Табель учета рабочего времени (форма 0504421)

Внешняя печатная форма "Табель учета рабочего времени (форма 0504421)", изменения с соответствии с приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н, для документа "Табель учета рабочего времени" конфигурации "Зарплата и кадры бюджетного учреждения, редакция 1.0".

Бланк - Табель учета рабочего времени

Главное отличие от типовой, то что данная печатная форма выводит данные на прямую из документа, а не формируются в типовом отчете конфигурации, поэтому сотрудники, после кадрового перемещения, в течение месяца, выводятся на печать в подразделении по документу, что соответствует данным табеля по подразделению.

Изменения с соответствии с приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н.

1) Разбивка итогов по дням в вверхней строчке, итогов по часам в нижней, за месяц и половину месяца.

2) Отражение в графе 1 полностью фамилия, имя, отчество.

3) В графах 2 и 3 указывается табельный номер сотрудников и СНИЛС.

4) В нижней части табеля добавлена подпись работника кадровой службы.

Перед применение необходимо проверить и внести изменения в классификатор использования рабочего времени, согласно Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н:

Центр Технологий развития бизнеса "АБИОН», специализируется в проведении корпоративного обучения и организационном консультировании. Основным направлением деятельности центра является услуги построения с нуля, обучение и развитие отделов продаж: - оптимизация системы управления продажами, - планирование сбыта и сегментации клиентов, - разработка и проведение корпоративных тренингов продаж.

Обучение по охране труда руководителей и специалистов, СОУТ, повышение квалификации специалистов по охране труда, Создание и актуализация программ обучения, Специальная оценка условий труда

Комментарий к Приказу Минфина РФ от № 52н - Издательство Аюдар

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н обновлены формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методические указания по их применению.

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н обновленыформы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методические указания по их применению. С вступлением в действие данного документа утратит силу Приказ Минфина РФ № 173н[1]. В статье узнаем, какие формы первичных учетных документов будут исключены, ознакомимся с новыми формами и изменениями, внесенными в отдельные действующие формы, а также порядком их применения.

Из перечня унифицированных форм первичных учетных документов, используемых государственными (муниципальными) учреждениями в соответствии с Приказом Минфина РФ № 173н, исключаются формы документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» ОКУД, разработанные Госкомстатом, кроме кассовых документов (приходного кассового ордера (ф. 0310001), расходного кассового ордера (ф. 0310002), журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. 0310003)). Эти формы и еще книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. 0310005) будут применяться государственными (муниципальными) учреждениями в соответствии с Приказом Минфина РФ № 52н и Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Перечислим формы, подлежащие исключению.

Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101)

(далее – акт (ф. 0504101))

Составляется при оформлении операций по приемке (передаче) имущества, относящегося к объектам нефинансовых активов, в том числе вложений в объекты недвижимого имущества. Применяется для оформления приема-передачи как одного, так и нескольких объектов:

• при передаче нефинансовых активов между учреждениями, учреждениями и организациями (иными правообладателями), в том числе при закреплении права оперативного управления (хозяйственного ведения);
• при передаче имущества в государственную (муниципальную) казну, в том числе при изъятии органом, осуществляющим полномочия собственника государственного (муниципального) имущества, объектов нефинансовых активов из оперативного управления (хозяйственного ведения);
• при передаче имущества в качестве взноса в уставный капитал (имущественного взноса);
• при иных основаниях изменения правообладателя государственного (муниципального) имущества, за исключением приобретения имущества на государственные (муниципальные) нужды (нужды бюджетных (автономных) учреждений), продажи государственного (муниципального) имущества.

Учреждение в рамках формирования учетной политики вправе установить порядок применения данного акта при приобретении, безвозмездной передаче, продаже объектов нефинансовых активов

Данный акт заменит формы актов, используемых при приеме-передаче объектов основных средств (ф. 0306001, 0306030, 0306031).

При этом спектр применения нового акта шире, чем у названных выше форм. В указанных случаях акт (ф. 0504101) оформляется обязательно при приеме-передаче основных средств, нематериальных активов, непроизведенных активов, материальных запасов.

При этом при приобретении нефинансовых активов, безвозмездной передаче, продаже объектов оформление акта (ф. 0504101) не является обязательным. Все зависит от порядка, принятого в рамках формирования учетной политики.

Новая форма содержит гриф «Сведения о согласовании (при необходимости)»

Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102)

Применяется для оформления и учета перемещения объектов нефинансовых активов, в том числе основных средств, нематериальных активов, готовой продукции, произведенной учреждением, из одного структурного подразделения в другое, от одного материально ответственного лица другому, внутри учреждения.

Выписывается передающей стороной (структурным подразделением – отправителем) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получающей и передающей сторон. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица, передающего объект основных средств, третий экземпляр передается материально ответственному лицу, принимающему объект основных средств.

Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку учета нефинансовых активов (ф. 0504031)

Данная накладная заменит форму накладной на внутреннее перемещение основных средств (ф. 030632). При этом сфера применения новой формы шире, чем у прежней. Новая форма содержит гриф «Отметка бухгалтерии»

Акт приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. 0504103) (далее – акт (ф. 0504103))

Применяется для отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете объектов основных средств, переданных (полученных) для проведения ремонта, реконструкции, модернизации.

Учреждение в рамках формирования учетной политики вправе установить порядок применения акта (ф. 0504103) при модернизации нематериальных активов.

