Правила составления делового письма

1. Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

2. Лист должен иметь поля не менее:

Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2007 г. следует оформлять "05.06.2007".

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например "05 июня 2003 г."

4. Исходящий номер.

Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом (например, инициалами руководителя направления). Регистрационный номер письма, составленного совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

5. Ссылка на входящее письмо

Ссылка на регистрационный (исходящий) номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают ПЕРЕД фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

ООО "Компания "Название"

Должность лица, которому адресовано письмо, указывают в дательном падеже, например:

ООО "Компания "Название"

ООО "Компания "Название"

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки письма.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ООО "Компания "Название"

Ярославский пр-кт, д. 12, г. Ярославль, 150001

При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

ул. Свободы, д. 5, кв. 12,

г. Ярославль, 150000

Текст письма оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления письма, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения).

В тексте письма, подготовленного на основании документов других организаций, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В письме используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение" );

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить" );

- от третьего лица единственного числа ("общество не возражает", "ООО "Название" считает возможным" ).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Договор аренды на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приемки-передачи на 1 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо МВД РФ от 05.05.2007 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего письмо (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное - на письме, оформленном на бланке) и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Директор ООО "Компания "Название"

Деловое письмо на английском языке: общение с клиентами – обмен аргументами

Нет, это не очередной скучный самоучитель! На нашем сайте все намного интереснее! Информативные, красиво оформленные статьи по всем аспектам изучения английского языка, полезная справочная информация, видеоматериалы и многое другое!

Если вам приходится много общаться с партнерами по бизнесу из Соединенных Штатов, Великобритании или Австралии, необходимо знать, как правильно составлять деловое письмо на английском языке. Примерную структуру документа, необходимую лексику, отдельные примеры мы постарались разобрать в этой статье.

Любая официальная бумага имеет определенную структуру. То же самое мы можем сказать и о деловом письме. Оно обязательно должно включать следующие компоненты:

1. Данные адресанта (информация об отправителе).
2. Дата написания.
3. Данные адресата (информация о получателе).
4. Ссылка на предыдущую переписку (например, в ответ на письмо…). НЕ обязательно!
5. Тема письма.
6. Приветствие.
7. Основная суть или тело документа.
8. Заключительная часть.
9. Подпись.
10. Приложения/вложенные файлы.

Пример делового письма на английском языке

Рассмотрим подробнее все пункты.

В первом блоке обычно не указывается ФИО адресанта (за исключением американских бумаг), необходим только адрес. Напоминаем, что в англоязычных странах порядок его компонентов должен быть следующим: название организации, номер дома, название улицы, индекс, штат (провинция, графство и т.п.), страна, номер телефона. Если письмо отправляется из России, рекомендуем придерживаться отечественного почтового стандарта.

NB! Бизнес письмо на английском в Великобритании подразумевает указание адреса в правом верхнем углу листа, тогда как в Штатах – в левом верхнем углу (под датой) или, как вариант, после подписи, в нижней части.

NB! В британском английском дата ставится в правом углу (на строчку ниже указанного адреса), в печатном виде допускается ее левостороннее расположение. В американском варианте – дате определен верхний левый угол либо центр верхней части листа.

Данные адресата пишутся слева: в британском – на той же строчке, что и дата, либо линией ниже. В американском – с отступом в 2 строки вниз от информации об адресанте.

Общая схема делового письма

Если мы знаем имя и статус человека, к которому обращаемся, рекомендуется использовать DEAR + Mr/Dr… + фамилия (Dear Mr Thompson). Если пол коллеги неизвестен, можно обращаться: DEAR + Фамилия, имя (Dear Chris Qwerty). Встречаются случаи, когда партнеры обращаются друг другу просто по имени (например, Dear Mark).

Если мы не знаем, к кому конкретно будем обращаться, можно использовать следующие варианты:

Dear Sir (Sirs)/Madam

Уважаемый господин (господа)/госпожа, преимущественно в Великобритании

Указывается по желанию. Если речь идет об официальном письме на английском языке из Британии, тема располагается следующей строчкой после обращения. В американской версии документа она идет после адреса получателя.

