Рейтинг: 4.4/5.0 (1927 проголосовавших)Категория: Инструкции
В этой относительно простой теме сразу возникает множество вопросов:
- когда приниматься за написание;
- что в них должно быть;
- кто должен их писать;
- и самое главное, как их правильно написать.
Наверное, могут быть и другие вопросы, но в статье будут рассмотрены только эти.
1. КОГДА НАЧИНАТЬ ПИСАТЬ
Как только лидер (основатель) отходит от прямого и непосредственного управления какими-то функциями в бизнесе, эти функции должны быть четко описаны и за кем-то закреплены.
Например, основатель перестал писать код, оставив за собой все остальные функции. В этом случае новому программисту должна передана подробная, насколько это возможно, инструкция. И так далее: любая новая должность в компании должна получать инструкцию.
А, вообще, должностные инструкции нужно писать всегда. Не в том смысле, что постоянно, а в том, что при любых изменениях в компании ДИ нужно корректировать. Возникает проблема если ДИ включена в трудовой договор: тогда без согласия работника и переподписания договора не обойтись, поэтому в трудовой договор, в большинстве случаев, включать должностную инструкцию не имеет смысла. Может только отдельные пункты, которые точно не будут меняться во время действия контракта.
2. СТРУКТУРА ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ
В общем случае должностные инструкции могут состоять из следующих разделов:
Здесь описываются требования к работнику, занимающему данную должность, профессиональными навыкам, перечисляются номативные документы, которые сотрудник должен знать и использовать в своей работе. Может быть также описано место в организационной структуре и определена подчиненность, а также порядок замещения им других сотрудников.
Этот раздел является желательным если должностная инструкция является частью трудового договора.
Б. Должностные обязанности
Обычно в должностных обязанностях указывают основную цель должности, зоны ответственности и перечень обязанностей.
Подробность описания должностных обязанностей зависит от того, насколько стабильной является эта функция. Если функция в какой-то ее части изменяется от случая к случаю, нужно использовать общие формулировки. Детальное и точное описание имеет смысл только для неизменных функций.
Если ДИ является частью трудового договора желательно включить сюда общие обязанности всех работников: соблюдать трудовое законодательство, правила внутреннего распорядка, техники безопасности, технологические карты процессов и т.д. и т.п.
Описываются права, которыми наделяется работник для выполнения работы. Могут быть указаны права, установленные нормативными актами: приостанавливать работу, отстранять от работы и т.д. Нужно понимать, что права – это возможное, а не обязательное поведение работника. Поэтому если нужно, например, обязательно останавливать работу в определенных ситуациях, это нужно писать в разделе обязанностей. Не использование своих прав – это решение работника, и он не несет ответственности за то, что он не воспользовался ими. Все, за что вы хотите в будущем привлекать сотрудника к ответственности должно быть указано в обязанностях.
Здесь фиксируется сфера ответственности работника. Указываются меры дисциплинарной и административной ответственности в случае невыполнения им должностных обязанностей.
Этот раздел также является желательным если ДИ включена в состав трудового договора. В других случаях зоны ответственности можно указать в разделе обязанностей, как в нижеприведенных примерах. А меры воздействия можно детально прописать в других общекорпоративных документах.
Д. Действия в критических ситуациях
Описывают действия сотрудников при возникновении ситуаций чрезвычайного характера. Обычно в ДИ описываются обязанности только тех людей, которые принимают непосредственное участие в чрезвычайных ситуация. Действия остальных сотрудников могут быть описаны в общих инструкциях и положениях.
Определяется в течение какого времени сотрудник должен прибыть к месту ЧП, кого известить, что делать, какие ресурсы может задействовать, какие убытки может нанести без последующей компенсации и т.д.
3. КТО ДОЛЖЕН ПИСАТЬ
Безусловно, лучше всего поручить написание должностных инструкций опытному профессионалу. Но будем реалистами: в самом начале бизнеса это, зачастую, непозволительная роскошь. Поэтому, в начале деятельности - писать должен тот, кто передает их другой должности. И не важно, что передали уже давно, а инструкцию не написали.
Но как только бизнес-процессы стабилизируются, лучше заказать эту работу специалисту, который знает как это делается.
Поручать руководителям, HR-ам или самим работникам писать ДИ точно не стоит - обычно это заканчивается кое-какой адаптацией скачанных из интернета малопригодных образцов.
Перед написанием должностных обязанностей нужно составить общую схему бизнес-процессов и движения информации в компании. Делать это можно на большом листе бумаги или с помощью специализированных программ, это не важно. Главное, не пропустить ни одного процесса.