В акте (ф. 0504103) содержатся сведения о сроках проведения работ по договору и фактически, сведения об объекте основных средств и расходах на проведение работ по ремонту, реконструкции и (или) модернизации.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

Подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию.

Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта нефинансовых активов (ф. 0504031)

Данный акт заменит акт (ф. 0306002 ) с одноименным названием. В новой форме изменены формат, структура, добавлены новые реквизиты

Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104) (далее – акт о списании (ф. 0504104))

Составляется комиссией по поступлению и выбытию активов на основании ее решения о необходимости списания объектов основных средств, нематериальных активов, иных материальных ценностей (кроме сырья, материалов, а также готовой продукции, произведенной учреждением).

Акт о списании (ф. 0504104) оформляется на один или несколько объектов нефинансовых активов по одной группе государственного (муниципального) имущества (недвижимое, особо ценное движимое, иное). На объекты недвижимого имущества акт о списании (ф. 0504104) оформляется с указанием информации, содержащейся в кадастровом паспорте объекта недвижимости.

К оформленному акту о списании (ф. 0504104) прилагаются копии инвентарных карточек учета нефинансовых активов (ф. 0504031), сформированные на дату составления акта (при наличии).

Акт о списании (ф. 0504104) подписывается членами комиссии по поступлению и выбытию активов.

После принятия оформленного акта о списании (ф. 0504104), утвержденного руководителем, бухгалтер (иное должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета) делает бухгалтерские записи, которыми отражены операции по списанию объектов, в разделе «Отметка бухгалтерии о списании».

На основании акта о списании (ф. 0504104) в инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0504031), в разд. 3 «Движение объекта основных средств», ставится отметка о выбытии объекта.

Акт о списании (ф. 0504104) служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения операций по выбытию нефинансовых активов

Данная форма заменит акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306003), акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306033).

Новая форма акта отличается от вышеуказанных форм по содержанию, структуре. Содержит новые грифы – «Сведения о согласовании (при необходимости)», «Отметка бухгалтерии»

Акт о списании транспортного средства (ф. 0504105) (далее – акт о списании (ф. 0504105))

Оформляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов на основании ее решения о списании объекта транспортного средства. Акт о списании (ф. 0504105) применяется при оформлении списания одного объекта (транспортного средства).

К акту о списании (ф. 0504105) в обязательном порядке прилагается копия инвентарной карточки списываемого объекта (если формирование инвентарной карточки предусмотрено законодательством РФ), сформированная на дату оформления акта.

Акт о списании (ф. 0504105) служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения операций по выбытию транспортного средства.

После принятия оформленного акта о списании (ф. 0504105), утвержденного руководителем, бухгалтер (иное должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета) делает бухгалтерские записи, которыми отражены операции по списанию объектов, в разделе «Отметка бухгалтерии о списании».

На основании акта о списании (ф. 0504105) в инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0504031), в разд. 3 «Движение объекта основных средств», ставится отметка о выбытии объекта

Данная форма заменит акт о списании автотранспортных средств (ф. 0306004). Структура новой формы значительно изменена. Содержит новые грифы – «Сведения о согласовании (при необходимости)», «Отметка бухгалтерии»

Требование-накладная (ф. 0504204)

Применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Требование-накладную (ф. 0504204) составляет материально ответственное лицо структурного подразделения – отправителя, передающего материальные ценности подразделению-получателю (например, со склада на склад; со склада в структурное подразделение и др.) или другому материально ответственному лицу, в двух экземплярах, один из которых служит основанием для передачи ценностей, а второй – для их принятия.

Требование-накладная (ф. 0504204) применяется также для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств.

Требование-накладную (ф. 0504204) подписывают материально ответственные лица и сдают в бухгалтерию отправителя и получателя материальных ценностей для учета движения материалов (материальных ценностей)

Данная форма заменит одноименную форму 0315006. Структура и содержание форм изменены незначительно. Содержит новый гриф – «Отметка бухгалтерии»

Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205) (далее – накладная (ф. 0504205))

Используется для учета отпуска материальных ценностей учреждением-отправителем сторонним учреждениям (организациям) – получателям, организациям, в том числе с привлечением организаций, осуществляющих перевозку, на основании договоров (контрактов) и других документов.

Накладная (ф. 0504205) выписывается в двух экземплярах учреждением-отправителем на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов при предъявлении представителем учреждения (организации) – получателя, организации, осуществляющей перевозку, доверенности на получение материальных ценностей, заполненной в установленном законодательством порядке. Один экземпляр является основанием для отпуска материалов, второй – передается представителю учреждения (организации) – получателя материальных ценностей

Данная форма заменит накладную на отпуск материалов на сторону (ф. 0315007). Структура, содержание новой формы изменены незначительно. Дополнена грифом «Отметка бухгалтерии»

Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206) (далее – карточка (книга) (ф. 0504206))

Применяется для учета имущества, которое выдается в личное пользование работнику (служащему) при исполнении им служебных обязанностей.

В карточке регистрируется выданное в пользование имущество по наименованиям, отраженным в графе 1, с указанием нормы выдачи, нормативного срока использования (при наличии), количества выданных материальных ценностей.

При возврате имущества регистрируется количество сданного имущества по наименованиям, отраженным в графе 1, с указанием количества возвращенного (сданного) имущества, даты возврата, а также ставится подпись лица, которое приняло сданное работником (служащим) имущество.

