Приказ № от 201 года Положение о формировании, ведении и хранении личных дел обучающихся

оформировании, ведении и храненииличных дел обучающихся

МБОУ Наримановского района «СОШ № 4»

Настоящее Положение (далее по всему тексту - Положение) разработано с целью регламентации работы с личными делами обучающихся МБОУ Наримановского района «СОШ № 4» (далее - ОУ) и определяет порядок действий всех категорий сотрудников ОУ, участвующих в работе с вышеназванной документацией. Настоящее Положение утверждается Приказом по ОУ и является обязательным для всех категорий её педагогических и административных работников.

При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных обучающихся ОУ должно руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Законом об образовании РФ, Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», Постановлением Правительства РФ от 19.03.2001 № 196 «Об утверждении Типового положения об общеобразовательном учреждении»(2009 № 12, ст.1427), Приказом Министерства образования и науки РФ от 15.02.2012 № 107 «Об утверждении порядка приема граждан в общеобразовательные учреждения», Законом Астраханской области от 15.01.2007 г. № 1/2007-ОЗ «Об образовании в Астраханской области»(2009 № 52), постановлением администрации муниципального образования «Наримановский район» от 10.08.2009 № 420 «Об утверждении Правил приема в муниципальные образовательные учреждения муниципального образования «Наримановский район»»(2012 № 756, 2012 № 792).

Личное дело является документом школьника, и ведение его обязательно для каждого обучающегося ОУ.

II. Порядок оформления личных дел при поступлении в ОУ

2.1. Ведение личных дел обучающихся возложено на классных руководителей.

2.2. Личные дела обучающихся при поступлении в 1-ый класс формируются до 5 сентября из заявления родителей (законных представителей) ребенка о приеме, оригинала и ксерокопии свидетельства о рождении ребенка (заверяется в ОУ), оригинала и ксерокопии свидетельства о регистрации ребенка по месту жительства на закрепленной территории, согласия на обработку персональных данных, трехстороннего договора на обучение ребенка, а также по своему усмотрению представлять другие документы, в том числе медицинские заключения о состоянии здоровья ребенка. Все данные о ребенке вносятся в алфавитную книгу до 5 сентября.

2.3. Для поступления в 10-й класс предоставляются следующие документы:

- личное заявление обучающегося о приеме,

- копия аттестата об основном общем образовании,

- копия справки о сдаче ГИА.

III. Порядок ведения и хранения личных дел. Состав личного дела

3.1. Личное дело обучающегося, прибывшего в школу, дооформляется в течение 5 дней со дня поступлений документов или личного дела обучающегося в ОУ.

3.2. Классные руководители вносят изменения в личные дела: сведения о прибытии или выбытии (куда выбыл, откуда прибыл, № и дата приказа), перемена адреса, выставление годовых оценок, пропуски уроков за год и заверяют их гербовой печатью в конце учебного года. Число печатей должно соответствовать годам обучения.

3.3. Все документы, входящие в состав личного дела, своевременно подшиваются классным руководителем. В состав личного дела входят следующие документы:

-заявление о зачислении с визой директора,

-копия свидетельства о рождении, заверенная директором,

- копия свидетельства о регистрации по месту жительства на закрепленной территории, заверенная директором;

-копия паспорта (2 страницы), заверенная директором,

-копия аттестата об основном общем образовании, заверенная директором;

-оригинал или копия справки о прохождении и результатах ГИА, заверенная директором,

-характеристика, которая составляется после окончания 4, 9,11 классов, заверенная директором,

- согласие на обработку персональных данных,

- договор на обучение и др.

3.4. Личные дела обучающихся каждого класса хранятся в отдельных файлах, собранных в папку. В состав папки входят:

-обложка (см. Приложение 1),

-внутренняя опись документов (см. Приложение 2),

-поименно-пофамильный список класса (см. Приложение 3).

3.5. На титульном листе личного дела должны быть № личного дела соответствующий номеру в алфавитной книге записи обучающихся (например, № К/5 означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5), фамилия и имя обучающегося, название ОУ, наличие печати и подписи директора.

IV. Порядок выдачи личных дел обучающихся при выбытии из школы.

4.1. Выдача личных дел производится секретарем учебной части ОУ под контролем заместителя директора по УВР.