Иногда эти документы бывают очень большими, но эта работа стоит того, потому что при ее составлении бизнес-процессы, как правило, оптимизируются.
Образец простой схемы бизнес-процессов приведен на рис.1
Готовую схему бизнес-процессов желательно обсудить со всеми руководителями служб. А еще лучше, со всеми причастными сотрудниками. Гарантирую, узнаете очень много нового о вашей компании.
После этого можно идти одним из двух основных путей:
А. Составление функциональной матрицы
Теперь каждый бизнес-процесс нужно разложить на шаги процесса. Каждый шаг - это задача, которая должна быть за кем-то закреплена.
Упрощенный вариант части такой функциональной матрицы приведен на рис.2 для должности корпоративного юриста.
После того, как все задачи распределены, они группируются по зонам ответственности. Описывается цели и продукты должности. Некоторые руководители указывают в должностной инструкции KPI.
Образец должностных обязанностей, разработанных при помощи функциональной матрицы приведен на рис.3.
После этого должностные обязанности дополняются другими разделами и должностная инструкция готова.
На самом деле, при достаточно большом количестве бизнес-процессов, это довольно объемная и сложная работа и ее зачастую целесообразно совместить со стандартизацией и оптимизацией бизнес-процессов. Но это имеет смысл только если бизнес-процессы в компании устоялись, и не планируется их радикальное изменение.
Правило простое: стандартизировать можно только повторяющиеся процессы.
Б. Составление должностных инструкций на основе бизнес-процессов
Само по себе описание ничем обязанностей не отличается от описания из функциональной матрицы. Вся сложность, собственно, в стандартизации и оптимизации бизнес-процессов, но это отдельная большая тема. Написанные на основании стандартизированных и оптимизированных бизнес-процессов должностные обязанности отличаются точностью, зоны ответственности гарантированно не пересекаются и ни одна функция не упущена. Ведь, как известно, большинство проблем в управлении вызвано как раз пропусками и пересечениями в зонах ответственности.
Работа это большая, трудная и дорогая, но она стоит того: бывали случаи, что стандартизация и оптимизация бизнес-процессов давала до 30% экономии себестоимости продукта. А если еще автоматизировать и диспетчеризировать бизнес-процессы, то можно значительно снизить требования к персоналу и зависимость от компетенций конкретных людей. Для стандартизации бизнес-процессов можно использовать любое доступное ПО, но желательно, чтобы оно позволяло автоматизировать и диспетчеризировать процессы, готовить нужные отчеты в режиме on-line, автоматически учитывать объемы работ каждого сотрудника, считать KPI, контролировать документооборот и включала в себя CRM. Такие системы позволяют эффективно управлять бизнесом, не отвлекая сотрудников от повседневной деятельности. В любой момент времени руководитель видит над какой задачей работает сейчас любой сотрудник в компании, в регламенте он или что-то уже пошло не так. При наличии веб-сервиса управлять компанией можно с Канарских островов.
А уж писать должностные обязанности в такой системе одно удовольствие - что-то вроде дополнительного бонуса.
Образец такого бизнес-процесса в редакторе приведен на рис.4
Образец должностных обязанностей подготовленных на основании автоматизированных бизнес-процессов приведен на рис.5
5.1. Должностные инструкции должны быть - они упорядочивают отношения компании и сотрудника и облегчают ему вхождение в должность;
5.2. Должностные инструкции должны появляться как только руководитель отходит от прямого управления бизнесом;
5.3. Включать должностные инструкции в состав трудового договора в большинстве случаев нецелесообразно - изменить ее в одностороннем порядке компания не сможет. В трудовом договоре имеет смысл отражать только требования к квалификации и императивные функции, типа, "приостановить работу. ", "отстранить от работы. " и т.д.;
5.4. Поручать составление должностных инструкций нужно сотруднику, который передает их в другую должность. Как только появляется такая возможность, нужно заказать эту работу профессионалам. Поручать эту работу самим сотрудникам или кадровым службам не имеет смысла - получится пустой, формальный документ, который никакой пользы не принесет.
5.5. Лучше всего составлять должностные инструкции на основании стандартизированных бизнес-процессов. Если же нет такой возможности, на основе функциональной матрицы. Описывать функции "из головы" очень непросто, а "из интернета" - бесполезно.
Надеюсь эта статья поможет вам в этом непростом деле. Если нужна дополнительная помощь - обращайтесь, наши координаты в шапке сайта.
В этой статье речь пойдет о корпоративных письменных нормативных документах.
Существует три основные разновидности таких документов:
- положения о структурных подразделениях,
- регламенты выполнения рабочих операций
- и персональные должностные инструкции.
