Требования к структуре и содержанию должностной инструкции

Главная | О нас | Обратная связь

1. При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.

2. Для должностной инструкции обязательными являются следующие элементы:

· Текст должностной инструкции;

3. Текст должностной инструкции, как правило, состоит из следующих разделов:

4. Раздел "Общие положения" включает:

· наименование должности с обозначением структурного подразделения;

· должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник;

· порядок назначения на должность и освобождения от должности;

· перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствует­ся работник, занимающий данную должность;

· квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);

· требования к специальным знаниям и навыкам.

5. В разделе "Должностные обязанности" устанавливается конкретное содержание дея­тельности работника. В разделе указывают:

· участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);

· виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: "руководит", "готовит", "утверждает", "рассматривает", "исполняет", "обеспечивает" и т.п.).

6. При перечислении обязанностей их следует разбить на группы:

· обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и т.п.);

· обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, правок, устной информации и т.п.);

· обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций, инструктажей и т.п.);

· обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий.

7. В разделе "Права" устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:

· право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;

· право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;

· право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства;

· право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;

· право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.);

· право требовать определенных действий от других работников.

8. В разделе "Ответственность" устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

9. В разделе "Взаимодействие" указывается, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы и рассматриваются другие вопросы информационных взаимосвязей работника с подразделениями, лицами, организациями.

10. Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

11. После утверждения должностная инструкция передается работнику/работникам, для росписи в листе ознакомления.

Должностная инструкция

Должностная инструкция — это основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Источниками для разработки должностных инструкций являются:

• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.
• Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.
• Типовые должностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.
• Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции — это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов :

1. Общие положения . в которых содержится наименование должности в соответствии со штатным расписанием; образование, опыт работы в учреждении; кем назначается и освобождается от занимаемой должности; какими нормативными документами руководствуется в своей деятельности.

1.1. Инспектор по учету и регистрации корреспонденции является работником, осуществляющим прием, учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.

1.2. Инспектор подчинен непосредственно начальнику Управления делами.

1.3. На должность инспектора назначаются лица, имеющие специальное образование по организации делопроизводства и практический опыт работы в учреждении.

1.4. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации по представлению начальника Управления делами.

1.5. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

* действующим законодательством РФ;

* правилами внутреннего трудового распорядка;

* приказами (указаниями) руководителя организации и начальника ДОУ;

* нормативно-методическими материалами по организации

* настоящей должностной инструкцией.

2. Основные задачи и обязанности. В этом разделе формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, которые должны включать особенности подготовки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений.

Например: …«Основной задачей заведующего архивом является организация и ведение архивного дела на предприятии, обеспечение в соответствии с установленным порядком приема, регистрации, систематизации, хранения и использования документов.

Для выполнения возложенных на него задач заведующий архивом обязан:

*руководить работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов;

*оказывать максимальную помощь в поиске необходимых документов;

*инструктировать работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив;

*контролировать своевременность поступления в архив документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения;

*руководить работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, сроки хранения которых истекли;

*осуществлять контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

*организовывать работу по выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;

*составлять установленную отчетность;

*принимать участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела в организации;

*сохранять конфиденциальность информации».

3. Права. В этом разделе перечисляются такие права работника делопроизводственной службы, как принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право возврата документов на доработку и т. д.

Например: «Инспектор имеет право:

*проверять сохранность, правильность адресования поступающей корреспонденции и своевременно возвращать ее почтовому отделению;

*не принимать от структурных подразделений неправильно оформленные документы, предназначенные для отправления;

*докладывать начальнику Управления делами о несвоевременно полученных документах, требующих срочного исполнения».

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

4. Ответственность. В данном разделе формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а так же за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная или материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.

Например, «Инспектор несет ответственность за:

*неиспользование предоставленных прав, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей;

*нарушение инструкции по делопроизводству организации;

*нарушение трудового распорядка, а так же данной должностной инструкции».

