Рейтинг: 4.1/5.0 (1839 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется
При регистрации поступившего документа записывается наименование организации – автора документа. При регистрации исходящего документа записывается наименование организации-корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации
Дата и индекс поступления
Заполняется при регистрации входящего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов
Дата и индекс документа
Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-автором; переносятся с входящего или исходящего документа
Заголовок (краткое содержание)
Переносится заголовок, сформулированный на документе
Резолюция или кому направлен документ
Переносится текст резолюции руководителя
Проставляется дата (число, месяц, год), к которой документ должен быть исполнен. При регистрации исходящего инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа
Отметка об исполнении документа
Кратко записываются решение вопроса по существу, дата и индекс документа-ответа
Проставляется индекс дела, в которое помещен документ после исполнения в соответствии с номенклатурой дел
Приложение 8 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях
Примерная форма журнала регистрации входящих документов
Дата поступления и индекс документа
Корреспондент, дата и индекс поступившего документа
Резолюция или кому направлен документ
Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет
Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.
Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.
Следовательно, регистрация преследует три цели :
Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.
Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.
К документам, не подлежащим регистрации. как правило, относятся :
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.
Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Существуют три формы регистрации документов:
Журнальная формаЖурнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы. например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа. секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.
Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:
Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.
Карточная формаКарточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки. так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.
Автоматизированная формаОднако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.
Регистрация входящих документовВходящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.
Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.
В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:
Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.
Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы:
В регистрационной карточке эти же данные могут быть расположены так:
Такая карточка может конструироваться на формате А5 (148x210) или А6 (105x148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.
Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.
При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в которую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе.
При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить. Например, добавить:
Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки, но имеет и свои особенности.
Форма электронной регистрационной карточки, как правило, содержит как данные (поля), заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), данные (поля), которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и данные (поля), которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки. но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.
С помощью раскрывающихся списков, как правило, заполняются данные (поля):
С помощью пополняемого списка заполняются данные (поле) «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.
Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.
Регистрация исходящих и внутренних документовРегистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Указываются:
Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например количество листов» наличие приложений» номер бланка, порядок отправки и т.д.
Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.
Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д.
Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.
При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:
Как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т.д.
Каждый вид документа (приказы. распоряжения. договоры. докладные записки ) регистрируется и нумеруется самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ. К номеру могут быть добавлены буквы. Например, к приказу по личному составу — «лс», т. е. личный состав, или «к» — кадры, к номеру распоряжения-буква «р»-распоряжение и т.д.
Постановка рациональной системы регистрации документов позволяет службе делопроизводства владеть информацией о всех документах организации и выполнять квалифицированно такие важные задачи, как информационно-справочная работа и контроль за исполнением документов.
Правоведение
Рисунок 6.5. Примерный вид формы регистрационно-контрольной карточки
На верхнем поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку.
Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц – в каждой ячейке хранятся карточки, срок исполнения которых заканчивается в этот день; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы.
Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использование персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.
09.04.2015 2.31 Mб 1 КОМПАНОВКА ДИПЛОМ.vsd
Шпаргалки на телефон — незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. Благодаря нашему сервису вы получаете возможность скачать на телефон шпаргалки по документоведению и делопроизводству. Все шпаргалки представлены в популярных форматах fb2, txt, ePub. html, а также существует версия java шпаргалки в виде удобного приложения для мобильного телефона, которые можно скачать за символическую плату. Достаточно скачать шпаргалки по документоведению и делопроизводству — и никакой экзамен вам не страшен!
Если приложение не запускается на вашем телефоне — воспользуйтесь этой формой .
Следующий вопрос »
Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистра
Регистрация документов. Регистрационные формы и их заполнениеРегистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрация преследует три цели:
- учет документов, то есть создание банка данных о документах организации;
- контроль их исполнения;
Процедура регистрации состоит из двух этапов:
- проставление отметки на документе;
- заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).
