Рейтинг: 4.4/5.0 (1817 проголосовавших)Категория: Инструкции
Статья посвящена общим принципам составления нормативных документов, в частности таких, как положения о структурных подразделениях, регламенты выполнения рабочих операций и персональные должностные инструкции. Рассмотренные в статье двенадцать правил составления нормативных документов помогут вам сделать документы ясными, пригодными для использования в реальной жизни.
В этой статье речь пойдет о корпоративных письменных нормативных документах. Существует три основные разновидности таких документов: положения о структурных подразделениях, регламенты выполнения рабочих операций и персональные должностные инструкции. В действительности, с точки зрения техники написания нет никакой разницы между положениями о подразделениях и регламентами операций. Если какой-то рабочий процесс организован просто, прямолинейно, как конвейер, то его проще описать с помощью специального регламента. Если, напротив, результат зарождается в недрах рабочей группы (структурного подразделения) после плохо формализуемых взаимодействий (вдохновение, творческий акт, мозговой штурм и прочее), то проще воспользоваться шаблоном положения о структурном подразделении. Структура обоих документов останется практически одинаковой, только в регламенте будет акцент на формальных критериях выполнения работы на каждом этапе (при передаче работы и ответственности смежнику), а в положении больше будет сказано об общих целях и задачах подразделения. Что касается персональных должностных инструкций, то они являются просто извлечением, иногда несколько более детализированным, из документов первых двух разновидностей.
Статья посвящена общим принципам составления нормативных документов, а не их разновидностям, поэтому в тексте слова «документы», «положения», «регламенты» и «инструкции» будут часто использоваться как синонимы. Теперь перейдем к делу.
Зачем существуют инструкции: Что делать? и Кто виноват?
Все согласятся с тем, что главные достоинства любого нормативного документа — краткость и ясность. Совершенно очевидно, что неясный, то есть двусмысленный или противоречивый документ, просто невозможно исполнять. Также совершенно очевидно, что пользоваться длинным документом неудобно — его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться, в нем легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых или двусмысленных положений. Все это знают, однако большинство должностных инструкций длинные и неясные. В чем дело?
Большинство авторов нормативных документов не вполне понимают, что такое инструкция. Не понимают этого и большинство руководителей, заказывающих эти нормативные документы. И руководители, и исполнители склонны недооценивать и одновременно преувеличивать возможности письменных нормативных документов. С одной стороны, они недооценивают служебные инструкции, полагая, что начальственного рыка вполне достаточно, чтобы вправить подчиненным мозги и направить их на путь истинный. С другой стороны, они наивно полагают, что инструкция может заменить этот самый начальственный рык на то время, когда исполнитель выпадает из поля зрения руководства. Оба заблуждения связаны с непониманием скромной роли должностной инструкции в управлении крупной организацией.
В действительности, единственное предназначение нормативного документа — ответить на вопрос исполнителя «Что делать?» перед началом работ и на вопрос руководителя «Кто виноват?» в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным. Все остальное должно быть самым безжалостным образом вычищено из инструкции. Это первое правило .
Назначение инструкции — объяснить подчиненному, что от него требуется. Мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей инструкция не может!
В первую очередь оставьте иллюзию, будто, прочитав инструкцию, подчиненный бросится ее выполнять. Совсем нет, руководителю придется его мотивировать к этому. Способы мотивации могут быть лучше или хуже. На подчиненного можно наорать, выплатить ему премию, пообещать повышение или пригрозить увольнением и так далее. Важно, что все это никак не связано с его должностной инструкцией. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на воспитательной работе.
Если это понятно, можно приступать к «чистке» документа. Исключите из должностной инструкции все призывы, пожелания, обороты типа «исполнитель обязан…», «исполнитель должен…». Все это лишнее. Должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения: «Он побежал…», «Она сделала…». Одно положение инструкции ничуть не менее важно, чем любое другое, поэтому нет необходимости подчеркивать некоторые из них красочными оборотами. Попробуйте выбросить этот мусор, и вы увидите, что нормативный документ становится процентов на 20 короче и намного яснее. Это второе правило .
Помните: вы пишете инструкции конкретным людям
Еще одна крайность, в которую часто впадают составители должностных инструкций, это мания описать все и вся. Иногда складывается впечатление, что инструкция составлена для маленьких детей или, наоборот, для зловредных саботажников, которые только и думают, как извратить благородный замысел руководства и обратить его во зло.
Как правило, такие опасения совершенно беспочвенны. Сотрудники вашей организации, скорее всего, искренне желают добросовестно исполнять свои обязанности. Им достаточно внятно объяснить цель их действий, а подходящие средства они найдут сами! Это третье правило. Обратите внимание: более сложные и ответственные функции в организации выполняют самые квалифицированные и опытные специалисты, соответственно, они меньше других нуждаются в длинных, подробных и заумных инструкциях. Представьте себе того человека, которому вы пишете инструкцию — и вы с легким сердцем сократите ее раза в полтора! Если это не так, то, может, вам обратить внимание на подбор кадров?