Для акцентирования внимания можно выделять тему письма следующими способами:

• жирным шрифтом;
• заглавными буквами;
• предваряющими «Subject» или «Re:»

Всегда начинается с заглавной буквы, даже если после обращения (на предыдущей строке) стояла запятая. Стандарт выравнивания текста – по левому краю. Абзацы отделяются друг от друга пустой строчкой. В отличие от русскоязычных текстов в начале красной строки отступ не требуется.

Текст должен быть четким, со строгой структурой. В первой части автору следует вкратце объяснить причину написания, далее разъяснить цель в подробностях, в конце основной части – подвести итог и выразить то, что отправитель желает узнать, получить и т.п.

При построении основного текста можно использовать следующие словосочетания:

To receive one’s letter dated…

Получить чье-либо письмо от (такого-то числа)…

Как правильно писать и оформлять электронные письма

Оформляя деловое электронное письмо, не забудьте заполнить поля почтовой программы. Обязательны для заполнения такие поля:

Письма без указания темы могут быть восприняты адресатом как спам электронной почты и могут быть удалены. Укажите тему предельно четко и кратко.

Электронный адрес получателя. Если их несколько, адреса вводятся через запятую.

3) Важность письма.

Ставьте эту отметку объективно, не злоупотребляя этой функцией. Человек, ежедневно получающий большое количество писем, просматривает помеченные письма в первую очередь.

По правилам сетикета электронное деловое письмо должно быть вдвое короче, чем бумажное. Если вам совершенно необходимо передать большой объем информации, оформите краткое сопроводительное письмо и прикрепите к нему вложение в виде отдельного файла. Если же ваше вложение превышает по объему 500 килобайт, лучше для его пересылки использовать не электронную почту, а другой веб-интерфейс.

Оформите разные ящики электронной почты для официальной и личной переписки. Так вы не обнародуете случайно информацию приватного характера.

Проверяйте рабочую почту не реже двух раз в день. Таким образом, вы не пропустите важное письмо.

На деловое электронное письмо нужно обязательно ответить в течение двух суток.

Некоторые вопросы реально проще и быстрее решить по телефону. Экономьте свое и чужое время.

Помните. несоблюдение сетикета может повредить вашей деловой репутации!

Статьи на похожие темы:

Деловое письмо на английском языке

Нашли на этой страничке полезную информацию?
Тогда, кликните по кнопочке своей любимой соц. сети:

Этим Вы поможете в развитии нашего сайта!
Спасибо!

Деловое письмо на английском языке должно быть кратким и простым, как любое деловое послание. Не стоит беспокоиться, что ваши знания английского языка недостаточны для написания письма. Эффективное письмо в бизнесе использует короткие, простые предложения и простую лексику.
Чем проще написано, тем легче читать.

В деловом письме на английском языке очень важно написать правильно имя получателя и его пол. Используйте для женщин обращение госпожа ( Ms) и господин ( Mr) для мужчин. В менее официальной обстановке или после длительного периода переписки приемлемо именовать получателя по его имени.
Если вы не знаете имя человека и не можете найти эту информацию, вы можете написать: TO WHOM IT MAY CONCERN: (Для того, кого это может касаться).
После обращения ставиться запятая (двоеточие в Северной Америке).
Можно вообще не ставить знаки препинания, это стало модным в письмах на английском языке.
Вот некоторые обращения:

Во вступлении делового письма на английском языке обычно используют дружеское приветствие, благодарность за проявленное внимание или,иногда, начинает формулироваться основная мысль послания.

В заключительном абзаце делового письма на английском языке необходимо сделать напоминание, указать на срочность запроса, либо поблагодарить за оказанное внимание.

• старайтесь не использовать восклицательные знаки и скобки, эти знаки чаще всего используют в неформальных, дружеских письмах,
• не употребляйте сокращенные формы, такие как it's, don't, you'll и подобные,
• не употребляйте вводные слова слова well, you know, это неформальный, не деловой стиль письма на английском языке,
• избегайте начинать предложения со слов, характерных для дружеского стиля письма: also, and, but.

• слова в названиях отделов, компаний и организаций (Cambridge School of Languages, Apple Inc.)
• слова, обозначающие занимаемую должность (Director, Captain),
• слова, обозначающие государственную и национальную принадлежность (Russian, English),
• слова, входящие в адрес делового письма на английском языке (London, Street, Room),
• названия товаров, брендов, документов (Iron, Letter of Garantee),
• названия месяцев и дней недели (Mondey, March).

В завершении делового письма на английском языке перед именем ставиться завершающая фраза, обычно это слово Sincerely (искренне).
Для писем в Великобританию, которые начинаются с фраз Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir or Madam, завершающая фраза - Yours faithfully (с уважением).
Для США подходит вежливая и нейтральная фраза - Very truly yours (Искренне Ваш) .
Если вы пишите старому знакомому наиболее подходящей завершающей фразой будет - Cordially yours (сердечно Ваш).
Если вы использовали знаки препинания (запятую или двоеточие) в приветствии английского делового послания, то необходимо поставить запятую и после завершающей фразы, перед Вашим именем.
Если вы не использовали знаки препинания в приветствии на английском, то не используйте их и после завершающей фразы.

Здесь представлены некоторые образцы деловых писем и другой корреспонденции на английском языке, которые помогут Вам составить свое эффективное деловое письмо на английском языке.

При составлении делового письма на английском языке мы иногда испытываем затруднения с подбором необходимых фраз. Здесь приведены некоторые фразы, наиболее распространенные в английском деловом языке, которые помогут вам составить качественное деловое письмо.

Все нижеперечисленные письма взяты из реальной переписки с администраторами англоязычных PTC-сайтов. Может быть эти письма не идеальны с точки зрения грамматики английского языка. Но все просьбы, которые прозвучали в них, были выполнены администраторами.

Онлайн переводчики (они же электронные или программные переводчики) обладают множеством недостатков. Самое главное - программа онлайн переводчик не понимает контекст (смысл) переводимой фразы и переводит выражение дословно.

Деловой английский: Структура делового письма

Шапка на фирменном бланке

Шапка на фирменном бланке отпечатана вверху листа письма. Она содержит название фирмы и почтовый адрес. Как дополнение может указываться номер телефона, телекс и телеграфный адрес (они могут быть внизу листа). По законодательству некоторых стран на бланке требуется определенная дополнительная информация. Например, акционерное общество с ограниченной ответственностью в Британии должно указывать имена своих директоров, адрес своего зарегистрированного офиса, место регистрации и регистрационный номер. Многие шапки имеют напечатанные слова, указывающие место, оставленное для ссылок.

Почтовый адрес состоит из номера дома и улицы; местности; названия округа, штата или провинции; и почтового кода. В зарубежной корреспонденции необходимо добавить название страны назначения (на языке страны отправителя). Если у адресата имеется почтовый ящик, то номер почтового ящика проставляется вместо номера дома и улицы. Когда письмо посылают на временный адрес человека (или частное письмо человеку на адрес компании), то используют сокращение с/о (care of)

Mr Jeorge Broun c/o Hilton Hotel

М-ру Джорджу Брауну по адресу отель Хилтон

Если вы готовите письмо по реальной (не электронной) почте, нужно проверить не только правильность написания адреса. Следует знать, какую должность занимает адресат, имеет ли какой-то титул или научную степень. Адрес получателя пишется в правом верхнем углу следующем порядке:

· полное имя и титул (должность, звание);

· номер или название дома, улица, номер квартиры (если есть);

12 августа 20. или

12-ое августа, 20. Американцы обычно ставят сначала месяц, за которым следует день и год: Август 12, 20. (форма 12 август а 20. также широко используется в Соединенных Штатах). Международная организация по стандартизации (ISO) рекомендует следующую цифровую форму в таком порядке - год, месяц и день: 20..-8-12 Другие цифровые формы, как 12-8-20. 12.8.20. 12/8/20. не должны применяться в деловых письмах, т.к. они легко могли бы внести путаницу. (12/8 означает 12 августа или декабрь, 8 (8 декабря).