При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:
Из документа в регистрационную форму, как правило, выписываются следующие сведения:
- дата получения и входящий индекс (номер);
- дата и индекс документа, присвоенный ему организацией-автором;
- автор (корреспондент), то есть чей это документ;
- заголовок (о чем документ);
- резолюция (срок исполнения, исполнитель);
- ход исполнения (отметки о контроле);
- номер дела, куда подшит документ после исполнения.
Индексация документов - присвоение документам регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначении) при регистрации.
При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов).
Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.
В зависимости от объема документооборота для регистрации документов используются различные формы: журнальная, карточная и электронная.
В небольших организациях с объемом документооборота менее 500 документов в год используются журналы для регистрации всех видов документов. В этом случае рекомендуется использовать следующую форму журнала (табл. 1).
Соответственно, для регистрации исходящих и внутренних документов также заводятся свои журналы, форма которых представлена в табл. 2.
Более удобной является карточная форма регистрации. Регистрационные графы в журнале и регистрационно-контрольной карточке (РКК) существенных различий не имеют.
В необходимых случаях, вызванных спецификой деятельности организации, допускается введение в лицевую сторону карточки дополнительных реквизитов, например: «Количество листов», «Расписка в получении документа» и др. Расположение реквизитов произвольное.
Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных картотек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.
Форму карточки и расположение в ней реквизитов может определить организация и записать в инструкцию по делопроизводству. Бланки РКК изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на плотной бумаге светлых тонов формата А-5 или А-6.
В примере приведена типовая регистрационно-контрольная карточка (РКК).
Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется организацией.
Преимущества карточной формы регистрации:
- для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов рекомендуется единая форма карточки;
- карточки можно заполнять на машинке в нескольких экземплярах (для контрольной картотеки, структурных подразделений);
- РКК можно группировать в картотеки по различным признакам, что позволяет быстро находить информацию при большом объеме документов.
Наиболее рациональной формой является электронная регистрация документов.
В этом случае на экран выводится карточка с графами, аналогичными традиционной, и в нее заносятся сведения о документе. Данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. Электронная регистрация документов позволяет осуществлять быстрый поиск нужной информации, получать статистическую отчетность по любому выбранному параметру, организовывать контроль исполнения документов и многое другое.
Похожие вопросы<*> В случае использования электронно - вычислительной техники при организации делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан могут применяться регистрационно - контрольные карточки, содержащие все вышеуказанные реквизиты, расположенные в последовательности, удобной для применения средств вычислительной техники.
Корреспондент - фамилия, имя, отчество, место жительства или работы, телефон заявителя или заявителей, для писем без подписи делается запись - "без подписи".
Предыдущие обращения - даты и регистрационные индексы предыдущих предложений, заявлений и жалоб заявителя.
Вид документа - предложение, заявление или жалоба, поступившие по почте или поданные при личном приеме, и количество листов в них.
Автор, дата, индекс сопроводительного письма - название организации, переславшей предложение, заявление, жалобу.
Дата, индекс поступления - дата поступления предложения, заявления, жалобы (по почте или на личном приеме) и их регистрационные индексы.
Краткое содержание - предложения, заявления, жалобы.
Ответственный исполнитель - наименование организации или структурного подразделения, отвечающего за разрешение предложения, заявления, жалобы.
Резолюция - переносится с документа или записывается на личном приеме.
Автор резолюции - должность, фамилия и инициалы руководителя, автора первой резолюции.
Срок исполнения - указывается в соответствии с резолюцией или сроками исполнения, установленными законодательством. Запись об изменении сроков производится в следующей графе строки с указанием нового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего решение о его изменении.
В левом верхнем углу лицевой стороны карточки указывается код РКК (0229140) по Общесоюзному классификатору управленческой документации и код организации, в которой заводится регистрационно - контрольная карточка.
В правом верхнем углу проставляется штамп "ПОВТОРНО" при регистрации повторных обращений.
Ход исполнения - графа "Дата передачи на исполнение" - указывается дата вручения документа непосредственному исполнителю;
графа "Исполнитель" - фамилия, инициалы и телефон непосредственного исполнителя (графы заполняются при каждом перемещении документа);
графа "Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе" - адресат, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или запроса;
графа "Контрольные отметки" - отметки о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.