При формировании карточки (книги) (ф. 0504206) в целях учета имущества учреждения (организации), выданного работникам (служащим), реквизиты, отражающие индивидуальные характеристики лица, получившего имущество (размеры головного убора, одежды, обуви и т. д.), могут не заполняться

Данная форма введена впервые. Применяется при ведении учета имущества на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)»

Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207) (далее – приходный ордер (ф. 0504207))

Составляется учреждением при поступлении материальных ценностей (в том числе основных средств, материальных запасов), в частности от сторонних организаций (учреждений), и служит основанием для принятия к бухгалтерскому учету и отражения на балансе учреждения.

В приходном ордере (ф. 0504207) указываются сведения о наименовании товара, его количестве, стоимости.

Бухгалтерия учреждения отражает корреспонденцию счетов и делает отметку о принятии к учету и оприходовании материальных запасов (материальных ценностей).

При наличии количественного и (или) качественного расхождения, а также несоответствия ассортимента принимаемых материальных ценностей сопроводительным документам отправителя (поставщика) комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов составляет акт приемки материалов (ф. 0504220), который является правовым основанием для предъявления претензии отправителю (поставщику)

Форма введена впервые. Используется при поступлении материалов, основных средств и других материальных ценностей на основании документов поставщика либо сторонних организаций (учреждений).

Как было отмечено, учреждение вправе не оформлять акты приема-передачи нефинансовых активов при их приобретении. Первичным документом – основанием для принятия к учету данных материальных ценностей будет являться приходный ордер (ф. 0504207)

Расчетная ведомость (ф. 0504402)

Применяется для отражения начислений по заработной плате работников, стипендий, пособий, иных выплат, осуществляемых на основе договоров (контрактов) с физическими лицами, а также отражения удержаний из сумм начислений (налогов, страховых взносов, удержаний по исполнительным листам и иных удержаний).

Выдача наличных денег в этом случае производится по платежной ведомости (ф. 0504403) или иным документам, предусмотренным соглашениями с банками (при безналичных перечислениях)

Данная форма заменит одноименную форму (ф. 0301010)

Платежная ведомость (ф. 0504403)

Используется в тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате (оплате труда) осуществляются в межрасчетный период и не совпадают с составлением общего расчета.

Порядок оформления выдачи денежных средств в платежной ведомости (ф. 0504403) аналогичен порядку, предусмотренному для расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401)

Внесены незначительные коррективы в данную форму.

После вступления в силу Приказа Минфина РФ № 52н в государственных (муниципальных) учреждениях будет применяться только эта форма. Расчетная ведомость (ф. 0301011) исключена

Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421)

Применяется для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени. Выбор способа заполнения табеля определяется актом учреждения в рамках формирования учетной политики учреждения

Изменено название данной формы (согласно Приказу Минфина РФ № 173н она называется табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы). Сама форма также была значительно скорректирована.

Авансовый отчет (ф. 0504505)

Оформляется для учета расчетов с подотчетными лицами. Подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета (ф. 0504505) и заполняет графы 1 – 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету (ф. 0504505), нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Авансовый отчет (ф. 0504505) утверждается руководителем учреждения или лицом, им уполномоченным.

На оборотной стороне авансового отчета (ф. 0504505) графы 7 – 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражаются с указанием даты их получения

Изменен код формы авансового отчета (согласно Приказу Минфина РФ № 173н код этой формы 0504049). Кроме того, теперь он является первичным учетным документом, ранее относился к регистрам бухгалтерского учета. По содержанию и структуре авансовый отчет не изменился

Бухгалтерская справка (ф. 0504833)

Предназначена для отражения учреждением операций, совершаемых в ходе ведения хозяйственной деятельности, а также операций, совершаемых органом, осуществляющим кассовое обслуживание, финансовым органом, не требующих документов от плательщиков, субъектов учета.

На основании бухгалтерской справки (ф. 0504833) производятся бухгалтерские записи, связанные с исправлением ошибок, выявленных субъектом учета. При этом исправления записываются соответствующей корреспонденцией по счетам бухгалтерского учета и делается ссылка на номер и дату исправляемого документа и (или) документа, являющегося основанием для внесения исправлений.

В целях отражения в бухгалтерском учете операций, приведенных в бухгалтерской справке (ф. 0504833), главным бухгалтером субъекта учета (руководителем структурного подразделения) ставится отметка о принятии бухгалтерской справки к учету с одновременным внесением бухгалтерских записей в соответствующие регистры бухгалтерского учета

Изменено название данной формы (согласно Приказу Минфина РФ № 173н она называлась просто – «Справка»). Сама форма справки не изменилась. Внесены незначительные корректировки в порядок составления данного документа

[1] Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Табель учета рабочего времени (форма 0504421)

4) В нижней части табеля добавлена строка.

Работник кадровой службы _____________________________________________________ (должность) (подпись) (расшифровка подписи)

5) Настройка " первичны или корректирующий" табель.

6) Настройка "не выводить уволенных".

Возможна техподдержка, доработка программы, стоимость доработки рассчитывается индивидуально, в зависимости от объема работ, из расчета 1000 р./час.

ООО "Инфостарт" гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.

Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.

Для возврата оплаты просто свяжитесь с нами .