5. Взаимоотношения (взаимосвязи по должности).В разделе определяется порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами. Раздел имеет координирующее значение и особенно важен для установления и регламентации связей между структурными подразделениями, установления их иерархии взаимных обязательств. В разделе должно быть описано, кто и от каких структурных подразделений получает документацию, кому предоставляют информацию, с кем сотрудничают по определенным вопросам.

Например: «Секретарь структурного подразделения взаимодействует:

*с канцелярией и другими структурными подразделениями по вопросам подготовки, исполнения и оформления документов;

*с административно-хозяйственной частью — по вопросам обеспечения сотрудников подразделения бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями;

*с информационным отделом — по вопросам технического обслуживания организационной и вычислительной техники, установленной в подразделении».

Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

50 Должностная инструкция и личностная спецификация назначение и структура

«Должностная инструкция и личностная спецификация: назначение и структура»

Должностная инструкция: назначение и структура

Должностная инструкция - это повсеместно применяемый на практике документ, в котором подробно регламентируются все основные моменты, связанные с выполнением работ по конкретной должности. Она определяет квалификационные требования к претендентам на ту или иную должность, функции работника, его права, обязанности, сферу ответственности.

Основное функциональное назначение должностной инструкции состоит в осуществлении организационно-нормативной регламентации повседневной деятельности должностных лиц (работников соответствующих категорий) предприятия, что, в свою очередь, позволяет нам обозначить основную функцию данного документа как регламентирующую или организационно-нормативную. Следует отметить, что такая регламентация направлена на:

- рациональное разделение труда между соответствующими должностными лицами (категориями работников) предприятия;

- обеспечение, по возможности, равномерной загрузки работников предприятия;

- оптимальное распределение работ (заданий, поручений) между работниками с учетом квалификации последних и в зависимости от их сложности.

В свою очередь, работники предприятия обязаны руководствоваться соответствующими должностными инструкциями в процессе реализации своих полномочий, а в случае нарушения их положений - нести за это ответственность, предусмотренную законодательством и иными нормативными (нормативно-правовыми) актами, а также локальными актами предприятия.

Вспомогательное (второстепенное) функциональное назначение должностной инструкции заключается, во-первых, в обучении вновь принятых на предприятие работников, а также работников предприятия, перемещенных на новые должности (рабочие места) (обучающая, или тренинговая, функция). Во-вторых, должностная инструкция, как правило, используется на этапе отбора персонала в качестве одного из документов проверки имеющихся у соискателей (кандидатов на должность) знаний (контрольная функция).

Наконец, в-третьих, имеющиеся в распоряжении предприятия должностные инструкции, как правило, используются в качестве информационно-методической основы для их периодического уточнения (например, при изменении содержания работы того или иного должностного лица), а также для разработки новых должностных инструкций, в том числе для работников предприятия, занимающих должности с совмещенными полномочиями (информационно-методическая функция).

Иными словами, самое важное в должностных инструкциях - то, что они играют огромную роль в процессе организации труда работников, в рациональном использовании трудовых ресурсов, в структурных внутрипроизводственных связях, в поддержании трудовой дисциплины.

Качественно разработанные должностные инструкции помогают решить следующие вопросы:

- устранить дублирование функциональных обязанностей несколькими сотрудниками при выполнении тех или иных работ;

- установить подчиненность сотрудников, обеспечить их взаимодействие в процессе труда;

- объективно и беспристрастно оценить деятельность работника в тех случаях, когда это необходимо (при повышении квалификационных разрядов, при зачислении в кадровый резерв, при решении вопроса о соответствии занимаемой должности и т.д.);

- разграничить ответственность сотрудников за выполняемую работу, применять дисциплинарные взыскания за невыполнение (ненадлежащее выполнение) трудовых обязанностей только при наличии достаточных оснований, вытекающих из должностной инструкции.

В конечном счете все это благоприятно влияет на результаты работы как отдельных сотрудников, так и организации в целом.

Надо учитывать, что должностная инструкция разрабатывается не для конкретного работника, а для определенной должности. Она обезличена и регламентирует выполнение работ по данной должности безотносительно к тому, кто ее занимает и сколько сотрудников организации работают на таких должностях.