4.2. Выдача личных дел осуществляется только родителям (законным представителям) после выполнения следующих обязательств:

-подать на имя директора ОУ заявление;

-получить у секретаря учебной части (обходной лист в библиотеке подписывается после полного возврата полученной там литературы, а в случае ее утраты -внесения денежной или иной компенсации за утерянную литературу.

- сдать обходной лист секретарю учебной части.

4.3.В том случае, если обучающийся 1 -8, 10 классов выбывает в течение учебного года, ему необходимо предоставить справку-подтверждение из учебного заведения, в которое поступает ученик.

4.4. При выдаче личного дела секретарь учебной части оформляет запись в алфавитной книге о выбытии обучающегося.

4.5. В тех случаях, когда выбытие происходит в течение учебного года по окончании четверти, классным руководителем в личное дело делается выписка четвертных оценок из классного журнала.

4.6.В случаях выбытия в течение четверти делается выписка текущих оценок. При выбытии обучающихся 10 и 11 классов выдается личное дело и аттестат об основном общем образовании.

4.7. Личные дела окончивших ОУ или выбывших по иным причинам секретарь учебной части передает в архив.

Рассмотрено на заседании педсовета

Протокол от______________ № ____

Оформление обложки (титульного листа) папки с личными делами

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение

«Средняя общеобразовательная школа № 4»

Индекс дела ________

Личные дела обучающихся __ класса

годах. в ближайшие годы негативно отразится на формировании. из системы обучающих тестирований по. приказ Федеральной миграционной службы от 19 июня 2012 года № 210 «Об утверждении положения о ведении и храненииличныхдел. ул. Байкальская, 201 (3952) 22-96.

от жилого помещения для хранения. личныедела выпускников; Подготовка предполагаемого контингента обучающихся на следующий учебный год. приказов по личному составу обучающихся. ; формирование и ведение расписания. социальном положении ; фотографии. 201 ) Зав.

для хранения редкостей. обучающее значение данного этапа урока. Отметим в этом отношении три положения. формировании личностных качеств В последние годы в педагогике активно раз­рабатывается проблема интегративности (от. ведение классного журна­ла, личныхдел.

положению и получать удовлетворение от жизни. ведение всей кадровой документации (приказы. контракты/договоры, справки, личные карточки и личныедела работников и т.д.); формирование. специалистов, обучавшихся за счет. для создания, ведения. хранения и выгрузки.

Инструкция о порядке формирования ведения и хранения личных дел обучающихся

1.1. Личное дело обучающегося представляет собой индивидуальную папку, в которой находится личная карта обучающегося (типографский бланк личного дела) и вложенные в личную карту обучающегося иные документы.

1.2.Информация личного дела обучающегося относится к персональным данным и не

может передаваться третьим лицам за исключением случаев, предусмотренных

1.2. Личное дело обучающегося является обязательным документом, которое оформляется на каждого обучающегося с момента поступления в школу и ведется до её окончания.
1.3. При приеме ребенка в школу принимает документы в личное дело секретарь школы и передает классному руководителю для формирования личного дела обучающегося.

При поступлении ребенка в первый класс образовательного учреждения заполняется личная карта учащегося. В папку вкладываются иные документы в определенном порядке согласно данному положению. Заявление родителей секретарь регистрирует в Журнале регистрации заявлений в первый класс и делает отметку о наличие предоставленных документов .

1.4.Сформированные личные дела обучающихся 1-х классов классные руководители

передают секретарю в срок до 10 сентября текущего учебного года

1.5.Если ребенок поступает в школу в течение учебного года тов течение 3 дней с

момента передачи секретарем документов для оформления личного дела.

1.5.Категорически запрещается допускать обучающихся к работе с личными делами.

