Положение об использовании служебного и личного автотранспорта сотрудниками в служебных целях - образец 2016 года

об использовании служебного и личного автотранспорта

сотрудниками в служебных целях

Настоящее Положение об использовании служебного и личного автотранспорта сотрудниками "__________" в служебных целях (далее - "Положение") разработано в целях эффективного использования автотранспортных средств, принадлежащих Организации "______" (далее - "Организация"), и определяет права, обязанности Организации, сотрудников Организации, а также порядок предоставления, использования и эксплуатации сотрудниками Организации автотранспортных средств Организации (далее - "автомобиль").

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Предоставляемый сотруднику Организации, а также используемый сотрудником Организации под управлением водителя Организации автомобиль является собственностью Организации.

Автомобиль предоставляется сотрудникам Организации, принятым на работу в Организацию и занимающим должность, предполагающую предоставление служебного автомобиля или выполняющим работу, связанную с частыми служебными поездками.

Сотрудники Организации, которым автомобиль не предоставляется, вправе в служебных целях по согласованию с руководителем своего подразделения и Транспортной службой Организации использовать автомобиль под управлением водителя Организации.

2. ДОПУСК СОТРУДНИКА ОРГАНИЗАЦИИ К УПРАВЛЕНИЮ АВТОМОБИЛЕМ

Общим условием допуска сотрудника Организации к управлению автомобилем является наличие у сотрудника:

- водительского удостоверения категории, соответствующей типу автомобиля;

- стажа вождения автомобиля не менее __ лет;

- действующей медицинской справки установленного образца.

При выполнении сотрудником Организации общего условия допуска к управлению автомобилем Организация выдает сотруднику Путевой лист, оформляемый Транспортной службой Организации по установленному образцу.

Организация вправе в любое время изменять и дополнять общее условие допуска сотрудника Организации к управлению автомобилем, а также вводить иные специальные условия допуска сотрудника к управлению автомобилем.

3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СОТРУДНИКА ПРИ УПРАВЛЕНИИ,

ИСПОЛЬЗОВАНИИ И ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Каждый служебный автомобиль Организации соответствующим приказом руководителя закрепляется за сотрудником, назначаемым Ответственным за эксплуатацию автомобиля.

Ответственный за эксплуатацию автомобиля обязан:

- использовать предоставленный автомобиль только по прямому производственному назначению;

- соблюдать установленные заводом-изготовителем автомобиля Правила и нормы технической эксплуатации автомобиля;

- не эксплуатировать автомобиль в неисправном состоянии;

- незамедлительно по выявлении каких-либо неисправностей в работе автомобиля прекращать его эксплуатацию с одновременным уведомлением об этом Транспортной службы Организации;

- не приступать к управлению автомобилем в случаях, когда по состоянию здоровья сотрудник не был бы допущен медицинским специалистом к управлению автомобилем;

- своевременно обращаться в Транспортную службу Организации в целях получения Путевого листа и/или доверенности, продления срока действия или получения нового свидетельства о регистрации и иных документов на автомобиль;

- своевременно обновлять и в кратчайшие сроки сообщать в Транспортную службу об изменении своих личных водительских документов: водительского удостоверения и медицинской справки;

- содержать автомобиль в надлежащем порядке и чистоте;

- оставлять автомобиль только на специально отведенных для стоянки/парковки автомобилей безопасных местах;

- соблюдать периодичность предоставления автомобиля на техническое обслуживание;

- строго соблюдать правила дорожного движения, включая скоростной режим.

По представлению начальников подразделений сотрудники, выполняющие общие условия допуска к управлению автомобилем и не входящие в число оформленных приказом ответственных за эксплуатацию автомобилей, могут быть допущены (привлечены) к управлению автомобилями Организации на кратковременной основе. На время действия Путевого листа, выданного такому сотруднику, на него в полной мере возлагаются все обязанности Ответственного за эксплуатацию автомобиля.

В случае если предоставленный сотруднику автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям, сотрудник Организации вправе воспользоваться услугами эвакуационной службы "__________", позвонив по тел. _____________ и назвав номер своей карточки на эвакуацию, номер автомобиля и свое местонахождение. По приезде эвакуатора сотрудник Организации обязан сопровождать перевозимый автомобиль к месту ремонта.

Сотрудник Организации обязан строго соблюдать установленный в Организации порядок оформления отчетных документов и предоставления документов по использованию, управлению и эксплуатации автомобиля, утвержденный в Организации.

