Категория: Бланки/Образцы
Личная карточка работника – первичный учётный документ кадровика. Хотя с начала 2013 года она потеряла свою обязательность, популярностью у кадровиков всё же пользуется до сих пор. Так как документ это регистрационный, выписка из него имеет юридическую силу. а поэтому в качестве справочного документа вполне сойдёт. Это ведь намного проще – снять копию с карточки и направить в адрес запрашивающих информацию органов, нежели выискивать в архиве приказы или перелистывать личное дело. Но уж если вы решили карточки заводить, то делайте это по правилам утвердившего её форму Госкомстата. Да и никто не застрахован от того, что обязательность унифицированных форм вернётся, а поэтому лучше сейчас держать документы в порядке, чем потом этот порядок наводить с нуля.
Правила заполнения[wpsm_ads1] Заполнять личную карточку (Т-2) вы будете на основании документов, которые предоставляет сотрудник при трудоустройстве :
Но некоторые графы карточки заполняются только со слов работника. например, отношение к иностранным языкам. Чтобы сэкономить время на опросе претендента, совет: либо распечатайте пустой бланк Т-2, либо разработайте анкету с вопросами, ответы на которые заносятся в карточку. Бланк или анкету отдайте сотруднику, пусть он заполнит её собственноручно в свободную минуту, а вы потом впишете данные в карточку .
Итак, несколько важных советов при заполнении Т-2:
[wpsm_titlebox title=»Советы по заполнению Т-2″ style=»3″]
Карточка ведётся всё время, пока у вас числится сотрудник. Поэтому не забывайте своевременно вносить в неё данные:
Чтобы у вас не возникло трудностей при оформлении личной карточки работника, образец заполнения вам в помощь .
Карточка в электронном видеМногочисленные кадровые программы имеют функцию заполнения Т-2. Иметь такую программу – огромный плюс кадровику, ведь время на заполнение всяческих документов значительно сокращается. Только помните о легальности компьютерных программ – требования закона о защите персональных данных нарушать дорого!
Ещё один плюс кадровой программы – присутствие в её теле почти всех нужных справочников и классификаторов. Да и стаж система посчитает самостоятельно, вы же вносите при регистрации нового работника его данные о стаже. Поэтому вам не придётся сидеть над трудовой книжкой с калькулятором!
При всём этом богатстве ведите и рукописный вариант Т-2, куда исправно собирайте автографы работника в нужные ячейки. Ведь ещё с советских времён при конфликте электронного и бумажного документа предпочтение отдаётся бумаге.
Дополнения к карточкеЕсли есть у вас в фирме старожилы, некоторые их данные, например, сведения об отпусках, могут уже не помещаться в отведённых им местах. Некоторые кадровики предпочитают замазывать корректором устаревшие данные и вносить на это место новые, а некоторые заводят дубликаты карточек. Но зачем же разводить лишнюю макулатуру или портить такое произведение искусства, как Т-2? Есть вариант оптимальнее.
[wpsm_titlebox title=»Советы по заполнению Т-2″ style=»3″]
Просто скопируйте нужный вам раздел из электронного бланка Т-2, перенесите его в новый документ и заполняйте! Бумагу можно вложить или вклеить в карточку.
[/wpsm_titlebox]
[wpsm_titlebox title=»Внимание!» style=»3″]
При подсчёте стажа помните, что непрерывный стаж уже нигде не применяется. считается общий трудовой .
[/wpsm_titlebox]
Например, проработал товарищ в одном месте полгода, потом два года не работал, снова устраивался на полгода и в итоге уволился и попал к вам. Его стаж – год.
Так как личная карточка работника пока к применению не обязательна, можете изменять бланк так, как удобно вам – меняйте ширину или количество строчек, шрифты, но при этом не меняйте структуру документа.
[wpsm_titlebox title=»Внимание!» style=»3″]
Поскольку Т-2 документ регистрационный, его не нужно хранить 75 лет, достаточно года.
[/wpsm_titlebox]
Добрый день,
Возник вопрос по Личной карточке Т-2: заводить ли отдельную ЛК Т-2 на совместителя (внутреннего) или вносить данные о совместительстве в ЛК по основному месту работы?
