Рейтинг: 4.4/5.0 (1916 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Актуальность: 2014 г.
Работодатель должен вшить вкладыш в трудовую книжку в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов ("Сведения о работе", "Сведения о награждении, поощрении") или на внутренней стороне обложки не осталось свободного места. При ведении кадрового делопроизводства . вкладыш оформляется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка (п. 38 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках"). При этом важно знать, что вкладыш без трудовой книжки недействителен.
В наличии у работодателя всегда должны быть чистые бланки трудовых книжек и вкладышей них. В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. При необходимости ответственность за работу с трудовыми книжками может быть возложена на уполномоченное лицо.
Все бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Организацией, которой поручено изготовление бланков по единому образцу, является объединение "Гознак". Работодатели обеспечиваются бланками на платной основе на основании договора, заключенного с объединением "Гознак" (изготовитель) или распространителем, который отвечает требованиям, установленным изготовителем.
В соответствии с письмом Роструда от 15.06.2005 N 908-6-1, на территории Российской Федерации ведутся трудовые книжки установленного образца (ст. 66 Трудового кодекса РФ). В настоящее время на территории Российской Федерации имеются две формы трудовых книжек, обладающие одинаковой силой: образца 1973 г. и образца 2004 г.
При выдаче вкладыша в трудовую книжку работодатель взимает с работника плату в размере затрат на его приобретение (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Работодатель не может самостоятельно удержать стоимость трудовой книжки и вкладыша в нее из зарплаты работника.
Для учета бланков вкладышей работодатель, ведет книги, формы которых утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69:Данные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша. Действующие нормативные акты не содержат указания на то, где конкретно в трудовой книжке необходимо поставить штамп "Выдан вкладыш". Штамп целесообразнее ставить на странице, где указана серия и номер самой трудовой книжки, а также ФИО работника. При этом сделать это необходимо таким образом, чтобы штамп не закрывал уже существующие записи.
Внесение записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку от руки вместо проставления штампа не является нарушением и не требует исправления.
Вкладыш необходимо вшить в трудовую книжку. Как правило, вкладыш вшивается в переплет трудовой книжки таким образом, что задняя часть обложки вкладыша совмещается с внутренней стороной задней обложки бланка трудовой книжки; качество, цвет ниток и способ их прикрепления дополнительно в нормативных документах не оговаривается.
При оформлении вкладыша в трудовую книжку, информация о работнике вносится в его титульный лист. Эти сведения могут быть перенесены с титульного листа трудовой книжки или на основании соответствующих документов.
Правильность сведений в составе записей удостоверяется подписями работника и сотрудника кадрового органа предприятия, ответственного за обращение с трудовыми книжками. Подлинность подписи последнего удостоверяется оттиском печати предприятия (кадрового органа предприятия).
Записи в трудовой книжке и вкладыше в нее в установленных случаях должны быть заверены печатью. К таким случаям относятся:Записи в раздел вкладыша допускается вносить в том случае, если соответствующий раздел трудовой книжки полностью заполнен. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке.
Если, при заполнении бланка вкладыша он был испорчен, то такой бланк подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек), в который возможно вклеить вырезанные серию и номер из испорченного бланка в подтверждение уничтожения.
Пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, предусматривается внесение изменений в фамилию, имя, отчество и дату рождения на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. При этом понятия "изменение" и "исправление" различаются. Под исправлениями необходимо понимать корректировку внесенных неправильно первоначальных записей, а изменения вносятся, когда работник поменял, например, имя на другое и принес подтверждающий документ "Свидетельство о перемене имени" (ст. 62 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" и ст. 19 Гражданского кодекса РФ). В этом случае прежние данные зачеркиваются одной чертой и указываются новые сведения, а на внутренней стороне обложки трудовой книжки указываются дата и номер документа, на основании которого были произведены изменения.
В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Исправить ошибку в дате рождения, допущенную при оформлении вкладыша трудовой книжки, но обнаруженную позднее, можно следующим образом:При изменениях фамилии, имени отчества работника, а также других ведений о работнике, указываемых на титульном листе трудовой книжке соответствующие изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш.