Парадокс заключается в том, что для дворника и оператора на атомной электростанции должностные инструкции получатся почти одинаковой длины!
Цели, задачи, функции: от общего к частному
Итак, из нормативного документа следует исключить все необязательные эпитеты и призывы, а также все то, что исполнитель знает безо всякой инструкции просто в силу своего образования, квалификации и опыта. А что же там должно остаться?
Раздел 1 «Общие положения». Содержание этого раздела полностью определяется традициями каждой конкретной организации и практически не влияет на качество самого документа. Каждый юрист или кадровик имеет свое представление о том, как должен выглядеть этот раздел. Оставим его на их усмотрение. Отметим только, что этот раздел должен быть унифицирован во всех корпоративных документах. Если этого не будет, то значение приобретут не сами формулировки, а различия в них. Зачем вам это надо?
Раздел последний «Заключительные положения». То же самое.
Раздел 2 «Цели и задачи». С этого раздела собственно и начинается нормативный документ. Если общие и заключительные положения можно написать «на автопилоте» или просто позаимствовать из другого документа, то к «Целям и задачам» нужно приступать, четко понимая, зачем вообще вы взялись за этот документ. Следующий раздел «Функции» можно поручить составлять подчиненному, которому в будущем предстоит эти функции осуществлять, но «Цели и задачи» должен определить руководитель лично. Как бы ни был для него мучителен этот процесс, это и есть его основная работа.
Как правильно сформулировать цели?
Правило четвертое. Цели должны быть одного масштаба. Вспомните анекдот о собрании, где на повестке дня стояло два вопроса: 1) починка сарая и 2) строительство коммунизма. Подумайте, если вы пишете инструкцию строительства коммунизма, то зачем вам сарай? А если — починки сарая, то при чем коммунизм?
Правило пятое. Избегайте указания второстепенных и побочных целей. Предположим, ваш путь проходит по маршруту А — Б — В. Если вы указали в качестве цели пункт В, то не стоит упоминать пункт Б, вы и так там будете!
Правило шестое. Избегайте несвязанных или, еще хуже, противоположных целей.
И в заключение о целях: не бойтесь декларативных целей. Цель может быть в принципе недостижимой. Если воспользоваться аналогией с Боевым уставом, то цель — это то, что в боевом приказе на наступление называется «направлением дальнейшего движения». Важно, чтобы ваши подчиненные не перепутали тыл с фронтом, все остальное — детали.
Теперь о задачах.
Правило седьмое. В отличие от целей задачи должны быть достижимыми. Более того, задачи должны быть измеряемы! Выполнение поставленных задач должно быть измеряемо в штуках, тоннах или километрах в зависимости от специфики организации.
Закройте глаза и представьте вашего подчиненного, которому вы только что указали цели и поставили вот эти самые задачи. Представьте теперь его же спустя некоторое время, докладывающего о выполнении этих задач. Каких доказательств успешной работы вы от него ожидаете? Если вы сам не можете представить, как ваш подчиненный будет отчитываться о выполненной работе — значит, вы плохо поставили задачу!
Помните: формулируя задачу, вы тем самым определяете форму отчетности!
Правило восьмое. Задачи должны соответствовать целям. Каждой цели может соответствовать несколько непосредственных задач. Каждая задача может вести к достижению нескольких целей. Это нормально. А вот чего не может быть, так это задачи, которая бы не вела хотя бы к одной из ранее поставленных целей. Также не может быть, чтобы для ранее поставленной цели не нашлось хотя бы одной конкретной задачи.
Продолжая аналогию с Боевым уставом, заметим, что цели и задачи соотносятся, как объект атаки (наступления) с направлением дальнейшего движения. Проще говоря, конкретная задача никак не может лежать совсем уж в стороне от общей цели.
Раздел 3 «Функции» занимает по объему около 60 процентов всего документа. Это важнейшая часть нормативного документа. Однако, если вы правильно сформулировали цели и задачи, трудностей с описанием функций у вас не возникнет.
Правило девятое. Задачи и функции соотносятся так же, как цели и задачи. Представьте «самого» шефа, начальника подразделения и специалиста-исполнителя. То, что шеф указал начальнику как конкретную задачу, для специалиста является общей целью, к которой он хотя и стремится, но за которую он лично не отвечает. Его конкретной задачей будет то, что ему укажет его непосредственный начальник, то есть как раз то, что в нормативном документе будет называться «функцией».