Я уже 1.5 года делаю так: на каждый трудовой договор отдельная ЛК, т.к. и периоды работы могут различаться. Если есть изменения у физ.лица, то вношу изменения согласно предоставленным документам в обе ЛК. Информацию об отпусках в каждую по отдельности заношу. При прекращении трудового договора по совместительству закрываю соответствующую ЛК, к ней трудовой договор, и в архив. Заявления и прочее на этот договор хранятся в личном деле с документами по основному месту до момента увольнения по основному месту работы.
Очень надеюсь на ваши комментарии)
Anna. все правильно делаете
чиканутся можно на каждого совместителя заполнять личную карточку, пишу в той же карточке основного работника, так как у меня совместители бывают на один два дня, через неделю опять один два дня я только и буду успевать на них личные карточки заводить.
Маааха. что вам мешает оформить с ними ГПД? тогда и личные карточки не нужно заполнять. а что у вас за сфера деятельности, что основной работник на один-два дня становится еще и совместителем?
Софья. бюджет и не каких гпд не в коем случае, а один два дня эт воспитатели подрабатывают за отсутствующего. Один всю неделю отказывается пахать по 3-4 человека превлекаються
Личная карточка работника заполняется на каждого нового сотрудника, принятого в штат организации. Для заполнения используется унифицированная форма Т-2. В данной статье предлагаем скачать бланк личной карточки работника форма Т-2, а также образец ее заполнения.
Бланк Т-2 содержит 10 разделов для заполнения, в них отражаются сведения о работнике и его трудовой деятельности, отмечаются все передвижения внутри организации. Первая запись делается в момент принятия на работу. При увольнении карточка закрывается последней записью об увольнении.
Если на предприятии принято заводить личные дела на сотрудников, то личная карточка Т-2 включается в личное дело вместе с прочими документами.
Для заполнения формы Т-2 требует получить от работника документы об удостоверении личности, об образовании, о трудовой деятельности. Необходимо также запросить ИНН, СНИЛС и военный билет, если он есть.
Образец заполнения личной карточки работника форма Т-2Рассмотрим порядок заполнения бланка Т-2 подробнее ниже.
Заполнение «шапки» личной карточки
Вверху бланка расположены строки для указания следующей информации о сотруднике:
Заполнение первого раздела бланка личной карточки работника:
Здесь отражаются общие сведения о физическом лице:
При необходимости также заполняются справа коды по различным классификаторам.
Заполнение второго раздела формы Т-2:
Заполняется на основании военного билета работника. Образец заполнения данного раздела можно посмотреть в примере, приведенном для скачивания ниже.
Заполнение третьего раздела бланка Т-2:
Первая запись делается о приеме на работу на основании приказа — указывается дата начала работы, название подразделения и должности, номер и дата приказа о приеме на работу. подпись работника. При этом делается запись в трудовую книжку о приеме на работу .
Если в процессе трудовой деятельности работник переводится на другую работу, то все передвижения также следует отражать в данном разделе на основании приказа о переводе .
Остальные разделы заполняются в процессе работы сотрудника при наличии соответствующих оснований приказов.
Заполнение восьмого раздела личной карточки Т-2:
Здесь следует отражать все уходу сотрудника в отпуск (основной оплачиваемый, без сохранения заработной платы, учебный, декретный, по уходу за ребенком). Записи делаются на основании приказа на отпуск .
Последняя запись в личной карточке делается при увольнении работника (расторжении с ним трудового договора), указывается дата увольнения, а также номер и дата приказа об увольнении. При этом в трудовую книжку вносится соответствующая запись, после чего она выдается на руки работнику в последний рабочий день.
Заполняет бланк Т-2 сотрудник кадровой службы, о чем он делает запись внизу личной карточки, указав свою должность, подпись и расшифровку.
Работник может в любой момент ознакомиться с содержимым личной карточки. Причем он должен поставить свою подпись при первичной проверке данных, изложенных в формате Т-2.
Личная карточка работника форма Т-2 образец заполнения 2015 — скачать .
Поддержите нас, мы старались!
Унифицированная форма первичной учетной документации №Т-2 "Личная карточка работника" (ОКУД 0301002) утверждена постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. №1. Заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1 или №Т-1a ); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" раздела 1 форм указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем". Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:
На граждан, пребывающих в запасе:
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.
В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".
В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1 или №Т-1a ) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма №Т-5). администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм. В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.
Для загрузки бланков формы документа в требуемом формате, воспользуйтесь одной из приведенных ниже ссылок.
По следующему образцу печатать лицевую и оборотную стороны страниц карточки
Советы Эксперта - Консультанта по вопросам Работы и Карьеры
Личная карточка - основной учетный документ, содержащий сведения о работнике. Она оформляется кадровой службой при приеме на работу нового сотрудника. В процессе трудовой деятельности сведения о работнике могут измениться -например, в случае смены фамилии или адреса места проживания. Внесение изменения в личную карточку работника производится следующим образом. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути в Вашей работе и карьере.
Что необходимо иметь
- личная карточка работника;
- документы, подтверждающие новые сведения о работнике .
Итак, рассмотрим действия, которые необходимо предпринять .
Шаг - 1
Попросите вашего сотрудника принести документы, подтверждающие изменения сведений личного характера. Если сотрудница сменила фамилию в связи с вступлением в брак, то необходимо ее свидетельство о браке и новый паспорт. При изменении адреса места прописки, адреса временной регистрации потребуется паспорт работника или справка о временной регистрации. Сделайте копии принесенных документов. Поместите ксерокопии в личное дело работника. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .
Шаг - 2
Зачеркните в личной карточке работника старые сведения одной чертой, справа или сверху аккуратно впишите новые сведения. Рядом с ними укажите реквизиты документа, на основании которого были внесены изменения (свидетельства о браке, паспорта и др.). Заверьте внесенные изменения, то есть укажите свою должность, проставьте свою подпись и расшифровку подписи и дату внесения изменения. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .
Шаг - 3
Зачеркните неправильную запись в личной карточке работника аккуратно одной чертой, если вы случайно допустили ошибку при ее оформлении. Над ошибочной записью сверху или справа укажите верную информацию, рядом напишите «Исправленному верить» и заверьте исправление своей подписью.
Рекомендуем обратить внимание на следующие советы консультанта по вопросам работы и карьеры
Вы можете распечатать страницу личной карточки, указав в соответствующем разделе новые сведения о работнике. В этом случае на обоих страницах карточки (новой и старой) делается отметка о произведенной замене в связи с изменениями личных сведений о работнике.
Дополнительная информация и полезные советы эксперта по вопросам работы и карьеры
Если в личной карточке работника заполнен до конца какой-либо ее раздел, то оформите и распечатайте вкладной лист к ней, сделав об этом отметку в конце заполненного раздела карточки.
Данное краткое руководство освещает вопросы:
Другие материалы по теме: Как внести изменения в личную карточку - внести изменения в личную карточку, оформить исправления в личную карточку, бланк личной карточки формы Т-2, образец личной карточки формы Т-2
Здравствуйте, в карточке Т-2 закончилось место в разделе "Отпуска", подскажите, можно ли прикрепить дополнительный лист этого раздела, или нужно заполнять новую карточку Т-2, но только с последним периодом отпуска? Можно заполнять на компьютере и распечатывать листы карточки Т-2? Если можно, то как их скреплять (степлером, клеить или прошивать)?
ОтветРассмотрим Ваши вопросы:
Здравствуйте, в карточке Т-2 закончилось место в разделе "Отпуска", подскажите, можно ли прикрепить дополнительный лист этого раздела, или нужно заполнять новую карточку Т-2, но только с последним периодом отпуска?
Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, не содержат разъяснений о заполнении личной карточки, в случае если какой-либо из ее разделов окажется полностью заполненным.
Однако, на практике работодатели поступают следующим образом.
После того как раздел «Отпуск» окажется полностью заполненным, в личную карточку сотрудника вносят дополнение. Для этого на чистом листе бумаги соответствующего формата делают запись «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указывают дату заполнения и вносят данные сотрудника (фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и структурное подразделение, а также реквизиты трудового договора). Затем указывают номер и заголовок соответствующего раздела (например, VIII. ОТПУСК) и переносят его табличную часть.
Такие дополнительные листы могут быть оформлены к любому закончившемуся разделу личной карточки. Количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.
Можно заполнять на компьютере и распечатывать листы карточки Т-2?
Законодательство не содержит определенных требований к заполнению личной карточки формы Т-2. Следовательно, ее можно заполнять как в рукописном варианте, так и в печатном.
При этом, вести личные карточки сотрудников в электронном виде (т.е. не распечатывая) невозможно. Так как, реквизиты самой карточки предусматривают подтверждение подписью сотрудника вносимых данных. В частности, подпись сотрудника потребуется при заполнении раздела «Прием на работу и переводы на другую работу». С каждой записью, вносимой в данный раздел, организация обязана ознакомить сотрудника под подпись в графе 6.
Если можно, то как их скреплять (степлером, клеить или прошивать)?
Что касается скрепления личной карточки. В процессе ведения данной карточки законодательство не запрещает для удобства скреплять ее металлическими скрепками, степлером и т.д. Однако, личные карточки уволившихся сотрудников передаются на хранение в архив. При этом, в соответствии с пунктом 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. сказано, что при подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Таким образом, можно сказать, что скреплять личную карточку ф. Т-2 в процессе использования Вы можете любым удобным для Вас способом. Однако, при подготовке карточки для сдачи в архив, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В связи с чем можно предложить сшивать документы ниткой.
Подробности в материалах Системы:
Ответ: Как оформить личную карточку сотрудника по форме № Т-2
Оформление личной карточки
Личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм ( п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ). Обязательность их ведения подтверждается и тем, что в личной карточке дублируются сведения, вносимые в трудовые книжки сотрудников, и с каждой такой записью работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись в личной карточке (п. 12. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ).
Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Особенности заполнения карточки приведены в указаниях. утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Применять унифицированную форму № Т-2 обязаны лишь организации государственного сектора. Негосударственные организации вправе использовать личные карточки по самостоятельно разработанной форме. При этом такая форма должна содержать ряд обязательных реквизитов. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1 .
Таким образом, личную карточку оформите на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору. Заведите ее при приеме на работу и ведите в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника в организации. С увольнением сотрудника карточку закройте, но продолжайте хранить в организации .
В разделе «Отпуск» личной карточки зафиксируйте все виды отпусков (ежегодный, учебный, без сохранения зарплаты и т. п.). Имейте в виду, что в графе «Период работы» в любом случае нужно указать полный рабочий год, за который предоставляется отпуск. В качестве основания выступает либо график отпусков, либо приказ об отпуске.
Совет редактора: если сотрудник берет часть ежегодного оплачиваемого отпуска, то в графе «Вид отпуска» сделайте об этом отметку. Кроме того, отмечайте в личной карточке момент, когда отпуск за данный рабочий год использован полностью. Это поможет вам точнее учесть отпуска.
Ситуация: Как внести запись об отпуске, если свободные строки в личной карточке закончились
Указания. утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. не содержат разъяснений о заполнении личной карточки, в случае если какой-либо из ее разделов окажется полностью заполненным.
На практике работодатели поступают следующим образом.
После того как раздел «Отпуск» окажется полностью заполненным, в личную карточку сотрудника вносят дополнение. Для этого на чистом листе бумаги соответствующего формата делают запись «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указывают дату заполнения и вносят данные сотрудника (фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и структурное подразделение, а также реквизиты трудового договора). Затем указывают номер и заголовок соответствующего раздела (например, VIII. ОТПУСК) и переносят его табличную часть.
Такие дополнительные листы могут быть оформлены к любому закончившемуся разделу личной карточки. Количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.
Совет редактора: в личной карточке не рекомендуется замазывать и заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего заполнения.