1.6. Личное дело имеет номер ( проставляет секретарь), соответствующий номеру в алфавитной книге записи обучающихся (например, № К-5 означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).
1.7. Личные дела обучающихся ведутся классными руководителями.
1.6. Заместитель директора по воспитательной работе обязан систематически осуществлять контроль за правильностью их ведения.
1.8. Записи в личной карте необходимо вести четко, аккуратно и только черным цветом ручки.
1.9. Подпись директора школы и печать ставятся на следующие документы в личном деле:
на характеристику обучающегося ( 4, 9, 11 класс),
на табель успеваемости обучающегося,
на личную карту по итогам года и на первую страницу при приеме в школу.
1.10. При выбытии обучающегося из школы переводных классов личное дело выдаётся секретарем на основании письменного заявления родителей или лиц, их заменяющих, при наличии запроса о выдаче личного дела из учреждения, в которое переходит обучающийся. Секретарь делает отметку в графе «Отметка о выбытии из школы» личного дела о дате и месте выбытия, директор скрепляет запись своей подписью и печатью. Личное дело может быть отправлено по почте при наличии письменного запроса из образовательного учреждения, в которое выбыл обучающийся.
1.11. По окончании школы личное дело обучающегося хранится в архиве школы 3 года.

2. Содержание личных дел учащихся

2.1.Перечень документов, содержащихся в личном деле при поступлении обучающегося на ступень начального или основного общего образования.

1. Личная карта обучающегося.
2. Копия свидетельства о рождении ребенка.
3. Заявление родителей (законных представителей) о приеме в школу.
4. Договор о предоставлении начального и общего образования общеобразовательным учреждением.
5. Копия свидетельства о регистрации ребенка по месту жительства на закрепленной территории.( акт о проживании без прописки)
6. Другие документы по усмотрению родителей (законных представителей), обозначенные в заявлении о приеме в школу.

2.2.Перечень документов, содержащих в личном деле при поступлении обучающегося на ступень среднего (полного) общего образования.

1. Личная карта обучающегося.
2. Копия свидетельства о рождении ребенка (паспорта), заверенная.
3. Заявление родителей (законных представителей) о приеме в школу.
4. Копия свидетельства о регистрации ребенка по месту жительства на закрепленной территории.( акт о проживании без прописки)
5. Другие документы по усмотрению родителей (законных представителей), обозначенные в заявлении о приеме в школу.
6. Копия аттестата об основном общем образовании (оригинал хранится у родителей).
7. Договор о предоставлении общего образования общеобразовательным учреждением.

2.3.Родители (законные представители) ребенка, являющегося иностранным гражданином или лицом без гражданства, дополнительно предъявляют заверенные в установленном порядке копии документа, подтверждающего родство заявителя (или законность представления прав обучающегося), и документа, подтверждающего право заявителя на пребывание в Российской Федерации.

2.4.Документы подшиваются в личную карту обучающегося.

1. При приобщении в личное дело копий документов на них ставится заверительная надпись «Копия верна», подпись, указывается должность работника, дата подписи, инициалы и фамилия работника, печать.

2..Не допускается хранение посторонних документов в личном деле обучающегося.

3. Порядок оформления личных дел

3.1. Если ребёнок ранее не учился в образовательном учреждении, классный руководитель заполняет личную карту обучающегося:
наклеивается на первую страницу личной карты обучающегося
фотография обучающегося 3*4;
записывает общие сведения об обучающемся ( приложение 1);
располагает документы в соответствии с настоящим положением;

3.2. Если учащийся прибыл из другого образовательного учреждения, классный руководитель:
вклеивает фотографию обучающегося в личную карту, если её нет;
располагает документы в личном деле в соответствии с данным положением;
проверяет личное дело на наличие всех документов в соответствии с данным положением. При отсутствии необходимых в личном деле документов, принимает меры к их восполнению.

3.3. Классный руководитель следит за актуальным состоянием документов в личном деле обучающегося.

3.4. Лицевая сторона личной карты обучающегося заполняется классным руководителем

3.6.Общие сведения об обучающихся заносятся в личную карту обучающегося классным руководителем. Указывается статус родителей (законных представителей) – мать, отец, опекун, представитель по доверенности, попечитель, а также полностью имя, отчество и фамилию на основании документов.

1. Сведения об обучающемся по мере их изменения уточняются и заносятся в личную карту классным руководителем.

3.8.При смене фамилии, адрес, формы обучения прежняя информация зачеркивается горизонтальной чертой, новая пишется рядом.

