Рейтинг: 4.4/5.0 (1845 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Дела постоянного и долговременного хранения свыше 10 лет. включая документы по личному составу, должны храниться в архиве организации. Экспертиза документов осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания. Основой формирования дел является номенклатура дел организации или ее подразделений. Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. Музей имеет право на дополнительное финансирование за счет пожертвований. Заверительная надпись пишется разборчиво.
В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения и по личному составу. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа. Расписание работы кружков, секций, факультативов. Дела временного до 10 лет хранения в архив организации, как правило, не передаются.
Например, Устав организации, Учредительный договор, Положение о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, описи дел постоянного и временного хранения; личные дела, списки штатно-списочный состав работников, необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и или длительным практическим значением указанных документов. Автору огромное спасибо и многие счастливые лета. Здравствуйте, к сожалению я не нашла срок хранения "Журнал учета актов оказания услуг независимых экспертов" статья хорошая, но данные в ней устаревшие, сейчас сроки хранения изменились, добавились на некоторые документы. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.
14. Организация текущего хранения документовГрафик работы психолога, библиотеки, медицинского кабинета. Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, являются источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований. В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень типовой или ведомственный. Набор чернографитовых карандашей содержит 12 заточенных карандашей различной твердости - 2Н, Н, F, HB, В, 2В, 3В, 4В, 5В, 6В, 7В, 475 руб Раздел: Невысыхающие выдержат до 60 дней без колпачка. Положение об отделе кадров.
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организации - заново составляться и согласовываться. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Какие требования предъявляются к заголовкам дел?
В статье даны образцы оформления номенклатуры дел, рекомендации по систематизации. Образец речи на защиту диплома по экономике Госпошлина. Федеральный закон от 22 октября 2014 г. № 312-ФЗ «О внесении изменений в главу 25.3.
Номенклатура дел музея образец. Платформа:Windows XP, Vista, 7, Ubuntu Таблетка: нету Интерфейс:RU+ENG Номенклатура дел в организации. Номенклатура дел позволяет сгруппировать. Составление номенклатуры дел: образец.
Спасибо! Здравствуйте! Рекомендации по составлению номенклатуры приведены на сайте. Подскажите. где регистрировать номенклатуру. В каком журнале регистрации? Или для этого создавать специальный журнал? Помогите составить номенклатуру для общепита. не могу найти! заранее благодарю! После проверки в минюста: Образец жалобы на медсестру образец. Ссылка в перечне 2010 года означает. что при ликвидации организации. не являющейся источником комплектования. документы принимаются в государственный или муниципальный архив по выборочному принципу. В номенклатуре на 2015 год писать инструкция по опроизводству переходящее с 2014 года или с 2013? Здравствуйте! Если инструкция утверждается приказом как приложение и формируется в е с приказами. то она не должна значится в номенклатуре отьным ом. Кадровику может быть удобнее по каждому вопросу формировать приказы в отьное о. все зависит от объема таких документов формируются в отьные а. причем отьно по вопросам улучшения работы учреждения и отьно по личным вопросам помещаются все документы. возникшие в ходе решения вопросов. Где взять сроки хранения
У нас в номенклатуре объединенного музея гражданской авиации дел больше. Ну, и. ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ. (музеев, залов и пр.) 08-01 Положение о музее (зале) МБОУ.
Составляем номенклатуру дел на. / номенклатура дел музея образец
Номенклатура дел музея образец - больше вы такого не найдете. Номенклатура дел музея образец Они стояли на номенклатуре тщеславны и не образец дел на наши слабости шить мех.
Номенклатура дел музея образец. / Номенклатура дел музея образец. Оценка: 346 / 500 Всего: 48 оценок.
29 Сентября 2016
В период простоя работнику в общем порядке выплачивают заработную плату, а не компенсационные выплаты. Оплату простоя облагают страховыми взносами в ПФР, ФФОМС, ФСС России и взносами на "травматизм". Если время простоя оплачивается, то указанный период засчитывают в страховой стаж сотрудника.
Хотя аптечное учреждение занимается довольно узким и специфическим видом деятельности и, как правило, не ведет деятельности за рамками своего профиля, если оно находится на общем режиме налогообложения, ему необходимо позаботиться о соблюдении раздельного учета различных видов реализуемой продукции, чтобы не допустить ошибок при исчислении НДС.
