Рейтинг: 4.0/5.0 (1902 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Графики документооборота в организации
График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.
Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.
Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.
Для каждого документа в бухгалтерском учёте существует свой путь движения, то есть свой документооборот. Однако для всех документов существуют 5-ть основных этапов:
1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;
2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;
3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;
4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:
• таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;
• группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;
• контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;
5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.
Сроки хранения первичных документов
Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет. Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000 г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.
В соответствии с п.5 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98) (утв. Приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. № 60н) в составе учетной политики организации утверждаются в том числе и правила документооборота и технология обработки учетной информации. В различных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н), неоднократно упоминаются график документооборота и необходимость его соблюдения. Однако как составляется такой график, какие требования предъявляются к его оформлению, в данных документах не разъяснено.
В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 по согласованию с ЦСУ СССР, изложен порядок организации документооборота, в соответствии с которым движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.
График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
Обращаем ваше внимание, что пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. № 04-14/24-204)
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Рабочий план счетов бухгалтерского учёта, другие документы учётной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчётности в последний раз.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несёт руководитель организации.
Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.
В этой теме будут находиться всевозможные графики документооборота предприятий. Выложу графики документооборота, которые я вместе с коллегами делал и в дальнейшем использовал на комбикормовом заводе.
Если у кого-то есть хорошие графики документооборота, выкладывайте их здесь, коллегам они пригодятся в работе. Точно также другие бухгалтера поделятся с вами своей информацией и наработками в других областях бухгалтерского учета и таким образом помогут вам. Взаимный обмен опытом важен для профессионального роста и развития не только в бухучёте.
Виджеты для Яндекса. Делай, что можешь, с тем, что имеешь, там, где ты есть.
Главная » Документооборот » Регламент внутреннего документооборота в организации
Регламент внутреннего документооборота в организацииВ каждой компании должен быть организован документооборот в соответствии с регламентом. Это важно, потому как документооборот определяет как инстанции, так и маршруты движения документов.
Вне зависимости от того, какая технология документооборота используется, она должна быть организована по особым принципам. Эти принципы обеспечивают быстрый переход документов из отдела в отдел с минимальной затратой времени и средств.
Принципы организации документооборотаВнутренний документооборот организации должен быть централизован в любом случае. Это первый принцип. Все документы, которые будут поступать в организацию, обрабатываются в одной службе. Вторым принципом является сокращение маршрута перехода документов. Также необходимо исключить возврат документа из-за попадания не в ту инстанцию. Должна быть четко разработана маршрутизация, а регистрация документа должна быть однократной.
Следующим принципом документооборота должно стать снижение потребности подписания документов. Также, чтобы избежать долгого времени рассмотрения документа, необходимо сократить время рассмотрения его разными лицами. Для этого необходимо настроить систему внутренней почты, чтобы каждый заинтересованный сотрудник проверил и отредактировал документ.
Регламент документооборота в организацииРегламент работы с документами должен создаваться в случае, если в компании происходит большое количество бизнес процессов. Также требуется создания регламента, если в этих процессах задействовано несколько служб и сотрудников. В создании регламента есть определенные цели:
Во время внедрения регламента в бизнес-структуру нужно, чтобы с ним заранее были ознакомлены вес сотрудники. Иначе это вызовет сложности в первое время работы с документооборотом. Как и с любыми другими процессами, необходимо проверять эффективность работы регламента и вносить коррективы.
Внутренний документооборотВнутренний документооборот состоит из документов, которые принимают в самом учреждении и которые не выходят за его пределы. Внутренний поток должен обеспечивать решения задач управления организацией. Есть особый перечень документов, который составляют внутренний документооборот: регламент, штатное расписание, организационные документы, устав, учредительный договор.
Есть также отдельные группы документооборота, такие как акт и отчеты. В целом специалисты не рекомендуют внутреннюю переписку внутри аппарата управления, но на практике ее оформляют с помощью рапортов. В целом, документооборот – это сложный процесс, который в последнее время требует замены на автоматизированный.