Внутренний адрес в левом верхнем углу и состоит из имен адресата и почтового адреса.

Каждая фирма имеет свое определенное название. Частные фирмы, принадлежащие одному лицу (в Соединенных Штатах называемые единоличной собственностью), могут быть зарегистрированы под именем собственным (именем основателя или владельца) или под нарицательным именем (Mother Nature Health Food Store). Типичные примеры товариществ: Brown, Smith & Johnson, Brown & Co; Baker & Son Green Bros. В названиях некоторых товариществ нет собственных имен. Названия государственных компаний Великобритании включают в себя сокращение PLC (plc), а частные компании с ограниченной ответственностью — слово Limited (Ltd). Американские корпорации имеют названия, оканчивающиеся словом Company (Со), Corporation (Corp) или Incorporated (Inc); Pty. Ltd (propriety limited) обозначает частные компании с ограниченной ответственностью в Австралии и Южной Африке; Pte. Ltd — сокращение, используемое частными компаниями с ограниченной ответственностью в Сингапуре.

Адрес может содержать специальные инструкции для почты и/или адресата.

(By) Air Mail — Авиапочтой

Smith & Со Ltd

Другими формами вежливого обращения являются: The Honourable (американский спеллинг Honorable) — уважаемый и The Reverend — почтенный. С вежливой формой The Honourable (сокр. Hon) обращаются к лицам, занимающим высокое государственное положение, членам законодательных органов, судов, мэрам и (в Великобритании) членам титулованной аристократии. За ней следует полное имя адресата. Если первое имя неизвестно, то его можно заменить на Mr. В зависимости от ранга к аристократии (пэр или леди) необходимо обращаться как The Right Honourable или The Most Honourable. The Reverend (Rev) употребляется при обращении к священникам; за ним должно следовать полное имя священника. Для высших священнослужителей могут подойти другие формы (например, The Most Reverend или The Right Reverend).

Этикет требует также, чтобы в обращении были указаны академические степени доктора и профессора. (Низшие академические звания, такие как В.А. и М.А. употребляются редко). К обладателю докторской степени обращаются Dr, или после имени ставят буквы, указывающие его (или ее) докторскую степень в конкретной области. Если адресат не является доктором медицины последняя форма предпочтительна. При обращении к лицу, занимающему (или ранее занимавшему) должность профессора, обращаются Professor (Prof.).

Как правило, во внутреннем адресе упоминается только один титул. Исключениями в этом правиле будут, например, The Rev. Mr Baker and Henry Green, Esq.; Ph.D. Титулы.обозначающие должность человека или положение, как Managing Director, President, Secretary, Sales Manager ставятся ниже или после имени.

The manager Lloyds Bank

The secretary Smith & Co Ltd

Заключительные фразы должны согласовываться с приветствием. В Великобритании подходящей заключительной фразой для писем, начинающихся с DearSir/Madam или Dear Sirs/Madams является Yours Faithfully (преданный Вам). Строго официальное завершение Yours respectfully (c уважением) подходит только для писем, начинающихся с Sir или Madam, и поэтому обычно не встречается в деловых письмах. Письма, с приветствиями Dear Mr (Mrs, Miss), завершаются словами Yours sincerely (искренне Ваш). Заключительная фраза Yours truly или Yours very truly, которая необычна для Великобритании, также считается менее официальной, чем Yours faithfully. Письма, начинающиеся с неофициального приветствия (например, Dear Jim) завершаются дружескими фразами, такими как With best regards, With kind regards и т.д. часто в сочетании с Yours sincerery. Наиболее часто употребляемыми заключительными фразами в американских деловых письмах, являются Yours sincerely, Sincerely Yours, Yours very truly, Very truly yours, Truly yours. Подходящие заключительные фразы для неофицальных писем это, вдобавок к Yours sincerely (Sincerely Yours) — Sincerely, Yours cordially, Cordially yours. Cordially; им могут предшествовать With best regards и т.д. Надо избегать причастных оборотов, за которыми следуют такие заключительные фразы, как I am, We are, we remain. (He пишите, например, Hoping you will agree to our suggestion, we, пишите: We hope you will agree to our suggestion. Yours faithfully).