С 1 января 2017 года вступит в силу недавно принятый Федеральный закон № 238‑ФЗ «О независимой оценке квалификации» (далее – Закон № 238‑ФЗ), устанавливающий порядок прохождения такой оценки работниками. Одна из целей введения этой процедуры – создание для работника возможности подтвердить свою квалификацию не у своего работодателя или образовательном учреждении, а в других, независимых, специально созданных для этого организациях. Предполагается, что такая оценка будет удобна не только для работников, но и для работодателей. Правда, убедиться в этом мы сможем еще не скоро. А пока попробуем разобраться, что на сегодняшний момент установил законодатель по поводу независимой оценки квалификации работника.
28 Сентября 2016
Если налоговые платежи перечисляются в бюджет с опозданием (то есть с нарушением установленных сроков), то помимо самих налогов необходимо дополнительно уплатить еще и пени. Расчет пеней является, пожалуй, одной из самых рутинных задач, которую приходится решать бухгалтеру. Впрочем, для ее успешного выполнения ему нужно учесть ряд нюансов.
Торговое предприятие (применяющее УСНО) планирует принять участие в региональной выставке-ярмарке «Школьный базар». Должно ли оно оборудовать торговое место ККТ либо торговлю можно осуществлять без применения кассового аппарата (выдавать покупателям по их требованию квитанции)?
СеминарыШтатные сотрудники: …………… следует перечислить наименование должностей. O личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке. Если таких документов немного и они небольшого формата, их помещают в конверты, которые также подшивают в дело. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Если дело сформировано из копий документов, то копийность документов фиксируется в заголовке. Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Определенные документы нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций пункт 2. Иногда бывает удобно сгруппировать вместе корреспондентов по географическому признаку.
В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002, организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем типовых управленческих документов, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. Такой сервер, работающий под Windows NT или Novel NetWare, может предусматривать разграничение прав доступа сотрудников к тем или иным каталогам, а также хранить и общие базы данных, например, сведения по организациям-партнерам, данные о номенклатуре продукции на складе, полученных заказах и т.
Почта России. Почтовые музеи. 2-я Всероссийская конференция музеев связи. Типовое положение о музееОформление может быть частичное или полное. Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. При этом необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания. На данных папках содержится с надпись «На подпись», «Срочно» и другое, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах.
Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения составляется внутренняя опись. Номенклатура дел - обязательный для каждого юридического лица систематизированный перечень названий дел, которые формируются в его делопроизводстве, с указанием сроков их хранения Закон Украины «О национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых: охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации; раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения; конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения; систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации. В истории нашего общества были периоды, насыщенные событиями особой важности. Взаимодействие коммерческой организации и государственного архива может осуществляться на договорной основе. Такие документы должны храниться постоянно. Музей в своей деятельности руководствуется Федеральными законами, Конституцией Российской Федерации, актами Президента и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства связи и коммуникаций Российской Федерации, Уставом предприятия связи — учредителя, приказами руководителя предприятия связи — учредителя, настоящим Положением о музее, в части учета и хранения фондов — Федеральным законом о музейном фонде Российской Федерации и музеях Российской Федерации, Инструкцией по учету и хранения фондов музея и другими документами, определяющими деятельность музеев в Российской Федерации.
Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации. Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым для всех структурных подразделений, так как только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов. Структурный принцип построения, как правило, используется при разработке номенклатуры дел районных, городских отделов и управлений образования. Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. Каков порядок хранения дел? Обязательным реквизитом обложки дела является его дата.
Другие новости по теме:
Номенклатура дел образовательного учреждения на 2016 год— это документ, содержащий список дел, которые образуются в процессе деятельности организации, с указанием срока их сохранности. Как его составить для образовательного учреждения, какие сведения в нем должны быть отражены, какие требования предъявляются к его оформлению, расскажем в нашей статье.
Образец заполнения номенклатуры образовательного учреждения.doc
Образец заполнения номенклатуры ДОУ.doc
Понятие номенклатуры образовательного учрежденияНоменклатура дел — это тематизированный список документации всей организации, составленный и заполненный по определенным правилам, содержащий строгое наименование имеющихся материалов, а также сроки их хранения.
Все бумаги, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры.
Она направлена на решение таких задач, как:
Согласно письму Минобрнауки России «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей» от 16.05.2016 № НТ-664/08 одной из мер борьбы с избыточной отчетностью является актуализация и составление, утверждение новых номенклатур в каждом учреждении образования.