Сотрудник Организации, эксплуатирующий автомобиль, несет ответственность, предусмотренную действующим законодательством, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Организации.

Сотрудник Организации, которому предоставляется автомобиль, вправе использовать его в пределах г. _________. Выезд за границы __________________ разрешается на основании соответствующего приказа руководителя Организации и оформляется соответствующими командировочными документами согласно порядку, установленному в Организации.

Внесение каких-либо изменений в конструкцию или комплектацию предоставленного автомобиля, включая затемнение стекол, запрещено. По согласованию с Транспортной службой сотрудник, которому предоставлен автомобиль, вправе за свой счет оборудовать данный автомобиль любой автомобильной звуковоспроизводящей аппаратурой и акустическими системами по своему усмотрению. Ремонт установленной на автомобиле по усмотрению сотрудника Организации автомобильной звуковоспроизводящей аппаратуры и акустических систем производится сотрудником Организации самостоятельно и за собственный счет. Перед списанием автомобиля дополнительное оборудование, полностью приобретенное за счет сотрудника Организации, возвращается сотруднику, осуществившему такое приобретение.

В целях безопасности управления, использования и эксплуатации автомобиля категорически запрещается:

- осуществлять перевозку пассажиров, не являющихся сотрудниками Организации (за исключением гостей Организации);

- осуществлять перевозку грузов, не принадлежащих Организации;

- осуществлять буксировку транспортных средств, не принадлежащих Организации, с помощью автомобиля Организации.

Запрещается управление, использование и эксплуатация автомобиля сотрудниками Организации во время своего очередного и дополнительного отпусков или периода временной нетрудоспособности. На время отпуска сотрудника Организации предоставленный ему автомобиль передается в распоряжение руководителя Транспортной службы Организации.

Запрещается использование автомобиля как сотрудником, так и водителем Организации для поездок в аэропорты и на вокзалы при отъезде в отпуск и возвращении из него.

4. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА СОТРУДНИКАМИ

ОРГАНИЗАЦИИ ДЛЯ СЛУЖЕБНЫХ ПОЕЗДОК

Сотрудники, использующие личные (находящиеся в пользовании по доверенности) автомобили для служебных поездок, вправе заключить договор с Организацией. Для заключения договора сотрудник обязан предоставить письменное заявление, согласованное руководителем соответствующего подразделения. Договор заключается сроком на один год.

Согласно договору Организация компенсирует сотруднику расходы на топливо в размере не более __________ литров в месяц и затраты на добровольное страхование транспортного средства в размере не более ______ рублей на весь период действия договора. Страхование личных автомобилей сотрудников в соответствии с Законом РФ "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств" не подлежит компенсации со стороны Организации.

Суммы, выплаченные Организацией сотруднику в счет компенсации использования им личного транспортного средства в служебных целях, включаются в совокупный доход сотрудника Организации и подлежат обложению подоходным налогом по ставкам, предусмотренным действующим законодательством.

5. ЭКСПЛУАТАЦИЯ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ

При использовании автомобилей Организации Организация осуществляет следующие расходы:

- проведение технического обслуживания и ремонта автомобиля;

- безналичная оплата ___ литров бензина в месяц (вне зависимости от марки автомобиля) по системе "________";

- оплата мойки автомобиля не более _ раза в месяц;

- оплата химчистки салона автомобиля не более _ раза в год;

- оплата парковки автомобиля у офисов клиентов Организации;

- безналичная оплата эвакуации автомобиля эвакуационной службой "_______" (в случае, если предоставленный сотруднику автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям).

В целях планомерного и целевого использования бюджетных средств Организация устанавливает следующие минимальные внутренние нормативные сроки службы (пробеги) для следующих запасных частей автомобилей, принадлежащих Организации:

- аккумуляторные батареи - __ года с момента установки на автомобиль;

- диски колесные - каждые ___ км пробега с начала эксплуатации;

- шины автомобильные (всесезонные) - каждые _______ км пробега с момента начала эксплуатации;

- шины автомобильные (сезонные) - каждые _____ км пробега автомобиля, но не менее ___ лет с момента ввода в эксплуатацию;

- щетки стеклоочистителя (в сборе) - _________ год с момента установки на автомобиль;

- аптечки автомобильные первой медицинской помощи - ___ раз в год;

- огнетушители автомобильные - по истечении срока годности;

- знаки аварийные - ____ раз в ___ года.