Повторим правила семь и восемь. Функции должны быть выполнимы, то есть функция должна быть сформулирована так, чтобы в любой конкретной ситуации на вопрос: «выполнено или нет», можно было ответить односложно. Да — да, нет — нет, а что сверх этого, то «от лукавого». Функции должны соответствовать задачам. Подумайте, если ваш подчиненный выполнит все предписанные ему функции, то сможете ли вы подготовить приемлемый доклад шефу?
Теперь остановимся на лингвистических, если так можно выразиться, аспектах техники составления должностных инструкций.
Правило десятое. Формулируя цели, задачи и функции, используйте одну и ту же конструкцию предложения. Пример из недавнего прошлого:
ускорение развития страны;
подъем трудовой активности масс;
формирование нового человека;
утверждение социалистического образа жизни.
будут продолжены ускоренный рост и совершенствование распределения…
партия считает задачей первостепенной важности…
намечается осуществление крупных мер по созданию современной сферы обслуживания,
партия считает делом особой социальной значимости ускорение решения жилищной проблемы и так далее.
Обратите внимание: цели сформулированы с помощью предложений с подлежащими-существительными без сказуемых-глаголов. Задачи сформулированы иначе — с использованием глаголов в неопределенной форме. При формулировании функций использовано несколько конструкций: «намечается/предстоит осуществить то-то и то-то», «будет сделано то-то и то-то», «партия считает важнейшим делом/задачей то-то и тот-то». Возможно, различия имеют под собой какую-то основу, а может быть, все это исключительно для красоты. Если вы пишете не новую программу КПСС, то лучше воздержитесь от лишних красивостей.
Почему важно придерживаться единого стиля? Да просто потому, что стилистический разнобой отвлекает инструктируемого, заставляет задумываться, а нет ли здесь скрытого смысла? Зачем забивать голову лишним — пишите проще!
Правило одиннадцатое. Инструкция должна быть исчерпывающей, то есть описывать все действия, которые могут потребоваться от подчиненного. Как убедиться, что с этим все в порядке?
Есть один технический прием. Включите в регламент рабочей операции раздел «Обязанности должностных лиц в связи с исполнением настоящего регламента». Аккуратно выпишите всех должностных лиц, упомянутых в разделах «Цели и задачи» и «Функции». Аккуратно распределите все функции между этими должностными лицами. Остались лишние функции, которые непонятно кто выполняет? Остались должностные лица, которым не досталось ни одной функции?
Обратите внимание, что система нормативных документов — это целостная система. Положения о структурных подразделениях должны сопрягаться с регламентами рабочих операций. Персональные должностные инструкции, по существу, представляют собой один из разделов положения о подразделении, оформленный в отдельный документ исключительно для удобства пользователей. Поэтому старайтесь использовать во всех документах одинаковые формулировки — смотри правило десятое.
Правило двенадцатое. Люди — для того, чтобы принимать решения. Многие авторы инструкций стараются описать ситуацию, когда все нормально. Но инструкция нужна как раз в тот момент, когда что-то происходит не так. Большинство инструкций оказываются бессильными в этот момент. Что же делать?
Реакций на нештатную ситуацию может быть только две: принять решение самому или доложить «по команде». Если вы не решаетесь прямо доверить подчиненному принимать определенные решения — не стесняйтесь включить в должностную инструкцию обязанность доложить о ЧП. Избавьте подчиненного от участи буриданова осла. Особенно важно обеспечить целостность регламента операции. Не поленитесь нарисовать блок-схему всего процесса. Убедитесь, что на каждой развилке есть четкое указание, что делать: передать работу дальше, вернуть обратно, направить в вышестоящую инстанцию или бросить в корзину для бумаг.
Мы рассмотрели двенадцать правил составления нормативных документов. Следование этим правилам сделает нормативные документы ясными, пригодными для использования в реальной жизни. Что касается краткости, то приведем пример. Автору пришлось анализировать инструкцию по кредитованию коммерческого банка. Исходный текст состоял из 13 026 слов или 92 187 символов. После обработки текст сократился до 6011 слов (42 246 символов).
Увы, проблема составления кратких и ясных нормативных документов не сводится к решению чисто технических вопросов. В большинстве случаев и заказчики, и авторы документов целенаправленно, хотя и бессознательно, «размывают» и «раздувают» должностные инструкции. Тем самым они создают определенный «люфт» в отношениях. И начальники, и подчиненные получают возможность маневрировать. Начальники избавляются от необходимости четко ставить задачи, подчиненные — безупречно их исполнять, и те и другие избавляются от необходимости отвечать за свою работу.
По материалам сайта HRЛига
Категории
Я была уверена, что они (подчиненные) делают то, что мне нужно. А они делают то, что сами надумали, и абсолютно уверены, что делают то, что я им сказала.
Директор управления по работе с персоналом одного из территориальных банков Сбербанка России.