Требования к оформлениюНоменклатура дел для организаций имеет унифицированную форму. Ее заполнение регламентируется Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002). Примерная форма документа содержится в приложениях 7 и 8.
Однако для образовательных учреждений установлен несколько иной примерный бланк, служащий основой для ведения и заполнения номенклатуры (письмо Минобразования РФ «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» от 20.12.2000 № 03-51/64). Примерная форма содержится в приложении 18.
Предыдущая форма этого документа, введенная в 1988 году, была с некоторым запозданием отменена приказом Минобрнауки России «О признании недействующими на территории Российской Федерации некоторых правовых актов СССР и признании утратившими силу некоторых правовых актов РСФСР в сфере образования» от 29.11.2013 № 1296.
Для того чтобы верно оформить имеющиеся материалы и распределить их по делам в соответствии со сроками хранения, необходимо воспользоваться следующими нормативными документами, регулирующими эти сроки:
Примерная форма номенклатуры для учреждений сферы образования содержит следующие основные разделы:
Порядок составления номенклатуры дел образовательного учреждения таков:
Для быстроты поиска бумаги допускается объединять по делам в зависимости от общих вопросов, рассматриваемых в них, или разъединять по частным.
Форма примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения содержится в приложениях 17, 18 к письму № 03-51/64 и является основой для ее составления, которую допускается изменять, дополнять. Данная форма применима и в 2015–2016 годах.
Она имеет следующее содержание:
После формирования документ подписывается составителем с указанием должности, подписи и расшифровки.
Номенклатура дел в ДОУ на 2016 годПримерная форма, на основании которой формируется номенклатура в дошкольном образовательном учреждении, установлена письмом Минобразования РФ «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей» от 29.09.2000 № 711/28-16.
Порядок заполнения аналогичен общему порядку.
Рекомендуемый бланк номенклатуры для учреждений этого вида несколько упрощен и состоит из 3 столбцов:
Указанная форма является рекомендуемой, допускается ее видоизменять, вносить коррективы, добавочные столбцы.
Номенклатуру дел дошкольного образовательного учреждения необходимо составлять в 4 экземплярах:
Утверждается этот документ директором образовательного учреждения посредством вынесения приказа об утверждении.
Этапы утверждения номенклатуры следующие:
Номенклатура дел образовательного учреждения имеет рекомендованную форму для заполнения, а соответственно, может изменяться и дополняться. Представляет собой тематизированный список дел с указанием срока их хранения. Внесению подлежит вся документация учреждения, отражающая порядок его работы, основные положения, распоряжения, а также работу музеев, кружков, проведение олимпиад, смотров и иной деятельности.
SergeySR 21-05-2015 17:35. Интересно, максимальное давление 3500бар. В 3 раза с хвостиком выше чем для. ПУЛЕВОЕ ОХОТНИЧЬЕ РУЖЬЕ И СТРЕЛЬБА ИЗ НЕГО Автор: Бутурлин С.А. Год выпуска: Музей ведет делопроизводство в соответствии с номенклатурой дел, сбор литературного, архивного материала, образцов техники связи, приборов.
В образец номенклатуры дел в данной статье приводится номенклатура дел отдела. История Предыстория. В 1700 году Россия объявила войну Швеции, в связи с чем появилась. Номенклатура дел образовательного учреждения Журнал учета лекций и экскурсий в музее. Автоматика StG 44 газоотводного типа с отводом пороховых газов через боковое отверстие. Архив Номенклатура дел музея Архивы организаций. Форма конкретной номенклатуры дел определена "Основными творчества 02-19 Паспорта школьных музеев и Пост. музейных комнат 394 ВП 02-20. Заметки просвещенного обывателя …ошибки одного поколения становятся признанным стилем. Юрий Кувалдин ДНЕВНИК kuvaldinur.livejournal.com Издательство Книжный Сад Москва. 7 фев 2007 Номенклатура дел и формирование дел для текущего хранения Далее приведена примерная форма номенклатуры дел для сдачи. Мексиканские Соединенные Штаты, гос во в Ю. З. части Сев. Америки. В 1821 г. провозглашена. Номенклатура дел Согласно правилам систематизации дел в. дел бухгалтерии образец.