В случае досрочного приобретения Организацией запасных частей к автомобилю из перечисленных выше Ответственный за эксплуатацию данного автомобиля оплачивает долю стоимости приобретаемых запасных частей пропорционально сроку/пробегу, оставшемуся до окончания минимального срока/пробега, в соответствии с порядком, действующим в Организации.

Организация не компенсирует сотруднику любые виды штрафов, связанные с невыполнением или ненадлежащим выполнением сотрудником своих обязательств в соответствии с действующим законодательством, настоящим Положением и другими внутренними документами Организации. Организация не возмещает сотруднику никакие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, если они не оформлены товарным и кассовым чеком и/или другими документами строгой финансовой отчетности.

Перечисленные нормативы и ограничения могут быть изменены вплоть до полного снятия применительно к конкретному сотруднику (группе сотрудников) или конкретному автомобилю (группе автомобилей) распоряжением руководства Организации.

6. СТРАХОВАНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ

Автомобили, принадлежащие Организации, застрахованы в соответствии с Законом РФ "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств" и дополнительно, в порядке добровольного страхования, по рискам: "угон (кража)", "ущерб" и "гражданская ответственность" (в размере _________ рублей в год).

В случае наступления одного из следующих страховых случаев в отношении автомобиля, предоставленного сотруднику Организации, сотрудник лично обязан:

В случае угона (кражи) автомобиля:

- незамедлительно сообщить в органы милиции по месту угона (кражи) автомобиля;

- незамедлительно сообщить об угоне (краже) автомобиля руководителю Транспортной службы Организации;

- получить в органах милиции справку (установленного образца) о факте угона (кражи) автомобиля, а также копию постановления о возбуждении уголовного дела по факту угона (кражи) автомобиля.

При причинении ущерба автомобилю или наступлении гражданской ответственности в случае дорожно-транспортного происшествия сотрудник, находившийся за рулем автомобиля, обязан:

- незамедлительно вызвать на место дорожно-транспортного происшествия представителя ГАИ для составления акта дорожно-транспортного происшествия и выполнить другие обязанности в соответствии с Законом РФ "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств";

- незамедлительно поставить в известность руководство Транспортной службы Организации и обслуживающего Организацию страхового агента;

- получить в органах ГАИ справку установленного образца о дорожно-транспортном происшествии.

7. ПОРЯДОК ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМПАНИЕЙ СОТРУДНИКУ РАСХОДОВ ПО

Ответственному за эксплуатацию автомобиля Организация производит возмещение расходов, указанных в разд. 5 настоящего Положения, на основании документов, подтверждающих произведенные расходы, в соответствии с порядком, установленным в Организации.

Документы, подтверждающие расходы сотрудника Организации на эксплуатацию автомобиля, принимаются от сотрудника Организации Транспортной службой Организации ежедневно в рабочие часы, а отчет о приобретении горючего (бензина) по системе "___________" и произведенных мойках автомобиля - вместе с заполненным Путевым листом в течение первых __________ рабочих дней месяца, следующего за отчетным.

При непредставлении сотрудником своевременного отчета или при нарушении оговоренных правил оформления отчетов вся сумма эксплуатационных расходов на автомобиль за отчетный месяц зачисляется сотруднику в совокупный доход с последующим удержанием подоходного налога из заработной платы. При превышении установленного лимита горючего стоимость избыточного топлива удерживается из заработной платы сотрудника полностью.

Транспортная служба Организации обязана до __ числа месяца, следующего за отчетным, одновременно с отчетом об использованном горючем (бензине), включающим в себя комплект документов от "________", "Отчет об использовании автомобильного моторного топлива", оформленные Путевые листы, а также список сотрудников Организации, допустивших превышение установленного лимита топлива, передавать в бухгалтерию Организации.

8. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СОТРУДНИКА ОРГАНИЗАЦИИ ЗА НАРУШЕНИЕ

НАСТОЯЩЕГО ПОЛОЖЕНИЯ, ПОРЯДКА И ПРАВИЛ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ,

УПРАВЛЕНИЯ И ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ,

УСТАНОВЛЕННЫХ В ОРГАНИЗАЦИИ

Сотрудник, ответственный за эксплуатацию автомобиля, обязан компенсировать Организации за счет собственных средств ущерб, возникший в результате:

- умышленного причинения вреда автомобилю, иному транспортному средству или третьим лицам;

- угона (кражи) автомобиля вместе с документами на него (в этом случае страховое возмещение не выплачивается);

- управления автомобилем в состоянии алкогольного (наркотического, токсического) опьянения;

- управления автомобилем лицом, не имеющим Путевого листа и/или доверенности на право управления автомобилем;

- использования автомобиля, не прошедшего технический осмотр;

- перевозки взрывоопасных и легковоспламеняющихся предметов и материалов;

- использования автомобиля для учебных, спортивных и/или других подобных целей;

- непредставления поврежденного автомобиля эксперту страховой организации для оценки стоимости ущерба до сдачи автомобиля в ремонт;

- нарушения сотрудником при наступлении страхового случая порядка действий, установленных нормативными документами общего назначения, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Организации.