Оговорюсь сразу, что, по моему глубокому убеждению, не существует единственно верного способа составления должностной инструкции. Поэтому все ниже изложенное, является творческим бредом автора, надуманным им в процессе собственной производственной и управленческой деятельностей.
Начнем с того, что должностная инструкция (не путать с положением о функциях) является регламентом организационной структуры компании и входит в состав штатного расписания и не может писаться до формирования плана производства работ (читай описания функциональной структуры организации).
Перед тем как составлять должностную инструкцию, убедитесь, что у вас на руках уже имеются:
1. Описания работ
2. Расчет нагрузки в человеко-днях, либо человеко-часах
3. Бизнес-процессы (не путать с описанием работ, так как рискуете прописать коммуникации, которые будут излишними в работе компании)
В дополнение к этим документам, в идеале, хотелось бы еще увидеть:
4. Миссию компании.
5. Стратегический план.
6. Кадровую политику организации.
7. Описание продукта фирмы.
8. Портрет целевого потребителя.
9. Стандарты предприятия.
Также, в особых случаях, могут потребоваться:
• система управления качеством;
• система управления проектами;
• система управления изменениями
• финансовая политика;
• торговая политика и т.д.
Все эти документы тем или иным образом будут влиять на содержание вашей должностной инструкции.
Перейдем к структуре Должностных инструкций.
Должностная инструкция должна описывать всего два момента:
1. Функции сотрудника (чем он должен заниматься).
2. Условия работы (на каких условиях он это будет делать).
Не стоит засорять данный документ:
• Личными качествами сотрудника;
• требованиями к образованию;
• пожеланию к опыту работ и т.д. Все это указывается в профиле на вакансию (или в объявлении при наборе персонала).
Чаще всего Должностную инструкцию начинают с раздела «Общие положения», где прописывают вопросы нормативно-правовой базы деятельности лица в данной должности, а так же Ссылки на УК, ГК и Конституцию. Однако, законы и правовые акты должны выполняться, так сказать, «по умолчанию» независимо от наличия или отсутствия должностных инструкций как таковых. Так к чему вам утяжелять документ? Вместо этого, Должностную инструкцию можно начать, например, с раздела «Резюме Компании» или «Миссия организации».
Перейдем непосредственно к содержанию Должностной инструкции.
Должностная инструкция должна отвечать на два основных вопроса:
1. Что сотрудник будет делать (функционал сотрудника).
2. И при каких обстоятельствах все это будет происходить (условия труда).
Должностная инструкция – это частный случай делегирования, формализованный на бумаге. Поэтому в первом разделе «Функционал сотрудника» вы фактически делегируете ему часть своих функций. А делегируем мы всегда три вещи:
• задачу: что должно быть сделано;
• полномочия: какими ресурсами будет обладать исполнитель;
• ответственность: что он за это получит.
Раздел «Функционал сотрудника» – это описания делегирования, в котором должны находиться три подраздела: задачи, права и ответственность сотрудника .
У меня в должностных инструкциях в этой части 5 подразделов:
• цели должности;
• поставленные задачи ;
• отведенные полномочия (права);
• возложенные ответственности ;
• критерии оценки;
«Цели » и «Задачи » два отдельных подраздела - задач может быть много, а цель всегда одна.
1. Цель – это укрупняющее понятие по отношению к задачам. Поэтому если задач у сотрудника много, он не обязательно должен их все помнить, но вот цели свой должности должен помнить всегда.
2. Я глубоко убежден, что в идеале должностная инструкция пишется под конкретного человека. А если еще конкретнее, что в цели должности необходимо поместить базовые ценности того человека для которого она пишется. Тогда он будет все это делать с еще большим рвением. Поэтому подраздел «Задачи» у меня общий для всех менеджеров одной категории, а «Цели должности» у них могут отличиться по описанию.
Можно разделить «Задачи » на два подраздела:
1. Общие функции, которые в принципе нужно выполнять;
2. Регламентированные функции, которые регламентированы по времени их исполнения, или наступления определенных обстоятельств.
Я делаю это крайне редко, и только в тех случаях, когда считаю архи важным обратить внимание сотрудника именно на ту часть его функций, которая регламентирована по времени или причинам их возникновения .
С подразделом «Полномочия » все достаточно просто. Именно здесь вам особо понадобятся знания всевозможных стандартов и политик вашей компании. Я уже обещал не расписываться здесь особо, дабы не перегружать вас потоком информации.
В свое время, один умный человек подсказал мне одну идею: поменять все модальные глаголы с повелительного наклонения:
• менеджер должен;
• сотрудник обязан;
• работник несет ответственность и т.д.
• менеджер хочет ;
• сотрудник может ;
• работнику нравится и т.д.