Полномочием подписывать от имени фирмы наделены владелец, партнеры совместной компании, официальные лица компании и служащие, которым это полномочие было передано (уполномоченные стороны). Так как многие подписи трудно прочитать, имя лица, подписывающего письмо, обычно печатается ниже подписи. Партнер, подписывающийся за свою фирму, пишет название фирмы, не добавляя своего собственного имени. Должностное лицо, подписывающееся от компании с ограниченной ответственностью или другого корпоративного органа, должно указать свою должность. Название фирмы или организации часто пишут над подписью, это необходимо, если письмо писалось от 1-го лица множественного числа.

Служащий, которому предоставлено полномочие подписывать на основании документа. называемого доверенностью, добавляет сокращение per pro. или p.p. (per procurationem).

per pro. Anderson & Co Ltd.

Образец электронного письма

Если читатель внимательно изучил все мои предыдущие уроки. то вопросов по поводу того как и какими средствами можно создать и отправить корректно написанное электронное письмо возникнуть в принципе не должно. Однако не все готовы сразу приступить в выполнению этой задачи если дело касается официальных писем, особенно когда автор письма ожидает получить на него ответ. Открою Вам маленький секрет деловой переписки, чем строже по своему характеру и стилю составлено письмо, тем больше шансов на ответную реакцию со стороны получателя. В этом уроке я приведу несколько образцов электронных писем, которые должны помочь пользователям определиться со своим собственным стилем и в дальнейшем составлять обращения наиболее грамотным образом.

Для начала, нужно определиться какого характера будет создаваемое нами письмо. Я подразделяю все исходящие письма на три основных вида:

• Деловое предложение
• Деловой запрос
• Дружеское обращение

Соответственно для всех трех типов у меня есть шаблонные заготовки, как в виде простых текстовых файлов, так и виде шаблонов, заточенных под определенные почтовые программы. Перейдем по порядку к каждому из них.

Здравствуйте (Добрый день), [имя человека, к которому происходит обращение]!

Имя желательно указывать в любом письме при общении, потому как личное обращение настраивает человека на дружеский лад. Впрочем, если имени разузнать так и не удалось, достаточно будет шаблонного приветствия.

Разрешите представить Вашему вниманию новую услугу (новый продукт) от нашей компании [наименование компании].

Позвольте предложить сотрудничество в сфере [наименование сферы деятельности].

Далее кратко описываете преимущества вашего предложения в ценовом варианте, либо каких-то качественных характеристиках. Главное не переусердствовать. Мегабайты текста, да еще и дополненные яркими бессмысленными картинками только отпугивают людей. Если получатель письма заинтересуется Вашим предложением с первых строчек, то обязательно свяжется в Вами для дополнительной информации.

---
С уважением,
[Автор письма]
[дополнительные контактные данные]
[собственный e-mail адрес]
[адрес вашего сайта]

Если Вы всерьез заинтересованы, чтобы нужные люди связывались с Вами при первом же обращении, то есть смысл подумать о доступности не только по электронной почте. Не лишним будет завести аккаунты в таких сервисах какICQ иSkype. Иногда человеку намного проще связаться с Вами по обычному телефону, если номер такового, конечно будет предусмотрительно оставлен вами в подписи.

