Об утверждении Инструкции по делопроизводству в военных судах, Приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 09 октября 201

от 9 октября 2014 года N 219

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в военных судах

1. Утвердить и ввести в действие с 1 декабря 2014 года Инструкцию* по делопроизводству в военных судах (далее - Инструкция).
________________
* Приложение см.по ссылке. - Примечание изготовителя базы данных.

2. Председателям окружных (флотских) военных судов, гарнизонных военных судов организовать изучение и выполнение всеми судьями и работниками аппаратов военных судов требований настоящей Инструкции .

3. Признать утратившим силу приказ заместителя Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации - начальника Главного управления обеспечения деятельности военных судов от 27 августа 2013 года N 8 "Об утверждении Руководства по делопроизводству в военных судах".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Заместитель Генерального директора -
начальник Главного управления
обеспечения деятельности военных судов
А.А.Слотюк

Электронный текст документа
подготовлен ЗАО "Кодекс" и сверен по:
рассылка

Руководство по делопроизводству в военных судах (утв

Документ по состоянию на август 2014 г.

Утверждено
приказом заместителя
Генерального директора
Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации -
начальника Главного управления
обеспечения деятельности
военных судов
от 27 августа 2013 г. N 8

1.1. Руководством по делопроизводству в военных судах (далее - Руководство) устанавливаются основные и единые правила организации делопроизводства в окружных (флотских) и гарнизонных военных судах.

1.2. Ответственность за организацию делопроизводства, а также контроль за соблюдением требований настоящего Руководства возлагаются на председателя военного суда.

1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящим Руководством, обязательны для судей и работников аппарата военного суда, которые несут ответственность за выполнение требований настоящего Руководства, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.4. При организации делопроизводства в военных судах могут использоваться автоматизированные (компьютерные) системы.

2.1.1. Осуществление контроля за выполнением требований Закона Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне", постановлений Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 N 3-1 "Об утверждении Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации", от 06.02.2010 N 63 "Об утверждении Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне", наличием допусков к работе со сведениями, составляющими государственную тайну, у судей и работников аппарата военного суда, оформлением необходимых документов для получения допуска, представление председателю суда доклада о состоянии режима секретности.

2.1.2. Ведение, учет, хранение секретных книг, нарядов, журналов, регистрация, выдача, направление секретных дел (уголовных, гражданских), исполнение документов по организации в военном суде секретного делопроизводства, составление секретной статистической отчетности, прием и отправка секретной корреспонденции.

2.1.3. Ведение учета сейфов, рабочих тетрадей, электронных носителей информации, печатей и штампов; проведение проверок наличия секретных документов у исполнителей, контроль за соблюдением исполнителями правил изготовления, учета, хранения и размножения грифованных документов.

2.2.1. Прием, отправка, учет и хранение документов, бланков строгой отчетности, вещественных доказательств, уголовных и гражданских дел, дел об административных правонарушениях, материалов о грубых дисциплинарных проступках военнослужащих, материалов, рассмотренных в ходе досудебного производства в соответствии с частями 2 и 3 статьи 29 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации (далее - материалы досудебного производства), обращений граждан, поступивших в военный суд; доклад председателю военного суда о поступивших делах и документах, передача их в соответствии с резолюциями на исполнение и рассмотрение.

2.2.2. Ведение журналов, книг, нарядов по установленным формам.

2.2.3. Ведение реестров судебных дел, алфавитных указателей к судебным делам.

2.2.4. Учет в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Правосудие" судебных дел и материалов, заносимых в книги учета (реестры).

2.2.5. Внесение в автоматизированную информационную систему учета соответствующих сведений о движении судебных дел и материалов.

2.2.6. Размещение на официальном сайте суда, информационных стендах, в информационных киосках информации о деятельности суда, текстов судебных актов и списка дел, назначенных к рассмотрению.

2.2.7. Представление гарнизонным военным судом в окружной (флотский) военный суд копий принятых судебных актов (приговоров, решений и судебных постановлений).

2.2.8. Обращение к исполнению приговоров, постановлений, определений по уголовным делам; судебных постановлений по гражданским делам; постановлений, определений и решений по делам об административных правонарушениях; постановлений по материалам о грубых дисциплинарных проступках военнослужащих; контроль за получением сообщений об их исполнении.

2.2.9. Выдача (направление) исполнительных документов.

2.2.10. Контроль за исполнением частных определений (постановлений) военного суда по уголовным и гражданским делам, а также представлений по делам об административных правонарушениях.

2.2.11. Выдача (направление) по указанию председателя военного суда судебных дел, справок и документов, своевременная отправка дел в суды апелляционной, кассационной и надзорной инстанций.

2.2.12. Составление отчетности и подготовка сведений, необходимых для составления обзорных и иных документов.

2.2.13. Изготовление копий судебных документов, выписок из приказов и других документов.

2.2.14. Рассмотрение обращений и запросов граждан, государственных органов и других организаций и направление ответов по ним.

2.2.15. Учет, хранение, выдача юридической, справочной и другой литературы.

2.2.16. Ведение картотеки судебной практики, контрольных экземпляров кодексов и других нормативных актов, постановлений Пленума Верховного Суда Российской Федерации.

2.2.17. Учет и хранение личных дел, трудовых книжек федеральных государственных гражданских служащих аппарата военного суда и персонала по охране и обслуживанию зданий.

2.2.18. Учет профилактических мероприятий (форма N 1).

2.3.1. Прием, учет и архивное хранение материалов, книг, нарядов, журналов и судебных дел, исполнение по которым закончено.

2.3.2. Переписка и изготовление справок по архивным делам, изготовление копий документов и материалов архивного хранения по запросам.

2.3.3. Подготовка и отправка архивных материалов в соответствующие архивы для их дальнейшего хранения.

2.3.4. Уничтожение дел и других материалов по истечении сроков хранения.

2.4.1. Направление в установленные сроки данных, указанных в Перечне служебных документов и сведений, представляемых окружными (флотскими) военными судами в Главное управление обеспечения деятельности военных судов Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации и Военную коллегию Верховного Суда Российской Федерации.

2.4.2. Прием, отправка и учет уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и иных материалов, поступивших для рассмотрения в апелляционном, кассационном порядке.

2.4.3. Учет копий приговоров, решений и судебных постановлений, поступающих из гарнизонных военных судов.

2.4.4. Осуществление контроля за законностью участия присяжных заседателей в судебных процессах по уголовным делам и ведение учета их работы.

Переписка в военных судах ведется в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и настоящим Руководством.

3.1.1. Письменная корреспонденция доставляется в суд через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской и специальной связью, нарочными (курьерами) и специализированными службами доставки, а также через приемную суда.

3.1.2. При приеме письменной корреспонденции проверяются правильность ее адресования и доставки, а также целостность упаковки.

При вскрытии конвертов (бандеролей, посылок) проверяются комплектность документов, отсутствие их повреждений и соответствие вложений их названиям.

3.1.3. Конверты от поступившей корреспонденции после проверки сохраняются и прилагаются к документам в случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве подтверждения времени отправки и получения документа.

Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, заявлений об оспаривании действий должностных лиц, апелляционных, кассационных или частных жалоб по уголовным и гражданским делам, представлений, протестов, жалоб на решения по делам об административных правонарушениях и жалоб на постановления, вынесенные по материалам о грубых дисциплинарных проступках военнослужащих, должны быть сохранены и приложены к поступившим документам.

Документы, принятые работником приемной суда, передаются для регистрации в день их поступления. Прием от граждан документов председателем суда и его заместителем на личном приеме не допускается.

Лицо, лично подающее документы, может представить их дополнительные копии, на которых по его просьбе ставится дата и указывается фамилия работника приемной суда, принявшего документы, после чего копии возвращаются заявителю.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, копии которого подшиваются в соответствующий наряд.

3.1.4. Поступившие документы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма N 3) в день их поступления. Обращения граждан, не подлежащие рассмотрению в порядке, установленном уголовно-процессуальным и гражданским процессуальным законодательством и Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, подлежат регистрации в отдельном журнале (форма N 86).

При использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета входящей и исходящей корреспонденции формируются автоматически в базе данных ПИ "Судебное делопроизводство" с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего времени.

Все поступившие в суд от граждан и организаций обращения, заявления и жалобы регистрируются в базе данных ПИ "Документооборот" и в журнале учета обращений (форма N 86) с указанием даты их поступления.

Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:

судебные повестки, возвращенные суду за ненахождением адресата;

расписки в получении копий обвинительных заключений, судебных повесток, исковых заявлений;

уведомления о получении писем и телеграмм.

Также не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом рекламные извещения, поздравительные письма.

3.1.5. При регистрации документов на обороте последнего листа в левом нижнем углу ставится штамп военного суда с указанием входящего номера и количества листов:

При наличии приложений к документу штамп суда ставится на обороте последнего листа каждого приложения:

3.1.6. Запрещается передавать незарегистрированные документы на доклад и исполнение.

3.1.7. Документы, составленные для пользования внутри военного суда и подлежащие хранению в нарядах, после подписи (утверждения) учитываются в журнале учета входящей корреспонденции.

3.1.8. Документы передаются исполнителям под расписку в журнале учета входящей корреспонденции.

В случае утраты документа работник аппарата военного суда обязан немедленно доложить об этом своему непосредственному начальнику.

3.1.9. В военном суде ведется книга принимаемых (передаваемых) телефонограмм (форма N 5). Принятые телефонограммы докладываются председателю военного суда (или его заместителю) или судье, рассматривающему дело, по которому поступили телефонограммы.

В конце текста телефонограммы указывается время приема (передачи) и фамилия принявшего (передавшего) телефонограмму. Порядковая нумерация передаваемых и принимаемых телефонограмм ведется с начала года.

3.1.10. Для обеспечения оперативной передачи (приема) текстов служебных документов допускается их передача (прием) по каналам факсимильной связи и по электронной почте. Документы, поступившие по электронной почте, распечатываются.

По каналам факсимильной связи и по электронной почте запрещается передавать документы, имеющие гриф секретности, и документы для служебного пользования.

3.1.11. Принятые документы после учета в книге принимаемых (передаваемых) факсограмм и документов электронной почты (форма N 6) докладываются председателю суда или его заместителю. Порядковая нумерация указанных документов ведется с начала года.

На обороте принятых документов электронной почты или факсограммы в левом нижнем углу проставляется штамп военного суда с указанием порядкового номера в книге принимаемых факсограмм и документов электронной почты, даты и количества листов.

Подлежащие передаче по электронной почте или факсимильной связи документы учитываются в книге принимаемых (передаваемых) факсограмм и документов электронной почты.

На подлиннике (копии) документа, отправленного по электронной почте или факсимильной связи, исполнитель делает отметку с указанием своей фамилии, даты и времени отправления. Отметка делается на обороте последнего листа подлинника (копии). Подлинник в случае, если его направление адресату не является обязательным, подшивается в наряд военного суда, в иных случаях подшивается копия отправленного документа.

3.2.1. Поступившие документы докладываются председателю военного суда или уполномоченному им заместителю в день поступления, а срочные документы - немедленно.

3.2.2. Поручение по исполнению документа дается в форме резолюции председателя военного суда или уполномоченного им заместителя.

Если поступившие документы не требуют исполнения, то председатель военного суда или уполномоченный им заместитель делают на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

3.2.3. Если председатель военного суда, которому адресован документ, не имеет права на решение поставленного вопроса, он направляет его компетентному должностному лицу.

Если в документе наряду с вопросами, относящимися к компетенции председателя военного суда, которому адресован документ, затрагиваются вопросы, подлежащие разрешению в другом учреждении, то из него делается выписка (снимается копия), которая направляется по принадлежности, о чем уведомляется лицо, обратившееся в военный суд.

3.3.1. Документы составляются от имени военного суда. Они должны быть написаны при соблюдении всех общепринятых грамматических правил, кратко и четко. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в законодательстве и употребляться в одном и том же значении.

3.3.2. Документы изготавливаются на стандартных листах бумаги формата A4 в текстовом редакторе Microsoft Word или совместимом с ним с использованием шрифта Times New Roman размером 13 или 14 через 1 - 1,5 межстрочных интервала на соответствующем бланке. Текст выравнивается по ширине текстового поля, первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Для оформления табличных материалов допускается использование шрифта размером 12.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания может использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

Отдельные внутренние документы (заявления, анкеты, объяснительные записки и т.п.) допускается писать от руки.

3.3.3. Бланки документов.

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге формата A4 (210 x 297 мм). Допускается использование бланков формата A5 (148 x 210 мм) для телеграмм, извещений, судебных повесток. Выбор бланка зависит от вида и объема документа. Бланки должны иметь поля (не менее): левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм.

Использованию подлежат следующие виды бланков:

бланки писем (форма N 7);

бланки распорядительных документов (форма N 8).

Служебные документы суда, направляемые в адрес судов общей юрисдикции, Конституционного Суда Российской Федерации, системы арбитражных судов Российской Федерации, органов и учреждений Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, федеральных органов законодательной или исполнительной власти, органов законодательной или исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, а также в случае необходимости - в адрес иных организаций по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются на бланках федеральных судов общей юрисдикции. Порядок изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения указанных бланков осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке изготовления, учета, использования и уничтожения бланков верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, окружных (флотских) военных судов, районных, городских, межрайонных и гарнизонных военных судов с изображением Государственного герба Российской Федерации, оформления и размещения вывесок данных судов, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 марта 2013 г. N 66 (далее - Инструкция).

При изготовлении внутренних документов бланки не используются. Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка.

3.3.4. Реквизиты документа.

Документ имеет юридическую силу при наличии обязательных реквизитов. В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами.

Государственный герб Российской Федерации.

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с требованиями Инструкции.

Наименование военного суда на бланке указывается в точном соответствии с федеральным законом (приказом Председателя Верховного Суда Российской Федерации).

Справочные данные об организации.

Справочные данные о военном суде включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номер факса, адрес электронной почты и т.д.).

Наименование вида документа.