Я попробовал, и производительность в компании выросла на 20%. Мне тяжело судить, что повлияло больше: именно изъявительное наклонение или принцип Мейо (что к сотрудникам попытались проявить заботу). Но факт остается фактом, прирост производительности был, и с тех пор я пишу все должностные инструкции только в изъявительном наклонении.
«Критерии оценки » я тоже его выделяю отдельно, чтобы сотрудник понимал: за что его будут хвалить или ругать.
В «Условиях работы » я выделяю 5-ть подразделов:
• график работы;
• уровень ЗП;
• координации и подчиненность;
• как часто должен проходить переподготовку;
• доп. условия.
«Координация и подчиненность ». В этом подразделе есть две хитрости:
1. Никакая ДИ не может предусмотреть всего функционала сотрудника, тем более в нашем быстро меняющемся мире. Поэтому очень полезно написать здесь фразу, типа: «… обязан выполнять… и другие распоряжения руководителя».
2. Для развития и стимулирования самостоятельности, полезны фразы, типа: «…принимать решения на основании… и руководствуясь знаниями своей специальности».
Пример одной из реальных Должностных инструкций.
Должностная инструкция менеджера по продажам
Миссией компании САСТ является создание пространств для личностного роста и материального благополучия, путем ведения профессиональной деятельности.
И я, ____Ф.И.О.____. вступая в должность менеджера по продажам, принимаю миссию компании САСТ, как один из способов реализации собственных устремлений и достижения личностных ценностей. Я так же считаю, что сотрудничая со всем коллективом компании САСТ, я смогу это сделать быстрее и эффективнее.
1. Цель должности:
Я хочу обслуживать клиентов коммерческого отдела, привлекать новых потребителей, организовывать продажи товаров и услуг компании путем реализации функций менеджера по продажам.
2. Желаемые функции:
Я буду еженедельно планировать свою работу, составлять график звонков и встреч с клиентами из расчета не менее 15 контактов или 3 встречи в день.
Так же я буду осуществлять обзвон имеющейся клиентской базы, поиск новых клиентов с помощью различных источников, подготавливать коммерческие предложения для клиентов, а полученную от клиентов информацию, ежедневно заносить в 1С.
На основе этого я смогу составлять своевременный и достоверный прогноз собственных продаж и выполнять планы компании.
Помимо этого, я хочу постоянно совершенствовать свои профессиональные знания в области ассортимента и технических характеристик, а так же в области теории продаж, менеджмента и маркетинга.
Еще мне будет интересно изучать деятельность конкурентов, анализировать предлагаемый ими ассортимент и условия продажи.
3. Предоставленные полномочия:
В нашей компании приветствуется внесение на рассмотрение руководства предложений по совершенствованию бизнес-процессов в компании. Я так же могу ознакамливаться с любыми проектами решений руководства компании, касающихся моей деятельности.
Я осознаю, что могу производить кредитование обслуживаемых мной клиентов в объеме не превышающем 50 тыс.руб. без согласования с руководителем, из расчета не более 20 тыс.руб. на 1-го клиента, только неся полную материальную ответственность за ссуженные мною средства.
Помимо всего прочего мне разрешено подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции, запрашивать от функциональных отделов необходимые материалы и принимать решения в пределах своей компетенции.
4. Ответственность, которую доверили:
Я смогу оформлять все сделки с клиентами в 1С: договора купли-продажи, спецификации к договорам, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, в соответствии с требованиями компании и действующего законодательства. И буду нести ответственность за качество документов, предоставляемых на подпись руководству компании.
У меня получится следить за состоянием взаиморасчетов с клиентами в 1С. При этом я буду поддерживать имидж респектабельной, деловой компании, при общении с клиентами.
Я справлюсь с полной материальной индивидуальной ответственностью за сохранность вверенных мне для работы материальных ценностей. И буду следить за чистотой и порядком на рабочем столе.
Я хочу, и буду нести ответственность за своевременное и качественное исполнение своих функций и задач, а так же за не использования своих полномочий.
5. Критерии эффективности:
Основными критериями оценки эффективности достижения заявленных целей являются:
• ежедневное выполнение нормы контактов;
• соблюдение трудовой дисциплины;
• ежемесячное пополнение рабочей клиентской базы;
• объем приносимой маржинальной прибыли по каждому месяцу;
• своевременная сдача всех финансовых документов;
• ежемесячное отсутствие денежной задолженности у обслуживаемых клиентов;
• выполнение показателей согласно ежегодному плану, утвержденному коммерческим директором.
Дополнительным бонусом при оценке эффективности проделанной работы будут считаться:
• прохождение курсов повышения квалификации и самообучение по своим компетенциям;
• участие в корпоративных мероприятиях;
• поддержание хороших взаимоотношений с коллективом.
Мне как менеджеру по продажам важно поддерживать полномочия и реализовывать компетенции моей функции. Моим непосредственным начальником является руководитель направления _____Ф.И.О._____. Он так же исполняет мои обязанности во время моего отсутствия, либо назначает другого менеджера.