Если при трудоустройстве работником предъявляется трудовая книжка, на титульном листе которой есть штамп «вкладыш выдан», но самого вкладыша работник не может предоставить (в связи с утерей), в этом случае работодатель принимает трудовую книжку без вкладыша, и по письменному заявлению работника (с указанием причины отсутствия вкладыша) ему оформляет дубликат или новый вкладыш.
Предыдущий кадровик, заполняя трудовую книжку, неправильно указала дату рождения. Как правильно это исправить?
ОтветВнесение исправлений в титульный лист трудовой книжки действующим законодательством не допускается.
Следовательно, если трудовая книжка была заведена в Вашей организации. то бланк трудовой книжки нужно признать испорченным и уничтожить с составлением соответствующего акта, а работнику завести трудовую книжку на новом бланке. Но это можно сделать лишь при наличии следующих условий:
– все это время сотрудник работал в Вашей организации;
– за время работы сотрудника наименование организации не менялось;
– новая трудовая книжка заводится ответственным лицом, допустившим ошибку.
При отсутствии любого из указанных условий, признать трудовую книжку испорченной и завести новую не получится. В таком случае устранить допущенную на титульном листе ошибку можно путем выдачи дубликата. При этом на основании трудовой книжки, на титульном листе которой обнаружены неправильные или неточные записи, дубликат оформлять не следует – потребуются надлежаще оформленные документы с предыдущих мест работы.
Таким образом, если ошибку на титульном листе трудовой книжки допустил предыдущий работодатель, или книжка была заведена в Вашей организации, но с тех пор у сотрудника были другие места работы, либо менялось наименование организации или ответственный сотрудник, допустивший ошибку, уже уволился, то Вам нужно завести работнику дубликат трудовой книжки.
При этом, для заполнения дубликата трудовой книжки запросите с предыдущих организаций документы, подтверждающие стаж работы сотрудника, и на основании их вносите данные об имеющемся стаже. Если кто-то из работодателей прекратил существование (организация ликвидирована или закрыто ИП), для получения необходимых сведений можно обратиться в архив.
Подробный порядок выдачи дубликата и образец заполнения приведены ниже.
Кроме того, существует позиция, что ошибку на титульном листе можно исправить по аналогии с изменением данных, т.е. путем зачеркивания и указания корректного отчества. На этот случай основанием для внесения изменений об отчестве сотрудника может служить как паспорт, так и свидетельство о рождении. Поэтому при изменении анкетных данных сотрудника можно сделать ссылку как на оба документа – и на паспорт, и на свидетельство о рождении, так и на один из них, если все необходимые данные содержатся в одном документе. Если одного документа недостаточно, то сделайте ссылку на оба.
Порядок внесения изменений в титульный лист трудовой книжки указан ниже по тексту.
Вместе с тем, с нашей точки зрения, такой подход не соответствует законодательству. Так как пунктами 2.3 и 2.4 раздела 2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, предусмотрен порядок для случаев именно изменения данных работника, а не исправления ошибочных записей. Следовательно, в дальнейшем такое внесение изменений может вызвать как претензии со стороны проверяющих по поводу правомерности внесения такого рода исправлений в трудовую книжку, так и претензии со стороны пенсионного фонда о необходимости подтверждения стажа дополнительными документами за весь период трудовой деятельности сотрудника.
Таким образом, в связи с тем, что законодательство не содержит четкого порядка внесений исправлений в титульный лист трудовой книжки, то по нашему мнению, Вы можете воспользоваться наиболее подходящим в Вашем случае вариантом. При этом, при изменении анкетных данных сотрудника можно сделать ссылку как на оба документа – и на паспорт, и на свидетельство о рождении, так и на один из них, если все необходимые данные (т.е. только на паспорт).
Подробности в материалах Системы:
Ответ: Как оформить дубликат трудовой книжки
Основания для оформления дубликата трудовой книжки
его трудовая книжка утеряна;
его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.
