Рейтинг: 4.5/5.0 (1910 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Номенклатуру дел допустимо утверждать двумя путями – приказ руководителя либо проставление грифа непосредственно на самой номенклатуре. Приказ составляется в том случае, если есть необходимость администрирования для организации делопроизводства – составление предписаний, установление конкретных сроков, дача разъяснений и пр. Особенно актуально и необходимо это в случае, когда могут возникнуть внеплановые ситуации. К примеру, составление номенклатуры дел заново при изменении ее структуры, которое может произойти в любое время.
Второй способ (проставление грифа) гораздо проще и, если вы уверены в надежности коллег, их исполнительности, осведомленности об основных требованиях делопроизводства, лучше выбрать его.
Существует два варианта формулировки приказа:Далее мы даем образцы приказов, регламентирующих процесс утверждения номенклатуры дел.
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЛЕТЯЩАЯ СТРЕЛА»
ЗАО «Летящая стрела»
ПРИКАЗ"11" ноября 2014 г. № 91
Об утверждении проекта номенклатуры дел на 2015 год
На основании приказа ЗАО «Летящая стрела» от 27.10.2014 № 66 «Об утверждении структуры организации и ее штатного расписания» и внесением корректив в функции его отделов
п р и к а з ы в а ю:
в соответствии с п.11.2 Инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом (номер, дата) директора общества, для усовершенствования процесса работы с документацией
п р и к а з ы в а ю:
Приказ об утверждении номенклатуры дел - образецего может понадобиться, когда необходимо официально закрепить структуру документооборота фирмы. Рассмотрим, для чего нужен такой приказ и как он оформляется, в нашей статье.
Для чего нужен приказ о номенклатуре делВ соответствии с п. 1 ст. 17 ФЗ «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации всех типов, а также ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (в частности, тех, которые касаются личного состава) в течение законодательно установленных сроков. Главными источниками, в которых закреплены данные сроки, являются:
Для выполнения данного требования закона фирмам необходимо организовать эффективный учет документооборота, предполагающий:
Один из самых удобных способов учета документов на предприятии, соответствующий вышеотмеченным критериям, — ведение номенклатуры дел. Термин «дело» в данном случае принято понимать как категорию, группу однотипных источников. Например, это могут быть приказы, личные карточки сотрудников, трудовые книжки.
Механизм ведения номенклатуры дел на предприятии следует утверждать отдельным приказом руководителя. Посредством него юридически закрепляется:
Процедура утверждения номенклатуры дел в частных фирмах законодательством РФ не регламентирована. Другое дело — бюджетные организации.
Приказ об утверждении номенклатуры дел в ДОУ, школе и иных бюджетных организацияхСуществует ряд НПА, довольно подробно регламентирующих ведение номенклатуры дел в бюджетных структурах, а именно:
Правила Росархива распространяются на государственные организации, а также негосударственные, но работающие с государственными документами. Вместе с тем нормам, утвержденным Росархивом, на практике следуют и многие частные фирмы.
Порядок утверждения номенклатуры дел в госструктурах и частных фирмахВ соответствии с п. 3.4.6 правил Росархива номенклатура дел организации утверждается посредством:
Что касается приказа об утверждении номенклатуры дел как самостоятельного нормативного акта, он чаще всего применяется именно в частных структурах. В госструктурах номенклатура утверждается посредством подписания ее унифицированной формы, также закрепленной в правилах Росархива (приложения 7 и 8).
Кроме того, при утверждении номенклатуры в частных фирмах, как правило, исключается этап одобрения документа экспертной комиссией, которая учреждается на ведомственном уровне.
Где скачать образец приказа об утверждении номенклатуры делОзнакомиться с образцом приказа о вводе номенклатуры дел в организации вы можете на нашем портале. Мы подготовили для вас образец документа, на основе которого может быть издан приказ, актуальный для вашей фирмы.
ИтогиПриказ, посредством которого в документооборот фирмы вводится номенклатура дел, издается с целью выполнения фирмой предусмотренной законом обязанности по обеспечению сохранности архивных документов. Соответствующий локальный акт подписывается руководством компании по завершении предшествующей процедуры по согласованию номенклатуры дел.
Ознакомиться с иными фактами, касающимися использования номенклатуры дел на предприятии, вы можете в статьях:
3.4. Номенклатура дел
3.4.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
3.4.2. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.
3.4.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.
3.4.4. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
3.4.5. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.
В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.
Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.
3.4.6. Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.
Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.
После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.
3.4.7. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
3.4.8. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.
В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
3.4.9. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).
Пример: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.
Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)".
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу.
Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.
При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.
В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
3.4.10. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.