Дополнительные распоряжения могут быть получены от:
коммерческого директора _____Ф.И.О._____ ;
административного директора _____Ф.И.О._____ ;
финансового директора _____Ф.И.О._____ .
Указания этих должностных лиц исполняются только в тех случаях, если они не противоречат указаниям моего непосредственного руководителя.
Мне как менеджеру по продажам особенно интересно сохранять баланс между подчинением и взаимовыгодным сотрудничеством с этими службами.
7. Требования к квалификации:
Через месяц после вхождения в должность я буду знать всю структуру организации, направления ее деятельности, распределения обязанностей и выучу наизусть фамилии, имена и отчества всех сотрудников компании.
Я буду неуклонно следовать правилам внутреннего распорядка и соблюдать все правила охраны труда и техники безопасности на рабочем месте.
Осознавая, всю важность поддержания компетенций моих функций, я буду ежегодно проходить курсы повышения квалификации в области технологий продаж и стратегий переговоров, в том числе и за собственный счет.
С 9:00 до 18:00, с перерывом на обед с 12:00 до 13:00, пятидневная рабочая неделя.
9. Рамки заработной платы:
Согласно положения о заработной плате.
10. Дополнительные условия:
Менеджер по продажам назначается и освобождается от должности приказом генерального директора.
Должностная инструкция может пересматриваться не более 1 раза в год.
Система оплаты труда может пересматриваться не более чем 1 раз в год.
Я, _____Ф.И.О._____. также осознаю, что никакая инструкция не может перечислить всех обязанностей должностного лица, предусмотреть все случаи и дать наперед все соответствующие указания. Поэтому я, полностью принимая доверенную мне возможность реализовать себя в качестве менеджера по продажам, буду проявлять инициативу и, руководствуясь знаниями своей специальности и пользой дела, прилагать все усилия для оправдания своего назначения.
Похожие новости Комментарии (0)ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ - КАК СОСТАВИТЬ
Очень полезным документом при составлении должностной инструкции является Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.
Должностная инструкция должна подробно охватывать все сферы деятельности сотрудника, его обязанности, права и ответственность за ее невыполнение. Кроме того, должностная инструкция должна устанавливать кому непосредственно подчиняется тот или иной сотрудник, с кем из других работников и по каким вопросам он может взаимодействовать. Анализ текстов должностных инструкций показывает, что обычно он содержит разделы "Общие положения", "Квалификация", "Обязанности работника", "Права", "Ответственность работника", "Взаимодействие сотрудников".
Обязанность по составлению должностных инструкций обычно возлагается на руководителей подразделений и отделов, так как они лучше знают работу своих подчиненных, могут грамотно организовать их труд и равномерно распределить обязанности между своими сотрудниками.
После составления должностной инструкции ее необходимо согласовать с юристом компании и утвердить непосредственным руководителем того лица, в подчинении которого находятся сотрудники.
Работники предприятия должны расписаться в том, что они ознакомлены с должностной инструкцией, копия должностной инструкции может выдаваться сотруднику фирмы.
Кто обязан составлять инструкции
Обязанность составлять должностные инструкции (а именно должностные регламенты ) установлена только для госорганов (ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Поэтому оштрафовать организацию за отсутствие инструкций нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).
Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации:
Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности.
Совет: именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров.
Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.
Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, кто разрабатывает инструкцию и как ее оформить.
На практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.
А разрабатывает инструкции обычно тот, кто отвечает за кадровый учет.
Пример оформления должностной инструкции
Совет: составьте должностную инструкцию в двух экземплярах. Один экземпляр выдайте сотруднику, другой храните у себя.
Каждая заинтересованная сторона должна иметь свой экземпляр документа. Это необходимо в случае конфликтных ситуаций. Сотрудник может хранить свой экземпляр на рабочем месте, чтобы он мог свериться с ним в процессе работы.
Кроме того, во избежание разногласий с сотрудниками прошейте и пронумеруйте инструкцию. После того как это будет сделано, на обороте последнего листа оформите запись о количестве прошнурованных и пронумерованных листов, заверенную руководителем организации. Указанная запись может выглядеть следующим образом: «В настоящей должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью четыре листа. Директор ______________ А.В. Львов».
Содержание инструкцииНезависимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:
Раздел «Общие положения»В разделе «Общие положения» укажите:
В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. При составлении раздела можете использовать Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), принятый и введенный в действие приказом Росстандарта от 12 декабря 2014 г. № 2020-ст, и Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.
Также можно руководствоваться утвержденными профессиональными стандартами . В этих документах приведен примерный перечень обязанностей различных должностей.
Раздел «Права»В разделе «Права» пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей.