ПРИКАЗ МИНФИНА РОССИИ от № 52н

Методические указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями

Настоящие Методические указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями (далее - Методические указания) устанавливают в целях организации ведения бухгалтерского учета единые правила применения и заполнения форм первичных (сводных) учетных документов и формирования регистров бухгалтерского учета класса 05 "Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления" ОКУД субъектами бухгалтерского учета. В целях Методических указаний под субъектами учета понимаются: органы государственной власти (государственные органы), органы местного самоуправления, органы управления государственными внебюджетными фондами, государственные (муниципальные) учреждения, в том числе находящиеся за пределами Российской Федерации, иные юридические лица, осуществляющие согласно законодательству Российской Федерации бюджетные полномочия получателя бюджетных средств (далее - учреждения); финансовые органы соответствующих бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, органы управления государственными внебюджетными фондами Российской Федерации, органы управления территориальными государственными внебюджетными фондами, осуществляющие составление и исполнение бюджетов (далее - финансовые органы); органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, органы Федерального казначейства, финансовые органы субъектов Российской Федерации (муниципальных образований), осуществляющие открытие и ведение лицевых счетов государственных (муниципальных) бюджетных учреждений, автономных учреждений (далее - органы, осуществляющие кассовое обслуживание). Унифицированные формы документов (УФД) разработаны с применением наименований реквизитов и соответствующих им кодов в соответствии с общероссийскими классификаторами (классификациям) технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации. Унифицированные формы документов состоят из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть формы документа содержит следующие общие для всех форм документов реквизиты: наименование формы документа; код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД ); дату, на которую представлены содержащиеся в документе сведения (дата формирования сведений); наименование субъекта учета, составившего документ, и соответствующий код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО); наименование учредителя, наименование федерального органа государственной власти (органа государственной власти субъекта Российской Федерации, органа местного самоуправления), федерального государственного органа (государственного органа субъекта Российской Федерации), осуществляющего функции и полномочия учредителя в отношении учреждения, созданного Российской Федерацией (субъектом Российской Федерации, муниципальным образованием); наименование структурного подразделения субъекта учета, в котором сформирован документ (обособленного подразделения (филиала) субъекта учета); наименование единицы измерения в валюте Российской Федерации и код по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ) и в иностранной валюте и соответствующий код по Общероссийскому классификатору валют (ОКВ). Кроме общих реквизитов заголовочная часть форм документов в зависимости от содержания операции дополняется реквизитами, характерными для конкретного документа (например, грифом утверждения, грифом согласования с внешними субъектами учета, наименованием иного участника операции (наименование главного распорядителя средств бюджета, учредителя и других субъектов учета), идентификатором сведений о физическом лице - учетных номеров и кодов, с отражением в кодовой зоне идентификационных кодов (ОКПО, Глава по БК, ИНН, КПП, табельный номер, СНИЛС), наименованиме объекта учета. Содержательная часть формы документа представляется в виде табличной и (или) текстовой частей, содержащих наименования показателей, а при наличии - кодов показателей по соответствующим классификаторам (классификациям) технико-экономической информации, а также содержание операции и соответствующие значения в натуральном и (или) денежном выражении. Оформляющая часть формы документа содержит подписи (с расшифровкой) должностных лиц, на которых возложено ведение бухгалтерского (бюджетного) учета, ответственных за содержащиеся в документе данные, дату подписания документа. Кроме того, должны быть указаны должность исполнителя, подпись (с расшифровкой), номер контактного телефона.

В целях обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах и фактах хозяйственной жизни, их изменяющих, в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, методических указаний по бухгалтерскому учету, в том числе с учетом особенностей автоматизированной технологии обработки учетной информации, субъект учета вправе включить в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты (данные). Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью (далее - электронный первичный учетный документ, электронный регистр, вместе - электронные документы), и (или) на бумажном носителе, в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов, и (или) в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа, регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии электронного первичного учетного документа, электронного регистра. Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются в порядке, установленном субъектом учета в рамках формирования своей учетной политики. При ведении регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе листы регистров должны быть прошнурованы и пронумерованы, количество листов должно быть заверено руководителем и главным бухгалтером субъекта учета и скреплено печатью субъекта учета. При условии автоматизированного ведения бухгалтерских регистров нумерация листов регистра осуществляется автоматически в порядке возрастания с момента его открытия. Выведенные на бумажные носители листы книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера субъекта учета или лицами ими уполномоченными, книга скрепляется печатью субъекта учета. Для отражения аналитических показателей, формируемых согласно учетной политике, субъект учета вправе ввести в регистры бухгалтерского учета дополнительные реквизиты и показатели. Удаление субъектами учета отдельных реквизитов из форм первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, утвержденных настоящим приказом, не допускается. Форматы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета носят рекомендательный характер и, при необходимости, могут быть изменены. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета является допустимым изменение (сужение, расширение) размеров граф и строк с учетом значности показателей, а также включение дополнительных строк и создание вкладных листов для удобства размещения и обработки информации.