В действительности, с точки зрения техники написания нет никакой разницы между положениями о подразделениях и регламентами операций. Если какой-то рабочий процесс организован просто, прямолинейно, как конвейер, то его проще описать с помощью специального регламента. Если, напротив, результат зарождается в недрах рабочей группы (структурного подразделения) после плохо формализуемых взаимодействий (вдохновение, творческий акт, мозговой штyрм и прочее), то проще воспользоваться шаблоном положения о структурном подразделении. Структура обоих документов останется практически одинаковой, только в регламенте будет акцент на формальных критериях выполнения работы на каждом этапе (при передаче работы и ответственности смежнику), а в положении больше будет сказано об общих целях и задачах подразделения. Что касается персональных должностных инструкций, то они являются просто извлечением, иногда несколько более детализированным, из документов первых двух разновидностей.
Эта статья посвящена общим принципам составления нормативных документов, а не их разновидностям, поэтому в тексте слова «документы», «положения», «регламенты» и «инструкции» будут часто использоваться как синонимы. Теперь перейдем к делу.
Зачем существуют инструкции: Что делать? и Кто виноват?
Все согласятся с тем, что главные достоинства любого нормативного документа – краткость и ясность. Совершенно очевидно, что неясный, то есть двусмысленный или противоречивый документ, просто невозможно исполнять. Также, совершенно очевидно, что пользоваться длинным документом неудобно – его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться, в нем легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых или двусмысленных положений. Все это знают, однако большинство должностных инструкций длинные и неясные. В чем дело?
Большинство авторов нормативных документов не вполне понимают, что такое инструкция. Не понимают этого и большинство руководителей, заказывающих эти нормативные документы. И руководители, и исполнители склонны недооценивать и одновременно преувеличивать возможности письменных нормативных документов. С одной стороны, они недооценивают служебные инструкции, полагая, что начальственного рыка вполне достаточно, чтобы вправить подчиненным мозги и направить их на путь истинный. С другой стороны, они наивно полагают, что инструкция может заменить этот самый начальственный рык на то время, когда исполнитель выпадает из поля зрения руководства. И то, и другое заблуждение связано с непониманием скромной роли должностной инструкции в управлении крупной организацией.
В действительности, единственное предназначение нормативного документа – ответить на вопрос исполнителя «Что делать?» перед началом работ и на вопрос руководителя «Кто виноват?» в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным. Все остальное должно быть самым безжалостным образом вычищено из должностной инструкции. Это первое правило.
Назначение должностной инструкции – объяснить подчиненному, что от него требуется. Мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей инструкция не может!
В первую очередь оставьте иллюзию, будто прочитав инструкцию, подчиненный бросится ее выполнять. Совсем нет, руководителю придется его мотивировать к этому. Способы мотивации могут быть лучше или хуже. На подчиненного можно наорать, выплатить ему премию, пообещать повышение или пригрозить увольнением и так далее. Важно, что все это никак не связано с его должностной инструкцией. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на воспитательной работе.
Если это понятно, можно приступать к «чистке» документа. Исключите из должностной инструкции все призывы, пожелания, обороты типа «исполнитель обязан…», «исполнитель должен…». Все это лишнее. Должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения: «Он побежал…», «Она сделала…». Одно положение должностной инструкции ничуть не менее важно, чем любое другое, поэтому нет необходимости подчеркивать некоторые из них красочными оборотами. Попробуйте выбросить этот мусор и вы увидите, что нормативный документ становится процентов на 20 короче и намного яснее. Это второе правило.
Помните: вы пишете инструкции конкретным людям
Еще одна крайность, в которую часто впадают составители должностных инструкций, это мания описать все и вся. Иногда складывается впечатление, что инструкция для маленьких детей или, наоборот, для зловредных саботажников, которые только и думают, как извратить благородный замысел руководства и обратить его во зло.
Как правило, такие опасения совершенно беспочвенны. Сотрудники вашей организации, скорее всего, искренне желают добросовестно исполнять свои обязанности. Им достаточно внятно объяснить цель их действий, а подходящие средства они найдут сами! Это третье правило. Обратите внимание: более сложные и ответственные функции в организации выполняют самые квалифицированные и опытные специалисты, соответственно, они меньше других нуждаются в длинных, подробных и заумных инструкциях. Представьте себе того человека, которому вы пишете инструкцию – и вы с легким сердцем сократите ее раза в полтора! Если это не так, то может вам обратить внимание на подбор кадров?
Парадокс заключается в том, что для дворника и оператора на атомной электростанции должностные инструкции получатся почти одинаковой длинны!