Должностная инструкция, как правило, имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста:

- взаимоотношения (связи по должности).

«Общие положения» в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, ее категории; требования к образованию и практическому опыту (стажу работы по специальности); порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия; основные законодательно-правовые, нормативно-методические и организационные документы, на основании которых работник осуществляет свою служебную деятельность; подчиненность и кем руководит.

В разделе «Функции» указывают основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - «Функции и должностные обязанности" (или «Основные задачи и обязанности»).

Все функции, записанные в положении о структурном подразделении, должны быть включены в должностные инструкции работников подразделения. Чем детальнее будет описано, не только что, но и как выполняет работник, тем ценнее будет должностная инструкция.

Раздел «Права» очень важен для работника. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Очень важны права доступа к информации, в том числе и конфиденциальной, право согласовывать и подписывать определенные виды документов и т.д.

Раздел должностной инструкции «Ответственность» может быть написан обобщенно, например: «Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией», или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Работая над этим разделом, следует помнить, что ответственность устанавливается в строгом соответствии с законодательством.

Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности) также очень важен для организации работы. Работать будет значительно легче, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками данный работник взаимодействует. Этот раздел представляют в виде таблицы или схемы.

2. Личностная спецификация. назначение и структура

Если мы хотим отобрать человека для выполнения какой-либо работы, то необходимо заранее определить требования, которые данная работа предъявляет к работнику, и зафиксировать эти требования в специальном документе – личностной спецификации.

Личностная спецификация – это параметры, которыми должна обладать личность для успешной работы.

Одним из основоположников системного подхода к описанию этих параметров является английский профессор Алек Роджер. Его статья «План из семи пунктов» заложила основу стандарта документа «Личностная спецификация». Суть идеи А. Роджера состоит в том, что все характеристики личности, которые анализируются на предмет их соответствия требованиям выполняемой работы, можно сгруппировать в семь разделов. Эти разделы имеют свои подразделы, содержание которых может варьироваться в зависимости от должности. Эти подразделы рассматривались Роджером как руководство по планированию собеседования при приёме на работу, как вопросы, которые работодатель должен задать себе, собирая информацию о кандидате.

Основные параметры личностной спецификации

Личностная спецификация – это требования должности и организации к личности кандидата. Если данные требования совпадают с личностными установками кандидата, то это благо для человека и для организации.

При определении качеств всегда следует помнить об опасности перебора, о необходимости поиска не идеального, а подходящего кандидата. Не следует забывать и о необходимости чёткой терминологии при определении личных качеств кандидата. Такие описания, как «хорошее образование», «средний интеллект» и т.п. – субъективные понятия, интерпретируемые различными людьми по- разному. Например, уровень образования должен быть чётко определён указанием желаемого учебного заведения, минимальным уровнем успехов.

План из семи пунктов является не единственным подходом к написанию личностной спецификации, определению требований к работнику.

Содержание должностной инструкции

Обычно написание должностных инструкций необходимо в крупных компаниях. Одни пишут их для получения сертификата ISO 9001 или для привлечения зарубежного инвестора, другие для упорядочивания хаоса, а заодно для решения проблемы амнезии знаний. Это ситуация, когда уходит из компании сотрудник, хранитель уникального знания и работа в отделе затормаживается.

Никто точно и так не знает, чем он занимался на рабочем месте, а когда этого эксперта не становится, то положение совсем ухудшается. В большинстве случаев не помогают и должностные инструкции, потому что они составляются методом переписывания инструкций других компаний или того, что нашли в интернете, а такая инструкция не учитывает потребностей данной компании.

Но, если отнестись к написанию должностных инструкций хотя бы с пониманием, то они могут облегчить работу руководителя.

Традиционными источниками для составления должностной инструкции является кадровая документация: положение о структуре организации, штатное расписание, положение о подразделениях, приказы и т.д. Привлекаются внешние нормативно-правовые документы, например, тарифно-квалификационный справочник. Такие инструкции изображают безупречного работника на безупречном предприятии, но очень они не отражают нужд настоящей компании.

