Рейтинг: 4.3/5.0 (1920 проголосовавших)Категория: Инструкции
Всё о должностных инструкциях
1. Зачем нужны должностные инструкции? В должностных инструкциях перечисляются общие требования к сотруднику (квалификация, образование, стаж работы, кому он подчиняется, кто подчиняется ему), описывается круг должностных обязанностей сотрудника, описываются его права и ответственность, критерии оценки. С точки зрения юридической, должностная инструкция является частью трудового контракта между сотрудником и администрацией. С точки зрения управленческой, должностная инструкция является результатом наложения оргструктуры компании на существующие в компании бизнес-процессы. За сотрудником закрепляется группа функций по одному или нескольким бизнес-процессам, в которых он задействован. Описанием этой группы закрепленных функций, в сущности, и является должностная инструкция. Таким образом, должностная инструкция является письменным изложением мнения компании об оптимальном на данный момент распределении обязанностей среди ее сотрудников. Плюс к этому, конечно, права, ответственность, критерии оценки, – все, что нужно для обеспечения успешного взаимодействия работника и работодателя. 2. На каком этапе развития бизнеса надо писать должностные инструкции для сотрудников (скажем, на start-up в большинстве малых компаний практикуется "артельная" организация труда: все делают всё, вряд ли здесь нужны должностные инструкции)? На том этапе, когда руководители бизнеса задумались, что им, пожалуй, нужны должностные инструкции, не раньше. Должностные инструкции пишутся не потому, что бизнес вступил в какой-то этап, а потому что у людей возникла потребность в формализации того, что происходит в их компании. Как правило, такой этап развития компаний даже называют «Этап формализации». На этом этапе происходит самоосознание. Кто мы? Что мы делаем? Как устроены другие компании? Чем мы отличаемся от них, а они от нас? В чем их преимущества перед нами. В чем состоят наши внутренние проблемы? Из-за чего эти проблемы у нас возникают? И так далее. Как правило, потребность в должностных инструкциях возникает именно в результате обдумывания ответов на подобные вопросы. Впрочем, потребность в должностных инструкциях порой возникает и на гораздо более поздних этапах. Не так давно к нам обратилась одна очень (поверьте мне!), очень-очень известная инвестиционная компания из списка топ-5. Ей срочно понадобились должностные инструкции. Оказывается, у нее их не было! И при этом данная компания, являющаяся, в свою очередь, частью огромной финансово-промышленной группы, была (и остается) очень успешной и очень крупной инвестиционной компанией. Зачем ей понадобились должностные инструкции, спросите Вы меня. Все очень просто. Чисто юридические причины. Компания, похоже, опасалась враждебных действий со стороны недружественных коммерческих структур (очень сложная, конфликтная ситуация). Проанализировав свои слабые стороны, компания вдруг обнаружила, что у нее нет должностных инструкций и, следовательно, она уязвима, например, со стороны трудинспекции. При желании (а в наши времена это не сложно), противоположенная сторона могла бы использовать эту слабость для парализации деятельности компании в самую неподходящую минуту. Именно поэтому должностные инструкции требовалось создать быстро. 3. Для всех ли категорий сотрудников должны существовать должностные инструкции (допустим, на низшем уровне персонала они актуальны, на высшем - нет) и почему Вы так считаете? На мой взгляд, да, для всех. Инструкция нужна, чтобы сотрудник, будь то директор или грузчик, знал круг своих обязанностей и был готов их выполнять. В инструкции также описываются права, ответственность и критерии оценки сотрудника, а это как раз те пункты, которые должны быть оговорены в правильно организованной компании. Причем, заметьте, оговорены эти пункты должны быть для всех категорий персонала, и для «низших» и для «высших». Я Вам скажу даже больше: если их не оговорить для топ-менеджеров (тут логика может быть такой: топы – самые высоко сознательные члены коллектива, им и без того все понятно), то в случае трудового конфликта, а от него не застрахован никто, обиженные топы могут нанести компании гораздо больший урон, чем обиженные грузчики. Так что, инструкции для «высших» менеджеров обязательно нужны. По закону не требуется должностной инструкции только генеральному директору (он назначается собранием учредителей или акционеров, и его обязанности, права и ответственность прописаны частично в уставе компании, частично в соответствующих разделах ГК). Однако у нас в нашем «магазине должностных инструкций» есть и должностная инструкция генерального директора. И пользуется она спросом не меньшим, чем другие инструкции. Ну, а если уж говорить про «нижние» и «средние» уровни иерархии, то наличие инструкций для этих категорий работников должно просто быть нормой жизни. Ибо, например, водитель-экспедитор, который не понимает, что он является лицом компании, и на территории клиента ведет себя неподобающим образом, способен нанести своей компании вред, совершенно несопоставимый с затратами на разработку соответствующей инструкции для него. Тоже самое – и для секретаря приемной, и для оператора на телефоне, и для грузчика, и для менеджера по продажам и для начальника отдела и так далее. 