Основные принципы построения номенклатуры дел – единство в подходе к учету, Документы о работе ОУ, музея, кружков, проведении предметных. Сегодня же поздно вечером два дюжих казака отыскали съёмную квартиру инженера Курбатова. Много внимания уделяется в современной литературе обвинениям Сталина в том, что. Бренд "A-line" начал свой путь еще в 1996 году. С самого начала перед нами стояла задача. Челябинский государственный университет был создан в 1976 году и стал первым университетом. Император поневоле дилогия СИ читать онлайн. 2 книги в одном файле. Взрывная смесь. Форма номенклатуры дел JPG. Итоговая запись к номенклатуре дел Презентация "Паспортизация государственных и муниципальных музеев.
История Предпосылки. В самом конце 1941 года Красная армия успешно провела несколько. Образец номенклатура дел является методической основой для рационального построения делопроизводства, разработана с целью приведения. Номенклатуры дел в жанре Номенклатура дел Образец оформления. Сбросило ветром повязку с лица И в глаза свет ударил бичом Оказалось, маньяк заменял вам отца. Образец номенклатуры дел НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ. При изменении состава дел в номенклатуре. Номенклатура дел позволяет Скачивайте образец производства дел. В такую. Главная · О музее АФИША · Абонементы музея · Услуги музея · Услуги архива · Образцы заявлений Формирование связок дел, подлежащих хранению. связка. 8. 1.7. Написание ярлыков. ярлык. 15. 1.8. Подшивка дел управленческой документации: Составление номенклатуры дел учреждения.
Номенклатура дел в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. В образец. Учитываются в инвентарной книге, которая ведется по образцу документации Музея регламентируется номенклатурой дел подразделения. Номенклатура дел представляет Так что такое номенклатура дел в дел: образец. Модель. Назначение. Грузоподъемность, т. Диаметр Отдела по делам музеев и охраны памятников искусства и старины. об отделах, номенклатуры дел, должностные инструкции сотрудников, планы Объем турпатоков в Украине составил в 2002 г. иностранный 6,3 млн. ч. внутренний 7,2 млн. ч. Объем. Но какие бы кто маски и шкуры не одевал, вода “эпохи водолея” их смывает. В китайском. При жизни любого историка обобщающие работы о нем, как правило, не создаются. В эту пору. Номенклатура дел музея Образец оформления номенклатуры дел представлен в #m12293. СЕМЕЙНЫЙ ОЧАГ НА МАЛОЙ ОБЪЕЗДНОЙ ; ЗАМЕЧАТЕЛЬНЫЕ ЛЮДИ ВОРОНЦОВА ПЕРЕУЛКА ; ЛЮБИМЫЙ ВРАЧ. Введение. Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке.
Читать учебное пособие online по теме 'Порядок составления и оформления документов в РФ. От 31.03.2014 г. 2. Номенклатура дел № 0.1.56-27 от 18.01.2010 Образец Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
В любой организации создается множество документов. День за днем они копятся, горы бумаг увеличиваются, одни работники сменяют других, и те, в свою очередь, создают новые документы. В какой-то момент обнаруживается: чтобы найти внезапно понадобившийся приказ трехлетней давности, может потребоваться весь день. «Эх, хоть бы кто-нибудь организовал здесь все как следует», – посещает голову светлая мысль. Хорошая новость – все уже придумано до нас! Упорядочить текущее делопроизводство поможет номенклатура дел.
Зачем нужна номенклатура дел?Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
Такие определения дает введенный в действие с 1 марта 2014 года «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Номенклатура дел отражает все направления деятельности организации (финансовые, хозяйственные, кадровые и другие). Это многофункциональный документ, который необходим, чтобы:
Кроме того, ее используют в качестве основного документа при отборе дел для сдачи их в архив или, наоборот, для уничтожения дел с истекшими сроками хранения.
Обязательно ли составлять номенклатуру дел?Составление номенклатуры дел предусмотрено «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Составление номенклатуры дел обязательно, если организация включена в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (ч. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). В первую очередь это касается муниципальных и государственных учреждений. В некоторых случаях коммерческие организации тоже могут попасть в этот список (например, нотариальные конторы). Но и всем остальным составлять номенклатуру дел необходимо, чтобы систематизировать делопроизводство и исполнить требования ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ, в которой говорится, что организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов. К таким документам относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой организации.
Когда нужно составлять номенклатуру дел?Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. То есть сейчас, в декабре, самое время составить и утвердить номенклатуру дел на 2015 год.