Сотрудник, управлявший автомобилем Организации и виновный в причинении ущерба Организации, обязан из личных средств выплатить разницу между реальной величиной ущерба и суммой страхового возмещения.

Вы нашли то что искали?

Договор об использовании личного автомобиля в служебных целях (2) - образец РБ 2016

"____" _________ 2005 г.

_________________________, именуемое в дальнейшем "Наниматель", в лице директора ________________________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданин ____________________, именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, а вместе в дальнейшем именуемые - "Стороны", заключили настоящий договор о нижеследующем:

1.1 Работник использует по поручению Нанимателя личный автомобиль "____________" (государственный номерной знак __________) в следующих служебных целях:

- поездки по городу Минску;

- поездки в служебные командировки.

1.2. Срок использования автомобиля определяется сроком трудового договора Нанимателя с Работником.

1.3. Сумма компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях определяется в размере суммы износа (амортизации) автомобиля за период его использования в служебных целях.

2.1. Наниматель обязуется:

2.1.1. Поручать Работнику выполнять задания с использованием личного автомобиля только в целях, определенных п. 1.1 настоящего Договора.

2.1.2. Своевременно определять и выплачивать Работнику сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

2.1.3. На основании отдельно заключаемых Нанимателем договоров с поставщиками нефтепродуктов предоставлять Работнику горюче-смазочные материалы или возмещать Работнику произведенные им расходы на приобретение горюче-смазочных материалов при использовании личного транспорта в служебных целях.

2.2. Работник обязуется:

2.2.1. Использовать личный автомобиль по заданию Нанимателя в целях и сроки, определенные п.п. 1.1 и 1.2 настоящего Договора.

2.2.2. Осуществлять ремонт, техническое обслуживание автомобиля и страхование гражданско-правовой ответственности владельца автомобиля за свой счет.

2.2.3. Не допускать неэффективное применение автомобиля при использовании его в служебных целях.

2.2.4. От имени Нанимателя осуществлять получение ГСМ у поставщиков нефтепродуктов, по договорам, заключенным Нанимателем, или предоставлять Нанимателю документы, подтверждающие факт приобретения ГСМ для заправки автомобиля и использования его в служебных целях.

3.1. Расчет суммы компенсации осуществляется в порядке, установленном действующим законодательством.

3.2. Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещение затрат на приобретение ГСМ производится один раз в месяц в срок, установленный для выплаты заработной платы на предприятии за месяц.

4.1. В случае нарушения сроков использования личного автомобиля в служебных целях Наниматель вправе потребовать возмещения убытков, причиненных задержкой исполнения условий Договора, либо отказаться от Договора и взыскать убытки, причиненные Работником.

4.2. В случае несвоевременной выплаты компенсации работнику за использование им личного автотранспорта в служебных целях или возмещения расходов на приобретение ГСМ Наниматель уплачивает Работнику неустойку в размере 0,1% от невыплаченной суммы за каждый день просрочки.

5.1. Расчет суммы компенсации производится Нанимателем исходя из восстановительной стоимости автомобиля, определяемой независимой оценочной организацией на момент заключения настоящего договора.

5.2. В случае выплаты Нанимателем компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях сверх суммы амортизационных отчислений с Работника в установленном законодательством порядке удерживается подоходный налог.

6.1. Настоящий договор составлен в двух подлинных экземплярах по одному для каждой из сторон.

6.2. Договор вступает в силу с момента его подписания и действует в течение срока использования автомобиля, определенного п.1.2 Договора.

6.3. В случаях, не предусмотренных настоящим Договором, стороны руководствуются действующим гражданским законодательством.