4. Каким способом стоит воспользоваться при составлении инструкций и почему ("сверху вниз", когда руководство прописывает права и обязанности сотрудников, или "снизу вверх", когда сотрудникам предлагается самим расписать свои права и функции)? Строго говоря, в наличии инструкции одинаково заинтересованы обе стороны: и «верх», и «низ». Поэтому лучшим вариантом является взаимодействие сторон при составлении инструкций. В идеальном случае это должна быть конструктивная групповая работа, направленная на формальное описание бизнес-процессов компании, в которой участвуют и «верх» и «низ». Как правило, такая работа бывает очень полезна для участников. Потому что в ходе обдумывания исторически (то есть в значительной степени стихийно) сложившихся бизнес-процессов в них, в этих бизнес-процессах, вскрывается огромное количество несовершенств и возможностей к улучшению, которые, если бы не было необходимости создавать должностные инструкции, вряд ли были бы обнаружены. Хотя, конечно, в 95% случаев инициатором такой работы является активный «верх» при ярко выраженной апатии «низов». Именно он, «верх», приглашает консультантов для исполнения этой работы, либо дает указание линейным сотрудникам написать основы своих должностных инструкций, а потом дорабатывает эти основы и утверждает должностные инструкции, чтобы «спустить» их вниз - теперь уже под роспись. 5. Как должны выглядеть эффективные инструкции? И как составить инструкцию таким образом, чтобы сотрудник не заявлял, что это не входит в его обязанности (т.е. создать своего рода "лазейку" для руководства)? Дело не в том, как выглядят инструкции, а дело в том, как к ним относятся в компании. Если инструкции являются формальностью, то, как бы они ни выглядели, ничего хорошего они не принесут. Будут написаны без души, не прочтены, лягут в нижние ящики столов сотрудников, там и «погибнут». Вспомнят про них только в случае трудового конфликта или при переезде, когда из ящиков будут вытряхивать никому не нужный мусор. Именно в подобных компаниях и в подобных ситуациях сотрудники склонны заявлять, что такая-то работа не входит в их обязанности. Это тяжелый случай. Лечится хирургически. А не должностными инструкциями, даже идеальными. Если же компания задумалась об эффективности своей работы, пытается понять, что с ней происходит, ищет возм-ожности к улучшению, то созданные в ходе такой работы инструкции будут изложением видения компании оптимального варианта распределения обязанностей среди своих сотрудников. Насчет «лазейки» для руководства: есть включаемые нами в должностные инструкции волшебные формулировки про «другие поручения, которые относятся, но не являются», Формулировки эти отчасти защищают наших клиентов от нелояльных сотрудников. Но эти формулировки являются нашими ноу-хау, так что, позвольте, мне их тут подробно не цитировать. Будем к тому же помнить, что от нелояльных сотрудников защищает в первую очередь мудрая политика в отношении персонала, а не только и не столько «волшебные» формулировки в должностных инструкциях. 6. Как контролировать исполнение инструкций, чтобы сотрудники работали эффективно и при этом не напрягались из-за контроля? На мой взгляд, контролировать надо не исполнение инструкций, а результат работы сотрудника. Контролировать исполнение инструкций, как мне кажется, невозможно и не очень нужно. Если руководство ставит такую задачу, боюсь, это шаг в неверном направлении. Инструкция всего лишь описывает круг обязанностей сотрудника, обрисовывая ожидаемые результаты его работы только в самых общих чертах. Например, трудно себе представить должностную инструкцию менеджера по продажам, в которую был бы включен план продаж на апрель 2008 года или количество встреч на 15 неделе 2008 года. Всё и всего не проконтролируешь. Очень скоро эта затея превратится в фикцию. Люди научатся вас обманывать, и вы начнете «охоту на ведьм». Будет текучка и снижение показателей. В долгосрочном (а может, и в краткосрочном) плане – проблемы у бизнеса. Вместо этого советую выделить в бизнес-процессе, за который отвечает данный сотрудник, главные моменты, поставить сотруднику соответствующие цели по этим главным моментам (причем цели должны быть измеримыми, достижимыми, и определенными во времени) и контролировать достижение этих целей, а не исполнение должностных инструкций. 7. Почему, на Ваш взгляд, в организациях возникает "кризис порядка": инструкции выполняются, а результата нет? И что с этим делать? Потому что наличие инструкций является необходимым, но недостаточным условием для успеха. Для успеха нужна блестящая маркетинговая идея, нужна команда, нужен энтузиазм, нужен менеджерский талант (или хотя бы просто профессионализм), нужно везение, а также много еще чего, о чем в двух словах не скажешь. «Кризис порядка» это, как правило, болезнь, означающая приближение следующего этапа развития. Когда формализация бизнеса зашла так далеко и достигла такого совершенства, что она становится уже тормозом в дальнейшем развитии. Бизнесу в этой ситуации следует переходить на новый этап развития либо он умрет. Думаю, в России, среди российских компаний таких абсолютно меньшинство.
Просмотров. 343 | Рейтинг. 0.0 / 0
Свиток: из Консультанта
Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору.
В этом случае она составляется в двух экземплярах - по экземпляру для каждой из сторон, подписывающих договор. Трудовой договор и должностная инструкция оформляются как единый документ: все листы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью и подписью должностного лица. Это поможет избежать разногласий по вопросу ознакомления работника с трудовым договором и приложением к нему.
Во избежание подробного перечисления всех обязанностей работника в тексте трудового договора можно сделать ссылку на должностную инструкцию. Для этого подойдет следующая формулировка: "работник обязан. (указать основную трудовую функцию), а также выполнять иные обязанности согласно должностной инструкции, являющейся приложением к настоящему трудовому договору и его неотъемлемой частью".
Если должностная инструкция представляет собой отдельный документ.