Кто и зачем читает должностные инструкции, или цели, задачи, функции: от общего к частному
Итак, из нормативного документа следует исключить все необязательные эпитеты и призывы, а также все то, что исполнитель знает безо всякой должностной инструкции просто в силу своего образования, квалификации и опыта. А что же там должно остаться?
Раздел 1 «Общие положения». Содержание этого раздела полностью определяется традициями каждой конкретной организации и практически не влияет на качество самого документа. Каждый юрист или кадровик имеет свое представление о том, как должен выглядеть этот раздел. Оставим его на их усмотрение. Отметим только, что этот раздел должен быть унифицирован во всех корпоративных документах. Если этого не будет, то значение приобретут не сами формулировки, а различия в них. Зачем вам это надо?
Раздел последний «заключительные положения» То же самое.
Раздел 2 «Цели и задачи». С этого раздела собственно и начинается нормативный документ. Если общие и заключительные положения можно написать «на автопилоте» или просто позаимствовать из другого документа, то к «Целям и задачам» нужно приступать четко понимая, зачем вообще вы взялись за этот документ. Следующий раздел «Функции» можно поручить составлять подчиненному, которому в будущем предстоит эти функции осуществлять, но «Цели и задачи» должен определить руководитель лично. Как бы ни был для него мучителен этот процесс, это и есть его основная работа.
Как правильно сформулировать цели?
Правило четвертое: цели должны быть одного масштаба. Вспомните анекдот о собрании, где на повестке дня стояло два вопроса:
1. починка сарая и
2. строительство коммунизма.
Подумайте, если вы пишете инструкцию строительства коммунизма, то зачем вам сарай? А если – починки сарая, то причем коммунизм?
Правило пятое: избегайте указания второстепенных и побочных целей. Предположим, ваш путь проходит по маршруту А – Б – В. Если вы указали в качестве цели пункт В, то не стоит упоминать пункт Б – вы и так там будете!
Правило шестое: избегайте несвязанных или, еще хуже, противоположных целей. Помните пословицу: «В огороде бузина, а в Киеве дядька».
И в заключении о целях: не бойтесь декларативных целей. Цель может быть в принципе недостижимой. Если воспользоваться аналогией с Боевым уставом, то цель – это то, что в боевом приказе на наступление называется «направлением дальнейшего движения». Важно, чтобы ваши подчиненные не перепутали тыл с фронтом, все остальное – детали.
Теперь о задачах.
Правило седьмое: в отличие от целей задачи должны быть достижимыми. Более того, задачи должны быть измеряемы! Выполнение поставленных задач должно быть измеряемо в штуках или рублях, тоннах или километрах в зависимости от специфики организации.
Закройте глаза и представьте вашего подчиненного, которому вы только что указали цели и поставили вот эти самые задачи. Представьте теперь его же спустя некоторое время, докладывающего о выполнении этих задач. Какие доказательства успешной работы вы от него ожидаете? Если вы сам не можете представить, как ваш подчиненный будет отчитываться о выполненной работе – значит вы плохо поставили задачу!
Помните: формулируя задачу, вы тем самым определяете форму отчетности!
Правило восьмое: задачи должны соответствовать целям. Каждой цели может соответствовать несколько непосредственных задач. Каждая задача может вести к достижению нескольких целей. Это нормально. А вот чего не может быть, так это задачи, которая бы не вела хотя бы к одной из ранее поставленных целей. Также не может быть, чтобы для ранее поставленной цели не нашлось хотя бы одной конкретной задачи.
Продолжая аналогию с Боевым уставом, заметим, что цели и задачи соотносятся как объект атаки (наступления) с направлением дальнейшего движения. Проще говоря, конкретная задача никак не может лежать совсем уж в стороне от общей цели.
Раздел 3 «Функции» занимает по объему около 60% всего документа. Это важнейшая часть нормативного документа. Однако, если вы правильно сформулировали цели и задачи, трудностей с описанием функций у вас не возникнет.
Правило девятое: задачи и функции соотносятся так же, как цели и задачи. Представьте «самого» шефа, начальника подразделения и специалиста-исполнителя. То, что шеф указал начальнику как конкретную задачу, для специалиста является общей целью, к которой он хотя и стремится, но за которую он лично не отвечает. Его конкретной задачей будет то, что ему укажет его непосредственный начальник, то есть как раз то, что в нормативном документе будет называться «функцией».
Повторим правила семь и восемь. Функции должны быть выполнимы, то есть функция должна быть сформулирована так, чтобы в любой конкретной ситуации на вопрос: «выполнено или нет», можно было ответить односложно. «Да, да», «нет, нет»; а что сверх этого, то от лукавого». Функции должны соответствовать задачам. Подумайте, если ваш подчиненный выполнит все предписанные ему функции, то сможете ли вы подготовить приемлемый доклад шефу?