Для чего нужно дублировать собственный e-mail адрес в подписи, спросите вы, если таковой автоматически переправляется почтовым сервером. Тут действует правило, по которому излишняя информация в деловой переписке никогда не бывает ненужной. Представим ситуацию, когда Ваше письмо получает человек потенциально не заинтересованный в предложении, либо попросту не компетентный для корректного ответа на него. Он переправляет полученное сообщение другому пользователю, но при этом по каким-либо причинам информация об истинном отправителе теряется из автоматически добавленных данных, что приводит к затруднению связаться с Вами. Однако всегда достаточно будет взглянуть на подпись, чтобы определить автора письма и его необходимые контакты.

Здравствуйте (Добрый день)!

Либо, если известно имя адресата, то (Уважаемый, [Имя, Отчество])!

Прошу предоставить информацию о товаре (услуге) [наименование товара/услуги] с описанием полных характеристик и конкурентных качеств.

Более строгая форма, рекомендуемая при обращении в государственные органы. При этом весьма не лишним будет ознакомиться с необходимыми действующими законами, которые свободно можно скачать в сети Интернет.

На основании Федерального закона РФ [номер и дата документа], прошу предоставить сведения [описываете необходимые для получения данные].

Можно также обратится к руководству того или иного сервиса в Интернете, при нарушении Ваших прав.

В связи с нарушением пункта [номер пункта в пользовательском соглашении] пользовательского соглашения, а именно: “[цитируете полный текст названного пункта]”, прошу провести проверку и принять соответствующие санкции в отношении виновного [ответственного (если речь идет о сотрудниках сервиса)] лица [сайта (наименование сайта)]. О результатах проверки и вмененных санкциях прошу сообщить по адресу [собственный адрес электронной почты].

---
С уважением,
[Автор письма]
[дополнительные контактные данные]

Приветствую (Доброго времени суток) (Привет), [имя человека]!

Далее описываете суть обращения в дружеской свободной форме с несколькими, интересующими Вас вопросами.

При первом обращении в дружеской форме, хорошим показателем будет полнота Вашего текстового обращения. Корректно написанный, объемный текст укажет на Вашу высокую заинтересованность в контакте с нужным лицом и вызовет желание ответного обращения. Не забудьте развязать беседу несколькими первичными вопросами.

---
С наилучшими пожеланиями,
[Автор письма]

Добрый день, Николай Васильевич!

Прошу предоставить информацию о товаре “Компьютер Apple iMac 21.5 MC309” под кодовым наименованием AMC0039281 в вашем прайс-листе. В письме, прошу изложить подробные технические характеристики и конкурентные преимущества в сравнении с аналогичными моделями других производителей.

На основании ответного письма и заключения технического отдела, нашей организацией будет принято решение о закупке партии компьютеров в количестве 50 шт. Будем рады рассмотреть Ваши предложения о скидках или бонусных программах, предоставляемых в рамках нашего дальнейшего сотрудничества.

---
С уважением,
Егоров Андрей Николаевич
начальник службы технической поддержки
ЗАО “Информационные системы”
тел. (423) 89-64-72

Хорошая рекоммендация. Только указывать отчество в электронном письме давно уже не принято. В отношении писем, выполненных на бумаге, этикет не изменился.

ну и особо нелепо выглядит манера вставлять полную подпись всякий раз при длящейся переписке. Такой подход уничижает положение автора, выдавая в нем манеру пользоваться роботами по составлению писем

+3 # Администратор 16.11.2014 01:15

Спасибо за Ваши комментарии и интерес к теме, Rustam!
В целом с замечаниями согласен.

Подскажите как написать письмо в оганизацию письмо о сотрудничестве по продаже авто шин.
Спасибо.