Она признается локальным нормативным актом организации и, таким образом, не является соглашением между работодателем и работником.
Учитывать мнение представительного органа работников (при его наличии в компании) при введении должностной инструкции или ее изменении нужно, только если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями.
Если работник не подпишет инструкцию (а такой отказ после заключения трудового договора правомерен), то при неисполнении указанных в ней обязанностей, которые не поименованы в трудовом договоре, применить к нему взыскание нельзя. Ведь работник не обязан выполнять функции, не предусмотренные трудовым договором или соглашением к нему.
Статья: Должностная инструкция (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2012) <КонсультантПлюс>
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
задним числом ничего проводить не надо.
Введите приказом в действие ДИ, ознакомьте работников настоящим числом.
В ТД никаких изменений в связи с этим не вносится.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
цените каждый день! Жизнь прекрасна!))
задним числом ничего проводить не надо.
Введите приказом в действие ДИ, ознакомьте работников настоящим числом.
В ТД никаких изменений в связи с этим не вносится. Серьезно?
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
нет шучу, блин
Nimphelos, если вас что-то не устраивает в моем ответе, пишите свой вариант.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
цените каждый день! Жизнь прекрасна!))
#6[412432] 20 августа 2013, 10:05
нет шучу, блин
Nimphelos, если вас что-то не устраивает в моем ответе, пишите свой вариант. Да вот и мне кажется, что шутите, решил уточнить.
Почитайте, пожалуйста, ст. 57 и ст. 72 ТК РФ, а потом расскажите мне, как же Вы собираетесь обойтись в этом случае без дополнительного соглашения.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
я даже не знаю, откровенно говоря, бесите вы меня или восхищаете.
Наверное, и то и другое.
Восхищаете своими знаниями, однозначно они у вас есть, в т.ч. опора на законодательную базу очень хорошая. Здесь снимаю шляпу.
Бесите своей манерой всех тыкать носом, как нашкодивших котят. Хотите указать на ошибку/недочет или просто ответить на вопрос - сделайте это. Но не считайте себя умнее всех, пожалуйста! По крайней мере не демонстрируйте это на каждом углу.
Здесь собрались специалисты из разных городов, разного возраста, с разным уровнем знаний, с разным опытом работы. И абсолютно каждый на этом форуме хотя бы раз (или не раз) допускал ошибку. При этом никто никого носом не тыкает, а деликатно поправляет или вступает в дискуссию.
PS1. Я сама решу, кому и какие советы здесь давать.
PS2. Спасибо за статьи, я действительно убедилась в том, что ДС к ТД необходимо в данном случае.
PS3. Извините за излишнюю прямоту и откровенность. Не хотела переходить к на личности.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
только проблема у меня осталась ТД с 2011 года, в которых написано: "Работник обязуется добросовестно выполнять свои трудовые обязанности в соответствии с должностной инструкцией и т.д. и т.п." - а у нас сейчас август 2013 г. получается, сейчас или ДИ задним числом делать или все ТД переделывать. как ни крути фигня получается, как выйти из ситуации с наименьшими потерями?
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
С наименьшими потерями - это, пожалуй, принять ди задним числом. А если Вас интересует как должно быть, то примите ди текущим числом и сделайте дс ко всем догвоорм об измении пункта про ди, указав там реквизиты свежепринятой ди.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
сделайте дс ко всем догвоорм об измении пункта про ди, указав там реквизиты свежепринятой ди. реквизиты ДИ в ТД нужно обязательно указывать?
а если в ТД просто написано:
"Работник обязуется добросовестно выполнять свои трудовые обязанности в соответствии с должностной инструкцией получается ДИ есть, хоть она и в новой редакции
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
А в чем проблема сделать задним числом? Мне после предшествующего кадровика осталось процентов 30 от всех инструкций. Я их просто разрабатываю и подписываю задним числом.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Я начинающий кадровик и мне нужна Ваша помощь и поддержка.
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться .
© 2006—2016, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Кадровые решения».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.
В трудовом законодательстве не содержится такого понятия, как «должностная инструкция», но практика показала, что это документ, разработка и внедрение которого порой необходима на предприятии. Пакет должностных инструкций на все штатные должности компании представляет собой единую совокупность регламентов, позволяющих обеспечить единый подход при решении задачи рационального распределения трудовых обязанностей и между сотрудниками, и между подразделениями.
Значение должностной инструкции трудно переоценить, но для того, чтобы этот документ имел юридическую силу, необходимо соблюсти все формальности при его разработке согласовании, утверждении и введении в действие.
Зарегистрируйтесь. чтобы скачать файлы и получить доступ к более чем 3000 кадровых документов
Трудовое законодательство не обязывает работодателя иметь должностные инструкции. Между тем, ответ на практический вопрос, должна ли быть должностная инструкция на предприятии, как доказала практика решения трудовых споров, однозначен – конечно, да. Именно этот документ с момента его введения в действие позволяет решить множество задач и не только повысить эффективность использования кадрового профессионально-квалификационного потенциала, но и четко обозначить права и обязанности каждой штатной должности, позволяя объективно оценивать соответствие ей работника.