В последнем случае сотруднику выдайте дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной ( п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ).
Оформление дубликата при утере трудовой книжки сотрудником
Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 .
Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 .
Оформляя дубликат трудовой книжки, внесите в него следующие сведения:
об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
сведения об отдельных периодах работы у каждого работодателя и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Заполнение титульного листа дубликата
Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. Вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.
Заполнение сведений о работе в дубликате
В разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должностей сотрудника.
После этого общий и (или) непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы. В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.
Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.
В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой верните сотруднику. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносите только имеющиеся в этих документах сведения.
Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
Ответ: Как внести изменения и исправления в трудовую книжку
Изменения в титульный лист трудовой книжки
Изменения в титульный лист трудовой книжки вносите, если изменились анкетные данные сотрудника, сведения о его образовании, профессии или специальности. Например, изменилась фамилия в связи с вступлением в брак, изменилось имя, отчество или дата рождения, было получено дополнительное образование и т. п. Об этом сказано в пункте 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 .
Изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения
Изменения в данные трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения сотрудника внесите в следующем порядке.
Прежнюю запись аккуратно зачеркните одной чертой, а сверху (снизу, либо на той же строке, где есть место) запишите новые сведения. Зачеркнутая запись должна легко читаться.
На внутренней стороне обложки трудовой книжки сделайте пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Текст пояснения заверьте печатью организации (кадровой службы, если у нее есть своя печать) и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:
свидетельство о рождении;
свидетельство о браке;
свидетельство о расторжении брака;
свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и т. д.
Ситуация: На какой документ нужно сделать ссылку в трудовой книжке, если у сотрудника изменилась фамилия (на паспорт или на свидетельство)
При изменении анкетных данных сотрудника можно сделать ссылку как на оба документа – и на паспорт, и на соответствующее свидетельство (свидетельство о браке, об изменении фамилии), так и на один из них, если все необходимые данные содержатся в одном документе. Если одного документа недостаточно, ссылка делается на оба.
Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
возникла следующая ситуация - кадровик, которая работает со мной в одном отделе, и считается старше меня по должности, сказала, что в данном случае сотруднице надо получить справки с предыдущих мест работы, и на их основании мы оформим ей дубликат трудовой книжки, так как мы не можем быть уверены, что она принесла нам именно свою трудовую книжку, а не своей полной тезки (ФИО). На мой взглад, абсолютно неверный подход, тем более, что инструкции по заполнению трудовых книжек ясно написано, что изменения делаются на основании паспорта. или она все-таки права?
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
дата рождения вообще неправильная! а насчет справок тяжелее в том плане, что предприятие, где она проработала около 7 лет вообще уже не существует! где она будет эти справки искать?
а что касается справок с места работы - мы, например, обязательно указываем дату рождения, потому что у нас очень большая компания и действительно есть несколько полных тезок.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Почитайте здесь, хотя это не совсем ваш случай, но обратите внимание на некоторые ссылки
Вопрос: При заполнении титульного листа трудовой книжки работник отдела кадров заполнил строку "дата рождения" римскими цифрами. В этом году работник решил получить кредит, но в банке ему отказали, сославшись на то, что титульный лист его трудовой книжки неправильно заполнен. Как работнику правильно исправить ошибку при заполнении титульного листа трудовой книжки?
Ответ: При заполнении трудовой книжки работника запись о дате рождения заполняется на титульном листе трудовой книжки. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными) (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69). На титульном листе трудовой книжки в дате рождения никаких исправлений вносить нельзя. Если ошибка допущена в трудовой книжке работника, который впервые принят на работу, необходимо составить акт об уничтожении трудовой книжки и оформить новую.
Если работник имел трудовой стаж до поступления в данную организацию, то согласно п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
Пунктом 28 Правил определено, что, если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
В п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек указано, что изменение записей в трудовых книжках о дате рождения производится на основании паспорта, свидетельства о рождении и других документов со ссылкой на их номер и дату.