Теперь остановимся на лингвистических, если так можно выразиться, аспектах техники составления должностных инструкций.
Правило десятое. Формулируя цели, задачи и функции, используйте одну и туже конструкцию предложения. Например:
Цели:Почему важно придерживаться единого стиля? Да, просто потому что стилистический разнобой отвлекает инструктируемого, заставляет задумываться, а нет ли здесь скрытого смысла? Зачем забивать голову лишним – пишите проще!
Правило одиннадцатое. Инструкция должна быть исчерпывающей, то есть описывать все действия, которые могут потребоваться от подчиненного. Как убедиться, что с этим все в порядке?
Есть один технический прием. Включите в регламент рабочей операции раздел «обязанности должностных лиц в связи с исполнением настоящего регламента». Аккуратно выпишите всех должностных лиц, упомянутых в разделах «Цели и задачи» и «Функции». Аккуратно распределите все функции между этими должностными лицами. Остались лишние функции, которые непонятно кто выполняет? Остались должностные лица, которым не досталось ни одной функции?
Обратите внимание, что система нормативных документов – это целостная система. Положения о структурных подразделениях должны сопрягаться с регламентами рабочих операций. Персональные должностные инструкции, по существу, представляют собой один из разделов положения о подразделении, оформленный в отдельный документ исключительно для удобства пользователей. Поэтому старайтесь использовать во всех документах одинаковые формулировки – смотри правило десятое.
Правило двенадцатое: люди – для того, чтобы принимать решения. Многие авторы инструкций стараются описать ситуацию, когда все нормально. Но инструкция нужна как раз в тот момент, когда что-то происходит не так. Большинство инструкций оказываются бессильными в этот момент. Что же делать?
Реакций на нештатную ситуацию может быть только две: принять решение самому или доложить «по команде». Если вы не решаетесь прямо доверить подчиненному принимать определенные решения – не стесняйтесь включить в должностную инструкцию обязанность доложить о ЧП. Избавьте подчиненного от участи буриданова осла. Особенно важно обеспечить целостность регламента операции. Не поленитесь нарисовать блок-схему всего процесса. Убедитесь, что на каждой развилке есть четкое указание, что делать: передать работу дальше, вернуть обратно, направить в вышестоящую инстанцию или бросить в корзину для бумаг.
Мы рассмотрели двенадцать правил составления нормативных документов. Мы утверждаем, что следование этим правилам сделает нормативные документы ясными, пригодными для использования в реальной жизни. Что касается краткости, то приведем пример. Автору пришлось анализировать инструкцию по кредитованию коммерческого банка. Исходный текст состоял из 13,026 слов или 92,187 символов. После обработки текст сократился до 6,011 слов и 42,246 символов.
Увы, проблема составления кратких и ясных нормативных документов не сводится к решению чисто технических вопросов. В большинстве случаев и заказчики и авторы документов целенаправленно, хотя и бессознательно, «размывают» и «раздувают» должностные инструкции. Тем самым они создают определенный «люфт» в отношениях. И начальники и подчиненные получают возможность маневрировать. Начальники избавляются от необходимости четко ставить задачи, подчиненные – безупречно их исполнять, и те и другие избавляются от необходимости отвечать за свою работу.
Дополнение от Редактора сайта14 октября 2013
При разработке должностных инструкций руководители и консультанты не редко сталкиваются с проблемами содержательного характера: что писать, в каком объеме и как часто менять написанное.
Дилемма №1. Что писать в должностных инструкциях?
Напомним, что инструкции лишь фиксируют существующую в организации систему управления. Поэтому содержание зависит от бизнес-процессов, организационной структуры, распределения ответственности и существующего документооборота. Пример структуры должностной инструкции: выполняемые функции, ответственность за блоки функций – бизнес-процессы и подпроцессы, правила предоставления и получения информации. Обязательно должны присутствовать ключевые показатели эффективности (KPI), по которым контролируется деятельность каждого должностного лица и по которым сотрудник контролирует подчиненные ему бизнес-процессы.
Стиль написания инструкции и ее структура также зависят от положения должности в оргструктуре. Для высших уровней (руководителей) необходима четкая структура их деятельности, для низших уровней (разнорабочие, кладовщики и др.) достаточно описание работ в порядке их выполнения.
Дилемма №2. Писать должностные инструкции подробно или кратко?