В каждой компании документация должна регламентироваться с учетом конкретных особенностей: объема, вида осуществляемой деятельности, структуры управления и т.п. Поэтому очень важно, чтобы документооборот был упорядочен и выполнялся всеми ответственными лицами компании. От этого зависит многое — в частности, своевременное получение работниками зарплаты и других положенных им выплат. Следовательно, необходимо зафиксировать последовательность действий, а именно:
Четкое определение потоков движения отчетных документов позволит компании наладить соответствующие внутренние регламенты. Одним из них является регламент документооборота с описанием типов используемых документов и указанием сроков их исполнения. Упрощенная схема движения документации представлена на рисунке 9.1.
Рисунок 8.1 — Схема взаимодействия различных типов бизнес-планов.
В регламенте документооборота необходимо перечислить работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемые структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепить порядок движения каждого вида документа, начиная от его получения создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив.
Разработка регламента документооборота ведется в виде таблицы (например, Excel файла), по установленной форме, в котором должна быть представлена следующая информация:
Если регламент документооборота составлен правильно и соблюдается должным образом, усиливается контроль, отчетность составляется своевременно. Своевременно заполненная и сданная отчетность, позволяет руководителю направлять деятельность подразделения, на достижение поставленной цели.
Регламент документооборота составляет компетентный сотрудник, которого назначает руководитель. Регламент документооборота прилагается к положению о соответствующем подразделении и должен быть утвержден вышестоящим руководителем. Составленный регламент дает право требовать представления документов в установленные сроки. Изменения в регламент документооборота должны быть согласованы и утверждены вышестоящим руководителем.
При составлении регламента документооборота, необходимо разработать этот документ так, чтобы каждому исполнителю было ясно, какова его связующая роль. В процессе работы можно использовать должностные инструкции или положения о подразделениях.
1. Общие положения.
2. Основные требования к оформлению кадровых документов.
3. Правила подготовки и оформления кадровых документов.
4. Документы по установлению трудовых отношений.
5. Документы по учету кадров.
6. Порядок внутреннего взаимодействия в Организации.
7. Организация документооборота.
8. Составление номенклатуры дел и формирования дел.
9. Порядок подготовки и передачи дел на хранение в архив.
1. Общие положения1.1. Настоящий Регламент по порядку ведения кадрового делопроизводства (далее — Регламент) подготовлен и утвержден с целью совершенствования системы кадрового делопроизводства и документооборота в ООО «_____________» (далее — Организация) и повышения их эффективности путем установления для обязательного исполнения сотрудниками компаний конкретных процедур.
Регламент устанавливает единые правила кадрового делопроизводства и определяет порядок работы с кадровыми документами, контроль за их рассмотрением и исполнением, подготовку кадровых документов к их дальнейшему хранению и использованию.
1.2. Регламент разработан в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.3. Ответственность за соблюдение установленных в настоящем Регламенте правил и порядка работы возлагается на лиц Организации, непосредственно связанных с деятельностью, определенной Регламентом и осуществляющими свои служебные обязанности в пределах указанного Регламента.
1.4. Лица, ответственные за ведение кадрового делопроизводства, несут персональную ответственность за выполнение требований и правил Регламента.
1.5. Права и обязанности лиц, ответственных за ведение кадрового делопроизводства, определяются должностными инструкциями.
2. Основные требования к оформлению кадровых документов2.1. В соответствии с действующим законодательством в Организации создаются следующие кадровые документы:
? документы по личному составу.
2.2. Кадровые документы должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, не допускающие различных толкований, отредактированы.
Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.
2.3. Бланки организационно — распорядительных кадровых документов.
Все виды организационно-распорядительных документов в Организации оформляются на бланках установленного (фирменного) образца:
2.4. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания.
Для документа, принимаемого коллегиальным органом, — дата его принятия.
Для утверждаемого документа — дата утверждения.
Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т.п.).
2.5. Согласование документа.
Для оценки документа, его соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Документ, при необходимости, согласовывается с другими структурными подразделениями и специалистами в соответствии с настоящим Регламентом.
Согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.
Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.
Виза проставляется на экземплярах документов, остающихся у Менеджера по персоналу, ниже подписи на левой стороне последнего листа документа. Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
2.6. Подписание кадровых документов.
Кадровые документы подписываются руководителем Организации или лицом, исполняющим его обязанности, иным лицом, действующим на основании доверенности, выданной генеральным директором Организации.
2.7. Удостоверение печатью.
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности и порождающие финансовые и юридические обязательства, ставится печать.