Основанная на тех требованиях, которые устанавливает Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. утвержденный 21.07.1998 Постановлением Минтруда № 37, должностная инструкция содержит подробный перечень обязанностей, устанавливает права и меру ответственности работника, занимающего ту или иную должность. Должностная инструкция является документом, регламентирующим трудовую функцию и устанавливающим квалификационные требования к данной должности, поэтому ее положения являются аргументом в трудовых спорах, а невыполнение чревато юридической ответственностью. И поскольку должностная инструкция является локальным нормативным актом, следует оговорить четкий порядок ее разработки, согласования, утверждения, введения в действие и хранения. Этот порядок может быть прописан в таком документе, как Положение о должностных инструкциях, позволяющем систематизировать работу с должностными инструкциями, установить требования к их оформлению, унифицировать их и описать процедуру придания им юридической значимости. Отметим, что Положение о должностных инструкциях не относится к обязательным локальным актам, которые должна разработать организация, между тем наличие такого положения облегчит и регламентирует работу по разработке должностных инструкций.
Что должно содержать Положение о должностных инструкцияхКроме общих и заключительных положений, этот документ должен оговаривать требования, предъявляемые к содержанию и оформлению должностных инструкций, а также устанавливать порядок их разработки, согласования, утверждения и введения в действие.
В раздел «Общие положения» можно включить определение, что должностная инструкция – это документ, устанавливающий квалификационные требования к данной должности, определяющий трудовую функцию работника: стоящие перед ним задачи, обязанности, права и ответственность. В этом же разделе следует перечислить те цели, которые преследует разработка должностной инструкции, например:
Раздел должен содержать информацию о том, кому поручается разработка должностных инструкций, с указанием документов, на основании которых они разрабатываются. В этом же разделе следует оговорить порядок пересмотра должностных инструкций, условия и сроки хранения оригиналов действующих инструкций, а также сроки хранения старых должностных инструкций. Поскольку актуальность должностной инструкции – необходимое условие, в Положении нужно перечислить те причины и события, которые могут повлечь за собой необходимость внесения изменений и дополнений в этот документ.
Спецпроекты журналаВ разделе «Требования к содержанию должностных инструкций» должны быть перечислены наименования разделов и то, что в них должно быть отражено. Как правило, должностная инструкция состоит из четырех разделов:
Но, поскольку законом не оговариваются конкретные требования к содержанию этого документа, его текст может быть дополнен, например, такими разделами:
В Положении следует указать, что обязанность по соблюдению требований должностной инструкции возникает у работника только после оформления письменного согласия или в виде подписания дополнительного соглашения к трудовому договору.
Отдельным разделом, который также может содержать Положение о должностных инструкциях, оговаривается порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции. В этом разделе следует установить требования к оформлению должностных инструкций, дать перечень документов, на основании которых они разрабатываются, назначить должностных лиц, ответственных за их разработку и дать перечень тех, кто должен их согласовывать и утверждать. В этом же разделе необходимо прописать четкий порядок ознакомления с должностными инструкциями, как в случае заключения трудового договора, так и в тех случаях, когда с новыми или скорректированными должностными инструкциями должны быть ознакомлены уже работающие на предприятии сотрудники.
В разделе «Заключительные положения» следует установить порядок и сроки вступления в силу должностных инструкций, определить порядок хранения оригиналов.
Должностная инструкция: реквизиты и приказ о введение в действиеПоскольку должностная инструкция является локальным нормативным актом, она должна иметь все формальные признаки официального документа. Поэтому особое внимание при разработке такого документа, как Положение о должностных инструкциях, следует уделить тому, как правильно оформить и какие реквизиты, делающие их нормативным актом, они должны содержать.
Все необходимые сведения должны быть размещены на титульном листе, которым открывается должностная инструкция. Реквизиты, которые на нем указываются, включают: полное наименование организации, поля утверждения и согласования с соответствующими датами, сведения о разработчиках, поле для подписи лица или лиц, ознакомившихся с должностной инструкцией. Если таких лиц много, следует оформить отдельный лист, на котором будет размещаться перечень ознакомившихся с указанием их фамилий, инициалов, подписями и датами ознакомления.
Отметим, что порядок ознакомления с должностной инструкцией можно оформить и иным образом. Например, завести специальный журнал ознакомления с должностными инструкциями, в котором работники будут проставлять свои подписи.
Утверждение и введение в действие должностной инструкции производится приказом руководителя. Заполненная должностная инструкция хранится в соответствии с порядком, который устанавливает Положение о должностных инструкциях.
Вам могут быть интересны другие статьи по этой теме:
12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку
В должностных инструкциях перечисляются общие требования к сотруднику (квалификация, образование, стаж работы, кому он подчиняется, кто подчиняется ему), описывается круг должностных обязанностей сотрудника, описываются его права и ответственность, критерии оценки.
С точки зрения юридической, должностная инструкция является частью трудового контракта между сотрудником и администрацией.
С точки зрения управленческой, должностная инструкция является результатом наложения оргструктуры компании на существующие в компании бизнес-процессы. За сотрудником закрепляется группа функций по одному или нескольким бизнес-процессам, в которых он задействован. Описанием этой группы закрепленных функций, в сущности, и является должностная инструкция.
Таким образом, должностная инструкция является письменным изложением мнения компании об оптимальном на данный момент распределении обязанностей среди ее сотрудников. Плюс к этому, конечно, права, ответственность, критерии оценки, – все, что нужно для обеспечения успешного взаимодействия работника и работодателя.