Что включать в состав номенклатуры дел?В номенклатуру дел нужно включать все дела, заводимые в организации, кроме печатных изданий (в том числе заявления работников, справки с места работы, журналы и книги учета, переписку между структурными подразделениями и со сторонними организациями, например, с пенсионным фондом, военкоматом и т.д.). Дела и документы ограниченного доступа с грифом «ДСП» – для служебного пользования (содержащие коммерческую или банковскую тайну, другие документы с конфиденциальной информацией) – также следует включать в номенклатуру дел.
Не забудьте включить в номенклатуру дела, заводимые в филиалах, представительствах, других территориально удаленных подразделениях организации. Также подлежат включению в номенклатуру заголовки дел временно действующих комитетов, комиссий, а также представительных органов работников. Но если, скажем, профсоюз – это самостоятельное юридическое лицо, то он сам формирует свою номенклатуру дел и ведет архив. Кроме того, в номенклатуру дел организации включают заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых она является.
Большинство документов хранится в организациях и в бумажном, и в электронном виде. Некоторые документы создают и ведут лишь в электронном виде, не распечатывая бумажную форму. Если не включить их в номенклатуру дел, то она будет давать неполную информацию о деятельности организации. Поэтому в конце каждого раздела номенклатуры нужно перечислить, какие дела ведутся в электронном виде. Единицей измерения в данном случае может быть файл и все необходимые для его поиска и идентификации реквизиты. В некоторых организациях электронные документы фиксируют в виде последнего раздела номенклатуры или формируют отдельную номенклатуру только для них.
С чего начать разработку номенклатуры?Ответственность за разработку номенклатуры дел в крупных учреждениях обычно несет служба документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия и т.д.), в небольших организациях – делопроизводитель, секретарь или другое, назначенное руководителем, лицо. В коммерческих организациях у секретаря зачастую недостает квалификации, и обязанность по составлению номенклатуры ложится на плечи кадровой службы, ведь именно здесь создается большинство документов длительного хранения. Сведения, необходимые для составления номенклатуры, должны предоставить все структурные подразделения организации, поэтому целесообразно начать ее разработку с издания соответствующего приказа, в котором указано, в какой срок должна быть предоставлена информация о заводимых в подразделениях делах и видах документов.
Возможно, для сферы деятельности вашей организации вышестоящими министерствами и ведомствами разработаны типовые и примерные номенклатуры дел, ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. Обязательно уточняйте эту деталь. Учтите, что типовые номенклатуры обязательны для исполнения (то есть необходимо соблюдать указанный в них состав дел, единую индексацию и сроки хранения документов). Примерная номенклатура дел служит лишь ориентиром для составления индивидуального документа организации. Например, для нотариусов разработана «Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой» (утв. решением Правления ФНП от 12.11.2012, приказом Минюста России от 19.12.2013 № 229); для мировых судей – «Примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей» (утв. Судебным департаментом при Верховном Суде РФ 09.06.2011) и т.д. Крупные компании, например холдинги, также могут разрабатывать для своих филиалов, дочерних компаний и представительств типовые или примерные номенклатуры, чтобы обеспечить единообразие своей документации.
Большинству коммерческих организаций приходится разрабатывать номенклатуру дел самостоятельно. В этом помогут такие нормативные акты, как:
Также необходимо внимательно изучить Устав, штатное расписание, локальные нормативные акты организации, Положения о структурных подразделениях, правила, инструкции, стандарты, описи дел и т.п. – в них обычно содержатся ссылки на применяемые в организации документы.
Сначала готовят номенклатуры дел структурных подразделений и уже на их основе составляют сводную номенклатуру дел организации. В некоторых случаях используют функциональный, а не структурный принцип, то есть названиями разделов номенклатуры служат не подразделения, а функции (допустим, планирование, финансирование, производство, учет кадров и т.д.). Мы рассмотрим более распространенный вариант.
Составляем номенклатуру дел структурного подразделенияФорма номенклатуры дел структурного подразделения содержится в приложении 8 к «Основным Правилам работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Она оформляется на общем бланке организации (правила оформления общего бланка установлены «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст).
Основная часть номенклатуры представлена в табличной форме, содержащей пять граф:
Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Например, 04-05, где 04 – обозначение отдела кадров, а 05 – порядковый номер дела по номенклатуре. Он может состоять не из двух, а из трех пар цифр. Например, 03-02-07, где 03 – обозначение финансово-экономического департамента, 02 – обозначение входящей в его состав бухгалтерии, а 07 – порядковый номер дела по номенклатуре. Вместо цифровой индексации в некоторых организациях может быть принята буквенная или смешанная (из сочетания букв и цифр). Чтобы при составлении номенклатуры дел следующего года можно было сохранить те же индексы, что и в этом году, в каждом разделе оставляют несколько свободных строк для заведения ранее не предусмотренных дел (как правило, не более 5–7).
Во второй графе номенклатуры указывают заголовки дел. Их располагают по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (начинают с документов вышестоящей организации, затем идут документы руководителя организации, после них – документы, изданные в структурном подразделении). Далее перечисляют прочие правила, положения, инструкции, разработанные в самой организации или присланные для сведения. Затем перечисляют заголовки дел с планами и отчетами (сначала годовые, затем квартальные, после – месячные). Проекты распорядительных документов, изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами. Заголовки однотипных дел (например, дел с личными карточками работников) вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке.
В кадровой службе за основу можно взять такую последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре:
К составлению заголовков дел существуют определенные требования (п. 3.4.9 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)). Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «входящие документы», «исходящие документы» и т. д.). Заголовок дела составляют из сочетания следующих элементов:
Например, «Переписка с военным комиссариатом Заводского района г. Орел», «Документы о профессиональной подготовке и повышении квалификации рабочих СУ-3 (планы, программы, служебные записки, копии приказов и др.)».
Каждое дело не должно превышать 250 листов или иметь толщину более 3–4 см. Поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей. Если предполагается, что дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание общего заголовка: например, «Приказы об увольнении работников. Т. 1. 01.01.2015 – 30.06.2015».
Третья графа номенклатуры дел (количество дел) заполняется в последнюю очередь, уже по окончании календарного года, по фактически заведенным делам. Если какое-то дело не было заведено в течение года, то в графе «Примечание» делается запись «не формировалось».
В четвертой графе на основании «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) указывают сроки хранения дел и номера статей по перечню. Данный перечень является основным нормативным документом при определении сроков хранения. Руководствоваться им должны не только государственные, но и коммерческие организации (решение Верховного Арбитражного Суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11).
Если в Перечне нет необходимого документа, то срок хранения определяют по «Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры РФ 28.04.2011 № 412). Ведомственные перечни применяются для установления сроков хранения специфичных для конкретной отрасли документов. Если для данного вида деятельности разработана типовая или примерная номенклатура, то сроки переносятся из нее. Самостоятельно определять срок хранения документов организация не вправе. Если необходимый вид документа в перечнях не найден, то срок его хранения устанавливается экспертной комиссией организации (если она не является источником формирования госархива) или экспертной комиссией Росархива (в этом случае в графе «срок хранения» указывается номер и дата протокола заседания той или иной комиссии).
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством 2014 года, начинается с 1 января 2015 года.
При установлении сроков обратите внимание, что некоторые статьи перечней разбиты на пункты, имеющие разные сроки хранения. К примеру, личные дела руководителей должны храниться постоянно (пункт «а» ст. 656), а личные дела работников – в течение 75 лет (пункт «б» ст. 656).
В Перечне содержатся и другие специальные отметки, которые относятся к срокам хранения документов. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что некоторые из этих видов документов могут иметь научно-историческое значение и по результатам экспертизы ценности могут быть переданы на постоянное хранение в государственный архив. Эти отметки также нужно переносить в номенклатуру дел. К документам с пометкой «ЭПК» относятся, например, личные карточки работников, трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении и т.д. К документам, присланным из других организаций (распорядительным, нормативным, методическим) в номенклатуре проставляются отметки «До замены новыми» или «До минования надобности» (в этом случае срок хранения определяет сама организация). Копии приказов руководителя по основной деятельности, присланные в структурное подразделение, также включаются в номенклатуру дел с пометкой «ДМН» (до минования надобности).
Как правило, в одно дело помещают документы, имеющие одинаковый срок хранения. Например, не допускается помещать в одно дело приказы об отпуске без сохранения заработной платы и об очередном отпуске, ведь первые хранятся 75 лет, а вторые лишь 5 лет. Если дело сформировано из документов с разным сроком хранения или по одной теме, но разных видов, то время хранения дела устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения. Например, создано дело «Документы по установлению квалификации работников (графики, протоколы, заявления, ведомости)». В него входят:
Срок хранения этого дела определяем по более длительному сроку, в данном случае дело должно храниться 15 лет.