Намного результативнее составлять должностную инструкцию для реального рабочего места.

Если должностная инструкция составляется для рабочего места, на котором уже работает человек, то лучше ему принять участие в работе над ее составлением. Тогда инструкция не будет просто формальностью, а сотрудник будет относиться к своим обязанностям осознанно. С готовой инструкцией сотрудник должен ознакомиться и поставить свою подпись под ней. Если работник скажет свое мнение и предложит внести изменения, то не нужно воспринимать это как саботаж. Это означает серьезное отношение к своим обязанностям и способности проводить конструктивную беседу с работодателем. Важно, чтобы и от представителя работодателя исходила такая же конструктивность.

Если инструкция пишется для должности, которая еще не существует, то исходить надо из насущных потребностей отдела компании.

Есть специальные методики, делающие инструкции настоящим и работающими. Если организация осознает свои процессы в бизнесе, то они распределены по шагам, найти ответственных людей за каждый шаг не сложно. Все процессы надо расписать по шагам, составить матрицу. По горизонтали заполняем сотрудников, в конце оставляем пустые столбцы для новых сотрудников, а по вертикали пишем шаги процессов. За каждым шагом надо определить ответственного человека. Если есть необходимые процедуры, за которыми не хватило ответственного сотрудника, то отдаем их предполагаемому сотруднику. Будет видно, сколько человек еще нужно принять в штат, что конкретно они будут делать. А реальные сотрудники получат список своих обязанностей.

Такой метод гарантирует то, что не будет упущенных обязанностей, функции распределятся между сотрудниками.

Если в организации не формализованы еще процессы, то можно пойти по другой схеме: не сверху вниз – от процесса к тому, кто его исполняет, а снизу вверх – от ответственного исполнителя к процессу. Метод подразумевает подробный опрос персонала на всех уровнях.

Опрос руководителей даст информацию о том, какие, по их мнению, функции выполняет подразделение, а у исполнителей узнать, что они делают на самом деле.

Также можно узнать мнение сотрудников о желаемом разделении функций.

Оба подхода помогают определить, что должна делать или делает каждая структурная единица. Наибольший эффект будет получен, если использовать обе методики.

Стандартных регламентов к содержанию должностных инструкций нет, но есть рекомендованные формы. Типовая инструкция содержит четыре раздела. Первый раздел «Общие положения» содержит сведения:

- как называется должность;

- требования к квалификации (стаж, образование, знания и навыки, компетенции сотрудника);

- кому непосредственно подчиняется данный сотрудник;

- порядок принятия и освобождения от должности;

- состав и наличие подчиненных;

- порядок замещения (кто может замещать данное должностное лицо и кого может заместить оно);

- возможность совмещения функций и должностей;

- нормативная основа деятельности (организационно-правовые и нормативные документы, на базе которых осуществляется должностная деятельность должностного лица).

Второй раздел «Должностные обязанности» содержи информацию, полученную способами, описанными выше.

Раздел «Права» содержит информацию о полномочиях сотрудника, список вопросов, которые он должен самостоятельно решить. Сюда можно отнести право на получение информации, необходимой для реализации обязанностей сотрудника, право на распоряжения, указания и контроль над их исполнением, право согласовывать, утверждать и подписывать документы определенного вида, право на распоряжение выделенным бюджетом.

Последний раздел «Ответственность» показывает меру ответственности сотрудника в случае нарушения требований должностной инструкции. Может содержаться перечень возможных нарушений, свойственных данному виду деятельности.

Но все ли моменты учтены в типовой инструкции, в какой степени она оказывает влияние на сотрудника?

Составление должностной инструкции имеет смысл только, если у компании есть стратегический план развития. Ее основная цель – описание требований к работнику, того, что компания от него хочет получить на пути к достижению стратегической цели. Должностная инструкция должна исключить свободную трактовку сотрудниками своих полномочий и обязанностей, освободить руководителя от постоянного напоминания подчиненным об их обязанностях, сократить время введения в работу нового сотрудника.