2. На каком этапе развития бизнеса надо писать должностные инструкции для сотрудников (скажем, на start-up в большинстве малых компаний практикуется "артельная" организация труда: все делают всё, вряд ли здесь нужны должностные инструкции)?На том этапе, когда руководители бизнеса задумались, что им, пожалуй, нужны должностные инструкции, не раньше.
Должностные инструкции пишутся не потому, что бизнес вступил в какой-то этап, а потому что у людей возникла потребность в формализации того, что происходит в их компании. Как правило, такой этап развития компаний даже называют «Этап формализации». На этом этапе происходит самоосознание. Кто мы? Что мы делаем? Как устроены другие компании? Чем мы отличаемся от них, а они от нас? В чем их преимущества перед нами. В чем состоят наши внутренние проблемы? Из-за чего эти проблемы у нас возникают? И так далее. Как правило, потребность в должностных инструкциях возникает именно в результате обдумывания ответов на подобные вопросы.
Впрочем, потребность в должностных инструкциях порой возникает и на гораздо более поздних этапах. Не так давно к нам обратилась одна очень (поверьте мне!), очень-очень известная инвестиционная компания из списка топ-5. Ей срочно понадобились должностные инструкции. Оказывается, у нее их не было! И при этом данная компания, являющаяся, в свою очередь, частью огромной финансово-промышленной группы, была (и остается) очень успешной и очень крупной инвестиционной компанией. Зачем ей понадобились должностные инструкции, спросите Вы меня. Все очень просто. Чисто юридические причины. Компания, похоже, опасалась враждебных действий со стороны недружественных коммерческих структур (очень сложная, конфликтная ситуация). Проанализировав свои слабые стороны, компания вдруг обнаружила, что у нее нет должностных инструкций и, следовательно, она уязвима, например, со стороны трудинспекции. При желании (а в наши времена это не сложно), противоположенная сторона могла бы использовать эту слабость для парализации деятельности компании в самую неподходящую минуту. Именно поэтому должностные инструкции требовалось создать быстро.
3. Для всех ли категорий сотрудников должны существовать должностные инструкции (допустим, на низшем уровне персонала они актуальны, на высшем - нет) и почему Вы так считаете?На мой взгляд, да, для всех.
Инструкция нужна, чтобы сотрудник, будь то директор или грузчик, знал круг своих обязанностей и был готов их выполнять. В инструкции также описываются права, ответственность и критерии оценки сотрудника, а это как раз те пункты, которые должны быть оговорены в правильно организованной компании.
Причем, заметьте, оговорены эти пункты должны быть для всех категорий персонала, и для «низших» и для «высших». Я Вам скажу даже больше: если их не оговорить для топ-менеджеров (тут логика может быть такой: топы – самые высоко сознательные члены коллектива, им и без того все понятно), то в случае трудового конфликта, а от него не застрахован никто, обиженные топы могут нанести компании гораздо больший урон, чем обиженные грузчики. Так что, инструкции для «высших» менеджеров обязательно нужны.
По закону не требуется должностной инструкции только генеральному директору (он назначается собранием учредителей или акционеров, и его обязанности, права и ответственность прописаны частично в уставе компании, частично в соответствующих разделах ГК). Однако у нас в нашем «магазине должностных инструкций » есть и должностная инструкция генерального директора. И пользуется она спросом не меньшим, чем другие инструкции.
Ну, а если уж говорить про «нижние» и «средние» уровни иерархии, то наличие инструкций для этих категорий работников должно просто быть нормой жизни. Ибо, например, водитель-экспедитор, который не понимает, что он является лицом компании, и на территории клиента ведет себя неподобающим образом, способен нанести своей компании вред, совершенно несопоставимый с затратами на разработку соответствующей инструкции для него. Тоже самое – и для секретаря приемной, и для оператора на телефоне, и для грузчика, и для менеджера по продажам и для начальника отдела и так далее.
4. Каким способом стоит воспользоваться при составлении инструкций и почему ("сверху вниз", когда руководство прописывает права и обязанности сотрудников, или "снизу вверх", когда сотрудникам предлагается самим расписать свои права и функции)?Строго говоря, в наличии инструкции одинаково заинтересованы обе стороны: и «верх», и «низ». Поэтому лучшим вариантом является взаимодействие сторон при составлении инструкций.
В идеальном случае это должна быть конструктивная групповая работа, направленная на формальное описание бизнес-процессов компании, в которой участвуют и «верх» и «низ». Как правило, такая работа бывает очень полезна для участников. Потому что в ходе обдумывания исторически (то есть в значительной степени стихийно) сложившихся бизнес-процессов в них, в этих бизнес-процессах, вскрывается огромное количество несовершенств и возможностей к улучшению, которые, если бы не было необходимости создавать должностные инструкции, вряд ли были бы обнаружены.
Хотя, конечно, в 95% случаев инициатором такой работы является активный «верх» при ярко выраженной апатии «низов». Именно он, «верх», приглашает консультантов для исполнения этой работы, либо дает указание линейным сотрудникам написать основы своих должностных инструкций, а потом дорабатывает эти основы и утверждает должностные инструкции, чтобы «спустить» их вниз - теперь уже под роспись.