3.9.В конце учебного года классный руководитель:

3.9.1.Выставляет годовые оценки по учебным предметам в личную карту обучающегося

3.9.2.Делает отметку об итогах года:

3.9.3.Для обучающихся, не имеющих академическую задолженность по всем предметам

по итогам учебного года вносится запись: «Переведен в ________класс»;

3.9.4.Для обучающихся, имеющих академическую задолженность по одному предмету по итогам учебного года вносится запись: «Переведен в ___ класс условно»;

3.9.5.Дя обучающихся завершивших основное общее образование, среднее полное общее образование вносится запись «Выпущен»;

3.9.6.Для обучающихся имеющих академическую задолженность по двум и более предметам вносится запись: «Оставлен на повторное обучение в ______классе.»;

3.9.7.Для обучающихся отчисленных вносится запись: «Исключен».

3.9.8. Заносит сведения об изучении в текущем году факультативных курсов

3.9.9.Выполняет запись о наградах и поощрениях обучающегося по итогам текущего учебного года.

3.9.10. Пишет характеристику на обучающихся 4, 9, 11 классов

3.10.По итогам ликвидации академической задолженности в личной карте обучающегося:

3.10.1.Выставленная по итогам учебного года неудовлетворительная отметка по соответствующему предмету не исправляется;

3.10.2.Внизу страницы вносится запись: «Академическая задолженность по (название предмета) ликвидирована. Отметка по (название предмета) за ___ учебный год __ (__). Протокол педагогического совета от___20 г. №___».

3.10.3.При не ликвидации академической задолженности в личной карте обучающегося:

- В графе итогов учебного года вносится соответствующая запись о решении, принятым педагогическим советом, например: «Оставлен на повторное обучение в ______классе. Протокол педсовета от ___20 г. №___».

- Внизу страницы личной карты вносится запись: «Оставлен на повторное обучение в _классе в связи с тем, что академическая задолженность по (название предмета) за _учебный год не ликвидирована. Протокол педсовета от ___20 г. № ____»

3.11.По окончании каждого учебного года в графе «подпись классного руководителя» вносится подпись классного руководителя и ставится печать школы.

3.12.Все записи в личной карте должны быть сделаны шариковой ручкой черного цвета четко и аккуратно, разборчиво.

4. Порядок выдачи личных дел

1. При переходе обучающегося на другое образовательное учреждение личное дело выдается на основании:

4.1.1.Письменного заявления родителей (законных представителей);

4.1.2.Обходного листа (обходной лист в библиотеке подписывается после полного возврата полученной литературы);

4.1.3.Документа, подтверждающего зачисление обучающегося в другое общеобразовательное учреждение.

4.2.В личную карту секретарем заносятся сведения о выбытии обучающегося из школы.

1. В личное дело при выбытии обучающегося из школы в течение учебного года вкладывается ведомость текущих отметок по всем учебным предметам, заверенная подписью директора и печатью школы.

4.4.Выдача личных дел производится секретарем.

1. Выдача личных дел осуществляется только родителям (законным представителям) обучающихся.
2. При выдаче личного дела секретарь оформляет запись в алфавитной книге о выбытии обучающегося.

4..Личные дела обучающихся, окончивших Гимназию или выбывших по иным причинам передаются в архив.

5. Порядок хранения личных дел

5.1.Личные дела обучающихся в период обучения хранятся в строго отведенном месте (приемной).

5.2.Доступ к личным делам обучающихся имеет только секретарь, отвечающий за хранение личных дел обучающихся; классные руководители ответственные за ведение личных дел.

5.3.Право доступа к документам личного дела обучающегося имеют заместители директора по воспитательной работе, учебно-воспитательной работе.

5.4.Личные дела обучающихся одного класса находятся вместе в одной папке и раскладываются в алфавитном порядке.

5.5.Н торце папки записывается: класс, учебный год, ФИО классного руководителя

5.6.В папке личных дел класса находится список обучающихся с указанием фамилии, имени, отчества, даты рождения, номера личного дела, домашнего адреса и Ф.И.О. классного руководителя. В начале учебного года список обновляется. В течение учебного года в список вносятся изменения, дополнения в соответствии с движением обучающихся.

5.7. В папке личных дел класса хранится Журнал регистрации инструктажей по технике безопасности обучающихся классным руководителем.

5.8.Контроль за состоянием и ведением личных дел осуществляется заместителем директора по воспитательнойработе и директором школы.