3. Правила подготовки и оформления кадровых документов3.1. Приказом (распоряжением) оформляется решения нормативного характера по кадровым вопросам внутренней работы Организации.
Приказ (распоряжение) оформляется на бланке Организации или на бланке стандартной унифицированной формы.
3.2. Протоколом фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Протоколы подписываются председателем и секретарем.
3.3. Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.
Акт оформляется на бланке Организации.
Акт подписывается членами комиссии и утверждается генеральным директором Организации.
3.4. Должностная инструкция — нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности работника Организации.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником Организации.
Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:
3.5. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:
· приказы по личному составу;
· лицевые счета по заработной плате.
3.6. Приказы по личному составу — это распорядительные документы, издаваемые руководителем Организации по вопросам регулирования трудовых правоотношений сотрудников с Организацией.
4. Документы по установлению трудовых отношений4.1. Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме, составляемый в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у Организации.
Трудовой договор является основанием для издания приказа(распоряжения) о приеме работника на работу в Организацию.
4.2. Личное заявление работника Организации о приеме на работу пишется от руки в произвольной форме.
В заявлении указывается адресат (должность, инициалы, фамилия генерального директора Организации), автор (инициалы, фамилия, имя, отчество работника), его паспортные данные, адрес проживания, номер телефона), наименование документа (заявление), текст в котором указывается, на какую должность (по какой профессии и квалификации), в какое структурное подразделение автор заявления просит принять его на работу, подпись, дата.
На заявлении оформляется виза руководителя структурного подразделения, Менеджера по персоналу и накладывается резолюция генерального директора Организации.
4.3. Личная карточка работника является документом, содержащим сведения анкетно — биографического характера о работнике.
Личная карточка заполняется Менеджером по персоналу без помарок и исправлений в одном экземпляре.
Личная карточка хранится в личном деле работника.
4.4. Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется в соответствии со стандартной унифицированной формой.
Оригинал приказа о приеме на работу остается на хранение у Менеджера по персоналу, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления заработной платы, а также, работнику при наличии его требования.
4.5. Приказ (распоряжение) о перемещении, переводе оформляется в соответствии со стандартной унифицированной формой.
Основанием для издания приказа является заявление о переводе на другую работу, которое содержит следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте излагается просьба работника перевести его на другую должность, и (или) в другое структурное подразделение. На заявлении проставляются визы руководителей структурных подразделений — по прежнему и новому месту работы и резолюция генерального директора Организации.
Приказ о переводе объявляется работнику под расписку. Оригинал приказа остается на хранение у Менеджера по персоналу, копия передается в бухгалтерию.
4.6. Увольнение работника оформляется в соответствии со стандартной унифицированной формой.
4.7. Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения Организации о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется генеральному директору Организации, в тексте излагается просьба работника об увольнении, основания и дата увольнения. В документе обязательно должна содержаться дата подачи заявления. Заявление помещается в личное дело вместе с копией приказа об увольнении.
Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы.
Проект приказа об увольнении визируют руководитель структурного подразделения, из которого увольняется работник.
Оригинал приказа (распоряжения) на хранение у Менеджера по персоналу, копия передается в бухгалтерию для расчета с работником.
4.8. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику оформляется в соответствии со стандартной унифицированной формой.
В тексте приказа о предоставлении отпуска указывают фамилию, имя, отчество, профессию, должность и структурное подразделение, вид отпуска, период, за который он предоставляется, общее число календарных дней, в течение которых работник находится в отпуске, дата ухода в отпуск и возвращения на работу.
Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление работника и график отпусков.
4.9. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым генеральным директором Организации, не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений Организации на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности Организации и пожелание работников.
График отпусков составляется Менеджером по персоналу, визируется руководителями структурных подразделений и утверждается генеральным директором Организации.
При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения в виде приказа о переносе отпуска.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за 2 недели до его начала.
4.10. Приказ (распоряжение) о поощрении работника оформляется в соответствии со стандартной унифицированной формой.
Основаниями для издания подобных приказов служат соответствующие представления руководителя структурного подразделения, докладные записки и акты. Менеджер по персоналу на основании представления и резолюции генерального директора Организации, готовит приказ о поощрении. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.)
Оригинал приказа остается на хранение у Менеджера по персоналу, на его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку и личную карточку работника.
4.11. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется в текстовой форме на бланке приказов на основании актов, объяснительной и докладной записок, соответствующей резолюции руководителя структурного подразделения или генерального директора.
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется (сообщается) работнику, подвергнутому взысканию, под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт.
Оригинал приказа остается на хранение у Менеджера по персоналу.
4.11.1. До применения взыскания должно быть затребовано от работника объяснение в письменной форме. В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. В объяснительной записке объясняются причины происшедшего — нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Объяснительная записка пишется собственноручно, в одном экземпляре.
4.11.2. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется руководителем структурного подразделения на основании объяснительной записки работника. Руководитель структурного подразделения передает объяснительную и докладную записки генеральному директору Организации для рассмотрения и резолюции. Резолюция пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания.
5. Документы по учету кадров5.1. Трудовая книжка работника — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Трудовые книжки ведутся в порядке, установленном действующим законодательством.
5.2. Личное дело — совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе (досье).
5.2.1. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу, формируется в течение всего срока работы работника в Организации и дополняется документами, характеризующими трудовую деятельность.
5.2.2. В состав документов личного дела работника входят следующие документы:
? внутренняя опись документов дела;
? личная карточка работника;
? копия документов об образовании;
? копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (решения общих собраний, протоколы и т.д.);
? характеристика или рекомендательное письмо;
? заявление о приеме на работу;
? копия приказа о приеме на работу.
В дальнейшем в личное дело в хронологической последовательности подшиваются документы:
· подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о заключении (расторжении) брака, свидетельства о рождении детей и др.);
· характеризующие деловые и личные качества работника (характеристики, отзывы, представления и др.).
5.2.2. Личные дела работников хранятся 75 лет.
5.2.5. Личные дела хранятся у Менеджера по персоналу как документы строгой отчетности.
5.3. Журналы (книги) учета — документирование основных операций по движению личного состава.
К учетным документам относятся:
· журнал регистрации приказов по личному составу;
· журнал регистрации трудовых договоров;
· журнал регистрации листков нетрудоспособности;
· журнал регистрации приказов на отпуск;
· трудовые книжки работников;
· журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
· приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
5.3.1. Личная карточка работника оформляется в соответствии со стандартной унифицированной формой.
Личная карточка заполняется от руки (разборчиво), без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.)
Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.
5.3.2. Менеджер по персоналу в учетные журналы вносит сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, приеме на хранение трудовых книжек и их копий.
Все учетные документы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе Организации. Они хранятся в течение 75 лет, книга учета движения трудовых книжек хранится 50 лет.
5.4. При прекращении трудового договора по письменному заявлению работника ему могут быть выданы копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и другое). Заявление составляется работником в письменной произвольной форме, с точным обозначением конкретных видов документов, копии которых желает получить работник, и подается не позднее, чем за три дня до даты увольнения.
5.4.2. Удостоверение копий, связанных с работой может производиться в зависимости от вида того или иного документа, кадровой службой, бухгалтерией или генеральным директором Организации.
6. Порядок внутреннего взаимодействия в ОрганизацииДля реализации установленной кадровой политики Организации, организации системы подготовки по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, формирования перспективных и текущих планов развития Организации в части формирования кадрового потенциала и кадрового резерва, Менеджер по персоналу осуществляет взаимодействие:
6.1. Со всеми структурными подразделениями Организации и руководящим составом Организации по следующим вопросам:
6.1.1. Комплектования личных дел сотрудников и формирования истории трудовой деятельности сотрудника в Организации в форме запроса:
? имеющихся в структурных подразделениях потребностей в доукомплектовании или перекомплектовании кадрового состава необходимого квалификационного уровня расчетов по отдельным должностям, профессиям;
? характеристик на сотрудников, представляемых к поощрению и дополнительному материальному стимулированию или повышению в должности;
? характеристик на сотрудников, привлекаемых к материальной и дисциплинарной ответственности;
? объяснительных записок от нарушителей трудовой и профессиональной дисциплины по фактам совершенных дисциплинарных проступков;
? предложений по составлению графиков отпусков.