5. Как должны выглядеть эффективные инструкции? И как составить инструкцию таким образом, чтобы сотрудник не заявлял, что это не входит в его обязанности (т.е. создать своего рода "лазейку" для руководства)?Дело не в том, как выглядят инструкции, а дело в том, как к ним относятся в компании. Если инструкции являются формальностью, то, как бы они ни выглядели, ничего хорошего они не принесут. Будут написаны без души, не прочтены, лягут в нижние ящики столов сотрудников, там и «погибнут». Вспомнят про них только в случае трудового конфликта или при переезде, когда из ящиков будут вытряхивать никому не нужный мусор.
Именно в подобных компаниях и в подобных ситуациях сотрудники склонны заявлять, что такая-то работа не входит в их обязанности. Это тяжелый случай. Лечится хирургически. А не должностными инструкциями, даже идеальными.
Если же компания задумалась об эффективности своей работы, пытается понять, что с ней происходит, ищет возможности к улучшению, то созданные в ходе такой работы инструкции будут изложением видения компании оптимального варианта распределения обязанностей среди своих сотрудников.
Насчет «лазейки» для руководства: есть включаемые нами в должностные инструкции волшебные формулировки про «другие поручения, которые относятся, но не являются», Формулировки эти отчасти защищают наших клиентов от нелояльных сотрудников. Но эти формулировки являются нашими ноу-хау, так что, позвольте, мне их тут подробно не цитировать.
Будем к тому же помнить, что от нелояльных сотрудников защищает в первую очередь мудрая политика в отношении персонала, а не только и не столько «волшебные» формулировки в должностных инструкциях.
6. Как контролировать исполнение инструкций, чтобы сотрудники работали эффективно и при этом не напрягались из-за контроля?На мой взгляд, контролировать надо не исполнение инструкций, а результат работы сотрудника. Контролировать исполнение инструкций, как мне кажется, невозможно и не очень нужно. Если руководство ставит такую задачу, боюсь, это шаг в неверном направлении. Инструкция всего лишь описывает круг обязанностей сотрудника, обрисовывая ожидаемые результаты его работы только в самых общих чертах.
Например, трудно себе представить должностную инструкцию менеджера по продажам, в которую был бы включен план продаж на апрель 2008 года или количество встреч на 15 неделе 2008 года. Всё и всего не проконтролируешь. Очень скоро эта затея превратится в фикцию. Люди научатся вас обманывать, и вы начнете «охоту на ведьм». Будет текучка и снижение показателей. В долгосрочном (а может, и в краткосрочном) плане – проблемы у бизнеса.
Вместо этого советую выделить в бизнес-процессе, за который отвечает данный сотрудник, главные моменты, поставить сотруднику соответствующие цели по этим главным моментам (причем цели должны быть измеримыми, достижимыми, и определенными во времени) и контролировать достижение этих целей, а не исполнение должностных инструкций.
7. Почему, на Ваш взгляд, в организациях возникает "кризис порядка": инструкции выполняются, а результата нет? И что с этим делать?Потому что наличие инструкций является необходимым, но недостаточным условием для успеха. Для успеха нужна блестящая маркетинговая идея, нужна команда, нужен энтузиазм, нужен менеджерский талант (или хотя бы просто профессионализм), нужно везение, а также много еще чего, о чем в двух словах не скажешь.
«Кризис порядка» это, как правило, болезнь, означающая приближение следующего этапа развития. Когда формализация бизнеса зашла так далеко и достигла такого совершенства, что она становится уже тормозом в дальнейшем развитии.
Бизнесу в этой ситуации следует переходить на новый этап развития либо он умрет. Думаю, в России, среди российских компаний таких абсолютно меньшинство.
Вопросы задавал Сергей Сипатов, журнал Business-Mania
Образцы некоторых инструкций установлены нормативными правовыми актами. Как составить должностную инструкцию в учреждении, если для нее не предусмотрена типовая форма, как ее разработать и утвердить, как внести изменения? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в статье.
Роль должностной инструкции
В Трудовом кодексе не уделяется внимания должностной инструкции, однако о ней часто упоминается в письмах Роструда. Определим, что представляет собою эта инструкция и так ли уж она нужна.
Согласно Современному экономическому словарю [1] должностной считается инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме. А в Письме Роструда от 09.08.2007 № 3042?6?0 говорится, что должностная инструкция – это документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника и являющийся неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений.
Должностная инструкция необходима и работодателю, и работнику. Ее следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Обратите внимание, что инструкция разрабатывается именно для конкретной должности, а не для конкретного работника.
Согласно указанному письму отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях мешает работодателю обоснованно отказать в приеме на работу (поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника), объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределить трудовые функции между сотрудниками, временно перевести работника на другую работу, оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Внесем ясность в данную формулировку. В соответствии со ст. 64 ТК РФ запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора, то есть отказ, обусловленный обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами работника. Под деловыми качествами согласно Постановлению Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 [2] понимаются способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств (например, состояние здоровья, определенный уровень образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли). Таким образом, наличие должностной инструкции позволит обоснованно отказать в приеме на работу лицу, не имеющему достаточного стажа или квалификации.
Согласно ст. 71 ТК РФ при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом не позднее чем за три дня, с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Таким образом, должностная инструкция, где перечислены обязанности, которые должен был выполнять работник, может стать основанием для его увольнения как не выдержавшего испытание.
В силу ст. 192 ТК РФ дисциплинарный проступок – это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Таким образом, прежде, чем привлечь работника к дисциплинарной ответственности, работодатель должен обратиться к должностной инструкции.