Если с содержанием понятно, то возникает вопрос как грамотно это содержание изложить, чтобы было полезно и не скучно. С одной стороны должностные обязанности (выполнение функций, осуществление контроля над процессами, взаимодействие с другими сотрудниками, работа с информацией) должны быть описаны в полном объеме, чтобы ничего не упустить и чтобы у сотрудников не возникало лишних вопросов. С другой стороны слишком большой документ перестанет быть полезным – сотрудники просто не будут им пользоваться.
Чтобы избежать проблемы излишне подробных должностных инструкций нужно минимизировать возможность отклонения фактической системы управления организацией от номинальной, что достигается построением согласованной системы управления. Согласованность системы управления означает:
соответствие друг другу всех разделов системы управления
распределение доступа к информации, «рычагам управления», и другим ресурсам компании в соответствии с бизнес-процессами
построение доказательного механизма управления (т.е. способа управления, при котором все действия/решения документируются и основаны на системе объективных критериев)
Построенная таким образом система управления устойчива к отклонениям: «несанкционированному изменению» любого элемента системы препятствуют связи с другими элементами, а сами отклонения жестко отслеживаются благодаря системе критериев.
Дилемма №3. Бизнес-процессы меняются – инструкции остаются. Как часто переписывать должностные инструкции?
Реалии бизнеса требуют адаптации системы управления к изменениям внешней бизнес-среды и внутренним изменениям компании. Естественно, что любые изменения отразятся на элементах системы управления. Но неужели при каждом изменении в бизнес-процессах должны меняться и должностные инструкции?
Чтобы минимизировать трансформации в должностных инструкциях необходимо:
структурировать инструкции по видам действий (исполнение, контроль, ответственность….)
структурировать инструкции по бизнес-процессам
выделить и вынести в регламент (в отдельный раздел инструкции) все количественные параметры
Такая организация должностных инструкций позволит вносить изменения «модульно», меняя только конкретные разделы и обеспечивая связь с другими разделами за счет системы ссылок.
В данной статье речь пойдет о локальных нормативных правовых актах организаций. Существуют три основные разновидности таких документов:
Как бы это необычно для нашего понимания не звучало, но с точки зрения техники написания нет большой разницы между положениями о структурных подразделениях и документами по осуществлению деятельности. Если вид деятельности организован прямолинейно, как конвейер, то его проще описать с помощью, например, регламента. Если, напротив, результат зарождается в недрах рабочей группы (структурного подразделения) после плохо формализуемых взаимодействий (вдохновение, творческий акт, мозговой штурм и т.п.), то проще воспользоваться положением о структурном подразделении. Структура обоих документов практически одинакова, только в документе по осуществлению деятельности акцент сделан на формальных критериях выполнения работы на каждом этапе (при передаче работы и ответственности смежнику), а в положении больше сказано об общих целях и задачах подразделения. Что касается должностных инструкций, то они являются извлечением, обычно более детализированным, из документов первых двух разновидностей.
Ниже речь пойдет о рекомендуемых общих принципах составления должностной инструкции.
Зачем существуют инструкции? Что делать? Кто виноват?
Все согласятся с тем, что главные достоинства любого нормативного правового акта – краткость и ясность. Совершенно очевидно, что положения двусмысленного или противоречивого документа просто невозможно исполнять. Также совершенно очевидно, что пользоваться большим документом неудобно: его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться и легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых положений. Все это знают, однако большинство должностных инструкций пишется длинными и неясными. В чем дело?
Возможно, некоторые авторы нормативных правовых актов не вполне понимают, что такое инструкция. Не понимают этого и некоторые руководители, заказывающие такие документы. Кроме того, и руководители, и исполнители склонны недооценивать и одновременно преувеличивать возможности нормативных правовых актов. С одной стороны, они недооценивают служебные инструкции, полагая, что рыка начальника вполне достаточно, чтобы «вправить мозги» подчиненным и направить их на путь истинный. С другой стороны, они наивно полагают, что инструкция может заменить этот рык в то время, когда исполнитель выпадает из поля зрения руководства. И то, и другое заблуждение связано с непониманием скромной роли должностной инструкции в управлении организацией.
В действительности единственное предназначение данного документа – ответить на вопрос исполнителя «что делать?» перед началом работ и на вопрос руководителя «кто виноват?» в случае, когда полученный результат не совпал с запланированным. Сведения, касающиеся каких-либо иных аспектов деятельности, должны быть самым безжалостным образом вычищены из инструкции. Это первое правило.
Назначение инструкции – объяснить подчиненному, что от него требуется. Мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей инструкция не может! Поэтому оставьте иллюзию, будто, прочитав инструкцию, подчиненный бросится выполнять прописанные в ней задачи. Совсем нет, руководителю придется его мотивировать к этому. Способы мотивации могут быть разнообразными: на подчиненного можно наорать, пригрозить увольнением, выплатить ему премию, пообещать повышение и т.д.