Специалисты рекомендуют включение раздела «Результаты». Тогда человек будет знать, каких результатов он должен достичь определенными действиями.

Желателен раздел «Критерии оценки работы». Он обеспечивает работнику непредвзятое отношение руководства к нему, а оценка его работы будет прозрачной.

Составляем должностную инструкцию

“Отдел кадров“, 2009, N 1

СОСТАВЛЯЕМ ДОЛЖНОСТНУЮ ИНСТРУКЦИЮ

Есть еще руководители, которые формально относятся к должностной инструкции или вообще пренебрегают ею, ограничиваясь тем, что в устной форме излагают работнику круг его обязанностей и рабочих установок. Частое оправдание - организация пытается избежать бюрократических проволочек. Однако они забывают, что должностная инструкция - один из важнейших рабочих документов, который может уберечь от многих неприятностей. Рассмотрим, что представляет собой данный документ, какое значение имеет должностная инструкция для работодателя, и предложим неформальный подход к ее составлению.

Что представляет собой должностная инструкция

Прежде чем приступить к разработке должностной инструкции, необходимо четко представлять, что это за документ. В Трудовом кодексе данное понятие не раскрывается, поэтому обратимся к экономическим словарям.

Должностная инструкция - инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме. Как видно из данного определения, основной акцент делается на определение круга трудовых обязанностей, которые возлагаются на конкретную должностную единицу.

В Письме Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0 сказано, что это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника.

В должностной инструкции определены обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего конкретную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Что касается руководителя, директора организации и их заместителей, то их круг прав и обязанностей определен в уставе, а руководителей подразделений - специальными положениями. Такой порядок позволяет работодателю эффективнее распределить обязанности между работниками.

Можно выделить две основные функции рассматриваемого документа. Он является своеобразным инструментом: а) структурирования производственных процедур; б) регулирования деятельности сотрудника, занимающего соответствующую штатную единицу.

Если права, обязанности и границы ответственности работника четко и в полном объеме не зафиксированы документально, возможны конфликтные ситуации, ведущие к применению необоснованных взысканий, что невыгодно ни работнику, ни работодателю.

Значение должностной инструкции

Как мы уже говорили, должностная инструкция - это один из локальных нормативных актов, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность. Она призвана регламентировать организационно-правовое положение работника, его обязанности, права, ответственность, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения.

Должностная инструкция находится в основании иерархии локальных нормативных актов, принимаемых работодателем. С помощью этого документа руководитель может донести до работника свои ожидания и критерии оценки его деятельности. Отметим, что традиционно должностная инструкция составляется для конкретной должности, то есть речь идет об описании не трудовых обязанностей конкретного сотрудника, а функционала определенной должности.

Рассмотрим задачи, которые поможет решить должностная инструкция в рамках трудовых отношений:

- четко сформулировать трудовую функцию работника;

- скоординировать действия работников, избегая дублирования;

- равномерно распределить нагрузку на работников;

- определить необходимую квалификацию персонала;

- обоснованно привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей;

- эффективно проводить аттестацию рабочих мест и персонала;

- при необходимости - обосновать затраты организации на привлечение сторонних специалистов.

Пример. ООО “Кристалл“ воспользовалось услугами стороннего бухгалтера, имея при этом в штате своего. Затраты на оплату данных услуг ООО “Кристалл“ учло при расчете налога на прибыль. Налоговые органы, не разделяя такую позицию, обратились в суд, ссылаясь на то, что вышеуказанные расходы экономически не обоснованны.

Доказать, что спорные затраты являются обоснованными, поможет должностная инструкция, в которой подробно расписаны обязанности штатного бухгалтера. Тогда будет ясно, что сторонняя организация выполняла задания, не входящие в компетенцию штатного сотрудника.