При заполнении трудовой книжки следует различать понятия "вносимые исправления" и "изменения, вносимые в трудовую книжку". Изменения - это дополнение верных записей, а исправления - это исправление ошибочных, неправильных записей.
В рассматриваемом случае фактически запись о дате рождения была сделана правильно, только римскими цифрами вместо арабских цифр. Следовательно, работнику необходимо изменить изначально верные записи, просто оформить их необходимо с учетом действующего законодательства.
Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя дата рождения, и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации.
Таким образом, работник, в чью трудовую книжку внесены верные сведения, но указаны они без соблюдения норм оформления титульного листа трудовой книжки, должен обратиться в организацию, написавшую дату рождения римскими цифрами, с просьбой ее изменить либо представить в кадровую службу по нынешнему месту работы свой паспорт и официальный документ от работодателя, допустившего ошибку. Таким документом может быть справка о стаже работы или заверенная копия приказа о приеме или другие документы. На основании их кадровая служба внесет необходимые изменения. Если организация, которая внесла неточные сведения на титульный лист трудовой книжки работника, в настоящий момент не существует, то, скорее всего, придется доказывать, что трудовая книжка принадлежит именно конкретному работнику, в судебном порядке.
Е.Н.Гетьман
ЗАО "Сплайн-Центр"
Региональный информационный центр
Сети КонсультантПлюс
07.05.2010
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Так, стоп.
На основании решения суда дару рождения могут поменять. Можно вообще все поменять. И это будет исправление. Зачеркнуть, написать правильно, указать основание.
Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69
"Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"
2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.
Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Господи, дай мне душевный покой, чтобы принять то, что я не могу изменить, дай силы изменить то, что могу, и мудрость, чтобы отличить одно от другого.
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225
(ред. от 19.05.2008)
"О трудовых книжках"
(вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей")
26. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.
27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Господи, дай мне душевный покой, чтобы принять то, что я не могу изменить, дай силы изменить то, что могу, и мудрость, чтобы отличить одно от другого.
Если вы обнаружили в трудовой книжке работника неправильную или неточную запись,
сделанную на предыдущей работе, или же сами по ошибке внесли неверную запись,
нужно как можно скорее исправить положение. В этом нам поможет пункт 1.2 Инструкции
и раздел III Правил ведения и хранения трудовых книжек*.
По ранее действовавшему законодательству исправить неверно внесенную запись
в трудовой книжке мог только тот работодатель, который ее произвел. Теперь ситуация
изменилась. В соответствии с пунктами 27 и 28 Правил вносить изменения в трудовые
книжки можно и по новому месту работы сотрудника на основании официального документа
работодателя, допустившего ошибку. Как правило, такими документами являются
копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов,
а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются
(личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.).
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
--------------- сотрите монеткой и прочитайте статус
Кто не хочет - ищет причину,
Кто хочет - ищет возможность!
Проконсультировалась в ПФР. Запись на титульном листе: "Дата рождения с. изменена на. на основании паспорта серия № (свидетельства о рождении серия №)".
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Господи, дай мне душевный покой, чтобы принять то, что я не могу изменить, дай силы изменить то, что могу, и мудрость, чтобы отличить одно от другого.
Сегодня оформление трудовых книжек регламентируется Трудовым кодексом РФ, Постановлением Правительства РФ №225 «О трудовых книжках» и Постановлением Правительства РФ №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Но эти нормативные акты содержат довольно много противоречий, поэтому при возникновении спорных ситуаций нужно применять документ, имеющий наибольшую юридическую силу – Трудовой кодекс. Итак, в помощь кадровикам небольшая инструкция по заполнению трудовых книжек.
Общие правила заполнения трудовой книжкиНачнем с того, что документ ведется на каждого работника организации, который проработал более пяти дней и для которого эта работа является основной. К таким сотрудникам относятся также сезонные и временные работники, а также внештатные, если они подлежат социальному страхованию. Трудовые книжки совместителей ведутся по их основному месту работы, а при утрате по вине работодателя выдается дубликат.