2. Применение и заполнение форм первичных учетных документов

Код формы 0504101

Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф.0504101 ) (далее - Акт о приеме-передаче (ф.0504101 ) оформляется при передаче нефинансовых активов между учреждениями, учреждениями и организациями (иными правообладателями), в том числе: при закреплении права оперативного управления (хозяйственного ведения); передаче имущества в государственную (муниципальную) казну, в том числе при изъятии органом, осуществляющим полномочия собственника государственного (муниципального) имущества, объектов нефинансовых активов из оперативного управления (хозяйственного ведения); при передаче имущества в качестве взноса в уставный капитал (имущественного взноса); при иных основаниях изменения правообладателя государственного (муниципального) имущества, за исключением приобретения имущества на государственные (муниципальные) нужды (нужды бюджетных (автономных) учреждений), продажи государственного (муниципального) имущества. Акт о приеме-передаче (ф.0504101 ) составляется при оформлении операций по приемке (передаче) имущества, относящегося к объектам нефинансовых активов, в том числе вложений в объекты недвижимого имущества. Акт о приеме-передаче (ф.0504101 ) применяется при оформлении приема-передачи как одного, так и нескольких объектов нефинансовых активов. Учреждение в рамках формирования учетной политики вправе установить порядок применения Акта о приеме-передаче (ф.0504101 ) при приобретении, безвозмездной передаче, продаже объектов нефинансовых активов.

Код формы 0504102

Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф.0504102 ) (далее - Накладная (ф.0504102 ) применяется для оформления и учета перемещения объектов нефинансовых активов, в том числе основных средств, нематериальных активов, готовой продукции, произведенной учреждением, из одного структурного подразделения в другое, от одного материально ответственного лица другому, внутри учреждения. Накладная (ф.0504102 ) выписывается передающей стороной (структурным подразделением-отправителем) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получающей и передающей сторон. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственного лица, передающего объект основных средств, третий экземпляр передается материально ответственному лицу, принимающему объект основных средств. Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в Инвентарную карточку учета нефинансовых активов (ф.0504031 ).

Код формы 0504103

Акт приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф.0504103 ) (далее - Акт (ф.0504103 ) применяется для отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете объектов основных средств, переданных (полученных) для проведения ремонта, реконструкции, модернизации. Учреждение в рамках формирования учетной политики вправе установить порядок применения Акта (ф.0504103 ) при модернизации нематериальных активов. В Акте (ф.0504103 ) содержатся сведения о сроках проведения работ по договору и фактически, сведения об объекте основных средств и расходах на проведение работ по ремонту, реконструкции и (или) модернизации. Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию. Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в Инвентарную карточку учета объекта нефинансовых активов (ф.0504031 ).

Код формы 0504104

Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф.0504104 ) (далее - Акт о списании (ф.0504104 ) составляется комиссией по поступлению и выбытию активов (далее - Комиссия) на основании решения указанной комиссии, о необходимости списания объектов основных средств, нематериальных активов, иных материальных ценностей (кроме сырья, материалов, а также готовой продукции, произведенной учреждением). Акт о списании (ф.0504104 ) оформляется на один или несколько объектов нефинансовых активов (далее - НФА) по одной группе государственного (муниципального) имущества (недвижимое, особо ценное движимое, иное). На объекты недвижимого имущества Акт о списании (ф.0504104 ) оформляется с указанием информации, содержащейся в кадастровом паспорте объекта недвижимости. К оформленному Акту о списании (ф.0504104 ) прикладываются копии Инвентарных карточек учета нефинансовых активов (ф.0504031 ), сформированные на дату составления Акта о списании (при наличии). Акт о списании (ф.0504104 ) подписывается членами комиссии по поступлению и выбытию активов. После принятия оформленного Акта о списании (ф.0504104 ), утвержденного руководителем, бухгалтер (иное должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета) отражает бухгалтерские записи, которыми отражены операции по списанию объектов в разделе "Отметка бухгалтерии о списании". На основании Акта о списании (ф.0504104 ) в Инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф.0504031 ), в разделе 3 "Движение объекта основных средств" производится отметка о выбытии объекта. Акт о списании (ф.0504104 ) служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения операций по выбытию нефинансовых активов.

Код формы 0504105

Акт о списании транспортного средства (ф.0504105 ) (далее - Акт о списании (ф.0504105 ) оформляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов на основании решения указанной комиссии о списании объекта транспортного средства. Акт о списании (ф.0504105 ) применяется при оформлении списания одного объекта (транспортного средства). К Акту о списании (ф.0504105 ) в обязательном порядке прилагается копия Инвентарной карточки списываемого объекта (если формирование Инвентарной карточки предусмотрено законодательством Российской Федерации), сформированная на дату оформления Акта. Акт о списании (ф.0504105 ) служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения операций по выбытию транспортного средства. После принятия оформленного Акта о списании (ф.0504105 ), утвержденного руководителем, бухгалтер (иное должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета) отражает бухгалтерские записи, которыми отражены операции по списанию объектов в разделе "Отметка бухгалтерии о списании". На основании Акта о списании (ф.0504105 ) в Инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф.0504031 ) в разделе 3 "Движение объекта основных средств" производится отметка о выбытии объекта.

