офисах банка в Москве. В дальнейшем планируется тиражирование системы на филиальную сеть.
Проект реализуется специалистами компании «Аплана», входящей в группу компаний АйТи.
ОАО «Банк «Санкт-Петербург» является одним из крупнейших региональных банков России. Банк осуществляет свою деятельность на территории Санкт-Петербурга, Ленинградской области, Москвы и ряда других регионов России. В настоящее время Банк обслуживает свыше 660 тысяч частных лиц и 30 тысяч компаний в 36 филиалах и офисах в Петербурге, Москве, Калининграде и Нижнем Новгороде.
Сроки проекта:с 2007 г. по настоящее время
Количество пользователей:на 1 января 2009 года 1 131 пользователь
Решение:Автоматизация управленческого документооборота на базе БОСС-Референт в территориально распределенной структуре банка. Внедрена кастомизированная версия системы, в соответствии со спецификой делопроизводства банка, произведены доработки функционала, обеспечивающего согласование документов.
Проект реализуется специалистами компании «Аплана», входящей в группу компаний АйТи.
Крупные производственные предприятия и холдинги:
Акционерная компания «АЛРОСА»
АК «АЛРОСА» – один из мировых лидеров в области разведки, добычи и реализации алмазов, производства бриллиантов. АК «АЛРОСА» добывает 97% всех алмазов Российской Федерации. Доля компании в мировом объеме добычи алмазов составляет 25%.
Количество пользователей:на 1 января 2009 года более 412 пользователей
Решение:Внедрение БОСС-Референта осуществлено в рамках общего проекта создания ИСУ АК “АЛРОСА” на базе системы SAP R/3, где СЭД используется в качестве связующего транспортного звена между модулями SAP и внешними информационными системами. С этой целью произведена интеграция БОСС-Референт и SAP R/3. Система электронного документооборота позволила повысить скорость принятия управленческих решений, уровень исполнительской дисциплины, а также обеспечить сохранность и защиту информации. Все операции, производимые с документами, протоколируются и хранятся в БОСС-Референт. Реализованная в решении система прав пользователей обеспечивает прохождение документов строго в соответствии с установленными правилами и регламентами принятия решений по ним.
Пивоваренная компания «Балтика»
Компания «Балтика» – крупнейший производитель пива в России и одна из крупнейших пивоваренных компаний в Европе мощностью около 19 гектолитров пива в год.
Количество пользователей:на 1 января 2009 года 1 500 пользователей
Решение:Создание территориально-распределенной системы электронного документооборота крупного холдинга. СЭД объединила в единое информационное пространство центральный офис компании в Санкт-Петербурге и удаленных подразделениях в Ростове, Туле, Москве. Решение включает почтовую систему. Пивоваренная компания «Балтика» стала первым пользователем реализованного в системе БОСС-Референт нового механизма работы в распределённой среде. Вместо полного копирования документа на все удаленные сервера, производится копирование только тех данных, к которым пользователям подразделений предоставлен доступ. Это позволило повысить уровень защиты информации, способствовало ускорению процессов согласования и принятия решений.
Nemiroff – это первый украинский алкогольный бренд, вошедший в “Клуб Миллионеров”, представляющий крупнейшие мировые бренды крепкого алкоголя. В 2003 г. торговая марка Nemiroff признана самым динамично развивающимся алкогольным брендом в мире.
Количество пользователей:на 1 января 2009 года 200 пользователей
Решение:Проект создания системы электронного документооборота на базе БОСС-Референт на 200 рабочих мест. Серверная часть Lotus Domino развернута на операционной системе Linux. Внедрение СЭД БОСС-Референт позволило обеспечить прозрачность управленческого документооборота компании, сократить время на обработку документов и доведение их до исполнителей, проведение согласований, контроль исполнения поручений. Основной результат внедрения системы повышение управляемости и большая эффективность работы всей компании.
Алкогольные Заводы Гросс
Группа Компаний "Алкогольные Заводы Гросс" - один из лидеров алкогольной промышленности России. В Группу компаний входят собственные торговые дома в Москве, Санкт-Петербурге, Иркутске и Волгограде. Через дистрибуторов компания осуществляет продажи во всех регионах России.