Теперь приступим к «чистке» документа. Исключите из должностной инструкции все призывы, пожелания, обороты типа «Для качественного исполнения возложенных…», «Исполнитель должен иметь в виду, что…». Все это лишнее. Должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения: «Исполнитель обязан…», «Исполнитель руководствуется…». Одно положение инструкции ничуть не менее важно, чем любое другое, поэтому нет необходимости расписывать некоторые из них красочными оборотами. Попробуйте выбросить этот мусор и вы увидите, что нормативный правовой акт станет на 20% короче и намного яснее. Это второе правило. Помните: вы пишете инструкции для конкретных людей.
Еще одна крайность, в которую часто впадают составители должностных инструкций, – это мания описать всё и вся. Иногда складывается впечатление, что инструкция предназначена для маленьких детей или зловредных саботажников, которые либо совершенно ни к чему не приспособлены, либо только и думают, как бы извратить благородный замысел руководства и обратить его во зло.
Как правило, такие опасения совершенно беспочвенны. Сотрудники вашей организации, скорее всего, искренне желают добросовестно исполнять свои обязанности. Вам достаточно внятно объяснить цель их действий, а подходящие средства они найдут сами! Это третье правило. Обратите внимание: более сложные и ответственные функции в организации выполняют самые квалифицированные и опытные специалисты, соответственно, они меньше других нуждаются в длинных, подробных и заумных инструкциях. Представьте себе того человека, которому вы пишете инструкцию, и вы с легким сердцем сократите ее раза в полтора! Если это не так, то, может, вам обратить внимание на кадры?
Основные элементы должностной инструкции
Итак, из данного нормативного правового акта следует исключить все эпитеты и призывы, а также все то, что исполнитель знает и без того в силу своего образования, квалификации и опыта. А что же там должно остаться?
Раздел 1 «Общие положения». Содержание этого раздела полностью определяется традициями организации и практически не влияет на качество самого документа. Каждый юрист или кадровик имеет представление о том, как должен выглядеть этот раздел. Отметим, что он должен быть унифицированным для всех инструкций организации. Если этого не будет, то значение приобретут не сами формулировки, а различия в них. Зачем вам это надо?
Раздел 2 «Ответственность». С этого раздела, собственно, и начинается инструкция. Если общие положения можно написать «на автопилоте» или просто позаимствовать из другого документа, то к разделу «Ответственность» необходимо приступать, четко зная, зачем вы вообще взялись за составление этого документа. Данный раздел содержит основные и вспомогательные направления деятельности работающего, для которого пишется инструкция. Его можно поручить составлять подчиненному, которому в будущем предстоит эту ответственность реализовывать, но основные направления должен определить руководитель лично. Как бы ни был для него мучителен этот процесс, это и есть его основная работа.
Раздел 3 «Полномочия». Данный раздел совместно с предыдущим должен быть как сообщающийся сосуд. Если ответственности больше чем полномочий, то в организации человек будет беспомощным. Если, наоборот, ответственности меньше чем полномочий, то готовьтесь к работе с самодуром.
Как правильно сформулировать направления деятельности?
Правило четвертое. основные направления должны быть одного масштаба. Вспомните анекдот о собрании, где на повестке дня стояло два вопроса: починка сарая и строительство коммунизма. Подумайте: если вы пишете инструкцию по строительству коммунизма, то зачем вам сарай? А если по починке сарая, то причем здесь коммунизм?
Правило пятое. избегайте несвязанных или, еще хуже, противоположных направлений деятельности. Помните пословицу: «В огороде бузина, а в Киеве дядька».
Не бойтесь декларативных целей в направлениях деятельности. Цель деятельности может быть в принципе недостижимой. Если воспользоваться аналогией с Боевым уставом, то цель – это то, что в боевом приказе о наступлении называется «направлением дальнейшего движения». Важно, чтобы ваши подчиненные не перепутали тыл с фронтом, все остальное – детали.
Правило шестое. результаты деятельности должны быть измеряемы! Осуществление поставленных направлений деятельности должно быть измеряемо в единицах или рублях, тоннах или километрах в зависимости от специфики деятельности организации.
Закройте глаза и представьте вашего подчиненного, которому вы только что указали вот эти самые направления деятельности. Представьте его же, спустя некоторое время докладывающего о выполнении этих направлений. Каких доказательств успешной работы вы от него ожидаете? Если вы сами не можете представить, как ваш подчиненный будет отчитываться о выполненной работе, – значит, вы плохо поставили задачи!