Код формы 0504143

Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф.0504143 ) (далее - Акт о списании (ф.0504143 ) составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов при оформлении решения о списании мягкого инвентаря, посуды и однородных предметов хозяйственного инвентаря стоимостью от 3000 рублей до 40000 рублей включительно за единицу и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия указанных объектов учета. В случае, если законодательством Российской Федерации решение о списании имущества требует согласования с собственником имущества (с уполномоченным им органом власти), Акт о списании (ф.0504143 ) принимается к учету только при наличии указанного согласования. В сформированном комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов Акте о списании (ф.0504143 ) указываются причины, послужившие основанием для принятия решения о списании объектов имущества и перечень мероприятий по исполнению решения о списании (ликвидация, утилизация, передача, передача в переработку (аффинаж) иные мероприятия), отметка о результатах проведенных мероприятий, в том числе перечень имущества, подлежащего постановке на учет по результатам проведенных мероприятий, указанных в Акте о списании (ф.0504143 ), с целью дальнейшего их использования. Акт о списании (ф.0504143 ) оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр оформленного надлежащим образом Акта о списании (ф.0504143 ), согласованного в установленном порядке и утвержденного руководителем учреждения, передается в бухгалтерию учреждения (централизованную бухгалтерию), второй остается у материально ответственного лица.

Код формы 0504144

Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф.0504144 ) (далее - Акт о списании (ф.0504144 ) составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов при оформлении решения о списании объектов библиотечных фондов и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия указанных объектов учета. В случае, если законодательством Российской Федерации решение о списании имущества требует согласования с собственником имущества (с уполномоченным им органом власти), Акт о списании (ф.0504144 ) принимается к учету только при наличии указанного согласования. В сформированном комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов Акте о списании (ф.0504144 ) указываются причины, послужившие основанием для принятия решения о списании объектов библиотечных фондов и перечень мероприятий по исполнению решения о списании, отметка о результатах проведенных мероприятий (оформляется на основании утвержденного Акта о списании (ф.0504144 ) и документов, подтверждающих их утилизацию в качестве вторичного сырья, передачу, уничтожение), в том числе перечень имущества, подлежащего постановке на учет по результатам проведенных мероприятий, указанных в Акте о списании (ф.0504144 ) с целью дальнейшего их использования. Списки устаревших по содержанию и пришедших в негодность по различным причинам объектов библиотечных фондов (книг, файлов, дисков и других объектов) составляются раздельно с указанием причин, послуживших основанием для принятия решения о списании объектов библиотечного фонда, с подведением промежуточных итогов по каждому виду исключаемых объектов библиотечного фонда. Акт о списании (ф.0504144 ) оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр оформленного надлежащим образом Акта о списании (ф.0504144 ), согласованного в установленном порядке и утвержденного руководителем учреждения, передается в бухгалтерию учреждения (централизованную бухгалтерию), второй остается у материально ответственного лица.

Код формы 0504202

Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф.0504202 ) (далее - Меню-требование (ф.0504202 ) применяется для оформления отпуска продуктов питания и составляется ежедневно в соответствии с нормами раскладки продуктов питания и данными о численности довольствующихся лиц. Меню-требование (ф.0504202 ), заверенное подписями лиц, ответственных за получение (выдачу, использование) продуктов питания, утверждается руководителем учреждения и передается в бухгалтерию в сроки, установленные учреждением в рамках учетной политики правилами документооборота и технологией обработки учетной информации. Сведения из Меню-требования (ф.0504202 ) после проверки заносятся в ежемесячную Накопительную ведомость по расходу продуктов питания (ф.0504038 ).

Код формы 0504203

Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф.0504203 ) (далее - Ведомость (ф.0504203 ) применяется для оформления выдачи в течение месяца кормов и фуража для кормления рабочего скота и других животных. Осуществляемая в течение месяца выдача кормов и фуража подтверждается подписью лица, которому они отпущены. Ведомость (ф.0504203 ) утверждается руководителем учреждения и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия выданных животным кормов и фуража.

Код формы 0504204

Требование-накладная (ф.0504204 ) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Требование-накладную (ф.0504204 ) составляет материально ответственное лицо структурного подразделения-отправителя, передающего материальные ценности подразделению-получателю (например: со склада на склад; со склада в структурное подразделение и других случаях) или другому материально ответственному лицу, в двух экземплярах, один из которых служит основанием для передачи ценностей, а второй - для их принятия. Требование-накладная (ф.0504204 ) служит также для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств. Требование-накладную (ф.0504204 ) подписывают материально ответственные лица и сдают соответственно в бухгалтерию отправителя и получателя материальных ценностей для учета движения материалов (материальных ценностей).

Код формы 0504205

Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф.0504205 ) (далее - Накладная (ф.0504205 ) применяется для учета отпуска материальных ценностей учреждением-отправителем сторонним учреждениям (организациям)-получателям, организациям, в том числе с привлечением организаций, осуществляющих перевозку, на основании договоров (контрактов) и других документов. Накладная (ф.0504205 ) выписывается в двух экземплярах учреждением-отправителем на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов при предъявлении представителем учреждения (организации)-получателя; организации, осуществляющей перевозку, на основании доверенности на получение материальных ценностей, заполненной в установленном законодательством порядке. Один экземпляр является основанием для отпуска материалов, второй - передается представителю учреждения (организации) - получателя материальных ценностей.

Код формы 0504206

Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование (ф.0504206 ) (далее - Карточка (книга) (ф.0504206 ) применяется для учета имущества, которое выдается в личное пользование работнику (служащему) при исполнении им служебных обязанностей. В карточке регистрируется выданное в пользование имущество по наименованиям, отраженным в графе 1, с указанием нормы выдачи, нормативного срока использования (при наличии), количества выданных материальных ценностей. При возврате имущества регистрируется количество сданного имущества по наименованиям, отраженным в графе 1, с указанием количества возвращенного (сданного) имущества, даты возврата и подписи лица, которое приняло сданное работником (служащим) имущество. При формировании Карточки (книги) (ф.0504206 ) в целях учета имущества учреждения (организации), выданного работникам (служащим), реквизиты, отражающие индивидуальные характеристики лица, получившего имущество (размеры головного убора, одежды, обуви и т.д.) могут не заполняться.