Сроки проекта:с 2007 г. по настоящее время
Количество пользователей:на 1 января 2009 года 304 пользователя
Решение:Внедрение СЭД БОСС-Референт. К середине 2008 г. завершен первый этап проекта. СЭД объединила в единое информационное пространство 8 территориально удаленных предприятий входящих в группу компаний. В результате автоматизации документооборота обеспечено своевременное получение и обработка документов, прекращены случаи их потери, бумажный документооборот сокращен на 30 %, оптимизирован процесс взаимодействия с клиентами.
Проект реализуется специалистами компании «Аплана», входящей в группу компаний АйТи.
3 3 Функциональный модуль «Канцелярия» Полный цикл работы с входящей и исходящей корреспонденцией: Использование шаблонов карточек документов Регистрация корреспонденции Направление документов на рассмотрение, внесение резолюций Формирование листов ознакомления Мониторинг местонахождения бумажного оригинала документа Исполнение, ознакомление, отправка «в дело» Сканирование документов и обработка документов, полученных по e-mail и с факс-сервера Резервирование номеров для исходящих документов Поддержка централизованной, децентрализованной и смешанной форм документооборота 
4 4 Создание РК входящего документа завести нового контрагента из карточки документа проверить документ на повторность регистрации указать журнал регистрации для данного вида документов указать срок исполнения и входящую резолюцию 1) распечатать наклейку или карточку мо штрих кодом 2) прикрепить отсканированный образ документа: с локального диска со сканера (обычного или сканировать со штрих-кодом) 
5 5 Регистрация Поддержка сложных регистрационных номеров. Настройка шаблонов нумераторов для всех видов документов. Возможность использования нескольких форматов для одного счетчика. На документ проставляется регистрационный штамп, номер, наклеивается штрих-код. Возможно использование упрощенной РК – экспедиция. 
6 6 Рассмотрение Возможность рассмотрения документа нескольким сотрудникам. Возможность использования типовых маршрутов для входящих документов. Возможность создания проектов резолюций и использования шаблонов резолюций поставить документ на контроль, указав тип контроля выбрать контролера или контролирующее подразделение добавить пункт резолюции вручную или из шаблона посмотреть/изменить ранее созданный проект резолюции 
7 7 Пункт резолюции Указываются ответственный исполнитель и соисполнители, предмет, срок, контролирующее лицо. По контрольным пунктам резолюции создаются поручения, по неконтрольным – документ отправляется на ознакомление. зафиксировать передачу оригинала создать поручение с периодическим контролем 
8 8 Поручения Исполнитель получает уведомление о поступлении поручения на исполнение. Автор и контролер поручения могут: корректировать срок исполнения поменять исполнителей отменить поручения Автор, контролер, исполнители получают уведомления о нарушении сроков исполнения. 
9 9 Исполнение поручений Исполнитель поручения может: создать новое поручение на основании своего поручения (цепочку поручений) при необходимости, ввести отчет об исполнении за соисполнителей создав новый документ взяв отчет из поручения соисполнителя или дочернего поручения разместив вложение ссылку на ранее подготовленный документ просто комментарий по исполнению разместить отчет об исполнении поручения 
10 10 Контроль исполнения Автор и контролер поручения могут утвердить поручение или вернуть на доработку. Контроль исполнительской дисциплины: отчеты по исполнительской дисциплине (генератор отчетов ReportsMan). поручение исполнено поручение просрочено поручение на исполнении контролер может утвердить поручение непосредственно в карточке документа 
11 11 В дело Документ может быть списан в дело: Регистратором документа после регистрации Рассматривающим на этапе рассмотрения Контролером (или регистратором) после исполнения. указывается номенклатура дел местоположение оригинала 
12 12 Подготовка исходящего 1.Заполнить поля карточки обязательные поля помечаются значком часть полей может быть заполнена по умолчанию значение вводится непосредственно в поле возможно заполнение полей РК без использования «мыши» регистрационные данные могут быть изменены на этапе регистрации 
13 13 Подготовка исходящего 2.Разместить документ ввести текст в поле «Содержательная часть» добавить вложение с локального диска из БД Шаблоны со сканера Вложение может быть прикреплено заранее к шаблону карточки. Размер вложения может быть ограничен администратором системы. 