Ситуация: Может ли организация вести личные карточки сотрудников в электронном виде (не распечатывая)
В действующем трудовом законодательстве нет запрета на ведение личных карточек сотрудников в электронном виде. Однако реквизиты самой карточки предусматривают подтверждение подписью сотрудника вносимых данных, что делает ведение личной карточки в электронном виде невозможным. В частности, подпись сотрудника потребуется при заполнении раздела «Прием на работу и переводы на другую работу». С каждой записью, вносимой в данный раздел, организация обязана ознакомить сотрудника под подпись в графе 6. Такой порядок установлен указаниями. утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 .
Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Посмотреть и скачать другие бланки документов на 2016 год
Все организации, согласно Постановлению Госкомстата России, независимо от характера работы сотрудника, обязаны вести личные карточки всех сотрудников, с которыми заключен трудовой договор, со дня их трудоустройства и до даты их увольнения.
Личная карточка заводится в одном экземпляре, хранится отдельно от личных дел в течение 75 лет. Новая унифицированная форма личной карточки Т-2 введена в обращение 4 апреля 2004 г.
На основе личных карточек отдел кадров составляет картотеку состава организации, располагая карточки или в алфавитном порядке, или по отделам; таким образом ведётся учёт персонала.
Личную карточку работника целесообразно начать заполнять одновременно со внесением записи о приеме на работу в его трудовую книжку.
Бланк личной карточки состоит из четырех страниц. Первые две страницы заполняются при приеме сотрудника на работу, оставшиеся две - во время его трудовой деятельности.
Форма Т-2 заполняется на основе:
Заполнение личной карточки сотрудника осуществляется со всей тщательностью, с опорой на предоставленные документы.
Там, где необходимо, указываются соответствующие данным работника коды:
Стаж работы рассчитывается из предыдущих записей в трудовой книжке.
В графе «Состояние в браке» пишется только одно из:
В графе «Состав семьи» указываются только те родственники, которые проживают вместе с работником.
Раздел «Сведения о воинском учёте» заполняются:
В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» указываются:
Каждое изменение данных, внесенное в личную карточку, должно быть доведено до сведения работника, о чём он должен расписаться; кроме того, все изменения, которые вносит сотрудник отдела кадров в личную карточку и в трудовую книжку, он обязательно заверяет своей подписью.
Полный список актуальных бланков документов на 2016 год
Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг
Личная карточка работника нужна для учета всего персонала организации. При помощи такой карточки можно формировать картотеку штата сотрудников. Они располагаются или по отделам, или в алфавитном порядке.
В унифицированной форме Т-2 есть все сведения о работнике и его деятельности. В форме есть четыре страницы. Первые две страницы заполняются, когда работника оформляют на работу и описывают общие сведения, последние страницы заполняются непосредственно в рабочем процессе.
Любая организация обязана вести учет личных карточек каждого своего работника, но не индивидуальные предприниматели, которые освобождаются от этого правила.
Структура личной карточкиОбязанность по ведению личной карточки возлагается на работников отдела кадров. Нужно строго следить за датой, когда заполняется карточка, так как она обязательно должна совпадать с записями в трудовой книжке сотрудника. Лучший вариант в этом случае – указание даты сразу после подписания приказа о приеме нового сотрудника на работу.
Следующие документы являются обязательными при заполнении карточки:
В графе «Алфавит» на титульном листе указывается первая буква фамилии работника.
Раздел 1. Общие сведенияПункт 5. «Знание иностранных языков». Здесь нужно указать степень возможного знания языков: владение, читанее и способность объясниться, читанее и перевод со словарем.
Пункт 8. «Стаж работы». Следует учитывать, что расчет ведется лишь по тем записям, которые указаны в трудовой книжке.
Раздел 2. Воинские сведенияЕсли работник является офицером запаса, то данные о нем изымаются из военного билета:
Если работник подлежит призыву к службе в армии в такие пунктах, как 1, 3, 4 и 6 нет необходимости.
Раздел 3. Прием на работу, переход на другую работуГлавным основанием для внесения изменений в данный раздел карточки сотрудника является приказ о непосредственном приеме на работу или же переводе на другую работу, с которым должен ознакомиться сам работник и заверить подписью.
Раздел 10. Дополнительные сведенияЭтот раздел нужен для отражения максимально полной информации о работнике, к примеру, является ли он инвалидом какой-нибудь группы, имеет ли он водительские права определенных категорий и т.д.