Образец докладной записки

Докладная записка – это обращение к вышестоящему лицу или организации. Предназначение докладной записки – осуществление коммуникации по должностной вертикали. Цель докладной записки – информирование руководителя и побуждение к принятию определенного решения, которое обычно указывается в тексте самой записки.
Данный информационный документ может составляться как по инициативе автора докладной записки, так и по указанию непосредственного руководителя.

Различают три типа докладных записок:

Инициативная. Они пишется для побуждения принятия конкретного решения, в тексте такой записки рассматриваются определенные факты, предоставляются возможные решения, рекомендации по разрешению определенной проблемы, а также выводы по всей сложившейся ситуации.

Информационная. Данный тип записки подразумевает в своем содержании наличие данных о проведении конкретных работ. Такая записка составляется регулярно и предоставляет руководителю полную информацию о ходе определенного участка работ.

Отчетные докладные записки. Они информируют руководство о завершении всей работы или какого-то конкретного этапа работ.

Вне зависимости от типа и назначения докладной записки, она должна иметь определенный вид. Тут существуют различия между докладной запиской, которая будет направлена за пределы организации, и докладной запиской внутреннего применения.

Внешняя докладная записка имеет следующую структуру:

• Название организации-отправителя
• Наименование документа (собственно «Докладная записка»)
• Дата
• Конкретное место составление с указанием адреса и индекса
• Наименование получателя записки
• Заголовок
• Текст записки
• Подпись руководителя организации-отправителя
• Фамилия ответственного лица-исполнителя
• Контактные данные исполнителя

Для внешних докладных записок используют фирменный бланк предприятия-отправителя.

Составить докладную записку для внутреннего пользования намного проще. Тут нет необходимости использовать фирменные бланки, достаточно обычного листа бумаги, но структура у такой записки должна прослеживаться.

• Название отдела, участка или цеха
• Название документа
• Дата
• Наименование адресата с полным указанием ФИО и должности
• Заголовок к докладной записке
• Текст
• Подпись составителя, которая также содержит ФИО и должность

В заголовке к тексту докладной записке должна содержаться краткая информация к ее содержанию.

Сам текст докладной записки должен содержать вводную часть, где раскрывается суть проблемы, и заключительную часть, в которой предлагаются варианты решения, предложения составителя, возможные меры или дается конкретный отчет о ходе работы, также в конце записки должны быть приведены выводы.

В результате рассмотрения докладной записки руководитель создает резолюцию, которая является основанием к принятию решений по данному вопросу, либо к проведению конкретных мероприятий.

Образец заполнения докладной записки вы можете скачать по ссылке .

Макет докладной записки

О необходимости увеличения

штатной численности отдела

В настоящее время для успешной работы нашей организации необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы.

В связи с тем, что отдел в его составе по состоянию на сегодняшний день (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.

Руководитель отдела М.И. Румянцева

Образец оформления внешней докладной записки:

Министерство образования РФ

Новосибирское областное управление народного образования

О проверке технического

состояния жилых помещений

базы отдыха для детей

Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2012 г. мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашей организации.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, в ремонте нуждается только корпус №2.

образования Н.И. Пирогова

Образец оформления объяснительной записки:

Начальнику СМУ -5

О причинах аварии при ремонте

При ремонте теплотрассы в районе «Кутузово» по ул. Кожиной в ночь на 28 октября 2013 г. в результате выброса горячей воды произошел размыв почвы и обрушение трех железобетонных блоков, образующих кожух коллектора. В случившейся аварии моей вины как прораба участка нет, так как были соблюдены все предусмотренные технической документацией меры предосторожности.

Авария не вызвала серьезных разрушений, и ее последствия будут устранены в течение одного рабочего дня – 29 октября 2013 г.

Прораб М.П Сухов

16.03.2015 34.82 Кб 3 магистры-неч.xls

16.03.2015 35.84 Кб 4 магистры-чн.xls

16.03.2015 36.35 Кб 2 МАИ пример.xls

16.03.2015 117.76 Кб 1 макеты бланков.doc

Образец докладной записки

В данной статье мы поговорим о том, как составить докладную записку. Мы предложим вашему вниманию не только всю необходимую информацию о составлении такого документа, но и его образец. На практике необходимость написания докладной записки возникает достаточно часто.

Докладная записка составляется на имя руководства и содержит выводы и предложения по тому или иному вопросу. Иными словами, это коммуникация по вертикали, которая проводится с целью побудить руководство к принятию определенного решения. Принятое решение может быть оформлено как резолюция руководителя. В некоторых случаях докладная записка может носить чисто информационный характер.

Назначение докладной записки весьма близко к служебной записке и, как правило, тоже относится к внутренним. По адресу вышестоящей организации чаще всего направляется служебное письмо на официальном бланке организации .

Докладную записку следует начинать с того, что сообщаются факты или причины, касающиеся определенного вопроса. Затем может идти анализ, однако это часть не обязательна. Текст докладной записки завершается предложениями и выводами.

Если докладная записка адресуется руководителю предприятия или его заместителю, то документ должен подписать начальник отдела (структурного подразделения). Если документ подается на имя начальника отдела, то подписать докладную записку может сотрудник данного отдела.

В состав данного документа должны входить определенные реквизиты. Проще всего понять необходимые для составления этого документа реквизиты можно будет благодаря примеру докладной записки.

Образец докладной записки – пример о направлении сотрудников на тренинг

Директору ООО «Параллель»

Ставлю Вас в известность, что в пятницу 14.11.2014 в течение 4-х часов с 10:00 и до 14:00 специалист отдела бухгалтерского учета Афанасьева Галина Романовна отсутствовала на рабочем месте.

Оправдательных документов, свидетельствующих о наличии уважительной причины отсутствия, Афанасьевой Г.Р. не представлено.

В связи с допущенным нарушением и учитывая его неоднократный характер, предлагаю Афанасьевой Г.Р. объявить выговор.

На основе образцов докладных записок, которые были приведены в нашей статье, вы без труда сможете составить необходимые вам документы.

Образец докладной записки: бланки на все случаи

Работник грубо нарушил трудовую дисциплину? А может быть, наоборот, с блеском проявил себя и нашёл нескольких крупных клиентов за один день? Один из менеджеров совершил экстравагантный поступок, за который его можно поощрить и наказать одновременно? Во всех этих случаях нужно составлять докладную записку по типовому образцу.

Докладная записка — это документ справочно-информационного характера, адресованный руководителю другого структурного подразделения или всего учреждения. Состоит записка из подробного изложения какого-либо происшествия (произошедшего при участии одного или нескольких работников) и соответствующих выводов/предложений.

Отличительная черта докладной записки – иерархическая направленность. Этот документ всегда направляется «снизу-вверх», от нижестоящего должностного лица вышестоящему. Тем докладная и отличается от служебной (которую отправляют равным по должности людям).

Зачем вообще пишут докладные? Цель двоякая:

• проинформировать руководство о том, что произошло и какая сложилась ситуация;
• побудить руководителя к действию, к принятию какого-либо решения.

Впрочем, записки могут быть и чисто информационными. Когда работник информирует начальство о выполнении распоряжения, завершении каких-то задач, он оформляет своё сообщение в виде всё той же докладной записки. С её помощью можно внести предложения по совершенствованию рабочего процесса, изложить свою точку зрения, рекомендации… Главное – убедительно обосновать своё видение дела. Словом, докладная – это очень простой и надёжный инструмент взаимодействия.

Работники могут составлять этот документ как по собственной инициативе, так и по приказу начальства. Руководитель обязан внимательно прочесть записку и наложить свою резолюцию. В дальнейшем эта резолюция становится основанием для принятия и реализации каких-либо решений (наложения взыскания, вынесения поощрения и т.п.).

В тексте любой докладной выделяют два или три смысловых блока:

• в констатирующей части описывается происшествие, его возможные причины, последствия;
• в анализирующей части автор кратко даёт свою оценку ситуации;
• в резюмирующей части автор излагает свои рекомендации: что делать, кого наказать, кого поощрить и т. д.

Второго или третьего блоков может и не быть, но только лишь первым не обойтись. Возможны связки 1–2 (если речь идёт о событии, где конкретные должностные лица ничем себя не проявили) и 1–3 (если в деле фигурирует сотрудник, к которому нужно применить меры поощрения или взыскания). Например, если составляется докладная записка о невыходе на работу сотрудника, начальник вправе ограничиться констатирующим и резюмирующим блоками.

Обязательных реквизитов немного. Докладная – это так называемый «полуофициальный» документ, поэтому выписывать огромные шапки и десятки пунктов не нужно. Но кое-что в стандартном образце записки должно быть обязательно:

• название организации или структурного подразделения;
• название документа («ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА» верхним регистром);
• дата и регистрационный номер;
• место составления;
• адресат (то есть вышестоящее должностное лицо – например, вы);
• краткий заголовок («О прогуле», «О премировании»);
• должность составителя, его личная подпись с расшифровкой, фамилия и инициалы.

Специальный бланк для докладной не предусмотрен - нужно просто распечатать типовой образец и заполнить его. В крайнем случае можно написать записку обычной ручкой на листе формате А4.

Различают внутренние и внешние записки. Внутренняя составляется на имя руководителя фирмы или начальника одного из её структурных подразделений, в внешняя – на имя руководителя вышестоящей инстанции. Главное, чтобы адресатом был непосредственный начальник составителя.

По содержанию докладные делятся на информативные, отчётные и инициативные. Чем они отличаются, понятно по названиям:

• в информативной докладывают о способах и особенностях проведения работы;
• в отчётной говорится о результатах выполнения конкретной задачи или указания;
• в инициативной работник предлагает руководителю принять то или иное решение.

Особое место среди докладных занимают «репрессивные» записки. Их приходится писать нечасто (если, конечно, в вашу фирму не умудрились устроиться сплошь лентяи и особо циничные бездельники), однако именно их оформлению нужно уделить особое внимание. Дело в том, что малейшая оплошность здесь может привести к печальным последствиям в будущем. Вдруг оплошавший работник не исправится, и вам придётся его увольнять? Докладная – это один из документов, доказывающих его вину. Если такая записка будет составлена некорректно, работник сможет пожаловаться судьям на то, что руководство злонамеренно ущемляло его права.

В связи с какими нарушениями составляются докладные записки?

1. Нарушение должностных обязанностей. В записке нужно изложить, что и каким образом сотрудник сделал неправильно. В резюмирующей части составитель должен потребовать наложить на нарушителя дисциплинарное взыскание (то есть сделать замечание или вынести выговор). Образец докладной записки о нарушении должностных обязанностей можно найти здесь .
2. Прогул (невыход сотрудника на работу). Напомним, что прогул – это когда сотрудник пропустил минимум четыре рабочих часа подряд (или не явился на смену, даже если она длилась меньше четырёх часов). Просьба в резюмирующей части аналогичная – привлечь прогульщика к дисциплинарной ответственности.
3. Нарушение трудовой дисциплины. Человек ушёл с работы «раньше времени», нагрубил клиенту или подбросил секретарше на стол огромного паука – во всех этих случаях придётся составлять записку. Её структура будет той же, что и в предыдущих примерах. Образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины ищите тут .

Итак, по порядку. Менеджер собирается составить докладную, берёт лист бумаги, ручку (или открывает ноутбук и текстовый редактор) и садится за стол. Что ему писать и в какой последовательности?

• в левом верхнем углу – название рабочего отдела, в котором что-то случилось;
• в верхнем правом – должность, фамилию и инициалы адресата;
• затем, в центре или слева (допустимы оба варианта) – слова «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА» очень большими буквами (или верхним регистром);
• на следующей строке – дату и номер записки;
• краткое название (например, «Об отсутствии на рабочем месте»);
• изложение сути дела и личных рекомендаций;
• под основным тестом – свою должность, фамилию и инициалы, подпись (именно в таком порядке, слева-направо, всё на одной строке).

Дату и номер записки тоже следует указывать на одной строке. Можно писать и цифры, и буквы (19.04.2015, 19 апреля 2015). Регистрационный номер на внутренней докладной записке допускается ставить либо по месту составления, либо по месту получения (это зависит от действующей в компании системы регистрации документов). Если у записки есть приложение, то нужно написать его название и количество страниц (желательно указать и количество экземпляров).

Заголовок составляется по общим правилам делового «сочинительства»: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже. Если записка не умещается на одной странице, второй и последующий листы нужно пронумеровать (в правой части верхнего поля).

А лучше просто скачайте здесь образец докладной записки (например, о прогуле работника) и разошлите его своим менеджерам, чтобы они не забивали себе голову реквизитами и оформлением.

Как написать докладную записку - образец скачать

Докладная записка – это возможность в письменном виде донести до вышестоящего начальству какую-либо информацию, доложить о каком-либо событии, внести свои предложения, высказать просьбы.

В данной статье разберемся, как правильно написать докладную записку. В конце статьи приведены ссылки, по которым можно скачать образцы написания докладной записки по различным поводам (нарушение дисциплины, прогулы, опоздания, невыполнения обязанностей и пр.).

Особенность докладной записки заключается в том, что она пишется от подчиненного вышестоящему руководству. Например, от рядового сотрудника начальнику подразделения или от начальника подразделения директору предприятия. Это все варианты внутренних докладных записок, но бывают и внешние, которые адресуются за пределы организации, например, от руководителя организации вышестоящим инстанциям.

К докладной записке могут прикладывать документы, связанные с изложенным в документе. Например, при написании докладной записки о прогуле ребенка, прикладывается акт об отсутствии работника на рабочем месте, объяснительная записка работника.

Для докладной записки внешнего характера удобно воспользоваться фирменным бланком организации с прописанными реквизитами и контактными данными. Для внутренней докладной записки можно использовать обычный лист бумаги.

Составляется данный документ в свободной форме, при этом следует не забывать про правила деловой переписки.

На бланке вверху обычно пишут адресата – кому предназначена докладная записка. Если это вышестоящее руководство той же организации – то ФИО и должность адресата. Также следует указать, от кого пишется докладная записка (ФИО и должность).

Слева обычно пишут наименование подразделения, работником которого является автор докладной записки.

По центру значится название документа.

Основное содержимое можно разделить на две части – причина обращения к вышестоящему руководству и просьба или предложение, возникшие в связи с указанной причиной.

Например, при написании докладной при опоздании или прогуле работника указывается дата произошедшего, суть события, после чего высказывается просьба рассмотреть возможность применения дисциплинарного взыскания.

Составленный бланк докладной записки подписывается ее автором, все прикладываемые документы перечисляются в приложении.

Образец докладной записки:

• О хамском поведении на рабочем месте – образец ;
• О нарушении трудовой дисциплины – образец ;
• О невыполнении должностных обязанностей – скачать ;
• О прогуле – скачать ;
• Об опоздании – скачать.

Докладная записка о прогуле

Докладная записка о прогуле — информационный документ передающий сведения о нарушении сотрудником трудовой дисциплины.

Докладная записка является документом, носящим только информационный характер. Она оформляется и предоставляется либо работником вышестоящему руководству, либо руководителем филиала организации выше по инстанции. В случае нарушения сотрудником правил трудовой дисциплины, невыполнения своих непосредственных обязанностей его прямой руководитель может сообщить об этом своему начальству докладной запиской.

В случае оскорбления другого лица на рабочем месте тоже может составляться докладная записка об оскорблении. О случаях прогула или отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение продолжительного времени составляет докладная записка о неявке на работу.

Как возможный повод для подготовки докладной может выступить оскорбление на рабочем месте. Если сотрудника нет на работе в течение продолжительного времени, то это может стать оформление докладной, так как прогул относится к официально прописанным нарушениям дисциплины труда.

Общие правила оформления докладной можно посмотреть в следующей статье: «Правила написания докладной «. В случае не выхода на работу сотрудника и если не имеется каких-то объяснений по этому поводу, на сотрудника можно написать докладную записку. Необходимо также оформить акт об отсутствии на рабочем месте .

Данные документы отправляются на рассмотрение руководству. И руководство принимает решение о дальнейших действиях.Если глава организации принимает решение о возможном дисциплинарном высказывании, то это фиксируется в приказе. Более подробно пример оформления приказа рассмотрен в статье: «Пример приказа о дисциплинарном взыскании за прогул .»

После возвращения сотрудника на работу, он должен предоставить объяснительную, в которой прописывает причины своего отсутствия. Ее прикрепляют к ранее написанными документам (объяснительным).

Примеры оформления объяснительных записок сотрудника

Рассмотрим основные пункты в докладной:

• Название подразделения, к которому относится сотрудник (отсутствующий на работе).
• ФИО руководителя и его должность.
• Заголовок (об отсутствии на рабочем месте).

Документ должен содержать следующую последовательность:

• Описание ситуации, кто не пришел на работу, когда это случилось (ФИО, дата и срок отсутствия)
• Просьба рассмотреть инцидент и принять какие-то меры (дисциплинарное взыскание, выговор и т.д.)
• ФИО человека, написавшего докладную и его должность.

На рисунке ниже представлен пример заполнения документа.

Докладная записка

Докладная записка является информационно-справочным документом, который может составляться как по инициативе сотрудника организации, так и по указанию руководства. Обычно в таких записках отражается результат выполнения распоряжений начальства, информация о ходе каких-либо работ или жалобы на невыполнение определенным лицом своих обязанностей.

В первом случае записка в большинстве случаев носит формальный характер и содержит отчет о завершении определенного этапа работ или о выполнении поручений, приказов или предписаний руководства.

Записка информационного характера также содержит информацию о состоянии и ходе работ, и в отличие от отчетной записки такой документ описывает текущее положение дел.

В инициативной записке может содержаться побуждение адресата к выполнению определенных действий и принятию решений. Это может происходить не в прямой форме, а в виде констатации каких-то фактов или выражения пожеланий, которые могут привести к ответным действиям адресата. Кстати, докладные записки, в которых сообщается о нарушениях со стороны сотрудников, относятся именно к этому виду.

Для составления такого документа нужны основания, так как писать докладную записку целесообразно по определенным поводам. К ним относится ухудшение или улучшение рабочих процессов в связи с действиями одного или нескольких лиц, необходимость разрешения различных конфликтных ситуаций, выражение несогласия с принятыми вышестоящими лицами решениями.

Для осуществления переписки между сотрудниками одной организации применяется служебная записка. которая применяется для освещения возникающих в ходе работы вопросов. Например, ее можно составить на имя руководителя с объяснением необходимости приобретения деталей для станка, в случае его поломки, или при необходимости замены картриджа на принтер и т.д.

Докладная записка составляется в официальном стиле, при этом для использования внутри подразделения для этого подойдет обычный лист бумаги А4, а для отправки за пределы этой структуры записку необходимо оформлять на фирменном бланке организации. В любом случае – написание докладной записки на бланке или на чистом листе допускается, гораздо важнее придерживаться структуры документа.

Образец докладной записки предполагает следующий вид документа:

• реквизиты организации или структурного подразделения;
• «шапка» с указанием составителя и адресата;
• название и заглавие;
• текст записки;
• дата и подпись составителя с расшифровкой.

Сам текст состоит из двух условных частей, в первой из которых составитель указывает суть обращения, а во второй просит принять соответствующие меры или дает адресату рекомендации по поводу того, какими путями обрисованную ситуацию можно исправить.

В некоторых случаях вопрос о том, как написать докладную записку. касается правильного оформления. Иногда такой документ может быть достаточно большого объема и на одной странице текст не умещается. В этом случае достаточно лишь пронумеровать все листы, проставив номера страниц арабскими цифрами в верхней правой части листов.

Яркий пример докладной записки, которая занимает несколько листов – отчетная записка, в которой содержится полный отчет о деятельности большого предприятия за определенный период. В этом случае в документе может содержаться различная информация о функционировании всех подразделений. Часто в таких отчетах требуется перечисление сотрудников, руководителей и ответственных лиц по фамилиям, что и увеличивает объем записки.

Вне зависимости от того, составляется ли докладная записка о невыполнении должностных обязанностей конкретного сотрудника или это лишь формальный отчет, на таком документе обязательно должна быть проставлена дата составления и отправки.

Для больших предприятий, где такого рода документы составляются регулярно, рекомендуется составить и утвердить образец докладной, чтобы сотрудники не тратили время на составление такого документа и не допускали при этом ошибок.

На малых предприятиях и в частных организациях такой документ практически не используется, но в больших компаниях докладные записки составляют неотъемлемую часть внутреннего документооборота и даже могут проверяться внешними контролирующими организациями.

Например, начисление больших премий или безосновательная задержка выплат на государственных предприятиях не могут производиться без соответствующих подтверждающих документов, которые в большинстве случаев являются либо приказами руководства, либо докладными записками. В случае их отсутствия предприятие может быть оштрафовано.

Любая докладная, даже если она предназначена для внутреннего использования, может использоваться в судебных разбирательствах, но только в том случае, если она завизирована соответствующим образом, а адресат ее получил и ознакомился с ее содержанием.

Шаблон докладной записки, Word.

Образец докладной записки об отсутствии работника на рабочем месте.