14 14 Подготовка исходящего 3.Сформировать маршрут с «нуля», добавив новые этапы согласования 
15 15 Подготовка исходящего 3.Сформировать маршрут изменив существующий маршрут Маршрут может быть задан: 1) «жестко» - нельзя менять согласующих и порядок согласования 2) «гибко» - можно удалять и добавлять согласующих 3) можно добавлять новых, но нельзя удалять заданных по умолчанию. Параметры настраиваются для каждого этапа согласования. 
16 16 Подготовка исходящего 3.Сформировать маршрут изменить параметры согласования 
18 18 Согласование документа в документе проставляется виза «Согласен» документ переходит следующему согласующему или на стадию подписания 
19 19 Согласование документа в документе проставляется виза «Не согласен» документ возвращается на доработку или переходит следующему согласующему, но пред стадией подписания возвращается инициатору. 
20 20 Согласование документа в документе проставляется виза «Согласен», но пред стадией подписания возвращается инициатору для учета комментариев. 
21 21 Согласование документа Дополнительное согласование и Делегирование Доп. согласование – дополнительная ветка согласования. В документе проставляется виза основного согласующего не зависимо от решений доп. согласующих. Делегирование – в документе проставляется виза сотрудника, которому делегировали согласование. 
22 22 Согласование документа при решениях «Не согласен» и «Согласен с комментариями» согласующий должен внести комментарий или составить редакцию документа на основании оригинала 
23 23 Согласование документа Инициатор может Вернуть документ с любого этапа согласования посмотреть ход согласования 
24 24 Согласование документа для последующих итераций согласования инициатор создает версии документа 
25 25 Согласование документа история работы с документом доступна по кнопке «История» 
26 26 Подписание документа подписант может Подписать либо Отклонить документ для подписи бумажного оригинала документ может быть распечатан со штрих-кодом и с листом согласования 
27 27 Регистрация документа на этапе регистрации Регистратор может изменить значения некоторых полей 
28 28 Модуль «Обращения граждан» Полный цикл обработки устных и письменных обращений: Регистрация обращения Рассмотрение Формирование резолюций, исполнение Подготовка с согласование ответа на обращение Формирование связанных запросов во внешние организации Регистрация ответов на запросы от внешних организаций 
29 29 Карточка Обращения указать тип и тематику обращения, краткое содержание указать автора обращения возможность создания анонимных и коллективных обращений проверка повторных обращений регистрация в соответствии с правилами нумерации обращений граждан 
30 30 Авторы обращений Работа с авторами обращений: Возможность подключения справочника «Классификатор адресов России» (КЛАДР) Полная информация о авторе: ФИО, адрес, место работы, социальное положение, льготный состав и проч. СЭД БОСС-Референт прошла сертификацию ФСТЭК, необходимую для аттестации по классу защиты персональных данных по уровням 2-4. 
31 31 Поддержка процессов принятия решений Типы документов, обрабатываемых в процессе принятия решений: В системе БОСС-Референт автоматизирована документационная составляющая процесса принятия решений. Заявка ОРД Служебная записка Договор Проект исходящего документа Бизнес-процессы в модуле «Принятие решений» реализуются с помощью типовых процессов принятия решений. 
32 32 Функциональный модуль «Принятие решений» В БД Принятие решений осуществляется: Формирование маршрута движения документа Изменение маршрута «на лету» Контроль движения документов Регистрация документов (в том числе автоматическая регистрация) Резервирование номеров для договоров, ОРД и проектов исходящих документов Поддержка работы с листами согласования, ознакомления и рассылки Формирование поручений по документам и контроль их исполнения 
37 37 Сервис уведомлений О всех системных событиях, а также о действиях, которые необходимо выполнить в системе, пользователь информируется посредством уведомлений, которые поступают: Уведомления делятся на: Задачи Информационные сообщения в БД Кабинет (отображаются в Ежедневнике на стартовой странице) в почтовый ящик Lotus Notes или другой почтовой системы 