1. По окончании школы личное дело обучающихся хранится в архиве в течение трех лет, после чего уничтожается в установленном порядке.

Локальный акт действует до его замены новым.

ПОЛОЖЕНИЕ о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся в ГБОУ СПО РО «Ростовский-на-Дону колледж водного транспорта»

о порядке формирования,ведения и храненияличных дел

обучающихся в ГБОУ СПО РО

«Ростовский-на-Дону колледж водного транспорта»

1. Общиеположения

1.1. Положение « О порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся (далее - Положение) ГБОУ СПО РО «Ростовский-на-Дону колледж водного транспорта (далее - Колледж) является локальным нормативным актом и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел обучающихся в Колледже.

1.2. Настоящее Положение разработано в соответствии с Типовым положением об учреждении среднего профессионального образования (среднем специальном учебном заведении), утвержденном постановлением Правительства РФ от 18 июля 2008 г. № 543, Порядком приема в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения среднего профессионального образования, утвержденные приказом минобрнауки РФ от 15 января 2009 № 4 (с изменениями и дополнениями), Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранен (утв. главным архивным управлением при Совмине СССР 15.08.88 (ред. от 27.06.96).

1.3. Данное Положение обязательно к применению в структурных подразделениях Колледжа, ответственных за формирование, ведение и хранение личных дел абитуриентов и обучающихся (приемная комиссия, учебная часть, отделение заочного обучения). В обеспечении документооборота ответственные подразделения обязаны соблюдать сроки, установленные настоящим Положением.

Сведения, содержащиеся в материалах личного дела обучающегося, относятся к персональным данным и являются конфиденциальной информацией.

При передаче персональных данных обучающихся необходимо соблюдать следующие требования:

- не сообщать персональные данные третьей стороне без письменного согласия обучающихся, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью, а также в других случаях, предусмотренных законодательством;

- не сообщать персональные данные в коммерческих целях без письменного согласия обучающегося;

- разрешать доступ к персональным данным обучающихся только специально уполномоченным лицам Колледжа, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

- не запрашивать информацию о состоянии здоровья обучающегося, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности получения образовательных услуг.

1.4. Документы из личного дела обучающих или их копии могут быть выданы по требованию уполномоченных органов, оформленному в установленном порядке, в том числе: органов прокуратуры, дознания, следствия и суда, адвокатуры, миграционной службы и других.

Запрашиваемая информация предоставляется в объеме, не превышающем объем запрашиваемой информации.

Запрашиваемая информация может быть предоставлена только после получения соответствующего разрешения от директора Колледжа.

Оригиналы документов из личного дела обучающихся выдаются по описи. При этом в дело прикладывается копия выдаваемого документа.

1.5. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных обучающихся, несут дисциплинарную, и административную ответственность в порядке, установленном федеральными законами.

Ответственность за соблюдение установленных настоящим Положением требований также возлагается на руководителей структурных подразделений.

2. Состав документов личного дела

2.1. Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о курсанте, студенте в Колледже. Каждое личное дело формируется в отдельной папке. На обложке делаются отметки: номер дела, фамилия, имя отчество (приложение 1).

2.2.В состав личного дела обучающегося входят следующие документы:

- заявление на имя директора о приеме в Колледж;

- копия документа, удостоверяющего личность;

- документ об образовании государственного образца (подлинник или копия, заверенная в нотариальном порядке);

- копия свидетельства о результатах ЕГЭ, ГИА;

- фотографии размером 3x4;

- заключение медицинской комиссии по профпригодности плавсостава;

- договор об оказании образовательных услуг и дополнительные соглашения к нему: извещения об изменении стоимости и уведомления о начислении пени (платное обучение);

- выписки из приказов (номер и дата приказа) о зачислении, переводе, отчислении, восстановлении и т.д. относящиеся к данному студенту (Приложение 3);

- заявления, справки и другие документы, относящиеся к данному студенту, в том числе заверенная копия трудовой книжки, академическая справка или диплом об образовании, выданные другими образовательными учреждениями;

- справки о предоставлении академического отпуска;

- студенческий билет, зачетная книжка (вкладываются при отчислении);

- обходной лист (вкладывается при отчислении);

- копия академической справки, выданной Колледжем;

- копия диплома и приложения к нему, выданные Колледжем;
- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

2.3. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле (Приложение 2), содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их заголовках и количествах занимаемых листов.