6.1.2. В части обеспечения информированности сотрудников об установленных правилах и регламентах внутренней деятельности Организации в форме предоставления:
? копий приказов о приеме, перемещении и увольнении сотрудников;
? копий утвержденных регламентов, инструкций и положений, носящих локальный характер и необходимых сотрудникам для осуществления своей трудовой деятельности;
? информации об утвержденных графиках отпусков;
? копий приказов о вынесении поощрений сотрудников;
? разъяснений установленного внутреннего трудового распорядка Организации.
6.1.3. В части профессионального развития сотрудников Организации в форме запросов:
? графиков направления руководящего состава и сотрудников в учебные заведения для повышения квалификации;
? предложений по выдвижению сотрудников, прошедших обучение, на должности или поощрения за достижение успешных результатов обучения.
6.2. Взаимодействие с бухгалтерией Организации для решения вопросов социального и профессионального характера:
? формирования материалов личного дела для выдачи справок сотрудникам о работе в Организации, занимаемой должности (выполняемой работе) и размере заработной платы;
? запросов и выдачи справок о заработной плате сотрудников с целью подготовки и выдачи документации для оформления пенсионных и иных социальных выплат;
? предоставления сведений о приеме, перемещении и увольнении работников;
? предоставления сведений об увольнении и перемещении материально-ответственных лиц;
? табелей учета рабочего времени сотрудников;
? листков временной нетрудоспособности;
? схем должностных окладов, доплат, надбавок к заработной плате;
? показателей по труду и заработной плате;
? расчетов фондов заработной платы;
? расчетов потребности в рабочих и служащих;
? сведений о списочной численности работников.
7. Организация документооборота7.1. Вся поступающая для Менеджера по персоналу корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов.
7.2. Документы, подписанные генеральным директором Организации, по кадровым вопросам и предназначенные для отправки в сторонние организации, регистрируются в журнале исходящих документов.
Копии отправляемой кадровой корреспонденции с визами подшиваются в дела кадровой службы.
8. Составление номенклатуры дел и формирование дел8.1. Организация документов в кадровом делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, систематизацию документов, формирование и оформление дел в кадровом делопроизводстве и их передачу в архив Организации в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, а также методическими документами по архивному делу. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в кадровом делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
8.2. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.3. Группировка исполненных документов в дела осуществляется в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
· помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
· помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
· группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
· раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
8.4. С момента заведения и до передачи в архив Организации дела хранятся по месту их формирования.
Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения генерального директора Организации. На выданное дело заводится карта — заменитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения генерального директора, с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
9. Порядок подготовки и передачи дел на хранение9.1. Для определения ценности кадровых документов с целью отбора их на хранение в архив Организации и установления сроков хранения проводится экспертиза ценности документов.
Отбор кадровых документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Организации путем полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
9.2. На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
· заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
· графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.
9.3. Передача дел производится строго по описям.
Павел Меньшиков. эксперт по реинжинирингу бухгалтерских служб
Статья поможет разработать простые и понятные регламенты бизнес-процессов, которые позволят наладить эффективный документооборот между бухгалтерией и другими отделами компании. И убережет от задержек на работе, особенно если соседние подразделения опаздывают с документами в пору отчетности.
Постоянная задержка документов от различных служб компании — проблема любой бухгалтерии. Из-за неслаженной работы главбуху часто приходится выбивать отсутствующие, но довольно важные документы. Или уговаривать коллег переделывать неправильно оформленные бумаги. В общем, исправлять чужие недоработки.
Изменить ситуацию к лучшему может сам главбух. Для этого я рекомендую разработать специальные документы — регламенты бизнес-процессов. И расписать в них, кто, в какие сроки и в каком виде передает документы в бухгалтерию.
Нужно разработать специальные регламенты
Регламенты бизнес-процессов описывают движение документов внутри компании. Это не только те документы, которые поступают в бухгалтерию, но и те, которые выходят из нее. Я советую создавать регламенты не для каждого типа первички (накладные, акты и т. п.), а по всем бумагам в рамках участков учета. Участки можно выделить, к примеру, такие: «Расчетные счета», «Валютные операции», «Касса», «Подотчет», «Покупатели и заказчики», «Учет основных средств» и т. д.
Для сложных операций, которые входят в тот или иной участок учета, желательно подготовить отдельные регламенты. Тогда они будут более понятными и прозрачными.