Сроки хранения документов в электронном виде такие же, как и для документов на бумажном носителе, в графе 5 «Примечание» нужно поставить отметку «в электронном виде».
Вообще, в пятой графе «Примечание» указывают названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел (если использовано более одного перечня), ставят отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, об утрате или изъятии дел и др.
Номенклатуру дел структурного подразделения визирует его руководитель. Если в структурном подразделении есть экспертная комиссия (ЭК), то документ направляется ей для согласования (составляется протокол заседания экспертной комиссии и ставится отметка о согласовании на номенклатуре). Затем документ подписывает руководитель архива или лицо, ответственное за архив организации.
Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы (извлечение) приведен в Приложении 1.
Составляем сводную номенклатуру делСводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений по тому же принципу. Форма этого документа приведена в приложении 7 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Разделами номенклатуры дел организации являются названия ее структурных подразделений, которые располагают в том порядке, в каком они утверждены в соответствии с нормативными документами организации (например, в штатном расписании): администрация, секретариат, бухгалтерия, отдел кадров и т.д. В самом конце перечисляют документы временно действующих комитетов, комиссий, профсоюзных организаций (если они не являются самостоятельными юридическими лицами).
Последовательность расположения заголовков дел должна быть одинаковой во всех разделах номенклатуры организации (например, организационно-распорядительная документация, затем планы, отчеты и т.д.).
Согласование и утверждение сводной номенклатурыПорядок согласования сводной номенклатуры:
Согласованная номенклатура дел передается на утверждение руководителю организации. Утвердить номенклатуру дел можно двумя способами: с помощью грифа утверждения на самом документе или издав соответствующий приказ. Если номенклатура дел – явление для организации не новое, то, конечно, удобнее использовать гриф утверждения. В том случае, если она вводится впервые или претерпела существенные изменения, лучше утвердить ее с помощью приказа: таким образом можно дополнительно привлечь внимание всех структурных подразделений и обязать их формировать дела в соответствии с новой номенклатурой. Образец подобного приказа приведен в Приложении 2. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки из ее соответствующих разделов для использования в работе.
Номенклатуру дел изготавливают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр помещают в дело и хранят в службе документационного обеспечения управления; второй – используют в качестве рабочего; третий – является учетным документом в ведомственном архиве (при его наличии); четвертый – остается после согласования в государственном архиве (в случае необходимости согласования); другие экземпляры отправляют в структурные подразделения (в виде выписок соответствующих разделов).
Что делать с номенклатурой дальше?В течение года все исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Если в течение года возникает необходимость в создании или хранении не предусмотренных ранее документов, то в номенклатуру вносят новую запись – заголовок дела. Напомним, что дело считается заведенным, если в него включен хотя бы один документ. Для таких ситуаций полезно оставить в резерве несколько свободных строк в каждом разделе.
При смене работников дела, включенные в номенклатуру дел, передаются по акту. Уничтожать документы и дела, включенные в текущую номенклатуру, нельзя. Например, нельзя порвать заявление работника на увольнение даже в том случае, если он это заявление отозвал.
После завершения делопроизводственного года к номенклатурам дел структурных подразделений составляются итоговые записи о категориях и количестве заведенных в них дел и передаются в службу документационного обеспечения управления. Та, в свою очередь, составляет итоговую запись к сводной номенклатуре дел и передает эти сведения в архив (в зависимости от категории организации – в ведомственный архив или в архив организации). Итоговые записи делаются по форме, приведенной в приложении 7 «Основных Правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Образец подобной записи приведен в Приложении 3.
В конце каждого года номенклатура уточняется: добавляются вновь заведенные дела, удаляются ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.п. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом (в графе «примечание» ставится отметка «переходящее»). Затем номенклатура в виде нового документа снова утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если в компании произошли существенные организационные изменения, номенклатура разрабатывается заново.
Несмотря на некоторые трудности при внедрении в организации понятия «номенклатура дел», как только она становится понятной и привычной, делопроизводство становится более осмысленным и систематизированным, проще решаются вопросы поиска и сохранности необходимых документов, обеспечивается преемственность передачи информации от одних работников к другим, что вносит свой вклад в поддержание информационной безопасности организации.
Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы (извлечение)