2.4. При заверении копий документов, приобщаемых в личное дело, выполняется заверительная надпись: «Копия верна», подпись, должность работника, инициалы и фамилия работника, дата подписи, с печатью структурного подразделения, заверяющего документ.

3. Формирование личных дел

3.1. На каждого поступающего в Колледж в Приемной комиссии заводится личное дело абитуриента. Абитуриенту выдается расписка о приеме документов с указанием полного перечня всех сданных им документов.

3.2. Ответственность за формирование и ведение личных дел абитуриентов возлагается на ответственного секретаря Приемной комиссии по формам обучения.

3.3. Личные дела зачисленных на очную форму обучения абитуриентов Приемная комиссия передает по акту в учебную часть не позднее, чем за 5 дней до начала учебного года для их дальнейшего ведения. Личные дела зачисленных на заочную форму обучения формируются непосредственно в отделении заочного обучения.

3.4. К моменту передачи личного дела из Приемной комиссии в учебную
часть оно должно содержать следующие документы:

- заявление абитуриента (по установленной форме);

- документ об образовании государственного образца;

- документ, удостоверяющий личность и его ксерокопию;

- копию свидетельства о результатах ЕГЭ, ГИА;

- копию пенсионного страхового свидетельства;

- копию свидетельства ИНН;

- справку с места жительства о составе семьи;

- копию приписного свидетельства или военного билета;

- медицинская справка формы Ф № 086у;

- заключение медицинской комиссии по профпригодности плавсостава;

- подписанный обеими сторонами договор на оказание образовательных услуг;
- опись принятых документов.

3.5. При зачислении студента на первый или последующие курсы для продолжения образования, в том числе в порядке перевода из другого учебного учреждения, его личное дело формируется учебной частью, в котором дополнительно должны быть предусмотрены следующие документы:

- академическая справка, выданная учебным учреждением, в котором студент обучался ранее, с указанием номера приказа об отчислении;

- индивидуальный учебный план для ликвидации академической задолженности (при наличии разницы в учебных планах).

3.6. Личные дела (с копиями документов) абитуриентов, не зачисленных в число студентов, хранятся в течение 1 месяца в учебной части, далее расформировываются и уничтожаются.

4. Ведение личных дел в период обучения

4.1.Во время обучения ответственность за ведение их личных дел возлагается на секретаря учебной части, заведующего отделением заочного обучения, в должностные обязанности которых входит работа с личными делами.

4.2.Личному делу, студенческому билету и зачетной книжке студента присваивается один и тот же унифицированный номер. При получении студенческого билета и зачетной книжки студент расписывается в Журнале регистрации выданных документов. В случае утраты студенческого билета или зачетной книжки студенту выдается новый документ с отметкой «дубликат», который сохраняет порядковый номер утерянного.

При отчислении студента из Колледжа студенческий билет и зачетная книжка сдаются в учебную часть для приобщения в личное дело.

4.3. При переводе студента внутри Колледжа с одной основной образовательной программы (формы обучения) на другую, смене фамилии и или других изменениях студенту сохраняется зачетная книжка, в которую вносятся соответствующие исправления, заверенные подписью директора Колледжа и печатью. На основании приказа о переводе с очного на заочного обучение или наоборот личное дело студента в недельный срок
передается по акту в формы обучения с указанием всего перечня имеющихся в нем документов.

4.4.При восстановлении студента, отчисленного из Колледжа, продолжается ведение личного дела, сформированного ранее. В личное дело студента включается заявление на восстановление с визой заместителя директора по учебной работе, копия приказа о восстановлении, новый договор на оказание образовательных услуг, индивидуальный учебный план по ликвидации разницы в учебных планах. Студенту выдается зачетная книжка, имеющаяся в личном деле.

4.5. Во время обучения в личное дело студента подшиваются:

- выписки из приказов по данному студенту о зачислении, отчислении, переводе, предоставлении академического отпуска, поощрении и взыскании и т.п. за весь период обучения (приложение 3):

- подлинники личных заявлений, справок и др. документов за весь период обучения (при получении);

- копия академической справки (если таковая запрашивается студентом);

- лист перезачета дисциплин для обучающихся в сокращенные сроки.

Личные заявления и лист перезачета дисциплин должны иметь резолюцию заместителя директора по учебной работе.

4.6. При отчислении обучающегося из Колледжа в личное дело вносятся:

- выписка из приказа об отчислении;

- студенческий билет и зачетная книжка;

- копия академической справки;

- копия документа об образовании, полученного в Колледже, и приложение к нему (при отчислении в связи с окончанием обучения);

- копия документа об образовании, предоставленного студентом на момент зачисления в Колледж (в случае если в деле хранился подлинник;

- оформленный обходной лист;

- внутренняя опись документов.

5. Хранение личных дел

5.1. В период поступления и обучения студента в Колледж его личное дело хранится в отдельном шкафу помещения соответствующего структурного подразделения. Доступ к личным делам имеет только работник, отвечающий за ведение и хранение личных дел студентов.

5.2. Право доступа к документам личного дела студента также имеют директор, заместитель директора по учебной работе, заведующие отделениями, ответственный секретарь приемной комиссии.

Иным лицам право доступа может быть предоставлено на основании служебной записки с резолюцией заместителя директора по учебной работе.

5.3. Изъятие документов из личного дела возможно лишь с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором хранится личное дело, и уведомления сотрудника, ведущего личные дела. Допускается изъятие только копки имеющихся документов.

5.4. В случае утраты/порчи личного дела по каким-либо причинам, работником, ответственным за работу с личными делами, составляется акт об утере/порчи личного дела и формируется новое личное дело.

5.5. Заключительную работу по ведению личных дед студентов, отчисленных до окончания нормативного срока обучения в Колледже, производит учебная часть, выполняя следующие операции:

- подшивку (вложение) в личное дело следующих документов:

1) выписку из приказа об отчислении;

2) копию академической справки;

3) оформленный обходной лист;

4) студенческий билет;

5) зачетную книжку;

- выдачу документа государственного образца об образовании, представленного при поступлении Колледж, под подпись студента с сохранением в личном деле копии данного документа;

- закрытие (в том числе подшивка) личного дела с вложением листа-заверителя;

- хранение личного дела до передачи его в архив Колледжа;

- составление акта (с указанием порядкового номера и Ф.И.О.) и описи на передачу личных дел в архив Колледжа;

- передачу личных дел в архив Колледжа.

5.6. Заключительную работу по ведению личных дел студентов, отчисленных в связи с окончанием Колледжа, производит учебная часть, выполняя следующие операции:

- подшивку (вложение) в личное дело документов в связи с отчислением:

1) выписку из приказа об окончании обучения в Колледже;

2) заверенную заместителем директора по учебной работе копию диплома с приложением;

3) оформленный обходной лист;

4) студенческий билет;

5) зачетную книжку.

- выдачу документа государственного образца об образовании, представленного при поступлении в Колледж, под подпись студента с сохранением в личном деле копии данного документа;

- закрытие (в том числе подшивка) личного дела с вложением листа-заверителя;

- хранение личного дела до передачи его в архив Колледжа;

- составление акта (с указанием порядкового номера и Ф.И.О.) и описи на передачу личных дел в архив Колледжа;

- передачу личных дел в архив Колледжа.

5.7. Личные дела студентов, отчисленных из Колледжа, передаются на хранение в архив Колледжа. Передача личных дел в архив Колледжа осуществляется по акту в начале календарного года общим списком.

5.8. Для передачи личных дел в архив все листы, кроме внутренней описи и листа заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу простым карандашом. Зачетная книжка и студенческий билет нумеруются каждый одним листом.

5.9. Личные дела студентов, отчисленных в связи с окончанием обучения, сдаются в архив в сшитом состоянии. Личные дела досрочно отчисленных студентов сдаются в архив сшитые на скоросшивателе.

Приложение 1 Обложка личного дела

Приложение 2 Опись личного дела

Приложение 3 Выписка из приказов по студенту

Приложение 4 Журнал регистрации личных дел

Приложение 5 Опись дел по личному составу

Приложение 6 Лист заверитель дела

Принято педагогическим советом ГБОУ СПО РО РКВТ

«_____» ___________ 2012 г. Протокол № _______