Например, из общего описания участка «Учет товарно-материальных ценностей» можно выделить небольшую часть — «Учет и списание горюче-смазочных материалов» или «Учет импорта», а из участка «Расчетные счета» — «Учет эквайринга» или «Платежи в бюджет».
Также можно разбивать участки на разделы. Допустим, для «Учета внешнеэкономической деятельности» можно создать два регламента: «Учет внешнеэкономической деятельности (поставщики)» и «Учет внешнеэкономической деятельности (покупатели)».
Важная деталь. Проще составлять регламенты по отделам, а не по конкретным сотрудникам. Чтобы потом, когда функции сотрудника поменяются, не пришлось переделывать все документы.
Пусть вас не смущает, что некоторые регламенты будут частично пересекаться. Так и должно быть, ведь весь бухгалтерский учет построен на принципе двойной записи. Так, описание хозяйственной операции, которую отражают проводкой Дебет 10 Кредит 60, будет встречаться и в регламенте «Учет ТМЦ» (со стороны счета 10 «Материалы»), и в регламенте «Учет расчетов с поставщиками» (со стороны счета 60).
А вот объединять регламенты по сотрудникам не стоит. Даже если два участка — скажем «Касса» и «Расчетный счет» — ведет один бухгалтер, надо создать два регламента, а не один. Ведь распределение функций между сотрудниками бухгалтерии может поменяться в любой момент. А у главбуха нет времени на то, чтобы без конца переписывать регламенты.
Кроме того, необходимо разработать регламенты по общим процессам, которые охватывают не отдельные счета учета, а всю бухгалтерию. Например, «Инвентаризация имущества и обязательств», «Аудиторские проверки», «Сверка по налогам». Таким образом, в среднестатистической бухгалтерии наберется несколько десятков регламентов. Где-то их будет 20, где-то 50 — все зависит от сферы деятельности и размеров бизнеса.
Что учесть при разработке регламентов
Все знакомы с такой ситуацией: вы возвращаетесь на рабочее место после обеденного перерыва и обнаруживаете у себя на столе какие-то документы, которые кто-то принес. Причем все это происходит 19-го числа, а отчетность по налогам вам нужно сдавать уже 20-го.
Чтобы исключить подобные ситуации, в описании бизнес-процессов важно оговорить крайние сроки передачи первички в бухгалтерию, а также сроки, в течение которых бухгалтерия должна эти документы обработать. Тогда несложно будет определить, по вине какого именно отдела произошла задержка.
И еще одна ситуация, с которой наверняка сталкивался практически каждый главбух. Когда тот или иной документ теряется, виновата в этом всегда бухгалтерия. Сотрудники соседних подразделений клянутся, что сдавали документы, а бухгалтерия сама их куда-то задевала.
Такой неконтролируемый документооборот надо оставить в прошлом. Для этого в регламентах необходимо расписать процедуру передачи документов из одного подразделения в другое. Каждую приемку-передачу нужно фиксировать письменно. Причем доказывать, что бумаги сданы, нужно передающему подразделению, а не принимающему.
Важная деталь. Установите крайние сроки передачи первички в бухгалтерию, а также сроки, в течение которых бухгалтерия должна их обработать. Без этого регламенты работать не будут.
Аналогию найти несложно. Представьте, что налоговая инспекция предъявляет вам претензию из-за того, что вы не сдали отчетность. А вы отвечаете, что ничего не знаете, вы все сделали, это инспекторы, наверное, куда-то подевали ваш отчет. В таком случае именно вы должны будете представить доказательства того, что отчетность сдана, — бумажную декларацию с отметкой ИФНС, почтовую квитанцию, сообщение из инспекции о получении электронного отчета.
Как организовать передачу документов, решайте сами. Можно ставить штамп на копии с датой и фамилией бухгалтера, который этот документ принял. Либо делать запись в специальном журнале.
Регламенты лучше делать графическими, а не текстовыми
Для описания бизнес-процессов важно выбрать правильный формат. На практике самый распространенный способ — текстовый. Берется процесс (например, учет товарно-материальных ценностей) и начинается процедура создания регламента. Уходит время на подбор красивых формулировок, сложных фраз, разработку структуры документа (как описывать — разделяя по подпроцессам или по участвующим в них подразделениям?). А тут еще текучка отвлекает.