Используем личный автомобиль работника в служебных целях

"Отдел кадров коммерческой организации", 2009, N 9

Используем личный автомобиль работника в служебных целях

Очень часто из-за специфики деятельности организации возникает ситуация, когда работник использует свой личный автомобиль в служебных целях. За это согласно трудовому законодательству ему положена компенсация. Кроме трудового законодательства такие отношения могут регулироваться Гражданским кодексом - если работодатель заключит с работником договор аренды транспортного средства. В статье рассмотрим, как правильно оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях в случае выплаты компенсации и в случае заключения договора аренды.

Оформляем как компенсацию

Итак, в ст. 188 ТК РФ сказано, что при использовании работником своего личного имущества с согласия или ведома работодателя и в его интересах работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, ему принадлежащих. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Обратим внимание также на Письмо N 57 <1>, в котором даны разъяснения об условиях выплаты и оформления компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок. Хотя это Письмо было выпущено до введения нового ТК РФ, отдельные его положения до сих пор цитируют сотрудники официальных органов в своих разъяснениях и в судебных решениях.

<1> Письмо Минфина России от 21.07.1992 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных целей".

Согласно п. 1 Письма N 57 выплата компенсации за использование работниками личного транспорта производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями. Но при этом не стоит забывать про Трудовой кодекс, в котором сказано, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Необходимая запись может быть сделана, например, в самом трудовом договоре, если при его заключении известно, что работник будет использовать личный автомобиль в служебных целях. Приведем пример формулировки в трудовом договоре:

"4. Обязанности сторон

4.2. Работодатель обязуется:

8) предоставить автомобиль для служебных поездок или выплатить компенсацию при использовании для служебных целей личного автомобиля в следующем порядке: ежемесячная компенсация в размере 2000 руб. а также полное возмещение расходов согласно представленным документам (чеки об оплате ГСМ, акты о выполнении ремонтных работ и т.д.);".

Если же такая необходимость возникла неожиданно, нужно внести изменения в трудовой договор, подписав с сотрудником дополнительное соглашение к нему. Приведем пример на с. 27.

¦ Дополнительное соглашение N 1 от 01.07.2009 ¦

¦ к трудовому договору N 65 от 20.08.2008 ¦

¦ о порядке и размере компенсаций за использование ¦

¦ личного автомобиля в служебных целях ¦

¦ ООО "Фанто" в лице директора Воробьева В.В. действующего на¦

¦основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны,¦

¦и Сидоров А.В. именуемый в дальнейшем Работник, с другой стороны,¦

¦заключили к трудовому договору от 20.08.2008 N 65 настоящее¦

¦дополнительное соглашение о нижеследующем: ¦

¦ 1. Дополнить разд. 4.2 п. 8 следующего содержания: выплатить¦

¦компенсацию при использовании для служебных целей личного автомобиля в¦

¦следующем порядке: ежемесячная компенсация в размере 2000 руб. а¦

¦также полное возмещение расходов согласно представленным документам¦

¦(чеки ГСМ, акты о выполнении ремонтных работ и т.д.). ¦

¦ 2. Настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору¦

¦является неотъемлемой частью трудового договора от 20.08.2008 N 65 и¦

¦составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. Один¦

¦экземпляр хранится у Работодателя в личном деле Работника, второй - у¦

¦ 3. Изменения в трудовой договор вступают в силу с 01.07.2009. ¦

¦ 4. Подписи сторон: ¦

¦ООО "Фанто" Сидоров Александр Васильевич ¦

¦125177, г. Великий Новгород, Паспорт: 33 07 888888 ¦

¦ул. Новая, 7-215 Выдан УВД Советского района ¦

¦ИНН 525003569 КПП 525001001 г. Великого Новгорода 30.03.2002¦

¦Директор Воробьев /В.В. Воробьев/ Сидоров /А.В. Сидоров/¦

¦Экземпляр дополнительного соглашения на руки получен. 01.07.2009, Сидоров¦

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личное имущество в служебных целях, является приказ руководителя организации, в котором устанавливается размер такой компенсации. Он может быть любым (как сказано в ст. 188 ТК РФ, размер определяется соглашением сторон трудового договора), но для целей налогообложения прибыли необходимо руководствоваться нормами, установленными Постановлением N 92 <2>: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно компенсация составляет 1200 руб/мес. свыше 2000 куб. см - 1500 руб/мес. Компенсация, установленная сверх предельных норм, будет выплачиваться за счет чистой прибыли.

<2> Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

Приведем пример такого приказа на с. 28.