-6 # shwan peters 25.04.2015 12:28

Есть ли у вас низкий кредитный рейтинг, и вы все труднее получить кредит капитала из местных банков / других финансовых институтов? Вам нужен кредит или финансирование по любой причине, таких как:

) Личная займа, Расширение бизнеса,
б) для открытия бизнеса, образования,
в) Консолидация задолженности,
г) Жесткий Кредиты Деньги

Мы предлагаем кредит по низкой процентной ставке 3% и без кредитной проверки, мы предлагаем потребительские кредиты, займы консолидации задолженности, венчурного капитала, бизнес-кредиты, образовательные кредиты, ипотечные кредиты или "кредиты по любой причине!".

Тем не менее, наш метод, предлагает Вам шанс заявить суммы кредита, необходимого и также продолжительнос ть вы можете себе позволить, это дает вам реальный шанс получить средства вам нужно! Любые заинтересованны е кандидаты должны вернуться ко мне на мой адрес электронной почты на ( cashholdfinancier02outlook.com )

Деловая переписка играет важную роль в построении и поддержании хороших отношений с партнерами и клиентами поскольку подчеркнуто дружеское и уважительное сотрудничество всегда помогает сделать его еще и взаимовыгодным. Поэтому очень важно уметь её правильно оформить. В этом мне помог и вам рекомендую этот сайт,на котором вы найдете и четкие правила и образцы и консультацию http://mosadvokat.org/delovoe-pismo-obrazec/

у Вас в письме есть ошибки.

Добрый день, Николай Васильевич!

Прошу предоставить информацию о товаре “Компьютер Apple iMac 21.5 MC309” под кодовым наименованием AMC0039281 в вашем прайс-листе. В письме прошу изложить подробные технические характеристики и конкурентные преимущества в сравнении с аналогичными моделями других производителей.

На основании ответного письма и решении технического отделаб нашей организацией будет принято решение о закупке партии компьютеров в количестве 50 шт. Будем рады рассмотреть Ваши предложения о скидках или бонусным программах, предоставляемых в рамках нашего дальнейшего сотрудничества.

---
С уважением,
Егоров Андрей Николаевич
начальник службы технической поддержки
ЗАО “Информационные системы”
тел. (423) 89-64-72

Составление делового письма - ТК - Бизнес Партнер - корпоративные бизнес тренинги

Составление делового письма. Обращение и приветствие.

В этой статье – разговор пойдет о составлении делового письма, а именно об обращении и приветствии в деловом письме. Каких ошибок важно избежать, чтобы выглядеть в глазах делового адресата не забавно, а достойно? Поделюсь с вами своими правилами и наблюдениями.

1. Форма приветственной фразы .

Не стоит употреблять фразу «Доброго времени суток!». Даже если мы руководствуемся при этом желанием соответствовать часовому поясу адресата. Фраза звучит безвкусно и даже вульгарно. Лучше использовать нейтральные варианты: «Здравствуйте», «Добрый день». По возможности, хорошо добавить к этому приветствию имя адресата. Гораздо приятнее вместо безликого «Здравствуйте!» получить персональное: «Здравствуйте, Тамара!».

Не следует употреблять при обращении к деловому партнеру/клиенту короткую форму имени: «Саш» вместо «Саша», «Ань» — вместо «Аня». Каким бы демократичным ни был стиль нашего письма, и сколь давней ни была бы переписка. То, что хорошо и привычно звучит в устной речи, на письме выглядит слишком просторечным вариантом. Не берусь говорить о любом адресате, но мне такое обращение напоминает простецких героев песни Высоцкого: «Ой, Вань, гляди, какие клоуны!».

Если велико желание сохранить живость стиля устного общения и его неформальный характер – достаточно использовать простую форму имени: «Аня» вместо «Анна», «Саша» – вместо «Александр».

Несколько слов – об употреблении в письме имени или имени с отчеством.

Такой вопрос часто возникает. Здесь важно следовать той информации, которая у нас есть об адресате. Такой информацией может быть: визитка; поле «From»/ «От кого» или блок контактной информации с подписью, которой заканчивается письмо.

Если в визитке или в подписи к своему письму наш адресат указывает имя (а не имя с отчеством) – то все просто, вопросов нет, обращаемся по имени («Здравствуйте, Светлана!»).