Такой подход нельзя назвать эффективным. На подготовку документа уходит не один месяц, и столько же, если не больше, на его согласование. Но самое главное, что за это время и сама компания, и ее бизнес-процессы, как правило, сильно меняются. И регламент появляется на свет уже устаревшим и, соответственно, бесполезным. А вносить в него изменения автору очень не хочется: столько сил и времени потрачено на создание первоначальной версии. Готовый документ отправляют на полку, потому что для использования в работе он уже негоден.
Как упростить работу. Регламент лучше делать графическим, а не в виде текста. Это и быстрее, и нагляднее.
Гораздо предпочтительнее и удобнее графический способ описания бизнес-процессов, а именно метод технологических карт. Графические регламенты легко актуализировать. Ведь достаточно просто доработать график вместо того, чтобы переписывать многостраничные текстовые документы. И это очень важно, так как бизнес постоянно развивается. Появляются новые сферы деятельности, новые схемы взаимоотношений с контрагентами, новые технологии обмена информацией.
Что конкретно предусмотреть в регламенте
Рассмотрим составление графического регламента на примере образца регламента по передаче отчетов о платежах между отделами (образец ниже).
В любом регламенте используйте четыре элемента.
Первый — конкретный сотрудник или отдел (на рисунке это финансово-экономический отдел и бухгалтерия).
Второй — действие, которое совершает сотрудник. Например, проверка, визирование, ввод данных в программу. Действие обозначается любой геометрической фигурой — на рисунке это голубой прямоугольник.
Третий — документ (первичка, запись в бухгалтерской программе или сформированный отчет). Обозначается тоже геометрической фигурой — на рисунке это белый прямоугольник. Действие и документы в графическом регламенте лучше обозначать разными фигурами и цветами, чтобы не было путаницы.
Четвертый — стрелка, связь между действиями сотрудников и документами.
Существуют два правила, которые нужно соблюдать при описании бизнес-процессов. За каждое действие должен отвечать конкретный сотрудник (отдел). И все действия обязательно должны чередоваться с документом. Не должно быть такого, что договор незавизированный превращается в договор завизированный. Между ними нужна операция — визирование договоров.
Мы видим, что из финансово-экономического отдела в бухгалтерию поступает документ под названием «Сводный реестр служебных записок на оплату». После чего запускается действие «Проверка реестра и формирование платежных поручений», результатом которого становятся платежные поручения, сформированные в бухгалтерской программе. Таким же образом прописывается вся технологическая цепочка действий и документов в рамках бизнес-процесса.
Как обязать сотрудников придерживаться регламентов
Регламенты предназначены для руководителей тех подразделений, которые отвечают за соответствующие бизнес-процессы (верхний уровень описания), а для рядовых сотрудников (исполнителей) надо подготовить рабочие инструкции, где все расписывается подробно, по шагам с конкретными сроками выполнения действий. Еще к инструкциям можно приложить шаблоны документов или форм отчетности (например, как именно выглядит сводный реестр заявок на оплату).
Несмотря на то что разрабатывает регламенты главбух, утверждать их должен генеральный директор, ведь они описывают взаимодействие всех подразделений компании. А перед этим надо согласовать их с руководителями всех отделов, участвующих в процессе документооборота. Если во время обсуждения будут возникать разногласия между руководителями подразделений, надо обсудить это на совещании с участием директора. Он примет окончательное решение по каждой спорной ситуации.
Утвердить регламенты надо приказом. Тогда главбух сможет напоминать сотрудникам других подразделений об их обязанностях, ссылаясь не на слова, а на конкретный документ. В приказе нужно закрепить дату вступления регламентов, а также конкретные последствия для сотрудников, нарушивших регламенты.
Важная деталь. Регламенты нужно утвердить приказом директора.
Последствиями могут быть замечания, выговор или даже увольнение. Но применить к работнику такие меры взыскания можно лишь при условии, что обязанность соблюдать регламенты зафиксирована в локальном акте организации (самом регламенте, должностной инструкции работника и т. п.), а сотрудник расписался в том, что его заранее ознакомили с этим документом. Штрафовать за нарушение регламентов нельзя — в Трудовом кодексе РФ не значится такое взыскание.