Кроме этого, в должностной инструкции предусматривается возможность замещения работником другого, отсутствующего работника, например, когда заместитель начальника отдела временно исполняет обязанности начальника отдела во время его отсутствия или врач одной специализации замещает должность врача другой специализации.
В организации также могут быть работники, занимающие одинаковые должности, но имеющие разные оклады. Это неправильно, поскольку в соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель должен обеспечить равную плату за труд равной ценности. И в этом случае именно должностные инструкции будут доказательством того, что права работников не нарушены. Для этого в инструкциях следует отразить показатели качества труда, влияющие на заработную плату: разные должностные обязанности, разный объем выполняемой работы, квалификационные требования и др. (Но все же во избежание сложностей с контролирующими органами в названия одинаковых должностей рекомендуем вводить слова «старший», «ведущий» и т. п.)
Должностные инструкции также помогают обосновать некоторые расходы – транспортные (для лиц, чья работа имеет разъездной характер), на сотовую связь и т. п. Большое значение имеют инструкции в случаях привлечения работников по гражданско-правовым договорам для выполнения задач, которые не входят в должностные обязанности штатных сотрудников.
Таким образом, основными целями создания должностных инструкций являются:
Некоторые работодатели ограничиваются тем, что указывают трудовую функцию (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации) в трудовом договоре, даже не прописывая должностные обязанности. При этом работодатель ссылается на существование тарифно-квалификационных справочников, в которых установлены требования к различным категориям работников. И это не будет нарушением трудового законодательства. Но, используя должностные инструкции, работодатель облегчает жизнь в первую очередь самому себе, ведь преимущества, как говорится, налицо.
Порядок разработки должностной инструкции
При разработке должностных инструкций можно воспользоваться Рекомендациями. утвержденными Приказом Госкомэкологии РФ от 10.12.1997 № 552 [3]. Руководством по оформлению и структурированию инструкций послужит ГОСТ Р 6.30?2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [4] .
В состав реквизитов должностных инструкций должны включаться наименование организации и наименование документа, дата и номер, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись разработчика и визы согласования.
За основу квалификационных характеристик каждой должности применяются следующие нормативные акты:
При этом с учетом специфики организации форма, структура и содержание инструкции могут иметь свои особенности.
Как правило, должностная инструкция состоит из следующих разделов:
1. Общие положения. Включают в себя:
2. Должностные обязанности. Раздел включает в себя описание конкретных ежедневных, еженедельных, ежемесячных и т. д. обязанностей, которые работник должен выполнять в рамках возложенных на него функций, а также обязанности, предполагающие использование определенных форм и методов работы, порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
3. Права работника. Приводится перечень прав, предоставляемых работнику для успешного выполнения возложенных на него обязанностей, которые вытекают как из функций организации, так и из функций структурного подразделения. К таким правам, например, относятся следующие: принимать решения в соответствии с должностными обязанностями, принимать участие в разработке различного вида программ, вносить предложения по совершенствованию рабочего процесса, повышать свою квалификацию.
4. Связи по должности. Перечисляется круг лиц, с которыми работник взаимодействует, осуществляя трудовую деятельность, указывается функциональное и линейное подчинение или руководство, в том числе сроки и порядок предоставления информации, порядок подписания и согласования документов и др.
5. Ответственность. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение работником своих должностных обязанностей согласно трудовому законодательству. В данном разделе могут перечисляться конкретные виды нарушений, за которые применяются конкретные виды ответственности. Прописывая меры ответственности, нужно делать ссылку на статью соответствующего нормативного правового акта – ТК РФ, ГК РФ, КоАП РФ или УК РФ.
6. Оценка работы. Здесь устанавливаются:
7. Заключительные положения. В этом разделе может быть прописан порядок вступления данного документа в силу, внесения в него изменений и т. д.
Отметим, что работодатель не может включать в должностную инструкцию положения, не установленные Трудовым кодексом, в частности, дополнительные основания увольнения работника. В Письме Роструда от 30.11.2009 № 3520?6?1 (далее – Письмо № 3520-6-1 ) было дано разъяснение, что положение о возможности увольнения по определенным основаниям, в том числе по собственному желанию, не является предметом должностной инструкции, поскольку не относится к трудовой функции работника.
Как правило, должностные инструкции разрабатываются сотрудником отдела кадров совместно с руководителем структурного подразделения.
Инструкция может иметь форму отдельного документа или приложения к трудовому договору. Мы рассматриваем должностную инструкцию как отдельный документ, поскольку такая форма более удобна и чаще применяется на практике.
Согласование должностной инструкции
Итак, первоначально разрабатывается проект инструкции. Затем он, как правило, согласовывается с юридическим отделом, проходя проверку соответствия законодательству, с финансовой службой и другими подразделениями организации, с которыми сотрудник, занимающий данную должность, будет взаимодействовать. Мнение согласовывающих лиц может быть зафиксировано на листе согласования, прилагаемом к инструкции, с учетом которых в нее в последующем вносятся (не вносятся) изменения. После внесения изменений инструкция вновь проходит процедуру согласования.