¦1 июля 2009 г. г. Великий Новгород¦

¦ На основании ст. 188 Трудового кодекса РФ приказываю: ¦

¦ 1. Установить Сидорову А.В. менеджеру отдела продаж, ежемесячную¦

¦компенсацию за использование его личного автомобиля в служебных целях в¦

¦размере 2000 (две тысячи) руб. ¦

¦ 2. Выплачивать Сидорову А.В. менеджеру отдела продаж, компенсацию¦

¦начиная с 1 июля 2009 г. ¦

¦ Основание: дополнительное соглашение от 1 июля 2009 г. N 1 к¦

¦трудовому договору от 20 августа 2008 г. N 65. ¦

¦Директор Воробьев /В.В. Воробьев/¦

¦С приказом ознакомлен: 01.07.2009, Сидоров /А.В. Сидоров/¦

Трудовой кодекс предусматривает два вида выплат. Во-первых, собственно компенсация за износ личного имущества. А во-вторых, работнику положено возмещение расходов на использование своей собственности в служебных целях. Значит, организация вправе самостоятельно определять порядок и размер возмещения затрат, связанных с возмещением расходов при использовании личного имущества работника.

Однако стоит отметить, что с 1 января 2008 г. применяются нормы расхода топлив и смазочных материалов, установленные Распоряжением Минтранса России N АМ-23-р <3>. Эти нормы необходимо учитывать при определении обоснованности для целей налогообложения произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля (Письма Минфина России от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6, N 03-03-06/1/15, от 04.09.2007 N 03-03-06/1/640).

<3> Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р "О введении в действие Методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте".

Расходы на покупку бензина для служебных легковых автомобилей могут быть подтверждены кассовыми чеками на покупку топлива и путевыми листами. В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, при их определении налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителями автомобилей.

Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования авто для служебных поездок (п. 3 Письма N 57) и устанавливается руководителем организации в приказе самостоятельно. Компенсация будет включать возмещение затрат по эксплуатации данного автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Внимание! Работнику на основании приказа один раз в месяц компенсируются фактически понесенные им затраты, связанные с использованием личного автомобиля для служебных поездок.

Для получения компенсации сотруднику необходимо принести в бухгалтерию следующие документы (Письмо МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/419@ "О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта"):

- копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке;

- другие документы, подтверждающие обоснованность понесенных расходов, в порядке, установленном правилами бухгалтерского учета (чеки на горюче-смазочные материалы, акты о выполненных работах по ремонту данного автомобиля и т.д.).

Кроме этого, бухгалтер должен регулярно заполнять путевой лист, так как он служит первичным документом, подтверждающим использование сотрудником личного транспорта в служебных целях. Форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены Приказом Минтранса России N 152 <4>. Форма путевого листа, утвержденная Постановлением N 78, носит обязательный характер для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

<4> Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов".

Сотрудники финансового ведомства подчеркивают, что кроме вышеуказанных обязательных реквизитов в путевых листах обязательно должна быть информация о конкретном месте следования автомобиля. Иначе они не могут подтверждать осуществление организацией расходов на приобретение горюче-смазочных материалов (Письма от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 15.11.2005 N 03-03-04/1/363, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117). Во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами мы рекомендуем использовать унифицированную форму.

Внимание! За время нахождения сотрудника в отпуске, командировке, больничном, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не используется, компенсация не выплачивается (Письма Минфина России N 57, от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140, МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@, от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Оформляем договор аренды

При использовании личного транспорта сотрудника для служебных целей заключается договор аренды между организацией и этим сотрудником. Согласно ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации. Договор аренды транспортного средства без экипажа должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. Он не подлежит государственной регистрации договоров аренды в силу ст. 643 ГК РФ. Арендатор в течение всего срока такого договора обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта. Кроме того, арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую. Если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, а также расходы, которые возникают в связи с его эксплуатацией. При этом все понесенные расходы по договору аренды (арендная плата, затраты на приобретение горюче-смазочных материалов, запасных частей, проведение ремонта) работодатель может включить в состав расходов при определении налога на прибыль.

Рассмотрев ситуацию использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях с точки зрения трудового и гражданского законодательства, можно сделать следующий вывод:

- если организация будет выплачивать сотруднику компенсацию, установленную Трудовым кодексом, ей стоит руководствоваться предельными нормами, установленными Постановлением N 92, в противном случае (если сумма компенсации будет превышать установленные нормы) суммы превышения будут идти за счет чистой прибыли организации;

- при заключении договора аренды транспортного средства все понесенные расходы будут учитываться для целей налогообложении прибыли.

Подписано в печать