Все записи должны делаться полностью (без сокращений), иметь свой порядковый номер в разделе, а все даты должны быть записаны только арабскими цифрами. При этом число пишется двумя цифрами (например, 03, 24 или 15), месяц – двумя цифрами (например, 01, 10 или 11), а год – четырьмя цифрами (например, 2014).
При приеме сотрудника на работу проверяется подлинность его трудовой книжки по сравнительным характеристикам и соответствие данных на первой странице паспортным (они должны полностью совпадать). Кроме того, на титульном листе должна быть печать первой организации, в которой работал сотрудник. Без печати книжка считается недействительной. Если выявляются нарушения или отсутствие трудовой книжки, работодатель заводит новую. А если последняя запись о работе нового сотрудника не закрыта (то есть отсутствует запись об увольнении с прежнего места работы), то запись о приеме делать нельзя, так как юридического подтверждения увольнения с прежнего места работы нет.
В трудовую не вносятся записи о наложенных на сотрудника взысканиях, за исключением увольнения. А вот записи об установлении непрерывного стажа или невключении в непрерывный стаж определенных временных промежутков вносятся в установленном порядке.
Разделы трудовой книжкиПредусмотрено всего три раздела:
Первый раздел находится на титульном листе и содержит сведения о работнике: фамилию, имя, отчество, дату рождения, сведения об образовании и профессии (специальности). Все эти данные указываются полностью, без сокращений, инициалов, на основании паспорта и документов об образовании. После заполнения титульного листа сотрудник проверяет правильность и ставит свою подпись. Титульный лист также подписывает работник отдела кадров, который отвечает за ведение трудовых книжек. Внизу листа ставится гербовая печать организации. Второй раздел заполняется сведениями о работе, где производятся записи о приеме, переводе и увольнении с указанием сроков, должностей и наименований организаций. Каждая запись подтверждается номером приказа и штампом или печатью организации. В разделе о награждениях фиксируются все награждения и поощрения сотрудника с указанием даты, достижений и награды, а также документа на основании которого произведена запись.
Если какой-то из разделов заканчивается, сотрудник отдела кадров оформляет специальный вкладыш в трудовую книжку.
Пошаговая инструкция заполненияПри приеме сотрудника на работу, представитель отдела кадров должен проверить наличие у него трудовой книжки и правильность ее заполнения. Если же такого документа нет, то его необходимо завести. Как правильно заполнить трудовую книжку подскажет Инструкция, утвержденная Постановлением Правительства РФ №69, а если вкратце, то нужно действовать следующим образом:
Шаг 1. Проверка или заполнение титульного листаНа титульной странице должна быть следующая информация:
После проверки или заполнения титульного листа, можно приступать к занесению информации о приеме на работу. Это делается в течение первых пяти рабочих дней сотрудника. Сначала (до самого текста) необходимо либо поставить штамп организации, в котором указаны все ее данные, либо написать их от руки. Потом можно переходить к заполнению граф:
В раздел «Сведения о награждениях» вносятся только записи о почетных званиях, государственных наградах, награждении почетными грамотами, нагрудными значками или дипломами, которые предусмотрены законодательством Российской Федерации, уставом организации или коллективным договором. При этом запись производится, как и при заполнении раздела «Сведения о работе». То есть:
Стоит отметить, что денежные премии и ценные подарки в раздел о награждениях не вносятся.
Заполнение вкладышаЕсли заполнены все страницы одного из разделов, то в книжку вшивается вкладыш, который ведется и заполняется по тем же правилам. Вкладыш, как и трудовая книжка, является бланком строгого учета и при выдаче его сотруднику в книжке ставится штамп «Вкладыш выдан» с указанием его номера (запись от руки делать нельзя, а штамп обычно ставят на титульном листе, но можно это делать и на развороте обложки).
Сам вкладыш без трудовой книжки считается недействительным, а вшивать его принято между последней страницей и обложкой (хотя по поводу места вшивания точных указаний в нормативных актах нет). Нумерация страниц во вкладыше продолжает нумерацию страниц. А на титульный лист вкладыша обязательно ставится печать организации.