Код формы 0504207

Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф.0504207 ) (далее - Приходный ордер (ф.0504207 ) составляется учреждением при поступлении материальных ценностей (в том числе основных средств, материальных запасов), в том числе от сторонних организаций (учреждений) и служит основанием для принятия к бухгалтерскому учету и отражения на балансе учреждения. В Приходном ордере (ф.0504207 ) отражаются сведения о наименовании товара, его количестве, стоимости. Бухгалтерия учреждения отражает корреспонденцию счетов и оформляет отметку о принятии к учету и оприходовании материальных запасов (материальных ценностей). При наличии количественного и (или) качественного расхождения, а также несоответствия ассортимента принимаемых материальных ценностей сопроводительным документам отправителя (поставщика), комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов составляет Акт приемки материалов (ф.0504220 ), который является правовым основанием для предъявления претензии отправителю (поставщику).

Код формы 0504210

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф.0504210 ) (далее - Ведомость (ф.0504210 ) применяется для оформления выдачи материальных ценностей в использование для хозяйственных, научных и учебных целей, а также передачи в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью до 3000 рублей включительно за единицу. Записи в Ведомость (ф.0504210 ) производятся по каждому материально ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей (графы 3-12). Ведомость (ф.0504210 ) утверждается руководителем учреждения и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия материальных запасов, объектов основных средств стоимостью за единицу до 3000 рублей, включительно.

Код формы 0504220

Акт приемки материалов (материальных ценностей) (ф.0504220 ) (далее - Акт приемки материалов (ф.0504220 ) составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов при приемке материалов (материальных ценностей) в случае наличия количественного и (или) качественного расхождения, а также несоответствия ассортимента принимаемых материальных ценностей сопроводительным документам отправителя (поставщика). В случае если материалы (материальные ценности) поступают без документов, Акт приемки материалов (ф.0504220 ) является юридическим основанием для предъявления претензии отправителю (поставщику). Акт приемки материалов (ф.0504220 ) составляется в двух экземплярах членами комиссии по поступлению и выбытию активов с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и других сопроводительных документов) по одному экземпляру передают соответственно в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей и в соответствующее структурное подразделение для направления претензионного письма поставщику. В разделе 8 "Результат приемки груза" графа 3 "Номер паспорта" заполняется в случаях расхождений при поступлении материальных ценностей, содержащих драгоценные материалы (металлы, камни). Акт приемки материалов (ф.0504220 ) служит основанием для принятия к бухгалтерскому учету материалов (материальных ценностей).

Код формы 0504230

Акт о списании материальных запасов (ф.0504230 ) (далее - Акт о списании (ф.0504230 ) применяется для оформления решения о списании материальных запасов и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов. В случае если расходование материальных запасов производится на основании документов, утвержденных руководителем учреждения, указанные документы прилагаются к Акту о списании (ф.0504230 ). Акт о списании (ф.0504230 ) составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждается руководителем учреждения.

Код формы 0504401

Расчетно-платежная ведомость (ф.0504401 ) применяется для отражения начислений заработной платы работникам учреждения, стипендий, пособий, иных выплат, осуществляемых на основе договоров (контрактов) с физическими лицами, выплат, произведенных работникам учреждения в течение месяца и сумм, причитающихся к выплате в окончательный расчет, а также отражения налогов, удержанных из сумм начислений по оплате труда, и иных сумм удержаний. Основанием для начисления заработной платы, стипендий, пособий, иных выплат, осуществляемых физическим лицам служат: приказ (распоряжение) руководителя учреждения о приеме на работу, увольнении и перемещении сотрудников (студентов, учащихся), приказ о назначении пособий, договоры гражданско-правового характера, Табель учета использования рабочего времени (ф.0504421 ), Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф.0504425 ), другие учетные документы по учету труда и его оплаты. Расчетно-платежная ведомость (ф.0504401 ) составляется по учреждению (структурным (обособленным) подразделениям, филиалам учреждения), подписывается исполнителем, ответственным за формирование (расчет) ведомости и лицом, проверившим ее. Расчетно-платежная ведомость (ф.0504401 ) подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. В случае если разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск, при увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по Платежной ведомости (ф.0504403 ), расходному кассовому ордеру. Начисленные и выплаченные суммы в межрасчетный период включаются в Расчетно-платежную ведомость (ф.0504401 ) текущего месяца при формировании общего расчета. При этом по графе "Сумма к выдаче" против фамилии работника делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе "Выплаты в межрасчетный период". В конце Расчетно-платежной ведомости (ф.0504401 ) кассиром проставляется надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме, сверенной с общим итогом по Расчетно-платежной ведомости (ф.00504401), подтверждаемая подписью кассира. Если деньги выдавались не кассиром, а иным уполномоченным лицом - раздатчиком денег, то на Расчетно-платежной ведомости (ф.0504401 ) дополнительно делается надпись "Деньги по ведомости выдал - должность, подпись, расшифровка подписи". После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром (раздатчиком денег) в Расчетно-платежной ведомости (ф.0504401 ), и подсчета выданных и депонированных сумм, отраженных в Расчетно-платежной ведомости (ф.0504401 ), формируется Расходный кассовый ордер (ф.0310002) на выданную из кассы сумму, с указанием его реквизитов в Расчетно-платежной ведомости (ф.0504401 ). Указанный Расходный кассовый ордер (ф.0310002) на сумму выданной заработной платы по Расчетно-платежной ведомости (ф.0504401 ) подлежит регистрации в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф.0310003). В централизованных бухгалтериях Расчетно-платежные ведомости (ф.0504401 ) составляются раздельно на каждое обслуживаемое учреждение, подписываются руководителем соответствующего обслуживаемого учреждения, руководителем централизованной бухгалтерии и исполнителем. Разрешение на выплату по Расчетно-платежной ведомости (ф.0504401 ) подписывается руководителем учреждения (уполномоченным им лицом), и руководителем (уполномоченным им лицом) централизованной бухгалтерии.