Чтобы не быть голословными, приведем примеры из арбитражной практики, где можно найти немало судебных процессов, выигранных фирмами благодаря должностным инструкциям. Так, в Постановлении ФАС ВСО от 11.03.2008 N А33-10018/07-Ф02-747/08 суд удовлетворил заявление о признании недействительным решения налогового органа о доначислении налога на прибыль, пени и налоговых санкций. Доказать обоснованность расходов по гражданско-правовым договорам помогла должностная инструкция главного механика общества. Аналогичная позиция выражена в Постановлении ФАС УО от 18.06.2008 N Ф09-4346/08-С3.

Содержание и структура должностной инструкции

Основные требования к содержанию и оформлению должностной инструкции содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов“ <1>. В этом же документе приводится ее типовая структура. Но в условиях рыночной экономики постоянно расширяются сферы деятельности организаций, вводятся все новые должности, поэтому при составлении должностной инструкции кадровая служба должна учитывать не только существующие стандарты, но и специфику задач и функций организации или предприятия. Структура и содержание данного документа могут иметь свои особенности.

--------------------------------
<1> Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65 “О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации“.

Также требования к содержанию должностной инструкции сформулированы в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти <2> и Методических рекомендациях “Унификация текстов управленческих документов“ (в соответствии с ОКУД ОК 011-93 <3>). Должностная инструкция должна быть изложена лаконичным языком, состоять из предложений с минимальным количеством слов и максимальной смысловой нагрузкой.

--------------------------------
<2> Утверждена Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536.

<3> Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299.

Квалификационный справочник должностей служащих <4> используется в качестве основы для подготовки должностной инструкции, поскольку в нем содержатся основные квалификационные характеристики наиболее распространенных должностей. В данном справочнике говорится, что с его помощью можно разрабатывать внутренние организационно-распорядительные документы - должностные инструкции, содержащие конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности. Далее создаваемый документ адаптируется к конкретным условиям деятельности предприятия или организации.

--------------------------------
<4> Утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

Если взять для рассмотрения любую типовую должностную инструкцию, то можно выделить следующие разделы.

1. Общие положения. Они включают в себя:

- основания для разработки документа;

- функциональное назначение документа;

- область применения документа;

- порядок замещения должности (кем назначается на должность и освобождается от должности работник);

- область компетенции работника (за что отвечает работник);

- квалификационные требования, предъявляемые к работнику (образование, стаж работы, дополнительные требования);

- чем должен руководствоваться работник в процессе своей деятельности;

- документы, знание которых для работника является обязательным (что он должен знать).

2. Должностные обязанности (описание конкретных трудовых процедур). Обязанности могут быть ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные, а также те, которые необходимо выполнять при наступлении определенных событий.

3. Права и связи по должности (функциональное и линейное подчинение сотрудника, функциональное и линейное руководство, осуществляемое сотрудником, какие должности может замещать, кто замещает данную должность при временном отсутствии сотрудника. Часто раздел включает и перечень обязательных документов, образуемых при осуществлении должностных обязанностей). Права и обязанности работника принято излагать от наиболее важных и повседневных до эпизодических.

4. Ответственность. Определяет порядок привлечения работника к ответственности, ее виды и меры, критерии оценки результатов труда работника, а также полномочия руководства предприятия по привлечению работника к ответственности, оценке результатов его труда.

5. Заключительные положения. Этот раздел может содержать следующие сведения:

- порядок вступления документа в действие;

- порядок и периодичность внесения изменений в должностную инструкцию;

- указание на документы, которые утратили свою силу с введением в действие новой инструкции.

Разработка должностной инструкции

Рассмотрев раздел о структуре и содержании должностной инструкции, мы невольно начали разговор о ее разработке. Определив для себя, что должен содержать данный документ, перейдем непосредственно к процедуре его составления.

Должностная инструкция обычно разрабатывается руководителем предприятия или руководителями структурных подразделений, однако она может быть разработана и сотрудником кадровой службы при содействии руководителя того структурного подразделения, для нужд которого составляется должностная инструкция. При этом используют следующие нормативные акты:

- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;

- Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих <5>;

- Рекомендации по разработке должностной инструкции <6>, в которых приведены правила использования квалификационных характеристик и рекомендации по структуре должностных инструкций;

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

--------------------------------
<5> Утвержден Постановлением Минтруда России от 09.02.2004 N 9.