Записи о совместительствеТрудовая книжка по закону заполняется в той организации, где человек работает в качестве основного сотрудника. Записи о работе по совместительству делать не обязательно. Но по желанию работника их можно внести. Как заполнять трудовую книжку в этом случае? Делать это должен сотрудник отдела кадров того предприятия, где работник является основным, а записи производятся на основании документов, которые работник предоставляет с места работы по совместительству. Если сотрудник работает по совместительству на том же предприятии, то запись делается на основании внутренних документов. Порядок внесения записи следующий:
Если работник увольняется с работы по совместительству, то запись об увольнении производится в том же порядке, на основании документа с места работы по совместительству.
Исправления записей на титульном листеИногда возникает необходимость внести исправления в информацию на титульном листе. Например, если после замужества женщина изменила фамилию или наоборот, после развода вернула себе девичью. Что говорит по этому поводу Инструкция по ведению трудовых книжек? Ответ прост: прежние данные аккуратно зачеркиваются одной чертой и записываются новые, при этом все изменения нужно делать на основании документов (паспорта, свидетельства о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство о рождении, об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения). Ссылка на соответствующий документ, который сотрудник предоставляет в отдел кадров, делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется печатью организации и подписью руководителя или ответственного лица.
Но бывают случаи, когда личные данные сотрудника на титульной станице указаны с ошибкой (вместо «Наталия» написано «Наталья» или сделана ошибка в дате рождения или фамилии) и это выясняется только тогда, когда работник устраивается на новую работу и сотрудник отдела кадров, проверяя документы, находит несоответствие. В этом случае по Инструкции нужно обратиться к прежнему работодателю, который должен обеспечить исправление ошибок или выявленных неточностей.
Частые ошибки при заполнении трудовой книжкиПри проверке часто выявляются ошибки, которые допускают работники отдела кадров при их заполнении. Среди самых популярных:
Согласно Инструкции зачеркивание неточных записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» не допускается. Как же сделать исправление записи в трудовой книжке? Неправильную запись следует признать недействительной и внести правильную.
Если нарушена нумерация записей, то исправить ее можно только признав всю запись под соответствующим номером недействительной, а потом поставить номер, под которым запись должна быть изначально, а в графу №3 написать: «Запись за номером (указать номер) недействительна». После этого нужно вновь повторить запись уже под другим номером.
Уничтожение испорченных бланковУстаревшие, а также испорченные бланки трудовых книжек или вкладышей подлежат уничтожению. Делать это нужно по правилам работы с бланками строгого учета, создав специальную комиссию, которая подтвердит процедуру уничтожения, составив соответствующий акт. В акте указывается причина уничтожения бланков, а также их серийные номера. Под актом расписываются все члены комиссии, а утверждает акт руководитель организации.
Особые случаиЧасто работники отдела кадров сталкиваются с вопросом: как отразить информацию о том, что какой-то срок не включается в непрерывный трудовой стаж. Это бывает если гражданину назначены, например, исправительные работы. В этом случае в трудовую книжку делается соответствующая запись:
К особым случаям можно отнести и необходимость внести запись о присвоении работнику нового разряда, категории, класса, а также установления второй профессии. Соответствующие записи вносятся в в раздел «Сведения о работе» в установленном порядке. Образец заполнения трудовой книжки с подобными формулировками можно найти чуть ниже.
Если в период работы сотрудника в организации производится смена ее наименования, запись об этом также вносится в трудовую книжку. Это очень важный момент, поскольку после изменения наименования на предприятии поменяется печать и в случае увольнения сотрудника под записью будет поставлена уже новая печать с новым наименованием. А если не будет записи о переименовании, пенсионный фонд не засчитает в стаж время работы на данном предприятии. То же самое касается и переименования должности, на которой работает сотрудник. Если были изменения в штатном расписании, они также должны быть отражены.
Образцы записей в трудовую книжку
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 703-35-96 (Москва)
+7 (812) 309-82-63 (Санкт-Петербург)
Это быстро и бесплатно !