Помните: формулируя задачу, вы тем самым определяете форму отчетности!
Правило седьмое. направления деятельности должны соответствовать целям. Каждой цели может соответствовать несколько направлений деятельности. Каждое направление деятельности может вести к достижению нескольких целей. Это нормально. А вот чего не может быть, так это направления, которое не вело хотя бы к одной из ранее поставленных целей. Также не может быть, чтобы для ранее поставленной цели не нашлось хотя бы одного конкретного направления.
Продолжая проводить аналогию с Боевым уставом, заметим, что цели и направления деятельности соотносятся как объект атаки (наступления) с направлением дальнейшего движения. Проще говоря, конкретное направление никак не может находиться в стороне от общей цели.
Раздел 2 «Ответственность» занимает по объему около 50% всего документа. И если вы правильно сформулировали цели и направления деятельности, трудностей с описанием других разделов инструкции у вас не возникнет.
Правило восьмое. формулируя ответственность и полномочия, используйте предложения одной и той же конструкции. Например:
1) оказание услуг по…;
2) участие в работе…;
4) руководство работой….
1) получение информации по…;
2) ознакомление с…;
3) требование обеспечения…;
5) внесение предложений по….
Обратите внимание. ответственность и полномочия сформулированы с помощью предложений с подлежащими-существительными без сказуемых-глаголов. Т.е. описывается за что отвечает и на что имеетправо работающий. Возможно, особенность конструкции предложений имеет под собой какую-то основу, а может быть, все это исключительно для красоты. Однако если вы пишете не художественное произведение, то лучше воздержитесь от лишних красивостей.
Правило девятое. инструкция должна быть исчерпывающей, т.е. описывать все действия, которые могут потребоваться от подчиненного. Как убедиться, что с этим все в порядке?
Есть один нехитрый прием. Определите все осуществляемые в вашей организации виды деятельности. Аккуратно выпишите всех должностных лиц согласно штатному расписанию. Аккуратно распределите все виды деятельности между этими должностными лицами. Остались ли лишние виды деятельности, которые непонятно кто выполняет? Остались ли должностные лица, которым не досталось ни одного вида деятельности?
Обратите внимание. что система нормативных правовых актов – это целостная система. Положения о структурных подразделениях должны сопрягаться с документами по осуществлению деятельности. Персональная должностная инструкция по существу представляет собой один из разделов положения о структурном подразделении, оформленный в отдельный документ исключительно для удобства пользователей. Поэтому старайтесь использовать во всех документах одинаковые формулировки (см. Правило восьмое).
Правило десятое. люди для того, чтобы принимать решения. Нередко инструкции пишутся под нормальные условия. Но инструкция нужна как раз в тот момент, когда что-то происходит не так. А большинство инструкций оказывается бессильными в этой ситуации. Что же делать?
Реакций на внештатную ситуацию может быть только две: принять решение самому или доложить «по команде». Если вы не решаетесь доверить подчиненному принимать определенные решения – не стесняйтесь включить в его должностную инструкцию ответственность доложить о ЧП. Избавьте подчиненного от участи буриданова осла[*]. Особенно важно обеспечить целостность документа по осуществлению деятельности. Не поленитесь нарисовать блок-схему всего процесса. Убедитесь, что на каждой развилке есть четкое указание, что делать: передать работу дальше, вернуть обратно, направить в вышестоящую инстанцию или бросить в корзину для бумаг.
Мы рассмотрели десять правил составления должностной инструкции. Думается, что следование им сделает инструкции ясными, пригодными для использования в реальной жизни. Что же касается краткости… Приведу пример. Мне пришлось анализировать инструкцию для специалиста по консалтинговым услугам. Исходный текст состоял из 8557 символов. После обработки текст сократился до 4671 символа.
Увы, решение проблемы составления кратких и ясных нормативных правовых актов не сводится к решению чисто технических вопросов. В большинстве случаев и заказчики, и авторы документов целенаправленно, хотя и бессознательно, раздувают должностные инструкции. Тем самым они создают определенный «люфт» в отношениях. И руководители, и подчиненные получают возможность маневрировать. Руководители избавляются от необходимости четко ставить задачи, подчиненные – безупречно их выполнять. И те и другие избавляются от необходимости отвечать за свою работу.
[*] Буриданов осел (перен.) – человек, колеблющийся в выборе между двумя равнозначными возможностями. Создание образа приписывают французскому философу Жану Буридану: осел, помещенный на равном расстоянии от двух одинаковых связок сена, должен умереть от голода, поскольку не сможет выбрать ту или иную связку.