<6> Утверждены Приказом Госкомэкологии России от 10.12.1997 N 552 “Об утверждении Положения о системе управления охраной труда в организациях Государственного комитета РФ по охране окружающей среды“.

Разделим порядок подготовки должностной инструкции на основные этапы.

1. Подготовка предварительного (чернового) варианта текста должностной инструкции.

2. Редактирование предварительного варианта.

3. Корректирование предварительного варианта.

4. Согласование уточненного варианта.

5. Оформление окончательного варианта.

6. Представление проекта на рассмотрение руководителю организации, его утверждение.

7. Регистрация утвержденной должностной инструкции.

8. Тиражирование должностной инструкции в требуемом количестве экземпляров.

9. Передача (рассылка) рабочих экземпляров должностной инструкции по структурным подразделениям для руководства в повседневной деятельности.

10. Помещение контрольного экземпляра должностной инструкции в дело, его последующее хранение до передачи в архив или на уничтожение.

Обратите внимание, прежде чем приступить к первому этапу, исполнитель должен представить на рассмотрение руководителя организации служебную записку. Получив визу руководителя, можно приступать к разработке должностной инструкции.

Рассмотрим два случая.

В первом случае должность вводится на вновь создаваемом структурном подразделении, возникшем в связи с расширением видов деятельности (например, в вузе принято решение открыть отдел по связям с общественностью). На этапе подготовки необходимо определить цели, задачи и виды работ, структурные связи, в которых будет задействован новый персонал. Затем - оценить их общую трудоемкость и определить численность персонала. Определяются предполагаемые размеры заработной платы будущих сотрудников и общие затраты на персонал. В конце этого этапа составляется штатное расписание.

Далее определяется уровень квалификации работников, необходимый для осуществления конкретных действий и связей по должности. Требования должны быть разумны и адекватны, поскольку их завышение приведет к дефициту сотрудников на данную должность, а занижение может повлиять не лучшим образом на качество работы.

Иначе дело обстоит, когда новая должность “выделяется“ на основе уже существующих должностных обязанностей или вводится в связи с возникновением новых в подразделении. В отличие от предыдущей ситуации в начале работы по введению новой должности следует определить, от каких обязанностей она должна освободить уже существующие должности и какие обязанности предполагается возложить на нее дополнительно. Также производится оценка предполагаемой эффективности введения данной должности (как это повлияет на увеличение качества работы и другие показатели). Параллельно оцениваются материальные затраты на привлечение нового сотрудника. Путем сопоставления этих значений определяется возможность введения новой должности.

Несколько слов скажем о согласовании должностной инструкции. Оно производится в два этапа.

Первый - техническое согласование. Должностную инструкцию необходимо согласовать с юридической службой организации, чтобы проверить ее на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, основным положениям трудового договора сотрудников. Юрист визирует инструкцию. Если в организации нет юриста, то эту функцию выполняет сотрудник кадровой службы и ставит свою подпись на инструкции. Часто производится согласование с финансовым подразделением компании для определения уровня затрат.

Второй - согласование со структурными подразделениями организации. Этот этап согласования помогает исключить дублирование должностных обязанностей и информировать руководителей смежных подразделений об изменениях в порядке взаимодействия. Также он помогает определить, какие должностные инструкции других сотрудников подлежат корректировке в связи с введением новой должности.

Далее согласованная инструкция утверждается. Руководитель издает приказ об ее утверждении и на самой инструкции ставит в графе “Утверждаю“ свою подпись, дату утверждения. Наличие печати на этом документе необязательно.

Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют и заверяют печатью организации. Первый экземпляр должностной инструкции хранится в отделе кадров, второй - у руководителя подразделения, третий (обычно копия, заверенная надлежащим образом) - у работника. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией.

В заключение работника знакомят с должностной инструкцией. Факт ознакомления фиксируется подписью работника с указанием даты в листе ознакомления, который может являться частью должностной инструкции, приложением к ней или отдельным документом. Поскольку работодатель должен ознакомить работника с должностной инструкцией до подписания трудового договора, на практике ознакомление с этим документом фиксируется в трудовом договоре (например: “С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен“). Требования должностной инструкции являются обязательными для работника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения.

Изменение должностной инструкции

Должностная инструкция - это документ, призванный чутко реагировать на изменения в трудовой деятельности. А как внести изменения в нее саму?

С инициативой изменения должностной инструкции может выступить как руководитель структурного подразделения, в котором находится соответствующая должность, руководитель структурного подразделения, с которым осуществляется взаимодействие, так и сам работник. Предложения по внесению изменений в должностную инструкцию готовятся в письменном виде и направляются для ознакомления руководителю кадрового подразделения, чтобы он оценил целесообразность этих изменений и согласовал их с лицами, чьи интересы будут затронуты.

Среди тех, чьи интересы непосредственно могут быть затронуты изменениями, находится, конечно же, работник. И здесь важно не перейти грань, когда изменения должностной инструкции касаются не только организации труда, но и меняют трудовую функцию работника. А это согласно ст. 72.1 ТК РФ является ни много ни мало переводом на другую работу и допускается только с письменного согласия работника. Например, официант в ресторане обслуживает один зал, ввиду расширения площади ресторана открыли еще зал, посетителей которого также обязан обслуживать официант. В данном случае в должностную инструкцию официанта будут внесены изменения, они касаются именно организации труда, и предварительного согласия работника не требуется. А если в магазине продавцу будут вменены обязанности кассира, это уже будет изменением трудовой функции, что потребует предварительного согласия работника. Такой точки зрения придерживается служба занятости, выпустившая Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 “О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников“. В данном документе рассматриваются два возможных варианта изменения должностной инструкции. Если она является приложением к трудовому договору, изменения одновременно вносятся в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения. Когда же должностная инструкция утверждена как отдельный документ и внесение в нее изменений не повлекло за собой необходимости изменения обязательных условий трудового договора, проще утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.

Как связаны между собой заработная плата
и должностная инструкция?

Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к ст. 21 ТК РФ, согласно которой работник имеет право на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в зависимости от своей квалификации, сложности труда, количества и качества выполненной работы.

В соответствии со ст. 132 ТК РФ заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. При этом запрещается какая-либо дискриминация при установлении и изменении размеров заработной платы и других условий оплаты труда.

Если в одной организации трудятся несколько кадровых единиц с одинаковым названием должности, то и оклады им должны быть установлены одинаковые. Но вместе с тем не все выполняют одинаковые функции, несут одинаковую нагрузку. Для работодателя есть выход из данной ситуации - должностная инструкция. Можно установить категории для должностей работников и прописать в должностных инструкциях их обязанности. Обязанности специалиста 1-й категории должны отличаться от обязанностей специалиста 2-й и т.д. У них также должны быть разные требования к образованию, опыту работы. Законным выходом из ситуации может быть и введение в название должностей слов “старший“, “младший“, “ведущий“, “главный“, здесь также необходимы разные должностные инструкции.

Очевидно, что показатели, отражающие качество труда и влияющие на заработную плату работника, должны характеризовать степень выполнения им различных требований относительно выполняемых работ. Должностная инструкция как раз и устанавливает такие показатели. Во избежание налоговых и административных споров рекомендуем работодателю разработать должностные инструкции для каждой должности, чтобы обосновать размер заработной платы, выплачиваемой сотрудникам.

Процесс составления должностной инструкции достаточно трудоемок. Но если не ограничиваться типовыми инструкциями, взятыми из правовой базы или Интернета, а подойти к этому делу творчески, вполне возможно повысить эффективность и производительность труда, а значит, финансовое благополучие организации.

И.И.Моисеева
Эксперт журнала
“Отдел кадров“

Подписано в печать
18.12.2008

ВНИМАНИЕ! Сообщения на сайте не проходят предварительную модерацию.
Если вы являетесь автором какого-либо материала - пишите на ящик ruman988@yandex.ru для восстановления законности!