Может возникнуть вопрос: а нужно ли должностные инструкции согласовывать с профсоюзным органом, если он есть? В силу ст. 8 ТК РФ в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такового). Но является ли должностная инструкция локальным нормативным актом? Поскольку Трудовой кодекс не дает определения, что конкретно относится к данным актам, мнения специалистов по этому вопросу расходятся: одни считают, что если должностная инструкция является отдельным документом, а не приложением к трудовому договору – то это локальный нормативный акт, другие называют должностную инструкцию «подлокальным» нормативным актом, по разъяснению же Роструда должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ (Письмо № 3520?6?1 ).
В любом случае ни ТК РФ, ни другими федеральными законами и нормативными правовыми актами согласование должностных инструкций с представительным органом работников не установлено. И если коллективным договором или соглашением это не предусмотрено – согласование не требуется.
Итак, после утверждения инструкции руководителем она заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации должностных инструкций. Оригинал инструкции обычно хранится в отделе кадров, а заверенная надлежащим образом копия – у руководителя подразделения.
Вводить инструкцию в действие приказом руководителя не нужно, если только при изменении ее положений не придется вносить изменения в трудовой договор. Но об этом позже.
Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией. Если работник знакомится с инструкцией до подписания трудового договора, в договоре необходимо предусмотреть строку «С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен», под которой работник ставит подпись. Если же инструкция вступила в силу в период трудовой деятельности, факт ознакомления фиксируется в листе ознакомления, который прилагается к инструкции и заверяется подписью работника с указанием даты. В обоих случаях копия инструкции передается работнику. Если работник отказывается подписывать инструкцию, составляется соответствующий акт.
Вносим изменения в инструкцию
В процессе деятельности организации постоянно происходят какие?либо изменения: кадровые, структурные, в производственном процессе и т. п. Зачастую такие изменения отражаются на функциональных обязанностях работников, установленных должностной инструкцией. Тогда возникает необходимость внести в нее изменения. Как правильно это сделать?
Прежде всего отметим, что инициировать внесение изменений может любое заинтересованное лицо: работодатель, руководитель структурного подразделения, в котором работает работник, руководитель подразделения, которое взаимодействует с работником, и, наконец, сам работник.
Предложение оформляется в виде заявления работника, предложения работодателя или служебной записки начальника отдела. Если сторона, которой было направлено предложение, согласна на такие изменения, остается их только оформить. Здесь важно определить, повлекут ли изменения должностной инструкции изменения должностных обязанностей, которые, в свою очередь, могут повлечь изменение трудовой функции работника, определенной трудовым договором. Поскольку при изменении трудовой функции работника должен осуществляться перевод его на другую работу – постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя (ст. 72.1 ТК РФ ). А перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ .
Таким образом, работодатель не может в одностороннем порядке изменить должностные обязанности работника или дополнить инструкцию новыми обязанностями. Это возможно только в порядке ст. 72 ТК РФ – заключается письменное соглашение сторон, о чем работник предупреждается заранее. В Письме Роструда от 31.10.2007 № 4412?6 по этому поводу говорится следующее: внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Кроме этого, в письме разъясняется, что если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно одновременно вносить изменения в договор и инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения. Если же должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее утвердить инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Например, когда требуется уточнить или конкретизировать некоторые обязанности работника: вместо «обеспечивать сохранность документов» – «хранить документы в специальном шкафу, выдавать на основании служебной записки» и т. п.
Говоря о должностной инструкции, нельзя не отметить категорию работников, для которых документ, устанавливающий должностные обязанности, является обязательным. Это гражданские служащие, а называется такой документ должностным регламентом. Он является основным нормативным документом, регламентирующим содержание и результаты деятельности государственного служащего. В нем содержатся требования, предъявляемые к служащему, замещающему соответствующую государственную должность. Должностные регламенты призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителями и специалистами при выполнении ими задач, определенных положением об органе, структурном подразделении, а также используются при оценке результатов служебной деятельности государственного служащего.
Согласно ст. 47 Федерального закона от 27.07.2004 №79?ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» профессиональная служебная деятельность гражданского служащего осуществляется в соответствии с должностным регламентом, утверждаемым представителем нанимателя и являющимся составной частью административного регламента государственного органа. В данной статье установлены конкретные положения, которые должны включаться в должностной регламент:
Положения должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, аттестации, квалификационного экзамена, планировании профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.
Результаты исполнения служащим должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, включении служащего в кадровый резерв, оценке его профессиональной служебной деятельности при проведении аттестации, квалификационного экзамена либо поощрении гражданского служащего.
Примерные должностные регламенты утверждаются соответствующим органом по управлению государственной службой. Например, должностной регламент государственного гражданского служащего таможенного органа РФ утвержден Приказом ФТС РФ от 11.08.2009 №1458 .
Подводя итог, отметим: несмотря на то, что отсутствие должностных инструкций не является нарушением трудового законодательства и не влечет для работодателя никакой ответственности, не стоит пренебрегать данным документом. Лучше затратить немного сил и времени на его разработку, причем не ограничиваться образцами типовых инструкций, а подойти к этому процессу со всей серьезностью и ответственностью. Это позволит оградить себя от многих ненужных проблем и споров с контролирующими органами.
[1] Современный экономический словарь / Б. А. Райзберг, Л. Ш. Лозовский, Е. Б. Стародубцева. – М. ИНФРА-М, 2006.
[2] «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».
[3] «Об утверждении Положения о системе управления охраной труда в организациях Государственного комитета РФ по охране окружающей среды».
[4] Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65.