Дата, индекс исполнения - дата и регистрационный индекс документа, содержащего окончательное решение.
Адресат - указываются все адресаты, которым послан документ с окончательным решением.
Содержание - заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено).
С контроля снял - должность, фамилия и инициалы руководителя или другого должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля предложения, заявления, жалобы.
Подпись контролера - подпись ответственного за контроль по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
Дело. том. листы. - индекс дела по номенклатуре, номер тома и листов (проставляются после завершения разрешения и подшивки в дело).
Фонд. опись. дело. - проставляются после сдачи дела в архив.
Размеры карточки рекомендуются А5 (148 x 210) и А6 (105 x 148).
по состоянию на 25 января 2005 года
Правила регистрации входящих, исходящих и внутреннихдокументов
В <<<обновлении за 1.08.2002 “Правила регистрации приказов. Формированиеприказов в дела” >>> были рассмотрены правила регистрации приказов. Кроме приказов в организации в течение делопроизводственного года образуется большое количество других внутренних документов (докладные записки, положения, инструкции, акты и т.д.). Помимо этого, каждая организация создает и отправляет документы другим организациям и гражданам (т.н. исходящие документы) и, в свою очередь, получает документы от них (т.н. входящие документы). Правила регистрации всех этих групп документов несколько отличаются от требований, предъявляемых к регистрации приказов.
Прежде всего, необходимо определить, что понимается под регистрацией документов.
Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме.
При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение – индекс. Как правило, индекс исходящих, большинства внутренних и в некоторых случаях входящих документов сложный (в отличие от приказов) и состоит из ряда элементов: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа. Индекс структурного подразделения указывает, к деятельности какой структурной части относится документ, куда он поступит на исполнение, где будет храниться до передачи в архив организации. Номер дела по номенклатуре отражает местонахождение документа в соответствии с принятой классификационной схемой документов учреждения, т.е. сводной номенклатурой дел (см. в <<<обновлении за1.10.2001 “Номенклатура дел: правила составления и оформления. Особенностисоставления номенклатуры дел кадровой службы ” >>>, <<<обновлении за 1.11.2001“Номенклатура дел: правила составления и оформления. Особенностисоставления номенклатуры дел кадровой службы ” >>>). Например, регистрационный индекс документа – 3-18/248, где 3 – индекс структурного подразделения, 18 – номер дела по номенклатуре, 248 – порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.
Следует отметить, что в зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов может иметь свои особенности. Тем не менее при регистрации документов должны соблюдаться следующие общие требования:
Немаловажное значение для правильной организации работы по регистрации документов имеет определение категории документов, не подлежащих регистрации. Нерегистрируемые документы определяются на основании Перечня документов, не подлежащих регистрации, составляемого каждой организацией самостоятельно (например, в него могут входить рекламные извещения, плакаты, программы конференций, прейскуранты и т.п.). Кроме того, в каждой организации составляется Перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления, который утверждается руководителем учреждения. В него включаются документы, регистрируемые только в отраслевых и функциональных службах организации (например, счет-фактуры, накладные и другие подобные документы регистрируются только в бухгалтерии организации). Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются им минуя руководство организации.
Регистрация входящих документов
Вся поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой документационного обеспечения управления: канцелярией, общим отделом, секретарем и др. (далее – служба ДОУ).
До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность ее доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата – возвращается отправителю с отметкой на конверте «Ошибочно доставлено». В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, а второй остается в службе ДОУ.
Все полученные конверты вскрываются в службе ДОУ за исключением присланных в адрес общественных организаций (например, профкома) и с пометкой «лично». Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются кроме следующих случаев:
В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело. Также следует сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.
В случае отсутствия в конвертах листов документа или приложений отправителю посылается запрос или сообщение по телефону, а на документе ставится отметка «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.
Независимо от того, подлежит или не подлежит документ регистрации службой ДОУ, на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа (регистрационный штамп) с датой поступления. Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на конвертах (пакетах).
Регистрационный штамп имеет размеры 16х42 мм, проставляется справа на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа и оформляется следующим образом:
сокращенное наименование организации
№ (место для индекса)
После проставления регистрационного штампа нерегистрируемые документы, а также документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, направляются по назначению соответствующим исполнителям.
Остальные документы, поступающие в организацию, регистрируются централизованно службой ДОУ. Децентрализованная регистрация документов допускается только в случае территориальной разобщенности структурных подразделений организации.
При регистрации входящего документа в регистрационном штампе проставляется дата поступления и индекс документа. В качестве индекса указывается порядковый номер поступившего документа. Регистрационный штамп, таким образом, приобретает следующий вид:
Входящий документ регистрируется в регистрационно-контрольной карточке (далее – РКК) или журнале регистрации входящих документов.
Форма РКК закреплена в Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной <<<приказом Государственного комитета по архивам и делопроизводству РеспубликиБеларусь от 23 мая 1995 г. № 13 >>> (далее – Примерная инструкция по делопроизводству). Она имеет следующий вид:
Регистрационная карточка имеет размер формата А6 (105х148) или А5 (148х210). Право выбора формата предоставлено организациям. Не следует обрамлять карточки рамкой, т.к. это сокращает полезную площадь. Названия реквизитов карточки набирают самым мелким шрифтом в нижней строчке графы с тем, чтобы после заполнения карточки выделялись данные с документов, внесенные после регистрации. Карточку можно заполнять на пишущей машинке под копирку или от руки в необходимом количестве экземпляров, а также в автоматизированном режиме с последующей распечаткой.
Календарная шкала карточки (вверху лицевой стороны) должна использоваться для контроля за сроками исполнения документа: на ней отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ. На карточке формата А6, на которую нанесены только нечетные числа (1, 3, 5 и т.д.), срок исполнения документа, если он приходится на четное число, отмечается днем раньше.
В графах РКК при регистрации поступившего документа указываются следующие данные:
Допускается введение в карточку дополнительных реквизитов: «Расписка в получении», «Исполнитель и номер его телефона» и др. Возможно разделение сложных реквизитов на составные («Дата и индекс поступления», «Дата и индекс документа»).
Следует обратить внимание, что установленная форма РКК применяется для регистрации только служебных документов. Форма РКК для регистрации обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб, отзывов) несколько отличается, состав реквизитов РКК и требования к их заполнению закреплены в Методических рекомендациях по ведению делопроизводства по обращениям граждан, утвержденных <<<приказомМинистерства образования Республики Беларусь от 11 декабря 1996 г. № 530 >>>. Входящие документы могут регистрироваться также в журнале регистрации входящих документов. Форма такого журнала также закреплена в Примерной инструкции по делопроизводству и имеет следующий вид:
Дата поступления и индекс документа
Корреспондент, дата и индекс поступившего документа
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении
Журнальная форма регистрации документов допускается только в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Решение о форме регистрации документов (карточной или журнальной) в организации оформляется приказом руководителя.
Документы после регистрации из службы ДОУ должны передаваться на рассмотрение руководству в день поступления с двумя экземплярами РКК. Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая переносится в соответствующую графу РКК или журнала регистрации входящих документов.
После этого документ с одним экземпляром РКК направляется (через службу ДОУ) исполнителю, а второй экземпляр РКК остается в службе ДОУ и помещается в раздел «Неисполненные документы» справочной картотеки (в случае, когда документ берется на особый контроль, экземпляр РКК помещается в контрольную картотеку). Если документ не требует решения руководства, он передается непосредственным исполнителям согласно их компетенции. В этом случае резолюция, естественно, не оформляется и в РКК не переносится.
После исполнения поступившего документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Эта отметка включает в себя следующие данные:
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется слева на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа.
Отметка об исполнении документа переносится в РКК (журнал регистрации входящих документов), которая помещается в раздел «Исполненные документы» справочной картотеки организации. После этого документ подшивается в дело согласно отметке об исполнении документа.
Приведем пример оформления входящего документа после совершения над ним всех регистрационных процедур (до оформления отметки об исполнении), а также пример заполнения РКК на такой документ.
Образец оформления входящего документа
НВА «Кн³жны дом» НПО «Книжный дом»
вул. Я.Коласа, 55, 220113, г. М³нск ул. Я.Коласа, 55, 220113, г. Минск
тэл. (0172)32-18-96 тел.(0172)32-18-96
факс (0172)32-18-97 факс (0172)32-18-97
Р.р. 3041223650029 ¢ Гарадской дырэкцыi Р.с. 3041223650029 в Городской дирекции
АКБ «Белб³знэсбанк», код 739 АКБ «Белбизнесбанк», код 739
На № _________ад___________ Директору
О проведении международной Перовичу В.Л.
книжной выставки ул. Кропоткина, 57
Оформить заявку и подготовить
перечень наших изданий
для выставки к 12.07.2002
Уважаемый Вячеслав Леонидович!
Фирма «Книжный дом» проводит 20–25 сентября 2002 г. в г. Минске традиционную международную выставку-продажу книг научного, учебного, методического, производственно-практического и справочного характера. На выставке будут представлены ведущие белорусские издательства, а также издательства России, Украины, Казахстана, Польши, Великобритании, Германии и других стран.
Так как Ваша фирма осуществляет выпуск литературы соответствующего профиля, приглашаем Вас принять участие в нашей выставке.
Для этого необходимо до 01.08.2002 прислать в наш адрес заявку на участие в выставке (форма заявки прилагается), а также два экземпляра каталога (перечня) изданий, которые Вы хотели бы представить на выставке, с указанием стоимости каждого издания. В случае положительного решения об условиях и порядке проведения выставки будет сообщено дополнительно.
Приложение: на 1 л. в 1 экз.
Директор НПО Подпись Г.М. Брегер
Вертинский 232 51 38
ООО «Публицист»
07.07.2002
№ 57
Регистрация исходящих документов
Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются централизованно службой ДОУ в регистрационно-контрольных карточках или в журнале регистрации исходящих документов.
Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа.
Первоначально исполнитель, подготовивший проект документа, до представления его на подпись руководителю проставляет на нем индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия исходящего документа, например: № 5-14. После подписания документ передается в службу ДОУ, где он регистрируется и к индексу добавляется порядковый номер исходящего документа, например: № 5-14/346. Порядковые номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит. Например, исходящий документ, подготовленный бухгалтерией, получит индекс 6–15/345 (6 – индекс бухгалтерии, 15 – номер дела в бухгалтерии, в котором будет храниться копия исходящего документа), следующий за ним документ, подготовленный отделом кадров, получит индекс 5-14/346 (5 – индекс отдела кадров, 14 – номер дела в отделе кадров, в котором будет храниться копия исходящего документа) и т.д.
Регистрационный индекс с документа переносится в РКК. Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Единственное отличие в заполнении РКК на исходящие документы заключается в том, что в графе «Автор (корреспондент)» пишется название организации, в которую направляется документ.
Регистрация исходящих документов может иметь особенности в зависимости от того, является документ ответным или инициативным. Исходящие документы-ответы рекомендуется регистрировать на тех же карточках, что и входящие документы-запросы. В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будет индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ (берется из регистрационного штампа). В РКК информация о документе-ответе записывается в графу «Отметка об исполнении документа».
Рассмотрим примеры оформления исходящего документа-ответа на письмо, приведенное в предыдущем примере, и заполнения РКК на него.
Образец оформления исходящего документа-ответа
ТАА «Публ³цыст» ООО «Публицист»
вул. Крапотк³на, 57, 220002, г. М³нск ул. Кропоткина, 57, 220002, г. Минск
тэл.(0172) 68-66-17 тел.(0172) 68-66-17
факс(0172) 69-04-02 факс(0172) 69-04-02
Р.р. 3041223650920 у Гарадской дырэкцыi Р.с. 3041223650920 в Городской дирекции
АКБ «Белб³знэсбанк», код 937 АКБ «Белбизнесбанк», код 937
На № 4-9/131 ад 04.07.2002 Директору
НПО «Книжный дом»
Об участии в международной г-ну Брегеру Г.М.