Раздел «Ответственность»В разделе «Ответственность» принято конкретизировать виды возложенной ответственности в соответствии с законодательством в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.
Как утвердить инструкцию
Если должностная инструкция составлена как самостоятельный документ, утвердите ее приказом руководителя организации и знакомьте с ней сотрудников, принимаемых на соответствующую должность, под подпись (ч. 3 ст. 68, ст. 57 ТК РФ).
Ситуация: в какой форме нужно знакомить сотрудников с должностной инструкцией? Должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ.
Существует несколько вариантов ознакомления сотрудников с должностной инструкцией. Во-первых, можно вести специальный журнал ознакомления с инструкциями. Во-вторых, можно приложить к инструкции лист ознакомления. И в-третьих, сотрудник может расписаться на самой инструкции (на обоих ее экземплярах). К тому экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепив их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица (директора, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и т. п.).
Изменение инструкцииСитуация: можно ли вносить изменения в должностную инструкцию ?
Необходимость внести изменения в должностную инструкцию чаще всего возникает при корректировке объема должностных обязанностей сотрудника. В свою очередь, такая корректировка может потребоваться, например, при изменении организационных и (или) технологических условий труда в организации.
Законодательно порядок внесения изменений в должностную инструкцию не урегулирован. Поэтому организация вправе самостоятельно определить такой порядок и закрепить его в локальном документе. Вместе с тем, при внесении изменений необходимо учитывать следующее:
Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить изменения путем подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору с сотрудником. Указанный порядок следует применять независимо от характера изменений, вносимых в должностную инструкцию. Подробнее о том, как составить и согласовать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, см. Как изменить трудовой договор .
Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, целесообразно вносить изменения путем подготовки:
Должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и ознакомьте с ней сотрудника под подпись .
Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора, то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях. После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника. Для этого, помимо изменений в саму инструкцию (путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней), необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником.
Если сотрудник согласен на изменения, должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и в общем порядке ознакомьте с ней сотрудника под подпись .
Такой порядок внесения изменений в должностную инструкцию следует из письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.
Дополнительно следует учесть и тот факт, что если причиной внесения поправок в должностную инструкцию является изменение организационных или технологических условий труда в организации, то о предстоящих изменениях сотрудника необходимо уведомить заранее . А именно: не позднее чем за два месяца до введения в действие необходимых работодателю изменений. Об этом говорится в части 2 статьи 74 Трудового кодекса РФ. Указанный порядок следует соблюдать независимо от того, как оформлена должностная инструкция, в которую требуется внести изменения (как самостоятельный документ или приложение к трудовому договору).
канд. ист, наук, доц. кафедры документоведения РГГУ
Источник: Журнал "Справочник кадровика"
Правовое положение работника в организации регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность работника организации.
Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы.
Формуляр и структура текста должностной инструкции
Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.
Закрытое акционерное общество
"Дельта"
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
20.09.2003
Москва
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Кратов (подпись) В.В. Кратов
24.09.2003
Заголовок к тексту должен быть согласован в падеже-с наименованием документа (как и в других управленческих документах).
Должностная инструкция (кого?) менеджера по персоналу.
Должностная инструкция (кого?) секретаря-референта.
Так же формулируют заголовок и в том случае, если инструкция разрабатывается как типовая для работников разных подразделений, выполняющих одни и те же обязанности (например, для секретарей структурных подразделений, делопроизводителей и др.).
Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции; утверждает эти документы руководитель организации. При необходимости они могут быть согласованы с юридической службой или другими структурными подразделениями.
Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова "С инструкцией ознакомлен (на)", личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.
Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы:
1. Общая часть (общие положения)
3. Должностные обязанности
6. Взаимоотношения (связи по должности)
Содержание разделов излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в рамках каждого раздела.
Основные требования к тексту должностной инструкции - это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения. Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: "Инспектор выполняет", "Инспектор организует", "Референт составляет " и т. д.
Содержание должностной инструкции. Раздел "Общие положения"
Квалификационный справочник носит рекомендательный характер.
Общеотраслевые квалификационные требования Минтруда России разработаны вне связи со структурой конкретной организации, особенностями её деятельности и поэтому содержат только наиболее характерные обязанности и определяют минимальный уровень профессиональной подготовки по той или иной должности.
Содержание должностной инструкции во многом определено государственными нормативными документами. В их числе Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и; других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (далее - Квалификационный справочник), в котором содержится регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Справочник является нормативным документом и рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.
Квалификационная характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела:
Должностные обязанности - перечисляются функции, которые полностью или частично выполняются работником, занимающим данную должность.
Должен знать - излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей.
Требования к квалификации - в этом разделе перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также требования к стажу.
Первые два раздела квалификационной характеристики могут быть полностью использованы при составлении должностной инструкции в конкретной организации, с учетом присущей ей специфики работы.