Наименование вида документа (приказ, распоряжение, акт) должно соответствовать компетенции военного суда (должностного лица военного суда) и содержанию документируемого действия. В письме наименование вида документа не указывается.

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата его утверждения председателем военного суда или приказом председателя военного суда.

Дата документа оформляется цифровым способом. Элементы даты, обозначенные арабскими цифрами, приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 4 марта 2013 года следует оформлять: 04.03.2013. В текстах распорядительных и финансовых документов даты рекомендуется писать словесно-цифровым способом: 04 мая 2013 г.

Дата утверждаемого документа проставляется лицом, утверждающим документ. На документах, составленных совместно двумя и более организациями, указывается единая дата (самая поздняя).

Документы вступают в силу с момента их подписания (утверждения), если не предусмотрен иной порядок.

Все отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа должен соответствовать порядковому номеру записи о нем в журнале учета документов.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Если служебный документ составлен на бланке, то исходящий номер проставляется в специально отведенном месте бланка рядом с датой документа.

Если документ составлен не на бланке, то исходящий номер проставляется под датой подписанного документа.

Ссылка на регистрационный номер.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает номер и дату документа, на который дается ответ.

Например: на N 108 от 18 февраля 2013 г.

Ссылка на регистрационный номер проставляется на угловом бланке под номером и датой документа.

Место составления или издания документа.

Место составления и издания документа указывают на приказах и распоряжениях.

Гриф ограничения доступа.

Гриф ограничения доступа к документу (Особой важности. Совершенно секретно. Секретно. Для служебного пользования.) проставляется на первом листе документа в правом верхнем углу без кавычек. Гриф ограничения доступа может дополняться предусмотренными законодательством данными об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Соответствие грифа ограничения доступа нормам действующего законодательства определяется председателем военного суда.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Должность лица, которому адресуется документ, его инициалы и фамилия указываются в дательном падеже, например:

При адресовании документа руководителю организации ее название входит в наименование должности адресата, например:

При адресовании документа нескольким организациям их названия указываются обобщенно, например:

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие организации и другим постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

Гриф утверждения документа.

Утверждение документа производится путем проставления грифа утверждения или издания распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу текстового поля без кавычек и оформляется следующим образом:

Резолюция оформляется на свободных от текста полях документа или на специальном бланке (форма N 9), приложенном к служебному документу, и включает в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции, дату, срок исполнения и отметку о постановке документа на контроль, если документ контрольный. На нижнем поле бланка указывается номер документа, к которому относится резолюция ("К вх. N. ").

Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей.

Ответственному исполнителю, как правило, передается подлинник документа, а соисполнителям - копии.

На документах, имеющих типовые сроки исполнения и не требующих дополнительных указаний, в резолюции указываются инициалы и фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата.

Отметка о контроле.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается словом или штампом "Контроль" на правом поле документа или на листке с резолюцией председателя военного суда.

Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту документа - это краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл документа.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах, извещениях и других документах, текст которых составляется на бланках формата A5.

Текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы и т.д. Сплошной связный текст содержит грамматически и логически согласованную информацию. Он применяется при составлении писем, распорядительных документов, положений, правил.

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.

Оформление приложений к документу.

Если документ имеет приложения, то об этом делается отметка. Указанная отметка печатается через одну строку ниже текста документа, от границы левого поля.

Отметку о наличии приложения к документу, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывают.

Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если приложение направляется только адресату (не подшивается в дело), то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в адрес.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте, например:

Разработать график отпусков по форме, указанной в приложении N 1.

В приложениях к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера, например:

к приказу председателя

Северного флотского военного суда

от 11.03.2013 N 24

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляют порядковые номера, например: приложение N 1; приложение N 2 и т.д.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

При изготовлении документа на официальном бланке, имеющем наименование организации, полное наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается, например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:

При подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель должностного лица. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписание документа с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Дату подписания (утверждения) документа и при необходимости надпись "лично" и отметку о срочности проставляет лицо, подписывающее документ.

Гриф согласования документа.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя: слово "СОГЛАСОВАНО"; наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Документы заверяют печатью военного суда.

При заверении документа гербовой печатью суда оттиск печати должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.

Изготовление заверенных копий судебных актов (приговора, решения, определения, постановления) и иных документов суда осуществляется уполномоченными работниками аппарата суда. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп "КОПИЯ".

Заверение копий судебных актов и иных документов суда производится для придания им юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Например:

Выдаваемые судом копии судебных актов должны быть заверены подписями председательствующего судьи (либо председателя военного суда, его заместителя) и секретаря судебного заседания (либо иного уполномоченного работника аппарата суда), а также гербовой печатью суда.

Если копия судебного акта состоит из нескольких листов, они должны быть пронумерованы и прошиты прочной нитью. На оборотной стороне последнего листа копии судебного акта в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью, в которой указывается наименование суда, количество прошитых, пронумерованных и скрепленных гербовой печатью суда листов, фамилия и инициалы секретаря судебного заседания либо иного уполномоченного работника аппарата суда, ставится его подпись, которая скрепляется гербовой печатью суда. В случае, если вышестоящий суд изменил судебный акт, на его копии делается об этом отметка. На копии судебного акта делается отметка о дате вступления его в законную силу, также указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находится дело.

Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы исполнителя документа и номер его телефона (для писем обязательно). Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа (на всех экземплярах). При изготовлении документа на компьютере - печатается шрифтом Times New Roman, размером 10, например:

Если размеры текста не позволяют расположить отметку об исполнителе на лицевой стороне, ее проставляют на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

3.3.5. В тексте документов действительные наименования воинских частей (учреждений) пишутся без почетных наименований (кроме наименования "гвардейский" или "гвардейская") и государственных наград.

3.3.6. Запрещается указывать в несекретных документах действительные наименования воинских частей (учреждений), которым присвоены условные наименования.

Полные действительные наименования воинских частей (учреждений), включая почетные наименования и государственные награды, пишутся только в адресах документов, когда это необходимо по содержанию документа.

3.3.7. При необходимости ссылки в несекретных документах на секретные и совершенно секретные документы могут указываться только их даты и номера, раскрывать содержащиеся в них сведения запрещается.

3.3.8. Во всех документах при определении времени суток следует исходить из 24-часового исчисления, не употребляя слов "утра", "дня", "вечера" и "ночи".

3.3.9. В адресе документов, рассылаемых большому числу адресатов, перечисляются не более четырех должностных лиц, при этом слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. Запрещается перечислять все воинские части и учреждения, входящие в состав округа, армии, соединения.

При направлении служебного документа более чем в четыре адреса составляется расчет рассылки, который располагается на обороте первого листа направляемого документа и подписывается исполнителем, например:

Адресование документов, направляемых должностным лицам воинских частей (учреждений), имеющих условные наименования, производится по их условному наименованию.

3.3.10. Приказы председателя военного суда (форма N 8) изготавливаются на стандартных листах формата A4, которые после подписания подшиваются в отдельный наряд. Данные приказы регистрируются в журнале регистрации приказов (форма N 10). При этом ежегодно в приказе N 1 председатель военного суда производит закрепление функциональных обязанностей судей по вопросам организационной деятельности военного суда, определяется состав комиссий по проверке секретного, несекретного и архивного делопроизводства, исполнению судебных решений, наличию и правильности реализации вещественных доказательств, состояния работы по рассмотрению обращений и приему граждан, а также другие.

3.4.1. Документы подписываются председателем военного суда или его заместителем. Судья вправе подписывать документы, связанные с осуществлением своих судебных полномочий.

3.4.2. Во время отсутствия председателя или его заместителя право подписи документов принадлежит лицу, на которое приказом возложено временное исполнение обязанностей отсутствующего. Издание приказа в этом случае обязательно, а на документах перед наименованием должности пишется:

врио (временно исполняющий обязанности), когда должностное лицо временно отсутствует (болезнь, отпуск, командировка);

врид (временно исполняющий должность), когда должность вакантна.

3.4.3. В подписанные (утвержденные) документы вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица, подписавшего документ, запрещается. На документах, удостоверенных гербовой печатью суда, подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

3.5.1. Документы после их подписания регистрируются в журнале учета исходящей корреспонденции (форма N 4) и отправляются, как правило, в день их приема от исполнителей.

Телеграммы и срочные документы отправляются немедленно. Отправка документов без регистрации их в журнале учета запрещается.

При приеме документов для отправки работник аппарата суда обязан в присутствии исполнителя проверить правильность оформления и адресования, наличие всех экземпляров и приложений к ним с пересчетом листов, а также убедиться, имеется ли на экземпляре, остающемся в суде, расчет рассылки, отметка, в какое дело или наряд его следует подшить.

3.5.2. Заверенная исполнителем копия исходящего документа подшивается в дело или наряд вместе с исполненным документом.

Отчеты, доклады, акты, списки и тому подобные документы, если к ним не требуется пояснений и указаний, направляются адресатам без сопроводительных писем.

В тех случаях, когда к исходящему документу прилагается документ, имеющий входящий, инвентарный или другой номер, в соответствующем журнале учета указываются наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего документа, при котором он отправлен.

3.5.3. Документы, подлежащие пересылке, обязательно конвертуются. Отправляемые одновременно одному адресату несколько исходящих документов вкладываются в один конверт.

В тех случаях, когда приложения посылаются в нескольких конвертах, в первый вкладывается сопроводительное письмо и на конверт ставится номер этого письма, а на следующих конвертах ставится этот же номер с добавлением перед номером буквы "к", например: к N 213. В сопроводительном письме указывается количество отправляемых конвертов.

На лицевой стороне конверта указываются:

степень срочности (если имеется);

почтовый адрес получателя;

номера всех документов, вложенных в конверт;

почтовый адрес отправителя.

На конвертах, подлежащих вскрытию лично адресатом, делается надпись "Лично".

В адресах на конвертах запрещается указывать воинские звания, фамилии, имена, отчества и штатные должности отправителей и получателей документов.

3.5.4. Работник делопроизводства, ответственный за конвертование и отправку документов, обязан перед отправкой конвертов сверить адреса и номера, указанные на конвертах, с адресами и номерами, указанными на документах, в книге реестров (реестрах) и журналах учета, где эти документы зарегистрированы.

3.5.5. При наличии экспедиции конверты с документами для отправки сдаются в экспедицию по книге реестров (реестру) (форма N 11). В случае отсутствия экспедиций конверты с наклеенными на них марками сдаются в почтовое отделение работниками аппарата военного суда.

Вид почтового отправления (простое, заказное или ценное) при пересылке документов определяется военным судом в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Местным адресатам документы могут сдаваться по принадлежности под расписку в реестре через экспедиторов (посыльных).

3.6.1. Содержание документов не подлежит разглашению, его обсуждение в присутствии посторонних лиц запрещается.

Давать справки по документам и сообщать сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к документам, разрешается только по указанию председателя военного суда.

3.6.2. Работа с документами в нерабочее время, а также их хранение за пределами служебных помещений военного суда допускается только с разрешения председателя военного суда.

3.6.3. Документы могут передаваться другим исполнителям с разрешения непосредственного начальника.

3.6.4. Лица, выбывающие из военного суда, а также убывающие в командировку, отпуск, на лечение, обязаны сдать все числящиеся за ними документы работнику аппарата военного суда, ведущему делопроизводство.

3.6.5. Судьям и работникам аппарата военного суда запрещается самовольный провоз и пересылка за границу Российской Федерации служебных документов. В необходимых случаях эти издания и материалы могут быть высланы для них в установленном порядке через военный суд.

3.7.1. Документ считается исполненным, когда изложенный в нем вопрос полностью разрешен и переписка по нему закончена.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов в соответствии с резолюцией (поручением) председателя военного суда возлагается на исполнителей.

Председатель военного суда лично осуществляет контроль за исполнением документов.

3.7.2. Документы подлежат исполнению в 30-дневный срок, за исключением документов:

в которых указан срок исполнения;

в которых срок исполнения установлен резолюцией, поручением председателя военного суда;

имеющих пометку "срочно" (исполняются в 3-дневный срок);

имеющих пометку "оперативно" (исполняются в 10-дневный срок).

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления в суд.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.

Сроки рассмотрения процессуальных жалоб, судебных дел определяются процессуальным законодательством Российской Федерации.

3.7.3. Один раз в год (в январе года, следующего за отчетным) состояние делопроизводства в военном суде проверяется комиссией, назначаемой приказом председателя военного суда. Члены комиссии перед проверкой инструктируются. Комиссия проверяет выполнение требований настоящего Руководства, наличие дел, нарядов, документов и изданий с грифом "Для служебного пользования", наличие документов, не подшитых в дела и наряды, и выборочно наличие документов из числа наиболее важных. Проверка наличия производится путем сверки книг и журналов учета с фактическим наличием документов, а также отметок в этих книгах и журналах об уничтожении или отправке документов с актами и реестрами.

К началу работы комиссии все учтенные служебные документы, как правило, должны быть сданы в делопроизводство, подшиты в дела и наряды или перерегистрированы в книгах и журналах нового года. В книгах и журналах прошлого года делается отметка с указанием новых учетных номеров.

Составленный комиссией акт проверки утверждается председателем военного суда.

3.8.1. Все исполненные документы подшиваются в наряды. Наряды заводятся по предметному (тематическому) и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом установленных сроков хранения. Наряды, как правило, заводятся на один год.

Все вновь заводимые книги и журналы несекретного делопроизводства пронумеровываются, прошнуровываются и на последней странице скрепляются мастичной печатью "Для пакетов". Работник аппарата военного суда, ответственный за ведение несекретного делопроизводства, на последней странице делает заверительную надпись: "В данной(м) книге (журнале) пронумеровано, прошнуровано и скреплено мастичной печатью "Для пакетов" 50 (пятьдесят) листов". Заверительная надпись подписывается работником, ее составившим, с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Выдача нарядов, книг и журналов производится под расписку в карточке выдачи (форма N 12), которая заводится вместе с делом и хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки в конце наряда, книги, журнала и вместе с ним сдается в архив или уничтожается. Если карточка заполнена полностью, заполняется новая, которая приобщается к заполненной, и они хранятся вместе с делом. Заполненная карточка вносится во внутреннюю опись, не нумеруется и листом дела не считается.

3.8.2. На все заводимые наряды, книги и журналы к началу года составляется номенклатура нарядов, книг, журналов (форма N 13). Номенклатура составляется с учетом важности, однотипности документов и сроков их хранения. Она является основным учетным документом на текущий год. Нумерация формируемых нарядов, книг и журналов (в том числе и переходящих) по возможности должна сохраняться из года в год. В номенклатуру вносятся все вновь заводимые наряды, книги и журналы несекретного делопроизводства, а также наряды, книги и журналы, не законченные ведением в прошлом году.

Номенклатура нарядов, книг, журналов подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, утверждается председателем военного суда, учитывается в журнале учета входящей корреспонденции, а после годовой проверки наличия документов подшивается в наряд. В номенклатуре производятся все необходимые отметки в графах и итоговая запись (приложение к форме N 13).

Изменения в номенклатуру вносятся с разрешения председателя военного суда. Внесенные в номенклатуру изменения заверяются подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.

Вторые и последующие тома нарядов, книг и журналов вносятся в номенклатуру по мере их заведения за теми же номерами с указанием "том 2", "том 3" и т.д. В номенклатуре после каждого номера оставляется место для записи последующих томов.

В том случае, если некоторые наряды и журналы необходимо продолжать в следующем году, они переносятся в номенклатуру следующего года с отметкой, за каким номером они учтены в предыдущем году.

3.8.3. Дата заведения наряда, проставляемая в номенклатуре, должна соответствовать дате первого подшитого документа в этом наряде.

Даты начала и окончания наряда должны соответствовать крайним датам документов, подшитых в нем. Эти даты проставляются на обложке наряда после его закрытия.

Листы в наряде подшиваются строго в хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности - документ-ответ помещается за документом-запросом.

Все подшитые в наряды документы нумеруются.

В каждом наряде ведется внутренняя опись документов (форма N 14).

В конце каждого наряда подшивается лист-заверитель (форма N 15).

Оформление обложки нарядов, подшивка документов, нумерация листов, составление внутренней описи и листа-заверителя производится в порядке, предусмотренном пунктами 21.1.5 - 21.1.9 настоящего Руководства.

Изъятие из наряда документа производится с разрешения председателя военного суда с оставлением в наряде его копии, заверенной в установленном порядке, или справки-заместителя, а также акта о причинах выдачи подлинника (форма N 16).

Исправление общего количества листов в наряде не производится, а на последнем листе наряда указывается количество листов (первых экземпляров), изъятых из наряда. Об изъятых документах делается отметка во внутренней описи.

3.8.4. В журналах учета документов (входящих и исходящих) делается отметка, в какой наряд подшит документ, и указываются порядковые номера листов подшитого документа.

3.8.5. После закрытия нарядов, книг и журналов текущего года делается соответствующая отметка в номенклатуре нарядов, книг, журналов.

Законченные ведением наряды, книги и журналы хранятся до истечения сроков хранения в архиве военного суда.

О сданных на хранение в архив и уничтоженных нарядах, книгах и журналах делается отметка в номенклатуре с проставлением даты и номеров сдаточных описей или актов.

4.1.1. Для регистрации в гарнизонном военном суде судебных дел и материалов устанавливается примерный перечень индексов:

"1" - уголовные дела;

"2" - гражданские дела;

"3" - материалы судебного контроля за законностью действий органов предварительного следствия и дознания;

"4" - материалы по рассмотрению представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров;

"5" - дела об административных правонарушениях;

"6" - материалы по применению принудительных мер медицинского характера;

"8" - производства о наложении денежных взысканий и штрафов, об обращении залога в доход государства;

"9" или "М" - материалы, по которым отказано в принятии заявлений и вынесен судебный акт о возврате, материалы до вынесения решения о принятии к производству;

"ДА" - материалы о грубых дисциплинарных проступках;

"12" - дела по жалобам на постановления по делам об административных правонарушениях;

"13" - материалы в порядке исполнения решений;

"14" - материалы о проведении оперативно-разыскных мероприятий;

"15" - иные материалы.

4.1.2. Номер уголовного, гражданского дела, дела об административном правонарушении или материала включает соответствующий индекс, порядковый номер по книгам учета (реестрам) и текущий год, который указывается через дробь.

Например, 1-20/2013 (уголовное дело), 2-13/2013 (гражданское дело), 5-11/2013 (дело об административном правонарушении) и т.д.

При отсутствии соответствующих материалов наряды не ведутся и индексы не используются.

4.1.3. На поступившее и зарегистрированное ходатайство или жалобу заводится материал (дело) с присвоением соответствующего номера, который состоит из индекса, порядкового номера журнала учета и года принятия ходатайства или жалобы к производству.

Материалы, поступившие в порядке досудебного производства, имеют цифровой индекс "3" с дополнительными значками:

"3/1" - об избрании меры пресечения в виде содержания под стражей;

"3/2" - о продлении срока содержания под стражей;

"3/3" - об избрании меры пресечения в виде домашнего ареста;

"3/4" - продление срока домашнего ареста;

"3/5" - о помещении подозреваемых или обвиняемых, не находящихся под стражей, в медицинский или психиатрический стационар для производства соответственно судебно-медицинской или судебно-психиатрической экспертизы;

"3/7" - о наложении ареста на корреспонденцию и выемке ее в учреждениях связи; о производстве выемки предметов и документов, содержащих информацию о вкладах и счетах, банках и иных кредитных организациях;

"3/8" - о временном отстранении обвиняемого от должности;

"3/9" - о наложении ареста на имущество, включая денежные средства физических и юридических лиц, находящиеся на счетах и во вкладах или на хранении в банках или иных кредитных организациях; о производстве личного обыска, за исключением случаев, предусмотренных статьей 93 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации (далее - УПК РФ); о производстве осмотра жилища при отсутствии согласия проживающих в нем лиц, обыска или выемки в жилище, о контроле и записи телефонных и иных переговоров;

"3/10" - учет жалоб на действия (бездействие) и решения дознавателя, следователя и прокурора;

"3/11" - об отмене (изменении) меры пресечения, избранной по судебному решению;

"3/12" - об избрании меры пресечения в виде залога, об изменении территориальной подсудности, об установлении наличия в информационных материалах признаков экстремистской деятельности, иные ходатайства в порядке досудебного производства (судебного контроля).

4.1.4. Материалы, поступившие в порядке исполнения приговоров, имеют цифровой индекс "4". В зависимости от характера поступившего материала индекс сопровождается дополнительными значками:

"4/1" - отмена условно-досрочного освобождения, об условно-досрочном освобождении;

"4/2" - освобождение от отбывания наказания в связи с наступлением психического расстройства;

"4/3" - освобождение от отбывания наказания в связи с иной тяжелой болезнью;

"4/4" - применение акта амнистии;

"4/6" - отсрочка отбывания наказания осужденным беременным женщинам и осужденным женщинам, имеющим малолетних детей; отсрочка исполнения приговора по болезни осужденного; отсрочка исполнения приговора, если его исполнение может повлечь тяжкие последствия для осужденного или его родственников; досрочная отмена отсрочки женщине;

"4/7" - отмена условного осуждения с освобождением от наказания;

"4/8" - отмена условного осуждения в связи с неисполнением возложенных обязанностей или совершением нового преступления; отмена условного осуждения с заменой на другой вид наказания, не связанный с лишением свободы; отмена условного осуждения с заменой на лишение свободы;

"4/9" - отсрочка, рассрочка уплаты штрафа;

"4/10" - замена штрафа другим видом наказания; замена штрафа лишением свободы; замена штрафа иными видами наказаний, не связанных с лишением свободы; замена штрафа исправительными работами;

"4/11" - лишение специального права;

"4/12" - освобождение от наказания в связи с применением нового уголовного закона;

"4/13" - снижение наказания в связи с применением нового уголовного закона;

"4/14" - о возложении обязанностей;

"4/15" - изменение вида исправительного учреждения, назначенного по приговору;

"4/16" - замена одного вида наказания на другой; замена неотбытого срока лишения свободы более мягким видом наказания;

"4/17" - иные материалы, рассматриваемые судом.

4.1.5. Материалы, поступившие в порядке производства о наложении денежных взысканий и штрафов, об обращении залога в доход государства, имеют цифровой индекс "8" с дополнительными значками:

"8/1" - о наложении денежных взысканий и штрафов в процессуальном порядке;

"8/2" - об обращении залога в доход государства, внесенного в качестве меры пресечения.

4.1.6. Для регистрации в окружном (флотском) военном суде входящей и исходящей корреспонденции устанавливается следующий перечень индексов:

"1" - отдел делопроизводства суда;

"2" - отдел обеспечения судопроизводства по уголовным делам;

"3" - отдел обеспечения судопроизводства по гражданским делам;

"4" - отдел по обеспечению деятельности президиума суда;

"5" - финансово-бухгалтерский отдел;

"6" - администратор суда;

"7" - делопроизводство по делам об административных правонарушениях.

4.1.7. Номера судебных дел проставляются с соблюдением следующих правил:

а) номер уголовного и гражданского дела первой инстанции включает индекс соответствующего отдела обеспечения судопроизводства, порядковый номер дела по книге учета (реестру) и год поступления дела, например:

2-3/2013 г.; 3-12/2013 г. и т.д.;

б) номер уголовного и гражданского дела в апелляционной инстанции включает индекс соответствующего отдела обеспечения судопроизводства, повторенный дважды порядковый номер дела по книге учета (реестру) и год поступления дела, например:

22-5/2013 г.; 33-10/2013 г. и т.д.;

в) если постановление по делу об административном правонарушении или решение по жалобе на постановление по делу об административном правонарушении, вынесенное военным судом, обжалуется в вышестоящий суд, то номер дела об административном правонарушении включает в себя индекс "7", порядковый номер дела по книге учета и год поступления дела, например:

г) номер уголовного и гражданского дела кассационной инстанции включает в себя индекс обеспечения деятельности президиума суда, порядковый номер дела по книгам учета (реестрам) и год поступления дела, например:

4.2.1. Поступившее в военный суд уголовное дело регистрируется в базе данных программного изделия "Судебное делопроизводство" (далее - база данных ПИ "Судебное делопроизводство"), в журнале учета входящей секретной либо несекретной корреспонденции и заносится в день его поступления в книгу учета (реестр) уголовных дел по первой инстанции (форма N 17). На лицевой обложке дела ставится штамп, указывается номер дела, а также заводится карточка выдачи.

При приеме дела необходимо сверить количество листов дела с внутренней описью, проверить наличие документов обвиняемого (паспорта, военного билета и др.), вещественных доказательств по делу и документов, указанных в приложении сопроводительного письма.

Личные вещи, ценности и другие предметы обвиняемых, не являющиеся вещественными доказательствами, для хранения в военном суде не принимаются.

В алфавитный указатель (форма N 18) заносятся фамилии, имена и отчества всех обвиняемых по делу с указанием порядкового номера дела.

Дело докладывается председателю военного суда, после чего распределяется председателем суда либо лицом, им уполномоченным, с использованием подсистемы ГАС "Правосудие" "Модуль распределения дел". Не позднее следующего рабочего дня дело передается для рассмотрения судье под роспись в карточке выдачи.

4.2.2. Поступившие в военный суд жалобы, ходатайства о проведении предварительного слушания, о мерах по обеспечению гражданского иска и возможной конфискации имущества, а также иные документы, связанные с делом, регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции, докладываются председателю военного суда и передаются судье, в производстве которого находится дело.

4.2.3. Уголовные дела, возвращенные в военный суд на новое судебное рассмотрение после отмены приговоров (постановлений, определений), и дела, возвращенные прокурору в соответствии со статьей 237 УПК РФ, повторно поступившие в суд от прокурора, регистрируются как впервые поступившие и получают новый порядковый номер.

В алфавитном указателе на повторно поступившие дела производится новая запись, но с отметкой об их повторном поступлении.

4.2.4. Если дело передано на рассмотрение в другой суд, в книге учета (форма N 17) производится отметка, когда, за каким исходящим номером и куда направлено дело.

4.2.5. По окончании календарного года заводится новая книга учета (форма N 17), в которую записываются все дела, не рассмотренные судом к началу года. В каждом таком деле указываются два порядковых номера: числителем - номер дела по книге нового года, знаменателем - номер дела по книге прошедшего года.

В книге учета дел прошлого года делается отметка о том, что дело перенесено в книгу нового года, и указывается новый порядковый номер.

Учет дел, поступивших в новом году, начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации остатка дел предыдущего года.

В тех случаях, когда книга учета (форма N 17) за истекший год незначительно использована, разрешается вести учет уголовных дел в новом году в этой же книге (по новой нумерации).

4.2.6. Заявление потерпевшего или его представителя по делам частного обвинения подается с копиями по числу лиц, в отношении которых возбуждается уголовное дело частного обвинения, регистрируется в журнале учета входящей корреспонденции, докладывается председателю военного суда и с его резолюцией передается судье для рассмотрения под расписку в журнале учета входящей корреспонденции.

При вынесении судьей постановления о возвращении заявления лицу, его подавшему, копия постановления не позднее следующего дня направляется либо вручается потерпевшему или его представителю.

Постановление, заявление и приложенные к нему материалы остаются у судьи до истечения срока для исправления недостатков.

Если недостатки, указанные в постановлении судьи, своевременно не были устранены, судья выносит постановление об отказе в принятии заявления к своему производству и заявление с приложением возвращается лицу, его подавшему. Также изготавливаются копии заявления и приложенных к нему материалов, которые вместе с вынесенными постановлениями и уведомлениями подшиваются в соответствующий наряд, о чем делается запись в журнале учета входящей корреспонденции.

Принятое судом к своему производству заявление заносится в книгу учета (форма N 17) с пометкой в графе N 1 "ЧО" и с материалами по данному делу подшивается в обложку (форма N 19).

4.2.7. При рассмотрении дела вне места дислокации военного суда уголовное дело пересылается в соответствующие органы или военный суд по месту слушания либо выдается председательствующему, который обеспечивает сохранность дела до возвращения его в военный суд. Секретные уголовные дела пересылаются секретным порядком, несекретные - несекретным.

4.3.1. Поступившее в военный суд заявление (о вынесении судебного приказа, исковое, об оспаривании решения, действия (бездействия) органа военного управления или командира (начальника) воинской части и др.) и приложенные к нему материалы регистрируются в базе данных ПИ "Судебное делопроизводство" и в журнале учета входящей корреспонденции, после чего докладываются председателю суда.

При приеме заявления необходимо сверить указанное в приложении к заявлению количество копий заявления, иных материалов с их фактическим наличием. При поступлении заявления по почте конверт не уничтожается, а прикладывается к материалам заявления.

4.3.2. Заявление распределяется председателем суда либо лицом, им уполномоченным, с использованием подсистемы ГАС "Правосудие" "Модуль распределения дел". Не позднее следующего рабочего дня заявление передается для рассмотрения судье под расписку в журнале учета входящей корреспонденции.

4.3.3. В случае вынесения судьей определения об отказе в принятии либо о возвращении заявления копия определения вместе с заявлением и всеми приложенными к нему документами в течение пяти дней со дня поступления заявления в суд вручается либо направляется заявителю.

4.3.4. При вынесении судьей определения об оставлении заявления без движения копия определения не позднее пяти дней вручается либо направляется заявителю. Определение, заявление и приложенные к нему материалы остаются у судьи до истечения срока для исправления недостатков.

Если заявителем в установленный срок не были выполнены указания судьи, заявление считается неподанным и на основании определения судьи о возвращении заявления направляется вместе с приложениями лицу, его подавшему.

4.3.5. В случае возвращения заявления лицу, его подавшему, изготавливаются копии заявления, а при необходимости также копии приложенных к нему документов, которые вместе с вынесенными определениями и уведомлениями подшиваются в соответствующий наряд. Указанные определения учитываются в журнале учета определений по заявлениям до принятия их судьями к производству (форма N 20).

Все материалы, вручаемые либо направляемые заявителям, регистрируются в журнале учета исходящей корреспонденции.

4.3.6. В случае подачи частной жалобы на определение судьи (об оставлении заявления без движения, об отказе в принятии заявления, о возвращении заявления) делается запись в журнале (форма N 20), заявление и приложенные к нему материалы вместе с частной жалобой подшиваются в обложку (форма N 21) и после их регистрации в журнале учета исходящей корреспонденции направляются в суд второй инстанции.

4.3.7. После вынесения судьей определения о принятии заявления к производству возбуждается гражданское дело, которое регистрируется в базе данных ПИ "Судебное делопроизводство" и в книге учета (реестре) гражданских дел по первой инстанции (форма N 22). Одновременно в алфавитный указатель (форма N 23) вносятся фамилии заявителя (истца) и ответчика (должностного лица, органа военного управления).

При объединении (выделении) требований в одно (несколько) производство регистрация дел в базе данных ПИ "Судебное делопроизводство" и в книге учета (форма N 22) и занесение соответствующих данных в алфавитный указатель производится в соответствии с первым абзацем настоящего пункта с присвоением одного (нескольких) порядкового номера в книге учета (реестре) гражданских дел.

Гражданские дела подшиваются в обложку (форма N 19), на них заводятся карточки выдачи (форма N 12).

4.3.8. Поступившее в военный суд дело об административном правонарушении регистрируется в базе данных ПИ "Судебное делопроизводство" и в журнале учета входящей корреспонденции, заносится в книгу учета (реестр) дел об административных правонарушениях (форма N 24), в алфавитный указатель (форма N 25), после чего докладывается председателю суда.

Дело распределяется председателем суда либо лицом, им уполномоченным, с использованием подсистемы ГАС "Правосудие" "Модуль распределения дел". Не позднее следующего рабочего дня дело с резолюцией председателя военного суда передается для рассмотрения судье под роспись в карточке выдачи.

Дела об административных правонарушениях хранятся в обложке (форма N 26).

4.3.9. Гражданские дела и дела об административных правонарушениях, возвращенные в военный суд на новое судебное рассмотрение, после отмены решения, постановления регистрируются соответственно в базе данных ПИ "Судебное делопроизводство", в книге учета (реестре) гражданских дел по первой инстанции и дел об административных правонарушениях как впервые поступившие и получают новый порядковый номер. В алфавитном указателе на повторно поступившие дела производится новая запись, но с отметкой об их повторном поступлении.

4.3.10. Ежегодно по окончании календарного года в военном суде заводятся новые книги учета (реестры) гражданских дел по первой инстанции и дел об административных правонарушениях, в которые записываются все дела, не рассмотренные судом к началу года. В каждом таком деле указываются два порядковых номера: числителем - номер дела по книге нового года, знаменателем - номер дела по книге прошедшего года.

В книгах учета дел прошлого года делаются отметки о том, что дела перенесены в книги нового года, и указываются новые порядковые номера.

Учет дел нового года начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации остатка дел предыдущего года.

В тех случаях, когда книги учета (реестры) гражданских дел по первой инстанции и дел об административных правонарушениях за истекший год незначительно использованы, разрешается вести учет гражданских дел и дел об административных правонарушениях в новом году в этих же книгах (по новой нумерации).

5.1.1. Постановление судьи, вынесенное в соответствии с частью 2 статьи 227 УПК РФ, подшивается в уголовное дело. Копия постановления судьи направляется обвиняемому, потерпевшему и прокурору.

По уголовным делам частного обвинения подсудимому вручаются материалы, предусмотренные уголовно-процессуальным законодательством.

О возбуждении уголовного дела частного обвинения в отношении граждан, состоящих или обязанных состоять на воинском учете, военный суд в двухнедельный срок сообщает в военный комиссариат.

5.1.2. После вынесения постановления о направлении уголовного дела по подсудности не позднее следующего рабочего дня по истечении срока на обжалование постановления сопроводительное письмо к уголовному делу регистрируется в соответствующем журнале учета исходящей корреспонденции. Необходимые сведения вносятся в базу данных ПИ "Судебное делопроизводство", в книгу учета (реестр) уголовных дел по первой инстанции и дело направляется соответствующему адресату. В случае, если обвиняемый содержится под стражей, две копии постановления направляются администрации места содержания под стражей для приобщения к личному делу и для вручения обвиняемому.

5.1.3. Если обвиняемому изменяется мера пресечения на заключение под стражу, копия постановления направляется для исполнения соответствующему командованию и органу внутренних дел, а также лицу, возбудившему ходатайство, прокурору и обвиняемому. Об избрании меры пресечения в виде заключения под стражу незамедлительно уведомляется кто-либо из близких родственников подозреваемого или обвиняемого, а при их отсутствии - другие родственники.

5.1.4. При изменении судом меры пресечения в отношении лица, заключенного под стражу, оформление производится в следующем порядке:

на подписку о невыезде - копия постановления немедленно направляется для исполнения администрации места содержания под стражей с приложением бланка подписки о невыезде и надлежащем поведении, который в заполненном виде подлежит возврату в суд одновременно с сообщением администрации места содержания под стражей об освобождении обвиняемого из-под стражи; постановление, бланк подписки и сообщение подшиваются в уголовное дело;

на наблюдение командования воинской части - копия постановления немедленно направляется для исполнения администрации места содержания под стражей и командиру воинской части; постановление и сообщение администрации места содержания под стражей об освобождении обвиняемого из-под стражи и командира части о применении вновь избранной меры пресечения подшиваются в уголовное дело;

на домашний арест - копия постановления направляется лицу, возбудившему ходатайство, прокурору, контролирующему органу по месту отбывания домашнего ареста и обвиняемому.

В случае изменения меры пресечения на личное поручительство, присмотр за несовершеннолетним обвиняемым или залог в отношении лица, заключенного под стражу, секретарь судебного заседания по поручению судьи вызывает в суд соответственно поручителя, лицо, осуществляющее присмотр, либо залогодателя и оформляет подписку о личном поручительстве (форма N 27), письменное обязательство либо протокол о принятии залога (форма N 28), которые приобщаются к делу, после чего копия постановления немедленно направляется для исполнения администрации места содержания под стражей. Копия протокола о принятии залога вручается залогодателю.

В случае избрания указанных мер пресечения в отношении лица, не содержащегося под стражей, их оформление в необходимых случаях производится путем вызова в суд обвиняемого, его поручителя или залогодателя.

5.1.5. Копия постановления о наложении ареста на имущество после регистрации в журнале учета исходящей корреспонденции направляется в подразделение судебных приставов. Постановление подшивается в уголовное дело.

5.1.6. Постановление о возвращении уголовного дела прокурору в соответствии со статьей 237 УПК РФ подшивается в дело, которое после регистрации в соответствующем журнале учета исходящей корреспонденции направляется прокурору для устранения препятствий к его рассмотрению. Копия постановления направляется обвиняемому, потерпевшему и подшивается в наряд с копиями приговоров, постановлений и определений.

В книгу учета (форма N 17) вносится соответствующая запись о направлении дела прокурору. В дальнейшем при поступлении этого дела из прокуратуры оно учитывается как вновь поступившее.

Если в ходе разбирательства выяснится, что обвиняемый, содержащийся под стражей, скрылся (пункт 1 части 1 статьи 238 УПК РФ), суд приостанавливает производство по уголовному делу и возвращает дело прокурору для обеспечения розыска. В книгу учета (реестр) уголовных дел по первой инстанции вносится запись о направлении дела прокурору. При поступлении этого дела из прокуратуры оно учитывается как вновь поступившее.

В том случае, если обвиняемый, не содержащийся под стражей, скрылся, судья избирает ему меру пресечения в виде заключения под стражу и поручает прокурору обеспечить его розыск (часть 2 статьи 238 УПК РФ). Дело в этом случае остается в суде и числится как приостановленное до розыска обвиняемого.

5.1.7. При прекращении уголовного дела или уголовного преследования в соответствии со статьей 239 УПК РФ постановление подшивается в уголовное дело. Копия постановления направляется прокурору, командиру части, а также вручается лицу, в отношении которого прекращено уголовное преследование, и потерпевшему в течение пяти суток со дня его вынесения.

5.1.8. Обвиняемому и другим участникам уголовного судопроизводства, не владеющим русским языком, все документы вручаются в переводе на их родной язык или на другой язык, которым они владеют.

5.1.9. Подсудимому (обвиняемому), в отношении которого применена мера пресечения в виде заключения под стражу, копия постановления о назначении предварительного слушания либо постановления о назначении судебного заседания вручается под расписку (форма N 29) через администрацию места содержания под стражей (места лишения свободы).

5.1.10. В соответствии с постановлением судьи о назначении предварительного слушания либо судебного заседания секретарем судебного заседания с учетом требований части 4 статьи 231 УПК РФ и части 2 статьи 234 УПК РФ выписываются и рассылаются повестки (формы N 30, 31) и извещения о вызове в суд участников уголовного судопроизводства, а также уведомления командиру части либо руководителю учреждения, в котором работает подсудимый (обвиняемый), о времени и месте слушания дела. Военнослужащие вызываются в судебное заседание, как правило, через командира части. В необходимых случаях указанные лица могут быть вызваны в судебное заседание телеграммой с уведомлением, телефонограммой, факсограммой.

Извещение участников судопроизводства допускается в том числе посредством СМС-сообщения в случае их согласия на уведомление таким способом и при фиксации факта отправки и доставки СМС-извещения адресату. Факт согласия на получение СМС-извещения подтверждается распиской, в которой наряду с данными об участнике судопроизводства и его согласием на уведомление подобным способом указывается номер мобильного телефона, на который оно направляется.

Свидетель, потерпевший, эксперт, гражданский истец, гражданский ответчик, их представители, находящиеся за пределами территории Российской Федерации, могут быть с их согласия вызваны судьей, в производстве которого находится уголовное дело, для производства процессуальных действий на территории Российской Федерации в порядке статьи 456 УПК РФ.

Запросы о вызове направляются через территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации. Запрос и прилагаемые к нему документы переводятся на официальный язык того иностранного государства, в которое они направляются. Запрос о производстве процессуальных действий (извещение, поручение) составляется согласно требованиям статьи 454 УПК РФ в письменном виде, подписывается направившим его должностным лицом, удостоверяется печатью суда (формы N 32, 33).

Все документы, пересылаемые судами в порядке оказания правовой помощи, скрепляются печатью, документы должны быть составлены по установленной форме, написаны ясным, четким языком и аккуратно оформлены.

5.1.11. В тех случаях, когда посланная повестка окажется неврученной адресату, секретарь судебного заседания обязан немедленно по ее возвращении выяснить причины, доложить председательствующему и по его указанию принять меры, обеспечивающие своевременную явку лица в суд. Неврученные повестки подшиваются в дело.

5.1.12. По назначенным к рассмотрению уголовным делам, если подсудимый содержится под стражей, направляется требование начальнику места содержания под стражей, а также в соответствующее конвойное подразделение органа внутренних дел о доставке подсудимого в судебное заседание с учетом получения требования не позднее чем за трое суток до начала судебного процесса.

В требовании точно указываются фамилия, имя, отчество и год рождения подсудимого, статья Уголовного кодекса Российской Федерации (далее УК РФ), по которой он обвиняется, куда, в какой день и час он должен быть доставлен. Требование подготавливается секретарем судебного заседания, подписывается судьей, председательствующим по делу, и заверяется гербовой печатью суда (форма N 34).

Подсудимые (обвиняемые), содержащиеся на гауптвахтах, доставляются конвоем воинских частей или военной комендатуры гарнизона на основании доверенности, выдаваемой военным судом и скрепленной гербовой печатью суда (форма N 35), либо при наличии на гауптвахтах постоянно действующих конвойных подразделений на основании заявки на конвоирование военнослужащего в военный суд (форма N 36).