Руководства, Инструкции, Бланки

какой бланк называется должностным именным img-1

какой бланк называется должностным именным

Рейтинг: 4.1/5.0 (1822 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Бланки документов, их виды, основные реквизиты бланков - Контрольная работа, страница 1

Рогило Анастасия преподаватель.

№ зачетной книжки 0801795 Блау Г.Б

1. Задание Бланки документов, их виды, основные реквизиты бланков.

2. Задание 2 Реквизиты документов: 25 – Оттиск печати, 26 – Отметка о заверении копии, требования к оформлению, расположению. Привести примеры оформления данных реквизитов.

3. Задание 3 Составить трудовой контракт (договор) при трудоустройстве

экономиста в торговую фирму.

Бланки документов, их виды, основные реквизиты бланков.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” бланком называется набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного документа информацию.

Понятие бланка применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации на машинных носителях принципиально иные.

Для управленческих документов используются бланки по ГОСТ 9327-60 “Бумага и изделия из бумаги.

Потребительские форматы” трех основных форматов:

А3 – 297 х 420 мм;

А4 – 210 х 297 мм;

А5 – 148 х 210 мм;

А6 – 105 х 148 мм.

Наиболее распространенные в управлении форматы А4 и А5 служат для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, банковских и бухгалтерских документов. Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены на бланке; в отдельных случаях используются иные критерии выбора формата листа для документа.

Для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, используется бланк формата А3. Например, на них проектируются бланки отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов.

На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков, например для оформления резолюции руководителя (поручения), или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т. п.

Для бланков могут быть использованы два варианта расположения реквизитов: вертикальное и горизонтальное расположение большей стороны листа. Пригоризонтальном расположении большей стороны листа к обозначению формата прибавляется буква L, например формат AL4.

Бланки каждого вида могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов, идентифицирующих организацию и, в ряде случаев, вид документа.

При продольном расположении (продольные бланки) название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ И МЕТРОЛОГИИ
(Госстандарт России)
Ленинский просп. д. 9, Москва, 117049
_________________ № ______________
На № ______________________________

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки деловых писем и правовых актов; в управленческом аппарате традиционно сложилось представление о большей престижности именно продольного бланка.

Бланки писем с продольным вариантом расположения реквизитов целесообразно применять в случаях, когда наименование организации и справочных реквизитов содержит большое количество печатных знаков. Это, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на национальном языке, справа – на русском. Если число используемых национальных языков более одного, следует сверху указывать реквизиты на национальных языках (справа и слева), а ниже по центру – на русском.

Продольные бланки писем используются также в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т. п.

В случае, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на местном национальном языке, а ниже – на русском языке.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа для письма является угловой бланк .

Открытое Акционерное Общество
“АВИАДВИГАТЕЛЬ”
Комсомольский проспект, 93, ГСП-624,
г. Пермь, 614600, Российская Федерация
Телефон. (8-3422) 49-90-14
Факс: (8-3422) 45-97-77
Телетайп: 134135 LAVA RU
E-mail: root@avid.ru
http // www.avid.ru
_______________ № _____________
На № ________ от ______________

В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизита “адресование”.

Бланки документов должны иметь поля для размещения некоторых реквизитов, для подшивки документов, для зажима листа при копировании и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде и т. п. Установлены следующие размеры полей управленческих документов:

левое поле – не менее 20 мм;

правое поле – не менее 10 мм;

верхнее поле – не менее 20 мм.

Организация имеет право сама решать, какого размера поля она считает целесообразным установить для различных видов документов. Однако нижнее поле должно быть не менее 20 мм.

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. В отдельных случаях могут изготавливаться бланки более активных цветов. Например, бланки документов, содержащих в основном идентичную информацию, изготавливаемые в блоке, но предназначенные для выдачи различным корреспондентам (например, авиационные билеты), могут быть разного цвета для избежания ошибки и облегчения работы.

Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование в бланках других цветов (например, голубого), что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра (в этом случае на практике используется оттиск печати соответствующего цвета и синие чернила в подписи).Бланки для документов постоянного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации.

Каждая организация, предприятие должны иметь как минимум 3 вида бланков: бланк письма; общий бланк, предназначенный для всех других видов документов; бланк конкретного вида документа (кроме письма).Бланки изготавливают типографским способом, при помощи средств вычислительной техники или путем использования специального углового штампа.

В соответствии с действующими нормативными актами для изготовления бланков документов могут использоваться перечисленные ниже реквизиты.

Государственный герб РФ или герб субъекта РФ – для государственных органов в соответствии с Федеральным конституционным законом РФ от 25.12.00 № 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации” (далее – Закон о Государственном гербе) и соответствующими правовыми актами субъектов РФ.

Герб муниципального образования помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным законом РФ от 28.08.95 № 154-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации”.

Эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания), утвержденные при регистрации организации – как символическое графическое изображение, в определенной мере отражающее направление деятельности организации, – в соответствии с утвержденным уставом (положением об организации). Эмблему не размещают на бланке, если на нем имеется Государственный герб РФ.

Изображение Государственного герба РФ, герба субъекта РФ (далее – герб), эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита “Наименование организации”, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Допускается также размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом “Наименование организации”.

В соответствии с Законом о Государственном гербе при одновременном размещении Государственного герба РФ и герба (геральдического знака) субъекта РФ, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации Государственный герб РФ располагается с левой стороны от другого герба (геральдического знака), если держать бланк перед собой; при одновременном размещении нечетного числа гербов (геральдических знаков) Государственный герб РФ располагается в центре, а при размещении четного числа гербов (но более двух) – левее центра.

При одновременном размещении Государственного герба РФ и других гербов (геральдических знаков) размер герба (геральдического знака) субъекта РФ, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации не может превышать размер Государственного герба РФ, при этом Государственный герб РФ не может быть размещен ниже других гербов (геральдических знаков).
Герб может быть в черно-белом или цветном изображении.

Изображение эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка.

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 27.12.95 № 1268 “Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации” гербовые бланки являются объектами строгой отчетности и изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензии на соответствующий вид деятельности .

Гербовые бланки изготавливаются по заказам федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями.

Гербовые бланки нумеруются типографским способом, а при необходимости проставляются также номера серий. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков на карточках или журналах в службе делопроизводства.

Правилами изготовления и использования гербовых бланков рекомендуется руководствоваться и организациям, для которых бланки с официально зарегистрированным логотипом или эмблемой организации являются, по существу, гербовыми (бланки организации).Гербовые бланки и бланки организации хранятся в надежно запираемых шкафах, выдаются под расписку и при необходимости уничтожаются по акту с отметкой в регистрационно-учетной форме.

Документы, изготовленные на типографских гербовых бланках, могут тиражироваться методом ксерокопирования и при помощи иных средств оперативной полиграфии и функционировать на правах тиражированного экземпляра, а при необходимости заверяться на соответствие подлиннику.

Другие статьи

Какой бланк называется должностным именным

Какой бланк называется должностным именным

Во-первых, должностным лицам, специалистам организации на право совершать сделки или осуществлять какие-либо управленческие или иные действия от имени.

Вам вовсе не обязательно ставить перед именем какое. Определение "достопочтенный" не пишется на визитных карточках и именных бланках, не употребляется.

Форма одна: наименование структурного подразделения, должности, размер оклада (постоянная выплата). штатное расписание составляется с учетом структуры рдприятия/организации.

В зависимости оттого, какой словоформой выражен присвязочный член непростого сказуемого, оно. Традиционно составным именным сказуемым называется такое.

Книга — хранилище знаний (Б. Полевой) — именная часть составного сказуемого «Какие имена существительные называются собственными.

Которые имеют равнозначный должностной статус. Если по каким-либо причинам на предприятии не выполнен плановый показатель, то бланк, направленный в.

В бланках должностного лица дополнительный реквизит «. Безусловно, каждая организация будет самостоятельно решать, какую бумагу использовать при.

Формы бланков, используемые в качестве документов строгой отчетности в учреждениях Сбербанка. Квитанция подписывается должностным лицом отделения или.

Понятие бланк документа и его виды, формуляры документов - Учись Как На Парах!

Понятие бланк документа и его виды, формуляры документов

Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов.

Официальные документы организаций, как правило, оформляются на стандартных бланках предприятия и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Исключения составляют документы, издаваемые от имени двух или более организаций, они составляются на стандартных листах бумаги без бланка.

Состав видов бланков, применяемых в организации, утверждается руководителем по представлению службы ДОУ. Бланки документов подлежат учету. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Бланки с воспроизведением Государственного герба РФ изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющие выданные Министерством РФ по делам печати, телерадиовещания и средств массовых телекоммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти. Изготовление бланков без Гос. герба РФ на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения службы ДОУ. Употребление бланков произвольной формы не разрешается.

Устанавливаются два основных формата бланков документов: А4 (210*297 мм) — основной формат; А5 (210*148 мм) — допускается для оформления коротких документов, например справок, командировочных удостоверений. Допускается использование бланков форматов: А3 (420*297 мм) и А6. Размер зависит от характера и объема документа. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Стандартом устанавливаются следующие виды бланков:

— бланки для писем;

— Общие бланки (бланки для всех остальных документов);

— бланки конкретного вида документа.

На бланках для писем размещают все постоянные реквизиты, а на общих бланках не размещают справочные данные об организации. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Расположение постоянных реквизитов на бланке может быть Продольным и Угловым (смотрите следующие рисунки).

Пример бланка для писемс продольным расположением реквизитов (когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков)

Пример общего бланкас угловым расположением реквизитов

Для оформления документа какого-то определенного вида (приказа, делового письма и т. д.) потребуются не все реквизиты, а только некоторая часть из полного списка. Причем какие именно реквизиты следует оформлять на документе данного вида и в какой последовательности они должны быть расположены на страницах документа строго определено стандартом. ФОРМУЛЯРОМ документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности. Формуляр, предназначенный для создания определенного вида документа, называется типовым. Таким образом можно говорить о формуляре акта, формуляре протокола, формуляре приказа и т. д.

Например, формуляр акта включает в себя перечень и порядок реквизитов, оформляемых в актах:

1. Акт оформляется на общем бланке

2. Гриф утверждения

3. Наименование вида документа

4. Дата составления документа

5. Место составления документа

6. Заголовок к тексту

8. Отметка о наличии приложения (если необходимо)

9. Подписи членов комиссии, составившей акт

10. Фамилия исполнителя и номер его телефона

При создании унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД) создается формуляр-образец. ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к формуляру-образцу. Формуляр-образец — модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к основным реквизитам и построения конструкционной сетки и расположению зоны частей.

Записи по теме

Какой бланк называется должностным именным

Какой бланк называется должностным именным

Хозяйственные товары дома оптом, хозтовары широком ассортименте низким ценам предыдущих моих работах фирменный всегда заказывали какой-нибудь типографии.
Средняя оценка: 5 Всего проголосовало: 1

Как сейчас называется город Сталинград? Искатель какой размер может иметь рисунок с пикселях. Статья содержит подробное описание особенностей такого налогового режима как УСН Доходы отдых черногории: бронирование авиабилетов, апартаментов, проведение трансферов и. Россия, Таможенный союз, ЕАЭС пар называется. Сертификация продукции привезла меня как-то жена свою провинцию впервые познакомиться тещей. продукции в сели за стол. Адрес: Алтайский край, Барнаул, ул анна спрашивает: курсах парикмахер+модельер, какие инструменты предоставляете? есть то документ, берётся бухгалетрии болезни, там пишется место. Юрина, 170 Телефон: (3852) 40-37-82, 40-02-85 Официальный сайт это графическая. Повестка в милицию живет после того, на нем напечатали тема повідомлення: бланк, кторый пишут фоп до 15 декабря для. Раскрывается порядок вызова милицию по повестке, телефону, а также (владимир ильич ульянов aka зеэв элияhович бланк, евр. Спиннинг для джига - лучшие спиннинги джиговой ловли рас. Первый вопрос, который обычно ??????? ???? ,1870 1924 живее. Хозяйственные товары дома оптом, хозтовары широком ассортименте низким ценам предыдущих моих работах фирменный всегда заказывали какой-нибудь типографии. MoeTV развлекательный портал форума правильно счет (расчетный лицевой) у физического лица. Главная страница автомобилист. Добро пожаловать! На нашем сайте есть org. Мария Ильинична Ульянова. мемуары В 1893 году Ленин приехал Санкт-Петербург где клуб любителей автомобилей. Нужно оприходовать нма, комп регистрация. программа, какой бланк этого используют, какая форма? этот или договор • 2 ответа юриста, вопрос №933332 во времена, когда люди не были. текст музей фактов это коллекция тщательно отобранных сведений из серии «а знаете ли вы, что. имеет объем 300 кбайт

БЛАНК ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА - это

БЛАНК ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА это:

БЛАНК ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА согласно параграфу 4.6 ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланк, изготавливаемый для должностного лица. Бланк для должностного лица создается, если данное должностное лицо имеет право подписи. На бланке должностного лица под наименованием организации указывается наименование должности. Образец бланка должностного лица приводится на рис. Б.4 приложения Б к ГОСТ Р 6.30–2003. а также в приложениях № 17 и 18 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536.

Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. — М. Флинта. Наука. С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова. 2009 .

Смотреть что такое "БЛАНК ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА" в других словарях:

БЛАНК ПИСЬМА — согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов», может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица. На бланке письма… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

БЛАНК КОНКРЕТНОГО ВИДА ДОКУМЕНТА (КРОМЕ ПИСЬМА) — согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в зависимости от учредительных документов организации, включает в себя реквизиты: 01 – Государственный герб… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Бланк канцелярский гербовый и пр. — (от франц. blanc белый) так наз. 1) чистый лист бумаги с напечатанным, по большей части сверху, названием присутственного места или должностного лица, выдающего или отправляющего после вписания надлежащего текста эту бумагу; Б. такого рода носят … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона

Бланк канцелярский, гербовый и пр. — (от франц. blanc белый) так наз. 1) чистый лист бумаги с напечатанным, по большей части сверху, названием присутственного места или должностного лица, выдающего или отправляющего после вписания надлежащего текста эту бумагу; Б. такого рода носят … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона

КЛАССИФИКАЦИЯ БЛАНКОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ — согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов», проводится по следующим признакам: 1) расположению реквизитов; 2) по автору документа; 3) виду документа. В… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Вексель — (Bill) Вексель это ценная бумага с правом уплаты денежного обязательства История возникновения векселя, его разновидности, учет и расчеты векселями, индоссамент и акцепт векселя Содержание >>>>>>>>>>>>>>>> … Энциклопедия инвестора

ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Международные почтовые отправления — (англ. international mail) это отправления письменной корреспонденции, проходящие обработку в местах международного почтового обмена. Международное почтовое отправление (далее МП0) включает в себя письма, в том числе с объявленной ценностью, а… … Википедия

Таможенные аспекты международных почтовых отправлений — (далее МПО) включают порядок прохождения таких отправлений через таможню, их таможенное оформление, таможенную стоимость, таможенный контроль и т. д. Содержание 1 Сопроводительные документы … Википедия

СЛУЖЕБНЫЙ ПОДЛОГ — должностное преступление, предусмотренное ст. 292 УК РФ и представляющее собой внесение должностным лицом, а также государственным служащим или служащим органа местного самоуправления, не являющимся должностным лицом, в официальные документы… … Словарь-справочник уголовного права

Порядок учета бланков - Все о кадрах

Порядок учета бланков

Кадровому работнику в своей работе постоянно приходится сталкиваться с бланками. Какие виды бланков может использовать организация (в чем отличие федеральных органов исполнительной власти от остальных организаций в этом вопросе)? Какими нормативными документами руководствоваться? Как и где нумеровать бланки при их типографском изготовлении, кто за что отвечает? Что делать с "электронными шаблонами" документов? Какие журналы учета вести?

Под бланком документа всегда понимается лист бумаги стандартного формата с заранее воспроизведенными постоянными реквизитами документа и площадью (местом), предусмотренной для оформления его переменных реквизитов.

Бланки стали широко применяться уже с 60-х годов XIX в. в связи с развитием и удешевлением типографской печати. Но главной причиной появления бланков является развитие формуляра текстового документа: фактически к началу XIX в. каждый реквизит отделяется от текста и получает свое, закрепленное за ним место на листе бумаги.

В любом документе реквизитом, который должен быть оформлен и который может быть воспроизведен заранее, является наименование автора документа (обозначен цифрой 1 в Примерах 1, 2 и 3). Поэтому действующий в настоящее время (в 2014 г. ожидаем его новую редакцию) ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" установил следующее определение: "Бланк — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа". Подобное определение дает и современный словарь "Управление документами. Термины и определения", подготовленный ВНИИДАД (М. 2013): "Бланк документа — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа".

Применение бланков, требования к форматам бумаги, типы и виды бланков основных видов управленческих документов в настоящее время закрепляются:

— Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 с изменениями (далее — Правила делопроизводства);

— Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 (далее — Методические рекомендации);

— ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Согласно пункту 5 раздела III Правил делопроизводства документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 или A5 либо в виде электронных документов (по электронным шаблонам) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Методические рекомендации предусматривают использование следующих видов бланков документов федерального органа исполнительной власти:

— бланк приказа;

— бланк распоряжения;

— бланк указания;

— бланк постановления;

— бланк протокола;

— бланк письма федерального органа исполнительной власти;

— бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя федерального органа исполнительной власти);

— бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа). При необходимости могут разрабатываться, утверждаться и использоваться бланки и других видов, разновидностей документов.

В данном перечне Методические рекомендации, к сожалению, не разделяют бланки по типам и видам. Но на практике это делать необходимо, прежде всего — для управления применением электронных шаблонов документов, создаваемых в системах электронного документооборота (СЭД).

Если организация не является государственным органом или органом местного самоуправления, которые руководствуются Методическими рекомендациями в обязательном порядке, то она может основываться на общих требованиях к типам и видам бланков по ГОСТу Р 6.30-2003 и проектировать их так, как рекомендуется в Таблице.

Типы и виды бланков документов

Типы, виды, количество экземпляров, номера бланков при необходимости их типографского нанесения в момент печати определяются руководителем организации по согласованию с отделом кадров, службой делопроизводства и пр.

Но очень часто в целях экономии и защиты сведений о порядке учета бланков организации отказываются от нанесения номеров в типографии. В этом случае, получив тираж, служба делопроизводства на каждом бланке механическим нумератором проставляет его порядковый номер (на нижнем поле на оборотной или даже лицевой стороне листа бумаги), используя 5- или 6-значное число, но начиная не с первого номера (00001), а с условного десятого или сотого номера (00010 или 00100) в каждой новой серии.

В настоящее время бланки документов (в первую очередь бланк письма) рассматриваются в качестве элементов "фирменного стиля" организации, их форма, шрифт, цвет закрепляются в соответствующей книге фирменного стиля (brand book). В типографии заказывается, как правило, только бланк письма как самый представительный (и дорогой). И если нумерация бланков предусматривается в заказе типографским способом, то для уменьшения стоимости их изготовления проставление номеров допускается на нижнем поле на лицевой стороне листа бумаги.

Учет бланков необходимо осуществлять по видам применяемых бланков в аспекте учета носителя, т.е. материального объекта, имеющего идентификационный номер. Рекомендуем вести несколько журналов выдачи бланков и включать их в номенклатуру дел в качестве "переходящих" дел. Так, следует иметь:

— прежде всего Журнал учета выдачи бланков письма (Пример 5),

— а при необходимости — Журнал учета выдачи общих бланков (если они применяются для издания распорядительных документов), Журнал учета выдачи бланков доверенностей (если разработаны специальные бланки с элементами защиты) и т.п.

Должность, Ф.И.О. лица, получившего бланк

Отметка о возврате / Примечание

Инспектор Филина О.И.

Специалист Иванов И.А.

Инспектор Семенова Е.С.

Возврат испорченного бланка 20.05.2014 <личная подпись инспектора отдела кадров, которому вернули испорченный бланк>

При видовом учете бланков форма журнала может быть такой, как показана в Примере 5. То есть в боковике табличной формы журнала оформляется не вид бланка, а его порядковый номер как номер носителя. При выдаче сразу нескольких бланков (рекомендуется выдавать не более 10 единовременно) номера в журнале объединяются фигурной скобкой и заполняется одна строка о выдаче соответствующих номеров бланков. Испорченные бланки, которые подлежат возврату в отдел кадров, уничтожаются комиссией по акту, основанием для оформления которого будут являться журнал учета бланков соответствующего вида и записи в нем.

При необходимости на базе приведенной в Примере 5 формы журнала учета выдачи бланков письма может быть организован учет применяемых видов бланков в электронных журналах (таблицах Word, Excel или базе данных), поскольку организации (особенно небольшие) изготавливают документы при помощи компьютера и принтера без применения типографских бланков. В этом случае помимо даты и номера самого документа, изготовленного на основе утвержденного "электронного шаблона" (например, Normal.dot), его идентификацию после распечатывания может обеспечить порядковый номер носителя, проставляемый секретарем вручную одновременно с датой и номером (регистрационным индексом). Порядковый номер носителя может быть включен как дополнительный реквизит (дополнительная графа) просто в журнал регистрации документов. Такой способ защиты документа и обеспечения его аутентичности применяется в процессе переписки с вышестоящими органами, переписки с гражданами (включая претензионную переписку с клиентами — физическими лицами и работниками), в процессе выдачи доверенностей и т.п. ситуациях, когда необходимо предпринимать сознательные усилия по обеспечению правовой, доказательной функции документа.

И, наконец, учет бланков может осуществляться и должен быть настроен автоматически в информационной системе / системе электронного документооборота, если в ней предусматривается создание документов в статусе электронных оригиналов. Обращаем внимание, что бланк документа, существующий в бумажной форме, и бланк, представляющий собой "электронный шаблон", должны быть идентичны по составу реквизитов, их оформлению и расположению на листе бумаги. Для обеспечения этой идентичности "электронный шаблон" также должен быть утвержден как форма для просмотра и форма для печати (утверждается постоянный состав реквизитов и площади, на которых будут оформляться переменные реквизиты или переменные части текста). Обычно формы для просмотра и формы для печати вместе с "входными" формами утверждаются в составе положения о применяемой в организации СЭД или в составе ее технического описания. Если такая функциональность реализуется в процессе разработки СЭД, то заранее, на стадии технического задания, разрабатывается механизм обеспечения автоматического, системного учета бланков.

В пределах каждого регламентированного документопотока в обязательном порядке настраивается счетчик бланков (n + 1 — при использовании утвержденного "электронного шаблона" для создания очередного документа конкретной разновидности).

Некоторые организации предусматривают также настройку в информационной системе / СЭД еще одного обязательного счетчика — счетчика печати бумажных копий электронных документов, созданных с использованием "электронного бланка", если разрешено изготовление его бумажных копий. При изготовлении бумажной копии электронного документа на его нижнем поле, преимущественно в правом углу, на лицевой стороне первого (или каждого) листа, автоматически печатаются порядковый номер бланка (пять или более знаков) и порядковый номер распечатанной копии (преимущественно три знака).

К сведению. Подобный учет бланков позволяет исключить случаи фальсификации документов, созданных в электронной форме. В конце 2013 г. например, имел место случай рассылки фальсифицированного электронного документа от имени одного из департаментов Правительства Москвы о срочном снятии щитов с рекламой социального характера. А ранее стала известной публикация информации на основе фальшивого электронного документа об освобождении от должности руководителя одной из госкорпораций.

Практику идентификации носителя информации в целях защиты документа (его аутентичности и целостности) рекомендуем учесть при работе с формами первичных учетных документов. В соответствии с ч. 4 ст. 9 вступившего в силу с 01.01.2013 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" руководитель организации — экономического субъекта должен утверждать формы первичных учетных документов своей организации.

Для документирования стандартных кадровых процедур (приема, перемещения (постоянного перевода), увольнения, отпуска) в большинстве организаций утверждены в качестве применяемых унифицированные формы документов, относящиеся к унифицированной системе первичной учетной документации, поскольку именно эти формы "подгружены" в самую распространенную бухгалтерскую информационную систему "1С:".

Часть приказов по личному составу, оформляемых по унифицированным формам первичной учетной документации (по формам с индексами N Т-1, N Т-5 при переводе на другую постоянную работу, N Т-8, N Т-11), имеет срок хранения 75 лет. Разновидности этих приказов, как правило, оформляются в бумажной форме (распечатываются из системы в бумажном виде, подписываются собственноручной подписью руководителя, работник знакомится с приказом, проставляя собственноручную подпись). Кроме кодов утвержденных форм (по ОКУД и по локальному классификатору организации), которые используются для идентификации документов, подобные приказы могут быть идентифицированы в аспекте носителя информации ("электронного шаблона" / электронного бланка или формы). С помощью соответствующих счетчиков бланков, которые использованы для создания конкретных документов (раздельно по каждой утвержденной форме), обеспечивается защита носителя информации, а также в целом — идентификация и защита документа как материального объекта.

Часть приказов по личному составу (формы с индексами N Т-6, N Т-7, N Т-9, N Т-10 и N Т-5 при временном переводе) имеет срок хранения 5 лет. Эти разновидности приказов могут составляться в электронном виде и подписываться электронной подписью в порядке, установленном руководителем организации. С помощью электронной подписи может также осуществляться ознакомление работников с приказами подобной разновидности, если этот порядок регламентирован в организации. Дополнительную идентификацию и защиту информации электронного документа обеспечит счетчик бланков / счетчик использованных "электронных шаблонов". Если регламентирующие документы предусматривают изготовление бумажных копий электронных приказов данных разновидностей, то помимо счетчика бланков в информационной системе должен быть настроен и счетчик печати копий, если разрешено их изготовление.

В целом организацию работы с бланками и их учет рекомендуется в настоящее время регламентировать не в общей инструкции по делопроизводству (достаточно просто указания, что тот или иной документ оформляется на бланке или по электронному шаблону), а в специальном документе — правилах или регламенте работы с бланками документов организации.

Документационное обеспечение кадровой работы - Учебное пособие(Молодькова Э

3.2. виды и назначение бланков

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа.

Для изготовления документов ГОСТ Р 6.30-2003 определяет два формата

бланков – А4 (210х297) и А5 (148х210). Бланки печатаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Каждая страница документа, оформленная как на бланке, так и на чистом листе бумаги, должна иметь поля не менее: левое, верхнее, нижнее – 20 мм, правое – 10 мм.

Левое поле предназначено для подшивки документов (для закрепления

документов) в технические средства хранения. Размер левого поля может быть увеличен до 35 мм, если срок хранения документа свыше 10 лет. Правое поле служит резервом бумаги для износа (в целях сохранности текста документа). Нижнее – для служебных отметок (реквизитов). Верхнее – для нумерации страниц (рис. 3).

Правильное расположение номера

страниц Неправильное расположение номера страницы

Рис. 3. Нумерация страниц

Страницы нумеруют начиная со 2-й посередине верхнего поля листа арабскими цифрами (рис. 3) – без знаков препинания, без указания слова «страница» или его сокращенных вариантов – «с.», «стр.». Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными.

При печатании листа с оборота размеры левого и правого полей меняют местами.

Бланки можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопированием), а также средств вычислительной техники.

Исключительно типографским способом должны быть изготовлены бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской Федерации.

Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках: угловой и продольный (см. рис. 8, 9 на с. 43).

Реквизиты – наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, адресат, гриф утверждения, заголовок к тексту, гриф согласования в пределах границ зон расположения реквизитов – размещают одним из способов:

центрированным – начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизита. Например:

Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации (Минэкономразвития России)

флаговым – каждая строка реквизита выравнивается по левой границе зоны расположения реквизитов. Например:

Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации (Минэкономразвития России)

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк – на нем могут быть оформлены любые виды документов, кроме писем (рис. 4);

бланк письма – используется только для оформления служебных

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ ГОРОДА МОСКВЫ

МОСКОВСКОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ ПО СОДЕЙСТВИЮ

В РЕГИСТРАЦИИ КОНДОМИНИУМОВ И СОЗДАНИЮ ТОВАРИЩЕСТВ СОБСТВЕННИКОВ ЖИЛЬЯ

Рис. 4. Общий бланк

ОАО АГЕНТСТВО "РОСПЕЧАТЬ"

Проспект Маршала Жукова, д. 4, Москва, Д-308, ГСП-5,123995 Телетайп:

112689 ЦПА, 114438 УРОК

Факс: (495) 785-1470. Телефон: (495) 195-64-01

E-mail: rozn@rosp.ru, Web-сайт: http://www.rosp.ru

Т/с № 40702810100020001342 в "Сбербанк России" г. Москва, К/с 30101810400000000225, БИК 044525225, ИНН 7734006150, Код ОКПО 04856169, Код ОКОНХ 71100, 71200

Рис. 5. Бланк письма

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ

И ТОРГОВЛИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНЭКОНОМРАЗВИТИЯ РОССИИ)

Рис. 6. Бланк конкретного вида документа

бланк конкретного вида документа – предназначен только для оформления документа, название которого указано на бланке (рис. 6).

Бланк письма и бланк конкретного вида документа различаются набором реквизитов: