Штатное расписание на 2017 год оформляем по всем правилам

Расскажем, как составить штатное расписание на 2017 год по всем правилам, образец его заполнения приведем.

Штатное расписание – это внутренний документ компании. В нем закрепляются все имеющиеся в организации должности с указанием, сколько штатных единиц приходится на каждую, а также отражаются установленные тарифные ставки (оклады).

В Трудовом кодексе не закреплена обязанность работодателя иметь штатное расписание. Тем не менее этот документ все-таки лучше иметь. Тем более что подготовить штатное расписание не так сложно. Ниже мы выясним, зачем оно организации. А пока поговорим о том, как составить штатное расписание на 2017 год по всем правилам.

Штатное расписание можно заполнить по унифицированной форме Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. А можно составить собственную форму. В любом случае штатное расписание должно быть утверждено приказом руководителя. Реквизиты этого документа указываются в шапке штатного расписания.

На наш взгляд лучше использовать унифицированное штатное расписание (форма Т-3), скачать бесплатно которое можно на сайте электронного журнала «Зарплата» в разделе «Формы».

Если вам кажется, что какой-то столбец лишний, его можно удалить. Добавить не хватающую графу тоже можно.

Итак, компания может самостоятельно решить, по какой форме будет составлять штатное расписание на 2017 год. Оформляем по всем правилам такую форму следующим образом. Во-первых, форма штатного расписания должна содержать наименование должности и структурного подразделения, к которому она относится.

Во-вторых, в расписании указывается:

• количество штатных единиц, работающих на каждой должности,
• тарифная ставка по каждой должности, а также предусмотренные надбавки к окладу.

Штатное расписание на 2017 год, образец заполнения которого вы найдете ниже, обязательно должно содержать период, на который оно заводится. Обычно он составляет год.

Далее остановимся на заполнении отдельных граф штатного расписания.

Графа должность. В штатном расписании следует перечислить все имеющиеся в организации должности. Более того, если работнику на определенной должности предоставляются компенсации, льготы или существуют какие-то связанные с ней ограничения, то такая должность должная быть указана в точном соответствии с квалификационными справочниками.

Графа количество штатных единиц. В этой графе нужно отразить, сколько штатных единиц отводится на каждую должность. Причем это число может быть и целым, и дробным. Например, число 0,5 указывается, если человек работает по должности на полставки.

Отметим, что количество штатных единиц может быть больше, чем реальных работников. Это означает, что у организации имеются вакантные места. Более того, заполняя графу количество штатных единиц, обязательно предусмотрите штатные единицы, которые вы планируете в будущем нанять. Ведь если таковых не будет и все штатные единицы будут набраны, вы не сможете принять сотрудника на должность.

Графа тарифная ставка. Здесь вписывается размер оклада (тарифной ставки) для конкретной должности. Имейте в виду, для работников одной квалификации устанавливать разные оклады нельзя. Правда, ситуация, когда два работника с одинаковой должностью получают разную зарплату, возможна. Для этого они должны числиться в разных отделах.

А как быть, если в середине года штатное расписание на 2017 год потребовалось изменить? В этом случае издается приказ о внесении поправок в штатное расписание. Затем, корректируется действующее штатное расписание либо составляется новое.

Существует несколько причины, по которым организациям лучше составить штатное расписание на 2017 года, оформляем по всем правилам которое мы рассмотрели выше.

Во-первых, наличие штатного расписания вносит порядок в кадровую деятельность организации. Составив этот документ, вы четко сформируете:

• должности, необходимые для полноценной работы фирмы;
• сколько человек требуется на каждую должность;
• размер оплаты для каждой должности.

Во-вторых, штатное расписание обоснует отказ в приеме на работу по причине отсутствия желаемой должности.

В-третьих, штатное расписание на 2017 год поможет вам при сокращении штата. Ведь сокращая работника, вы должны предложить ему альтернативную должность. Штатное расписание докажет, что подходящей вакансии нет.

Несмотря на то, что ни в одном законодательном акте четко не сказано, что организация должна иметь штатное расписание, проверяющие органы часто штрафуют за его отсутствие. Кроме того, Роструд в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 установил, что профессия и специальность в трудовом договоре должна соответствовать штатному расписанию. Нельзя принимать работника на должность, которой нет в штатном расписании.

Получается, что штатное расписание на 2017 год, образец заполнения которого вы найдете выше, незаменимый кадровый документ для организации.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Образец штатного расписания на 2016 год

Штатное расписание должно быть у каждого работодателя. При этом в законодательстве такой нормы четко не прописано. Почему? Читайте в статье. Так же в конце статьи вы найдете образец штатного расписания.

Трудовой кодекс не содержит норм, которые обязывали бы работодателя утверждать штатное расписание. При этом нет и документов, которые бы отменяли эту практику.

Кроме того в статье 15 ТК РФ сказано о том, что трудовые отношения предполагают выполнение трудовой функции. А эта функция она, заключается как раз в том, что человек работает на должности в соответствии со штатным расписанием (ст. 57 ТК РФ).

От сюда вывод – что штатное расписание должно быть у каждого работодателя. Мы советуем штатное расписание на 2016 год оформлять по всем правилам. Это в интересах самого работодателя. И вот почему :

• штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;
• штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).

Штатное расписание можно составить по унифицированной форме № Т-3 (утвержденапостановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Или же разработать собственную форму. Однако удобнее брать за основу форму № Т-3. И при необходимости дополнять ее. Или, наоборот, убирать ненужные графы.

Штатное расписание на 2016 год оформляем по всем правилам

Штатное расписание на 2016 год оформляем по всем правилам. Бланк и образец документа, который необходим любой компании, найдете в нашей статье.

Штатное расписание должно быть в каждой компании. В нем указывают:

• наименование должности в соответствии с ЕКСД;
• количество работников по каждой должности;
• размеры тарифных ставок (окладов) работников;
• постоянные надбавки и доплаты.

Дополнительные стимулирующие и компенсационные выплаты в штатном расписании не отражают.

Штатное расписание должно быть актуальным. Если в компании меняется перечень должностей, количество штатных единиц, оклады и надбавки, нужно внести правки в штатное расписание. Иначе возможны проблемы с проверяющими инспекторами.

Например, ФСС потребует штатное расписание, чтобы убедиться, что компания не завысила средний заработок для расчета пособий. А ревизоры из Роструда, чтобы проверить, нет ли в организации зарплат ниже минимального уровня.

Работодатель не обязан знакомить сотрудника с действующим в организации штатным расписанием (письмо Роструда от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1).

По общему правилу до подписания трудового договора работодатель должен ознакомить будущего сотрудника с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка и другими обязательными локальными документами компании, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью работников (ст. 68 Трудового кодекса РФ).

Чиновники подтвердили, что штатное расписание не из этого списка. Оно не связано с трудовой деятельностью сотрудников. А это значит, что знакомить новичка с этим документом компании незачем. Конечно, если эту процедуру работодатель сам не предусмотрел в своем локальном документе.

Штатное расписание на 2016 год скачать бланк можно вот здесь>>>

Вот штатное расписание на 2016 год (образец):

Образец штатное расписание

Образец штатного расписания скачать

Форма штатного расписания представляет собой документ, который изготавливается отделом кадров организации или непосредственно бухгалтером, в том случае, когда в структуре организации отдел кадров не предусмотрен. Штатное расписание предусматривает кадровый состав структур организации, полный и подробный перечень всех присутствующих на предприятии должностей, количество сотрудников, а также фонд заработной платы и размеры предполагаемых окладов. Штатное расписание оформляется подписями непосредственного руководителя отдела кадров и главного бухгалтера.

Довольно эффективно описывать в форме Т-3 все возможные совмещения ставок и должностей штата с персональной выплатой надбавок – 50-100% от общего размера заработной платы. Это может сократить финансовые издержки на содержание каждого конкретного рабочего места. Как правило, все данные, включенные в образец штатного расписания, корректируются примерно 1-2 раза в год – может происходить переиндексация окладов и тарифных ставок каждого отдельного сотрудника. Обычно образец штатного расписания для того чтобы сохранить коммерческую тайну составляют в двух исполнениях – для руководителя организации и главного бухгалтера.

Штатное расписание: Бланк - образец на 2014 и 2015 год

Штатное расписание – документ, который применяется для оформления штатной численности предприятия, его структуры в строгом соответствии с действующими уставными документами предприятия. Документ имеет унифицированную форму Т-3, которая была предусмотрена законодательством Российской Федерации. Код данного документа согласно классификатору ОКУД 0301017.

Существуют некоторые особенности заполнения данного документа. К примеру, штатные единицы здесь фиксируются с учетом особенностей работы (полный рабочий день или по совместительству) в долях, к примеру: 0,25, 0,5, 1,0 и т.д. Такая особенность заполнения штатных единиц предприятия действует на все должности, которые утверждены на конкретном предприятии. При заполнении тарифных ставок сотрудников, следует указать месячную заработную плату согласно тарифной сетке, а так же иным условиям оплаты труда (процент от выручки или же процент от прибыли и т.д.) если предприятие предусматривает такой вид расчета заработной платы сотрудников.

Штатное расписание составляется уполномоченными лицами и передается на рассмотрение и утверждение руководителю предприятия. В случае, если утвержденный документ штатного расписания требует своей корректировки, это становится возможным только после письменного разрешения руководителя предприятия.

Скачать образец штатного расписания

Авторские права (Copyright) © 2016, МастерБланков.ру.

Штатное расписание

Штатное расписание организации является локальным нормативным актом, наличие которого необходимо для организаций любых организационно-правовых форм. Установление порядка разработки и утверждения штатного расписания является обязанностью нанимателя.

Согласно ст.1, 19, 61 Трудового кодекса РБ (далее - ТК РБ) наниматели любых организационно-правовых форм могут заключать трудовые договоры с работниками только на вакантные профессии или должности, предусмотренные штатным расписанием.

Минтрудом и соцзащиты РБ от 28.04.2006 № 54 утверждены Рекомендации по организации заработной платы на основе Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь, в приложении 3 к которым определен порядок разработки штатного расписания в коммерческих организациях. Кроме того, перед составлением штатного расписания следует провести подготовительную работу, включающую в себя:
- расчет численности работников с учетом предполагаемых объемов работ (услуг), их трудоемкости. При этом используются утвержденные нанимателем следующие виды норм труда: нормы времени, нормы выработки, нормы обслуживания, нормы численности, нормы управляемости и др. Названные нормы труда определяются по нормативным материалам, разрабатываемым, как правило, на межотраслевом, отраслевом и местном уровнях;
- подготовку документов, способствующих обеспечению полной и равномерной загрузки работников в течение года. Численный и профессионально-квалификационный состав работников должен соответствовать комплексу работ планируемого периода. Штатное расписание чаще всего составляется на календарный год;
- установление наименований профессий рабочих и должностей служащих согласно содержанию работ и обязанностей, предусмотренных соответствующими разделами квалификационных характеристик;
- тарификацию работ и рабочих мест на основе тарифно-квалификационных характеристик; отнесение работников к соответствующим квалификационным разрядам, классам, категориям;
- распределение работников по структурным службам, подразделениям, рабочим местам;
- разработку и утверждение локальных нормативных актов, определяющих формы, системы и размеры оплаты труда работников, их тарифные ставки (оклады), а также дополнительные выплаты стимулирующего и компенсирующего характера;
- расчет фонда заработной платы.
Таким образом, штатным расписанием определяются наименования должностей, специальностей и профессий, квалификация, размеры должностных окладов (тарифных ставок), место работника в общей структуре трудового коллектива и другие необходимые сведения. В штатном расписании закрепляются организационная структура, штатный состав и штатная численность организации в соответствии с ее уставом (положением).

Порядок оформления реквизитов штатного расписания регламентируется Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в соответствии с которым к штатному расписанию предъявляются требования по составлению, содержанию и расположению основных его реквизитов. В его форму могут вноситься необходимые для конкретной организации реквизиты, учитывающие сложившиеся особенности организации производства, труда, управления и др.

Группа ставок руководителей и специалистов устанавливается для организаций в соответствии с приложением 5 к Инструкции о порядке применения Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 20.09.2002 № 123 (в ред. постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 22.12.2006 № 162) (далее - Инструкция о порядке применения ЕТС), в зависимости от основного вида экономической деятельности, осуществляемого организацией, и определяется по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Виды экономической деятельности» (ОКЭД). Распределение организаций производится по трем группам ставок руководителей и специалистов. Исходя из этого определяются тарифные разряды и соответствующие им тарифные коэффициенты руководителей и специалистов. Например, в организации, относящейся к I группе ставок руководителей и специалистов, тарификация специалиста высшего уровня квалификации может производиться по 10-му разряду ЕТС, в организации, относящейся ко II группе ставок руководителей и специалистов, - по 11-му разряду ЕТС, а в организации, относящейся к III группе ставок руководителей и специалистов, - по 12-му разряду.

Согласно приложению 10 к Инструкции о порядке применения ЕТС в зависимости от списочной численности устанавливаются тарифный разряд и соответствующий ему тарифный коэффициент руководителя организации. Например, для торговых организаций (I группа ставок руководителей и специалистов) они следующие:
с численностью до 20 человек - 16-й разряд;
с численностью от 21 до 100 человек - 17-й разряд;
с численностью от 101 до 300 человек - 18-й разряд.

Для организаций, относящихся ко II группе ставок руководителей и специалистов, тарифный разряд руководителя организации определяется так:
с численностью до 20 человек - 17-й разряд;
с численностью от 21 до 100 человек - 18-й разряд;
с численностью от 101 до 300 человек - 19-й разряд.

Тарифный разряд первого заместителя руководителя организации (или главного инженера) устанавливается на 1 разряд ниже разряда руководителя организации.
Тарифные разряды заместителей руководителя организации, главного бухгалтера устанавливаются на 1-2 разряда ниже тарифного разряда первого заместителя руководителя организации (или главного инженера).
При отсутствии в штатном расписании должности первого заместителя руководителя организации (или главного инженера) тарифные разряды заместителей руководителя организации и главного бухгалтера могут устанавливаться на 1-2 разряда ниже тарифного разряда руководителя организации.
Тарифный разряд помощника руководителя организации устанавливается на 1-2 разряда ниже тарифного разряда заместителя руководителя организации.
Тарифные разряды заместителей главного бухгалтера, заместителей руководителей структурных подразделений устанавливаются на 1-2 разряда ниже разрядов главного бухгалтера, руководителей структурных подразделений соответственно.
Тарифный разряд руководителя обособленного подразделения может быть установлен коллективным договором, соглашением или нанимателем в зависимости от списочной численности работников подразделения согласно приложению 10 к Инструкции о порядке применения ЕТС либо по одному из уровней управления согласно приложению 1 к этой же Инструкции.
Порядок тарификации заместителей руководителя, главного бухгалтера, заместителей главного бухгалтера обособленного подразделения аналогичен порядку, установленному пп.29 и 31 Инструкции о порядке применения ЕТС.
Целесообразность и обоснованность создания того или иного структурного подразделения, введение в штат той или иной должности руководителя подразделения должны увязываться с нормативами его численности (нормами управляемости) (пп.21 и 22 Инструкции о порядке применения ETC), в соответствии с которыми:
управление, служба могут создаваться при численности работников в их штате не менее 7 человек (включая должность руководителя);
отдел может создаваться при численности работников в его штате не менее 4 человек, включая должность руководителя;
количество заместителей руководителя организации устанавливается в зависимости от количества осуществляемых видов и направлений деятельности структурных подразделений, списочной численности работников и выполняемых функций;
должность менеджера вводится при осуществлении управленческих функций по одному из видов деятельности и руководству подчиненными работниками (не менее двух).