При составлении должностных инструкций можно взять за основу соответствующие типовые документы. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых инструкций существенно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностная инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.
Помимо названных документов, при разработке должностных инструкций следует опираться на положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции - взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, т. к. обязанности каждого работника вытекают из задач и функций структурного подразделения. Инструкции регламентируют задачи и функции работников, устанавливают их распределение между членами трудового коллектива, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого из них, исходя из общего объема работы, закрепленного в положении.
Должностная инструкция, как правило, состоит из 4-6 разделов.
Раздел I "Общие положения" содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и квалификации.
Квалификационные требования делятся на два основных направления: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности. Источником для их установления служат разделы "Должен знать" и "Должен уметь" Квалификационного справочника, однако каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию работника, исходя из своей политики работы с персоналом.
В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности. Помимо актов общего действия сюда включают перечень внутренних организационных и распорядительных документов, которые должны быть известны работнику, занимающему ту или иную должность (устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.).
Разделы "Функции", "Должностные обязанности", "Права", "Ответственность" и "Взаимоотношения"
В разделе II "Функции" формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи.
Например, основная задача работника канцелярии регистрация документов. В разных организациях она может предусматривать выполнение целого ряда разнородных и порой трудоемких работ. В одном случае регистрация документов ограничивается ведением одного или нескольких журналов. В других случаях к этому добавляются заполнение карточек, ведение компьютерного банка данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т. д.
В этом же разделе отмечаются особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения тех или иных функций, порядок исполнения отдельных поручений.
Формулируя перечень обязанностей работника при составлении конкретной должностной инструкции, учитывают принятую в организации технологию работы с документами и особенности применяемых технических средств. Инструкция должна закрепить виды работ и порядок их выполнения, а это связано с принятой в организации технологией документирования.
Состав функций в конкретной должностной инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа
В разделе III "Должностные обязанности" устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности.
Например, перечень должностных обязанностей работника отдела кадров может выглядеть следующим образом.
Инспектор отдела кадров обязан;
1. Сохранять конфиденциальность служебной информации, а также персональных данных о работниках организации (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни),
2. Выполнять указания и распоряжения руководителя кадровой службы, директора организации.
3. Обеспечивать сохранность служебных документов, бланков, печатей, штампов и соблюдать правила их использования.
4. Соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц.
5. Тщательно контролировать качество изготовления и оформления документов по личному составу работников организации, а также документов, представляемых на подпись директору
6. Соблюдать сроки исполнения документов, заданий и поручений руководства,
7. Придерживаться установленной в организации субординации, соблюдать правила делового общения и нормы служебного этикета.
Раздел IV "Права" закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него функций, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе, право визирования определенных видов документов, а также контроля (за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.). Содержание раздела "Права" напрямую взаимосвязано с набором функций. Он устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.
Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.
Раздел V "Ответственность" раскрывает содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность. Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разд. "Функции" и "Должностные обязанности", в соответствии с которыми и детализируется ответственность должностного лица.
В разделе VI "Взаимоотношения (связи по должности)" регулируются производственные контакты между должностными лицами данного и иных структурных подразделений организации, устанавливается круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями.
Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в данном разделе порядок и периодичность предоставления (а также получения) данным работником отчетов, планов и других документов.
Несмотря на то, что должностная инструкция - документ унифицированный по правилам оформления и структуре текста (разделов), в дополнение к основным разделам в должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы.
Например, в должностную инструкцию может быть включен раздел "Оценка работы", где на основе разделов "Функции" и "Должностные обязанности" устанавливаются критерии оценки труда. К таким критериям можно отнести, например, соблюдение сроков подготовки документов и их соответствие установленным нормам, обеспечивающим юридическую силу документа.
К дополнительным разделам относится и разд. "Порядок пересмотра должностной инструкции". В нем устанавливают или срок действия инструкции (например: "Инструкция подлежит пересмотру 1 раз в год"), или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых: изменение организационной структуры, пересмотр штатного расписания, появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и др. Данный раздел располагают в заключение должностной инструкции.
Более информативно выглядят инструкции, в которых устанавливаются виды ответственности за каждый вид выполняемой работы.
Для кадровых служб, например, характерны связи с территориальными отделениями Пенсионного фонда России, отделом соцобеспечения, военкоматом, Центром занятости и др.
При подготовке публикаций данного раздела компания "ОВФ Консалт" пыталась соблюсти все законные права правообладателей на перепечатываемые тексты. Однако нам не во всех случаях удалось найти координаты авторов некоторых текстов.
В случае, если данная публикация вызывает несогласие автора, просьба немедленно сообщить нам по адресу 123consulting@mail.ru - и Ваша статья будет тут же снята с сайта.
