Бланки документов и их оформление

Название работы: Бланки документов и их оформление

Предметная область: Архивоведение и делопроизводство

Описание: Бланк стандартный лист бумаги на котором заранее воспроизводится информация об организации авторе от имени которого издается документ. Для организации ее структурного подразделения должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа кроме письма. Реквизиты общего бланка документа: герб для организаций имеющих на это право; эмблема организации при наличии герба не проставляется; наименование вышестоящей организации если она имеется; наименование.

Дата добавления: 2013-08-18

Размер файла: 49 KB

Работу скачали: 8 чел.

1. Бланки документов и их оформление.

Бланк - стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе, от имени которого издается документ.

Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документом.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов A3 и А6.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм: 20 - левое; 10 - правое; 20 - верхнее; 10 - нижнее.

Общий бланк используется для составления любых видов документов, кроме писем.

Реквизиты общего бланка документа. герб (для организаций, имеющих на это право); эмблема организации (при наличии герба не проставляется); наименование вышестоящей организации (если она имеется); наименование организации; трафаретные части реквизитов (дата и номер документа).

Бланк письма содержит реквизиты: герб (для организаций, имеющих на это право);

эмблему организации; наименование вышестоящей организации (если она имеется); наименование организации (структурного подразделения); справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web -страницы в Интер нете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии); код организации (предприятия) по ОКПО; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет): трафаретные части реквизитов (дата, номер документа и ссылка на номер и дату документа);

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и т. п.

Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность ее руководителя.

Бланк структурного подразделения применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия. На таком бланке после наименования предприятия указывается наименование структурного подразделения.

Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

2. Оформление в документах написания чисел.

В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания, используются порядковые числительные, приводятся обозначения диапазона величин и т. д.

При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 14 287 624; 12 841.

Точку в пробелах между группами цифр многозначного числа ставить не допускается.

Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройствах на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 1К62М), и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18). Не разбиваются на группы цифр числа в обозначениях нормативных документов, например: № 3241.

Что касается буквенной формы многозначных целых чисел, то эта форма рекомендуется при стечении двух чисел в цифровой форме и в случаях, когда предложение начинается числом. Следует писать: 10 кранов грузоподъемностью 20 т, но не 10 20-тонных кранов.

Цифровая форма однозначных целых чисел используется, если однозначные целые числа, даже в косвенных падежах, стоят в ряду с дву- и многозначными Рекомендуется писать: вслед за поставкой изделий из 5, 8, 12 наименований. Не рекомендуется: вслед за поставкой изделий из пяти, восьми, 12 наименований.

Когда однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами и т. п. рекомендуется писать: при массе до 10 кг, и не рекомендуется при массе до десяти кг.

Буквенная форма однозначных целых чисел используется, если однозначные числа стоят в косвенных падежах ( офис укомплектован тремя персональными компьютерами).

Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс. млн, млрд: 10 млрд, 12 млн.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 20 автомобилей, 50 рабочих.

Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2; 3/4. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 1,094 03; 5,530 021; 3,141 592 65 (число тг).

Для обозначения диапазона значений ставят: многоточие, тире, знак «—», предлог от перед первым числом и до перед вторым. Например: длиной 5. 10 м; длиной 5—10 м; длиной от 5 до 10 м.

Порядковые числительные в тексте могут иметь следующую форму написания:

буквенную (сто пятый), буквенно-цифровую (арабскими цифрами с наращиванием падежного окончания, присоединенного через дефис: 35-й); цифровую — римскими цифрами без наращивания падежного окончания ( XI конгресс, XXI век).

Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должны быть: однобуквенными, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й (пятый, пятой), 5-я (пятая): двухбуквенными, если последней букве числительного предшествует согласный: 5-го, 5-му, 30-ми

Если одно за другим идут более двух порядковых числительных, разделенных запятой (точкой с запятой) или соединенных союзом, падежное окончание наращивают только у последнего числительного: 60, 70, 80-е годы.

Если подряд идут два числительных через тире, то падежное окончание наращивают только у второго, когда оно одинаковое у обоих числительных: 50—60-е годы.

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 1-, 2-, 3-секционный шкаф; 10 %-ый сбор.

Наиболее подходящий русский термин соответствующий furtum кража. Однако furtum не совпадало полностью с современным понятием кражи. Во-первых к категории furtum в Риме относились и те деликты которые в современном праве именуются кражей и те которые теперь называются присвоением растратой и т.

Расположение реквизитов на бланке документа

Флаговый вариант расположения реквизитов используется в основном при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью печатающих устройств (компьютер, печатная машинка) непосредственно при подготовке документа.

Мы предполагаем, что вам понравилась эта презентация. Чтобы скачать ее, порекомендуйте, пожалуйста, эту презентацию своим друзьям в любой соц. сети.
Итак, чтобы скачать:
Шаг 1. Посмотрите, ниже находятся кнопочки всех популярных соцсетей. Наверняка Вы гдето зарегистрированы. Воспользуйтесь одной из кнопок, чтобы порекомендовать своим друзьям презентацию.
Шаг 2. После того, как Вы оставили рекомендацию в любой из соцсетей, кнопка "Скачать" активируется. Нажмите на нее, чтобы скачать файл.
Спасибо за посильную помощь нашему порталу!
Слайд 1
Угловое и продольное расположение реквизитов Слайд 2
Управленческие документы, как правило, изготавливаются на бланках. Бланк документа – это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими информацию об организации – авторе документа. Бланки могут быть изготовлены с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера. Отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого вида документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. Бланки с изображением Государственного Герба Российской Федерации ( гербовые бланки ) изготавливаются только типографским способом организациями, имеющими сертификат и лицензию на этот вид деятельности. На гербовых бланках должны быть проставлены порядковые номера и серии. Эти бланки подлежат учету в организациях ( фирмах ). Слайд 3

Исключение из стандарта раздела о правилах изготовления документов (шрифты, интервалы, расположение реквизитов на бланке) было вызвано сменой технических средств изготовления документов

ГЕРБ РФ, ГЕРБ СУБЪЕКТА РФ, ЭМБЛЕМЫ Слайд 4
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие основные виды бланков. Бланк для писем ; Общий бланк ; Бланк конкретного вида документа ; Бланк конкретного должностного лица. Слайд 5
Бланк для писем используется при переписке организаций ( фирмы ) со сторонними организациями. Бланк письма включает реквизиты. Наименование организации ; Справочные данные об организации ; Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ( ОКПО ); В бланке письма обозначают места расположения реквизитов. дата документа ; регистрационный номер документа ; ссылка на регистрационный номер документа и дату документа. Бланк письма может содержать также изображение герба или эмблемы и наименование вышестоящей организации. Реквизиты бланка письма могут иметь угловое или продольное расположение. На бланке для писем не указывается наименование вида документа (« слово письмо ») Слайд 6
Образец бланка письма с угловым центрированным расположением реквизитов Бланк для писем используется при переписке организаций ( фирмы ) со сторонними организациями. Бланк письма включает реквизиты. Наименование организации ; Справочные данные об организации ; Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ( ОКПО ); дата документа ; регистрационный номер документа ; ссылка на регистрационный номер документа и дату документа ; бланк письма может содержать также изображение герба или эмблемы и наименование вышестоящей организации. Слайд 7

С угловым расположением реквизитов. с продольным расположением реквизитов. бланк письма организации. Образец оформления общего бланка документа с угловым вариантом расположения реквизитов на формате а4.

Образец бланка письма с продольным центрированным расположением реквизитов Образец бланка письма с угловым центрированным расположением реквизитов Слайд 8
Общий бланк используется для изготовления большинства внутренних документов организации ( фирмы ). Бланк называется общим, так как он содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком этого вида документа. Слайд 9
Образец общего бланка с продольным расположением реквизитов Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации ( фирмы ) может содержать следующие реквизиты. Государственный Герб Российской Федерации ; герб субъекта Российской Федерации ; эмблема организации или товарный знак ( знак обслуживания ); Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ( ОКПО ); наименование организации ( автора документа ) место составления или издания документа ( географический пункт ) Также на общем бланке предусмотрено нанесение отметок для размещения реквизитов даты и регистрационного номера документа. Слайд 10
Образец бланка конкретного вида документа Бланк конкретного вида документа может содержать реквизиты. Государственный Герб Российской Федерации ; герб субъекта Российской Федерации ; эмблема организации или товарный знак ( знак обслуживания ); Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ( ОКПО ); наименование организации ( автора документа ) наименование вида документа место составления или издания документа ( географический пункт ) Также на бланке конкретного вида документа предусмотрено нанесение отметок для размещения реквизитов даты и регистрационного номера документа Слайд 11
Бланк конкретного должностного лица Если правом подписи документов обладает не только руководитель организации, но и руководители структурных подразделений, а также отдельные должностные лица, то организация может иметь бланки писем структурных подразделений и должностных лиц Образец бланка конкретного должностного лица Слайд 12
Образец двуязычного бланка Организации, осуществляющие переписку с зарубежными партнерами, используют бланки на двух языках – русском и иностранным. Реквизиты на русском языке оформляют угловым способом слева, а реквизиты на национальном языке – справа.

253 Требования к содержанию и расположению реквизитов. При оформлению документов нужно придерживаться главных правил их составления, предусматривающие правильное написание реквизитов, их размещения на бланке

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

Все бланки разрабатываются с учетом углового или продольного вариантов расположения реквизитов. Наиболее приемлемым при изготовлении бланка является центрованный способ, а при подготовке документа не на бланке

Угловое расположение реквизитов предполагает расположение реквизитов документа в верхней левой части листа. В таком случае при угловом расположении реквизитов на бланке в левой верхней части печатаются реквизиты на русском, а

Указание с продольным расположением реквизитов. Образцы по теме: Указание. Указание с продольным расположением реквизитов.

Угловое и продольное расположение реквизитов. Управленческие документы, как правило, изготавливаются на бланках. Бланк документа – это стандартный лист. - презентация.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Расположение реквизитов на бланке бывает продольным и угловым(в левом верхнем углу).

Расположение адресата на бланке документа. Для реквизита «Адресат» на документе отведено место в правом верхнем углу.

Продольный бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля (рис. 18, 19).

Образец общего бланка дан в прил.З. Оба вида бланков могут иметь угловое (в левом верхнем углу документа) и продольное (вдоль верхнего поля документа) расположения реквизитов.

Бланки документов. Бланк - стандартный лист бумаги с нанесенными на него постоянными реквизитами и местом для переменных. Расположение постоянных реквизитов на бланках ОРД может быть организовано двумя способами: угловое

Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.30-2003. Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь

Устанавливают два основных формата бланков документов - А4 и А5 и два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный. Предпочтение отдают первому способу, т.к

– при необходимости для верхних границ зон расположения реквизитов: 13 – ссылка на дату и регистрационный номер документа, 18 – заголовок к тексту, 19 – отметка о контроле. На бланке конкретного вида документа может быть оформлен документ

ИСК в СУД

Новая страница 1

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как назначением, так и содержанием. Это могут быть акты:

приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов)

обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов)

испытаний (образцов, систем, технологий)

приема-сдачи (материальных ценностей, документов)

приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей)

расследования аварий, несчастных случаев

ликвидации организации и т.д.

Отдельные разновидности актов имеют свои особенности составления и оформления, для многих разновидностей имеются унифицированные формы, утвержденные нормативными актами и обязательные для применения в определенной сфере деятельности. Поэтому при возникновении ситуации, требующей составления акта, прежде всего необходимо выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации. Нужно также иметь в виду, что наряду с унифицированными формами актов многими министерствами (ведомствами) утверждены специальные правила, инструкции о порядке составления актов.

Общие правила составления актов

При всем многообразии актов с точки зрения их назначения и содержания имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении актов.

– Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

– Главное при составлении акта – определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и аналитические данные.

– Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

– Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

– Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей. или формулируется с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о несчастном случае на производстве .

– Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2003 по 18.09.2003 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей на…

– Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.

– Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта.

– В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или определяется нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

– Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

– В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Официальные документы, как правило, создаются на блан­ках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-97.

Бланк документа— это лист бумаги с заранее воспроизведен­ными реквизитами, содержащими постоянную информацию об ор­ганизации — авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страницу доку­мента, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков используют в основном два фор­мата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны быть изготовлены с учетом раз­меров полей, установленных государственным стандартом.

При изготовлении бланков рекомендуется использование типографских шрифтов размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации» допускается печатать рисованны­ми шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в за­висимости от «длины» (т.е. от количества знаков в наименова­нии организации-автора).

Наиболее распространенный способ изготовления бланков — типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа.

В любой организации создается, как минимум, два вида бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и так называе­мый общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации).

Бланк письма. В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следую­щие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации

02 герб субъекта Российской Федерации

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания)

04 код организации

05 код формы документа

06 наименование организации

07 справочные данные об организации.

Кроме того, на бланке письма размещают отметки для рекви­зитов 09 — дата документа, 10 — регистрационный номер доку­мента, 11 — ссылки на регистрационный номер и дату документа.

На бланке для писем наименование вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерче­ское предложение» или «деловое письмо».

Пример оформления бланка для писем с угловым располо­жением реквизитов.

Общий бланк. В зависимости от учредительных документов организации он может содержать следующие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации

02 герб субъекта Российской Федерации

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужива­ния)

04 код организации

06 наименование организации (автора документа)

12 место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке предусмотрено нанесение от­меток для размещения реквизитов 09 — дата и 10 — регистраци­онный номер документа.

Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.

Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов:

Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наимено­ванием вида документа (реквизит 08), он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкрет­ных видов документов целесообразно создавать, если в организа­ции применяется большое количество документов этих видов (на­пример, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).

Бланки на двух языках. В организациях субъектов Россий­ской Федерации, имеющих наряду с русским языком в каче­стве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и на­циональном, на одном уровне, используя продольное располо­жение реквизитов.

Возможно создание бланка на двух языках, если организа­ция ведет переписку с иностранными корреспондентами. В та­ких бланках все реквизиты письма повторяются дважды — на русском и иностранном языке, при этом не допускается иска­жения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовле­нии бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.

Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают:

• наименование вида бланка

• номер сопроводительного документа

• серию и номера гербовых бланков.

При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:

• наименование вида бланка

• серию и номера бланков

• наименование структурного подразделения

• фамилию и инициалы должностного лица-получателя

• расписку в получении

• примечание (отметка об уничтожении и др.)

Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.

На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться в надежно запираемых и опечатывае­мых шкафах.

Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназна­ченные для рассылки в другие организации или учреждения, копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации — автора документа.

Помимо бланка организации в крупных управленческих ап­паратах создают бланки структурных подразделений, бланки долж­ностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование поме­щается ниже наименования организации — автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименование должности размешается ниже наименования организации — ав­тора документа.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмот­рено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают пло­щадь (72,8х88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравнивают­ся либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать пло­щадь листа бумаги, так как правый угол документа остается сво­бодным для размещения грифа утверждения (в таких докумен­тах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

На бланках допускается располагать ограничительные отмет­ки в виде уголков, штрихов или других обозначений для разме­щения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, от­метки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

Изложенные требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изго­товлении бланков. Не допускается

• размещение на бланке только сокращенного наименова­ния организации — автора документа, отсутствие сведе­ний о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме

• составление бланка на двух языках, но с различной ин­формацией об организации — авторе

• «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему

• размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государст­венной регистрации

• произвольного расположения реквизитов бланка, не соот­ветствующих требованиям государственного стандарта

• размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художествен­ные» украшения)

• размещение реквизитов на бланках российских организа­ций по образцам бланков зарубежных партнеров, что на­рушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

Контрольная работа: Основные правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

IV. Схемы расположения реквизитов ОРД

V. Бланки документов

Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. В настоящее время, например, в почтовом обращении в России насчитывается порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам, что не позволяет автоматизировать их обработку на почте.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации заключается в установлении оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве на добровольных началах]. Результаты разработки при этом могут оформляться в виде национальных стандартов России (ГОСТ Р) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления)[1] или на их элементы (например, ГОСТ 9327-60. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации. Выше, например, приводился ГОСТ Р 6.30-2003, входящий в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). В стране, кроме того, действует унифицированная система банковской документации, унифицированная система документации по учету труда и его оплаты, унифицированная система первичной учетной документации и другие системы. Полный перечень унифицированных систем документации (УСД) дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

I. Классификация деловой документации

Все документы (документные образования), обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации, характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, поличному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгалтерскому учету, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, технические регламенты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые в организациях для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (не содержащие государственной и коммерческой тайны) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени закрытости (совершенно секретные, секретные) и документы для служебного пользования - конфиденциальные документы.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик - документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) - единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копия, отпуск, выписка из документа и дубликат подлинника.

Копия - идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск - копия документа, остающаяся в делах организации, как свидетельство выполненной работы. Выписка из документа - заверенная часть текста подлинника. Дубликат - второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные, предусмотренные общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), а также в виде анкет и таблиц.

Индивидуальные (неунифицированные) документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Распространенным вариантом трафаретного документа является анкета.

Анкета - способ представления текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкетным методом смоделированы, например, приказы по приему, переводу и увольнению персонала и другие документы.

Таблица - форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать однопорядковые данные.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

В хозяйственной деятельности организаций, кроме того, используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, например, разного рода договоры: договоры поставки, выполнения работ.

II. Организационно-распорядительные документы и их виды

Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД - наиболее широко используемом виде документации.

ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно-распорядительного документа трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Правила и требования ГОСТ Р 6.30-2003 являются рекомендуемыми. Это положение следует понимать как то, что эти правила и требования являются лишь менее жесткими по сравнению с нормами отмененного ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественника - ГОСТ Р 6.38-90.

Стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает полный перечень организационно-распорядительных документов, на которые он распространяется. Это позволяет руководителю своим приказом или нормативным документом (например, Положением о службе делопроизводства, канцелярии) уточнить перечень ОРД, который отвечал бы содержанию деятельности руководимой им организации. В состав ОРД кроме перечисленных выше могут быть включены следующие документы: указание, положение, правила, докладная записка, инструкция, представление, договор, устав, структура и штатная численность организации и др.

Правила и требования ГОСТ Р 6.30-2003 носят универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и неунифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

III. Состав реквизитов ОРД

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

— Государственный герб Российской Федерации;

— герб субъекта Российской Федерации;

— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

— основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

— идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

— код формы документа;

— справочные данные об организации;

— наименование вида документа;

— регистрационный номер документа;

— ссылка на регистрационный номер и дату документа;

— место составления или издания документа;

— гриф согласования документа;

— визы согласования документа;

— отметка о заверении копии;

— отметка об исполнителе;

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

— отметка о поступлении документа в организацию;

— идентификатор электронной копии документа.

Предусмотренный стандартом состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке документов одного и того же наименования в различных управленческих ситуациях может быть различным.

Состав реквизитов ОРД можно разделить на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования, они идентифицируют (определяют, отождествляют) автора официального документа. Переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает документам придание им юридической силы и возможность идентификации.

При работе с электронными (машиночитаемыми) документами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливает обязательные реквизиты электронных документов: код и наименование организации - создателя документа; местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий электронных документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, копия, дубликат).

IV. Схемы расположения реквизитов ОРД

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает в площади формата место расположения для каждого реквизита с учетом последовательности оформления и прочтения документов.

Схемы расположения реквизитов (формуляры) для наиболее широко применяемого формата А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов приведены соответственно на рис. 1 и 2. Такое расположение позволяет максимально использовать площадь формата для размещения основного реквизита - текста документа.

Рис. 1. Расположение и границы зон реквизитов на формате А4 продольного бланка

Рис. 2. Расположение и границы зон реквизитов на формате А4 углового бланка

На рисунках цифрами от 01 до 30 обозначены реквизиты в границах зон, очерченных штриховыми линиями[2]. Использование штриховых линий символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата. Такие перемещения в основном связаны с колебаниями числа строк текста документа (реквизит 20), что влечет за собой перемещение границ реквизитов 21, 22, 25, а также реквизитов 23, 24, 26, 27.

Практика документирования свидетельствует о нежелательности перемещения границ некоторых реквизитов (28, 29, 30) и необходимости четкого их размещения в пределах разумного отклонения от размеров, предусмотренных стандартом (± 2 мм).

Все поле формата, кроме разбиения его на зоны размещения реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003, условно может быть разделено на три части: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

На служебном поле документа размещаются реквизиты 28, 30, 29; на поле углового (продольного) штампа располагаются реквизиты 01-14; на рабочем поле - остальные реквизиты. Кроме того, в площади формата могут размещаться символические знаки («уголки», «крестики», отрезки прямой линии), которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов. Их называют ограничительными отметками.

V. Бланки документов

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем набором реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов достаточной прочности. Разрешенные согласно ГОСТ Р 6.30-2003 к применению форматы и размеры полей, используемые при оформлении ОРД как на бланках, так и без них, уже приводились ранее.

Бланки документов изготовляют типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводят с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организации с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления, учета и хранения которых приведен ниже.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового (рис. 1), так и продольного (рис. 2) их размещения.

Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20 % площади формата под размещение переменных реквизитов. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций - получателей писем. Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 08 (наименование вида документов).

В зависимости от учредительных документов организации указанные виды бланков включают:

общий бланк - реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14;

бланк письма - реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости ограничительные отметки для обозначения верхних границ зоны расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20;

бланк конкретного вида документа (кроме письма) - реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Образцы бланков соответствующего назначения по ГОСТ Р 6.30-2003 изображены на рис. 3-8. ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок. Реквизиты 01,02 или 03 располагаются над серединой реквизита 08.

Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 трафаретные места (см. рисунок справа).

Флаговый вариант расположения реквизитов (рисунок слева) используется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при подготовке конкретного документа.

При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов является обязательным. Для документов внутреннего хождения, например, таких как распоряжение, акт, протокол, положение, часть реквизитов (01-07, 09, 14), как правило, может не воспроизводиться, а реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дата документа» опускается вовсе. Такой подход весьма распространен в практике документирования. Пример такого оформления приведен слева.

Подобное оформление углового штампа экономит труд составителя документа и увеличивает размер рабочего поля формата.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 08, 09,14 печатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Особые требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков оговаривает постановление Правительства Российской Федерации от 27 февраля 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Используют шрифты литературной, обыкновенной, газетной и других гарнитур 6-24-го кегля. Более крупным шрифтом выделяются наименования организаций и видов документов. При этом следует соблюдать следующие условия: вертикальное начертание литер; простое и удобное их расположение; соблюдение пропорций между толщиной литер типографского набора и компьютерного текста. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими при необходимости получать качественные копии документов с помощью копировальной техники.

В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное целесообразное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами), причем эти сведения, мнения, команды Могут передаваться разными способами, в том числе машинным.

Важнейшим носителем информации является документ. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства» в широком смысле. Документ - это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. ГОСТ Р 51141-98 дает современное определение термина «документ». «Документ: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Реквизит документа (текст, адрес, подпись) - обязательный элемент оформления официального документа; идентификация означает отождествление (опознание) приведенной информации по реквизитам документа, оформленным в соответствии с установленными требованиями.

Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важной функцией документа является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.

Документ несет юридическую функцию (обладает юридической силой), поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры.

Юридическая сила документа обеспечивается законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления. Ряд документов изначально наделен юридической силой (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, повышает престиж организации.

Различные формы управленческой деятельности реализуются посредством определенной совокупности документов, например: учет - в виде составления и обработки бухгалтерской и статистической документации, контроль - путем сбора сведений в письменном виде, планирование - в виде различного рода планов.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, применяемый для управления в определенной сфере деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по многим законодательным и нормативным актам. Знание этих документов Для специалистов в области делопроизводства необходимо. Здесь приведем лишь краткую характеристику важнейших законодательных и нормативным актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов («информация», «документированная информация»), обязал организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам.

Гражданский кодекс (ГК) установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица.

Федеральные законы «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», устанавливающего соответствующие положения о взаимоотношениях юридических лиц и их архивов соспециально уполномоченными государственными органами и учреждениями в области архивного дела, а также ответственность руководителей юридических лиц всех уровней, включая высший, за обеспечение сохранности, режима, сроков хранения и доступа к архивным документам и их уничтожения.

Ряд законодательных актов (Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации», Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации») содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности).

Следует упомянуть ряд Указов Президента РФ «О Государственном гербе», «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера», постановлений Правительства РФ «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности» и ряд других, значение которых для функционирования делопроизводственной системы видно из самих названий этих документов.

1. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на снове ГОСТ Р 6.30.-2003): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. Изд. 5-е,Ю перераб. и доп. – м. Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. – 344 с.

2. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – 3-е издание, перераб. И доп. – М. Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. – 520 с.

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М. Изд-во стандартов, 2003.

4. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. - М. Научная книга, 1998. – 458 с.

5. Санкина Л. В. Справочник по кадровому делопроизводству. - М. МЦФЕР, 2003. – 235 с.

6. Справочник секретаря-референта: Практич. пособие / Автор-составитель М. И. Басаков. — Ростов н/Д: Феникс, 2005. – 368 с.

7. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: практическое пособие. – М. ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 368 с.

8. Управленческая документация. Классификатор. - М. Книга-сервис, 2003. – 274 с.

9. ЧувенковА. Ю. Янковая В. Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003. — М. ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 462 с.

Рис. 3. Образец общего бланка организации

Рис. 4. Образец углового бланка письма организации

Рис.5. Образец продольного бланка письма организации

Рис. 6. Образец продольного бланка письма структурного подразделения

Рис. 7. Образец продольного бланка письма

Рис. 8. Образец бланка конкретного вида документа должностного лица

[1] Стандарты, обозначаемые «ГОСТ» без буквы «Р», являются стандартами бывшего СССР, действующими в настоящее время в России.

[2] Под зоной понимается часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами (ГОСТ Р 51141-98).