А если в одном блоке – информация одна, а в другом – другая?

Например, в поле «From»/ «От кого» указано «Светлана Котова»:

А в подписи в теле письма адресат написал:

Светлана Васильевна Котова

Менеджер по персоналу

Как в таком случае лучше обратиться в ответном письме: «Светлана» или «Светлана Васильевна»?

Я предпочитаю второй вариант. Объясню почему: блок контактной информации с подписью адресат помещает в письмо собственноручно. Он подписывается так, как ему привычно и комфортно. Информация в поле «От кого» / «From» часто заполняется не самим владельцем данного e-mail адреса. Нередко в компаниях параметры почтового ящика сотрудника настраивают IT- специалисты. При этой настройке в основу могут быть положены иные основания, нежели комфорт и этические предпочтения пользователя данного e-mail адреса.

Правило, которому я следую: если хотя бы в одном из блоков информации фигурирует имя с отчеством – обращаюсь по имени и отчеству. Руководствуюсь простым соображением: из двух вариантов это предельно корректный.

3. Если имя адресата неизвестно.

Достаточно часто бывает, что письма, которые мы получаем, не содержат информации об имени адресата, а отвечать, тем не менее, нужно. В этом случае уместно употребить нейтральное «Здравствуйте!». А можно несколько персонифицировать это приветствие обращением к адресату (указав на принадлежность к тому или иному процессу, функции или др.): «Здравствуйте, уважаемый пользователь нашего сервиса!» «Добрый день, уважаемый подписчик!». Я уверена, что любой из персонифицированных вариантов выигрышнее: это проявление внимательного отношения к человеку.

Ответ на этот вопрос изначально лежит в плоскости требований этикета (правил поведения). Согласно этим правилам, на «вы» следует обращаться к людям старшим по возрасту и служебному положению. Обращение на «вы» в данном случае является знаком уважительного отношения. Однако при этом вовсе не значит, что все, к кому мы обращаемся на «ты» (друзья, близкие люди, коллеги), не достойны нашего уважения. Дело в том, что помимо указания на почтение к возрасту и статусу, обращение на «вы» еще является способом обозначить межличностную дистанцию. Психологи говорят, что существует такое негласное правило (помогающее объяснить, к кому мы обращаемся на «ты», а к кому – на «вы»): если наше общение с человеком предполагает возможность физического контакта ( прикоснуться, похлопать по плечу, обнять и т.д.) – органично и уместно использование «ты»-обращения. Если же наше общение — это только речевой вариант — лучше выбрать «вы». Как видите, формула достаточно простая. «Ты» указывает на близость отношений, «вы» — фиксирует наличие дистанции. Если вернуться к вопросам делового письма, то действие этой формулы также сохраняется. Как говорится, «думайте сами, решайте сами…». Я в письме отдаю предпочтение «вы»-обращению.

На сегодня это все, мои дорогие читатели.

Выбирайте уместные обращения и приветствия в вашей деловой и личной корреспонденции! Устанавливайте правила конструктивного и комфортного человеческого общения!

Посмотрите фрагмент тренинга E-mail переписка в бизнесе. Мини-лекция «Три точки внимания в письме»:

Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь:

Почему нам доверяют

• Стандартно высокое качество обучения. которое поддерживается благодаря постоянному развитию собственного штата тренеров.
• Наши тренеры — это зрелые, состоявшиеся люди, с собственным опытом работы в реальном бизнесе.
• Разумные цены. Мы ценим свой труд, но при этом стараемся снизить цены на тренинги для наших клиентов за счет оптимизации внутренних затрат.
• Быстрое и оперативное решение организационных и юридических вопросов.

О наших программах

Адрес: 115419, Москва, ул. Орджоникидзе, д. 11 стр. 11, БЦ ABC Estate, офис 19

Метро: Ленинский проспект

© 2016 ТК "Бизнес Партнер" — корпоративные бизнес тренинги Войти