Как правило, по должностям специалистов, в т.ч. экономистов, предусмотрено внутридолжностное категорирование по оплате труда: например, экономист, экономист II категории, экономист I категории. Специалисты (экономисты, бухгалтеры, товароведы и др.) организаций, относящихся к I группе, тарифицируются в диапазоне с 10-го по 12-й разряд в зависимости от категории специалиста: специалист - 10-й разряд, специалист II категории - 11-й разряд, специалист I категории - 12-й разряд.

В штатное расписание включают не только должности руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей), но и профессии рабочих, которым устанавливаются месячные (часовые) тарифные ставки, а также рабочих со сдельной формой оплаты труда с указанием размера месячной тарифной ставки, соответствующей тарифному разряду рабочего.

Наименование структурных подразделений организации в штатном расписании указывается полностью, без сокращений, в единственном числе, именительном падеже согласно утвержденной нанимателем организационной структуре управления. При наличии в организации обособленных структурных подразделений штатное расписание для них может быть составлено и утверждено отдельно. Если организация имеет сложную структуру управления и значительную численность персонала, штатное расписание может составляться отдельно для аппарата управления и производственного персонала.

Наименования должностей служащих (профессий рабочих) в штатном расписании устанавливаются в точном соответствии с ЕКСД и ЕТКС (ст.19 и 61 ТК РБ), которые регламентируют основные трудовые функции, по которым работники обязуются выполнять работу при заключении трудовых договоров с нанимателями. Установление наименований должностей (профессий) с учетом фактически выполняемой работы - одно из требований соблюдения штатно-финансовой дисциплины, поскольку в соответствии с установленным наименованием должности (профессии рабочего) осуществляется тарификация - отнесение выполняемых работ к конкретным тарифным разрядам и присвоение работникам квалификации.

Расчет размера тарифных должностных окладов (тарифных ставок), предусмотренных в штатном расписании, производится путем умножения тарифной ставки 1-го разряда, установленной в организации, на тарифный коэффициент соответствующего разряда ЕТС или кратный размер тарифной ставки 1-го разряда.

Пунктом 33 Инструкции о порядке применения ЕТС предусматриваются определенные условия и возможности для повышения (уменьшения) нанимателем на основе ЕТС должностных окладов (тарифных ставок). Например, должностные оклады руководителей, специалистов и других служащих могут быть увеличены (уменьшены) в пределах межразрядной разницы (до 7%), если это предусмотрено коллективным договором, соглашением или нанимателем; должностные оклады руководителей, специалистов и других служащих организаций, имеющих в своем подчинении дочерние предприятия, обособленные подразделения (филиалы, представительства), могут быть повышены до 10% (включительно).

Согласно п.2.5 Декрета Президента РБ от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (с изменениями и дополнениями, внесенными Декретом Президента РБ от 30.08.2002 № 22) работникам, с которыми заключается контракт, наниматель может увеличить расчетный должностной оклад (рассчитанный путем суммирования тарифного должностного оклада (тарифной ставки) и увеличений (уменьшений), предусмотренных соответствующими пунктами Инструкции о порядке применения ЕТС) в размере до 50%, если больший размер увеличения не предусмотрен законодательством, а также установить другие повышения.

Зачастую у субъектов хозяйствования возникает вопрос: можно ли в графах «Надбавки», «Доплаты» штатного расписания не указывать абсолютные значения, а сделать запись «В соответствии с контрактом»? Отметим, что в штатном расписании следует указать конкретную величину увеличения расчетного должностного оклада (в процентах и (или) сумме в рублях), т.е. запись «В соответствии с контрактом» недопустима.

Перечень доплат и надбавок компенсирующего и стимулирующего характера, включаемых в штатное расписание, определяет наниматель. Как правило, это выплаты, размер которых в абсолютной сумме или в процентном отношении имеет постоянную величину и выплачивается ежемесячно (например, доплаты за совмещение профессий (должностей), увеличение объема работ, надбавки служащим за сложность и напряженность работы, надбавки рабочим за профессиональное мастерство, надбавки за классность водителям автомобилей).

Доплаты за работу в ночное время, во вредных условиях труда, оплата работы в государственные праздники и праздничные дни, сверхурочной работы, работы в выходные дни и некоторые другие в штатное расписание не включаются.

Не включаются в штатное расписание и вознаграждения за стаж работы (надбавки за выслугу лет), так как они не образуют новый оклад и их размер меняется в зависимости от стажа работы конкретного работника.

Штатное расписание утверждается в порядке, предусмотренном уставом организации, учредительным договором, и, как правило, составляется на календарный год. Если отдельные штатные единицы устанавливаются не на полный год, то в графе «Примечание» штатного расписания указывается, на какой период года утверждена данная штатная единица (например, с 01.03.2007 по 15.10.2007). По должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной единицы, в графе «Количество штатных единиц» показывается ее неполная часть (0,5; 0,25 вместо 1).

При необходимости в штатное расписание вносятся изменения и дополнения в таком же порядке и по той же форме, как и при разработке штатного расписания с учетом новых итогов по численности и фонду заработной платы. Эти изменения нумеруются (например, «Изменение 1 к штатному расписанию»). Как правило, в изменения к штатному расписанию дополнительно включаются строки:

«Вводится в штатное расписание:»;
«Итого вводится:»;
«Исключается из штатного расписания:»;
«Итого исключается:»;
«Всего по штатному расписанию:».

Исключение и (или) введение в штатное расписание соответствующих штатных единиц производится после издания приказа нанимателя.

Если при наличии вакансии будет принято решение не заполнять ее, а обязанности по вакантной должности будут выполнять другие работники на условиях, например, совмещения должностей (профессий), то об этом издается приказ нанимателя. В таком случае в графе «Примечание» указывается: «Вакансия в связи с совмещением».

При изменении тарифной ставки 1-го разряда целесообразно утвердить новое штатное расписание, так как изменения в данном случае будут вноситься во все строки и графы штатного расписания.

Штатное расписание, как правило, не ведется поименно. Для удобства в работе практикуется дополнительно к утвержденному штатному расписанию ведение штатной книги, в которой учитывается персональный состав работников организации. На основании штатной книги обеспечивается учет списочной численности работников, заполняются имеющиеся вакантные должности. С помощью этого документа имеется возможность определить штатный состав работников на любой период времени.

Как составить штатное расписание: рекомендации, практические примеры

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом. Оно содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Наличие штатного расписания необходимо для организаций любых организационно-правовых форм. При отсутствии штатного расписания, например, не может быть заключен трудовой договор с работником.

Почему в организации должно быть штатное расписание?

Штатное расписание – документ, регулирующий трудовой распорядок (ст. 194 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).

Штатное расписание должно быть оформлено в каждой организации вне зависимости от организационно-правовой формы. Это обусловлено прежде всего тем, что основой трудовых отношений служит трудовой договор, который не может быть заключен при отсутствии штатного расписания. Это вытекает из понятия трудового договора. Трудовой договор – соглашение между работником и нанимателем (нанимателями), в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок (ст. 1 ТК).

Кто составляет штатное расписание?

Штатное расписание составляет в организации специально уполномоченное лицо нанимателя. Как правило, это экономист по труду. При отсутствии в штате организации экономиста по труду эту работу могут выполнять другие работники экономической службы с участием кадровой, юридической служб.

В небольших организациях при отсутствии в их организационной структуре экономической службы вопросы разработки штатного расписания решает главный бухгалтер, юрисконсульт, но чаще всего это сотрудник кадровой службы.

Форму и содержание штатного расписания определяет наниматель

Порядок разработки и введения в действие штатного расписания конкретной организации как локального нормативного правового акта, его форму и содержание определяет наниматель.

В штатном расписании обязательно надо указать наименование должностей, профессий и специальностей, а также квалификацию работников. Именно поэтому так важно участие кадровой службы в данном процессе.

ЭТО ВАЖНО! Устанавливать наименования должностей (профессий) необходимо с учетом фактически выполняемой работы.

Штатное расписание организации также должно отражать ее структуру, штатный состав и штатную численность.

В штатное расписание в качестве необходимой информации следует включить данные о тарифной части заработной платы, а именно:

– размер тарифной ставки (тарифных ставок) 1-го разряда как элемента тарифной системы;
– тарифные разряды профессий рабочих (должностей служащих) и соответствующие им тарифные коэффициенты;
– размеры тарифных ставок (окладов) работников (как правило, указывают также их повышения, предусмотренные локальными нормативными правовыми актами организации и носящие постоянный характер).

Дополнительные выплаты стимулирующего и компенсирующего характера (надтарифная часть заработной платы), носящие переменный характер, в штатном расписании, как правило, не указывают.

При необходимости штатное расписание может содержать и другую информацию, применяемую постоянно или периодически. Например, в графе «примечание» можно указывать, на какой период вводится та или иная профессия (должность), факт нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет и т.п.

Подготовительная работа по составлению штатного расписания

Для того чтобы штатное расписание организации было экономически обоснованным, отвечало задачам организации, перед его составлением и утверждением нужно провести определенную подготовительную работу:

– во-первых. изучить основные нормативные правовые акты, регулирующие вопросы организации оплаты труда, в числе которых:

Трудовой кодекс РБ;

Инструкция о порядке определения тарифных ставок и должностных окладов работников коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 26.04.2010 № 60 (далее – Инструкция № 60);

Общие положения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС), утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 34 (далее – Общие положения ЕТКС);

Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32 (далее – Общие положения ЕКСД);

иные квалификационные справочники, утверждаемые в установленном порядке;

– во-вторых. определить и утвердить организационную структуру организации. На этом этапе надо установить оптимальное количество структурных подразделений, распределение между ними функций, их подчиненность и взаимосвязь. Необходимость создания того или иного подразделения предусматривает наниматель в зависимости от различных факторов: направлений деятельности организации, характера функций создаваемого подразделения, объема поставленных перед ним целей и задач;

осуществить расчет численности работников с учетом предполагаемых объемов работ (услуг), их трудоемкости. При этом используйте утвержденные нанимателем следующие виды норм труда: нормы времени, нормы выработки, нормы обслуживания, нормы численности, нормы управляемости и др.

установить наименование профессий рабочих и должностей служащих согласно содержанию их работ и обязанностей, предусмотренных соответствующими квалификационными (тарифно-квалификационными) характеристиками;

выполнить тарификацию работ и профессий рабочих на основе тарифно-квалификационных характеристик;

распределить работников по структурным службам, подразделениям, рабочим местам;

разработать и утвердить локальные нормативные правовые акты, определяющие формы, системы и размеры оплаты труда работников, положения о структурных подразделениях организации, должностные (рабочие) инструкции;

определить тарифные ставки (оклады).

С учетом изложенного составление штатного расписания может предусматривать этапы, которые рассмотрены далее.

Устанавливаем наименования профессий рабочих

Наименования профессий рабочих надо устанавливать в строгом соответствии с ЕТКС.

Не применяйте наименования профессий рабочих, содержащих какие-либо отклонения, уточнения, кроме имеющихся в самом наименовании, а также не применяйте двойных наименований профессий рабочих, за исключением случая, когда двойным является само наименование (например, слесарь-сантехник, укладчик-упаковщик и др.).

ЭТО ВАЖНО! Законодательством о труде предусмотрено право нанимателя поручать работнику трудовую функцию по нескольким профессиям.

Для таких случаев Общими положениями ЕТКС определено, что наименование профессии рабочему надо устанавливать по основной работе с учетом наибольшего удельного веса выполняемых им работ.

Устанавливаем наименования должностей служащих

Наименования должностей служащих следует устанавливать в соответствии с ЕКСД, который обязателен для применения в организациях независимо от форм собственности (ст. 19 ТК).

Общими положениями ЕКСД определены понятия «базовое наименование должности» и «полное наименование должности». При этом сказано, что во всех случаях должности служащего следует присваивать ее базовое наименование согласно ОКПД, для которой ЕКСД предусмотрена квалификационная характеристика, а при необходимости – полное наименование должности.

Наименование должности того или иного работника может отражать:

– характер выполняемой им работы независимо от специализации организации или подразделения, в которых он работает (например, специалист по таможенному оформлению, инженер по научно-технической информации, ветеринарный врач и т.д.);
– сведения, содержащие дополнительное указание специальности работника (врач-терапевт, специалист по маркетингу, инженер по организации труда и т.д.);
– сферу его деятельности (мастер производственного обучения, горный мастер, агент торговый и т.д.);
– режим работы (сменный мастер и т.д.);
– место работы (мастер участка, энергетик цеха и т.д.).

При необходимости выполнения служащим двух или нескольких трудовых функций наименование его должности установите с учетом наибольшего удельного веса работ, выполняемых в пределах той или иной функции.

В исключительных случаях допустимо устанавливать двойные наименования должностей. Условие установления двойных наименований – наличие составляющих этих наименований в ОКПД и квалификационных характеристик в ЕКСД, а также выполнение служащими в пределах этих трудовых функций работ (обязанностей), родственных по содержанию и равных по сложности, в рамках одной специальности и квалификации (например, бухгалтер-экономист). Указанные должности имеют код должности (код категории) по первому их наименованию.

ЭТО ВАЖНО! Наименование базовой должности «специалист» может быть применено только в тех случаях, когда работнику для решения вопросов, вытекающих из характера производства или вида деятельности, необходимы знания, полученные в объеме высшего или среднего специального образования, и его трудовые функции не предусмотрены должностными обязанностями квалификационных характеристик других должностей специалистов, других служащих, содержащихся в выпусках ЕКСД.

При этом квалификационные категории следует присваивать по тем должностям специалистов, по которым квалификационными характеристиками ЕКСД предусмотрено внутридолжностное категорирование, и в том порядке и на условиях, которые установлены соответствующими квалификационными требованиями.

Наименование базовой должности «инженер» применимо в тех случаях, когда работнику для выполнения должностных обязанностей требуются инженерные знания, полученные в объеме высшего образования.

Наименование производной должности «ведущий» можно применять для должностей специалистов высшего уровня квалификации, по которым установлено квалификационное категорирование, при условии выполнения работником функций руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности организации или ее структурного подразделения либо обязанности по координации и методическому руководству исполнителями, с учетом рационального разделения труда в конкретных организационно-технических условиях.

Производная должность «ведущий» – самостоятельная. Она не категорируется.

Наименование производной должности «главный» можно применять для должности руководителя при условии, если он возглавляет структурное подразделение или имеет в подчинении структурные подразделения (подчиненных работников в обособленных подразделениях) по определенному наименованием должности виду (направлению) деятельности организации (главный механик, главный энергетик, главный экономист и т.д.). Исключение составляют должности «главный инженер», «главный бухгалтер».

Определяем тарифный разряд руководителя организации, руководителя обособленного подразделения организации (филиала, представительства)

Тарифные разряды и соответствующие им тарифные коэффициенты руководителей организаций следует устанавливать по решению собственника имущества (органа, уполномоченного заключать контракт) в зависимости от списочной численности работающих по организации в целом, включая обособленные подразделения, а также подчиненные организации и дочерние предприятия, в диапазоне тарифных разрядов согласно приложению 3 к Инструкции № 60.

Списочную численность работников организации следует определять по данным государственной статистической отчетности в среднем за период с начала года по состоянию на 1-е число месяца, в котором заключается контракт, изменяются его условия либо заключается новый контракт по истечении максимального срока действия ранее заключенного контракта.

Во вновь созданной организации в течение первого года деятельности при увеличении фактической списочной численности работников тарифный разряд ее руководителя можно изменять. По истечении первого года деятельности устанавливайте его на основании данных государственной статистической отчетности о списочной численности работников по состоянию на конец года.

При изменении в течение срока действия контракта списочной численности работников организации в сторону уменьшения за счет проведения организационно-технических мероприятий, способствующих повышению эффективности производства и труда, тарифный разряд руководителя организации по решению собственника имущества (органа, уполномоченного заключать контракт) можно не пересматривать в сторону его понижения.

Тарифный разряд руководителя обособленного подразделения (филиала, представительства) может быть установлен коллективным договором, соглашением или нанимателем в зависимости от списочной численности работников подразделения согласно приложению 3 либо по одному из уровней управления согласно приложению 1 к Инструкции № 60.

Тарифный разряд директора филиала, численность работников которого составляет 250 человек, может быть установлен 2 способами:

1) в зависимости от численности работников филиала – по 18, 19 или 20-му разрядам;
2) по уровню управления 4.13. – по 16, 17, 18 или 19-му разрядам.

Определяем тарифные разряды заместителей руководителя организации (обособленного подразделения), главного бухгалтера организации (обособленного подразделения)

Тарифный разряд первого заместителя руководителя организации (или главного инженера в качестве первого заместителя руководителя организации) установите на один разряд ниже тарифного разряда руководителя организации; заместителей руководителя организации, главного инженера в качестве заместителя руководителя организации, главного бухгалтера – на 1–2 разряда ниже тарифного разряда первого заместителя руководителя организации (или главного инженера в качестве первого заместителя руководителя организации) (гл. 4 Инструкции № 60).

При отсутствии в штатном расписании должности первого заместителя руководителя организации (или главного инженера в качестве первого заместителя руководителя организации) тарифные разряды заместителей руководителя организации, главного инженера в качестве заместителя руководителя организации и главного бухгалтера установите на 1–2 разряда ниже тарифного разряда руководителя организации.

Порядок тарификации заместителей руководителя, главного инженера, главного бухгалтера обособленного подразделения аналогичен порядку, изложенному выше.

Тарифные разряды заместителей главного инженера, главного бухгалтера следует устанавливать на 1–2 разряда ниже разрядов главного инженера, главного бухгалтера соответственно.

Структурное подразделение и тарификация его руководителя

Справочно: под структурным подразделением организации (подразделения) понимают официально выделенную ее часть, возглавляемую руководителем, подчиненным непосредственно руководителю организации, его заместителю либо руководителю более высокого уровня управления, созданную для управления определенным направлением (видом) деятельности организации, с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью.

Структурные подразделения надо включать в штатное расписание с учетом следующих норм управляемости:

– управление – при наличии в его штате не менее 7 штатных единиц, включая должность руководителя;
– отдел – при наличии в его штате не менее 4 штатных единиц, включая должность руководителя;
– сектор (бюро, группа) – при наличии в его штате не менее 3 штатных единиц, включая должность руководителя.

Наименования структурных подразделений в штатном расписании указывайте согласно утвержденной нанимателем организационной структуре.

Тарификацию руководителей структурных подразделений устанавливайте в соответствии с приложением 1 к Инструкции № 60.

Приложением 1 предусмотрена тарификация по уровням управления 1.6, 2.7, 3.8 и 4.9.

Тарификацию должностей иных руководителей структурных подразделений (руководителей центров, комплексов, отделений и др.) устанавливайте по одному из указанных уровней управления в зависимости от особенностей организационной структуры, численности работников и других факторов.

Тарификацию должности начальника отделения можно установить по одному из разрядов, предусмотренных уровнем управления 3.8 (17, 18, 19 или 20-й разряды).

По решению нанимателя тарифный разряд руководителей подразделений административно-хозяйственного обслуживания может быть установлен по уровням управления 1.10, 2.11, 3.12 приложения 1 к Инструкции № 60 в зависимости от численности подчиненных работников.

Тарификацию должностей руководителей структурных подразделений, должности которых не предусмотрены в приложении 1 к Инструкции № 60, наниматель может осуществлять самостоятельно в порядке, определяемом коллективным договором, соглашением или иным локальным нормативным правовым актом, в пределах диапазонов тарифных разрядов по строкам и уровням управления.

Тарифные разряды заместителей руководителей структурных подразделений следует устанавливать на 1–2 разряда ниже разрядов руководителей соответствующих структурных подразделений.

ЭТО ВАЖНО! Должность менеджера относите к категории руководителей и тарифицируйте ее по одному из уровней управления в зависимости от численности работников, руководимых им по соответствующему направлению деятельности, а также специфики деятельности организации. При этом менеджер может быть включен в штатное расписание как в качестве руководителя подразделения, так и в качестве подчиненного работника, в т.ч. в составе структурного подразделения.

В организации может быть создана служба как структурное подразделение (производственное структурное подразделение) вне зависимости от численности работников.

При этом наниматель самостоятельно определяет целесообразность введения должности руководителя службы, а также ее тарификацию по одному из уровней управления согласно приложению 1 к Инструкции № 60 исходя из численности подчиненных работников.

Тарификация руководителя производственного структурного подразделения

Для производственных структурных подразделений Инструкцией № 60 и другими нормативными правовыми актами нормы управляемости не определены.

Тарификацию их руководителей следует устанавливать по уровням управления согласно приложению 1 к Инструкции № 60. Указанную тарификацию можно применять для руководителей иных производственных структурных подразделений, например начальника службы.

Тарификацию отдельных должностей руководителей производственных структурных подразделений (не определена по приложению 1) наниматель может осуществить самостоятельно в порядке, определяемом коллективным договором, соглашением или иным локальным нормативным правовым актом, в пределах диапазонов тарифных разрядов по строкам и уровням управления.

Тарификация должностей специалистов и других служащих

Тарификацию должностей специалистов и других служащих производите в соответствии с приложением 1 к Инструкции № 60.

Наниматель самостоятельно устанавливает для них конкретные тарифные разряды и соответствующие им тарифные коэффициенты в пределах диапазонов по строкам 2, 4, 5 указанного приложения. При этом тарифный разряд зависит от уровня квалификации, теоретических и практических знаний, степени сложности выполняемых работ (обязанностей) и ответственности и др. Данные требования заложены в квалификационных характеристиках, предусмотренных соответствующими квалификационными справочниками.

Справочно: отнесение должностей к категориям специалистов среднего или высшего уровня квалификации устанавливает наниматель в зависимости от конкретного содержания обязанностей работника, сложности выполняемой работником трудовой функции по направлению деятельности, что отражается в должностной инструкции специалиста.

Тарифный разряд помощника руководителя организации, относящегося к категории специалистов, установите на 1–4 разряда ниже тарифного разряда заместителя руководителя организации.

Тарификацию отдельных должностей специалистов (не определяется согласно приложению 1) наниматель может осуществить самостоятельно в порядке, устанавливаемом коллективным договором, соглашением или иным локальным нормативным правовым актом, в пределах диапазонов тарифных разрядов по указанным строкам приложения 1 к Инструкции № 60.

Тарификация профессий рабочих

Тарифные разряды рабочих устанавливайте с 1-го по 8-й разряд ЕТС приложения 1 к Инструкции № 60.

По профессиям рабочих, квалификационными характеристиками которых не предусмотрены квалификационные разряды, расчет тарифных ставок производите исходя из кратных размеров тарифной ставки 1-го разряда, определенных приложением 2 к Инструкции № 60.

ЭТО ВАЖНО! В штатное расписание можно включить профессии не только рабочих с повременной оплатой труда, которым установлены месячные (часовые) тарифные ставки, но и рабочих со сдельной формой оплаты труда с указанием размера месячной тарифной ставки, соответствующей присвоенному тарифному разряду рабочего (ст. 1 ТК).

Отдельным высококвалифицированным рабочим, тарифицируемым по разрядам (начиная с 5-го), наниматель имеет право устанавливать тарифные ставки исходя из тарифных коэффициентов соответствующих тарифных разрядов ЕТС в диапазоне 2,03–2,48 включительно. Порядок и условия установления указанных тарифных ставок могут быть определены коллективным договором, соглашением или нанимателем.

Утверждение и введение в действие штатного расписания

Штатное расписание – локальный нормативный правовой акт, порядок и форма утверждения которого не установлены законодательством. Эти вопросы следует регламентировать уставом или другими учредительными документами.

Учитывая статус этого документа, штатное расписание утверждает руководитель организации или лицо, которое в отсутствие руководителя организации исполняет его обязанности.

Штатное расписание утверждайте в виде самостоятельного документа, распорядительный характер которого определен грифом «УТВЕРЖДЕНО». Дополнительного оформления данного документа в виде приказа в этом случае не нужно.

При этом дата утверждения и дата введения в действие штатного расписания являются необходимыми его реквизитами.

Штатное расписание, как правило, составляют на календарный год.

Внесение изменений и дополнений в штатное расписание

В силу организационных, экономических или производственных причин штатное расписание нанимателя может быть изменено.

Изменения можно оформить приказом.

В рубрике «Полезная документация» смотрите следующие заполненные формы документов:

– пример оформления приказа о внесении изменений в штатное расписание на с. 25 журнала;
– образец оформления внесения изменений в штатное расписание путем утверждения перечня изменений соответствующим грифом (с. 25 журнала);
– пример оформления штатного расписания (для организаций, в которых применение Инструкции носит обязательный характер) на с. 26–27 журнала;
– пример оформления штатного расписания (для организаций, в которых применение Инструкции не носит обязательный характер (система оплаты труда установлена в локальном нормативном правовом акте)) на с. 28 журнала.