Открыть полный текст документа
2. Професионально-техническим учебным заведениям в работе с документами руководствоваться утвержденной настоящим приказом примерной номенклатурой дел.
Архив
ТЕРРИТОРИАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ЗАЩИТЫ ПРАВ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ
И БЛАГОПОЛУЧИЯ ЧЕЛОВЕКА ПО ПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 15 марта 2005 г. N 24
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В целях совершенствования документационного обеспечения, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов Территориального управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Пермской области приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству (приложение N 1).
2. Утвердить номенклатуру дел (приложение N 2).
3. Начальникам отделов:
3.1. Назначить ответственных лиц за ведение делопроизводства в подразделениях;
3.2. Обеспечить подготовку организационно-распорядительных документов в соответствии с утвержденной Инструкцией по делопроизводству, обязательное согласование проектов документов в отделах организации надзора и юридического обеспечения.
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на начальника отдела организации надзора Л.Н.Акимову.
Руководитель
А.С.СБОЕВ
Приложение N 1
УТВЕРЖДЕНО
Приказом
Территориального управления
Роспотребнадзора по Пермской области
от 15.03.2005 N 24
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНОМ УПРАВЛЕНИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ЗАЩИТЫ ПРАВ
ПОТРЕБИТЕЛЕЙ И БЛАГОПОЛУЧИЯ ЧЕЛОВЕКА ПО ПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ
(Территориальное управление Роспотребнадзора
по Пермской области)
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Территориальном управлении Роспотребнадзора по Пермской области (далее по тексту - Управление) подготовлена в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологии работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с правовыми нормативными актами Правительства России, Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации".
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения.
1.4. Порядок работы с секретными документами, документами с грифом "Для служебного пользования" (включая правила учета, хранения и использования печатей, штампов, бланков) и другой специфической документацией регламентируется специальными нормативными актами.
Делаешь приказ о создании номенклатуры дел. Утверждаешь номенклатуру дел приказом и соответственно в порядке важности присваиваешь номера подразделениям.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Управлении осуществляются отделом организации надзора, на который возложены функции по документационному обеспечению Управления. В структурных подразделениях определяются ответственные за делопроизводство.
II. Документация учреждения
2.1. Деятельность Управления обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу.
2.2. Управление издает следующие документы: приказы, постановления, указания, распоряжения о проведении мероприятий по надзору, инструкции, положения, протоколы, служебные письма и иные документы в соответствии со своей компетенцией.
Установленные распорядительными документами нормы, требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных документов. Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.
III. Требования к подготовке и представлению проектов
законодательных и нормативных актов
3.1. Подготовка распорядительных документов за подписью губернатора Пермской области или его заместителей (указов, распоряжений, писем) осуществляется в соответствии с Указом губернатора Пермской области от 19.11.2003 N 218 "О внесении изменений и дополнений в Указ губернатора от 29.03.2001 N 80 "О подготовке актов губернатора области", распоряжением губернатора области от 29.03.2001 N 176-р "Об утверждении Порядка работы с документами в аппарате администрации области", "Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".
3.2. Акты губернатора области издаются по вопросам своей компетенции на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Устава и законов Пермской области, иных нормативных правовых актов.
Акты губернатора области не должны противоречить Конституции Российской Федерации, федеральным законам, принятым по предметам ведения Российской Федерации и предметам совместного ведения Российской Федерации и Пермской области, актам Президента Российской Федерации, актам Правительства Российской Федерации, Уставу и законам Пермской области.
Если организация небольшая и отделов немного, можно сразу составить индивидуальную номенклатуру дел. Чтобы руководители структурных подразделений не тянули с разработкой, стоит издать приказ по организации
3.3. Изменение, дополнение или признание утратившими силу (отмена) указов оформляется в виде указов губернатора области.
Изменение, дополнение или признание утратившими силу (отмена) распоряжений оформляется в виде распоряжений губернатора области.
Изменения и дополнения в ненормативную часть указов допускается оформлять в виде распоряжений губернатора области (внесение изменений в составы комиссий, советов и др.).
3.4. Процесс подготовки актов губернатора области включает в себя следующие этапы: предварительная работа по подготовке проектов, согласование проектов, подписание.
Не допускается издание актов губернатора области, по которым ранее принятые решения остались невыполненными. При необходимости к проекту акта губернатора области прилагается пояснительная записка, в которой исполнителем излагается мотив внесения проекта, обоснование издания и иная информация.
3.5. Предварительная подготовка проекта акта губернатора обязательно должна включать следующие этапы.
Схема
прохождения проектов актов губернатора области
----------------------------------------------------¬ ¦ Исполнитель (автор проекта акта) ¦ L-------------------------T-------------------------- ¦ V ----------------------------------------------------¬ ¦Руководители структурных подразделений Управления, ¦ ¦ интересы которых затрагивает проект ¦ L-------------------------T-------------------------- ¦ V ----------------------------------------------------¬ ¦Отдел правовых актов губернатора области управления¦ ¦ делопроизводства аппарата администрации области ¦ L----------------------------------------------------
3.6. Текст проекта акта губернатора области должен отражать один вопрос (тему, проблему).
Содержать:
- точные официальные наименования организаций и должностей, соответствовать официально-деловому стилю;
- конкретные предписываемые действия, задания исполнителям с указанием сроков их исполнения; при длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки исполнения;
- точное указание исполнителей;
- указание о сроке вступления в силу, введения в действие (при необходимости);
- пункт об изменении (дополнении) или о признании утратившим силу (об отмене) ранее изданных распорядительных актов или их частей;
- пункт о контроле за исполнением в целом или отдельных его пунктов с указанием, на кого возложен контроль.
3.7. Проект документа должен включать:
Две части - констатирующую и распорядительную:
- в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий; факты, события и мотивы издания; основания для издания; ссылки на акты, во исполнение, в развитие которых или в соответствии с которыми издается документ;
- распорядительная часть, как правило, подразделяется на пункты; каждый пункт формулируется в категоричной форме с указанием кому, какие действия предписывается выполнить и в какие сроки; предписываемые действия выражаются глаголом в неопределенной форме; для конкретизации поручений текст может делиться на подпункты.
Слова "ПОСТАНОВЛЯЮ", "ПРИКАЗЫВАЮ", разделяющие констатирующую и распорядительную части.
Заголовок к тексту, отражающий краткое содержание проекта.
Проект акта не должен содержать инструктивных и методических материалов, технических условий, а также предписаний, содержащихся в иных нормативных правовых актах.
В случае, когда констатирующая часть отсутствует, - текст начинается с формулировок: "В связи с:", "В соответствии с:", "С целью:", "Для".
Если к проекту документа имеются приложения, то в тексте в соответствующих пунктах приводится ссылка на них. Приложения к проекту акта должны иметь заголовок и содержать в правом верхнем углу первого листа отметку по форме:
Приложение к приказу (указу, указанию и т.д.) от N
При наличии в тексте формулировок "Утвердить" на приложении в правом верхнем углу оформляется слово "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕНЫ", "УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕН") со ссылкой на акт, его дату и номер.
Например: УТВЕРЖДЕНО указом губернатора области от_________ N _____
При этом слова "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕНЫ" согласуются в роде и числе с наименованием утверждаемого документа (положение - УТВЕРЖДЕНО, инструкция - УТВЕРЖДЕНА, правила - УТВЕРЖДЕНЫ).
Проекты актов оформляются на бланках установленного образца.
Совместно издаваемые документы оформляются на бланках установленного образца, при отсутствии бланков - на чистых стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов бланков документов организаций-авторов.
3.8. Все проекты актов подлежат согласованию, которое осуществляется с оформлением листа согласования.
С 1 декабря 2003 г. лист согласования проекта акта губернатора области в аппарате администрации подлежит регистрации до начала согласования проекта с руководителями структурных подразделений администрации в отделе правовых актов губернатора управления делопроизводства аппарата администрации области для регистрации в программе "Контроль сроков согласования проектов актов губернатора области".
Согласование оформляется визами. В
Если ваша номенклатура дел затрагивает довольно обширный круг вопросов и работников, лучше издать отдельный приказ и утвердить номенклатуру им. Если это просто отдельный документ для узкого использования
В номенклатуре дел могут быть перечислены такие виды документации, как должностные инструкции, приказы, распоряжения, личные карточки сотрудников, графики отпусков.
В сводной номенклатуре дел однородным делам, включенным в различные разделы (подразделы), присваиваются одинаковые заголовки. Например: Приказы министра по основной деятельности.
Об утверждении Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой. Министерство юстиции российской федерации. Приказ.19 декабря 2013
В номенклатуру включаются также дело с номенклатурой дел, журналы (картотеки) всех видов учета конфиденциальных документов, дела с реестрами группировку приказов по основной деятельности в два дела: с подлинниками и копиями
По номенклатуре дел (как учетному документу) могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. Это необходимо помнить при составлении проекта приказа о разработке номенклатуры дел организации на
Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Примерная номенклатура дел государственного дошкольного образовательного учреждения системы Департамента образования города Москвы. На период действия. 01-15 Книга приказов по основной деятельности. 10 лет.
Требования к заполнению формы номенклатуры дел. Составляют номенклатуру по форме, установленной Примерной инструкцией 06 – индекс факультета (структурное подразделение Академии). 02 – Приказы ректора Академии по основной деятельности.
Ничего сложного в номенклатуре дел нет. Было бы желание. Ниже мы подробно и поэтапно расскажем, как ее создать. Приказ по основной деятельности – это документ, и дело «Приказы по основной деятельности» состоит только из приказов.
Например: 02-03, где 02-обозначение структурного подразделения (отдел кадров), 03-порядковый номер заголовка дела по номенклатуре ( приказы по личному составу). В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.
Составление номенклатуры дел. В целях правильного формирования и учета дел в ОО составляется номенклатура дел. 04 Учет и отчетность. 05 Кадры. Дела с протоколами, приказами по основной деятельности, уставами, положениями
Например, для нотариусов разработана «Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой» (утв. решением Правления ФНП от 12.11.2012, приказом Минюста России24 декабря 2014
Номенклатура дел отдела кадров. Номенклатуру дел можно вывести на печать в обычном формате. Приказ от 23 ноября 2009г. 364 Об утверждении номенклатуры дел. Образец номенклатуры для кадровика.20 декабря 2013
ПРИКАЗ от 20 сентября 1988 г. N 41. О документации детских дошкольных учреждений. Дела, предусмотренные в Примерной номенклатуре дел под отдельными порядковыми номерами, в индивидуальной номенклатуре могут
Приказ Федерального агентства по образованию от 6 февраля 2008 г. № 61 «Об утверждении Сводной номенклатуры дел Федерального агентства по образованию». 6 февраля 2008
При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.)
Номенклатура дел конкретного предприятия, опись дела. Специфика приказа по личному составу. контрольная работа [39,7 K], добавлен 03.04.2010.
Номенклатура дел общеобразовательного учреждения. До замены. Директор. 01-13. Личные дела обучающихся. 04-03. Организационные приказы по охране труда. 5 лет.
3. Считать утратившими силу Приказ Министерства просвещения РСФСР от 28 февраля 1986 г. N 52 "Об обязательной Рекомендации по применению примерной номенклатуры Дел Детских дошкольных учреждений.
Номенклатура дел на 2012 год. Индекс Заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения Приме чание. 03-02 Журнал регистрации приказов по личному составу. 03-03 Личные дела педагогических работников. 75 лет.
Ранее определение номенклатуры дел давалось в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Однако Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст он признан утратившим силу.
ПРИКАЗ. Об утверждении номенклатуры дел. Утвердить номеклатуру дел ДОУ на 2012 г. (Приложение № 1). Общий контроль за выполнением приказа оставляю за собой.
ПРИКАЗ. 22 декабря 2006 года № 2. г. Тюмень. Об утверждении номенклатуры дел. Для обеспечения правильного формирования и учета дел, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить номенклатуру дер ООО «ххх» и ввести ее в действие с 01 января 2007 г. 2
которая проходила 28 ноября 2008 г.
Беседу вел Александр Клавдиевич Горбач —
юрист, главный редактор журнала «Юридический мир»,
ведущий горячей линии по кадровым вопросам.
Какими документами необходимо руководствоваться при составлении номенклатуры дел?
Для составления номенклатуры дел используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, планы, отчеты, должностные инструкции работников, штатное расписание и другие документы, характеризующие задачи и функции организации в целом и ее структурных подразделений, а также типовые и ведомственные (отраслевые) перечни документов. Перечниявляются справочными пособиями, в которых в виде определенных статей (пунктов) записаны наименования групп документов, образующихся в различных отраслях деятельности организаций, указаны виды документов, вопросы их содержания и сроки хранения.
В настоящее время в Республике Беларусь действуют два перечня типовых документов:
1) Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38;
2) Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82.
Данные перечни устанавливают единые сроки хранения и являются обязательными для применения организациями всех организационно-правовых форм и всех форм собственности. Прежде чем приступать к разработке номенклатуры дел организации, необходимо внимательно ознакомиться с указанными документами.
Номенклатура дел на следующий год утверждается обычно в конце предшествующего года. Как быть в случае, если потом появилась необходимость завести новые дела? Как внести изменения в номенклатуру дел?
Да, действительно, номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года, а согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем не позднее, чем в конце декабря текущего года. Несвоевременно составленная номенклатура приводит к существенным нарушениям, в результате которых документы нового года неправомерно включаются (подшиваются) в дела прошлого года. Впоследствии такие дела придется расформировывать (перешивать), что потребует не только материальных, но и временных затрат. Во вновь созданной организации номенклатура составляется в любое время года, то есть как только начинается ее деятельность, а затем — к началу каждого календарного (делопроизводственного) года.
Если в течение года в организации будут возникать новые, ранее не предусмотренные документы (дела), то они вписываются от руки в номенклатуру дополнительно, для чего в каждом разделе номенклатуры оставляют несколько резервных номеров (пустых линеечек).
В обязанности какого структурного подразделения либо специалиста входит составление номенклатуры дел?
В больших организациях разработка и составление номенклатуры дел проходит с непосредственным участием службы документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ), на которую возлагается документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях организации единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства. Служба ДОУ также может включать в свою структуру такие подразделения, как общий отдел, секретариат, канцелярия, архив и пр.
В организациях, где нет необходимости создавать службу ДОУ, приказом руководителя должен быть назначен ответственный за архив, который по сути, и выполняет если не все, то значительную часть функций службы ДОУ. Как правило, это работник, который по своим основным функциональным обязанностям непосредственно связан с делопроизводством, документооборотом и т.п. (секретарь, юрисконсульт, бухгалтер). В должностной инструкции такого работника помимо основных обязанностей прописываются еще и обязанности ответственного за архив.
Этим сотрудником разрабатывается Положение об архиве организации. которое согласовывается с государственной архивной службой (архивом по личному составу при городском (районном) исполкоме, администрации района) и утверждается руководителем.
В организации должна быть также постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК), которая создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности управленческой документации и подготовке ее к передаче на архивное хранение либо к уничтожению. ЭК назначается приказом руководителя организации в составе не менее 3 человек из наиболее квалифицированных специалистов под председательством, как правило, одного из заместителей руководителя. В состав комиссии в обязательном порядке включаются ответственное за архив лицо (назначается секретарем ЭК) и главный бухгалтер. Положение об ЭК также утверждается руководителем организации и перед утверждением подлежит согласованию с государственной архивной службой.
Таким образом, назначив ответственное за архив лицо, создав ЭК, разработав и утвердив в установленном порядке Положение об архиве организации, Положение об ЭК, можно приступить непосредственно к разработке номенклатуры дел. К данному процессу привлекаются все работники организации (руководители структурных подразделений), в процессе деятельности которых образуются документы, подлежащие включению в номенклатуру дел.
Насколько обязательно наличие в организации номенклатуры дел? Можно ли обойтись без нее? Будет ли являться отсутствие номенклатуры дел нарушением и какая ответственность предусмотрена законодательством за подобное?
Без номенклатуры дел обеспечить надлежащее ведение документооборота в организации и хранение создаваемых и накапливающихся документов невозможно. Номенклатура дел не только способствует правильной организации хранения документов, определяет единый порядок формирования дел, помогает решать вопросы комплектования, экспертизы и отбора на государственное хранение основной документации, имеющей научно-историческое значение, она необходима для обеспечения порядка в делопроизводстве и документообороте организации.
Статьей 4 Закона Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII«О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (в редакции от 06.01.1999 № 236-З) (далее — Закон о НАФ ) установлено, что государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности, общественные объединения, религиозные организации, а также физические лица обязаны обеспечивать накопление, учет, хранение и использование архивных документов в соответствии с требованиями, установленными Законом о НАФ и иными актами законодательства.
В соответствии со ст. 5 Закона о НАФ документы, собранные в процессе деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, общественных объединений, существовавших и существующих на территории Республики Беларусь и за ее пределами, физических лиц независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности, составляют Национальный архивный фонд Республики Беларусь, являются историческим и культурным наследием, достоянием народа Республики Беларусь, его документальной памятью и служат для удовлетворения нужд общества и государства, реализации прав и законных интересов граждан.
Поэтому ст. 23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее — КоАП ) предусмотрена ответственность за утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно за причинение им непоправимых повреждений — наложение штрафа в размере от десяти до тридцати базовых величин. Уничтожение бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности) и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения, либо их сокрытие, либо иное нарушение правил их хранения согласно ч. 2 ст. 12.1 КоАП влекут наложение штрафа в размере от десяти до тридцати пяти базовых величин.
Вы также можете получить комментарий специалиста, позвонив на прямые линии, которые регулярно организуются журналом «Секретарское дело».
Задать интересующие вас вопросы можно, позвонив или написав в редакцию журнала. Мы в кратчайшие сроки передадим ваш вопрос компетентному специалисту в нужной сфере, который подготовит для вас исчерпывающий ответ.
Также задать вопрос, обменяться опытом и просто обсудить насущные проблемы с коллегами по цеху можно на форуме журнала «Секретарское дело».