книжной выставке ул. Я.Коласа, 55,
Уважаемый Герман Максимович!
Благодарим Вас за приглашение принять участие в международной книжной выставке, организуемой Вашей фирмой. ООО «Публицист» готово представить на выставку ряд изданий, получивших высокую оценку экспертов некоторых белорусских и российских научных учреждений и вузов.
Ждем Ваших предложений об условиях и порядке проведения выставки.
Приложение: 1. Заявка на участие в выставке на 1 л. в 1 экз.
2. Перечень изданий ООО «Публицист» для экспонирования на выставке на
Директор ООО Подпись В.Л. Перович
Чалый 268 66 15
Чалому В.Н.Оформитьзаявку иподготовитьпереченьнаших изданийдля выставки
к 12.07.2002
Если же исходящий документ является инициативным, то он будет зарегистрирован на отдельной карточке. Кроме того, в зависимости от принятой системы делопроизводства на отдельных карточках допускается регистрировать и документы-ответы, однако в этом случае требуется заполнять дополнительные экземпляры РКК на исходящие документы-ответы.
В указанных случаях регистрационный индекс исходящего документа будет состоять из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера исходящего документа. Так, в приведенном примере ответного документа порядковый номер ответа будет уже не 57, а, например, 101. Соответственно и индекс исходящего документа будет не 1-18/57, а 1-18/101.
В РКК на исходящие инициативные документы (документы-запросы) графа «Отметка об исполнении документа» заполняется после получения ответного письма либо иной необходимой информации об исполнении документа. Если ответ не ожидается, то в соответствующей графе пишутся слова «В дело» с добавлением индекса дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа.
На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, один экземпляр РКК, который помещается в справочную картотеку. В случае, когда документ берется на особый контроль, заполняется дополнительный экземпляр РКК, который помещается в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (составитель документа проставляет дату на копии, если срок не указан в тексте документа).
Сведения о документах-ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.
Аналогичным образом заполняются графы журнала регистрации исходящих документов. Например:
Дата и индекс документа
При журнальной форме регистрации документов порядковый номер исходящего документа всегда будет самостоятельным и никак не связанным с порядковым номером поступления.
После регистрации первый экземпляр исходящего документа направляется корреспонденту по назначению, а его копия (т.н. отпуск) подшивается в соответствующее дело. Вместе с копией исходящего документа в это дело включается документ-запрос (если исходящий документ является ответным) или документ-ответ (если исходящий документ являлся инициативным и требовал письменного ответа).
Регистрация внутренних документов
Правила регистрации внутренних документов различаются в зависимости от вида документа.
Распорядительные документы (распоряжения, указания, решения, постановления), протоколы, акты регистрируются по тем же правилам, что и приказы (см. в <<<обновленииза 1.08.2002 “Правила регистрации приказов. Формирование приказов в дела” >>> ). Они регистрируются на карточках или, при незначительном объеме документооборота, в журналах. Регистрационными индексами этих документов являются порядковые регистрационные номера, присвоенные им в пределах данного вида документа в течение делопроизводственного года. Соответственно при журнальной форме регистрации каждый вид документов регистрируется в отдельном журнале.
Другие наиболее важные внутренние документы (докладные записки, справки и т.д.) регистрируются на общих основаниях по тем же правилам, что и исходящие документы. Для регистрации таких документов может вестись отдельный журнал либо их, при очень небольшом количестве, можно регистрировать в одном журнале с исходящими документами (Примерной инструкцией по делопроизводству установлена единая форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов).
А.Е. Рыбаков, начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы имеждународных связей Комитета по архивам и делопроизводству при СоветеМинистров Республики Беларусь, кандидат исторических наук