Код формы 0504402

Расчетная ведомость (ф.0504402 ) применяется для отражения начислений по заработной плате работников, стипендий, пособий, иных выплат, осуществляемых на основе договоров (контрактов) с физическими лицами, а также отражения удержаний из сумм начислений (налогов, страховых взносов, удержаний по исполнительным листам и иных удержаний). Выдача наличных денег в этом случае производится по Платежной ведомости (ф.0504403 ) или иным документам, предусмотренным соглашениями с банками (при безналичных перечислениях).

Код формы 0504403

Платежная ведомость (ф.0504403 ) применяется в тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате (оплате труда) осуществляются в межрасчетный период и не совпадают с составлением общего расчета. Порядок оформления выдачи денежных средств в Платежной ведомости (ф.0504403 ) аналогичен порядку, предусмотренному для Расчетно-платежной ведомости (ф.0504401 ).

Код формы 0504417

Карточка-справка (ф.0504417 ) применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения, в которой, помимо общих сведений о работнике, ежемесячно отражаются по всем источникам финансового обеспечения (деятельности) суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче. Карточка-справка (ф.0504417 ) заполняется на основании Расчетно-платежной ведомости (ф.0504401 ), Расчетной ведомости (ф.0504402 ). Учреждение вправе использовать Карточку-справку (ф.0504417 ) для обобщения сведений о суммах вознаграждения, начисленного (выплаченного) физическому лицу - исполнителю работ (услуг) по гражданско-правым договорам, заключенным учреждением.

Код формы 0504421

Табель учета использования рабочего времени (ф.0504421 ) (далее - Табель (ф.0504421 ) применяется для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени. Выбор способа заполнения Табеля (ф.0504421 ) определяется актом учреждения в рамках формирования учетной политики учреждения. Табель (ф.0504421 ) ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.) обособленных подразделений (филиалов). Табель (ф.0504421 ) открывается ежемесячно за 2-3 дня до начала расчетного периода на основании Табеля (ф.0504421 ) за прошлый месяц. Изменения списочного состава работников в Табеле (ф.0504421 ) производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (учету кадров, использования рабочего времени). В Табеле (ф.0504421 ) регистрируются случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, или фактические затраты рабочего времени. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения отклонений. В нижней части строки записываются также часы работы в ночное время. При регистрации отклонений в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период), нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой - условное обозначение вида отклонений, а знаменатель - часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в Табеле (ф.0504421 ) повторяется. В сроки, установленные порядком документооборота учреждения работником, ответственным за ведение Табеля (ф.0504421 ), отражается количество дней (часов) неявок (явок), а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время и другие виды) с записью их в соответствующие графы. Заполненный Табель (ф.0504421 ) подписывается лицом, на которое возложено ведение Табеля (ф.0504421 ). Заполненный Табель (ф.0504421 ) и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов. Табель (ф.0504421 ) используется для составления Расчетно-платежной ведомости (ф.0504401 ) (Расчетной ведомости (ф.0504402 ).

При обнаружении лицом, ответственным за составление и представление Табеля (ф.0504421 ), факта неотражения отклонений или неполноты представленных сведений об учете рабочего времени (представление работником листка нетрудоспособности, приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику и других документов, в том числе в связи с поздним представлением документов), лицо, ответственное за составление Табеля (ф.0504421 ), обязано учесть необходимые изменения и представить корректирующий Табель (ф.0504421 ), составленный с учетом изменений в порядке и сроки, предусмотренные документооборотом учреждения. В строке "Вид табеля" указывается значение "первичный", при представлении Табеля (ф.0504421 ) с внесенными в него изменениями, указывается значение "корректирующий", при этом при заполнении показателя "Номер корректировки" указывается: - цифра "0" проставляется в случае представления лицом, ответственным за составление Табеля (ф.0504421 ), первичного Табеля (ф.0504421 ); - цифры, начиная с "1", проставляются согласно порядковому номеру корректирующего Табеля (ф.0504421 ) (корректировки) за соответствующий расчетный период. Данные корректирующего Табеля (ф.0504421 ) служат основанием для перерасчета заработной платы за календарные месяцы, предшествующие текущему месяцу начисления заработной платы. Табель заполняется за период, за который предусмотрена выплата заработной платы. Периоды заполнения и сроки представления в бухгалтерию Табеля (ф.0504421 ) определяются актом учреждения в рамках формирования учетной политики учреждения в части графика документооборота. При заполнении Табеля (ф.0504421 ) применяются следующие условные обозначения: